Dokumentowanie prac naukowych w Politechnice Wrocławskiej

SPOTKANIE GRUPY POLBIT 2011
Dokumentowanie prac naukowych w
Politechnice Wrocławskiej
Instrukcja wprowadzania danych w systemie ALEPH
Anna Komperda
BIBLIOTEKA GŁÓWNA I OINT POLITECHNIKI WROCŁAWSKIEJ
WROCŁAW 2011
Spis treści
I.
WSTĘP................................................................................................................3
II.
OPIS BAZY.........................................................................................................3
III.
LOGOWANIE DO SYSTEMU.........................................................................4
IV.
PODSTAWOWE ZASADY NAWIGACJI......................................................4
V.
WPROWADZANIE NOWEGO REKORDU..................................................6
VI.
WPROWADZANIE DANYCH DO OCENY PUBLIKACJI.........................9
VII.
ZAPISYWANIE REKORDU NA SERWERZE............................................10
VIII. SYSTEM KONTROLI I MODYFIKACJI DANYCH .................................11
IX.
RAPORTY, STATYSTYKI, WYKAZY.........................................................12
2
I. WSTĘP
Niniejsze opracowanie przedstawia interfejs systemu DONA-ALEPH - moduł bibliografii, który
służy do gromadzenia i udostępniania informacji o dorobku piśmienniczym pracowników,
doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej.
W instrukcji omówiono sposób nawigacji w module Guy-ALEPH, zastosowanie formatu
MARC21 przy wprowadzaniu poszczególnych rodzajów prac (publikacji i niepublikacji),
wykorzystanie Kartoteki Haseł Wzorcowych, słowników i indeksów, systemu pomocy
kontekstowej, sposoby kontroli bazy oraz wykonywanie przykładowych analiz i statystyk.
Skopiowane ekrany wraz z opisem zadań i kolejnych kroków podejmowanych przy uruchamianiu,
edycji i zapisywaniu rezultatów pozwalają na szybką orientację w systemie.
System działa w oparciu o Zarządzanie JM Rektora, które ustanawia obowiązek zgłaszania prac
do systemu DONA i tryb obiegu dokumentów:
AUTOR
BIBLIOTEKI PWR
RED. NAUK. WYDZ,
BIBLITEKI PWR
OD BG
Opisy prac są tworzone w bibliotekach wydziałów, instytutów i innych jednostek organizacyjnych
- w miejscu pracy autora. Przed przystąpieniem do wprowadzania nowego rekordu, pracownik
dokumentujący ma obowiązek sprawdzenia, czy dana praca nie została już zdokumentowana, w
celu uniknięcia dublowania opisów (min. poprzez słownik tytułów). Na etapie pracy w
jednostkach, po zapisaniu rekordu na serwerze, jest on widoczny dla wszystkich katalogujących w
PWr, ale niewidoczny w Internecie. Osoba dokumentująca dostarcza oryginał lub odbitkę pracy z
podpisaną przez redaktora kartą dokumentacyjną do Oddziału Dokumentacji (OD) Biblioteki
Głównej, który weryfikuje poprawność danych bibliograficznych, bibliometrycznych, kwalifikację
pracy oraz zarządza komputerową bazą dorobku naukowego - DONA. Zadaniem OD jest
kontrola danych bibliograficznych i uzupełnianie danych osobowych w KHW (data urodzenia,
zatrudnienia, powołania na stanowisko itp.), sprawdzenie poprawności wskaźników
naukometrycznych (Lista Filadelfijska, IF, punktacja MNiSW). Po zatwierdzeniu przez OD,
rekord jest widoczny w Internecie i może być modyfikowany tylko za zgodą OD!
II. OPIS BAZY
Moduł bibliografii DONA-ALEPH składa się z:
•
•
Bazy opisów bibliograficznych (techniczna nazwa TUR02),
Kartoteki Haseł Wzorcowych dla nazw osobowych i serii (techniczna nazwa TUR16).
W bazie TUR02 rejestrowane są wszystkie publikacje i prace niepublikowane na podstawie
oryginałów przedstawionych przez autorów, wykonane w okresie zatrudnienia pracownika na
Uczelni lub w innych jednostkach, rozróżniając ich status jako afiliowane lub nieafiliowane na
PWr. Dokumenty źródłowe to wydawnictwa samoistne (monografie, podręczniki, inne książki
naukowe, skrypty, patenty) i niesamoistne (artykuły, rozdziały w książkach, recenzje, referaty,
komunikaty, fragmenty) jak również niepublikacje – rozprawy doktorskie, prace habilitacyjne,
zgłoszenia patentowe, raporty i sprawozdania.
