Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
SO-III.431.20.2014
Łódź, dnia 9 stycznia 2015 r.
Pan
Przemysław Staniszewski
Prezydent Miasta Zgierza
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności
i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.)
zespół kontrolerów w składzie: Pani Bożena Fabiszewska – starszy inspektor wojewódzki
w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Pani Lucyna Janicka – zastępca
kierownika
oddziału
spraw
obywatelskich
w
Wydziale
Spraw
Obywatelskich
i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, Pani Ewa Kazimierczak –
starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi oraz Pani Marta Daszkiewicz-Daniszewska – starszy inspektor
w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego
w Łodzi, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu wydawania
dowodów osobistych przez Prezydenta Miasta Zgierza.
Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w dniach 20 listopada 2014 r.
i 25 listopada 2014 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa
w zakresie wydawania dowodów osobistych zawartych w cytowanej na wstępie ustawie
o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy
w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 30 września 2014 r. W dniach przeprowadzania
kontroli kierownikiem jednostki kontrolowanej była Pani Iwona Małgorzata Wieczorek.
ul. Piotrkowska 103, 90 – 425 ŁÓDŻ
Tel. (42) 664-17-68; Fax (42) 664-17-67
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
W dniu 30 listopada 2014 r. w wyniku wygranej w wyborach samorządowych, Prezydentem
Miasta Zgierza został Pan Przemysław Staniszewski.
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sprawdzenie dokumentacji
zgromadzonej w kopertach dowodowych niezbędnej do wydawania dowodów osobistych,
z uwzględnieniem szczegółowej weryfikacji danych zawartych we wniosku z danymi
wynikającymi z odpisów aktów stanu cywilnego i dokumentów zgromadzonych w kopercie
dowodowej oraz prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Wydawania Dowodów
Osobistych, sprawdzenie sposobu prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych
dowodów osobistych.
Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż zagadnienia
objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o ewidencji
ludności i dowodach osobistych.
Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 224 sztuk dowodów osobistych, co stanowi
4%
ogólnej
liczby
dowodów
osobistych
wydanych
w
kontrolowanym
okresie,
w tym dokumentację dotyczącą 50 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim,
a także 15 kopert dowodowych osób zmarłych.
Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych odpowiada wymogom
określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru
dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych,
ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.) tj. zawiera
wniosek o wydanie dowodu osobistego z załączonymi dwoma fotografiami, formularz
dowodowy, część B formularza zawiera datę i podpis osoby odbierającej dowód osobisty oraz
pozostałe dokumenty składane w celu wydania dowodu osobistego (akt urodzenia bądź
akt małżeństwa). Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami
określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania
oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych (Dz. U. poz. 1475) tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia,
numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego.
W przypadku osób małoletnich powyżej 13 roku życia na wniosku o wydanie dowodu
osobistego znajdował się podpis jednego z rodziców, a małoletni składał podpis zarówno
na wniosku, jak i na formularzu. Wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich
3
poniżej 13 roku życia zawierały podpisy obojga rodziców oraz uzasadnienie co do przyczyny
wydania dokumentu.
Unieważnianie dowodów osobistych z przyczyn i w terminach określonych
w art. 43 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych odbywa się
na bieżąco. We wszystkich zbadanych przypadkach dowody osobiste osób zmarłych
są unieważniane na podstawie aktu zgonu osoby (jako datę unieważnienia wpisywana jest data
zgonu), a dowody osobiste osób, które zgłosiły utratę dokumentu unieważniane są na podstawie
zgłoszenia o utracie dowodu osobistego (w kopercie dowodowej przechowywane są kopie
zaświadczeń o utracie dowodu osobistego). Wezwania z innej gminy do nadesłania koperty
dowodowej są realizowane niezwłocznie, a wezwanie to jest umieszczane w dotychczasowym
miejscu przechowywania koperty, co jest zgodne z § 25 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
Organ gminy prawidłowo wprowadza dane do Systemu Wydawania Dowodów
Osobistych tj. dane znajdujące się w systemie SWDO są zgodne z danymi znajdującymi się
na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Dane osobowe zawarte w części A formularza oraz
skanowaną fotografię i podpis wnioskodawcy organ gminy niezwłocznie przekazuje w drodze
teletransmisji danych, w formie dokumentu elektronicznego, do ministra właściwego do spraw
wewnętrznych w celu wytworzenia dowodu osobistego, co jest zgodne z przepisem § 11 ust. 1
ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r.
Stwierdzono jednakże, iż jedna z osób wykonujących zadania z zakresu dowodów
osobistych nie posiadała upoważnienia kierownika jednostki do dostępu do informacji
niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone”. Z wyjaśnień Naczelnika Wydziału Zarządzania
Bezpieczeństwem Urzędu Miasta Zgierza wynika, iż osoba ta posiada upoważnienie
do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczenie o poufności, wydane po odbyciu
szkolenia przeprowadzonego przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji. W ramach
upoważnienia jest również System Wydawania Dowodów Osobistych (SWDO). Wymieniony
system SWDO nie obsługuje danych niejawnych podlegających Ustawie o ochronie informacji
niejawnych. W związku z tym upoważnienie do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone” (…) jest bezzasadne.
Wojewoda Łódzki pismem z dnia 15 października 2012 r. nr SO-III.622.12.2012,
działając w ramach sprawowanego nadzoru oraz w oparciu o zalecenia Zastępcy Dyrektora
Ewidencji Państwowych i Teleinformatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, poinformował
kierowników jednostek samorządu terytorialnego, iż w dalszym ciągu obowiązują zasady
4
dotyczące posiadania przez pracowników mających dostęp do systemy informatycznego
wspomagania wydawania dowodów osobistych
upoważnień do dokumentów opatrzonych
klauzulą „Zastrzeżone”. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż doszło do uchybienia
polegającego na niezastosowaniu się do zaleceń organu nadzoru. Przyczyną powstawania
uchybienia jest przekonanie o braku konieczności wydania upoważnienia do dostępu
do informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” dla pracownika posiadających dostęp
do systemu teleinformatycznego wspomagania wydawania dowodów osobistych, a osobą
odpowiedzialną kierownik jednostki kontrolowanej.
W dniu 26 listopada 2014 r. Prezydent Miasta Zgierza wydał ww. upoważnienie.
Wobec powyższego działalność organu gminy w zakresie zadań dotyczących dowodów
osobistych oceniam pozytywnie z uchybieniem.
Odstąpiono od zaleceń w kwestii nieposiadania upoważnienia do dostępu do informacji
niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” dla pracownika posiadających dostęp do systemu
teleinformatycznego wspomagania wydawania dowodów osobistych z uwagi na fakt,
iż uchybienie w tym zakresie zostało usunięte w dniu 26 listopada 2014 r. (potwierdzona
za zgodność z oryginałem kopia wskazanego wyżej upoważnienia znajduje się w aktach
kontroli).
Z up. Wojewody Łódzkiego
Monika Skonieczna
Dyrektor Wydziału Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemców