Niezbędnik doktoranta na wykończeniu

Niezbędnik doktoranta na wykończeniu
czyli wszystko co teoretycznie powinno wystarczyć, aby szczęśliwie dojść do obrony.
Doktorant, który już napisał rozprawę jest w dość specyficznej sytuacji, zwłaszcza
jeśli skończył już studia doktoranckie. Otóż wszystkie czynności związane z otwarciem
przewodu doktorskiego, składaniem pracy, zdawaniem egzaminów doktorskich nie są
związane z tokiem studiów doktoranckich, zatem nic do tych spraw nie ma Kierownik
Studiów Doktoranckich. Jedynym kompetentnym organem, z którym doktorant komunikuje
się w tych sprawach jest Rada Naukowa. Na szczęście nie wymaga to stresującego stawania
przed gronem profesorów i innych reprezentantów Instytutu, a wszystko załatwia się drogą
pisemną za pośrednictwem sekretariatu Rady Naukowej, czyli tych samych pań, które wydają
nam legitymacje, przyjmują raporty z poszczególnych lat studiów itp., itd. Ponieważ ja jestem
już na wykończeniu zamieszczam krótki zbiór swoich doświadczeń i wymagań postawionych
mi przez ów sekretariat, aby szczęśliwie dojść do obrony rozprawy doktorskiej. Pragnę
zaznaczyć, że niestety przepisy czasem się zmieniają i może się okazać, że to co mnie
spotkało było jedynie łagodną przygodą, a Was czeka ogromny tor przeszkód nie do
przebycia, albo odwrotnie, że Wy w pewnym momencie nawet połowy z wymienionych
przeze mnie czynności nie będziecie musieli wykonywać. Najprawdopodobniej niniejszy
niezbędnik nie będzie aktualizowany i przedstawia stan rzeczy na marzec 2015 roku.
Pierwsza rzecz, którą należy zrobić jeśli Wasz doktorat ma stać się doktoratem, a nie
jedynie projekcją Waszych najskrytszych marzeń o wielkości, to otworzyć przewód doktorski.
Specjalny formularz jest dostępny na stronie MSD (http://ichf.edu.pl/msd/formularze.html)
i należy go jedynie wypełnić. Na samym początku podania musimy określić tytuł rozprawy.
Bardzo często w tym momencie doktorant przypomina sobie, że już podczas składania
dokumentów w trakcie przyjęcia na studia doktoranckie (a przynajmniej było tak jesienią
roku 2010) złożył propozycję podjęcia tematu rozprawy doktorskiej. Jeśli temat Waszej
rozprawy jest taki sam jaki został zaplanowany na samym początku to jesteście przypadkiem
jednym na gazylion doktorantów i polecam zagrać w lotto. W każdym innym normalnym
przypadku coś się w trakcie zmieniło i siedzicie nad tematem albo zupełnie innym od
założonego, albo w znacznym stopniu zmodyfikowanym. Nie jest to żaden powód do
zmartwień, w podaniu o wszczęcie przewodu po prostu wpisujecie nowy temat bez żadnych
dodatkowych wyjaśnień. Następnie proponujecie promotora, co też nie wydaje się być
trudnym zadaniem, więc nie będę tego punktu komentować. W kolejnej części podania
ustalacie zakres egzaminów doktorskich, który najczęściej jest po prostu zgodny z tym, co
1
złożyliście tuż przed rozpoczęciem studiów doktoranckich razem z indywidualnym
programem studiów. Prawdopodobnie i tutaj, gdybyśmy chcieli zmienić egzamin z dziedziny
dodatkowej na np. psychologię zamiast filozofii byłoby to możliwe bez dodatkowych
formalności, jednak już w przypadku egzaminu z dziedziny podstawowej nie mamy tej
swobody – po prostu egzamin z chemii fizycznej musi szczególnie uwzględniać tematykę,
w której pracujemy. W przypadku egzaminu z języka obcego właściwie z automatu można
wpisać angielski, ale jeśli ktoś równie dobrze, albo i lepiej, zna język rosyjski, francuski, albo
jakiś inny nowożytny, może wystąpić o zdawanie egzaminu z tego właśnie języka – podobnie
jak z podmianką filozofii dla Rady Naukowej nie powinno to stanowić problemu, jeśli tylko
nie będzie to suahili, którego przydatność w studiach doktoranckich można kwestionować.
