Kodeks Postępowania w Biznesie

Transkrypt

Kodeks
Postępowania
w Biznesie
(Eng. Code of Conduct)
1
Kodeks
Postępowania
w Biznesie
(Eng. Code of Conduct)
Kodeks Postępowania w Biznesie składa się z następujących części:
1. Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles)
2. Raportowanie Naruszeń (Whistleblower Procedure)
3. Zapobieganie Oszustwom, Korupcji i Przekupstwu (Fraud, Corruption & Bribery Prevention)
4. Konflikt Interesów (Conflict of Interest)
5. Działania dyscyplinarne (Disciplinary Actions)
6. Prezenty i Reprezentacja (Gifts and Entertainment)
Każdy z wyżej wymienionych dokumentów stanowi integralną część Kodeksu i powinien być
interpretowany w kontekście pozostałych części.
2
Zasady
Etyki Biznesowej
(Eng. TNT Business Principles)
3
Zarządzamy naszą firmą zgodnie ze standardami korporacyjnymi i zasadami postępowania przyjętymi
w TNT, ponieważ chcemy działać w sposób etyczny i przejrzysty.
Popieramy inicjatywę Narodów Zjednoczonych Global Compact w zakresie praw człowieka,
standardów zatrudniania, środowiska i przeciwdziałania korupcji.
Zasady, którymi kieruje się nasza firma
Przestrzeganie prawa
Postępujemy zgodnie z prawem, zasadami i przepisami obowiązującymi w krajach, w których
prowadzimy działalność.
Wiarygodność sprawozdawczości i informacji publicznej
Działamy zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa i zasadami rachunkowości,
wymogami sprawozdawczości finansowej oraz giełd papierów wartościowych, na których notowana
jest firma TNT.
Nasze sprawozdania finansowe, publikowane raporty oraz inne ujawniane powszechnie informacje w
sposób kompletny, rzetelny i zrozumiały prezentują aktualną sytuację TNT.
W sposób otwarty i bezpośredni komunikujemy się z naszymi klientami, pracownikami, udziałowcami
i akcjonariuszami oraz społeczeństwem, przy jednoczesnym należytym poszanowaniu zasad
poufności.
Działania o charakterze publicznym
Nie angażujemy się w sprawy polityczne i nie przekazujemy na rzecz partii politycznych darowizn ani
składek.
Jako firma wyrażamy opinie w sprawach społecznych, środowiskowych, prawnych i innych, które
mogą
dotyczyć
naszych
udziałowców
i
akcjonariuszy,
i otaczającego świata, o ile dotyczy to naszej działalności.
4
klientów,
pracowników
Bezpieczeństwo
Zapewniamy wszystkim zatrudnionym bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Postępujemy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosujemy politykę
bezpieczeństwa,
mającą
na
celu
identyfikację,
zapobieganie
powstawaniu
i eliminowanie zagrożeń na terenie firmy i w wyniku prowadzonej przez nią działalności.
W każdym kraju, w którym działamy, funkcjonują przedstawiciele służb BHP oraz zespoły
doskonalące.
Dzielimy się najlepszymi rozwiązaniami (Eng. best practice), aby nasze standardy wykraczały poza
wymagania
nałożone
przez
przepisy
BHP.
Na
bieżąco
monitorujemy
nasze
wyniki
w tym zakresie.
Zasady, którymi kierują się nasi pracownicy
Staramy się pozyskiwać, szkolić, rozwijać i motywować pracowników, którzy rozumieją wartość pracy
zespołowej.
Stwarzamy równe szanse wszystkim naszym pracownikom bez względu na wiek, stan zdrowia,
pochodzenie, płeć, stan cywilny, rasę, wyznanie religijne czy orientację seksualną.
Nie dopuszczamy żadnych przejawów niesprawiedliwości w wyżej wymienionym zakresie i do
wszystkich odnosimy się z uwagą i szacunkiem.
Z zaangażowaniem realizujemy program Investor in People.
Konflikt interesów
Pracownicy nie mogą czerpać korzyści osobistych kosztem możliwości biznesowych przynależnych
TNT. Nasi pracownicy mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach
lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować
konflikt interesów.
Majątek firmy
Naszym pracownikom nie wolno w sposób nieuprawniony czerpać osobistych korzyści z majątku
firmy. Nie tolerujemy oszustwa, złodziejstwa, niedbałości, marnowania zasobów firmy i strat
spowodowanych lekkomyślnością.
5
Prezenty i zaproszenia
Nasi pracownicy mają unikać niedozwolonych osobistych korzyści dla siebie lub członków swoich
rodzin, wynikających z ich pozycji lub powiązań z TNT. Pracownikom nie wolno przyjmować
prezentów ani uczestniczyć w spotkaniach towarzyskich, które mogłyby spowodować powstanie
zobowiązania po stronie pracownika.
Łapówki
Nasi pracownicy i podwykonawcy nie mogą dawać lub przyjmować łapówek w celu pozyskiwania
zleceń, ich wykonywania, świadczenia usług lub osiągania innych korzyści. Każdą próbę lub możliwość
przekupstwa muszą natychmiast odrzucić i zgłosić kierownictwu firmy.
Jeżeli jest to dozwolone na gruncie lokalnych przepisów i stanowi element kulturowy, w szczególnych
okolicznościach dopuszcza się przekazywanie niewielkich sum pieniężnych lub drobnych prezentów,
jeżeli jest to konieczne do przyspieszenia lub zabezpieczenia rutynowych działań administracyjnych.
Przed dokonaniem takiej płatności, określanej mianem facilitating payments, należy skonsultować się
z Komisją ds. Etyki, działającą w imieniu Zarządu TNT. Wszelkie facilitating payments należy rzetelnie
ewidencjonować i rozliczać.
Zasady, które kierują naszą działalnością
Klienci
Staramy się dostarczać najbardziej niezawodne i skuteczne rozwiązania w zakresie przewozu
towarów i dokumentów naszych klientów.
Chronimy mienie i informacje powierzone nam przez klientów.
Konkurencja
Wierzymy w otwartą i uczciwą konkurencję.
Nie stosujemy nieetycznych praktyk w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Nie będziemy
zdobywać i wykorzystywać informacji w nieuczciwy sposób na szkodę naszych konkurentów i innych
podmiotów.
6
Partnerzy i podwykonawcy
Podejmując
decyzje
o
współpracy
z
innymi
podmiotami
w
charakterze
partnerów
(Eng. associates) lub podwykonawców, kierujemy się Zasadami Etyki Biznesowej. Od naszych
partnerów wymagamy przestrzegania tych Zasad w możliwie najszerszym zakresie. Oczekujemy, że
nasi podwykonawcy – osoby fizyczne lub prawne, które oficjalnie reprezentują TNT – będą stosować
się do niniejszych Zasad.
Zasady kształtujące relacje z otoczeniem
Odpowiedzialność społeczna
Prowadząc naszą działalność korzystamy z zasobów, które mają istotne znaczenie dla społeczeństwa i
środowiska. Promujemy zmiany w tym zakresie i dążymy do ich wdrożenia w celu osiągnięcia
trwałych korzyści dla środowiska i społeczeństwa.
Staramy się rozważnie korzystać z zasobów nieodnawialnych. Zarządzanie ryzykiem środowiskowym
stanowi
integralną
część
naszego
procesu
podejmowania
decyzji.
W zakresie odpowiedzialności społecznej analizujemy osiągnięte postępy i regularnie o nich
informujemy.
Wspieramy społeczeństwo i ochronę środowiska, udostępniając nasze zasoby w dziedzinach
spokrewnionych z naszą działalnością. Nasza działalność społeczna ma na celu umożliwienie jak
największych korzyści dla zaangażowanych stron.
Stosowanie niniejszych Zasad
Zasady Etyki Biznesowej obowiązują wszystkich pracowników TNT i mają zastosowanie we wszystkich
spółkach i przedsięwzięciach typu joint venture kontrolowanych przez TNT. Firma oczekuje, że
również jej podwykonawcy będą stosować się do Zasad.
Zarząd TNT jest odpowiedzialny za ustanowienie Zasad Etyki Biznesowej, ich komunikowanie i
egzekwowanie. Działy audytu wewnętrznego, ds. prawości (Eng. integrity), zarządzania ryzykiem oraz
bezpieczeństwa wspierają Zarząd w zakresie monitorowania stopnia zastosowania Zasad w praktyce.
Jakakolwiek modyfikacja lub zniesienie niniejszych Zasad mogą być dokonane wyłącznie przez Zarząd
za zgodą Rady Nadzorczej TNT. Dokonane zmiany bezzwłocznie zostaną ogłoszone na stronie
www.group.tnt.com.
7
Jeśli zgłoszenie (podejrzenia) naruszenia niniejszych Zasad lub podjęcie jakichkolwiek przewidzianych
prawem kroków spowoduje stratę dla działalności TNT, pracownik nie zostanie ukarany.
Naruszenie niniejszych zasad
Naruszenie Zasad Etyki Biznesowej może spowodować podjęcie środków dyscyplinarnych, zwolnienie
oraz - w przypadku złamania prawa - wytoczenie sprawy sądowej cywilnej lub karnej.
W przypadku wątpliwości
Wszelkie decyzje pracowników powinny być przez nich podejmowane z pełnym poszanowaniem
niniejszych Zasad Etyki Biznesowej.
W przypadku wątpliwości dotyczących dopuszczalności konkretnych zachowań, należy zasięgnąć
opinii bezpośredniego przełożonego lub kierownictwa firmy. Jeśli wątpliwości nie mogą być
rozstrzygnięte na szczeblu lokalnym lub potrzebna jest porada z zakresu wdrażania lub stosowania
Zasad,
należy
skontaktować
się
z
Departamentem
ds.
Prawości
i Bezpieczeństwa Korporacyjnego TNT pod adresem [email protected], pod numerem
+31 (0) 20 500 6371 (telefon) lub +31 (0) 20 500 7655 (faks).
8
Raportowanie
Naruszeń
(Eng. Whistleblower Procedure)
9
Polityka TNT dotycząca Raportowania Naruszeń
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.9.1.
4.9.2.
4.9.3.
4.9.4.
5.
6.
7.
8.
CELE POLITYKI
ZAKRES
DEFINICJE
PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
4.1.
Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki
4.2.
Raportowanie
Wszystkie Naruszenia
Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu
Wewnętrznego TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT.
Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej lub ich komitetów
Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy
Prawnego lub Departamentu Etyki Biznesu
4.3.
Zawartość raportu
4.4.
Potwierdzenie otrzymania
4.5.
Anonimowość
4.6.
Poufność
4.7.
Ochrona
4.8.
Raportowanie niezgodne z prawdą
4.9.
Proces dochodzenia
Etyka Biznesowa TNT
Autoryzacja Lokalnych Władz
Ewidencja
Obowiązkowa współpraca
4.10.
