Adnotacja na dowodach księgowych

Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Najczęstszym błędem na kontrolowanych dokumentach jest opisywanie uzasadnienia przez
kierownika jednostki i podpisywanie się pod pieczątką o treści Sprawdzono pod względem
merytorycznym.
Pytanie
Jakie należy stosować adnotacje (pieczątki) na dowodach księgowych, aby były zgodne z
przepisami zarówno ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o finansach publicznych?
Odpowiedź
Każda jednostka ma prawo i obowiązek (art. 10 ustawy o rachunkowości oraz art. 47 ustawy z
30.6.2005 r. o finansach publicznych; Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm., dalej: FinPublU)
ustalenia pewnych specyficznych zasad opisywania i kontroli dowodów księgowych. Wszelkie
ustalenia dotyczące dokonywania adnotacji na dowodach księgowych powinny
zostać określone w dokumentacji zasad rachunkowości i/lub procedurach kontroli finansowej
wprowadzonej w drodze zarządzenia w formie instrukcji, regulaminu, procedury. Należy przy
tym pamiętać o zasadzie czytelności i przejrzystości, m.in. na pierwszej stronie powinien
znaleźć się tylko nadany numer identyfikacyjny dowodu księgowego wraz z datą wpływu do
jednostki, natomiast na odwrocie dowodu umieszczamy ustalone w dokumentacji adnotacje w
formie opisu lub pieczątek.
1 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Uzasadnienie dokonania wydatku opisuje pracownik właściwy rzeczowo, któremu powierzono
obowiązki i na którego nałożono odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej jednostki,
na podstawie art. 44 ust. 2 FinPublU. Działając na podstawie art. 45 ust. 3 pkt 1 FinPublU,
pracownik ten ocenia prawidłowość dokonanego wydatku, jego zgodność z prawem, w tym
zgodność ze statutem jednostki. Właściwy rzeczowo pracownik wykonuje jednocześnie,
zgodnie z art. 47 ust. 2 ust. 1 FinPublU, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań
finansowych. Przy tej ocenie kieruje się zasadami ustalonymi w art. 35 FinPublU (m.in. w
zakresie oszczędności, celowości, zgodności z planem finansowym, przepisami dotyczącymi
rodzaju wydatku, zgodności z wcześniej zawartą umową).
Najczęstszym błędem na kontrolowanych dokumentach jest opisywanie uzasadnienia przez
kierownika jednostki i podpisywanie się pod pieczątką o treści Sprawdzono pod względem
merytorycznym
. Zauważyć
jednak należy, że w przepisach ustawy o finansach publicznych nie wykorzystano słowa
„merytorycznie", tym bardziej, że zgodnie ze słownikiem Wł. Kopalińskiego
meritum
to „właściwa, istotna treść sprawy; zasadniczy przedmiot sprawy (w odróżnieniu od jej cech
formalnych);
dawn.
zasługa; natomiast
merytoryczne
działanie to odnoszące się do meritum". W świetle wskazanych wyżej przepisów ustawy o
finansach publicznych, tzw. kontrola merytoryczna jest pojęciem zbyt wąskim w stosunku do
kontroli zakresu wykonywanej przez pracowników właściwych rzeczowo. Należy jednak
jednocześnie pamiętać o pewnych wyjątkach w tym zakresie, a dotyczących m.in. wyjazdów
służbowych, gdzie celowość wyjazdu ocenia kierownik w chwili podpisania delegacji, a osobą
właściwą do dokonania wstępnej kontroli zgodności tej operacji z planem finansowym oraz
kompletności i rzetelności dokumentów jest główny księgowy, który sprawdza prawidłowość
rozliczenia delegacji.
Pomimo że ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają w
treści przepisów słowa „merytorycznie", to niektóre organy kontrolne wymagają takiego
sformułowania.
2 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Przykładowe uzasadnienie dotyczące zakupu wyposażenia klasopracowni - tablice, krzesła,
ławki, gabloty, może przyjąć formę: Wstępnej oceny zobowiązania dokonano w notatce
służbowej nr ..., na podstawie której zawarto
umowę nr ... z
.... zaangażowaną na koncie 998 w wysokości ...... zł, wydatku dokonano w celu umożliwienia
realizacji zadania: prowadzenia zajęć dydaktycznych. Dostarczone wyposażenie jest zgodne z
treścią umowy i nie stwierdzono jakichkolwiek uszkodzeń. Do wydatku zastosowano art. 4 pkt 8
ustawy - Prawo zamówień publicznych
". Na podstawie takiego opisu wiemy, że przed zawarciem stosownej umowy pracownik dokonał
oceny konieczności wydatku w notatce służbowej. Ponadto zamieścił informacje o zawartej
umowie i jej wartości oraz o koncie pozabilansowym, co pozwala ocenić, czy wydatek będzie
miał skutki tylko w roku bieżącym, czy również w latach następnych. Ustalił, jakiego zadania
dotyczy wydatek i stwierdził, że wartość zobowiązania nie przekroczyła kwoty ustalonej w art. 4
pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych.
