jak napisać sprawozdanie z realizacji projektu?

JAK NAPISAĆ SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PROJEKTU?
Sprawozdanie z wykonania danego projektu jest ostatnim elementem związanym z jego
realizacją. To właśnie ten dokument pokazuje grantodawcy, od którego otrzymaliśmy
wsparcie, że jego środki zostały spożytkowane we właściwy, zgodny z zapisami
programowymi i aplikacją projektową sposób.
Zasadnicze pytanie brzmi – Jak się przygotować do napisania sprawozdania?

FORMA: Potrzebujemy sprawdzić formę przygotowania tego dokumentu: czy mamy
opisać realizację projektu odpowiadając na określone pytania, czy też regulamin
określa sformalizowany formularz, który trzeb wypełnić? A może obowiązuje pełna
dowolność formy przy zachowaniu podstawowych informacji, jakie muszą znaleźć się
w takim dokumencie? Trzeba również sprawdzić formę jego przedłożenia: papierową
lub
elektroniczną.

CZĘŚĆ FINANSOWA SPRAWOZDANIA: Należy zgromadzić cały materiał dotyczący
rozliczeń finansowych, tak aby można było dane zaprezentować w bardziej lub mniej
zagregowany, bądź bardzo szczegółowy sposób. Pokazanie dokumentacji księgowej
będzie także dla grantodawcy informacją o zachowaniu podstawowej zasady
racjonalności wydatkowania środków i osiąganego efektu/rezultatu do poniesionego
kosztu. Ważną rzeczą jest możliwość wskazania pokrycia określonej wielkości wkładu
własnego w projekcie, jeżeli był on wymagany stosownym zapisem regulaminu
naboru.

CZĘŚĆ OPISOWA (MERYTORYCZNA) SPRAWOZDANIA: To opis działań, zrealizowanych
w trakcie projektu. Odnosimy się tu do opisu działań zawartego we wniosku o
dofinansowanie projektu. Zawierają się tu również wszystkie zestawienia (liczba
uczestników projektu, liczba organizacji zaangażowanych a projekt, liczba
zrealizowanych warsztatów itp.), które posłużą naszej organizacji do zaprezentowania
danych zagregowanych, również w ujęciu procentowym.
Zwykle w ramach sprawozdania musimy zaprezentować następujące grupy danych:
a/ dane formalne dotyczące identyfikacji projektu (numer projektu, numer umowy o
dofinansowanie, tytuł projektu)
b/ informację, czy zakładane cele realizacji projektu zostały osiągnięte w wymiarze
określonym w we wniosku o dofinansowanie; należy wskazać również wyjaśnienia dotyczące
sytuacji, jeżeli cele nie zostały osiągnięte lub nie w pełni osiągnięte wraz z powodami tej
sytuacji (ma związek z opisywanymi we wniosku ryzykami wykonania projektu)
c/ opis wykonania poszczególnych działań określonych harmonogramem z
wyszczególnieniem podmiotów, które realizowały wskazane działania (ma to znaczenie
zwłaszcza, jeżeli projekt ma charakter partnerski lub część zadań została zlecona na
zewnętrznym podmiotom) wraz z terminem ich wykonania
e/ informację, czy projekt przebiegał prawidłowo oraz czy wprowadzano zmiany w projekcie
(jakie, kiedy, przyczyny). Warto pamiętać, że wszystkie zmiany o zasadniczym charakterze
(np. większe przesunięcia w budżecie czy harmonogramie) powinny być zgłoszone
grantodawcy co najmniej miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu i powinny uzyskać
akceptację grantodawcy
d/ opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji (jeżeli występowały) związanych z
realizacją projektu wpłynęło na jego wykonanie
e/ opis osiągniętych rezultatów (rodzaje rezultatów – „twarde” i „miękkie” oraz osiągnięte
wartości liczbowe)
f/ liczbowe podsumowanie działań zrealizowanych w ramach projektu, w szczególności gdy
mamy projekt partnerski, gdzie każda z organizacji partnerskich ma zadanie wykonania
poszczególnych działań i osiągnąć określone wskaźniki z ich wykonania
g/ rozliczenie kosztów projektu uwzględniając rodzaje kosztów oraz ze względu na źródło
finansowania w rozbiciu na koszty: merytoryczne, obsługi zadania, czy promocji
h/ zamieszczenie uwag, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania
projektu i wydatków związanych z jego wykonaniem.
Opracowanie: Agnieszka Dadak
Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych
Bielsko-Biała, 2015 r.