Projekt socjalny – materiały do zajęć

mgr Agata Siwek - Szczepanik
Projekt socjalny – materiały do zajęć.
Projekt jest interdyscyplinarnym przedsięwzięciem, to znaczy łączy w sobie wiele
różnorodnych elementów. Dąży do osiągnięcia zaplanowanego celu zgodnie z określoną
specyfikacją, przy użyciu określonych zasobów, tj. czasu, zespołu, budżetu. Rezultatem
projektu jest przewidywana zmiana.
Realizacja projektu ma przynieść zmianę na lepsze, poprawę sytuacji ludzi. Nie jest istotne,
czy przedmiotem projektu będzie zakup maszyny, przeprowadzenie szkoleń, czy też
modernizacja budynku. Najważniejsze jest to, by w efekcie realizacji projektu poprawiła się
sytuacja osób, do których jest skierowany projekt. Człowiek jest zawsze w centrum
zainteresowania, nawet jeśli przedmiot projektu jest typowo techniczny, np. budowa drogi.
Zbudowanie drogi daje bowiem w efekcie zmianę na lepsze ludziom, którzy będą z niej
korzystać. Projekty, które są odpowiedzią na potrzeby ludzi można uznać za dobre i zarazem
nadające się do realizacji, a zatem do finansowania.
Fazy projektu (cykl życia projektu):
1. planowanie (programowanie),
2. definiowanie (identyfikacja),
3. formułowanie projektu (opracowanie),
4. finansowanie,
5. wdrażanie,
6. ewaluacja i audyt.
Ad.1) Opracowanie każdego projektu zaczyna się od planowania. W tej fazie ocenia się
rzeczywiste potrzeby grupy docelowej(nazywanej w terminologii beneficjentem ostatecznym)
i planuje się zarys działań, które maja poprawić sytuację uczestników projektu.
1 Beneficjenci ostateczni a grupa docelowa
Istnieje wiele grup społecznych, do których może być skierowany projekt,
w zależności od tego, który problem uznamy za warty rozwiązania.
Beneficjenci ostateczni to osoby, których sytuacja poprawi się w wyniku oddziaływania
projektu.
Grupa docelowa to osoby, do których skierowany jest projekt i które będą niejako
bezpośrednimi i pierwszymi odbiorami projektu.
Przy planowaniu projektu należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
• Działania,
• Zasoby(ludzkie, materialne, wiedzy/know-how, finansowe),
• Zespół projektowy,
• Harmonogram,
• Koszty (budżet),
• Analiza ryzyka i przeciwdziałanie,
• Studium wykonalności.
Cele projektu
Cele projektu powinny spełniać kryteria SMART, czyli być:
• S (Specific, Simple) - konkretne i proste
• M (Measurable) - mierzalne ilościowo
• A (Assesable) - mierzalne jakościowo
• R (Realistic) - realne do osiągnięcia
• T -(Time – bound)- określone w czasie
Należy pamiętać, że proponowane działania mają być środkiem do osiągnięcia
zaplanowanych celów!!!
2 Elementy określające cele szczegółowe to :
• doskonałość rezultatów,
• koszty realizacji,
• czas realizacji.
Przykład celu projektu- studia podyplomowe.
Głównym celem jest współpraca przy realizacji przedsięwzięcia zmierzającego do
wspierania szeroko rozumianej przedsiębiorczości. A w tym przypadku do wspólnego
przygotowania i realizacji ogólnopolskiej sieci studiów podyplomowych.
Cele szczegółowe to poprawa zdolności adaptacyjnych przedsiębiorstw i ich
pracowników. Także wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw przede wszystkim poprzez
podnoszenie kwalifikacji i kompetencji kadr zarządzających oraz pracowników
przedsiębiorstw.
Ad.2) Identyfikacja służy wyodrębnieniu poszczególnych potrzeb i zarazem celów, które
przyczyniają się do rozwiązania części problemów rozpoznanych w tej fazie projektu.
W metodologii zalecany jest podział na 3 etapy analizy i definicji problemu:
1. Określenie grupy osób, na które proponowany projekt wywrze wpływ. Jest to punkt
wyjścia, gdyż wyznacza ramy, w których zamknie się nasza analiza. Zaleca się
przeprowadzenie rozpoznania interesów poszczególnych grup, na które będzie
oddziaływał projekt przez dyskusje i wywiad oraz gromadzenie opracowań
naukowych i danych statystycznych.
2. Określenie głównych problemów, które dotykają odbiorców. Jest to moment, kiedy
zespół projektowy (czasem wraz z zaproszonymi reprezentantami grup odbiorców)
pracuje wspólnie nad ustaleniem problemów, które rysują się w danym środowisku.
Jednym ze sposobów pracy jest burza mózgów.
3. Określenie drzewa problemów, aby określić ich przyczyny i skutki. Pozwala na
pokazanie współzależności i hierarchii ważności poszczególnych problemów
3 wyłonionych w trakcie burzy mózgów. Drzewo problemów jest graficzną formą
zapisu sieci powiązań poszczególnych problemów.
