Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach

IDENTYFIKACJA OUTSOURCINGU INFORMATYCZNEGO W JEDNOSTKACH
SAMORZDOWYCH
RYSZARD BUDZIēSKI
AGATA WAWRZYNIAK
Uniwersytet SzczeciĔski
Streszczenie
W artykule zaprezentowany został problem identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządu terytorialnego. Główny nacisk został połoĪony na
prezentacjĊ metod, które w badaniu bĊdą zastosowane. PodjĊto równieĪ próbĊ naszkicowania przyjĊtej procedury badawczej i scharakteryzowano jej etapy.
Słowa kluczowe: outsourcing, usługi informatyczne, jednostki samorządowe, taksonomia rozmyta, teoria zbiorów przybliĪonych
1. Wprowadzenie
Profesjonalne usługi zewnĊtrzne, inaczej nazywane outsourcingiem1, są nowoczesną strategią
zarządzania, która polega na przekazywaniu zadaĔ, funkcji, projektów i procesów, które nie są
związane bezpoĞrednio z podstawową działalnoĞcią danego podmiotu, do realizacji firmie zewnĊtrznej. Podstawową korzyĞcią wynikającą z takiego rozwiązania jest redukcja kosztów, poniewaĪ outsourcing jest stosowany, gdy dostĊpne zasoby zewnĊtrzne są taĔsze od własnych. Istotne są takĪe inne czynniki, takie jak dąĪenie do realizacji usług na najwyĪszym poziomie, specjalizacja pracy, koncentracja na obszarach, w których osiągana jest przewaga konkurencyjna oraz
dostĊp do specjalistycznej wiedzy. Jak waĪny jest problem outsourcingu moĪe Ğwiadczyü fakt, Īe z
koniecznoĞci istnienia tego typu usług zdawano sobie sprawĊ juĪ w początkach XX wieku. Znany
wszystkim potentat samochodowy, Henry Ford, juĪ w latach dwudziestych minionego wieku powiedział: " Nastały ciĊĪkie czasy. Ekonomia jest na takim poziomie, na jakim powinna byü, a
konkurencja otacza nas ze wszystkich stron Ğwiata. Zatem jeĞli jest coĞ, czego nie potrafimy zrobiü
wydajniej, taniej i lepiej niĪ nasi konkurenci, nie ma sensu, ĪebyĞmy to robili. PowinniĞmy zatrudniü do wykonania tej pracy kogoĞ, kto zrobi to lepiej". Była to pierwsza definicja outsourcingu.
Pół wieku póĨniej zasada ta stała siĊ mottem ogólnoĞwiatowego rynku2. Obecnie w zasadzie jest
normą, Īe np. małe przedsiĊbiorstwa nie prowadzą samodzielnie ksiĊgowoĞci, ale korzystają z
usług biur rachunkowych.
Outsourcing jako szczególna forma współpracy znalazł swoje poczesne miejsce zwłaszcza na
gruncie IT (technologii informatycznych), jako dziedziny ĞciĞle podlegającej outsourcingowi.
Koszty związane z informatyzacją są zwykle zbyt wysokie aby moĪna było sobie pozwoliü na
własny dział informatyczny (a czĊsto nawet na zatrudnienie pojedynczego informatyka) czy teĪ na
korzystanie z najnowszego oprogramowania wspomagającego prowadzenie działalnoĞci. Rozwią1
Termin outsourcing pochodzi z jĊz. angielskiego i jest skrótem trzech słów: outside-resource-using, co oznacza korzystanie z zewnĊtrznych Ĩródeł.
2
Por. [1, str.40-44].
12
Ryszard BudziĔski, Agata Wawrzyniak
Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych
zaniem tego problemu jest siĊgniĊcie po oferty firm specjalizujących siĊ w Ğwiadczeniu tego typu
usług.
