INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH

INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN
W PROJEKTACH ZAKWALIFIKOWANYCH DO FINANSOWANIA
w konkursach
OPUS 3, PRELUDIUM 3, SONATA 3, SONATA BIS 1, HARMONIA 3,
MAESTRO 3
(nabory wniosków zamknięte w czerwcu 2012 r. i wrześniu 2012 r.)
Poniżej przedstawione zasady wprowadzania zmian w realizowanych projektach
badawczych w ramach konkursów NCN stanowią materiał pomocniczy dla podmiotów
realizujących projekty, zawierający informacje o przyjętej przez Centrum polityce
i doprecyzowujący zapisy umów w tym zakresie.
Kierownik projektu jest zobowiązany realizować projekt zgodnie z zapisami umowy,
harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, z kosztorysem stanowiącym
załącznik nr 2 do umowy oraz zgodnie z opisami projektu zawartymi we wniosku o jego
finansowanie.
Kierownik projektu, mając na uwadze przyjęty cel i założenia badawcze, może dokonywać
zmian warunków realizacji projektu w następującej formie:
•
•
aneksu do umowy,
za zgodą kierownika jednostki.
1. ANEKS DO UMOWY
1.1.
Zmiana kierownika projektu
UWAGA! Zmiana kierownika projektu może nastąpić wyłącznie w szczególnie
uzasadnionych przypadkach, niemożliwych do przewidzenia na etapie zawierania
umowy.
Wniosek o dokonanie zmiany kierownika projektu, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem
wnioskowanej zmiany, składany jest do NCN przez kierownika projektu oraz kierownika
jednostki. Do wniosku należy dołączyć:
•
•
•
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN:
www.ncn.gov.pl);
ankietę dorobku naukowego kandydata na kierownika projektu, sporządzoną według
schematu wskazanego we wzorze wniosku o finansowanie projektu badawczego;
podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata na kierownika
projektu (wzór zgody dostępny w sekcji „Informacje dla realizujących projekty” na
stronie internetowej Centrum, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji).
1.2.
Zmiana osoby wymienionej w imiennym wykazie osób biorących udział
w realizacji projektu
1
W odniesieniu do konkursów OPUS 3, PRELUDIUM 3, HARMONIA 3: zmiana warunków
realizacji projektu obejmująca zmianę każdej z osób wymienionych w imiennym wykazie
osób biorących udział w realizacji projektu (o którym mowa w par. 3 ust. 1 umowy), dla
których było wymagane sporządzenie ankiety dorobku naukowego.
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składany jest do NCN
przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć:
•
•
•
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN);
ankietę dorobku naukowego kandydata sporządzoną według schematu wskazanego
we wzorze wniosku o finansowanie projektu badawczego;
podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata (wzór zgody
dostępny w sekcji „Informacje dla realizujących projekty” na stronie internetowej NCN,
oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji).
1.3.
Zmiana jednostki realizującej
Wniosek o dokonanie zmiany miejsca realizacji projektu wraz ze
uzasadnieniem składa kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć:
•
•
•
szczegółowym
pozytywną opinię kierownika jednostki realizującej;
pozytywną opinię kierownika jednostki przejmującej realizację projektu;
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN)
zawierającego informacje o:
 wysokości środków finansowych dotychczas otrzymanych przez jednostkę
realizującą,
 wysokości środków niewykorzystanych przez jednostkę realizującą, do
przekazania jednostce przejmującej realizację projektu,
 sposobie zagospodarowania aparatury (ze wskazaniem jednostki na stan
której przechodzi),
 zestawieniu poniesionych kosztów (wzór dostępny w sekcji „Informacje dla
realizujących projekty”) opatrzonym podpisem głównego księgowego jednostki
realizującej,
 kosztorysie projektu.
Opinie kierowników jednostek (realizującej i przejmującej realizacje projektu) mogą być
wyrażone bezpośrednio na wniosku w formie adnotacji wyrażającej pozytywną ocenę
wprowadzanej zmiany lub mogą zostać dołączone oddzielnie.
1.4.
Zmiana terminu zakończenia realizacji projektu
UWAGA! W przypadku przedłużenia czasu
realizacji projektu w konkursach:
SONATA 3, SONATA-BIS 1, MAESTRO 3, ze względu na etapowość realizacji
projektów w ww. konkursach, przed dokonaniem zmian prosimy o kontakt
z opiekunem projektu wskazanym w systemie OSF.
Wniosek o dokonanie zmiany zawierający szczegółowe uzasadnienie składa kierownik
jednostki z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć:
• propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN);
2
•
nowy harmonogram realizacji projektu, jeśli czas realizacji poszczególnych zadań
badawczych ulega zmianie.
Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać najpóźniej
miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu realizacji.
Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów realizacji projektów
wskazano w Załączniku A do niniejszej instrukcji.
1.5.
Zmiana załączników do umowy
Zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być
dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku, którego zmiana dotyczy.
1.5.1. Zmiana kosztorysu projektu – zwiększenie środków finansowych w określonej
pozycji kosztorysu o więcej niż 15 %
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składa kierownik
jednostki wraz z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć:
•
propozycję aneksu (wzory formularzy dostępne na stronie internetowej NCN) wraz
z nowym kosztorysem.
UWAGA:
Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji
projektu.
Należy pamiętać, że zmiana nie wymaga aneksu, w przypadku zwiększenia lub
zmniejszenia wysokości środków finansowych w poszczególnych pozycjach
kosztorysu, jeżeli:
 pozycja, z której następuje przesunięcie, jak i pozycja do której następuje
przesunięcie ulega zmianie o nie więcej niż 15%;
 o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres
realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji.
Jeżeli zmniejszenie lub zwiększenie w danej pozycji kosztorysu następuje więcej niż jeden
raz, przy ustalaniu, czy planowana zmiana wymaga sporządzania aneksu, do wartości
planowanego przesunięcia należy doliczyć wartość przesunięć dokonanych wcześniej.
Granica 15%, jest liczona w stosunku do pierwotnej wartości danej pozycji wskazanej
w kolumnie „Razem” kosztorysu projektu.
1.5.2. Zmiana harmonogramu projektu, w tym modyfikacja nazw zadań badawczych
wnikająca ze zmian o charakterze merytorycznym
Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, składa kierownik
jednostki wraz z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć:
3
•
•
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN) wraz
z nowym harmonogramem;
nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana zadań badawczych i/lub czasu ich realizacji
wpływa na wzrost poszczególnych pozycji kosztorysu o więcej niż 15%, bądź na
wysokość wydatkowanych środków w kolejnych latach realizacji projektu.
1.6.
Zmiana planowanej do zakupienia/wytworzenia aparatury naukowobadawczej
Nie dotyczy konkursu HARMONIA 3.
Należy pamiętać, że:
 w konkursie PRELUDIUM 3 ze środków projektu możliwy jest
zakup
lub
wytworzenie aparatury naukowo- badawczej, której koszt całkowity nie
przekracza 30% wysokości środków projektu.
 w konkursie OPUS 3, SONATA 3, SONATA BIS 1, MAESTRO 3 ze środków
projektu możliwy jest zakup lub wytworzenie aparatury, przy czym koszt
zakupu pojedynczego aparatu naukowo-badawczego nie może przekraczać
wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale Nauk Ścisłych i Technicznych(ST)
i w dziale Nauk o Życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale Nauk Humanistycznych,
Społecznych i o Sztuce (HS).
Wniosek o dokonanie zmiany zawartej w wykazie planowanej do zakupienia lub
wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, o którym mowa w par. 3 ust. 1 umowy, wraz
ze szczegółowym uzasadnieniem, składany jest przez kierownika projektu oraz kierownika
jednostki.
Do wniosku należy dołączyć:
•
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN);
•
nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana wpływa na wzrost poszczególnych kategorii
kosztów o więcej niż 15%, bądź na wysokość wydatkowanych środków w kolejnych
latach realizacji projektu (patrz pkt.1.5.1. niniejszej instrukcji).
UWAGA! Zmiany planowanej do zakupienia aparatury naukowo-badawczej mogą
wpływać na zmianę wysokości kosztów pośrednich w projekcie (wysokość kosztów
pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu).
Uzasadnienie powinno m.in. zawierać informacje dotyczące tego, czy aparaturę
z której się rezygnuje, planuje się zastąpić innym aparatem; dlaczego proponowana
aparatura nie była planowana w pierwotnym wniosku, itp.
Każda zmiana w zakresie kupowanej/wytwarzanej aparatury musi ściśle wiązać się
z zakresem zadań badawczych zaplanowanych w projekcie. Zasadność zakupu nowych
urządzeń zostanie zweryfikowana i będzie uzależniać podpisanie aneksu. W przypadku
stwierdzenia, że środki finansowe przekazane na realizację projektu wykorzystano
nieprawidłowo, jednostka zostanie wezwana do ich zwrotu wraz z odsetkami.
4
1.7. Zmiana warunków realizacji projektu określona w opisach projektu
badawczego, (o których mowa w par. 3 ust.1 umowy), powodująca zmianę
zakresu merytorycznego projektu
Wniosek o dokonanie zmiany umowy, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składany jest
przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki.