Budowa drzewa przebiega w następujący sposób:
• wybieramy
główny
problem stanowiący
efekt
kumulacji
mniejszych
problemów i przesuwamy go na górę listy. Będzie to ostateczny skutek innych
problemów stanowiących pośrednio i bezpośrednio przyczynę.
• Hierarchizujemy pozostałe problemy w pionie, przesuwając je względem
siebie. Wyżej, jeśli są raczej skutkiem, a niżej, jeśli stanowią w większym
stopniu przyczynę.
• Jeżeli problemy są w jednakowym stopniu przyczyną i skutkiem, to znaczy, że
znajdują się na tym samym poziomie i jednocześnie nie odnoszą się
bezpośrednio do siebie, pozostawiamy jej na tym samym poziomie.
• Problemy łączy się z liniami symbolizującymi zależności przyczynowo –
skutkowe.
• Powinno się unikać słowa „brak” oraz skrótów myślowych.
Drzewo celów
Odniesienie celów do problemów z drzewa problemów powoduje powstanie drzewa
celów. Analiza celów jest kontynuacją analizy problemów. Powinna ona być przeprowadzona
bezpośrednio po stworzeniu drzewka problemów, przy udziale tych samych osób. W trakcie
analiza celów określane są grupy celów oraz cel (cele) bezpośrednie związane
z przezwyciężanymi problemami. Zakłada ona przeformułowanie problemów na cele poprzez
przekształcenie negatywnych zjawisk w postulaty pozytywnych działań. Jeśli w drzewku
celów problemów nie można zmienić na cele, to widocznie zostały zbyt ogólnie
sformułowane.
Cele rozumiane są tu jako postulat, oczekiwany stan. Nie można ich utożsamiać
z działaniami. Cel ma być opisem sytuacji, które zaistnieją, jeśli coś zostanie poprawione,
zredukowane, itp. Właśnie sformułowanie celu może wymagać jedynie odwrócenia problemu
lub wyobrażenia sobie nowej, korzystnej sytuacji.
4 Ad.3) Na podstawie zidentyfikowanych i wyodrębnionych potrzeb i celów przygotowuje się
metody i działania, za pomocą których chce się osiągnąć dany cel (cele). W tej fazie
opracowuje się również budżet.
Tworzenie harmonogramu projektu:
Należy posłużyć się diagramem Gantta, który pozwala na
• rozłożenie poszczególnych zadań w czasie,
• przydzielenie każdemu działaniu osobę odpowiedzialna za to działanie,
• wyznaczenie i kontrolowanie tzw. kamieni milowych, które określają cele
poszczególnych działań i pozywają na weryfikacje postępów w pracy.
Zasady tworzenia harmonogramu:
1. Zrób listę głównych zadań w ramach projektu.
2. Podziel zadnia na etapy, którymi można zarządzać
3. Ustal kolejność i zależności pomiędzy zadaniami/etapami.
4. Ustal czas rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania poszczególnych zadań/etapów.
5. Zsumuj czas trwania wszystkich zadań.
6. Zaznacz kamienie milowe (odwrócony trójkąt), rezerwy czasu (do działań, które
mogą wymagać więcej czasu do realizacji)
7. Nanieś ciągi czynności (warunkują realizacje projektu, są to działania bez których
projekt nie może odnieść sukcesu).
Ad.4) Etap finansowania polega na zapewnieniu zasobów finansowych potrzebnych do
realizacji projektu.
Ad.5) Po zapewnieniu finansowania działalności następuje je wdrożenie zgodnie
z harmonogramem i zakresem określonym w projekcie.
Ad.6) Po zakończeniu tych etapów następuje ewaluacja, czyli ocenianie efektywności
przeprowadzonych działań. Uzyskuje się tu odpowiedź na pytanie na ile udało się zrealizować
5 zakładane cele i na ile ich realizacja pomogła w likwidowaniu lub tez złagodzeniu części
problemów rozpoznanych na wcześniejszych etapach.
Ewaluacja odbywa się po zakończeniu projektu i jest de facto ocena sukcesu projektu, czyli
stopnia osiągnięcia zakładanych celów. Kryteria ewaluacji:
1. Odpowiedniość celów projektu w stosunku do problemów, jakie miał rozwiązać.
2. Przygotowanie projektu i jego planu – logika i kompletność procesu planowani
projektu oraz wewnętrzna logika i spójność planu projektu.
3. Efektywność – koszty, szybkość i efektywność zarządzania przy wykorzystaniu
których wkład i działania zostały przekształcone w wyniki oraz jakość osiągniętych
wyników.
4. Skuteczność- ocena wkładu osiągniętych dzięki wynikom w stosunku do osiągnięcia
celu projektu, oraz tego jaki wpływ miały założenia na osiągnięcia projektu.
5. Wpływ- skutek, jaki wywiera projekt w szerszym środowisku oraz jego wkład w
osiągnięciu szerszych sektorowych celów.
6. Trwałość- prawdopodobieństwo, że strumień wynikający z projektu będzie „płynął”
nadal. Szczególnie kontynuacja działań w ramach projektu i osiągane wyników.