Doszły mnie też słuchy, że można próbować na tym etapie wykręcić się z egzaminu z języka
za pomocą certyfikatów językowych, ale niestety bliżej tego tematu nie znam, odsyłam do
odpowiedniego rozporządzenia (znaleźć je można również na stronie MSD), w którym jest
wykaz honorowanych certyfikatów. Warto wiedzieć, że nasz Instytut ma już znanych
egzaminatorów z języka angielskiego i z filozofii. Kierownik MSD organizuje też cyklicznie
wykłady z filozofii i cały czas czuwa nad tym, żeby każdy doktorant miał możliwość
uczestniczenia w zajęciach z języka angielskiego. Dlatego egzaminy z angielskiego i filozofii
są najprostsze do przeprowadzenia z czysto technicznych względów. Do tego, najwięcej osób
zdaje właśnie te egzaminy u jednego konkretnego egzaminatora, więc ryzyko nietypowego
i zaskakująco nieprzyjemnego egzaminu jest minimalne, a nasza administracja i sam
egzaminator nie ma właściwie żadnego problemu z formalnościami (np. umową
o przeprowadzenie egzaminu). Warto też dodać, że nasz Instytut tak dba o swoich
doktorantów, że kierownik MSD planuje zorganizować również wykłady z ekonomii, co
spowoduje, że będą już dwie równie wygodne możliwości zdania egzaminu doktorskiego
z dziedziny dodatkowej. Istnieje też możliwość starania się o zorganizowanie wykładów
z innych dziedzin dla grupy zainteresowanych osób. Jeśli jednak doktorant poczuje nieodpartą
chęć pochwalenia się swoją wiedzą np. z psychologii zamiast filozofii czy ekonomii będzie
musiał sam znaleźć egzaminatora. Czasem sekretariat będzie dysponował jakimś kontaktem
do wcześniej „wykorzystanego” egzaminatora, a czasem nie. Dlatego dla świętego spokoju
polecam trzymanie się utartej ścieżki i zdawanie egzaminu jak wszyscy: z angielskiego
i filozofii (lub w przyszłości ekonomii) i zapewniam, że jeśli tylko będziecie tego chcieli, to
i te egzaminy pozwolą Wam się nieco rozwinąć.
Koniec dygresji i prawie koniec podania o wszczęcie przewodu doktorskiego. Na
samym końcu dokumentu mamy wypisaną listę załączników. Widnieje tam np. odpis dyplomu
2
ukończenia studiów – tutaj na szczęście nie musimy go składać, bo sekretariat naukowy
powinien dysponować takim odpisem złożonym przez doktoranta w momencie przyjmowania
go na studia, jeśli tak nie jest, to ktoś zrobił coś nielegalnie – albo doktorant nielegalnie jest
na studiach, albo sekretariat nielegalnie zgubił dokument. Pragnę jednak zaznaczyć, że nigdy
o takiej sytuacji nie słyszałam, więc grzecznie przechodzimy do punktu drugiego, gdzie
widnieje koncepcja rozprawy doktorskiej. Taka koncepcja to nic innego jak krótkie (około
jednej strony) opracowanie na temat tego, co chcemy w pracy umieścić. Tutaj najlepiej
posługiwać się „szczegółowymi ogólnikami”, czyli nakreślić co umieścimy w pracy, ale
unikając bardzo szczegółowych wyjaśnień, bo jeśli praca jeszcze nie istnieje to lepiej się nie
wkopać zdaniem, że w pracy opisane zostanie życie seksualne kosmitów, jeśli dopiero mamy
nadzieję tych kosmitów zobaczyć. Kolejny załącznik to wykaz prac naukowych lub opinia
(…). W świetle obecnych przepisów do otwarcia przewodu potrzebny jest przynajmniej jeden
artykuł, którego współautorem (niekoniecznie pierwszym autorem) jest doktorant, więc ten
punkt można traktować jako po prostu wykaz prac naukowych. Punktu czwartego nie będę
opisywać, bo jeśli Was dotyczy to sami sobie biedy napytaliście, a ja nie wiem, nie rozumiem,
nie słyszałam, nie mam czasu, zarobiona jestem. ☺
Odpowiednio wypełnione podanie, pobłogosławione (podpisane) przez naszego
opiekuna bądź opiekunów (czyli przyszłego promotora i ewentualnie współpromotora, jeśli
tylko taki istnieje) zanosimy do sekretariatu Rady Naukowej i czekamy na rozpatrzenie.