Informacja zwrotna
4.11.
Ewidencja
4.12.
Postępowanie dyscyplinarne
4.13.
Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej, Prezesa Rady Nadzorczej
lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych
POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI
KOMUNIKACJA
IMPLEMENTACJA
Załącznik: Informacje kontaktowe
10
1.
CELE POLITYKI
TNT jest zobowiązane do należytego prowadzenia biznesu zgodnie z Zasadami Etyki Biznesowej TNT,
które wymagają etycznego i przejrzystego sposobu wykonywania działalności gospodarczej. TNT
zachęca wszystkich pracowników oraz strony trzecie do bezzwłocznego zgłaszania w dobrej wierze
wszelkich naruszeń lub podejrzeń naruszenia prawa, przepisów, Zasad Etyki Biznesowej TNT lub
innych uregulowań korporacyjnych. Zgłaszane naruszenia będą rozpatrywane bezzwłocznie z
zachowaniem zasad ścisłej poufności. TNT zobowiązuje się nie podejmować żadnych negatywnych
działań przeciwko pracownikom oraz stronom trzecim, które w dobrej wierze złożyły taki raport lub
pomagały innemu pracownikowi w jego złożeniu.
Niniejsza polityka precyzuje prawa i obowiązki pracowników raportujących naruszenia, względem
zarządzających oraz dedykowanym funkcjom, do których kierowany jest taki raport, oraz w
odniesieniu do TNT jako firmy.
2.
ZASIĘG
Procedura ta ma zastosowanie do przedsiębiorstw TNT i jej pracowników, a także do wszystkich
podmiotów i osób fizycznych działających w imieniu TNT. Strony trzecie mogą zdecydować się na
zastosowanie tej polityki, chcąc zgłosić naruszenie Zasad Etyki Biznesowej TNT.
Polityka Naruszeń TNT nie zastępuje, lecz jedynie uzupełnia procedury już istniejące lub te, które
będą tworzone w związku z rozpatrywaniem skarg pracowników i klientów TNT oraz uzupełnia inne
uregulowania korporacyjne. Obowiązkiem każdego pracownika TNT jest wybranie najwłaściwszego
sposobu raportowania.
3.
DEFINICJE
Pojęcia zdefiniowane w tej polityce, które pojawiają się po raz pierwszy w tym dokumencie, zostały
wyróżnione za pomocą pogrubionej czcionki.
Firmę TNT lub przedsiębiorstwa TNT, definiujemy jako:
Spółka/Spółki TNT – TNT Express N.V oraz inne podmioty, w których TNT Express N.V pośrednio lub
bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: kontroli większości
praw głosów; zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających.
TNT definiujemy jako TNT Express N.V.
Strona/Strony trzecie – każdy podmiot, nie będący TNT oraz każda osoba, która nie jest zatrudniona
przez TNT, w tym m.in. klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy biznesowi,
przedstawiciele instytucji rządowych.
Pracownik TNT – każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub
nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT na zasadach zastępstwa i/lub konsultanta
(np. zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy).
11
Naruszenie lub naruszenia są zdefiniowane jako:
a) akt lub podejrzenie łamania prawa lub przepisów
b) akt lub podejrzenie łamania lub nieprzestrzegania Zasad Etyki Biznesowej, Polityk TNT w zakresie
Etycznego Postępowania w Biznesie lub innych procedur obowiązujących w TNT
c) (podejrzenie) oszustwa
d) (podejrzenie) przekupstwa lub korupcji, zdefiniowanych w odpowiednich przepisach prawa
(antykorupcyjnego)
e) manipulacje w obszarze księgowości, obejście kontroli wewnętrznej lub celowe błędy w
raportowaniu
f) domniemanie wystąpienia nieprawidłowości w zarządzaniu lub domniemanie występowania
nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów),
Głównego Radcy Prawnego, Kierownictwa, Pracowników Działu Etyki Biznesu TNT, Kierownictwa i
Pracowników Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu Zarządzania Ryzykiem i Kontroli
Wewnętrznej TNT.
4.
PRZEPISY I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
4.1.
Odpowiedzialność za wprowadzenie niniejszej polityki
Zarząd TNT i Komitet Audytu Rady Nadzorczej TNT przekazali odpowiedzialność zarządzania niniejszą
polityką, na dzień jej opublikowania, do kancelarii Głównego Radcy Prawnego.
4.2.
Raportowanie
4.2.1.
Wszystkie Naruszenia
Raportowanie przez pracowników TNT
TNT zachęca pracowników do niezwłocznego raportowania swoim przełożonym lub członkom
kierownictwa wszelkich naruszeń, które zgodnie z ich przekonaniem miały, mają lub będą miały
miejsce. Jeżeli naruszenie dotyczy domniemanych nieprawidłowości w działaniu Członków Zarządu
TNT, Rady Nadzorczej (w tym jej komitetów), Głównego Radcy Prawnego, kierownictwa lub
pracowników Departamentu Etyki Biznesu TNT, Działu Audytu Wewnętrznego TNT, Działu
Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, stosuje się odpowiednio zasady opisane w
podpunktach 4.1.2, 4.1.3 oraz 4.1.4.
Jeżeli raportowanie do bezpośredniego przełożonego lub Zarządu nie jest możliwe lub jeżeli
pracownik nie chce lub z innych powodów nie może, to taka osoba powinna zwrócić się bezpośrednio
do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT za pośrednictwem poczty, wiadomości e-mail lub
telefonicznie.
Dane kontaktowe zostały umieszczone w załączniku do niniejszej polityki.
12
Raportowanie przez stronę trzecią
Strony trzecie również mogą odnieść się do tej polityki i zgłosić naruszenia za pośrednictwem poczty,
wiadomości e-mail lub telefonicznie do Departamentu Zasad Etyki Biznesowej TNT (dane kontaktowe
zostały umieszczone w Załączniku).
4.2.2. Naruszenia w obszarze finansów lub związane z funkcjonowaniem Audytu Wewnętrznego
TNT, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT.
Oprócz zgłaszania naruszeń do bezpośredniego przełożonego, kierownictwa lub Departamentu Etyki
Biznesowej TNT, w przypadku naruszeń dotyczących obszaru księgowości (wewnętrznie i
zewnętrznie), obejścia kontroli wewnętrznej, celowych błędów w raportowaniu lub związanych z
funkcjonowaniem kierownictwa lub pracowników Audytu Wewnętrznego TNT lub Działu Zarządzania
Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej TNT, zgłoszenia można kierować bezpośrednio do Komisji
Rewizyjnej za pośrednictwem poczty, wiadomości e-mail lub telefonicznie (dane kontaktowe znajdują
się w załączniku).
4.2.3.
Naruszenia dotyczące Członków Zarządu, Rady Nadzorczej,(ich komitety)
Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Członków Zarządu TNT
lub Rady Nadzorczej i w tym jej komitetów, zgłoszenia powinny być kierowane bezpośrednio do
Przewodniczącego Rady Nadzorczej za pośrednictwem poczty, wiadomości e-mail lub telefonicznie
(dane kontaktowe znajdują się w załączniku).
4.2.4. Naruszenia dotyczące Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego
lub Departamentu Etyki Biznesowej
Jeżeli naruszenie dotyczy domniemania nieprawidłowości w funkcjonowaniu Przewodniczącego Rady
Nadzorczej TNT, Głównego Radcy Prawnego , kierownictwa lub pracowników Działu Etyki Biznesowej,
zgłoszenie powinno zostać złożone wyłącznie i bezpośrednio do Generalnego Dyrektora
Personalnego TNT (dane kontaktowe znajdują się w załączniku).
4.3.
Zawartość raportu
W sytuacji, gdy raport nie będzie zawierał wystarczającej ilości szczegółów dotyczących naruszenia,
jego rozpatrzenie przez TNT będzie utrudnione. Aby ułatwić TNT analizę raportu wskazującego na
naruszenie, należy zadbać, aby zawierał on możliwie najwięcej informacji, faktów i liczb, ale nie tylko
ważne będą informacje o zaangażowanych osobach, świadkach i miejscu naruszenia, jak również
wszelkie inne informacje, które mogą pomóc TNT w badaniu naruszenia.
4.4.
Potwierdzenie otrzymania
Jeżeli do Departamentu Etyki Biznesowej TNT wpłynie zgłoszenie wystąpienia naruszenia, jest on
zobowiązany do potwierdzenia otrzymania raportu w ciągu trzech (3) dni roboczych od momentu
jego otrzymania, za wyjątkiem sytuacji, w których identyfikacja raportującego nie jest możliwa.
13
4.5.
Anonimowość
TNT zachęca pracowników do zgłaszania wszelkich naruszeń bezpośrednio i w sposób otwarty do
swoich bezpośrednich przełożonych, kierownictwa lub Departamentu Etyki Biznesowej TNT. Z
zastrzeżeniem ograniczeń, które mogą mieć zastosowanie w odniesieniu do lokalnie obowiązującego
prawa, istnieje możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń, należy jednak uwzględnić fakt, że może
to skomplikować lub uniemożliwić dochodzenie i podjęcie odpowiednich działań.
4.6.
Poufność
Wszelkie zawiadomienia o naruszeniach będą rozpatrywane w sposób poufny. Poufność zostanie
zachowana w najpełniejszym możliwym zakresie, pozwalającym jednocześnie na przeprowadzenie
właściwego dochodzenia, bieżącego raportowania postępów Zarządowi, Radzie Nadzorczej i jej
komitetom oraz podjęcie dalszych kroków naprawczych. Jeżeli prawo wymaga podania do
wiadomości publicznej danych raportującego, TNT zapewni ochronę pracownikowi lub osobie
trzeciej, która zgłosiła wystąpienie naruszenia.
Pracownicy muszą unikać, zarówno w firmie, jak i na zewnątrz (również poprzez wykorzystanie
portali społecznościowych, takich jak LinkedIn, Twitter i/lub Facebook), ujawniania naruszenia, które
zgłosili lub chcą zgłosić chyba, że wymaga tego prawo. W żadnym wypadku pracownicy nie powinni
upubliczniać informacji związanych z wystąpieniem naruszenia, podejrzeniem jego wystąpienia lub
wewnętrznymi działaniami na forum publicznym i/lub portalach społecznościowych.
4.7.
Ochrona
Każdemu pracownikowi składającemu raport o naruszeniu, które zgodnie z jego najlepszym
przekonaniem zaistniało lub może zaistnieć, zostanie udzielona odpowiednia ochrona w zakresie
takiego raportowania. Ochrona oznacza, że w związku z zatrudnieniem TNT nie zwolni pracownika,
nie zdegraduje, nie zawiesi, nie udzieli ostrzeżenia i nie będzie go nękać ani dyskryminować w żaden
inny sposób. TNT nie toleruje żadnej formy zastraszania, odwetu czy innego działania przeciwko
pracownikowi, który zgłosił lub pomagał w zgłoszeniu Naruszenia. Każde takie zastraszenie, odwet
czy inne działanie należy natychmiast zgłosić Dyrektorowi Departamentu Etyki Biznesowej.