Struktura bazy została oparta na formacie MARC21 i dostosowana do potrzeb specyfiki
rejestrowanych dokumentów. Każdy rodzaj pracy zawiera zestaw pól potrzebnych do
wypełnienia rekordu. Baza zawiera wszystkie rekordy z opisami prac – zarówno aktualnie
udostępnione jak i niewidoczne, tzn. zapisane w bazie, ale przed weryfikacją w OD. Z modułu
katalogowania Guy-ALEPH jest możliwy dostęp do wszystkich rekordów zapisanych w bazie.
Baza (TUR16) zawiera dane osobowe autorów i ujednolicone tytuły serii. Zadaniem osób
dokumentujących w jednostkach jest, w przypadku autorów istniejących w bazie, pobranie ich
3
danych z KHW w celu utworzenia rekordu bibliograficznego. Pozostałe dane osobowe (rok
urodzenia, rok zatrudnienia, powołania na stanowisko, zwolnienia itp. - są uzupełniane i
aktualizowane tylko w Oddziale Dokumentacji BG. W przypadku nowych autorów (spoza PWr),
osoby dokumentujące zakładają rekord KHW z danymi podstawowymi – nazwisko i imię.
Rekordy wzorcowe serii są tworzone w Oddziale Dokumentacji za pomocą formularzy „seria
num.” i „seria nienum.” i w tej postaci są pobierane do pola 440 rekordu bibliograficznego. O ile
nazwy serii brak w KHW, pracownik jednostki organizacyjnej wypełnia pole 490 - forma nie do
wyszukiwania.
III.
LOGOWANIE DO SYSTEMU
Na pulpicie uruchamiamy ikonę MARC Cataloging i wpisujemy nazwę użytkownika i hasło
nadane przez administratora systemu osobom uprawnionym, następnie zatwierdzamy OK:
IV.
PODSTAWOWE ZASADY NAWIGACJI
Ekran 1. Pierwszy ekran po wejściu do systemu.
Nazwa bazy, w której aktualnie pracujemy (TUR02)
W celu wyszukania zapisanych rekordów należy włączyć ikonę lornetki (Ekran 1). Jeżeli znamy
numer systemowy rekordu to można go wpisać w oknie, w lewym górnym rogu ekranu, co
znacznie przyspiesza wyszukiwanie. Korzystanie z wybranych opcji wyszukiwania prezentują
ekrany 2, 3.
Wyszukiwanie istniejących rekordów może być prowadzone przy wykorzystaniu opcji „Szukaj” i
zadawanie zapytań prostych lub złożonych z 48 pól, min.: autor/promotor, data
zdokumentowania (od...do), jednostka organizacyjna, język, klasyfikacja APIN, nr systemowy
rekordu, rok publikacji, seria, tytuł pracy, tytuł źródła, wskaźnik obecności na liście MNiSW, IF,
LF, zasięg pracy, wskaźnik rozpowszechniania i wielu innych.
4
Ekran 2. Przykład dostępnych pól do wyszukiwania.
Moduł katalogowania Guy-ALEPH umożliwia także wyszukiwanie zaawansowane w wielu
dostępnych polach bazy z możliwością zadawania zapytań złożonych za pomocą operatorów
logicznych Boole’a. Poniższy przykład (Ekran 3) prezentuje wyszukiwanie z zapytaniem o liczbę
prac z Impact Factor dla wydziału W03 (Wydz. Chemii), opublikowanych w 2010 r. zawężone do
pytania o wartość 40 pkt. (dla czasopism z listy MNiSW).
Ekran 3. Wyszukiwanie zaawansowane.
W wyniku wyszukiwania otrzymaliśmy liczbę rekordów spełniających powyższe kryteria (4),
które można przeglądać lub modyfikować włączając klawisz „Wyświetl”.
Opcja „Przeglądaj” umożliwia wyszukiwanie rekordów poprzez dostępne indeksy, np.: autorski,
tytułów pracy, cytaty wydawniczej, jednostki organizacyjnej itp. Tryb wyszukiwania „Przeglądaj”
wyświetla listę haseł począwszy od zadanego do szukania. Dzięki opcjom „popraw hasło” i
„popraw widok” możliwa jest szybka korekta, poprawienie hasła skutkuje bowiem poprawieniem
danych we wszystkich wyszukanych rekordach (Ekran 4).
5
Ekran 4. Opcja „Przeglądaj” – wyszukiwanie i korekta rekordów za pomocą indeksów.
