Wyk³ad 8 - MS Excel - formatowanie warunkowe

WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
Informatyka w zarządzaniu
Zarządzanie, zaoczne, sem. 3
Wykład 8
MS Excel – formatowanie warunkowe
Grzegorz Bazydło
Cel wykładu
Celem wykładu jest omówienie wybranych
zagadnień dotyczących stosowania formatowania
warunkowego w programie MS Excel.
Główne źródło informacji: pomoc programu
MS Excel i praktyka, praktyka, praktyka...
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
2
Dane w komórce
Wprowadzane dane (liczby, tekst) składają się
z faktycznej treści oraz formatu.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
3
1
Formatowanie warunkowe
Formatowanie warunkowe – formatowanie,
które MS Excel automatycznie stosuje do komórek,
jeśli jest spełniony określony warunek (reguła).
MS Excel 2000, 2003
(2 ; 2,5) czy
<2 ; 2,5> ?
MS Excel 2007
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
4
Przykład zastosowania (1)
ujemne salda wyróŜnione są czerwonym
tłem oraz białą i pogrubioną czcionką
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
zielonym tłem wyróŜniono maksymalną, a
róŜowym minimalną wartość salda
5
Przykład zastosowania (2)
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
naprzemienne cieniowanie wierszy
(zwiększenie czytelności danych)
6
2
Przykład zastosowania (3)
wyróŜnienie ocen
niedostatecznych
wizualna kontrola opłaconych składek
(czarny kolor – pełna składka,
szary kolor – niepełna składka)
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
7
Ilość reguł
W programie MS Excel w wersji 2000, 2003
maksymalna ilość warunków (reguł) w formatowaniu warunkowym została ograniczona do 3.
W programie MS Excel w wersji 2007 moŜna uŜyć
dowolnej liczby reguł.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
8
Formatowanie warunkowe
Aby uŜyć wartości w zaznaczonych komórkach
jako kryteriów formatowania, kliknij opcję Wartość
komórki jest, zaznacz wyraŜenie porównania,
a następnie wpisz wartość stałej lub formułę.
W przypadku wprowadzania formuły naleŜy ją
poprzedzić znakiem równości (=).
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
9
3
Formatowanie warunkowe
Aby uŜyć formuły jako kryterium formatowania
(w celu oszacowania danych lub warunku innego
niŜ wartości w zaznaczonych komórkach), kliknij
opcję Formuła jest i wprowadź formułę.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
10
Formuła jako reguła
UŜywana w warunku formuła musi w wyniku
swojego działania dać wartość logiczną: PRAWDA
lub FAŁSZ.
Przykłady:
= A3>0
= B2=3
FAŁSZ
0
= C1>=5
= suma(A1:C3) PRAWDA(?)róŜne od 0
= suma(A1:C3) <= 12
iloczyn logiczny
= mod(B1;2)=1
(koniunkcja)
= oraz(A1>2;A1<5)
= lub(A2>0;A3>0)
suma logiczna
(alternatywa)
wynik formuły:
FAŁSZ
FAŁSZ
PRAWDA
PRAWDA
FAŁSZ
PRAWDA
FAŁSZ
PRAWDA
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
11
Kolejność reguł
Problem:
Które reguły zostaną zastosowane i jak będzie
wyglądał arkusz po zaakceptowaniu formatowania?
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
12
4
Kolejność reguł
Wynik:
Jeśli co najmniej jedna reguła (warunek) jest
prawdziwa, program Excel stosuje tylko formaty
pierwszej
prawdziwej
reguły,
nawet
jeśli
prawdziwych reguł jest więcej.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
13
Kopiowanie formatowania
Do szybkiego skopiowania formatowania (takŜe
warunkowego)
moŜna
wykorzystać
Malarza
formatów.
Na pasku narzędzi Formatowanie kliknij przycisk ,
a następnie zaznacz komórki, które mają zostać
sformatowane.
Aby szybko usunąć formatowanie warunkowe
(a takŜe inne formaty) w menu Edycja wybierz
polecenie Wyczyść, a następnie wskaŜ polecenie
Formaty.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
14
Wybrane funkcje – wiersz()
=wiersz(odwołanie)
• Funkcja zwraca numer wiersza odpowiadający
podanemu odwołaniu.
• JeŜeli nie podamy Ŝadnego odwołania, funkcja
zwróci numer tego wiersza, w którym znajduje
się bieŜąca komórka.
• Przykład:
=wiersz(B4)
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
=wiersz()
15
5
Wybrane funkcje – nr.kolumny()
=nr.kolumny(odwołanie)
• Funkcja zwraca numer kolumny odpowiadający
podanemu odwołaniu.
• JeŜeli nie podamy Ŝadnego odwołania, funkcja
zwróci numer tej kolumny, w której znajduje się
bieŜąca komórka.
• Przykład:
=nr.kolumny(F7)
=nr.kolumny()
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
16
Wybrane funkcje – mod()
=mod( liczba; dzielnik )
• Funkcja zwraca resztę z dzielenia całkowitego
liczby przez dzielnik (dzielenie modulo).
• Przykład:
=mod(7;2)
=mod(A5;3)
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
17
Podsumowanie
• Formatowanie warunkowe umoŜliwia automatyczne
formatowanie
komórek
na
podstawie
ich
zawartości.
• MoŜliwe jest takŜe zdefiniowanie własnych reguł
formatowania warunkowego (odwołania do innych
komórek, obliczenia itp.).
• Kolejność podawanych reguł ma znaczenie.
• Zastosowanie formatowania warunkowego pozwala
w łatwy sposób wizualnie zaakcentować wybrane
aspekty danych arkusza (np. ujemne saldo, oceny
niedostateczne) oraz poprawia ich czytelność (np.
naprzemienne kolorowanie wierszy).
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
18
6