Jednak trzeba siĊ równieĪ liczyü z faktem, iĪ zastosowanie outsourcingu nie koniecznie musi
oznaczaü sukces. Wiele przedsiĊbiorstw chcących rozwiązywaü swoje problemy w ten sposób nie
osiąga spodziewanych rezultatów. Powodem tego moĪe byü brak wytyczonego kierunku i precyzji
w okreĞlaniu realnych celów, a takĪe dąĪenie do nieracjonalnych oszczĊdnoĞci poprzez wybór
usługodawców proponujących najniĪsze ceny, ale nie najwyĪszą jakoĞü. Nasuwają siĊ zatem podstawowe pytania: „Jak korzystaü z outsourcingu, aby zagwarantowaü sobie sukces?” „Czy to siĊ
rzeczywiĞcie opłaca – jak mierzyü efektywnoĞü tego typu przedsiĊwziĊü?” „Czy jest to rozwiązanie dla kaĪdego przedsiĊbiorstwa, niezaleĪnie od jego wielkoĞci i branĪy, w której działa?”
Istnienie tych problemów skłoniło autorów niniejszego artykułu do zajĊcia siĊ tematem outsourcingu informatycznego w odniesieniu do specyficznego rodzaju organizacji, jakim są jednostki
samorządu terytorialnego. Wynika to z faktu istnienia luki badawczej – jak dotąd wszelkie opracowania dotyczące outsourcingu IT dotyczyły jedynie przedsiĊbiorstw. Podstawowymi przesłankami podjĊcia badaĔ były:
− zmiana w podejĞciu do prowadzenia działalnoĞci przez organizacje samorządowe – nie wszystko trzeba realizowaü samodzielnie, moĪna korzystaü z usług specjalistów – jest to efektywniejsze;
− skala, powszechnoĞü i powtarzalnoĞü korzystania z usług outsourcingowych;
− brak opracowanego wzorca obsługi informatycznej dla tego rodzaju organizacji;
− brak sprecyzowanych kryteriów oceny czy dla konkretnej organizacji korzystanie z outsourcingu jest opłacalne.
Celem artykułu jest zaprezentowanie procedury badawczej jaką zaplanowano zastosowaü w
ramach badaĔ dotyczących identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych (Rys.1).
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006
Czy istnieją prawidłowoĞci i podobieĔstwa
w stosowaniu outsourcingu przez organizacje samorządowe?
%
$
'
$
1
,
$
Postawienie problemu
Opracowanie procedury
badawczej
Analiza rynku usług informatycznych
w obsłudze jednostek samorządowych
Klasyfikacja rozmyta organizacji samorządowych w woj.
zachodniopomorskim ze wzglĊdu na poziom korzystania
z outsourcingu
OkreĞlenie kierunków
rozwoju tego typu usług
w regionie
13
Wypracowania wzorca
obsługi informatycznej
dla tego rodzaju organizacji
Badanie ankietowe i analiza
statystyczna uzyskanych danych
Taksonomia rozmyta
Teoria zbiorów przybliĪonych
Rysunek 1. Proponowana procedura badawcza
ħródło: opracowanie własne.
2. Charakterystyka etapów w proponowanej procedurze badawczej
Aby zrealizowaü cel podjĊtych badaĔ, tzn. zidentyfikowaü outsourcing IT w jednostkach samorządu terytorialnego, przyjĊto nastĊpującą procedurĊ badawczą:
- I etap analiza rynku usług informatycznych w obsłudze jednostek samorządowych,
- II etap - klasyfikacja organizacji samorządowych objĊtych badaniem ze wzglĊdu na poziom
korzystania z outsourcingu,
- III etap - wypracowanie wzorca obsługi informatycznej dla tego rodzaju organizacji.
W związku z tym w badaniach zastosowano trzy podstawowe metody:
1. badanie ankietowe,
2. taksonomia rozmyta,
3. teoria zbiorów przybliĪonych.
