Pobierz e-book - Focus Telecom Polska

Wirtualna centrala
telefoniczna!
Niezbędnik nowoczesnego biznesu!
Zatrudniasz nowych pracowników, otwierasz nowy oddział,
zmieniasz siedzibę firmy? Poznaj zalety wirtualnej centrali.
str. 3
str. 9
Start
Nowy oddział,
siedziba, nowi pracownicy
str. 1
Rozwiązanie
wirtualna centrala
str. 8
Korzyści z wyboru
centrali wirtualnej
Różnice w strukturze
centrali stacjonarnej i wirtualnej
Jak wybrać
odpowiednią centralę wirtualną?
str. 16
str. 14
Kluczem do sukcesu rynkowego jest
elastyczność przedsiębiorstwa,
czyli możliwość szybkiego rozwoju, a czasem redukcji zasobów.
Największym wrogiem elastyczności
są wysokie koszty stałe,
na które w dużej mierze składają się wydatki na zakup i utrzymanie infrastruktury w firmie.
Jak można je zminimalizować,
zwiększając jednocześnie komfort pracy i wydajność biznesu?
WIRTUALNA CENTRALA
1
Jednym z rozwiązań jest wykorzystanie
wirtualnej centrali telefonicznej,
przynoszącej oszczędności finansowe i czasowe oraz ułatwiającej organizację pracy w firmie.
W momencie rozwoju, zatrudniania dodatkowych pracowników, otwierania nowych oddziałów, czy
przeprowadzek jest to narzędzie umożliwiające dokonanie zmian szybko i przy niskich kosztach.
Wirtualna
centrala
WIRTUALNA CENTRALA
2
Nowy oddział, siedziba, nowi pracownicy
Nowy oddział?
Decyzja o otwarciu nowego oddziału firmy napawa zarząd dumą i
entuzjazmem, zaś dział IT… obawami związanymi z ilością pracy
przy zakupie i instalacji nowej centrali telefonicznej oraz przy
modyfikacji w istniejącej infrastrukturze.
WIRTUALNA CENTRALA
3
Nowy oddział?
• nowy oddział z nową stacjonarną centralą telefoniczną, to nowe
wydatki na sprzęt, jego instalację i utrzymanie, a także często
na doprowadzenie łącza telekomunikacyjnego oraz
na okablowanie oddziału przewodami telefonicznymi, lub - jeśli takie są
dostępne - zwykle niezbędnymi przemieszczeniami gniazdek.
• nowy oddział ze stacjonarną centralą telefoniczną to także nowe
wydatki administracyjne, związane z koniecznością zarządzania
relacjami (i fakturami!) z szeregiem dostawców:
• samego sprzętu,
• usług telekomunikacyjnych,
• oprogramowania (i jego aktualizacji),
• wsparcia technicznego,
• zasilania dla centrali,
• wydzielonego miejsca dla centrali.
Nowa siedziba?
WIRTUALNA CENTRALA
4
Nowa siedziba?
Przeprowadzka do nowej siedziby, przy centrali stacjonarnej, to często
naprawdę ciężki okres dla działu IT. Problemy administracyjne ograniczają
się do trudności z przenoszeniem numerów stacjonarnych, często dość
uciążliwych. Sprawy sprzętowe zaczynają się od oceny stanu
okablowania nowego budynku. Czy znajduje się w nim tradycyjna
infrastruktura telefoniczna? Czy jest sprawna? W których miejscach trzeba
wymienić lub przemieścić przewody? I wreszcie samo przenoszenie
telefonów - oznaczanie poszczególnych urządzeń, oznaczanie
przyporządkowanych do nich kabli, instalacja na miejscu z nieodłącznymi
zgubami i pomyłkami… Dość częsty moment, gdy uwagę działów IT
przykuwają rozwiązania wirtualne.
Zwiększenie zatrudnienia?
