docZasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i
download 
Reklamacja Transkrypt
Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 18/14 Dyrektora Generalnego PUW z dnia 2 września 2014 roku Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu teleinformatycznego oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 1 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 1 Wstęp Celem niniejszego dokumentu jest określenie zasad gospodarowania sprzętem teleinformatycznym w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zwanym dalej Urzędem, dla zapewnienia sprawnej obsługi realizowanych zadań. Dokument określa: • reguły i tryb postępowania w zakresie utrzymywania i rozwoju zasobów teleinformatycznych Urzędu oraz instalacji usług sieciowych, • postępowanie w procesie kasacji wyeksploatowanego sprzętu teleinformatycznego; • zasady ewidencjonowania sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania wykorzystywanego w działalności Urzędu, • zasady odpowiedzialności za powierzony sprzęt teleinformatyczny, • podmioty odpowiedzialne za efektywną gospodarkę zasobami teleinformatycznymi. Dokumenty powiązane z przedmiotem niniejszych uregulowań: • Zarządzenie Nr 97/2005 Wojewody Pomorskiego z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie ustanowienia i wdrożenia w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001: 2001, w szczególności procedury: − P-SZJ/3.2.1 „Nadzór nad infrastrukturą teleinformatyczną“, − P-SZJ/3.5 „Zakupy“, − P-SZJ/3.6.1 „Wydawanie kart elektronicznych (identyfikatora)“, • Zarządzenie Nr 1/11 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku regulaminu pracy, • Zarządzenie Nr 29/2012 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 28 listopada 2012 r. w sprawie powołania Komisji do oceny sprzętu komputerowego i oprogramowania pod kątem przydatności do dalszej eksploatacji oraz Komisji likwidacyjnej zbędnego lub zużytego sprzętu komputerowego 2 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku i oprogramowania pozostających na stanie Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. 2 Definicje Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa o: Urzędzie – należy przez to rozumieć Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku z siedzibami: 80-810 Gdańsk, ul. Okopowa 21/27, 81-472 Gdynia, ul. Legionów 130 i delegaturą w Słupsku, ul. Jana Pawła II 1, Wojewódzkie Centrum Powiadamiania Ratunkowego, 80-251 Gdańsk Wrzeszcz, ul. Sosnowa 2 oraz Terenowe Punkty Paszportowe, Zarządzeniu – należy przez to rozumieć Zarządzenie Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w sprawie określenia zasad ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu teleinformatycznego oraz odpowiedzialności pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, Zasadach – należy przez to rozumieć zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu teleinformatycznego oraz odpowiedzialności pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, określone w załączniku nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w sprawie określenia zasad ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu teleinformatycznego oraz odpowiedzialności pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, sprzęcie teleinformatycznym - należy przez to rozumieć sprzęt, któremu może zostać nadany numer inwentarzowy. Do sprzętu zalicza się urządzenia, które niezależnie od innych urządzeń współpracujących mogą zmieniać swoją lokalizację, posiadać odrębne warunki gwarancyjne i mieć różnych dostawców, w tym: notebook, tablet, serwer, terminal, jednostka centralna, monitor, klawiatura, skaner, drukarka, głośnik, nagrywarka, modem, aktywne i pasywne urządzenia sieciowe; do sprzętu nie zalicza się kabli sieciowych oraz kabli energetycznych, sprzęcie komputerowym – należy przez to rozumieć materialną część komputera, jak np. płyta główna, urządzenia peryferyjne, dysk twardy, monitor, klawiatura, mysz komputerowa, drukarka, skaner, modem, kamera internetowa 3 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku modernizacji – należy przez to rozumieć prace związane z poprawą charakterystyki sprzętu teleinformatycznego; do modernizacji nie zalicza się napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych, usługach sieciowych – należy przez to rozumieć usługi dostępne za pośrednictwem lokalnej sieci komputerowej Urzędu, w tym: dostęp do sieci Internet, poczta elektroniczna, korzystanie z bazy danych Systemu Informacji Prawnej LEX, licencji – należy przez to rozumieć umowę, na podstawie której dysponent programu (licencjodawca) udostępnia danej osobie (licencjobiorcy) program komputerowy w celu jego używania, osoba odpowiedzialna - należy przez to rozumieć użytkownika korzystającego ze sprzętu komputerowego przejętego na podstawie protokołu przekazania sprzętu teleinformatycznego, zatrudnionego w Urzędzie na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru oraz na innej podstawie niż stosunek pracy, użytkowniku – należy przez to rozumieć osobę faktycznie korzystająca ze sprzętu komputerowego, niezależnie od tego, czy jest osobą odpowiedzialną, w tym stażystę i praktykanta, jednostce zewnętrznej - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych, w szczególności jednostkę administracji centralnej lub administracji zespolonej w województwie, z którą zawierane są umowy użyczenia sprzętu teleinformatycznego. 3 Zasady ewidencji sprzętu i oprogramowania Ewidencją objęte są następujące elementy infrastruktury informatycznej: • sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie, • licencje programów komputerowych. Ewidencja sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania i licencji prowadzona jest w formie rejestrów papierowych lub elektronicznych. 3.1 Wykaz rejestrów Dla potrzeb ewidencji i kontroli zasobów teleinformatycznych w Urzędzie prowadzone są następujące rejestry: 4 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku • Ewidencja środków trwałych, prowadzona w Wydziale Administracyjno – Gospodarczym, obejmująca sprzęt teleinformatyczny stanowiący zasoby Urzędu, • Rejestr sprzętu komputerowego i oprogramowania stanowiącego własność Urzędu i wykorzystywanego w Urzędzie, prowadzony w Oddziale ds. Informatyzacji, • Rejestr sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania użyczonego jednostkom zewnętrznym, prowadzony w Oddziale ds. Informatyzacji, • Rejestr sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania użyczonego przez jednostki zewnętrzne, prowadzony w Oddziale ds. Informatyzacji, • Rejestr licencji, prowadzony w Oddziale ds. Informatyzacji, • Rejestr zapotrzebowań na sprzęt teleinformatyczny, modernizację i naprawę sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania i usługi sieciowe, prowadzony w Oddziale ds. Informatyzacji. 3.2 Dokonywanie wpisów, aktualizacja i wykreślanie wpisów z rejestrów a. Zakupionemu sprzętowi teleinformatycznemu nadawany jest numer inwentarzowy (SRT/IN). Nadawanie numeru inwentarzowego, oznakowanie tym numerem sprzętu oraz jego wpisanie do Ewidencji środków trwałych powierza się Oddziałowi Inwestycji i Logistyki Wydziału Administracyjno – Gospodarczego. b. Po przydzieleniu przez przełożonego sprzętu teleinformatycznego, osoba odpowiedzialna wypełnia w 2 egzemplarzach protokół przekazania sprzętu teleinformatycznego, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. Jeden egzemplarz pozostawia się w posiadaniu osoby odpowiedzialnej, który opatrzony podpisem osoby odpowiedzialnej, stanowi potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności za użytkowanie powierzonego sprzętu teleinformatycznego. Drugi egzemplarz protokołu zostaje przekazany przez pracownika Oddziału ds. Informatyzacji po zainstalowaniu sprzętu teleinformatycznego, do Oddziału Inwestycji i Logistyki Wydziału Administracyjno – Gospodarczego, stanowiąc podstawę wprowadzenia do Ewidencji środków trwałych danych osoby odpowiedzialnej. Formularz protokołu przekazania sprzętu w wersji elektronicznej jest zamieszczany na wewnętrznej sieci Urzędu. 5 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku c. W przypadku przekazania sprzętu teleinformatycznego odpowiedzialną innemu użytkownikowi, także w sytuacji przez osobę rozliczania się ze sprzętu teleinformatycznego w związku z zakończeniem zatrudnienia w Urzędzie, postanowienia pkt b stosuje się odpowiednio. d. W przypadku sprzętu komputerowego, po dokonaniu jego instalacji przez pracownika Oddziału ds. Informatyzacji i podłączeniu do wewnętrznej sieci Urzędu, dokonywane jest automatyczne przekazanie danych dotyczących sprzętu do Rejestru sprzętu komputerowego i oprogramowania. Podłączenie do wewnętrznej sieci Urzędu komputerów przenośnych i zalogowanie się osoby odpowiedzialnej/użytkownika do sieci jest dokonywane niezwłocznie po przydzieleniu komputera przenośnego temu użytkownikowi. e. Dane zawarte w Rejestrze sprzętu komputerowego i oprogramowania, także w zakresie użytkownika, są automatycznie aktualizowane po każdym połączeniu się komputera z wewnętrzną siecią Urzędu. f. Dokonywanie wpisu/ wykreślenie wpisu z Rejestru licencji następuje odpowiednio: w przypadku nabycia licencji przez Urząd/ wygaśnięcia licencji, natomiast aktualizacja danych w rejestrze jest dokonywana każdorazowo w sytuacji zmiany warunków licencji. g. Dokonywanie / wykreślenie wpisów w Rejestrze sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania użyczonego jednostkom zewnętrznym oraz Rejestrze sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania użyczonego przez jednostki zewnętrzne następuje odpowiednio po sporządzeniu protokołu zdawczo - odbiorczego, o którym mowa w pkt 8 niniejszych Zasad. h. Wnioski o sprzęt teleinformatyczny, modernizację i naprawę sprzętu teleinformatycznego, instalację oprogramowania i usług sieciowych są wpisywane do Rejestru zapotrzebowań na sprzęt teleinformatyczny, modernizację i naprawę sprzętu teleinformatycznego, oprogramowania i usługi sieciowe, po dokonaniu analizy zasadności wniosku przez Informatyka Wojewódzkiego. i. Dla potrzeb kontroli prawidłowości gospodarowania sprzętem teleinformatycznym w Urzędzie, umożliwia się wgląd pracownikom Oddziału ds. Informatyzacji do danych zawartych w Ewidencji środków trwałych. 6 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku j. Dokumentacja dotycząca sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania wykorzystywanego w Urzędzie, licencji, nośników danych z oprogramowaniem jest przechowywana w Oddziale ds. Informatyzacji. Instrukcje obsługi sprzętu teleinformatycznego, w miarę potrzeby, mogą być przekazywane osobom odpowiedzialnym/użytkownikom. 4 Zakup, modernizacja, naprawa i przemieszczanie teleinformatycznego oraz instalacja usług sieciowych sprzętu a. Zakup sprzętu teleinformatycznego, oprzyrządowania i jego modernizacja, a także zakup licencji programu i zamawianie usług zewnętrznych związanych z infrastrukturą teleinformatyczną i udostępnianie usług sieciowych odbywa się przy współpracy Wydziału Administracyjno – Gospodarczego oraz Oddziału ds. Informatyzacji. b. Szczegółowe zasady dotyczące zakupu, modernizacji i naprawy sprzętu teleinformatycznego oraz instalowania usług sieciowych regulują Procedury ISO: − P-SZJ/3.2.1 „Nadzór na infrastrukturą teleinformatyczną”, − P-SZJ/3.5 „Zakupy”. c. W zakresie procedur zakupu, modernizacji, naprawy sprzętu teleinformatycznego oraz instalacji usług sieciowych ma zastosowanie załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. d. Załącznik, o którym mowa w pkt c zamieszczony jest na stronie wewnętrznej Urzędu. e. Wniosek o otrzymanie, modernizację, naprawę sprzętu teleinformatycznego, instalację oprogramowania lub usług sieciowych, w formie określonej w załączniku nr 1 do niniejszych Zasad, wymaga akceptacji właściwego dyrektora wydziału. f. Wniosek składany jest do Oddziału ds. Informatyzacji. g. W przypadkach wymagających pilnego usunięcia awarii sprzętu teleinformatycznego, wniosek o naprawę sprzętu teleinformatycznego może zostać złożony w formie ustnej lub pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej. 7 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 5 Przekazywanie niesprawnego teleinformatycznego lub bezużytecznego sprzętu a. Sprzęt teleinformatyczny bezużyteczny, niespełniający wymagań systemów teleinformatycznych, niesprawny i nienadający się do naprawy, także w przypadku, gdy koszt możliwej naprawy przewyższałby wartość tego sprzętu oraz sprzęt, który z różnych powodów nie jest wykorzystywany przez nikogo, podlega przekazaniu do Oddziału ds. Informatyzacji. b. Do przekazywania sprzętu niesprawnego i nienadającego się do naprawy, a także sprzętu bezużytecznego, zapisy pkt 3.2 lit. b oraz pkt 7 lit. i niniejszych Zasad stosuje się odpowiednio. 