4.8.
Raportowanie niezgodne z prawdą
TNT nie będzie tolerować nadużyć oraz sytuacji, w której pracownik celowo składa raport niezgodny z
prawdą. Jeżeli pracownik zgłasza fałszywe naruszenie, o którym wie lub powinien wiedzieć, że nie
miało miejsca, zostanie poddany postępowaniu dyscyplinarnemu, które może doprowadzić do
rozwiązania stosunku pracy. Dokonywanie fałszywych zgłoszeń może również doprowadzić do
wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik może odpowiadać za szkody w stosunku
do każdej osoby, która zostanie poszkodowana w związku ze złożeniem niezgodnego z prawdą
raportu. TNT nie ponosi odpowiedzialności i nie zwraca poniesionych kosztów pracownikowi, który
złożył raport niezgodny z prawdą. Zgłoszenia niezgodne z prawdą, dokonane przez stronę trzecią
mogą również prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego.
14
4.9.
Proces dochodzenia
Poniższe zasady wprowadza się w celu zapewnienia właściwych kroków w procesie dochodzenia,
odpowiedniego zabezpieczenia dowodów naruszenia i zabezpieczenia możliwości odzyskania przez
TNT odpowiednich odszkodowań.
4.9.1.
Etyka Biznesowa TNT
Za zarzadzanie Procedurą Raportowania Naruszeń jest odpowiedzialny Departament Etyki Biznesu,
pod nadzorem Głównego Radcy Prawnego , z wyjątkiem przypadków kiedy obowiązek ten należy do
Komitetu Audytu, Przewodniczącego Rady Nadzorczej TNT lub Generalnego Dyrektora Personalnego.
Jeżeli raport ma znamiona naruszenia, jest to przesłanka do rozpoczęcia wstępnego dochodzenia. Na
podstawie wyniku takiego postępowania, zgodnie z Procedurą Sprawozdawczą TNT i Kryteriami
Dochodzeniowymi, zostanie podjęta decyzja, o:
a)
rozpoczęciu przez Audyt Wewnętrzny postępowania dotyczącego zgłoszonego naruszenia;
b)
wystąpienie do lokalnego Działu Bezpieczeństwa z prośbą o rozpoczęcie lokalnego
dochodzenia;
c)
przekazanie raportu do odpowiedniego departamentu (na przykład jeżeli Procedura
Raportowania Naruszeń nie jest tą najodpowiedniejszą dla tego typu zgłoszenia); lub
d)
odrzuceniu zgłoszenia (np. ze względu na niewystarczająca ilość informacji zawartych w
raporcie, lub też gdy sytuacja nie nosi znamion naruszenia w rozumieniu tej procedury).
Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie dochodzenia oraz prawidłowość przebiegu całego
procesu, zgodnie ze wszystkimi, odpowiednimi wymaganiami (również prawnymi) spoczywa na
Dyrektorze Audytu Wewnętrznego (dla Centralnych dochodzeń); i/lub Globalnym Dyrektorze ds. Cła i
Bezpieczeństwa (dla lokalnych dochodzeń). Mogą oni włączyć do postępowania innych pracowników
lub specjalistów (również zewnętrznych), przy zachowaniu ścisłej poufności, którzy uzyskają
możliwość lokalnego uczestnictwa w dochodzeniu w sprawie naruszenia.
4.9.2.
Autoryzacja Lokalnego Zarządu
Żaden kierownik, jak również żaden pracownik, nie mają prawa do rozpoczynania dochodzenia
(niezależnego lub innego) lub podejmowania jakichkolwiek działań w związku z naruszeniem lub
przeciwko podejrzanym osobom bez wcześniejszej, pisemnej zgody Głównego Radcy Prawnego i/lub
Dyrektora ds. Etyki Biznesu.
4.9.3.
Ewidencja
W trakcie i po zakończeniu dochodzenia, powinny zostać zabezpieczone dowody i zarchiwizowana
dokumentacja, zgodnie z instrukcjami Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora
ds. Cła i Bezpieczeństwa. Będą one przechowywane zgodnie z wymogami raportowania, procedurami
dyscyplinarnymi oraz lokalnymi przepisami prawa.
15
4.9.4.
Obowiązkowa współpraca
Kierownictwo Firmy i pracownicy są zobowiązani do pełnej współpracy i udzielenia niezwłocznej
pomocy osobom prowadzącym dochodzenie, jak też innym osobom zaangażowanym w proces
wyjaśniania naruszenia. Kierownictwo Firmy jest zobowiązane do poważnego, poufnego i
priorytetowego traktowania zagadnienia raportowania naruszeń.
4.10.
Informacja zwrotna
Po wystąpieniu z wnioskiem, każdy pracownik składający zawiadomienie o naruszeniu lub gdy jest
podmiotem prowadzonego postępowania może uzyskać ogólne informacje na temat przebiegu,
zakończenia i wyniku dochodzenia, o ile przekazanie tej informacji nie będzie szkodzić dochodzeniu
lub naruszać prawa innych osób zaangażowanych w proces wyjaśniania naruszenia.
4.11.
Ewidencja
Dyrektor Departamentu Etyki Biznesu będzie utrzymywał rejestr wszystkich raportów otrzymanych
przez Departament Etyki Biznesowej , archiwizował potwierdzenia doręczeń, sprawozdania
dotyczące, przygotowywał okresowe raporty podsumowujące dla Zarządu TNT, Komisji Rewizyjnej i
Komisji Etyki.
Specjaliści i śledczy zaangażowani przez Dyrektora Audytu Wewnętrznego i/lub Globalnego Dyrektora
ds. Cła i Bezpieczeństwa będą zachowywać odpowiednie zapisy dotyczące wszystkich dochodzeń oraz
ich wyniki, łącznie z wszystkimi dokumentami uzupełniającymi.
4.12.
Postępowanie dyscyplinarne
Pracownicy podejrzani o dokonanie naruszenia nie będą uznawani za winnych, dopóki zarzuty lub
podejrzenia nie zostaną im udowodnione. Pracownikom tym umożliwione zostanie skorzystanie z
prawa do obrony. Odpowiedzialność za wdrożenie wszelkich środków (dyscyplinarnych oraz innych)
pozostaje w kompetencji Zarządu, na podstawie rekomendacji Komisji ds. Etyki.
Jeżeli działania takie miałyby się różnić od rekomendowanych przez Komisję ds. Etyki, ich podjęcie
wymaga uprzedniej zgody Członków Zarządu TNT.
4.13. Bezpośrednie raportowanie do Komisji Rewizyjnej lub Prezesa Rady Nadzorczej lub Dyrektora
Zarządzającego ds. Personalnych
W przypadku zgłoszenia naruszenia bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej, Przewodniczącego Rady
Nadzorczej lub Dyrektora Zarządzającego ds. Personalnych, osoby lub komisje zajmujące się
raportem, będą stosować się do niniejszej Procedury, w największym możliwym stopniu.
Raportującemu pracownikowi przysługiwać będą wszelkie środki ochronne przewidziane niniejszą
Procedurą.
16
5.
POWIAZANIE Z INNYMI POLITYKAMI ORAZ PROCEDURAMI
Niniejsza Procedura jest powiązana z:
- Polityką TNT dotyczącą Zasad Etyki Biznesowej
- Polityką TNT dotyczącą Przeciwdziałania Defraudacji i Korupcji
- Polityką TNT dotyczącą Prezentów i Reprezentacji
- Polityką TNT dotyczącą Konfliktu Interesów
- Polityką TNT dotyczącą Wykorzystywania Poufnych Informacji
- Polityką TNT dotyczącą Bezpieczeństwa
W celu wsparcia wdrożenia niniejszej polityki, spółki TNT mogą uzupełniać ją o dalsze zapisy. Nie
powinny one jednak stać w sprzeczności, ograniczać, lub zmieniać sens niniejszej polityki.
Niedopuszczalna jest również zmiana nazwy niniejszej polityki ani łączenie jej z innymi dokumentami
TNT.
6.
KOMUNIKACJA
Niniejsza polityka została sporządzona przez CFO w imieniu Zarządu TNT Express N.V. Polityka została
opublikowana w ExpressNecie na stronie Polityki TNT, zarządzanej przez funkcję Audytu
Wewnętrznego, Zarządzania Ryzykiem i Kontroli Wewnętrznej.
7.
IMPLEMENTACJA
Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 października 2015 roku.
Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem
wszystkich pracowników TNT.
Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki, udzielanie niezbędnego
wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie monitorowania zgodności z nią.
17
ZAŁĄCZNIK
Dane kontaktowe:
Departament Etyki Biznesowej TNT
Attn. Dyrektor Departamentu Etyki Biznesowej
Taurusavenue 111
2132 LS HOOFDDORP
The Netherlands
E-mail [email protected]
Telephone +31 (0)88 393 9317
Komisja Rewizyjna TNT Express N.V.
c/o Radca Prawny
Taurusavenue 111
2132 LS HOOFDDORP
The Netherlands
Telephone +31 (0) 88 393 9000
Przewodniczący Rady Nadzorczej TNT Express
N.V.
c/o Radca Prawny
Taurusavenue 111
2132 LS HOOFDDORP
The Netherlands
Telephone +31 (0) 88 393 9000
TNT Human Resources
Attn. Dyrektor Generalny ds. Personalnych
P.O. Box 13000
1100 KG Amsterdam
The Netherlands
Telephone +31 (0) 88 393 9000
18
Zapobieganie Oszustwom,
Korupcji i Przekupstwu
w TNT
(Eng. Fraud, Corruption & Bribery Prevention Policy)
19
Spis Treści
1 Cele polityki
2 Zakres
3 Definicje
4 Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki
4.1 Stanowisko TNT wobec nadużyć, korupcji, przekupstwa oraz płatności ułatwiających
4.2 Działania prewencyjne i kierunek działań wyższego kierownictwa
4.3 Wymagania dot. kontroli
4.4 Wymagania dot. Raportowania naruszeń
4.5 Postępowanie w przypadku (podejrzenia) naruszenia
4.6 Postępowanie dyscyplinarne w przypadku naruszenia
4.7 Koszty dochodzenia
5 Powiązania z innymi politykami
6 Komunikacja
7 Implementacja
20
1 Cele polityki
TNT zobowiązane jest do należytego prowadzenia swojego biznesu, w związku z czym zarządza swoją
działalnością w zgodzie z Zasadami Etyki Biznesowej, który wymaga działania w sposób etyczny
i przejrzysty. Zasady te podkreślają dalej, że TNT nie toleruje oszustw, korupcji, kradzieży ani żadnego
nieuprawnionego wykorzystywania majątku spółki.