WIRTUALNA CENTRALA
5
Zwiększenie
zatrudnienia?
Zwiększenie zatrudnienia w dotychczasowej siedzibie
oznacza często konieczność wymiany lub
kosztownej modernizacji
stacjonarnej centrali telefonicznej.
Praca zdalna?
WIRTUALNA CENTRALA
6
Praca zdalna?
Przy wykorzystaniu centrali stacjonarnej, pracownicy
nie mogą wykorzystywać firmowych
numerów stacjonarnych poza biurem.
Jest to poważna przeszkoda przy pracy zdalnej oraz w przypadku
pracowników, których obowiązki zawierają w sobie częste podróże.
Dla tej grupy znacznie lepszym pomysłem jest korzystanie przez firmę
z komunikacji VoIP, dzięki której numery stacjonarne są w każdym miejscu
na globie, w którym jest dostęp do Internetu.
Rozwiązanie
WIRTUALNA CENTRALA
7
ROZWIĄZANIE
wirtualna centrala
Czyli inaczej virtual PBX, hosted PBX lub cloud PBX.
Innymi słowy obecnie najpopularniejszy i najszybciej
rozwijający się system firmowych central telefonicznych.
WIRTUALNA CENTRALA
8
KORZYŚCI Z WYBORU
centrali wirtualnej
OSZCZĘDNOŚĆ
PIENIĘDZY
OSZCZĘDNOŚĆ
CZASU
UŁATWIENIA
W BIZNESIE
WYGODA
WIRTUALNA CENTRALA
9
OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY
• Oszczędności w stosunku do kosztów
komunikacji telefonicznej przy tradycyjnej
stacjonarnej centrali wynoszą
od 50 do 85%
(wg badań dostawców urządzeń telekomunikacyjnych)
• oszczędność na starcie - bez wydatków na zakup
fizycznej centrali do głównej siedziby
WIRTUALNA CENTRALA
10
OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY
oszczędność w użytkowaniu
- bez wydatków na:
połączenia między
oddziałami
- przy wykorzystaniu
skróconych numerów,
połączenia między
oddziałami, nawet
położonymi na innych
kontynentach, ale
podlegającymi jednej centrali
wirtualnej, są bezpłatne,
rozbudowę
- gdy potrzebne są nowe
numery, nie trzeba ponosić
kosztów fizycznej modyfikacji
centrali (zwykle znaczące
wydatki), a jedynie dokupić
odpowiednią liczbę licencji
(kilkakrotnie niższe kwoty niż
w wypadku modyfikacji
centrali stacjonarnej),
modernizację
(przy dzisiejszym tempie
innowacji sprzęt starzeje się
w ciągu dwóch lat),
aktualizacje bądź zakup
nowego oprogramowania,
zasilanie i zabezpieczenia
zasilania dla centrali.
zakup nowych central
- przy nowych oddziałach,
utrzymanie i serwis
(koszty zewnętrznego
serwisu i dedykowanego
pomieszczenia),
WIRTUALNA CENTRALA
11
UŁATWIENIA W BIZNESIE
• Współpraca z jednym dostawcą - usług
telekomunikacyjnych, oprogramowania i wsparcia
technicznego,
• Możliwość odbierania połączeń na firmowe numery
stacjonarne niezależnie od lokalizacji (biuro, dom,
wakacje) - wszędzie, gdzie jest dostęp do Internetu,
• Łatwość zarządzania centralą za pomocą prostego
panelu www i możliwość zdalnego sterowania
(szczególnie istotne w wypadku oddziałów w odległych
lokalizacjach),
• Numeracja telefonów niezależna od lokalizacji
geograficznej,
• Jeden numer dla różnych oddziałów - klient nie musi szukać
numeru do konkretnego oddziału. Dzwoni na wspólny numer,
a następnie jest automatycznie przekierowany do wybranego
oddziału (opcjonalnie),
• Możliwość automatycznych przekierowań między
oddziałami ze względu na godziny pracy lub natężenie zadań gdy dany oddział nie pracuje, następuje przekierowanie do
oddziału czynnego. Podobnie, gdy w jednym oddziale jest duże
natężenie pracy, obsługę klienta przejmuje inny oddział.
