ZARZĄDZENIE Nr 20 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I

Transkrypt

Dz.Urz. MSWiA. z 2016r. poz.20
ZARZĄDZENIE Nr 20
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 19 kwietnia 2016 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego
wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
(Dz. Urz. MSWiA z dnia 21 kwietnia 2016 r.)
Na podstawie art. 6 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się, co następuje:
1)
2)
§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:
"Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji", stanowiącą załącznik nr 1
do zarządzenia;
"Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji", stanowiący załącznik
nr 2 do zarządzenia.
§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji
odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za
prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§ 3. 1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji dokonają, w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia, weryfikacji
obowiązujących własnych przepisów kancelaryjnych w celu ich ewentualnego dostosowania do przepisów
zarządzenia albo opracowania nowych przepisów kancelaryjnych.
2. Projekty przepisów kancelaryjnych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub
nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, po uzgodnieniu z komórką
organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum, podlegają
zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
§ 4. Przepisy kancelaryjne organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, ustalone na podstawie zarządzenia Nr 66 Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego
wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. poz. 80) stosuje się do czasu
zatwierdzenia przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji nowych przepisów kancelaryjnych,
zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.
§ 5. Sprawy niezakończone w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji do dnia wejścia w
życie niniejszego zarządzenia prowadzi się na dotychczasowych zasadach aż do ich zakończenia.
§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 66 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz.
Min. Spraw Wew. poz. 80).
§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
Rozdział 1.
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwana dalej
"Instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie
Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz reguluje postępowanie w tym
zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej:
1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu uznania jej za
część dokumentacji w komórce właściwej w sprawach archiwum oraz
2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
2. Przepisy Instrukcji stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentacją, w tym zawierającą
informacje niejawne, wpływającą i powstającą w związku z użytkowaniem systemów teleinformatycznych
dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, o ile w przepisach
dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego
sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
bezpieczny podpis elektroniczny - podpis określony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o
podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893). Dane
w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy
ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom
opatrzonym podpisami własnoręcznymi;
dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby
lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do
terminu i sposobu załatwienia sprawy;
dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, odzwierciedlającą
treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym,
służącym do realizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), potwierdzoną podpisem
odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) - system teleinformatyczny, w którym
instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;
elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej
służący do przekazywania dokumentów elektronicznych do Ministerstwa przy wykorzystaniu
powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;
elektroniczny dziennik korespondencji - rejestr elektroniczny wykorzystywany przez pracowników
Kancelarii Głównej oraz pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i
sposobu załatwienia;
Kierownictwo Ministerstwa - Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy Stanu,
Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem
merytorycznym, załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość
zasadniczych akt sprawy;
komórka organizacyjna - departament, biuro, a także wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy,
utworzone do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa i wewnętrznych
regulaminach komórek organizacyjnych Ministerstwa;
korespondencja - wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę,
paczkę, pakiet, w tym dokumenty składane przez osoby zatrudnione w Ministerstwie, wpływające do
Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;
metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z korespondencją, sprawą
lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, przechowywanie i
zarządzanie;
odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku
papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku), umożliwiający
zapoznanie się z treścią tego elementu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
podpis elektroniczny - podpis stosowany w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD,
zawierający login i hasło;
referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;
2
15) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci
nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego,
oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na
których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej;
16) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzony w postaci
papierowej lub elektronicznej;
17) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością
korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
18) teczka spraw - teczkę w postaci elektronicznej lub teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, służącą do
przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;
19) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa, który niezależnie od struktury organizacyjnej
ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy
przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i
kwalifikacją archiwalną.
§ 3. 1. W Ministerstwie obowiązuje EZD jako podstawowy sposób wykonywania czynności
kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia
dokumentów w postaci elektronicznej.
2. Dyrektor Generalny Ministerstwa określa:
1) system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w Ministerstwie, w którym wykonuje i dokumentuje
się wszystkie czynności kancelaryjne, w szczególności dotyczy to:
a) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestru pism wewnętrznych oraz
spisów spraw,
b) wykonywania dekretacji,
c) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych
odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu
elektronicznego wymienionego w ustawie o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania
danego pisma,
d) prowadzenia innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji
prowadzonych w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 1 ust. 2,
e) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych (w
tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i
rozstrzygania spraw;
2) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;
3) zestawy obowiązkowych metadanych:
a) opisujących korespondencję wpływającą,
b) opisujących korespondencję wychodzącą,
c) opisujących elementy akt sprawy (notatki, opinie, prezentacje, projekty pism itp.), z wyłączeniem
korespondencji wpływającej i wychodzącej z Ministerstwa,
d) opisujących sprawę.
