Optymalizacja wydatków służbowych

Optymalizacja
wydatków służbowych
Coraz więcej firm deklaruje, że będzie obniżać koszty wyjazdów służbowych.
Sposobem na te oszczędności nie będzie zmniejszanie liczby podróży,
a wprowadzanie dobrego modelu zarządzania tego typu kosztami.
W 2015 r. wydatki służbowe sięgną niemal 1,2 bln
dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu
z rokiem 2014 – wynika z badania The Global
Business Travel Association. Generowane koszty
dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat
drogowych, zakupu biletów kolejowych, hoteli,
ale także kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają również
koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj.
konieczność utrzymywania kas, obieg papierowej
dokumentacji, ręczne naliczanie diet, utrzymywanie kilku narzędzi wspierających proces wydatków
służbowych.
W Polsce statystyki wcale nie wyglądają lepiej.
Badania Amadeus Polska informują, że ponad
11 proc. firm w Polsce wydaje na podróże ponad
milion złotych. Są i takie przedsiębiorstwa, w których budżety sięgają nawet 100 mln zł. Znacząca
większość firm oczekuje dużych oszczędności, a
72 proc. planuje co najmniej 8-proc. cięcia.
Trwamy w epoce papieru
W Polsce wysokie nakłady na rozliczanie podróży
służbowych potęguje dodatkowo forma ich rozli-
czeń. Mimo że mamy XXI wiek większość czynności
dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się na formularzach papierowych (m.in. 77 proc.
autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty
zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków) – wynika
z badań przeprowadzonych przez firmę badawczą
Nielsen na zlecenie Edenred. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest Excel. Blisko
80 proc. firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki na wydatki służbowe.
Wszystko to powoduje, że proces rozliczania wydatków i księgowań jest długi, uciążliwy i kosztowny. Można to jednak zmienić. Jak? Na przykład
korzystając z systemu kompleksowej obsługi
wydatków służbowych – Spendeo by Edenred®.
Wygoda i funkcjonalność
Firma Edenred odpowiadając na potrzeby rynku
oraz korzystając z międzynarodowych doświadczeń, buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Spendeo by Edenred® to proste
narzędzie oparte o przedpłaconą, bezpieczną kartę
o zasięgu globalnym, która wspierana jest przez
platformę webową. Przedsiębiorcy przy pomocy
jednego narzędzia usprawniają wiele procesów:
redukują koszty operacyjne, minimalizują obieg
papierowej dokumentacji. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści zyskuje
również pracownik, który skupia się na realizacji
zadań bez konieczności angażowania prywatnych
pieniędzy lub pobierania zaliczek. A za pomocą
aplikacji mobilnej może zarówno sprawdzić saldo
karty, jak i dokonać rozliczeń wydatków. Przedpłacona karta zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.
Karta Spendeo może być alternatywą dla innych
kart: paliwowych, taksówkowych czy kredytowych. W przeciwieństwie do kart kredytowych,
przedpłaconą i odpowiednio zabezpieczoną, kartę
Spendeo można przekazać każdemu pracownikowi,
niezależnie od roli, jaką pełni w organizacji, bez
obaw o limity kredytowe, pobieranie dodatkowych
opłat za wypłaty gotówki, czy wysokie opłaty
za przewalutowanie. Każdy użytkownik karty
dzięki platformie webowej, w dowolnym momencie
i czasie, na komputerze czy urządzeniu mobilnym
może sprawdzić stan swojego konta.
Zainteresowało Cię rozwiązanie
Spendeo by Edenred®? Skontaktuj się z nami
e-mail: [email protected]
nr tel.: 506 352 889
Autor: Izabela Supeł,
Dyrektor Marketingu w Edenred Polska
Kontrola i bezpieczeństwo
Co ważne, wprowadzenie przedpłaconych kart
Spendeo pomaga przeciwdziałać ewentualnym
nieprawidłowościom. Fakt, że karty Spendeo są kartami przedpłaconymi pozwala na kontrolę limitów
wydatków poszczególnych użytkowników, a tym
samym na bezpieczne przekazanie karty każdemu
pracownikowi, który podczas wykonywania
swoich obowiązków ponosi wydatki służbowe.
Wszelkie transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne zarówno
dla użytkowników kart, jak i menedżerów, czy administratorów platformy, zależnie od nadanych uprawnień. Funkcjonalność platformy pozwala również
na dowolne i dokonywane w czasie rzeczywistym
zarządzanie środkami pieniężnymi na poszczególnych kartach, na ustawianie różnego rodzaju limitów
dotyczących m.in. rodzajów wydatków, do których
uprawniony jest dany użytkownik karty. Umożliwia
również wystawianie, akceptowanie oraz rozliczanie
wniosków delegacyjnych, automatyzując naliczanie
diet. Dane zawarte na platformie mogą być
w łatwy sposób przetwarzane i wykorzystywane
przy różnego rodzaju analizach zarządczych.