V. WPROWADZANIE NOWEGO REKORDU
Dla każdego rodzaju pracy dokumentowanej w bazie DONA został utworzony szablon, który
posiada zestaw wszystkich pól koniecznych do prawidłowego wypełnienia rekordu. Opracowano
szablony dla 24 rodzajów prac występujących w systemie. Struktura szablonu jest oparta na
formacie MARC21 i uzupełniona o pola konieczne do zapisu danych nieuzwględnionych w
formacie.
Podstawą sprawnego wprowadzania danych w systemie rozproszonym (w bibliotekach
jednostek organizacyjnych PWr) jest opracowanie systemu pomocy kontekstowej, czyli
szczegółowej instrukcji wypełniania pól, dostępnej w zakładce „Informacje etykiety” po
otwarciu właściwego szablonu danego rodzaju pracy.
W celu utworzenia nowego rekordu należy:
• sprawdzić czy jesteśmy zalogowani do odpowiedniej bazy, czyli TUR02,
• uruchomić ikonę „otwórz szablon”, która spowoduje wyświetlenie listy szablonów
odpowiadających poszczególnym rodzajom dokumentów,
• wybrać format dla odpowiedniego rodzaju pracy (wszystkie rodzaje prac są ułożone
alfabetycznie: artykuł, doktorat obroniony, habilitacja itp.) i kliknąć w przycisk „otwórz”
(po prawej stronie ekranu),
• wprowadzać dane zgodnie z instrukcjami, które znajdują się w zakładce „Informacje
etykiety”.
6
Ekran 5. Wprowadzanie nowego rekordu.
aktualnie włączona baza (TUR02)
ikona „otwórz szablon”
szablony wybranych rodzajów prac
Ekran 6. Widok ekranu do wprowadzania rekordu.
Zapisz na serwerze
Sprawdź rekord
Zawartość pola wypełniamy, kierując się uwagami zawartymi w polu „Informacje etykiety”.
Możliwe jest pobieranie gotowych elementów opisu dla wybranych pól ze słowników,
indeksów, np. kodów języka, symbolu klasyfikacji, cytaty wydawniczej, jednostki organizacyjnej
itp. W celu wypełnienia pola autorskiego (100 i 700) w rekordzie opisu bibliograficznego dane
pobieramy z KHW (baza TUR16).
7
Ekran 7. Pobieranie nazw osobowych z KHW.
Ekran 8. Struktura rekordu hasła osobowego w KHW.
Jeżeli brak jest danych do pobrania – nowy autor, nowy tytuł serii to otwieramy bazę TUR16
(KHW), wybieramy właściwy szablon dla autora (pracownik PWr, student, doktorant, autor
spoza PWr) lub serii i wprowadzamy dane do właściwych pól. Szablony posiadają zestaw
wszystkich pól koniecznych do prawidłowego wypełnienia rekordu. Szczegółowe instrukcje
wypełniania pól są dostępne po otwarciu szablonu właściwego autora w zakładce „Informacje
etykiety”.
8
Ekran 9. Wprowadzanie nowego autora do KHW.
Rekord KHW – nazwa osobowa zawiera min. informacje o nazwisku i jego wersjach
odrzuconych, jednostkę: wydział, instytut, zakład, katedrę; status, stanowisko, stopień nauk.,
termin zatrudnienia, powołania, zwolnienia, datę urodzenia, liczbę promotorstw doktoratów,
cytowania - ogółem i w ostatnim roku, adres e-mail.
VI. WPROWADZANIE DANYCH DO OCENY PUBLIKACJI
Ekran 10. Pola do oceny publikacji.
W bazie DONA są zamieszczane informacje o obecności na Liście Filadelfijskiej (T), wskaźniku
Impact Factor (T), wartości IF, obecności na liście czasopism MNiSW (T) i wartości punktów
MNiSW. Taki system zapisu danych wartościujących pracę pozwala na zadawanie w bazie pytań
złożonych w oparciu o dodatkowe kryteria - rok opublikowania, jednostkę, autora itp. i
wykonywanie różnych analiz naukometrycznych.
9
VII. ZAPISYWANIE REKORDU NA SERWERZE.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól w formacie przewidzianym dla danego rodzaju
pracy, możemy sprawdzić ich poprawność używając ikony „sprawdź rekord” (Ekran 6). Możemy
otrzymać komunikaty o błędach, tzn. o niewłaściwym wypełnieniu pola lub braku danych w polu
obowiązkowym. Jeżeli tekst komunikatu jest:
• w kolorze zielonym - są to błędy dopuszczalne - możemy zapisać rekord na serwerze,
• w kolorze czerwonym - są to błędy niedopuszczalne, nie mamy możliwości zapisania
rekordu dopóki nie poprawimy błędu.