6 Kasacja sprzętu teleinformatycznego a. Sprzęt teleinformatyczny niesprawny i nienadający się do naprawy oraz sprzęt bezużyteczny przekazany do Oddziału ds. Informatyzacji podlega kasacji. b. Szczegółowe tryb kasacji sprzętu teleinformatycznego reguluje Zarządzenie Nr 29/2012 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 28 listopada 2012 r. w sprawie powołania Komisji do oceny sprzętu komputerowego i oprogramowania pod kątem przydatności do dalszej eksploatacji oraz Komisji likwidacyjnej zbędnego lub zużytego sprzętu komputerowego i oprogramowania pozostających na stanie Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego 7 Odpowiedzialność za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie a. Użytkownik odpowiada za stan powierzonego mu sprzętu teleinformatycznego, za jego poprawne użytkowanie oraz zachowanie estetycznego wyglądu. b. Użytkownikom zabrania się w szczególności: • samodzielnego przenoszenia sprzętu teleinformatycznego do innych pomieszczeń Urzędu, z wyłączeniem komputerów przenośnych, • samodzielnego instalowania i deinstalowania sprzętu teleinformatycznego oraz oprogramowania, • samodzielnego rozkręcania sprzętu teleinformatycznego oraz wymiany oprzyrządowania, • wykorzystywania sprzętu teleinformatycznego do celów prywatnych, 8 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku • wynoszenia sprzętu teleinformatycznego poza Urząd, z wyłączeniem komputerów przenośnych, • opisywania i oklejania sprzętu teleinformatycznego. c. Przy komputerowym stanowisku pracy zabrania się w szczególności spożywania posiłków i palenia tytoniu. d. Za nieprzestrzeganie przez użytkownika zasad w zakresie dbałości o powierzony sprzęt teleinformatyczny, użytkownik ponosi odpowiedzialność przewidzianą w regulaminie pracy Urzędu. e. W przypadku zawinionego zniszczenia, uszkodzenia lub utraty powierzonego sprzętu teleinformatycznego przez użytkownika, ponosi on również rynkowej sprzętu odpowiedzialność materialną. f. Wysokość szkody ocenia się według wartości teleinformatycznego ustalonej dzień zniszczenia, uszkodzenia lub utraty powierzonego sprzętu teleinformatycznego. g. Obowiązki w zakresie dbałości o odpowiednią funkcjonalność i ilość sprzętu teleinformatycznego powierza się Oddziałowi ds. Informatyzacji. h. Instalacja i rozłączanie sprzętu teleinformatycznego mogą być dokonywane wyłącznie przez pracownika Oddziału ds. Informatyzacji. i. Zmiana lokalizacji teleinformatycznego sprzętu może być dokonana jedynie po uprzednim poinformowaniu Wydziału Administracyjno – Gospodarczego poprzez złożenie formularza, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. Formularz przekazywany jest do Wydziału Administracyjno – Gospodarczego przez pracownika Oddziału ds. Informatyzacji po zainstalowaniu przenoszonego sprzętu. Formularz w wersji elektronicznej zamieszczony jest na wewnętrznej sieci Urzędu. j. Pracownik Oddziału ds. Informatyzacji informuje Wydział Administracyjno – Gospodarczy o zmianie imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej oraz wydziału, w którym jest zatrudniona osoba odpowiedzialna. 9 Zasady ewidencji, zakupu, modernizacji, napraw, przemieszczania i kasacji sprzętu oraz odpowiedzialność pracowników za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 8 Użyczanie sprzętu teleinformatycznego jednostkom zewnętrznym i przyjmowanie sprzętu teleinformatycznego do użytkowania od jednostek zewnętrznych a. Użyczenie sprzętu teleinformatycznego stanowiącego własność Urzędu oraz przyjmowanie do użytkowania sprzętu teleinformatycznego będącego własnością jednostek zewnętrznych, następuje po zawarciu pisemnej umowy użyczenia. b. Zawieranie umów przekazania sprzętu teleinformatycznego stanowiącego własność Urzędu jednostkom zewnętrznym powierza się Dyrektorowi Wydziału Administracyjno – Gospodarczego po uprzednim uzgodnieniu z Informatykiem Wojewódzkim. c. Umowy, o których mowa w pkt a oraz protokoły zdawczo – odbiorcze dotyczące użyczanego sprzętu teleinformatycznego są przechowywane w Oddziale ds. Informatyzacji. d. Po przekazaniu użyczanego sprzętu teleinformatycznego stanowiącego własność Urzędu jednostce zewnętrznej oraz przyjęciu do użytkowania takiego sprzętu od jednostki zewnętrznej, dokonuje się niezwłocznie wpisu sprzętu do rejestrów, o których mowa w pkt 3.2 lit. g niniejszych Zasad. 9 Odpowiedzialność praktykantów i stażystów a. Przydzielenie sprzętu teleinformatycznego praktykantom i stażystom powierza się kierownikowi oddziału, w którym praktykant lub stażysta wykonuje obowiązki służbowe. b. W zakresie odpowiedzialności praktykantów i stażystów za powierzony im sprzęt teleinformatyczny, stosuje się odpowiednio postanowienia pkt Odpowiedzialność za sprzęt teleinformatyczny i oprogramowanie lit. a - f. 10 7