2.1. Badanie ankietowe i analiza statystyczna rynku usług informatycznych w obsłudze jednostek samorzdowych
Na potrzeby analizy rynku usług informatycznych opracowano kwestionariusz ankietowy
koncentrujący siĊ na:
14
Ryszard BudziĔski, Agata Wawrzyniak
Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych
1. stopniu informatyzacji urzĊdu oraz liczbie zatrudnionych specjalistów z zakresu informatyki,szczegółowych danych dotyczących korzystania przez urząd z usług podmiotów zewnĊtrznych,
3. okreĞleniu czynników decydujących o wyborze dostawców,ocenie jakoĞci realizowanych
przez nich usług.Po zgromadzeniu danych z kwestionariuszy ankietowych dokonano weryfikacji formalnej i merytorycznej zebranego materiału oraz stworzono elektroniczną bazĊ danych. Dane z niej pochodzące stanowiły podstawĊ do wykonania obliczeĔ w oparciu o wybrane
metody analizy iloĞciowej zjawisk i procesów rynkowych, takie jak:
1.
2.
3.
4.
analiza struktury zjawisk rynkowych;
analiza dynamiki;
analiza związków przyczynowo-skutkowych;
analiza rynku w przestrzeni3.
Wyniki obliczeĔ statystycznych posłuĪyły nastĊpnie do sformułowania wniosków dotyczących
stanu przebadanej zbiorowoĞci.
2.2. Klasyfikacja badanych organizacji samorzdowych za pomoc taksonomii rozmytej
Klasyfikacja danych jest procesem, który przypisuje obiekty posiadające wspólne cechy do
okreĞlonych klas. Jest ona jedną z podstawowych operacji wykonywanych na danych zgromadzonych w bazach danych. Bazy danych stanowią czĊsto ogromne kolekcje danych stąd teĪ wynika
duĪe znaczenie odpowiednich, wydajnych metod przeprowadzania klasyfikacji tych danych. Prawidłowo przeprowadzona klasyfikacja pomaga np. odkryü charakterystyki danych w sposób zrozumiały dla uĪytkownika, uogólniaü dane lub teĪ organizowaü dane zgodnie z zakładanymi strukturami zorientowanymi na wiedzĊ. Problem klasyfikacji moĪna widzieü z perspektywy sposobu jej
przeprowadzania. Według [6] i [7] systematykĊ klasyfikacji moĪna przedstawiü w postaci drzewa
reprezentującego róĪne typy klasyfikacji (Rys. 2).
W klasycznym ujĊciu klasyfikacji (taksonomii klasycznej) nastĊpuje podział zbioru ȍ, który
zawiera obiekty O1, O2, ...., ON, opisywane przez cechy diagnostyczne X1, X2, ..., XK, na podzbiory
A1, A2, ...., AP, zwane grupami typologicznymi. Podział powinien byü dokonany w taki sposób,
aby otrzymane grupy w sumie tworzyły zbiór wyjĞciowy ȍ oraz były parami rozłączne. Natomiast
obiekty, które znajdują siĊ w jednym podzbiorze były do siebie jak najbardziej podobne, a obiekty
znajdujące siĊ w róĪnych podzbiorach były do siebie jak najmniej podobne. Konsekwencją takiego
działania mają byü takie grupy typologiczne, w których odległoĞci kaĪdej pary obiektów, które
naleĪą do jednej grupy, były mniejsze od odległoĞci kaĪdej pary obiektów, naleĪących do róĪnych
podzbiorów.4 Jednak w praktyce wystĊpują trudnoĞci związane z przyporządkowaniem obiektów
do okreĞlonej grupy (np. ze wzglĊdu na zbliĪone przeciĊtne róĪnice miĊdzy obiektami). W takiej
sytuacji granice miĊdzy wydzielonymi grupami mogą byü „nieostre” – rozmyte”.
3
4
Por. [3] i [4].
Por. [5, s. 70].
15
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006
KLASYFIKACJE
Nie wykluczajca si
Wykluczajca si
(exclusive)
(nakładające siĊ)
ROZMYTA
(fuzzy)
(overlapping)
Z NADZOREM
(supervised)
BEZ NADZORU
(unsupervised)
HIERARCHICZNA
(hierarchical)
Z PODZIAŁEM
(partional)
Rysunek 2. Systematyka klasyfikacji
ħródło: opracowano na podstawie [6, s. 355].
Twórcą w latach szeĞüdziesiątych teorii zbiorów rozmytych oraz logiki rozmytej jest L. A.