TNT koncentruje się na tym, aby:







wpajana kultura organizacyjna nie tolerowała i proaktywnie zniechęcała do oszustw, korupcji
i tzw. płatności ułatwiających
ryzyko oszustw, korupcji i przekupstwa oraz płatności ułatwiających było zminimalizowane
domniemane oszustwa, korupcja, przekupstwo czy płatności ułatwiające były niezwłocznie
zgłaszane i poddane efektywnemu dochodzeniu
wszystkie spółki TNT były wspierane przez efektywny wewnętrzny system kontroli
zaprojektowany w celu zapobiegania i wykrywania oszustw, korupcji, przekupstwa oraz
płatności ułatwiających
straty spowodowane oszustwami, korupcją, przekupstwem bądź płatnościami ułatwiającymi
były unikane lub rekompensowane
podejmowane były efektywne i jednolite działania wobec osób, którym udowodniono
oszustwo, korupcję, przekupstwo lub dokonywanie płatności ułatwiających,
żaden pracownik ani osoba trzecia nie były oskarżane o oszustwo, korupcję, przekupstwo,
ani dokonywanie płatności ułatwiających bez jednoznacznego dowodu takiego nadużycia
uzyskanego podczas odpowiedniego dochodzenia.
Polityka ta zawiera instrukcje utworzenia skutecznych ram zarządzania dla wszystkich spółek TNT,
mając na celu ograniczenie ryzyka oszustw, korupcji, przekupstwa oraz dokonywania płatności
ułatwiających, przydzielając jasny zakres odpowiedzialności oraz opisując strategie efektywnej
prewencji, wykrywania i reagowania w powyższych sytuacjach. Przedstawiono w niej również
odpowiednie obowiązki pracowników TNT oraz osób trzecich.
2 Zakres
Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć
i przestrzegać niniejszej polityki.
3 Definicje
Oszustwo
a) celowe oszustwo lub zatajenie prawdy przed spółką TNT lub osobą trzecią, np. przed
klientem lub innym interesariuszem lub wprowadzenie w błąd inwestorów lub inne osoby
w celu osiągnięcia osobistych korzyści i/lub korzyści nieuczciwych lub nielegalnych, i/lub
b) fałszowanie księgowości, celowe niewłaściwe zastosowanie zasad księgowości oraz
pominięcie, fałszowanie lub zmiany w zapisach księgowych, księgach, sprawozdaniach,
rejestrach podatkowych, wynikach KPI lub innych dokumentach oraz zezwoleniach, i/lub
c) kradzież, umyślne nadużycie lub niewłaściwe wykorzystanie zasobów spółki TNT, czasu pracy
i / lub aktywów; lub zasobów i / lub aktywów będących pod opieką spółki.
21
Aktywa obejmują, ale nie ograniczają się do budynków, wyposażenia, pojazdów, komputerów,
środków pieniężnych, należności, dokumentów, informacji, towarów, akcji, udziałów w spółkach,
oprogramowania i własności intelektualnej.
Wszystkie działania wskazujące na nadużycie lub podejrzenia nadużycia, a także jego próby są dalej
zwane „Oszustwem”.
Korupcja – rodzaj Oszustwa, będący aktem zamierzonego lub dokonanego z zamiarem lub skutkiem
dania i/lub uzyskania korzyści sprzecznej z obowiązkami służbowymi oraz praw innych. Obejmuje
działanie, lub próbę nielegalnego lub bezprawnego wykorzystania, przez urzędnika lub inną osobę
godną zaufania, swojej, lub innych osób, pozycji lub możliwości, w celu nabycia przewagi
gospodarczej lub osobistych korzyści dla siebie bądź innej osoby.
Wszystkie działania korupcyjne lub podejrzenia korupcji są dalej zwane „Korupcją”
Przekupstwo – rodzaj Korupcji, będący aktem oferowania, obiecywania, dawania, upoważniania,
zabiegania o, otrzymywania lub przyjmowania nienależnej korzyści lub przysługi, bezpośrednio lub
pośrednio, przez lub dla kogoś w celu uzyskania lub utrzymania biznesu lub zapewnienia jakiejkolwiek
innej korzyści bądź przewagi biznesowej.
Wszystkie działania przekupstwa lub jego podejrzenia są dalej zwane „Przekupstwo”.
Płatności ułatwiające - Płatność dokonywana w formie pieniędzy, towarów i / lub usług na rzecz
funkcjonariusza publicznego lub rządowego jako zachęta do wykonania jakiegoś (rutynowego)
działania lub do przyspieszenia pewnych działań, które stanowią część ich normalnych obowiązków
na rzecz strony wnoszącej płatność lub zlecającej płatność. Płatności ułatwiające lub podejrzenie
dokonywania płatności ułatwiających są zwane dalej Płatnościami Ułatwiającymi.
Pracownicy – każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub
nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np.
zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy)
Kierownictwo wyższego szczebla
a) dla Head Office i Global Network & Operations Functions:
wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie CEO -3;
b) dla lokalnych jednostek raportujących (Domestic Reporting Units):
wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie Dyrektor Generalny -2;
c) dla jednostek International Europe & AMEA Reporting:
wszyscy zarządzający funkcjami raportujący na poziomie Dyrektor Zarządzający International
Europe i Dyrektor Zarządzający International AMEA; oraz
d) wszyscy Dyrektorzy Generalni i ich bezpośrednio raportujący podwładni.
Stanowisko Finansowe – wszyscy raportujący do CFO lub Dyrektora Finansowego w danym kraju
oraz wszyscy pracownicy dokonujący wpisów w księgach finansowych (księgach ustawowych i
zarządczych, rejestrach wyników KPI)
przez TNT, w tym m.in. (potencjalni) klienci, dostawcy, podwykonawcy, konsultanci, partnerzy,
22
Urzędnik – każda osoba pracująca w charakterze urzędowym na rzecz lub w imieniu podmiotów
rządowych lub przez nie kontrolowanych lub agencji, partii politycznych, urzędników partyjnych
i kandydatów politycznych, lub międzynarodowej organizacji publicznej. Obejmuje konsultantów,
którzy obejmują stanowiska rządowe, personel medyczny szpitali publicznych, pracowników
instytucji lub firm będących własnością lub kontrolowanych przez rządy, urzędników partii
politycznych i innych, lub pracowników i urzędników utrzymywanych przez agencje rządowe. Termin
ten obejmuje również urzędników lokalnych, gminnych, wojewódzkich oraz zagranicznych
urzędników rządowych, sił zbrojnych i organów ścigania.
Koszty dochodzenia – koszty poniesione na poczet korzystania z zewnętrznych zasobów badawczych
(takich jak prawnicy, zewnętrznych firm księgowych śledczych, sądowych, itp). To nie obejmuje
kosztów związanych z korzystaniem z zasobów wewnętrznych (np. godzin TNT badacza pracownika /
lotów i kosztów hotelowych), chyba że zostało to wcześnie wyraźnie uzgodnione z zaangażowaną
spółką TNT.
bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: (i) kontroli większości
praw głosów; (ii) zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Generalnych.
Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki
4.1 Stanowisko TNT wobec oszustw, korupcji, przekupstwa i płatności ułatwiających
Oszustwa, korupcja, przekupstwo oraz dokonywanie płatności ułatwiających może poważnie
zaszkodzić reputacji TNT i/lub jej interesariuszy. Powyższe może negatywnie wpłynąć na rentowność
i morale pracowników. Wobec powyższego TNT nie akceptuje Oszustwa, Korupcji, Przekupstwa ani
Płatności Ułatwiających.
TNT wymaga od wszystkich pracowników i osób trzecich, aby ściśle przestrzegać wszystkich
przepisów krajowych i międzynarodowych dotyczących oszustw, korupcji, przekupstwa i / lub
płatności ułatwiających. Należą do nich, ale nie są ograniczone do Konwencji Organizacji Współpracy
Gospodarczej i Rozwoju (OECD) o zwalczaniu przekupstwa, amerykańskiej ustawy o przeciwdziałaniu
zagranicznym praktykom korupcyjnym (FCPA), brytyjskiej ustawy antykorupcyjnej i wszystkich
mających zastosowanie przepisów krajowych.
4.2 Prewencja i kierunek działania kierownictwa wyższego szczebla
Pracownicy TNT są zobowiązani unikać działań, które mogłyby prowadzić do (lub sugerować)
naruszenia Zasad Etyki Biznesu TNT, niniejszej polityki i wszelkich powiązanych polityk (patrz rozdział
5). Zarząd spółek TNT wdroży temat Zasad Etyki Biznesu TNT i powiązanych polityk w coroczny plan
szkoleń jak i w plan podnoszenia świadomości, w celu zapewnienia, że każdy jest świadomy ich
istnienia i obowiązujących przepisów, jak również wszelkich dokonywanych w nich zmian.
Jeśli to możliwe należy wykorzystać centralnie przygotowane materiały szkoleniowe jako wkład
merytoryczny do szkoleń i działań informacyjnych. Listy obecności uczestników szkolenia powinny
być przechowywane lokalnie dla celów kontroli / celów dochodzeniowych. Kierownictwo powinno
również włączyć temat świadomości w tym zakresie w regularną komunikacje z osobami trzecimi
zaangażowanymi przez odpowiednie spółki TNT.
23
Oczekuje się,
naśladowania,
organizacji. Są
zapobieganie
ułatwiających.
że dyrektorzy, menedżerowie i kierownicy zespołów będą stanowić wzór do
jako że ich działania i zachowania nadadzą kierunek naśladowania przez resztę
oni również zobowiązani do podejmowania proaktywnych działań mających na celu
i identyfikację potencjalnych oszustw, korupcji, przekupstwa czy płatności
Kierownictwo powinno regularnie identyfikować i minimalizować ryzyko oszustw, korupcji,
przekupstwa oraz dokonywania płatności ułatwiających. Ponadto kierownictwo zobowiązane jest
zapewnić, że w ramach podległych im struktur, istnieje jasny podział obowiązków i odpowiedzialności
za komunikację Zasad Etyki Biznesu i powiązanych polityk, a także za ich wdrożenie i przestrzeganie
na poziomie lokalnym.
4.3 Wymagania dot. kontroli
W oparciu o zidentyfikowane ryzyko oszustwa, korupcji, przekupstwa bądź płatności ułatwiających,
menedżerowie powinni wdrożyć procesy mające na celu określenie jednolitych czerwonych flag (redflags) powiązanych z powyższymi nadużyciami potencjalnie wpływających na ich obszar
odpowiedzialności. Kontrola powinna odbywać się w trakcie codziennych operacji i stanowić część
normalnej aktywności operacyjnej spółki TNT.