Warto tutaj przypomnieć, że podania do Rady Naukowej powinny być składane na
przynajmniej 3 tygodnie przed zebraniem Rady o czym sekretariat zwykle przypomina
mailowo. Zwykle po ok. 2 tygodniach od zebrania Rady dostajemy kopertę z informacją, że
przewód otwarto i tutaj od razu sprzedam Wam lifehacka sprzedanego mi przez mojego
promotora. Otóż warto razem z podaniem o wszczęcie przewodu i towarzyszącymi mu
dokumentami złożyć również podanie o powołanie komisji egzaminacyjnych i recenzentów.
Podanie to powinno również być opatrzone poparciem naszego promotora i oprócz
nagłówków zawiera dwa krótkie zdania „Zwracam się z uprzejmą prośbą o wyznaczenie
recenzentów i powołanie komisji w przewodzie doktorskim p. mgr Xxx Xxx. Na recenzentów
proponuję: (tu podajemy dane przynajmniej trzech osób)”. Dzięki temu prostemu zabiegowi
dostajemy od Rady Naukowej od razu dwie decyzje, a skład powołanej komisji
egzaminacyjnej i recenzentów możemy uzyskać z sekretariatu Rady Naukowej. To oznacza,
że już od tego momentu możemy rozpocząć zdawanie egzaminów doktorskich. Po wykonaniu
tych czynności możemy spokojnie zasiąść do tego jakże depresyjnego i nerwicogennego
zajęcia jakim jest spisywanie rozprawy doktorskiej (niby mogliśmy to robić też i wcześniej,
3
ale każdy wie, że bez papierów to zupełnie, ale to zupełnie nic nie znaczyło, za to teraz już się
czuje powagę sytuacji). W tym momencie czy zdecydujemy się najpierw zdać egzaminy, czy
też najpierw złożyć rozprawę, a dopiero potem zabrać się za naukę teoretycznie zależy tylko
od naszej fantazji, ale… praktycznie przyjęło się, że o ile egzamin z języka i dyscypliny
dodatkowej możemy zdać nie mając nawet jednej strony doktoratu, o tyle egzamin
z dziedziny podstawowej powinien być nie tylko ostatnim na liście, ale też zwyczajowo zdaje
się go dopiero po otrzymaniu pozytywnych recenzji (przez pozytywne recenzje, rozumiem
takie, które niezależnie od uczuć jakie wzbudza w nas ich treść kończą się zdaniami w stylu
„uważam, że niniejsza rozprawa stanowi wystarczający materiał do uzyskania stopnia
doktora” lub jakimkolwiek równoznacznym przyjęciem pracy za godną). Zaraz wytłumaczę
dlaczego tak jest, ale najpierw kilka zdań o tych mniejszych egzaminach, co będzie dobrym
wstępem. Otóż w każdym z trzech egzaminów musi uczestniczyć przewodniczący komisji
egzaminacyjnej lub jego zastępca. Do tego powinien tam również być ekspert z danej
dziedziny, czyli w przypadku egzaminu z języka obcego lektor z odpowiednimi
uprawnieniami, a w przypadku dziedziny dodatkowej profesor tej dziedziny. Umawianie się
na egzamin najlepiej rozpocząć od lektora, tudzież profesora dziedziny dodatkowej, choćby
dlatego, że zanim przystąpimy do egzaminu musimy się dowiedzieć jakie są wymagania.