§ 4. 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa może określić wyjątki od EZD przez wskazanie klas z wykazu
akt, których będą one dotyczyć, jeżeli:
1) przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych
rodzajów dokumentacji, sprzeczny z EZD;
2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji
określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie
teleinformatycznym, wskazanym w aktach prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,
jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz
tworzonej w Ministerstwie, w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania,
wyszukiwania i udostępniania oraz ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji w
postaci papierowej;
3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego
sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie
dokumentów w postaci nieelektronicznej w sprawach, o których mowa w ust. 1, odbywa się w systemie
tradycyjnym, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym może być wykorzystywany system
teleinformatyczny, służący do realizacji EZD, w celu:
1) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz spisów spraw;
2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa;
3
4)
przesyłania korespondencji.
Rozdział 2.
Wykaz akt
§ 5. 1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi w Ministerstwie podstawę oznaczania, rejestracji i gromadzenia dokumentacji w
akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.
3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i
skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na
dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
5. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej
szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy
trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział
na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310). Wykaz akt może być
uzupełniony o kolejne klasy oznaczone odpowiednio symbolami klasyfikacyjnymi. Klasa nie podzielona na
klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.
6. Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:
1) kategorią "A" - materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego
zasobu archiwalnego;
2) kategorią "B" - akta o charakterze niearchiwalnym, z tym że:
a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym
znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1
stycznia roku następnego po roku jej zakończenia;
b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały
(równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, o okresie
przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od
dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, która jest niszczona za zgodą komórki
organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Wzór protokołu oceny dokumentacji
niearchiwalnej, oznaczonej symbolem "Bc", wzór zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej
kategorii "Bc" oraz wzór protokołu zniszczenia akt, określają odpowiednio załączniki nr 1, 2 i 3 do
Instrukcji,
c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich (np. "BE5") oznacza się dokumentację, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter,
treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa
w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła
dokumentację.
§ 6. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny
został określony w wykazie akt w kolumnie 9 "Okres zagrożenia". Dokumentację podlegającą ewakuacji
oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu - symbolem "P".
§ 7. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w ramach EZD, komórka merytoryczna,
współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia
im bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, niezbędną część dokumentacji
stanowiącej akta danej sprawy.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy pomiędzy
komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki
merytorycznej w systemie teleinformatycznym, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
3. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna,
współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku
prowadzonej przez siebie sprawy.
4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między
komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują w systemie tradycyjnym do akt
sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce
innej niż merytoryczna.
6. Dokumentację, o której mowa w ust. 2 i 4, oznaczoną odrębnym znakiem sprawy w komórce
organizacyjnej innej niż merytoryczna, kwalifikuje się w tej komórce organizacyjnej do kategorii archiwalnej
"Bc".
4
Rozdział 3.
Podział czynności kancelaryjnych
1)
2)
1)
2)
3)
§ 8. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
przyjmowanie, rejestrowanie, odwzorowywanie cyfrowe, składowanie i przekazywanie wpływającej
korespondencji do składu chronologicznego i adresatom;
rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z Ministerstwa.
§ 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:
Kancelaria Główna;
sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w
komórkach organizacyjnych;
referenci spraw.
§ 10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:
odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i
Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej "Pocztą Specjalną", oraz wpływającej za
pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;
2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej;
3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej;
4) potwierdzanie wpływu korespondencji na Zwrotnych Potwierdzeniach Odbioru, z wyjątkiem
korespondencji adresowanej do Pełnomocników Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,
Dyrektora Generalnego oraz Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych i Międzyresortowej Komisji
Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych;
5) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 14 ust. 4 i 5;
6) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji w postaci elektronicznej lub papierowej do składu
chronologicznego i do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikom
wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;
7) przyjmowanie korespondencji wychodzącej z sekretariatów członków Kierownictwa i od pracowników
wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, rejestrowanie jej w elektronicznym
dzienniku korespondencji wychodzącej oraz wysyłanie jej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
8) prowadzenie składu chronologicznego;
9) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w składzie chronologicznym;
10) zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Głównej i składzie chronologicznym;
11) przekazywanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do archiwum Ministerstwa, w
terminach uzgodnionych z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum;
12) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.
