Wprowadzenie Inwentaryzacja lub jak kto woli spis z natury jest

Wprowadzenie Inwentaryzacja lub jak kto woli spis z natury jest

nazwa dokumentu
38001201
data
2004-12-01
dotyczy
01SYSTEM
wersja
3.80.012
autor
Artur Maliszewski
skrócony opis
Inwentaryzacja jest czynnością wykonywaną co najmniej raz w roku przez każde
przedsiębiorstwo posiadające magazyn. 01system zawsze wspomagał wykonanie
inwentaryzacji jednak od wersji 3.80 wprowadzono wiele ciekawych udogodnień
pozwalających np. na prowadzenie sprzedaży z jednej części magazynu podczas
inwentaryzowania innej, bieżącą kontrolę, który towar został zaktualizowany, bilans
ilościowy i wartościowy w dowolnym momencie prowadzenia spisu itd.
Wprowadzenie
Inwentaryzacja lub jak kto woli spis z natury jest czynnością, która powinna być przeprowadzana cyklicznie, co najmniej jeden raz do roku. Na prawidłowe wykonanie inwentaryzacji
składa się kilka kroków:
• przygotowanie arkuszy spisu z natury,
• komisyjne przeprowadzenie spisu z natury,
• ilościowo wartościowy wykaz różnic inwentaryzacyjnych ,
• raport stanów magazynowych (salda ilościowo wartościowe kartotek magazynowych) po
inwentaryzacji.
Za wyjątkiem fizycznego przeliczenia ilości towaru w magazynie pozostałe czynności mogą
być wspomagane przez system komputerowy. 01system doskonale nadaje się do
wspomagania procesu inwentaryzacji. W dalszej części artykułu przedstawione zostaną pełne
możliwości programu w tym zakresie.
Rozpoczęcie inwentaryzacji – wybór zakresu i stanu początkowego
Inwentaryzacja obejmuje swoim zakresem cały magazyn lub wybraną jego część. Możliwe do
wyboru zakresy inwentaryzacji pokrywają się z podstawową hierarchią grupowania
asortymentu w systemie, na którą składają się magazyny zewnętrzne, podmagazyny oraz
grupy towarowe.
Najszerszy możliwy do wyboru zakres inwentaryzacji to jeden magazyn zewnętrzny. Co
prawda nic nie stoi na przeszkodzie, aby w każdym magazynie zewnętrznym równolegle
rozpocząć inwentaryzacje, nie mniej będą to niezależne, nie wpływające na siebie procesy.
Kolejny w hierarchii poziom to zakres podmagazynu. Oczywiście ma to sens w przypadku,
gdy w ramach magazynu zewnętrznego funkcjonują podmagazyny, w przeciwnym
przypadku, gdy założony został tylko jeden podmagazyn ten zakres pokrywa się z zakresem
całego magazynu zewnętrznego.
Najniższy możliwy poziom prowadzenia inwentaryzacji to zakres jednej grupy towarowej.
Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji na części magazynu daje nam dużą elastyczność,
polegającą między innymi na możliwości dokonywania spisu z natury pewnej części
asortymentu podczas prowadzenia gospodarki magazynowej (przyjęć, sprzedaży itd.) innej.
Dopuszczalne, chociaż nie zalecane ze względu na możliwość popełnienia błędów, jest
również prowadzenie gospodarki magazynowej aktualnie spisywanej części towarów. Należy
jednak to czynić z dużą starannością. Przede wszystkim należy dokładnie zapoznać się ze
sposobem działania funkcji inwentaryzacji w systemie.