4.4. Wymagania dot. raportowania naruszeń
Wszyscy pracownicy oraz osoby trzecie mają obowiązek wykonywać swoją pracę w sposób etyczny
i zgodnie z prawem, dbając o majątek i reputację TNT. Wszyscy pracownicy i osoby trzecie są
zobowiązani do niezwłocznego zgłoszenia na piśmie wszelkich aktów lub domniemanych aktów
oszustwa, korupcji, przekupstwa lub dokonywania płatności ułatwiających, a wszystkie zgłoszenia
otrzymane przez kierownictwo należy traktować poważnie.
Obowiązek zgłoszenia dotyczy wszystkich aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności
ułatwiających, które pracownik otrzymuje lub jest ich świadomy, w tym również podczas wszelkich
kontroli (np. audyt lub kontrola wewnętrzna, kontrola bezpieczeństwa).
Przy zgłaszaniu aktu oszustwa, korupcji, przekupstwa lub dokonywania płatności ułatwiających,
należy przekazać jak najwięcej szczegółów, w celu zapewnienia właściwego dochodzenie w tej
sprawie. Obejmuje to informacje na temat tego, co się działo, kto jest (wydaje się być) zaangażowany
lub świadomy sytuacji, kiedy i gdzie doszło do korupcji, oszustwa, przekupstwa i płatności
ułatwiających, itd. Dotyczy to również wszelkich dodatkowych dowodów, które mogą być dostępne
w momencie zgłoszenia.
24
4.4.1 Ogólne wymagania
Wszyscy pracownicy oraz osoby trzecie są zobowiązani do niezwłocznego zgłoszenia wszelkich
(podejrzewanych) aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności ułatwiających do Dyrektora
Zarządzającego lub Finansowego odpowiedniej spółki TNT.
Ponadto, jeśli (domniemany) akt dotyczy:



aktu lub podejrzenia aktu korupcji (włączając płatności ułatwiające) i / lub
aktu lub podejrzenia aktu przekupstwa (włączając przekupstwo/korupcję komercyjne)
aktu lub podejrzenia aktu oszustwa, gdzie:
o jedna z osób podejrzanych pełni funkcję menedżera wyższego szczebla i / lub
o jedna z osób obejmuje stanowisko finansowe, które wiąże się z tworzeniem, zatwierdzaniem
lub decydowaniem o wpisach do ksiąg finansowych jakiejkolwiek spółki TNT i / lub
o szacuje się, że wartość nadużycia może przekroczyć 50 000 Euro
należy go pisemnie zgłosić do Działu Etyki w Biznesie TNT w ciągu 48 godzin od odkrycia. Po
otrzymaniu takiego zgłoszenia Dział Etyki w Biznesie zadecyduje o dalszym dochodzeniu zgodnie
z odpowiednimi procedurami Komisji ds. Etyki.
W przypadku gdy naruszenie nie jest objęte powyższymi definicjami, Dyrektor Zarządzający
niezwłocznie zaangażuje lokalny Dział Bezpieczeństwa w celu zbadania naruszenia. W przypadku, gdy
nie ma takiego działu lub w przypadku, gdy Dyrektor Zarządzający i Dyrektor Finansowy są zdania, że
lokalny dział bezpieczeństwa ma potencjalny konflikt interesów i nie może przeprowadzić
postępowania wyjaśniającego w sposób obiektywny i / lub w sposób niezależny, on / ona
niezwłocznie przekażą sprawę do Globalnego Dyrektora ds. Cła I Bezpieczeństwa
Dane kontaktowe:
TNT Business Ethics
Attn. Head of Business Ethics
Taurusavenue 111
2132 LS HOOFDDORP
The Netherlands
E-mail: [email protected]
4.4.2. Zgłaszanie przypadków naruszenia
Jeśli zgłoszenie do Dyrektora Zarządzającego i / lub Dyrektora Finansowego odpowiedniej spółki TNT
nie jest możliwe lub jeśli pracownik lub osoba trzecia nie chce lub z innych powodów nie może tego
zrobić, to taka osoba powinna zwrócić się bezpośrednio do Działu Etyki w Biznesie TNT zgodnie
z polityką TNT Raportowania Naruszeń.
Polityka TNT Raportowanie Naruszeń dostępna jest w ExpressNecie oraz na stronie korporacyjnej
TNT (http://www.tnt.com/corporate).
25
4.4.3. Fałszywe zgłoszenia
TNT nie będzie tolerować celowych fałszywych zgłoszeń aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa czy
dokonywania płatności ułatwiających. W przypadku zgłoszenia naruszenia przez pracownika, który
wie że jest ono fałszywe, pracownik podlegać będzie postępowaniu dyscyplinarnemu, które może się
wiązać z rozwiązaniem stosunku pracy. Fałszywe zgłoszenia przez pracowników lub osoby trzecie,
mogą również prowadzić do wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Pracownik lub osoba
trzecia mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za szkody w stosunku do każdego, kto cierpi
z powodu fałszywego zgłoszenia.
4.5 Postępowanie w przypadku (podejrzenia) naruszenia
W zależności od rodzaju naruszenia (patrz punkt 4.4.1), dokładne dochodzenie ma realizować Dział
Bezpieczeństwa (w przypadku naruszeń, które nie wymagają centralnego zgłaszania i koordynacji) lub
przez Globalny Dział Dochodzeń (w przypadku naruszeń, które wymagają centralnego raportowania
i koordynacji). Ani kierownictwo ani pracownicy nie mają prawa do prowadzenia lub wszczęcia
dochodzenia w sprawie (domniemanych) aktów oszustwa, korupcji, przekupstwa lub płatności
ułatwiających bez uprzedniej pisemnej zgody Radcy Prawnego i / lub Menedżera Etyki w Biznesie.
Odpowiedzialność za prowadzenie dochodzenia oraz za zapewnienie, że prowadzone jest zgodnie z
odpowiednimi wymaganiami prawnymi i uregulowaniami wewnętrznymi należy odpowiednio do
Globalnego Dyrektora ds. Cła i Bezpieczeństwa i Dyrektora Audytu Wewnętrznego i Dochodzeń.
Mogą oni angażować do prowadzonych przez siebie dochodzeń pracowników TNT oraz zewnętrznych
specjalistów. Osoby powołane do prowadzenia dochodzenia w sprawie domniemanego naruszenia
będą miały swobodny i nieograniczony dostęp do wszystkich rejestrów i pomieszczeń spółek TNT.
Uwzględniając (lokalne) ustawodawstwa i wewnętrznie wytyczne, będą mieli prawo do zbadania,
kopiowania i / lub usuwania zawartości posiadanych plików TNT, biurek, szaf, dysków twardych,
telefonów komórkowych, serwerów i innych urządzeń pamięci masowej bez uprzedniej wiedzy
i zgody osób, które wykorzystują lub mają opiekę nad takimi przedmiotami lub obiektami, gdy te
źródła informacji mogą zawierać dowody istotne dla postępowania.
Kierownictwo i pracownicy zobowiązani są do pełnej współpracy i pomagania śledczym i innym
stronom zaangażowanym w zbadanie naruszenia. TNT oczekuje dalej, aby kierownictwo i pracownicy
na wszystkich szczeblach, aby traktowali wszystkie sprawy dotyczące naruszenia poważnie,
z zachowaniem poufności i priorytetowo.
26
4.6 Postępowanie dyscyplinarne
Pracownicy podejrzani o naruszenie nie będą uznawani za winnych dopóki zarzuty czy podejrzenia
nie zostaną udowodnione, a sami pracownicy nie otrzymają możliwości obrony. Aby uniknąć
zaszkodzenia reputacji osób podejrzanych o naruszenie, a które okazały się niewinne, okresowe
i końcowe wyniki badań nie będą ujawniane ani omawiane z nikim poza członkami Komisji ds. Etyki
TNT i kierownikami, na zasadzie wiedzy koniecznej.
W wyniku zakończenia dochodzenia w sprawie zgłoszonego naruszenia, ostateczne wyniki zostaną
sformalizowane w postaci pisemnego sprawozdania z dochodzenia i złożone do Dyrektora
Generalnego odpowiedniej spółki TNT oraz Globalnego Dyrektor ds. Cła i Bezpieczeństwa (dla
dochodzeń, które nie wymagają centralnego dochodzenia lub koordynacji) lub radcy prawnego i / lub
Menedżera ds Etyki w Biznesie (dla dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych centralnie).
Gdzie istotne i wymagane, Komisja ds. Etyki zweryfikuje sprawozdanie z dochodzenia wraz
dostarczonymi przez badaczy dowodami. Po przedstawieniu sprawy oraz, w stosownych przypadkach
po uzyskaniu porady prawnej, Komisja ds. Etyki wyda formalną decyzję dot. szczegółowych sankcji,
cywilnych lub karnych czynności prawnych, wobec sprawców, które należy wyegzekwować i skieruje
sprawę do organów ścigania, jeżeli będzie to wymagane.
Menedżerowie liniowi są odpowiedzialni za podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu
wykonania decyzji Komisji ds. Etyki, a także do podjęcia odpowiednich działań wobec pracowników,
którzy zostali uznani winnymi w wyniku dochodzenia przez Dział Bezpieczeństwa, a których sprawa
nie została przekazana do Komisji ds. Etyki. Odpowiednie postanowienia powinny być dodane do
umów o pracę i lokalnej polityki HR w celu umożliwienia Komisji ds. Etyk podejmowanie decyzji
i wyciągania sankcji dyscyplinarnych w jakiejkolwiek jurysdykcji.
4.7 Koszty dochodzenia
Każda spółka TNT musi ponieść koszty dochodzenia, jak zdefiniowano powyżej, niezależnie od
wyniku. Korzystanie z zasobów zewnętrznych w dochodzeniu wymaga uprzedniego zezwolenia
zgodnie z wewnętrznym Matrycami Autoryzacji.
5. Powiązania z innymi politykami
Niniejsza polityka jest powiązana z następującymi politykami i procedurami TNT:











Zasady Etyki Biznesowej
Raportowanie Naruszeń
Polityka Bezpieczeństwa
Prezenty i Reprezentacja
Konflikt Interesów
Weryfikacja Kandydatów do Pracy
Polityka Zakupów
TNT Policy on Associates
TNT Policy on Expense Claims
TNT Policy on Prevention of Insider Trading
TNT Policy on Enterprise Risk Management
27
TNT.
6. Komunikacja
Dyrektorzy Generalni spółek TNT są odpowiedzialni za zapewnienie precyzyjnego i jednoznacznego
tłumaczenia niniejszego dokumentu. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją angielską,
a tłumaczeniem, wersja angielska będzie rozstrzygająca.