WIRTUALNA CENTRALA
12
OSZCZĘDNOŚĆ CZASU
• Instalacja centrali wirtualnej to kwestia godzin. Instalacja
centrali stacjonarnej oraz urządzeń końcowych (np. w
wypadku przeprowadzki czy nowego oddziału) często
zajmuje kilka dni,
• Modernizacje niezbędne przy centralach fizycznych
oznaczają przerwy w użytkowaniu centrali,
• Dział IT może skoncentrować swoje wysiłki na strategicznych
innowacjach oraz szkoleniach zamiast zajmować się
utrzymaniem sprzętu,
WYGODA
• Dostawca centrali odpowiada za wszystkie techniczne
aspekty jej funkcjonowania oraz jej rozwój. Dbałość o
utrzymanie, modernizację i rozbudowę infrastruktury oraz
adaptacje i aktualizacje oprogramowania pozostają po jego
stronie. Twoja Firma może skoncentrować się na swojej
podstawowej działalności.
WIRTUALNA CENTRALA
13
RÓŻNICE W STRUKTURZE
CENTRALI STACJONARNEJ
ORGANIZACJA
ODDZIAŁ 1
I
CENTRALI WIRTUALNEJ
ODDZIAŁ 1
ORGANIZACJA
Centrala
telefoniczna
Tradycyjny operator
telekomunikacyjny
ISDN
Łącze do operatora
telekomunikacyjnego
Internet
VPN
Internet
Tradycyjny operator
telekomunikacyjny
ODDZIAŁ 2
Wirtualna
centrala
Serwer 1 VPBX
ODDZIAŁ 2
Serwer 2 VPBX
Centrala
telefoniczna
ISDN
Łącze do operatora
telekomunikacyjnego
Internet
VPN
Internet
WIRTUALNA CENTRALA
14
KOSZTY UŻYTKOWANIA
CENTRAL TELEFONICZNYCH
CENTRALI STACJONARNEJ
• prąd do centrali
• kolokacja
• awaryjność (1 urządzenie)
• 2 kable do każdego biurka
(telefon + Internet)
• opłata za łącze telefoniczne
• wysokie koszty połączeń
• Internet
CENTRALI WIRTUALNEJ
• Internet
• opłata dla dostawcy wirtualnej centrali
• 1 kabel do biurka (Internet)
WIRTUALNA CENTRALA
15
Jak wybrać
odpowiednią centralę wirtualną?
Segment dostawców wirtualnych PBX rozwija się prężnie,
lecz jakość oferowanych rozwiązań jest bardzo różna.
WIRTUALNA CENTRALA
16
Oto kryteria
właściwego wyboru
kompleksowość
rozwiązania
warto wybrać usługę, która spełni wszystkie potrzeby w
zakresie komunikacji głosowej w firmie.
Oprócz zwykłej obsługi połączeń, będzie zawierać
wielopoziomowy system zapowiedzi głosowych (IVR),
możliwość kolejkowania połączeń, reguły blokowania
numerów, billingi online, przyjazny, łatwy w obsłudze panel
konfiguracji działający na zasadzie „przeciągnij i upuść”
(dostępny w przeglądarce) i inne ważne, określone
indywidualnie, funkcje.
Wszystkie te warunki spełnia wirtualna centrala firmy Focus
Telecom Polska.
WIRTUALNA CENTRALA
17
kompatybilność
rozwiązania
czy centrala łatwo integruje się z firmowym CRM? Czy
zawiera możliwość rozbudowy do poziomu contact center?
Czy można dodać do niej inne moduły komunikacji
biznesowej (np. telemeeting i wideokonferencje?)