1)
§ 11. Sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa wykonują czynności zlecone przez członków
Kierownictwa.
§ 12. Do zakresu działania pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych należy:
1) odbieranie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz przyjmowanie korespondencji z innych komórek
organizacyjnych Ministerstwa;
2) rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji
bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej;
3) odbieranie przekazywanej przez Kancelarię Główną korespondencji w sprawach prowadzonych w
systemie tradycyjnym;
4) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;
5) przekazywanie korespondencji wpływającej bezpośrednio do komórki organizacyjnej:
a) w sprawach prowadzonych w ramach EZD - do składu chronologicznego,
b) w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym - właściwym referentom spraw;
6) przekazywanie do wysyłki pracownikom Kancelarii Głównej zakopertowanej korespondencji
przygotowanej przez referentów spraw lub pracowników wykonujących czynności sekretarskie w
komórkach organizacyjnych;
7) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.
1)
§ 13. 1. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw, z zastrzeżeniem ust. 2, należy:
zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i
wykazem akt, teczek spraw w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i teczek spraw
w systemie tradycyjnym, oznaczonych według wzoru określonego w załączniku nr 4 do Instrukcji;
5
włączanie do akt sprawy zadekretowanej korespondencji oraz korespondencji wpływającej
bezpośrednio na imienną pocztę elektroniczną lub przekazywanie jej do rejestracji;
3) rejestrowanie każdej otrzymanej do załatwienia sprawy odpowiednio w systemie teleinformatycznym,
służącym do realizacji EZD, a w przypadku zastosowania systemu tradycyjnego - we właściwym dla
danej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik nr 5 do Instrukcji;
4) prowadzenie, w razie potrzeby, w systemie tradycyjnym, spisu zawartości akt danej sprawy, którego
wzór określa załącznik nr 6 do Instrukcji;
5) przygotowywanie i przekazywanie zakopertowanej korespondencji wychodzącej pracownikom
wykonującym czynności sekretarskie w komórce organizacyjnej.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika
komórki organizacyjnej.
2)
Rozdział 4.
Obieg korespondencji
§ 14. 1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i
wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, a ponadto odbiera korespondencję z Biura Przepustek,
korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną na oficjalny adres Ministerstwa zamieszczony w Biuletynie
Informacji Publicznej oraz korespondencję przesłaną na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministerstwa.
2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie
kontroli pirotechniczno-radiologicznej.
3. Korespondencję oznaczoną "Do rąk własnych", oferty przetargowe, oferty dotyczące naboru na
wolne stanowiska w służbie cywilnej w Ministerstwie, wnioski o dofinansowanie projektów w ramach
programów/funduszy europejskich, prace konkursowe, korespondencję adresowaną do Rzecznika
Dyscyplinarnego i jego zastępcy oraz korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscypliny Finansów
Publicznych i jego zastępców i Międzyresortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny
Finansów Publicznych rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.
4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje się
Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu
Politycznego i Dyrektora Generalnego - właściwym sekretariatom.
5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej
właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.
6. Korespondencja zadekretowana przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy
Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura Ministra
i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, przekazywana jest
bezpośrednio, zgodnie z § 38 ust. 1 i 2, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczona jako "Pilna" niezwłocznie.
7. Korespondencję wpływającą, przeznaczoną dla komórek organizacyjnych, Kancelaria Główna
przekazuje, zgodnie z właściwością, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych.
§ 15. 1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje
służba dyżurna.
2. W przypadku przyjęcia korespondencji oznaczonej jako "Pilna", służba dyżurna informuje
niezwłocznie o tym fakcie adresata korespondencji.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 i 2, służba dyżurna przekazuje do Kancelarii Głównej
niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy, a w przypadku przekazania korespondencji adresatowi
informuje o tym Kancelarię Główną.
§ 16. 1. Przy otwieraniu koperty z korespondencją należy zachować w stanie nienaruszonym
umieszczoną na kopercie pieczęć datownika urzędu pocztowego.