Do wniosku należy dołączyć:
•
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN).
2. ZGODA KIEROWNIKA JEDNOSTKI
Każdorazowo w przypadku dokonywania poniższych zmian, zgodnie z zapisami umowy
Jednostka jest zobowiązana do poinformowania Centrum o ich zaistnieniu przez zawarcie
stosownych informacji w najbliższym raporcie rocznym oraz raporcie końcowym; Centrum
zachęca też do przekazywania informacji o dokonywanych zmianach niezwłocznie po ich
wprowadzeniu, w formie kopii zaakceptowanego wniosku kierownika projektu do kierownika
jednostki, co usprawni sprawowanie opieki nad projektem.
2.1
Zwiększenie lub zmniejszenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach
kosztorysu, jeżeli zarówno pozycja, z której następuje przesunięcie, jak
i pozycja, do której następuje przesunięcie ulega zmianie o nie więcej niż 15%,
i o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych, przyznanych na cały
okres realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji.
UWAGA! W trakcie realizacji projektu wysokość kosztów pośrednich nie może
ulec zmianie.
Jeżeli zmniejszenie lub zwiększenie w danej pozycji kosztorysu następuje więcej
niż jeden raz przy ustalaniu czy planowana zmiana wymaga sporządzania
aneksu, do wartości planowanego przesunięcia należy doliczyć wartość
przesunięć dokonanych wcześniej. Granica 15% jest liczona w stosunku do
pierwotnej wartości danej pozycji wskazanej w kolumnie „Razem” kosztorysu
projektu.
2.2
Zwiększenie lub zmniejszenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach
harmonogramu, o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych
przyznanych na cały okres realizacji projektu.
2.3
Zmiana planowanego czasu trwania zadań badawczych,
w harmonogramie, o ile nie ulega zmianie czas realizacji projektu.
2.4
Zmiana dotycząca planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury
naukowo-badawczej (nie dotyczy konkursu HARMONIA 3) zawartej w wykazie
planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, jeżeli
polega ona na:
wskazanych
5
•
•
•
2.5
zakupie dodatkowej, nieplanowanej we wniosku o finansowanie projektu
aparatury naukowo-badawczej, o ile koszt nie przekracza 15 % pierwotnej
kwoty wskazanej w pozycji koszty aparatury (Razem) lub
rezygnacji z części aparatury naukowo-badawczej przewidzianej we
wniosku o finansowanie projektu, o ile koszt aparatury, z której następuje
rezygnacja, nie przekracza 15 % pierwotnej kwoty wskazanej w pozycji
koszty aparatury (Razem) lub
zakupie aparatury naukowo-badawczej wskazanej we wniosku
o finansowanie projektu za kwotę inną niż wskazana we wniosku, jeżeli
różnica w cenie wynika z przyczyn niezależnych od Jednostki i nie
powoduje wzrostu wydatków na aparaturę o więcej niż 15 % pierwotnej
kwoty wskazanej w pozycji koszty aparatury (Razem).
Nieznaczna zmiana warunków realizacji projektu (tj. niepowodująca zmiany
zakresu merytorycznego projektu), określona w opisach projektu, o których mowa
w paragrafie 3 ust.1 umowy.
UWAGA! Jeżeli którakolwiek z wyżej wskazanych zmian powoduje jednocześnie
zmiany wskazane
w punkcie 1,
do jej wprowadzenia wymagane jest
sporządzenie aneksu.
3. INNE ZMIANY
3.1.
Zmiana numeru rachunku bankowego jednostki realizującej
W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego Jednostki, na który przekazywane są
środki finansowe w ramach projektu, należy przesłać pisemną informację o tym zdarzeniu
z podpisem kierownika jednostki.
3.2.
Zmiana zagranicznej instytucji partnerskiej (konkurs HARMONIA 3)
Zmiana instytucji partnerskiej w projektach w ramach konkursu HARMONIA 3 nie będzie
akceptowana przez Centrum.
3.3.
Zmiana adresu jednostki
Kierownik projektu oraz Jednostka zobowiązani są do powiadamiania Centrum o zmianie
swojego adresu w formie pisemnej w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu. W przypadku
braku powiadomienia, o którym mowa powyżej, wszelką korespondencję wysłaną na
dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną.
4. UWAGI KOŃCOWE
6
•
Wniosek o zaakceptowanie zmian warunków realizacji projektu należy składać nie
później niż 3 miesiące przed dniem zakończenia realizacji projektu (za wyjątkiem
wypadków losowych) oraz w terminie 14 dni od dnia zaistnienia przyczyn
powodujących potrzebę zmian. Odstępstwo od tej zasady wymaga dodatkowych
wyjaśnień wskazujących uzasadnione i niezależne od jednostki przyczyny, dla
których dochowanie terminu nie było możliwe.