Kiedy już wiemy, że jesteśmy gotowi i mamy kilka zaproponowanych terminów, tudzież
jakieś przedziały czasowe, w których egzaminatorzy dziedzin dodatkowych są dostępni
kontaktujemy się z przewodniczącym i zastępcą przewodniczącego komisji egzaminacyjnej
w naszym przewodzie i uzgadniamy termin, który będzie pasował przynajmniej trzem
osobom: nam (doktorantowi), egzaminatorowi dziedziny dodatkowej/lektorowi i (tutaj
uwaga) albo przewodniczącemu, albo zastępcy przewodniczącego komisji. Jeśli zdarzy się
tak, że przewodniczący i zastępca mają jakiś wspólny termin to oczywiście możecie mieć ich
obu (/obie/oboje) na egzaminie, ale nie jest to konieczne, wystarczy jeden z nich. Jak już
termin egzaminu jest ustalony to do nas należy zarezerwowanie sali (co można zrobić
w kancelarii u pani Gębickiej) i poinformowanie o tym sekretariatu Rady Naukowej. Tutaj
dobrym zwyczajem jest poinformowanie sekretariatu z wyprzedzeniem, najlepiej około
tygodniowym, żeby panie miały czas przygotować protokół i umowę dla egzaminatora
zewnętrznego. Jeśli nam się to wszystko udało, to dzień przed egzaminem (dla
bezpieczeństwa) odbieramy protokół z sekretariatu, stawiamy się na egzaminie, zdajemy go
(innej opcji nie ma ;) ) i tutaj albo któryś z egzaminatorów przejmuje papiery i sam z nimi
gania, albo jesteśmy proszeni o przekazanie dokumentów z powrotem do sekretariatu i na tej
czynności kończy się nasza przygoda z danym egzaminem.
4
Teraz kilka słów o egzaminie z dziedziny podstawowej. Otóż tutaj jest już trudniej
choćby dlatego, że nie wystarczy dwuosobowa komisja, ale musi się zebrać kworum, czyli
przynajmniej połowa członków naszej komisji, wliczając w to recenzentów. Tutaj wydaje mi
się oczywiste, że dopóki dwa wcześniej wspomniane egzaminy nie będą zdane to raczej nas
wyśmieją niż pozwolą na zdanie tego egzaminu (chyba, że akurat przewodniczący komisji
zapomni na jakim jesteśmy etapie i przypadkiem zgodzi się na egzamin, ale jak już sobie
przypomni, albo ktoś mu przypomni to i tak będzie wtopa). Podobnie jeśli nasz doktorat nie
będzie jeszcze złożony, nikt nie uzna nas za poważnych rozmówców, chociaż nie podeprę
tego twierdzenia żadnymi zapisami w ustawie. Wydaje mi się, że chodzi tu po prostu o to,
żeby nie marnować czasu komisji kiedy wszystko jest jeszcze palcem po wodzie pisane i treść
doktoratu może ulegać znaczącym zmianom. Ten egzamin, choć może nas zaskoczyć
pytaniem z całej chemii fizycznej, zwykle jest jednak ukierunkowany na naszą pracę, więc
komisja musi mieć szansę ją przeczytać – stąd konieczność złożenia pracy lub przedstawienia
wersji bliskiej ukończenia, ale druga opcja wchodzi w grę tylko w bardzo rozsądnie
uzasadnionych przypadkach. Można po prostu przyjąć za normę i dobrą praktykę, że ten
egzamin jest ostatnim możliwym do zdania i to dopiero po złożeniu pracy doktorskiej. A teraz
jeszcze jeden lifehack stosowany przez sekretariat, który również doktorantom i komisji
egzaminacyjnej bardzo ułatwia życie. Otóż jeśli przystępując do egzaminu mamy już recenzje
to zaraz po zdaniu egzaminu prosimy zebraną przed nami komisję o przyjęcie rozprawy do
obrony i wyznaczenie terminu tego jakże ważnego wydarzenia. Tutaj wykorzystujemy fakt, że
mamy zebrane w jednym pokoju kworum komisji i możemy ludzi szantażować, że nie wyjdą
dopóki nie znajdą terminu pasującego wszystkim (co naprawdę czasami bywa trudne,
zwłaszcza jeśli alternatywną formą kontaktu jest droga mailowa, a członkowie komisji
i recenzenci nie są z Warszawy). Jest to cudownie piękne w swej prostocie rozwiązanie, które
pomaga uniknąć sytuacji, w której zdaliśmy egzamin bez recenzji i musimy męczyć się, żeby
zebrało się kworum tylko po to, żeby przyjęli pracę do obrony i wyznaczyli termin. Polecam
to rozwiązanie nie tylko dlatego, że jest najprostsze dla wszystkich, ale też dlatego, że po
złożeniu pracy po prostu będziemy mieli czas przygotować się do tego egzaminu, bo o ile
dziedziny dodatkowe są taką miłą formalnością i wszelkie wpadki kończą się śmiechem,
o tyle śmiech na tym egzaminie na pewno będzie przez łzy (naszych boleści, egzaminatorów
może nawet i śmiechu, ale jakże bolesnego dla nas).