2. Po otwarciu koperty sprawdza się czy:
1) nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej, adresowanej do innego podmiotu;
2) dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać
stosownej adnotacji).
3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna i właściwe komórki organizacyjne przesyłają
bez zbędnej zwłoki adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.
4. Przekazy pieniężne lub pieniądze w korespondencji, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy
wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy
komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej
dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.
6
§ 17. 1. W systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, rejestrowanie korespondencji
wpływającej polega na przyporządkowaniu do takiej korespondencji określonego zestawu metadanych
opisujących korespondencję.
2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.
3. Metadane opisujące korespondencję wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania
sprawy.
§ 18. 1. Pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej w postaci papierowej identyfikator (kod
kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki
organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz
numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku
korespondencji oznaczonej jako "Pilna" lub "Bardzo pilna" odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.
2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji w postaci papierowej umieszcza się na:
1) pierwszej stronie pisma - gdy istnieje możliwość otwarcia koperty;
2) kopercie - gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:
1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;
2) oficjalnych zaproszeniach;
3) załącznikach;
4) czasopismach, katalogach, prospektach.
4. Po naniesieniu na korespondencję w postaci papierowej identyfikatora Kancelaria Główna wykonuje
jej odwzorowanie cyfrowe.
6. Jeśli Kancelaria Główna nie wykonuje odwzorowania cyfrowego z uwagi na brak możliwości otwarcia
korespondencji, wówczas odwzorowanie cyfrowe:
1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia
koperty;
2) może nie być wykonane, zgodnie z § 4 ust. 1.
§ 19. 1. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną poddaje się wstępnej selekcji mającej na
celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących
korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości
zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje
automatycznie.
2. Korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji
Publicznej jako właściwą do kontaktu z Ministerstwem;
2) korespondencję adresowaną na imienne adresy poczty elektronicznej:
a) mającą istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w Ministerstwie,
b) mającą robocze znaczenie dla spraw załatwianych w Ministerstwie,
c) pozostałą, nie odzwierciedlającą działalności Ministerstwa.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 1, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy
wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych rejestrują w systemie teleinformatycznym,
służącym do realizacji EZD, dołączając do metadanych opisujących korespondencję odpowiednie
wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.
4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. a, referent prowadzący sprawę włącza
bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i
przekazuje pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych celem
rejestracji.
5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. b, referent prowadzący sprawę włącza
bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, nie
zgłaszając jej do rejestracji.
6. Korespondencji, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
7. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu teleinformatycznego,
służącego do realizacji EZD, w taki sposób, aby zachować ją w postaci dokumentu elektronicznego wraz z
załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były załączone.
8. Jeśli korespondencja przekazana pocztą elektroniczną stanowi część akt sprawy prowadzonej w
systemie tradycyjnym, po dokonaniu czynności związanych z jej zarejestrowaniem:
1) sporządza się wydruk;
2) wypełnia pieczęć wpływu;
3) włącza do akt sprawy.
7
§ 20. Korespondencja przekazana na elektroniczną skrzynkę podawczą jest rejestrowana przez
pracowników Kancelarii Głównej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.
§ 21. 1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych informację o
przekazaniu informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.
3. Korespondencję w postaci papierowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałą
korespondencję w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz
informację o przekazaniu załącznika w postaci informatycznego nośnika danych do składu
chronologicznego.
1)
2)
§ 22. 1. Korespondencja w postaci elektronicznej w całości włączona do EZD i korespondencja w
postaci papierowej, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, przekazywana jest do dekretacji
wyłącznie w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.
2. Zarejestrowaną korespondencję w postaci papierowej, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe,
pracownicy Kancelarii Głównej/pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach
organizacyjnych przekazują do składu chronologicznego.
3. Dekretacja korespondencji w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu
odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie, wraz z datą i podpisem dekretującego, z zastrzeżeniem
ust. 4.
4. Dopuszcza się wykorzystanie systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w celu
dokonania dekretacji korespondencji dotyczącej sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pod
warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci papierowej.
Rozdział 5.