7. Implementacja
Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 25 listopada 2015 roku. Pełna implementacja
niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich
pracowników TNT. Właściciel polityki jest odpowiedzialny za komunikację niniejszej polityki,
udzielanie niezbędnego wsparcia/szkoleń w trakcie wdrażania niniejszej polityki, a następnie
monitorowania zgodności z nią.
28
Konflikt Interesów
(Eng. Conflict of Interest)
29
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
Cele polityki
Zakres
Definicje
Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki
a. Wymagania ogólne
b. Wymagania dot. ujawniania konfliktów interesów
c. Wymagania dot. postępowania w sprawie konfliktu interesu
d. Strony trzecie
2. Komunikacja
3. Implementacja
30
1. Cele polityki
Zasady Etyki Biznesowej (TNT Business Principles) określają sposób w jaki TNT prowadzi swoją
działalność oraz współpracuje ze stronami trzecimi. TNT oczekuje od swoich pracowników, aby
zawsze działali w najlepszym interesie Firmy i jej akcjonariuszy. Zasady Etyki Biznesowej stanowią, iż
pracownicy muszą unikać działań o charakterze osobistym, finansowym i biznesowym, które
powodują lub mogą spowodować konflikt interesów w stosunku do ich obowiązków w TNT lub które
mogą mieć negatywny wpływ na reputację TNT. Pracownicy nie mogą czerpać korzyści biznesowych
przynależnych TNT i mają obowiązek informować kierownictwo o wszelkich zawartych transakcjach
lub zaistniałych związkach, wobec których istnieje uzasadnione podejrzenie, że mogą spowodować
konflikt interesów.
2. Zakres
Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć i
przestrzegać niniejszą politykę.
3. Definicje
bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: (i) kontroli większości
praw głosów; (ii) zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Zarządzających.
Pracownik TNT – każda osoba zatrudniona przez TNT w ramach umowy o pracę na czas określony lub
nieokreślony, jak również osoba pracująca na rzecz TNT zasadach zastępstwa i/lub konsultanta (np.
zatrudnionego przez agencję pośrednictwa pracy)
Konflikt Interesów – sytuacja, która powstaje kiedy pracownik TNT wykorzystuje swój autorytet lub
swoją pozycję w celu: (a) wpływania na decyzje podejmowane w imieniu TNT w sposób pozwalający
na czerpanie nienależnych korzyści osobistych jemu samemu, członkom najbliższej rodziny,
przyjaciołom i bliskim znajomym lub (b) uzyskania nienależnych korzyści osobistych dla siebie (poza
wynagrodzeniem otrzymywanym od TNT) lub członków najbliższej rodziny, przyjaciół oraz bliskich
znajomych.
Członek rodziny – małżonek/małżonka lub partner/partnerka pracownika oraz krewni 1 i 2 stopnia, w
tym m.in.: rodzice, rodzeństwo, dzieci, dziadkowie, wnukowie, ciotki, wujkowie,
bratankowie/siostrzenice oraz krewni małżonka/małżonki/partnera/partnerki pracownika 1 stopnia
(np. rodzice, rodzeństwo, dzieci)
Przyjaciel – osoba, dla której pracownik TNT mógłby, w pewnych okolicznościach, przedłożyć jej
interesy nad interesy TNT.
31
4. Przepisy i odpowiedzialności w ramach polityki
Konflikt interesów może przybierać różne formy. Występuje m.in. wtedy, kiedy interesy osobiste
pracownika TNT, zajmującego stanowisko o charakterze decyzyjnym, wpływają, lub wydaje się, że
mogą wpłynąć na jego ocenę, obiektywność, niezależność lub lojalność wobec TNT. To samo dotyczy
sytuacji, w której działalność lub interes członków rodziny pracownika TNT jest sprzeczny z interesami
TNT.
Istnieją określone sytuacje, w których może mieć miejsce pojawienie się konfliktu interesów, pomimo
jego braku w danej chwili. Taki pozorny konflikt może wyrządzić tyle samo szkody w firmie,
podważając jej wiarygodność i poddając w wątpliwość uczciwość pracownika, całej Grupy TNT lub
pracownika i Grupy. Z tego też powodu ważne jest, aby każdy pracownik osobiście poddając ocenie
sytuację w kontekście konfliktu interesów, brał pod uwagę, jak może być ona postrzegana przez
innych. Należy unikać sytuacji, w których może pojawić się konflikt interesów, jak również dokonywać
rygorystycznej oceny w odniesieniu do okoliczności mogących prowadzić do nieporozumienia, tak
jakby istniało realne zagrożenie wystąpienia konfliktu interesów.
a. WYMAGANIA OGÓLNE
Pracownicy powinni sumiennie wypełniać swoje obowiązki względem pracodawcy oraz nie powinni
dopuścić do sytuacji, aby ich działania poza firmą kolidowały z prawidłowym wywiązywaniem się z
zadań na rzecz TNT.
Członkowie Grupy TNT są zobowiązani do przekazywania informacji o uzasadnionych podejrzeniach
lub o wystąpieniu konfliktu interesów oraz w sytuacjach pojawienia się konfliktu do zaangażowania
się w jego niezwłoczne ujawnienie przełożonemu oraz niedopuszczenie do podejmowania decyzji lub
działań w obszarze, gdzie konflikt został zidentyfikowany lub może wystąpić.
b. WYMAGANIA DOT. UJAWNIANIA KONFLIKTÓW INTERESÓW
Obowiązek ujawnienia (potencjalnych) konfliktów interesów towarzyszy rozpoczęciu procesu
weryfikacji kandydatów do pracy i obowiązuje przez cały okres zatrudnienia w TNT.
Pracownicy TNT są zobowiązani do natychmiastowego zgłoszenia na piśmie bezpośredniemu
przełożonemu każdego konfliktu interesów oraz powstrzymania się od uczestnictwa w procesie
decyzyjnym, związanym ze zgłaszanym konfliktem interesów. Bezpośredni przełożony podejmie
decyzje w sprawie niezbędnych działań i przedstawi je pracownikowi na piśmie.
Następujące sytuacje powinny zostać ujawnione, gdyż mogą powodować konflikt interesów:
•
Jakiekolwiek zaangażowanie się w działalność strony trzeciej w roli członka kierownictwa lub
zarządu, lub podjęcie ustaleń zmierzających do objęcia ww. roli.
32
•
Bezpośredni lub pośredni związek lub interes osobisty pracownika TNT lub członków jego
rodziny z dostawcą, klientem, konkurencją oraz każdą inną organizacją, który mógłby wpłynąć na
ocenę, obiektywność, niezależność lub lojalność pracownika wobec TNT w trakcie wykonywania
przez niego obowiązków lub podejmowania decyzji biznesowych.
•
Członek rodziny, przyjaciel lub jakakolwiek osoba, z którą pracownik TNT pozostaje w
intymnym związku, aplikuje do TNT na stanowisko podległe lub nadrzędne wobec pracownika TNT
oraz sytuacja, w której pracownik TNT jest decyzyjne w kwestii zatrudnienia tej osoby.
•
Związek pomiędzy pracownikami TNT, będącymi członkami rodziny, przyjaciółmi lub
pozostającymi w intymnej relacji, w sytuacji, w której jeden z pracowników zajmuje stanowisko, w
ramach którego podejmuje decyzje w odniesieniu do oceny wyników pracy, zakresu obowiązków,
wynagrodzenia, zwrotu poniesionych kosztów służbowych lub jakiejkolwiek innego zagadnienia z
obszaru HR, dotyczącego pracownika, pozostającego w związku z nim.
•
Każda aktywność podejmowana na rzecz innego przedsiębiorstwa lub instytucji publicznej.
•
Każda sytuacja, w której członek rodziny pracownika TNT jest zatrudniony w firmie będącej
dostawcą, podwykonawcą lub konkurentem TNT jako właściciel, współwłaściciel, pracownik,
konsultant, podwykonawca lub dostawca.
•
Jakakolwiek sytuacja, w której pracownik TNT, członek jego rodziny lub bliscy znajomi czerpią
korzyści, w tym korzyści finansowe, z działalności dostawcy/podwykonawcy TNT lub konkurencji TNT,
niebędącej spółką giełdową.
•
Jakakolwiek inna sytuacja, która może doprowadzić do konfliktu interesu.
Ponadto, Dyrektorzy Generalni oraz Dyrektorzy Finansowi spółek TNT są zobowiązani do ujawnienia
informacji na temat aktywności i relacji, które mogą prowadzić do konfliktu interesów w formie
pisemnego oświadczenia członków zarządu. Każdorazowa zmiana w odniesieniu do ww. aktywności i
relacji wymaga złożenia ponownego oświadczenia w możliwie najkrótszym czasie.
c. WYMAGANIA DOT. POSTĘPOWANIA W SPRAWIE KONFLIKTU INTERESÓW
Kierownicy, którym podwładni zgłosili potencjalny konflikt interesów, mają obowiązek skonsultować
zgłoszenie z przedstawicielem kierownictwa wyższego szczebla oraz działu HR i wspólnie ustalić, czy
kwalifikuje się ono jako konflikt interesów, a jeśli tak, to czy może być tolerowane i pod jakimi
warunkami. Określone warunki powinny być (1) jednoznaczne, tzn. nie powinny pozostawiać żadnego
miejsca do indywidualnej interpretacji (2) chronić interesy TNT (3) zakomunikowane pracownikowi
TNT na piśmie.
d. STRONY TRZECIE
Pracownicy TNT odpowiedzialni za wybór i/lub podpisywanie umów ze stronami trzecimi mają
obowiązek zwracać należytą uwagę, w trakcie procesu wyboru, na ewentualny konflikt interesów.
Ponadto, mają oni zapewnić, iż umowy ze stronami trzecimi zawierają niezbędne zapisy,
zobowiązujące strony trzecie do natychmiastowego ujawnienia konfliktów interesów w trakcie
trwania umowy.
33
TNT.
•
•
Zapobieganie Oszustwom
•
•
Pre-employment Screening
•
Polityka Zakupów
•
•
tłumaczenia niniejszego dokumentu. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją angielską, a
tłumaczeniem, wersja angielska będzie rozstrzygająca.
6. Komunikacja
7. Implementacja
Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 lipca 2015 roku.
Pełna implementacja niniejszej polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem
wszystkich pracowników TNT.
34
Działania Dyscyplinarne
(Eng. Dysciplinary Actions)
35
Cele polityki
Celem polityki jest zapewnienie jednolitego standardu w zakresie działań dyscyplinarnych w
odniesieniu do naruszeń wymienionych w załączonej tabeli.
Założenia polityki
Kodeks Etyki Biznesowej stanowi, że każde naruszenie jego zasad może prowadzić do podjęcia
kroków dyscyplinarnych, zwolnienia i – w przypadku łamania prawa – do sprawy sądowej. W celu
zapewnienia spójności i równości traktowania pracowników Grupy TNT, załączona tabela
powinna stanowić podstawę podejmowania działań dyscyplinarnych w stosunku do wszystkich
dokonujących naruszeń wymienionych w tabeli.