Odpowiedzi “tak” padają w wypadku wirtualnej centrali
firmy Focus Telecom Polska.
WIRTUALNA CENTRALA
18
własna
technologia
niewielu dostawców wirtualnych central wykorzystuje
własne oprogramowanie, częściej są jedynie pośrednikami
handlowymi. Firma, która bazuje na własnym autorskim
rozwiązaniu, stale je rozwija i jest w stanie szybko
dopasować je do zindywidualizowanych potrzeb
konkretnego odbiorcy. Tak, jak Focus Telecom Polska.
WIRTUALNA CENTRALA
19
7
/
4
2
poziom wsparcia
technicznego
kluczowa jest kompetentna obsługa
dostępna przez całą dobę, w dni robocze,
weekendy i święta i wysokie SLA.
Sprawdź naszych inżynierów wsparcia
technicznego i umów się na spotkanie!
WIRTUALNA CENTRALA
20
Funkcje
naszej wirtualnej centrali
obsługa połączeń
wychodzących
i przychodzących
przekierowanie
połączeń do dowolnej
lokalizacji
przyjazny dla
użytkownika panel
www do zarządzania
usługą
nagrywanie
i archiwizowanie
rozmów
generowanie
billingów, statystyk
i raportów
konfigurowalny system
zapowiedzi głosowych
nieograniczona liczba
numerów wewnętrznych
skrócone numery do
komunikacji wewnętrznej
integracja z istniejącymi
numerami telefonicznymi
tworzenie reguł blokowania
numerów
funkcja
„nie przeszkadzać”
wysyłka i odbiór faksów drogą
elektroniczną
współpraca z dowolnymi
urządzeniami pracującymi w
standardzie SIP
ustawianie prezentacji
numeru dla połączeń
wychodzących
zastrzeżenie prezentacji
numeru dla połączeń
wychodzących
konta użytkowników – różne
poziomy dostępu do danych
autokonfiguracja dla różnych
modeli telefonów
konfigurowalna muzyka na
czekanie (ang. MOH – music
on hold)
grupy pościgowe – cztery
strategie: losowa, liniowa,
grupowa i karuzelowa
możliwość przejęcia
połączenia dzwoniącego na
telefon, przy którym nikogo
nie ma (ang. direct call pickup)
możliwość podłączenia
modułu sekretarskiego i
śledzenia, czy ktoś rozmawia,
czy linia jest wolna (ang. BLF –
busy lamp field)
książka telefoniczna
automatycznie wgrywana do
telefonów z uruchomioną
autokonfiguracją
darmowe połączenia
wewnątrz organizacji i w sieci
operatora Focus Telecom
Polska
import / eksport danych (np.
import książek telefonicznych,
eksport billingów)
poczta głosowa
transfery połączeń
(ang. IVR – interactive
voice response)
WIRTUALNA CENTRALA
21
Nadawanie uprawnień
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
Tworzenie użytkownika
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
WIRTUALNA CENTRALA
22
Panel przekierowań
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
IVR
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
WIRTUALNA CENTRALA
23
Billing
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
Edycja kolejki
Wirtualna centrala Focus Telecom Polska
WIRTUALNA CENTRALA
24
SKONTAKTUJ SIĘ
Z NASZYM EKSPERTEM
Chciałbyś dowiedzieć się jak wirtualna centrala
może pomóc Twojej firmie?
Skontaktuj się z naszym Dyrektorem
ds. Sprzedaży Korporacyjnej,
TOMASZEM PAPROCKIM
Focus Telecom Polska Sp. z o.o.
ul. Ostrobramska 101a
04-041 Warszawa
NIP: 701-01-08-702,
REGON: 141318537
e-mail: [email protected]
infolinia: +48 222 289 289
fax: +48 222 128 615
www.focustelecom.pl
www.focustelecom.pl
WIRTUALNA CENTRALA
25