Ekran 11. Próba zapisania rekordu z błędami.
Po upewnieniu się, że pola są wypełnione prawidłowo zapisujemy rekord, który od tej pory jest
dostępny dla wszystkich osób katalogujących, ale niewidoczny w Internecie!
Z tak przygotowanym rekordem, oryginałami materiałów, kartą dokumentacyjną
wydrukowaną (z systemu) i podpisaną przez redaktora naukowego na wydziale można
zgłaszać się w Oddziale Dokumentacji w celu weryfikacji i zatwierdzenia pracy!
Na stronie WWW bazy DONA oraz dla wszystkich programów statystycznych rekord będzie
widoczny dopiero po weryfikacji w Oddziale Dokumentacji. Wszystkie późniejsze zmiany w
rekordzie będą mogły być wprowadzone tylko za zgodą OD!
10
VIII. SYSTEM KONTROLI I MODYFIKACJI DANYCH
W celu kontroli poprawności wypełniania pól zostały opracowane raporty systemu ALEPH, czyli
programy sprawdzające zgodność danych zawartych w poszczególnych polach, np. błędy logiczne
(sprzeczność między danymi w różnych polach), niezgodność pól z formatem dokumentu, brak
obowiązkowych pól i podpól, błędy w KHW nazw osobowych i serii, kontrola pracowników
dokumentujących - z liczbą i rodzajem wykonanych rekordów w dowolnym okresie.
Ekran 12. Wykaz wybranych raportów kontrolnych.
Ekran 13. Wykonanie raportu „błąd_język_kongr_i_zasięg_nowy_L_publikacje”.
11
Ekran 14. Błąd w rekordzie.
IX.
RAPORTY, STATYSTYKI, WYKAZY
Najważniejszym opracowaniem wykonywanym na podstawie bazy DONA jest „Analiza dorobku
naukowego prac pracowników PWr do roku...”. Jest to ponad 200 stronicowy raport generowany
specjalnym programem Expertus zamówionym w firmie Splendor - systemy informacyjne. Jest on
wykonywany raz w roku i dostarczany władzom Uczelni. Dodatkowo, na bieżąco, możliwe jest
wykonywanie różnego rodzaju analiz ilościowych i rankingów (dorobku autora, jednostek i
uczelni), a także analiz naukometrycznych na podstawie Impact Factor, Listy Filadelfijskiej i
punktacji MNiSW. Podstawowe podsumowania statystyczne (dorobku autora, jednostki, zespołu
badawczego) można wykonywać bezpośrednio na stronie WWW z komputerów sieci PWr.
Pozostałe wykazy, analizy i rankingi tworzone na pełnej bazie (z pracami poufnymi i tajnymi) są
możliwe tylko w Oddziale Dokumentacji i wykonywane na zamówienie władz Uczelni i innych
jednostek - Biura Promocji, czy Działu Badań Naukowych. Analizy te dotyczą, np. liczby prac
jednostek organizacyjnych PWr w dowolnym okresie publikacji lub zdokumentowania, średniej
liczby publikacji dla jednostek (liczba publikacji na liczbę pracowników), prac o zasięgu
międzynarodowym i lokalnym (wg języka dokumentu), liczby publikacji na LF, z IF i listy
czasopism MNiSW, ranking autorów i jednostek z najwyżej ocenianymi pracami wg sumy
punktów i wartości IF, ranking najwyżej ocenianych czasopism, w których publikowali
pracownicy PWr itp.
12
Ekran 15. Dorobek indywidualny autora - podsumowanie statystyczne.
Ekran 16. Dorobek jednostki - publikacje w j. angielskim.
Ekran 17. Publikacje jednostki organizacyjnej wg listy czasopism punktowanych MNiSW
13
Ekran 18. Dorobek Uczelni za 2010 r.
Ekran 19. Przykłady raportów do analiz z wykorzystaniem IF.
14
Ekran 20. Ranking najwyżej ocenianych czasopism, w których publikowali pracownicy
PWr wg wskaźnika IF.
Ekran 21. Ranking autorów - pracowników PWr wg sumy wartości IF.
15
Ekran 22. Analiza publikacji PWr wg obecności na Liście Filadelfijskiej.
Ekran 23. Analiza publikacji PWr wg skali punktów MNiSW.
16