Kroki, które należy wykonać, aby rozpocząć inwentaryzację:
• uruchamiamy funkcję: Gospodarka Magazynowa | Inwentaryzacja,
• jeżeli aktualnie jest otwarta jakaś inwentaryzacja (patrz: status w dolnej części ekranu, jeśli
obok widnieje napis OTWARTA) należy korzystając z instrukcji zakończenie inwentaryzacji
zamknąć inwentaryzację,
• status w dolnej części ekranu powinien być: ZAMKNIĘTA, naciskamy klawisz F4:początek,
gdy zostaniemy zapytani czy chcesz rozpocząć nową inwentaryzację odpowiadamy TAK,
• wybieramy zakres inwentaryzacji oraz stany początkowe (stany po inwentaryzacji),
zakres (górna grupa opcji) został wcześniej omówiony, zakres dowolny odpowiada
zakresowi całego magazynu zewnętrznego. Dodatkowy komentarz należy się dolnej grupie
opcji, czyli stanom po inwentaryzacji. Za pomocą jednej z trzech opcji określamy jak będzie
ustawiona początkowo rubryka stan po inwentaryzacji. Mamy do wyboru:
4. pozostaw puste – początkowe ustawienie rubryki na pusty ciąg, który będzie nas
informował, że spisana ilości nie została jeszcze wprowadzona do systemu; ciąg pusty
jest równoznaczny z zerem np. w przypadku sprawdzania bieżącego bilansu
inwentaryzacji; naciśnięcie dwukrotne ENTER, gdy podświetlona jest taka pozycja
ustawia stan końcowy na zero,
5. wypełnij stan spisu zerami – stan końcowy ustawiony zostaje na zero, użytkownik
podczas wprowadzania arkuszy spisu odszukuje towar i wprowadza spisaną ilość; nie
widzimy różnicy pomiędzy towarem do którego wprowadziliśmy ilość zerową a tym,
który jeszcze nie został „wzięty pod lupę”,
6. wypełnij stan spisu stanem kartotek – stan końcowy ustawiany jest na aktualnie
obowiązujący w systemie; pamiętajmy, że jest to najmniej wiarygodny sposób
wprowadzania arkuszy spisowych i jednocześnie najmniej polecany, jego niewątpliwą
zaletą jest potencjalna szybkość wprowadzania arkuszy do systemu, ponieważ
dokonujemy zmiany tylko tam, gdzie odnotowaliśmy różnicę pomiędzy ilością spisaną a
aktualną ilością w systemie,
• jeżeli wybierzemy zakres inny niż dowolny wówczas zostaniemy poproszeni dodatkowo o
wybór podmagazynu i ewentualnie grupy,
• potwierdzenie okna przyciskiem kontynuacja inicjalizuje system wg zadanych przez nas
parametrów; może to potrwać od kilku do kilkudziesięciu sekund (zależnie od zakresu
towarów) zanim zostanie odpowiednio zaktualizowana linia statusu i system będzie gotowy
do wykonywania dalszych czynności; w efekcie powinniśmy otrzymać w linii statusu
informacje zbliżone do poniższych:
oznaczają one:
- status, OTWARTA lub ZAMKNIĘTA, odnosi się do inwentaryzacji i oznacza, czy aktualnie
jest otwarta jakaś inwentaryzacja,
- data rozp., data, kiedy otwarto bieżącą inwentaryzację,
- zakres, DOWOLNY oznacza cały magazyn zewnętrzny, PODMAGAZYN oznacza jeden
podmagazyn (w górnej części okna widać, o który podmagazyn chodzi), GRUPA
oznacza jedną grupę towarową
- ilość pocz., początkowe ustawienie rubryki stan po inwentaryzacji, PUSTE oznacza
początkowe wypełnienie kolumny pustym ciągiem znaków, ZERO ilością 0.00, STAN
ilością aktualną z systemu.
UWAGA
Stan przed inwentaryzacją jest zamrażany w momencie otwierania inwentaryzacji. Jeśli
zdarzy się, że zostanie wykonany ruch na kartotece towaru objętego inwentaryzacją stan
przed dla tego towaru nie ulegnie zmianie. Należy ten fakt uwzględnić przy wprowadzaniu
stanu po, gdyż ostateczny bilans wynika z porównania tych dwóch kolumn.
W przypadku nie wykonywania ruchów towarów objętych spisem nie ma niebezpieczeństwa
wynikającego z porównywania nieaktualnych ilości towarów.
Arkusze spisu z natury
Nie ulega wątpliwości, że do inwentaryzacji powinniśmy się właściwie przygotować.
Dokonywanie spisu z natury to nic innego jak fizyczne przeliczanie ilości poszczególnych
towarów w magazynie przez powołaną do tego celu komisję (wariant idealny: w skład
komisji wchodzą osoby spoza kręgu pracowników obsługujących magazyn lub najlepiej spoza
firmy). Policzone ilości towaru zapisywane są na specjalnych arkuszach nazywanych po
prostu arkuszami spisu z natury.
Program umożliwia wydruk arkuszy spisu z natury. Są dwa miejsca w programie, z których
można uruchomić funkcję wydruku:
1. Gospodarka magazynowa | Inwentaryzacja, F12:wydruk, opcja: arkusz spisu,
okienko wyboru ww. opcji wygląda tak jak to widoczne poniżej.