Zakres
Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek i joint venture kontrolowanych przez
TNT na całym świecie i obowiązuje wszystkie zatrudnione w nich osoby.
Wytyczne polityki






Odpowiedzialność za przeprowadzenie badania w danej sprawie została określona w
odpowiednich politykach.
W stosunku do stwierdzonych naruszeń mają zastosowanie odpowiednie działania
wymienione w tabeli
Podejmowane działania dyscyplinarne muszą zawsze pozostawać w zgodzie z lokalnym
prawodawstwem i regulacjami. Wszystkie postępowania dyscyplinarne muszą uwzględniać
lokalne procedury w tym zakresie.
w przypadku, kiedy naruszenie uzasadnia podjęcie innych kroków dyscyplinarnych niż
wymienione w tabeli, Dyrektor ds. Prawości (Group Director Integrity) dokonuje weryfikacji i
ustala z HR właściwe działania.
Załączona tabela podlega weryfikacji i uaktualnieniu o pojawiające się na bieżąco naruszenia.
Katalog narzędzi dyscyplinarnych:
A:Notatka dokumentująca sytuację i podjęte działania lub upomnienie pisemne
B:Pisemna Nagana i obowiązkowe szkolenie w tym zakresie
C:Pisemna Nagana, obowiązkowe szkolenie w tym zakresie i usunięcie z zajmowanego
stanowiska
D:Zwolnienie z pracy
E:Wniesienie sprawy do sądu
(E):Wniesienie sprawy do sądu, o ile jest konieczne i efektywne kosztowo - do decyzji
36
Działania dyscyplinarne
1-wsze wykroczenie
Min
Max
B
D-E
2-gie wykroczenie
Min
Max
D-E
B
D-E
C
D-E
D(E)
Przekupstwo lub korupcja
Niedotrzymanie obowiązku ujawnienia konfliktu interesów
Konflikt interesów
C
A
D(E)
D(E)
D(E)
C
D(E)
Oszustwo
Niestosowne prezenty i programy rozrywkowe
D-E
A
D(E)
C
D(E)
Wewnętrzne transakcje/wewnętrzne informacje
Zasady postępowania w odniesieniu do transakcji i informacji
wewnętrznych
C
D(E)
D(E)
C
D(E)
D(E)
D(E)
B
B
D(E)
D(E)
D(E)
D(E)
Naruszenie
Odniesienie do polityki/procedury
Wykorzystanie procedury raportowania do celowego nękania
innego pracownika lub zamierzone dokumentowanie
nieprawdziwych informacji
Niedbałość skutkująca raportowaniem niewłaściwych danych
finansowych i nie finansowych (bez odpowiedniego
upewnienia )
Wprowadzenie w błąd ( świadome dostarczanie fałszywych
informacji lub oświadczeń)
Łapówka *
Pranie pieniędzy
Odwet/zemsta (w odniesieniu do zgłoszonego naruszenia i
innych sytuacji)
Kradzież majątku firmy
Sprzeniewierzenie majątku firmy
Kradzież informacji
* Łapówka-nielegalna płatność w celu pozyskania kontraktu lub sprzedaży.
Nie jest to równoznaczne z rabatem.
37
D-E
D-E
(Eng. Gifts and Entertainment)
38
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
5.
6.
7.
Cele polityki
Zakres
Definicje
Wymagania i odpowiedzialności
Wymagania ogólne
Wartości maksymalne
Przedstawiciele instytucji publicznych
Sponsoring i donacje
Wymagania dot. rejestrowania prezentów
Powiązania z innymi politykami
Komunikacja
Implementacja
Załącznik: Wartości maksymalne
39
1. Cele polityki
Uzasadnione oraz adekwatne wydatki promocyjne i biznesowe, których celem jest zbudowanie relacji
z klientem, wzmocnienie wizerunku TNT lub oferowanych przez nią usług i produktów są częścią
działalności biznesowej. W praktyce mogą wystąpić różnice w postrzeganiu celu i okoliczności, w
jakich wręczane są prezenty oraz odbywane są spotkania biznesowe. W ocenie niektórych osób
wręczenie prezentu może zostać uznane za próbę przekupstwa, a ponadto prezenty i zaproszenia
mogą wzbudzać podejrzenie potencjalnego konfliktu interesów między pracownikiem i firmą TNT lub
pomiędzy różnymi podmiotami. Ponadto, wartość prezentów i koszty reprezentacji ponoszone przez
TNT powinny być kontrolowane poprzez ustalenie rozsądnych limitów wydatków.
Zasady Etyki Biznesowej stanowią, że pracownicy i współpracownicy firmy powinni unikać
nienależnych korzyści, wynikających z ich pozycji lub powiazań z firmą TNT, w tym także dla członków
ich rodzin. Pracownikom nie wolno przyjmować prezentów lub uczestniczyć w spotkaniach, które
mogłyby spowodować powstanie zobowiązania po stronie pracownika; pod żadnym pozorem
pracownikowi nie wolno oczekiwać, płacić ani przyjmować łapówek.
Celem niniejszej Polityki jest zapobieganie sytuacjom, w których wskutek wręczenia lub przyjęcia
prezentu albo zaproszenia mógłby zostać podważony profesjonalizm pracownika i naruszony interes
firmy.
2. Zakres
Polityka ma zastosowanie do wszystkich spółek TNT. Wszystkie spółki muszą zaadoptować, wdrożyć i
przestrzegać niniejszej polityki.
Polityka ma zastosowanie do prezentów, kosztów reprezentacji, sponsoringu lub darowizn,
oferowanych, przyrzeczonych, otrzymywanych lub wręczanych stronom trzecim, bezpośrednio lub za
pośrednictwem osoby lub podmiotu upoważnionego przez TNT. Prezenty wręczane pracownikom
przez kierownictwo TNT z okazji rocznic pracy/odejścia na emeryturę oraz wydarzenia (np. spotkania
integracyjne) organizowane wyłącznie dla pracowników TNT nie podlegają niniejszej polityce. Nie
podlegają jej również firmowe systemy wynagrodzeń i benefitów.
3. Definicje
bezpośrednio posiada pakiet kontrolny. Pakiet kontrolny oznacza możliwość: kontroli większości
praw głosów; zatrudnienia lub zwolnienia więcej niż połowy Dyrektorów Generalnych.
Prezenty – każda wartość materialna lub niematerialna, w tym napiwek, oferowany, przyrzeczony,
otrzymany lub wręczony stronie trzeciej.
Wydarzenie – podjęcie strony trzeciej przez firmę lub pracownika TNT podczas wydarzenia lub
uczestnictwo pracownika TNT w wydarzeniu sponsorowanym przez stronę trzecią. Wydarzeniem
może być m.in. kolacja, uczestnictwo w imprezie kulturalnej lub sportowej.
40
Darowizna charytatywna – każda suma pieniędzy, prezenty, wpłaty na loterie, zakup biletów wstępu
na wydarzenia charytatywne lub przeznaczenie czasu / zasobów na rzecz organizacji charytatywnej
lub imprezy charytatywnej.
Sponsoring lub darowizna – każda suma pieniędzy, prezenty, wpłaty na loterie, zakup biletów wstępu
na wydarzenia lub przeznaczenie czasu / zasobów na rzecz stron trzecich, innych niż organizacje
charytatywne.
Przedstawiciele instytucji publicznych – każda osoba zatrudniona przez instytucję publiczną lub
kontrolowane przez nią podmioty i agencje, a także partie polityczne oraz ich przedstawiciele,
kandydaci ubiegający się o stanowiska polityczne, w tym w organizacjach międzynarodowych. Do
grupy tej zaliczać się mogą również konsultanci, zatrudnieni przez organizacje rządowe, personel
medyczny w szpitalach publicznych, pracownicy zatrudnieni przez przedsiębiorstwa będące
własnością lub kontrolowane przez instytucje rządowe lub partie polityczne. Do kategorii tej zaliczają
się przedstawiciele administracji samorządowej wszystkich szczebli, wojska i rządów państw trzecich.
4. Wymagania i odpowiedzialności
a. Wymagania ogólne
TNT oczekuje od pracowników wyczucia oraz powściągliwości we wręczaniu, przyrzekaniu i
przyjmowaniu prezentów oraz uczestnictwa w wydarzeniach o charakterze poza biznesowym.
Zwyczaj wręczania prezentów i uczestniczenia w spotkaniach może być odmienny w poszczególnych
krajach, reprezentujących różne kultury, jednak zawsze wręczenie i przyjęcie prezentu lub
zaproszenia musi być zgodne z prawem, nie może naruszać polityki darczyńcy jak i obdarowanego
oraz powinno być zgodne ze standardami etycznymi TNT.
Koszt jakiegokolwiek otrzymanego, przyrzeczonego lub wręczonego prezentu lub zaproszenia do
uczestnictwa w wydarzeniu nie może przekraczać wartości maksymalnych, określonych w punkcie 4.2
oraz opisanych w Załączniku do niniejszej polityki.
Ponadto, należy przestrzegać poniższych wymagań ogólnych:
Prezenty: należy wręczać i przyjmować rozsądne ilości prezentów. Do tej kategorii zaliczyć można
długopisy, koszulki, kubki, modele samolotów, kalendarze z logotypem podmiotu, który obdarowuje
lub jest obdarowywany.
Prezenty cykliczne: inne niż zwyczajowo przyjęte prezenty cykliczne takie jak kalendarz lub notatnik z
logotypem, mogą być, bez względu na ich wartość, postrzegane jako próba wpłynięcia na
obdarowanego i w związku z tym należy ich unikać.
Pieniądze lub ich ekwiwalent: pod żadnym pozorem nie należy oferować, wręczać lub przyjmować
pieniędzy lub ich ekwiwalentu, z wyjątkiem darowizn charytatywnych, o których mowa w niniejszej
polityce. Bony są dopuszczalne, jeśli nie można ich wymienić na gotówkę.
Ubieganie się o prezenty lub zaproszenia na wydarzenia: od klientów lub dostawców nie jest
stosowne i wobec tego zakazane.
41
Zaproszenie na wydarzenie składane przez pracownika TNT: musi co do zasady obejmować
uczestnictwo w wydarzeniu pracownika TNT lub innego przedstawiciela TNT. Jakiekolwiek
odstępstwo od powyższej zasady musi wcześniej zostać pisemnie zaakceptowane przez Dyrektora
Generalnego i Dyrektora Finansowego właściwej spółki TNT.
Przyjęcie przez pracownika TNT zaproszenia na wydarzenie: jest dopuszczalne jeśli wydarzenie
wpisuje się w kontekst biznesowy.
Miejsca o złej reputacji: zabronione jest organizowanie wydarzeń w miejscach mających złą
reputację.