•
Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać
najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu
realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które
wystąpiły po upływie tego terminu.
•
Propozycje wzorów aneksów zmieniających zapisy umowy w konkretnym
obszarze, umieszczone zostały na stronach internetowych NCN w sekcji „Informacje
dla realizujących projekty”. W przypadku, gdy wnioskowane zmiany dotyczą więcej
niż jednej kwestii, grantobiorca w oparciu o zamieszczone wzory powinien
opracować treść aneksu odzwierciedlającą wszystkie planowane modyfikacje.
Załącznik A - Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów
zakończenia projektów finansowanych w konkursach NCN
A
konkurs
Opus 3
Harm onia 3
Preludium 3
Sonata 3
Sonata Bis 1
Maestro 3
czas trw ania zgodnie z w arunkam i konkursu
12-36 m-cy
nie w ięcej niż 36
m-cy
12-36 m-cy
36-60 m-cy
36-60 m-cy
36-60 m-cy
urlop m acierzyński, dodatkow y urlop
m acierzyński, urlop na w arunkach urlopu
m acierzyńskiego, dodatkow y urlop na
w arunkach urlopu m acierzyńskiego, urlop
ojcow ski, urlop w ychow aw czy
upraw nienia do przedłużenia projektu o okres nie
dłuższy niż 12 m -cy (w e w niosku należy podać
dokładne daty przebyw ania na urlopie)
B
niezdolność do pracy potw ierdzona
zw olnieniem lekarskim spow odow ana
upraw nienia do przedłużenia projektu o okres rów ny
chorobą: trw ającą w sposób nieprzerw any
niezdolności do pracy i nie dłuższy niż 12 m -cy
przez okres dłuższy niż 3 m -ce (w tym
(w ymagane zaśw iadczenie lekarskie określające okres
zw olnienia lekarskie w trakcie ciąży / z tyt.
niezdolności do pracy)
choroby dziecka), lub trw ająca łącznie dłużej niż
6 m -cy w danym roku realizacji projektu
(liczona od m om entu rozpoczęcia projektu)
C
w ystąpienie uzasadnionego przypadku
spow odow anego okolicznościam i
niem ożliw ym i do przew idzenia na etapie
zaw ierania um ow y (inne niż w skazane w pkt A
i B), w tym w ypadki losow e - np.: pow ażne
usterki aparatury, długotrw ałe procedury
przetargow e, opóźnienia ze strony
podw ykonaw ców , kontrahentów i partnerów ;
działanie siły w yższej - w arunki pogodow e,
klęski żyw iołow e, itp.; znaczące zm iany
m erytoryczne w ynikające z odkrycia now ych
ścieżek badaw czych w trakcie realizacji
projektu
upraw nienia do przedłużenia projektu o okres nie
dłuższy niż 12 m -cy po przedstaw ieniu uzasadnienia
opatrzonego podpisem kierow nika projektu i kierow nika
jednostki *
Maksym alny czas przedłużenia (kom binacja
czynników A+B, B+C, A+B+C)
nie w ięcej niż 100% pierw otnego czasu realizacji i
zarazem nie w ięcej niż 24 m-ce.
UWAGA! W przypadku w strzymania finansow ania
projektu - okres na jaki realizacja została w strzymana
w licza się do maksymalnego czasu o jaki dopuszczalne
jest przedłużenie projektu.
W przypadku przedłużania terminu zakończenia realizacji
projektu - ze w zględu na etapow ość realizacji przed
dokonaniem zmian prosimy o kontakt z opiekunem
projektu.
* - przy przedłużeniu czasu realizacji w konkursie Preludium 3 dodatkow o w ymagany podpis opiekuna naukow ego
7
Załącznik B–Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Kierownika/Wykonawcy
podejmującego współpracę w ramach projektu badawczego finansowanego
w konkursach NCN, będącego w trakcie realizacji
Oświadczenie Kierownika Projektu/Wykonawcy 1
Zapoznałam/-em się z wnioskiem o finansowanie oraz umową o realizację i finansowanie
projektu badawczego pt.: ………………………………………..
o nr rejestracyjnym ………………………………………….
Wyrażam zgodę na zamieszczenie moich danych osobowych, przekazanych Narodowemu
Centrum Nauki w związku z udziałem w realizacji w/w projektu, w zbiorze danych
Narodowego Centrum Nauki oraz na przetwarzanie tych danych zgodnie z przepisami
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101,
poz. 926, z późn. zm.).
miejscowość i data:
1
podpis osoby, składającej oświadczenie:
Niewłaściwe skreślić
8