Zadech.5 Podstawowym pojĊciem tej teorii jest zbiór rozmyty, który moĪna zdefiniowaü nastĊpująco: zbiór rozmyty A na uniwersum ȍ jest to zbiór par uporządkowanych ((Oi, fA(Oi)), gdzie Oi∈
ȍ. Odwzorowanie fA(Oi): ȍ→ <0, 1> nazywa siĊ funkcją przynaleĪnoĞci elementu Oi do zbioru
rozmytego A. Zbiór rozmyty moĪna wiec zapisaü nastĊpująco:
(1)
A = (O i f A (O i ))
O i∈ȍ
Dla kaĪdego elementu naleĪącego do uniwersum okreĞlona jest funkcja, która przyjmuje wartoĞci z przedziału <0, 1>. Funkcja ta okreĞla w jakim stopniu element naleĪy do zbioru rozmytego.
Zbiór rozmyty jest uogólnieniem zbioru w zwykłym sensie.
Zagadnienie klasyfikacji rozmytej moĪna przedstawiü nastĊpująco: niech zbiór ȍ zawiera N
obiektów O1, O2, ...., ON. KaĪdy z tych obiektów jest opisywany przez wartoĞci cech diagnostycznych X1, X2, ...., XK, tak, Īe dane są obserwacje xik (i = 1, 2, ..., N, k = 1, 2, ..., K). NaleĪy okreĞliü
na elementach zbioru ȍ rodziny zbiorów rozmytych (klas, grup) A1, A2, ...., AP – gdzie liczba P
jest dana, 1<P<N – tak, aby były spełnione warunki:
− 0 ≤ fip ≤ 1 (i = 1, 2, ..., N, p = 1, 2, ..., P)
(2)
−
P
¦f
ip
=1
(i = 1, 2, ..., N)
p =1
5
Z polskich prac na ten temat naleĪy wymieniü m.in. prace [8] i [9].
(3)
16
Ryszard BudziĔski, Agata Wawrzyniak
Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych
− obiekty o duĪych wartoĞciach funkcji przynaleĪnoĞci do tego samego zbioru rozmytego są
bardzo podobne do siebie, natomiast obiekty odznaczające siĊ duĪymi stopniami przynaleĪnoĞci do róĪnych klas są mało do siebie podobne.
Klasyfikacja rozmyta jest uogólnieniem klasyfikacji zwykłej. Niesie ona ze sobą bogatsze informacje o konfiguracji zbioru obiektów niĪ klasyfikacja zwykła, dziĊki temu naleĪenie do klasy,
jako zmienna zero-jedynkowa (1 - obiekt naleĪy, 0- obiekt nie naleĪy), zostaje zastąpione pojĊciem „przynaleĪnoĞü do klasy”, które formalnie jest przedstawione za pomocą zmiennej ciągłej
przyjmującej wartoĞci z przedziału <0, 1>. Klasyfikacja rozmyta pozwala na bardziej precyzyjny
opis w przypadkach, gdy trudno jednoznacznie sklasyfikowaü obiekty. Ma to miejsce, gdy granice
miĊdzy klasami są „nieostre” lub klasy nie są dobrze separowalne.
W ramach prowadzonych badaĔ zostanie dokonana klasyfikacja rozmyta jednostek samorządowych w województwie zachodniopomorskim ze wzglĊdu na poziom korzystania z zewnĊtrznych usług informatycznych. Pozwoli to na okreĞlenie kierunków rozwoju tego typu usług w danym regionie oraz bĊdzie stanowiü podstawĊ do wypracowania wzorca obsługi informatycznej dla
tych klas organizacji.
2.3. Wnioskowanie ze zbiorów przyblionych
Teoria zbiorów przybliĪonych eliminuje ograniczenia związane z okreĞleniem zbioru kantorowskiego. Klasyczna, (kantorowska) teoria zbiorów zakłada, Īe dowolny element naleĪy lub nie
naleĪy do danego zbioru. W teorii zbiorów przybliĪonych jest to moĪliwe poprzez odrzucenie
wymogu istnienia ĞciĞle okreĞlonych granic zbioru.