Czas trwania rozrywki: Wydarzenie, którego czas trwania przekracza jeden dzień, lub w którym
uczestniczy partner lub członek rodziny pracownika TNT musi zostać wcześniej zaakceptowane na
piśmie przez Dyrektora Generalnego i Dyrektora Finansowego właściwej spółki TNT. W przypadku
pracowników Biura Głównego dywizji TNT wymagana jest zgoda Dyrektora Zarządzającego oraz
Dyrektora Finansowego Dywizji. Pracownicy Biura Głównego grupy TNT oraz Sieci TNT uzyskują zgodę
Dyrektora Finansowego i właściwego Globalnego Dyrektora Funkcjonalnego.
Przetarg lub negocjacje umowy: oferowanie, obiecywanie, wręczenie lub przyjmowanie jakichkolwiek
prezentów lub zaproszeń na wydarzenia jest zabronione w trakcie negocjacji umów lub procesu
rozstrzygania przetargu. Pracownicy Działu Zakupów są objęci całkowitym zakazem przyjmowania
prezentów, z wyłączeniem zaproszeń na wydarzenia, które organizowane są bezpośrednio przed lub
po spotkaniu biznesowym.
Zaproszenia od dostawców: uczestnictwo w wydarzeniach, np. spotkaniach, konferencjach i
seminariach, na które zapraszają pracownika dostawcy TNT jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu
wyraźnej zgody bezpośredniego przełożonego.
Wydarzenia organizowane przez strony trzecie: wszystkie koszty podróży lub noclegu związane z
uczestnictwem w wydarzeniu organizowanym przez stronę trzecią muszą być opłacane przez TNT, a
nie stronę trzecią.
W sytuacji, w której odmowa przyjęcia prezentu mogłaby urazić lub zawstydzić darczyńcę, co może
mieć miejsce w pewnych kulturach, pracownik może przyjąć prezent w imieniu TNT. W tym
przypadku, prezent należy natychmiast zgłosić Dyrektorowi Generalnemu i Dyrektorowi
Finansowemu, którzy zdecydują o dalszym losie prezentu. Pracownicy Biura Głównego grupy TNT (lub
dywizji TNT) powinni poinformować o prezencie właściwego Dyrektora Finansowego i Globalnego
Dyrektora Funkcjonalnego, którzy zdecydują o dalszym losie prezentu.
Należy unikać proponowania lub przyjmowania prezentów lub zaproszeń, które mogłyby być
postrzegane jako próba wpłynięcia na decyzje biznesowe lub mogłyby oznaczać zaciągnięcie
zobowiązania. W przypadku wątpliwości dot. przyjęcia lub wręczania prezentu lub zaproszenia należy
skonsultować się z lokalnym Radcą Prawnym lub z Głównym Radcą Prawnym (w przypadku braku
lokalnego Radcy). Ponadto, pracownicy TNT są zobowiązani do każdorazowego uzyskania pisemnego
pozwolenia od Dyrektora Generalnego i Dyrektora Finansowego na przyjęcie lub wręczenie albo
przyrzeczenie prezentu lub zaproszenia, które według innych mogłoby być odebrane jako łapówka
lub zdarzenie powodujące konflikt interesów. Pracownicy Biura Głównego oraz Sieci TNT uzyskują
zgodę Dyrektora Finansowego oraz właściwego Globalnego Dyrektora Funkcjonalnego.
42
W trakcie ustalania zasadności przyjmowania lub oferowania albo obiecywania prezentów lub
zaproszeń równie istotna jak wartość prezentu lub zaproszenia jest częstotliwość, kontekst całej
sytuacji oraz tożsamość zaangażowanych stron.
4.2 Wartości maksymalne
Wartości maksymalne prezentów oraz zaproszeń stanowią część niniejszej polityki i będą corocznie
aktualizowane. Wartości maksymalne muszą być akceptowane przez Dyrektora Finansowego (Chief
Financial Officer) i Głównego Radcę Prawnego (General Counsel). Wartości mają być jednolite w całej
grupie TNT i obowiązywać wszystkich pracowników TNT.
Wartości maksymalne zostały określone w Załączniku do niniejszej Polityki i są również publikowane
w ExpressNecie.
Prezenty lub zaproszenia, których wartość przekraczają poziom maksimum powinny zostać wcześniej
zaakceptowane na piśmie przez przełożonego. Pracownicy Biura Głównego grupy TNT oraz Sieci TNT
uzyskują zgodę Dyrektora Finansowego oraz właściwego Globalnego Dyrektora Funkcji.
c. Przedstawiciele administracji publicznej
Prezenty lub zaproszenia oferowane, obiecywane lub wręczane przedstawicielom administracji
publicznej w celu zabezpieczenia współpracy lub uzyskania przewagi konkurencyjnej albo w
wpłynięcia na proces decyzyjny są traktowane jako łapówkarstwo, a tym samym surowo zakazane. To
samo dotyczy drobnych gratyfikacji.
Tam gdzie jest to zgodne z zapisami prawa lokalnego, dopuszczalne są prezenty, takie jak gadżety
TNT, pod warunkiem że są one rozsądne i nie wręczane cyklicznie. W sytuacji, w której przedstawiciel
administracji publicznej oficjalnie reprezentuje klienta TNT, może on zostać zaproszony do
uczestnictwa w wydarzeniu organizowanym przez klienta, pod warunkiem, że wartość zaproszenie
nie przekracza poziomu przewidzianego dla innych uczestników wydarzenia oraz jest ono zgodne z
pozostałymi zapisami niniejszej polityki.
Tam gdzie jest to zgodne z zapisami prawa lokalnego, z wyłączeniem skromnych posiłków
zapewnianych przez stołówkę TNT lub zaproszeń na wydarzenia ujęte w regulacjach prawnych,
prezenty i zaproszenia są dopuszczalne pod warunkiem, że są one: 1) rozsądne pod względem
częstotliwości, ilości oraz ceny; 2) nie przekraczają wartości maksymalnych; 3) pisemnie
zaakceptowane przez właściwego Dyrektora Zarządzającego Dywizji i lokalnego Radcę Prawnego (lub
Głównego Radcę Prawnego) lub Dyrektora Finansowego i Głównego Radcę Prawnego w przypadku
Biura Głównego Grupy i Sieci TNT.
Każdy obiecany lub wręczony przedstawicielowi administracji publicznej prezent lub zaproszenie
musi być wcześniej zaakceptowane na piśmie przez właściwego Dyrektora Zarządzającego Dywizji i
lokalnego Radcę Prawnego (lub Głównego Radcę Prawnego) lub Dyrektora Finansowego i Głównego
Radcę Prawnego w przypadku Biura Głównego Grupy i Sieci TNT.
Niedopuszczalne jest oferowanie, obiecywanie lub wręczanie przedstawicielom administracji
publicznej pieniędzy lub ich ekwiwalentu.
d. Sponsoring i darowizny charytatywne
43
e. Sponsoring i darowizny
Zgodnie z Zasadami Etyki Biznesowej, TNT nie angażuje się politykę. W związku z tym zakazane jest
wręczanie jakichkolwiek prezentów lub zaproszeń partiom politycznym.
Zakazane jest sponsorowanie wewnętrznych wydarzeń TNT przez strony trzecie. Sponsoring
wydarzeń organizowanych przez strony trzecie lub darowizny przekazywane stronom trzecim w
imieniu TNT, wymagają wcześniejszej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego i Dyrektora
Finansowego właściwej spółki TNT.
Sponsoring wydarzeń organizowanych przez strony trzecie oraz darowizny składane na poziomie
Dywizji TNT wymagają wcześniejszej pisemnej zgody właściwego Dyrektora Zarządzającego Dywizji i
Dyrektora Finansowego. Pracownicy Biura Głównego grupy TNT oraz Sieci TNT uzyskują zgodę
Dyrektora Finansowego oraz właściwego Globalnego Dyrektora Funkcji.
f. Darowizny charytatywne
Darowizny charytatywne regulowane są poniższymi zasadami:
• darowizny powinny być przekazywane w sposób jawny i bez nacisków z zewnątrz, np. w formie
jawnej lub domniemanej informacji, że brak darowizny może mieć wpływ na przyszłe relacje
biznesowe i poziom obrotów;
• należy unikać obiecywania, oferowania lub przyjmowania jakichkolwiek darowizn w trakcie trwania
procesu negocjacji;
• należy rozważyć częstotliwość przekazywania darowizn, ponieważ duża częstotliwość może zostać
uznana za podejrzaną, bez względu na faktyczne motywy i intencje;
• należy upewnić się, że podmioty będące beneficjentami darowizn przekazywanych w imieniu TNT
są zarejestrowanymi organizacjami charytatywnymi.
Powyższe zasady dotyczą również wszelkich darowizn przekazywanych przez strony trzecie na rzecz
wybranych organizacji charytatywnych należących do właściwej spółki TNT.
Pracownicy TNT występujący w swoim imieniu mogą ubiegać się, otrzymywać lub wręczać darowizny,
pod warunkiem, że darowizny te nie stanowią (realnego lub potencjalnego) konfliktu interesów,
łapówki lub zaciągają zobowiązanie w imieniu TNT. W przypadku wątpliwości, pracownik jest
zobowiązany do wcześniejszego skonsultowania się z lokalnym Radcą Prawnym (jeśli lokalnie brak
Radcy, właściwy jest Główny Radca Prawny Grupy TNT).
44
4.5. Wymagania dot. rejestrowania prezentów
Wszelkie wydatki związane z prezentami, sponsoringiem, darowiznami charytatywnymi należy
skrupulatnie rejestrować i uwzględniać w sprawozdaniach finansowych i rejestrach TNT.
TNT.
•
•
•
Konflikt Interesów
•
Podróże Służbowe
•
•
Polityka Zakupów
•
Expense Claims
•
•
tłumaczenia niniejszego dokumentu. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją angielską, a
tłumaczeniem, wersja angielska będzie rozstrzygająca.
6. Komunikacja
7. Implementacja
Niniejsza polityka musi zostać wdrożona z dniem 23 lipca 2015 roku. Pełna implementacja niniejszej
polityki oraz zapewnienie zgodności z jej zapisami jest obowiązkiem wszystkich pracowników TNT.
45
ZAŁĄCZNIK: Wartości maksymalne
REGION / KRAJ
PREZENTY
(WARTOŚĆ NA 1 OSOBĘ)
REPREZENTACJA
(WARTOŚĆ NA 1 OSOBĘ PODCZAS 1 WYDARZENIA)
POLSKA
200
200
Wszystkie kwoty wyrażone są w PLN.
46

Kodeks Postępowania w Biznesie

Transkrypt

Podobne dokumenty

TNT Theatre Britain – jesień 2016 W październiku kluczewscy

Upoważnienie do odpraw celnych