Po potwierdzeniu wyboru (przycisk: kontynuacja), zostaniemy poproszeni o
wprowadzenie liczby linii asortymentu na stronie. Liczba możliwych do zmieszczenia na
stronie towarów powinna oscylować wokół 15,16 sztuk i zależy od długości kartki papieru
załadowanej do drukarki, może zależeć od domyślnych ustawień czcionki drukarki –
sugerujemy dobrać ilość do własnych potrzeb drogą próbnego wydruku. Należy
pamiętać, że każda strona wydruku posiada swój numer, miejsce na podpisy członków
komisji oraz pozycje z towarami z miejscem na podanie ilości i dodatkowy komentarz. Ze
względu na wygodę osób spisujących i nanoszących informacje na papierowe arkusze
kolejne pozycje drukowane są co drugą linię.
Następnie zostaniemy zapytani czy uwzględniać na wydruku towary ze stanami
większymi od zera. Na to pytanie każdy musi sobie sam odpowiedzieć. Najczęściej
chcemy, aby spis obejmował wszystkie towary, które do tej pory znajdowały się w
magazynie, gdyż mogą zostać podczas dokonywania spisu odnalezione i potrzebujemy
miejsca w arkuszach na wpisanie dla nich ilości. Są jednak takie specyficzne branże oraz
sposoby organizacji handlu, gdzie zdecydowana większość pozycji w magazynie
posiadających stan zerowy wynika z jednostkowych, zrealizowanych zamówień, a liczba
takich zerowych pozycji jest na tyle duża, że drukowanie ich na arkuszach byłoby
zwykłym marnotrawstwem. W takiej sytuacji, gdy zostanie policzony towar, który nie
znalazł się na arkuszu w wyniku zastosowania omawianego filtru, po prostu należy
dopisać go ręcznie na ostatnim arkuszu spisowym lub jeśli tam nie ma miejsca wówczas
na dodatkowej, podpisanej przez członków komisji kartce
Kolejne pytanie: czy sortować wg lokalizacji dotyczy sposobu sortowania pozycji
towarowych na arkuszach spisowych. Gdy odpowiemy NIE na wyżej postawione pytanie,
wówczas wydruk zostanie posortowany wg aktywnego sposobu sortowania tabeli. Sposób
ten jest widoczny w dolnej części ekranu:
Możliwe sposoby sortowania to jak widać powyżej:
• wg kodu (indeksu) towarowego
• wg nazwy towaru
• wg pola inne wyszukiwanie lub kod kreskowy, gdy włączony jest odpowiedni parametr
Odpowiedź TAK na pytanie odnośnie sortowania wg lokalizacji będzie oznaczała, że
życzymy sobie, aby wydruk arkuszy spisu został uporządkowany rosnąco wg zawartości
pola lokalizacja znajdującego się w karcie towaru (strona druga).
Ostatni krok to akceptacja domyślnych ustawień menedżera wydruków i potwierdzenie
rozpoczęcia wydruku przyciskiem START.
UWAGA: wydruk obejmie wszystkie towary (z uwzględnieniem odpowiedzi na pytanie o
drukowanie stanów zerowych), które wchodzą w zakres aktualnie otwartej
inwentaryzacji.
2. Zestawienia ogólne | Stan magazynu, opcja: arkusze spisu z natury,
ten sposób wydruku arkuszy spisu z natury nie jest skorelowany z opcją inwentaryzajca
znajdującą się w menu Gospodarki Magazynowej. Pozwala na wydruk dowolnego zakresu
towarów w ramach bieżącego magazynu zewnętrznego. W związku z powyższym działają
tutaj takie opcje jak: wybrane towary, drukuj towary, drukuj opakowania, pomijaj
nieaktywne. Uwaga, opcja ze stanami zerowymi nie działa, system zada nam pytanie czy
chcemy uwzględnić tylko towary ze stanami większymi od zera i odpowiedź na to właśnie
pytanie decyduje o ostatecznym efekcie.
Pamiętajmy o wybraniu co najmniej jednej z dwóch opcji: drukuj towary, drukuj
opakowania. Zaznaczenie opcji wybrane towary spowoduje, że system zapyta nas o
zakres towarów do wydruku określany poprzez wybór początkowego i końcowego
towaru, jeśli nie zaznaczymy tej opcji wówczas zostaniemy poproszeni o wprowadzenie
maski filtrującej wg podmagazynu, grupy, kodu oraz innego wyszukiwania.