5
Teraz pozostaje wspomnieć już tylko o tym jak się składa pracę. Otóż najpierw
trzeba ją napisać1, wszyscy nasi promotorzy (tak, może być ich więcej niż jeden) muszą ją
przeczytać i zatwierdzić, co oczywiście oznacza zaakceptowanie przez nas ich poprawek
i sugestii. Następnie warto się upewnić, że strona tytułowa pracy zawiera wszystkie elementy
wymagane
przez
nasze
MSD
http://ichf.edu.pl/msd/formularze.html)
(znowu
oraz
odsyłam
ewentualne
na
dodatkowe
stronę
loga
MSD
związane
z koniecznością podziękowania za jakieś finansowania (nie upieram się, że muszą być na
stronie tytułowej, u mnie musiały, ale na pewno nie w każdym doktoracie są akurat tam
wymagane, bo można zrobić osobną sekcję gdzieś indziej w pracy z podziękowaniami za
finansowanie). Kiedy już jesteśmy przekonani, że mamy gotową pracę, zaakceptowaną przez
naszych promotorów i zgodną z wytycznymi dotyczącymi pierwszej strony i struktury
(w sensie np. rozdziałów, co powinien wiedzieć nasz promotor), wtedy idziemy do dowolnego
punktu tzw. xero, drukujemy kilka egzemplarzy pracy i oprawiamy ją. Jeśli chodzi o wydruk
to nie ma tutaj już jakichś szczególnych wytycznych, wiadomo, że ze względu na oprawę
warto jest zadbać o większy margines „od środka” i mniejszy „od zewnątrz”, ze względu na
drzewa warto stosować druk obustronny, a ze względu na estetykę warto mieć trochę
kolorowych obrazków. Ale już jaki papier zastosujemy – zwykły, czy z połyskiem, jaką
weźmiemy oprawę, standardową, czy introligatorską to naprawdę nie ma żadnego znaczenia
o ile nie popełnimy totalnego wariactwa i nie oprawimy naszej rozprawy w okładki z napisem
Praca Magisterska. Przy druku musimy wiedzieć tylko tyle, że mamy prawo do
dofinansowania w wysokości 500 zł (stan na początek 2015 r.), a wszystko co wydamy więcej
albo zapłacimy z własnej kieszeni, albo jeśli mamy fajnego promotora to nam to odda ze
środków jakimi dysponuje, ale to zawsze lepiej wcześniej ugadać. Do tego absolutną
koniecznością jest wydruk czterech egzemplarzy pracy. Jeden nieoprawiony egzemplarz
(luźne kartki w teczce) powędruje do biblioteki, a po jednym oprawionym egzemplarzu
otrzymają nasi recenzenci i przewodniczący komisji. Dlatego 4 to absolutne minimum, choć
ja wydrukowałam aż 10 bo po pierwsze miałam dwóch promotorów, z których każdy zasłużył
na własną kopię, po drugie chciałam też mieć egzemplarz dla siebie, po trzecie jest u nas
zwyczajem że jeden egzemplarz zostaje w grupie badawczej, a po czwarte zawsze lepiej mieć
jeden czy dwa egzemplarze więcej, żeby móc go dać np. na żądanie któregoś z członków
1
tutaj niby mi wiadomo, że istnieje opcja nie napisania rozprawy w tradycyjnym
rozumieniu, a złożenie publikacji jedynie z krótkim po nich przewodnikiem i wyszczególnieniem aspektów
łączących je w jedną całość tematyczną, ale ja sama nic nie wiem na temat tego jak to powinno wyglądać i
większość profesorów w naszym Instytucie jest temu rozwiązaniu nieprzychylna, więc pomijam je milczeniem
bez specjalnych wyrzutów sumienia
6
komisji, rodziców czy babci ;). Po wydruku wędrujemy z czterema egzemplarzami pracy
(jeden w teczce i trzy oprawione) do sekretariatu Rady Naukowej i składamy je razem
z wersją elektroniczną i kilkoma drobiazgami. Drobiazg 1: opinia promotora (lub opinie
każdego z promotorów jeśli jest ich więcej). Opinia promotora to niby nie nasz problem tylko
promotora, ale bardzo możliwe, że będziemy musieli sami się o nią u niego upomnieć.
Drobiazg 2: tzw. karta SYNABA, choć brzmi tajemniczo to jednak jest bardzo prosto ją
uzyskać.
Wchodzimy
SYNABA.html,
na
stronę
http://www.nauka-polska.pl/Prace-badawcze-
ściągamy specjalny program i wypełniamy w nim wszystkie pola, jakie tylko
jesteśmy w stanie. To znaczy, że możemy opuścić pola takie jak PESEL recenzentów, czy datę
obrony i przyznania tytułu, ale całą resztę musimy jakoś wypełnić (miłej gimnastyki :p).
Drobiazg 3 (ostatni): streszczenie w języku polskim i angielskim w pliku z rozszerzeniem
*.doc (w osobnych plikach bo paluszki połamię!). I tutaj muszę zaznaczyć, że na górze
z lewej strony musi być Twoje imię i nazwisko oraz nazwisko promotora, następnie
wycentrowany i pogrubiony tytuł rozprawy, a poniżej, normalną czcionką, streszczenie
w odpowiednim języku na około stronę. Jak już praca zostanie przyjęta przez sekretariat
czekamy z założonymi rękami na recenzje (lub zdajemy w tym czasie egzaminy). Kiedy my
sobie grzecznie czekamy praca wędruje najpierw do przewodniczącego komisji, który ją
ogląda i stwierdza czy się nadaje. Jeśli się nadaje, to do recencezntów wędrują umowy
o sporządzeniu recenzji, a następnie dostają oni swoje egzemplarze rozprawy. I tutaj uwaga,
recenzenci mają aż dwa miesiące na sporządzenie recenzji, ale ten czas liczony jest od daty
podpisania umowy, nie zaś od daty złożenia przez nas pracy. Dlatego polecam sprawdzić
w sekretariacie naukowym w jakiś czas po złożeniu pracy czy przypadkiem umowy gdzieś nie
ugrzęzły.
No i to właściwie tyle, bronić się jeszcze nie broniłam, ale z tego co widziałam, to
najpierw nasz promotor opowiada o nas ładną historyjkę, po czym my opowiadamy ładną
historyjkę na temat naszego doktoratu, recenzenci odczytują recenzje, odnosimy się do ich
zarzutów, kto chce zadaje pytania, komisja się naradza, komisja ogłasza wynik i tadaaaaam
czujemy się już jak doktor nauk, chociaż oficjalnie będziemy nim dopiero po kolejnej Radzie
Naukowej, która oficjalnie zatwierdzi nasz tytuł.
Na sam koniec dodam jeszcze tylko taki komentarz, że słyszałam o przypadkach
(w innych
Instytutach),
gdzie
kazano
doktorantowi
ponosić
koszty
związane
z przeprowadzeniem przewodu (jak choćby honorarium dla egzaminatorów i recenzentów).
Jednak, o ile w żadnym momencie nie podpisaliśmy żadnej umowy, w której sami
zobowiązaliśmy się do pokrycia tych kosztów, to obowiązkiem tym obciążony jest Instytut.
7
Nasz Instytut Chemii Fizycznej nigdy nie robił żadnemu doktorantówi żadnych z tym
problemów i niejeden doktor nawet nie wie, ile jego doktorat „kosztował” ☺
Każdemu, kto dobrnął do końca tego tekstu pragnę powiedzieć: wspieram Cię, jestem
z Tobą, bo jeśli to przeczytałeś to dlatego, że jesteś w straszliwie frustrującym momencie
swojej przygody z nauką, albo zaraz w nią wkroczysz. Nie poddawaj się, szczyt już blisko.
Marta Sosnowska
8