Poniżej informacji o uzasadnieniu powinny znaleźć się adnotacje lub pieczątki. W celu
uniknięcia opisanych wyżej kłopotów z kontrolującymi, a jednocześnie spełnienia wymogów
ustawy o finansach publicznych, proponujemy przykładowe warianty treści pieczątki
wykorzystywanej przez pracowników właściwych rzeczowo:
Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budżetowa: dz. ... rozdz. .... § ....
Sprawdzono pod względem merytorycznym, dokonano wstępnej oceny celowości zaciągania
zobowiązań finansowych oraz prawidłowości operacji i jej legalności (z datą i pieczątką imienną
pracownika).
Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budżetowa: dz. ... rozdz. .... § ....,
dokonano merytorycznej oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, w tym z
Prawem zamówień publicznych - art. ............" (z datą i pieczątką imienną pracownika).
3 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Należy pamiętać, że bezcelowe jest kilkukrotne podpisywanie się tej samej osoby na kilku
pieczątkach
. Pracownik czy też kierownik jednostki powinien złożyć tylko
jeden podpis. Zgodnie ze standardami kontroli finansowej, czynności kontrolne powinny być
rozdzielone między pracowników, powinien też zostać zapewniony odpowiedni proces
weryfikacji dokumentów. Szczegółowy zakres kontroli, który potwierdza odpowiedni pracownik
na dokumencie, powinien zostać ustalony w dokumentacji wewnętrznej jednostki tj.:
regulaminie, instrukcji, procedurze.
Kontrola dotycząca zamówień publicznych może być wykonywana przez innego pracownika,
np. specjalistę, wtedy adnotacje mogą przyjąć następującą formę:
Wydatek zrealizowany zgodnie z ustawą z 29.1. 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.
Nr 223, poz. 1655 ze zm.) w trybie: ............................" (z datą i pieczątką imienną pracownika).
Na podstawie art. 4 pkt 8 do wydatku nie stosuje się przepisów ustawy z 29.1.2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz.U. Nr 223, poz. 1655 ze zm.)" (z datą i pieczątką imienną
pracownika).
Główny Księgowy może posługiwać się np. takimi pieczątkami:
4 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów" (z datą i pieczątką imienną
pracownika).
Sprawdzono zgodnie z art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z 30.6.2006 r. o finansach publicznych"
data: ..........................................
pieczątka imienna pracownika: ...........
W przypadku gdy główny księgowy również dekretuje, można stosować pieczęć dekretacyjną:
5 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Symbol podziałki klasyfikacji
Kwota
Konto
zł
gr
W-n
Ma
6 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
7 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
8 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Do wypłaty/zwrotu
9 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Słownie zł/gr ......................................................................................
Dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz
Data ......................., .........................................................................
(
podpis i pieczątka imienna
)
Główny księgowy podpisuje się obok pracownika właściwego rzeczowo.
Ostatnim etapem przed złożeniem przelewu jest zatwierdzenie, dokonywane jednoosobowo,
zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, przez kierownika jednostki. W tym celu
można zastosować następującą treść pieczątki:
10 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Zatwierdzono do wypłaty ze środków: ............................................................................ Kwota:
............................., Słownie: ......................................................................................." (z datą i
pieczątką imienną pracownika).
Po zapłacie na dowodzie należy umieścić formę i datę zapłaty, w celu powiązania dowodu
księgowego z wyciągiem bankowym lub raportem kasowym:
Zapłacono gotówką RK nr .................. przelewem, czekiem nr ..................... (z datą i pieczątką
imienną pracownika).
Zgodnie z art. 44 ust. 2 FinPublU, na dowodzie księgowym mogą składać swoje podpisy
wyłącznie pracownicy jednostki, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki
finansowej, w tym główny księgowy. Z tego wynika, że na dowodzie księgowym podpisują się
przynajmniej 3 osoby:
1. pracownik właściwy rzeczowo,
2. główny księgowy,
3. kierownik jednostki.
Można zadać pytanie, dlaczego aż trzy osoby. Wynika to z faktu, że kierownik jednostki nie jest
w stanie znać się na wszystkich zachodzących w niej procesach. Z tego też powodu zatrudnia
się osoby posiadające odpowiednie kompetencje w zakresie zadań jednostki, w tym tych, które
są niezależne od wykonywanych zadań. Szczególnym pracownikiem jest główny księgowy,
którego zadaniem jest m.in. prowadzenie rachunkowości jednostki i pilnowanie, aby ponoszone
wydatki były zgodne z celami i zadaniami danej jednostki. Kierownik natomiast odpowiada za
11 / 12
Adnotacja na dowodach księgowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
całość gospodarki finansowej, w tym z tytułu nadzoru. Jak wynika z doświadczeń kontrolnych,
zbyt duże skupienie kompetencji w jednym ręku prowadzi niejednokrotnie do nadużyć
finansowych, co potwierdza konieczność wykonywania poszczególnych czynności kontrolnych
przez różne osoby.
12 / 12