Gdy określimy zakres towarów do druku podając towar początkowy i końcowy lub za
pomocą maski system zapyta nas czy chcemy uwzględnić tylko towary ze stanami
większymi od zera. Sens tego pytania został szczegółowo wyjaśniony w poprzednim
punkcie.
Akceptujemy lub zmieniamy ustawienia menedżera wydruków i wybieramy przycisk
START, aby uruchomić wydruk arkuszy spisu z natury.
W trakcie inwentaryzacji - rejestracja arkuszy, podgląd wstępnego bilansu
Ten etap inwentaryzacji polega na przepisywaniu ilości z arkuszy spisowych do arkusza
elektronicznego (można sobie wyobrazić nanoszenie spisanych ilości bezpośrednio do
systemu bez pośrednictwa papierowych arkuszy, wymaga to zastosowania odpowiednich
technik, jedną z nich jest zastosowanie mobilnego stanowiska spisowego z wykorzystaniem
komputera przenośnego).
Wprowadzenie spisanej ilości do arkusza składa się z powtarzanych cyklicznie dwóch kroków:
• odszukanie towaru
• wprowadzenie ilości z natury, czyli: klawisz ENTER, ilość, ENTER.
W każdej chwili możemy podejrzeć lub wydrukować bieżący bilans inwentury. Naciskamy
klawisz F12:wydruk, wyświetlone zostanie okno wyboru opcji:
Wybieramy bilans ilościowy lub wartościowy i naciskamy kontynuacja. Na wydruku znajdą się
wyłącznie pozycje, dla których stan przed różni się od stanu po inwentaryzacji.
Podczas dokonywania spisu z natury możemy prowadzić sprzedaż towarów, które nie są
objęte zakresem inwentury (oczywiście również zakup, korekty itp.). Jeżeli zechcemy
wykonywać ruchy dla towarów, które są objęte zakresem inwentaryzacji należy wziąć pod
uwagę następującą zasadę: stan magazynowy przed inwentaryzacją jest zamrażany z chwilą
rozpoczęcia inwentaryzacji i nie uwzględnia ewentualnych zmian w ilości towaru
wprowadzonych po rozpoczęciu inwentaryzacji. Wprowadzony przez nas stan po
inwentaryzacji powinien więc uwzględniać ewentualną zmianę w ilości chyba, że zmiana
została wykonana po fizycznym spisaniu towaru z natury.
Przykład 1.
Otworzyliśmy inwentaryzację. Stan początkowy (przed inwentaryzacją) pewnego towaru
został zapamiętany na 20 szt. Spisaliśmy stan z natury: 18 szt. Towar następnie został
sprzedany w ilości 5 sztuk. Wprowadzamy do systemu liczbę po inwentaryzacji: 18 szt.,
ponieważ ilość ta została spisana przed jakimkolwiek ruchem.
Przykład 2.
Otworzyliśmy inwentaryzację. Stan początkowy pewnego towaru został zapamiętany na 20
szt. Towar następnie został sprzedany w ilości 5 sztuk. Spisaliśmy stan z natury: 13 szt.
Wprowadzamy do systemu liczbę po inwentaryzacji: 18 szt., ponieważ przed czynnością
fizycznego spisania towaru z natury została dokonana sprzedaż pięciu sztuk należy tę ilość
dodać do bieżącego, fizycznego stanu towaru (13+5) i sumę wprowadzić do systemu.
Ze względu na ryzyko popełnienia błędu – musimy wiedzieć, czy sprzedaż została dokonana
przed czy po spisaniu towaru z natury – należy unikać prowadzenia sprzedaży towarów
objętych inwentaryzacją.
System nie ostrzega użytkownika podczas wydawania lub przyjmowania towaru, że jest on
objęty inwentaryzacją, tę kwestię należy rozwiązać wewnętrznym zarządzeniem.
Druga jednostka miary – jest to funkcja dostępna pod klawiszem Alt+F8. Ta kombinacja
klawiszy przełącza nas pomiędzy pierwszo- i drugorzędną jednostką miary i pozwala na
rejestrację arkuszy spisowych w jednej lub drugiej jednostce miary. Aktualnie wybraną
jednostkę miary widzimy w nagłówku kolumny: jm lub jm2.