CzĊsto celem systemu decyzyjnego opartego na zbiorach przybliĪonych jest poszukiwanie
ukrytych, a wiĊc niejawnych reguł, które legły u podstaw wyboru dokonywanego przez eksperta
(lub ekspertów). Takie procesy wydobywania wiedzy ze zbioru danych okreĞlane są anglojĊzycznymi terminami, które nie mają jeszcze swoich polskich odpowiedników. Są to "knowledge discovery" i "data mining", co moĪna przetłumaczyü jako "odkrywanie wiedzy" i "wydobywanie
reguł".
Autorem koncepcji zbiorów przybliĪonych jest polski profesor Zdzisław Pawlak, który ogłosił
podstawy tej teorii na początku lat osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Teoria ta szeroko upowszechniła siĊ w Ğwiecie naukowym i stanowi obecnie jedną z szybciej rozwijających siĊ metod
sztucznej inteligencji. Teoria zbiorów przybliĪonych umoĪliwia rozwiązywanie rzeczywistych,
trudnych problemów ekonomicznych poprzez znajdowanie powiązaĔ istniejących miĊdzy atrybutami decyzyjnymi, ułatwiając w ten sposób podjĊcie decyzji.
W ramach prowadzonych badaĔ teoria zbiorów przybliĪonych zostanie wykorzystana do
stworzenia bazy reguł, która bĊdzie stanowiü podstawĊ do podjĊcia decyzji o zastosowaniu okreĞlonego typu zewnĊtrznych usług informatycznych w danej organizacji samorządowej. Dane pozyskane w ramach badania ankietowego zostały w poprzednich etapach badania uporządkowane w
postaci elektronicznej tabeli i stanowią pierwotną tabelĊ informacyjną, która nastĊpnie w wyniku
przeprowadzonej dyskretyzacji zostanie przekształcona we wtórną tabelĊ informacyjną. To z kolei
pozwoli wyznaczyü elementarne zbiory warunkowe i koncepty decyzyjne. NastĊpnie podjĊta zostanie próba redukcji zbĊdnych atrybutów warunkowych. Kolejnym etapem badania bĊdzie budowa algorytmu decyzyjnego, który prawdopodobnie bĊdzie musiał zostaü uproszczony poprzez
wyeliminowanie reguł podobnych. W efekcie zostanie otrzymany zbiór reguł tworzących wzorzec
obsługi informatycznej dla jednostek samorządowych (por. Rys. 3).
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006
Pierwotna tabela
informacyjna
Wtórna tabela informacyjna
Stworzenie bazy
reguł decyzyjnych
17
Redukcja iloĞci
atrybutów
Ocena jakoĞci i dokładnoĞci reguł decyzyjnych
Wnioski: stworzenie wzorca
obsługi informatycznej dla
jednostek samorządowych
Rysunek 3. Algorytm działaĔ związanych z wnioskowaniem ze zbiorów przybliĪonych
ħródło: opracowanie własne.
3. Podsumowanie
Przedstawiona procedura badawcza znalazła swoje zastosowanie w badaniach dotyczących
identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych województwa zachodniopomorskiego. Dotychczas zrealizowano I etap badaĔ, tzn. dokonano analizy rynku tych usług.
Badaniem objĊte były wszystkie urzĊdy miejskie, miejsko-wiejskie i wiejskie województwa zachodniopomorskiego (n = 113)6. Badanie ankietowe w formie wywiadu bezpoĞredniego zostało
przeprowadzone w dniach 20.07.2005 – 15.09.2005. Na podstawie uzyskanych danych wykonano
zaplanowane obliczenia statystyczne, które nastĊpnie pozwoliły sformułowaü wnioski o stanie
badanej zbiorowoĞci. Stwierdzono przykładowo, Īe:
− urzĊdy gminne w województwie zachodniopomorskim są dobrze wyposaĪone w komputery,
jeĪeli chodzi o stosunek liczby komputerów do liczby pracowników (wskaĨnik ten wynosi
0,88);
− ogólnie wiĊkszoĞü urzĊdów zatrudnia specjalistów z zakresu informatyki (63,7% wszystkich
gmin), jednak w przypadku urzĊdów w gminach wiejskich sytuacja jest odwrotna (50,9% gmin
wiejskich);
− w wiĊkszoĞci urzĊdów nie ma komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za informatyzacjĊ
(90,3% urzĊdów);
− wiĊkszoĞü badanych urzĊdów korzysta z róĪnych form outsourcingu informatycznego (94%
gmin);
6
Z badania wyłączono Urząd Miasta Szczecina ze wzglĊdu na jego wielkoĞü i przez to trudnoĞü w porównywaniu z innymi
gminami w województwie.