Zanim przystąpi się do pisania projektu należy odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Co chce się robić i po co? (opis projektu z podziałem na cele, działania
i rezultaty – miękkie i twarde).
2. Dlaczego warto się tego podjąć ? (uzasadnienie).
3. Dla kogo są przeznaczone te działania ? (odbiorcy czyli beneficjenci
ostateczni).
4. Jak ma wyglądać organizacja pracy? (zarządzanie)
5. Kto jest potrzebny do zrealizowania zaplanowanych zadań? (zespół
projektowy).
6. Ile to będzie kosztowało i jak ma być to sfinansowane? (budżet).
6 7. Co może przeszkodzić w realizacji projektu? (ryzyka).
8. Co chce się osiągnąć i jak należy to sprawdzić? (wskaźniki –rezultaty,
monitoring, ewaluacja audyt).
Wstępny opis projektu
Pierwszy krok, to zastanowienie się, co konkretnie należy zrobić (działania), w jakim
czasie i ile to będzie kosztowało. Nie chodzi tu o szczegółowy budżet i harmonogram
projektu, gdyż to będzie uwzględnione w dalszych fazach projektu. Później określamy liczbę
uczestników naszego projektu, pamiętając o specyfice danej grupy. Następnie wyznaczamy
rezultaty projektu. To one opisują, co konkretnie otrzymają uczestnicy w ramach projektu,
np. liczba szkoleń.
Przykład wstępnego opisu projektu- szkolenia komputerowe dla kobiet.
Projektodawca przewiduje przeprowadzenie szkolenia w zakresie stosowania
nowoczesnych technologii informatycznych. Każda uczestniczka weźmie udział w sześciu
3 - dniowych szkoleniach przygotowujących do zdania egzaminu w celu otrzymania
certyfikatu ABC. Projekt będzie realizowany na terenie woj. śląskiego na obszarze 10
powiatów. W każdym powiecie zostanie zorganizowane szkolenie dla 15 - osobowej grupy.
Łącznie projektem zostanie 150 osób.
Skoro wiemy już co chcemy zrobić, to teraz należy zastanowić się nad ramami
czasowymi naszego projektu. Cykl szkoleń zabierze 10 tygodni, plus i tydzień na wizyt
studyjne. Przed rozpoczęciem nauczania trenerzy muszą mieć jeszcze czas na przygotowanie
materiałów szkoleniowych, np., 2 tygodnie. Zanim szkolenia ruszą trzeba zebrać uczestników,
czyli przeprowadzić rekrutacje. Dlatego też doliczamy 5 tygodni na przygotowanie
i realizację kampanii rekrutacyjnej. Po wykonaniu szkoleń musi być czas na podsumowanie,
policzeni, napisanie raportów, itp., np. 2 tygodnie. Po zebraniu wszystkiego naraz projekt
potrwa 5 miesięcy.
Szkolenia odbywać się będą przez 10 tygodni, po 2 tygodnie dla 2 grup jednocześnie,
w grupach 15 – osobowych (to zapewni lepszy kontakt wykładowcy z uczestnikami szkolenia
oraz ułatwi rozpoznanie ich indywidualnych potrzeb). Kobiety będą uczestniczyły
w szkoleniach przez 18 dni – 3 dni w tygodniu, po 20 godzin. Zajęcia prowadzone będą przez
2 trenerów.
7 Najczęściej popełnianie błędy przy pracy projektowej !!!
(na etapie planowanie, realizacji, ewaluacji i raportowania)
1. Projekt tworzony jest na podstawie abstrakcyjnych założeń co do grupy
i potrzeb, bez dokładnej analizy i zaangażowania grup docelowych.
2. Sformułowanie cele są nieprecyzyjne lub nierealistyczne.
3. Istnieje niezgodność między zakładanymi celami, wskaźnikami a planowanymi
działaniami.
4. Zaplanowane zasoby są nierealistycznie duże w stosunku do potrzeb lub zaplanowano
wykorzystanie niedostatecznie dużych zasobów.
5. Koszty przedstawiono zbyt ogólnikowo.
6. Czas przeznaczony na realizację poszczególnych celów jest zbyt krótki.
7. Pominięto niezbędne działania i zadania.
8. Zostawiono zbyt mało czasu na zależności między działaniami.
9. Dopuszczono do konkurowania zasobów (wyznaczono tę sama osobę lub sprzęt do
wykonania dwóch lub więcej rzeczy razem)
10. Kolejne działania są zaplanowane zanim zakończą się etapy zamykające kamienie
milowe – zaburzony jest cykl przyczynowo – skutkowy projektu.
11. Nie stworzono analizy ryzyka lub planów przeciwdziałania.
12. Ewaluacja przeprowadzona jest pobieżnie z odgórnym nastawieniem na
zaprezentowanie jedynie dobrych stron – ocena powinna oddawać rzeczywiste
rezultaty, by można poprawić ewentualne błędy.
13. Raport końcowy nie uwzględnia wszystkich wypadków lub nie są udokumentowane.
8