Zakończenie inwentaryzacji
Gdy zakończymy rejestrację spisu z natury w systemie możemy zatwierdzić inwentaryzację.
Ponieważ czynność zatwierdzenia jest nie odwracalna (lub raczej: trudno odwracalna) i jest
równoznaczna z zamknięciem inwentaryzacji warto upewnić się, czy wszystkie pozycje
zostały wprowadzone do systemu w sposób prawidłowy. Jako pomoc można wykorzystać
raporty dostępne pod klawiszem F12, czyli bilans ilościowy oraz wartościowy.
Naciśnięcie klawisza F6 uruchamia etap zamykania inwentaryzacji. Zostaniemy zapytani przez
system czy chcemy zamknąć inwentaryzację i wykonać aktualizację stanów magazynowych.
Należy odpowiedzieć na pytanie twierdząco.
W tym momencie nastąpi podliczenie
inwentaryzacji, jej zamknięcie i wygenerowanie dokumentów różnic. Dokumenty różnic to
odpowiednio:
• PW, skojarzony kontrahent: .INWENTURA – dokument zawiera pozycje, które wykazują
nadwyżkę w fizycznym magazynie w stosunku do systemu; przyjmowana jest ostatnia cena
nabycia tych towarów w systemie
• RW, skojarzony kontrahent: .INWENTURA – dokument zawiera pozycje, które wykazują
niedobór w fizycznym magazynie w stosunku do systemu; towary są rozchodowane
zgodnie z aktualnie skonfigurowanym algorytmem określania ceny wyjścia towaru z
magazynu (FIFO, średnia, ostatnia cena itp.).
Dokumenty te zostaną utworzone odpowiednio w przychodach oraz rozchodach – funkcjach
gospodarki magazynowej.
Zamknięcie może się nie powieść w sytuacji, gdy wykazano niedobór towaru w fizycznym
magazynie, czyli musi nastąpić jego rozchód w systemie, ale spowoduje to powstanie stanu
mniejszego niż zero. Oczywiście może to się zdarzyć tylko i wyłącznie, gdy towar został
sprzedany (ogólnie: rozchodowany) podczas prowadzenia inwentaryzacji. Komunikat
systemu będzie brzmiał następująco: stan po inwenturze będzie mniejszy od zera dla towaru
.... Należy wówczas podjąć odpowiednie kroki, aby skorygować odpowiednio stan po dla tego
towaru.
Przykład.
Wg systemu aktualna ilość towaru wynosi: 20 szt. Wg komisji spisującej stan z natury jego
ilość to 16 szt. Podczas prowadzenia spisu dokonano sprzedaży towaru (rejestrując
dokument sprzedaży w systemie – może to nie mieć nic wspólnego z faktycznym wydaniem
towaru z magazynu) w ilości 18 sztuk. Czyli bieżący stan magazynowy towaru w systemie to
2 sztuki. Próba zamknięcia inwentaryzacji nie powiedzie się ponieważ: stwierdzono niedobór
w fizycznym magazynie na 4 sztuki, system próbując rozchodować te 4 sztuki napotka
problem - aktualnie w magazynie znajdują się tylko 2 sztuki towaru. Przed zamknięciem
inwentaryzacji należy zbadać przyczynę powstania problemu i odpowiednio skorygować stan
po inwentaryzacji.
Ostatnim krokiem jaki należy wykonać do wydruk dokumentów różnic inwentaryzacyjnych
(PW oraz RW) oraz raport stanu magazynowego na koniec inwentaryzacji – po dokonaniu
aktualizacji stanów magazynowych.
Dokumenty różnic można wydrukować zbiorczo – za pomocą zestawienia lub pojedynczo.
Liczba dokumentów różnic będzie większa niż jeden dla każdego rodzaju jeżeli liczba pozycji
na dokumencie przekroczy 500.
Ponieważ raport stanu magazynowego możemy zechcieć wydrukować po pewnym czasie
należy mieć na uwadze to, że wydruk może nie odzwierciedlać faktycznego stanu po
inwentaryzacji jeżeli prowadzona była sprzedaż towarów objętych spisem. Zaleca się więc nie
prowadzenie sprzedaży towarów w ramach zakresu inwentaryzacji od chwili jej rozpoczęcia
do końca dnia, w którym zakończono inwentaryzację.