18
Ryszard BudziĔski, Agata Wawrzyniak
Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych
− nie moĪna jednoznacznie stwierdziü, Īe zastosowanie outsourcingu ma wpływ na redukcjĊ
kosztów informatyki w urzĊdach gminnych (outsourcing nie zawsze jest stosowany w celu obniĪenia kosztów);
− najczĊstszymi korzyĞciami ze stosowania outsourcingu stwierdzonymi przez respondentów
była wyĪsza jakoĞü obsługi informatycznej (68,52% wskazaĔ) oraz szybsze i bardziej elastyczne dostosowywanie siĊ do wymagaĔ uĪytkowników (66,67% wskazaĔ);
− wiĊkszoĞü respondentów potwierdziła, Īe zastosowanie outsourcingu podniosło sprawnoĞü
działania urzĊdów (w 83,3% urzĊdów to stwierdzono);
− 61,1% urzĊdów oceniło przebieg współpracy z firmami outsourcingowymi jako dobry.
Zamiarem autorów jest kontynuacja badaĔ związanych z identyfikacją outsourcingu informatycznego w jednostkach samorządowych woj. zachodniopomorskiego w oparciu o zaproponowane
w artykule metody.
Bibliografia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Gay Ch. L., Essinger J., 2002. Outsourcing strategiczny. Oficyna Ekonomiczna Kraków.
Jain A.K., Dubes R.C., 1988. Algotithms for clustering data. Prentice-Hall, Inc., A Division of Simon & Schuster, Englewood Cliffs New Jersey 07632.
Jajuga K., 1984. O sposobach okreĞlania liczby klas w zagadnieniach klasyfikacji i klasyfikacji rozmytej. Prace Nauk. AE we Wrocławiu 262.
Nowak E., 1990. Metody taksonomiczne w klasyfikacji obiektów społecznogospodarczych. PWE Warszawa.
Nycz M., 2003. Klasyfikacja danych w procesie inteligentnego pozyskiwania wiedzy
z baz danych, Pozyskiwanie wiedzy i zarządzanie wiedzą. Praca zbiorowa pod red. Nycz
M. i Owoca M., Wyd. AE we Wrocławiu, Wrocław.
Piegat A., 1999. Modelowanie i sterowanie rozmyte. Akademicka Oficyna Wyd. Exit
Warszawa.
Praca zbiorowa pod red. KĊdzior Z., 2005. Badania rynku – metody i zastosowania, PWE
Warszawa.
Praca zbiorowa pod red. Mruka. H., 2003. Analiza rynku. PWE Warszawa.
Trocki M., 2001. Outsourcing. PWE Warszawa.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ
Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006
IDENTIFICATION OF COMPUTING OUTSOURCING
IN SELF-GOVERNMENT UNITS
Summary
The aim of this paper is the presentation of the problem of outsourcing IT in
units of local self-government. The main stress is laid on the selection of methods,
which will be used in the research (for example questionnaire research, fuzzy taxonomy, theory of rough sets). There is made an attempt to trace out a research procedure and its stages are described.
Keywords: outsourcing, fuzzy taxonomy, theory of rough sets
RYSZARD BUDZIēSKI
e-mail: [email protected]
AGATA WAWRZYNIAK
e-mail: [email protected]
Uniwersytet SzczeciĔski
Instytut Informatyki w Zarządzaniu
ul. Mickiewicza 64
71-101 Szczecin
19