Rejestracja i znakowanie spraw (akt)
§ 23. 1. Ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania, całość dokumentacji w Ministerstwie
dzieli się na:
1) tworzącą akta sprawy, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
2) nietworzącą akt sprawy, która nie została przyporządkowana do sprawy i gromadzona jest w teczkach
aktowych, zakładanych dla klas zgodnie z wykazem akt. Stanowią ją w szczególności:
a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako
korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,
b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie
nie stanowią części akt sprawy,
c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne
druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,
d) listy obecności,
e) środki ewidencyjne archiwum Ministerstwa,
f) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych,
wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemach udostępniających automatycznie
dane z określonego rejestru.
2. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw.
§ 24. 1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, w kolejności wynikającej z tego
spisu, na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie; dalszych pism w
zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku
chronologicznym.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące danej
sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia, niezależnie od roku, w którym to
nastąpi.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej;
2) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
4) cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się w kolejności i
oddziela w następujący sposób: AB-IV-0000-1/2016, gdzie:
1) AB-IV to oznaczenie komórki organizacyjnej;
8
2)
3)
0000 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2016 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej AB,
w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0000;
4) 2016 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Znak sprawy może być uzupełniony o symbol referenta sprawy (inicjały imienia i nazwiska) w
następujący sposób: AB-I-0000-1/2016/JK, gdzie "JK" jest symbolem referenta sprawy, dodanym do znaku
sprawy.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne
zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy
spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą
wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
§ 25. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy, może nastąpić w
przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta sprawy niezakończonej przejmuje nowa komórka organizacyjna.
§ 26. Sprawę dotyczącą wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej rejestruje się w
spisie spraw jako nową sprawę z nowym znakiem sprawy; w takim przypadku akta przedmiotowej sprawy
przenosi się do nowych akt sprawy, czyniąc adnotację we właściwym spisie spraw w brzmieniu
"przeniesiono do teczki ...".
§ 27. 1. Kierownik komórki organizacyjnej może podjąć decyzję o wprowadzeniu rejestrowania
określonej grupy spraw w obrębie klasy z wykazu akt, w odrębnym rejestrze zastępującym spis spraw.
2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w postaci
papierowej lub elektronicznej, może obejmować kilka lat, przy czym numerację zapisów w każdym roku
rozpoczyna się od pozycji nr 1.
Rozdział 6.
Załatwianie spraw
§ 28. Załatwianie spraw odbywa się na
administracyjnego oraz przepisach odrębnych.
zasadach
określonych
w
Kodeksie
postępowania
§ 29. 1. Sprawy załatwiają referenci spraw, uwzględniając kolejność ich wpływu oraz stopień pilności i
wagę danej sprawy.
2. Referenci spraw grupują akta spraw w teczkach spraw, dbając o kompletność metadanych,
odnoszących się do sprawy oraz korespondencji włączonej do akt sprawy, poprzez:
1) nadanie sprawie tytułu;
2) wpisanie lub uzupełnianie metadanych korespondencji wpływającej i przeznaczonej do wysłania;
3) uzupełnienie metadanych opisujących sprawę.
3. Referenci spraw zapewniają kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonują związanych z tym
czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.
§ 30. 1. W każdym roku kalendarzowym prowadzi się nowe spisy spraw i odpowiadające tym spisom
teczki spraw, założone dla klasy końcowej w wykazie akt, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym dopuszcza się:
1) prowadzenie zbiorczej teczki spraw, do której odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych
spisach spraw (np. akta osobowe);
2) prowadzenie teczek spraw założonych odrębnie według kryterium podmiotowego lub przedmiotowego
sprawy, w których grupuje się akta spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw; w takim przypadku
nie prowadzi się dla tych teczek dodatkowych spisów spraw;
3) prowadzenie teczek spraw przez okres dłuższy niż jeden rok w sytuacji zarejestrowania niewielkiej
liczby spraw w roku; w takim przypadku zakłada się dla każdego kolejnego roku odrębny spis spraw.
§ 31. 1. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem opatrzonym datą i znakiem sprawy, której
dotyczy.
2. Pismo przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:
9
1)
2)
3)
4)
5)
6)
pismo sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz
Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na
papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową; wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz
zasady ich stosowania określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie instrukcji
używania pieczęci i stempli oraz stosowania tablic urzędowych i informacyjnych w Ministerstwie Spraw
Wewnętrznych i Administracji;
blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane
tylko do sporządzania pism wychodzących z Ministerstwa;
w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;
w prawym górnym rogu podaje się miejsce oraz datę wystawienia pisma;
pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie
rozdzielnik;
w prawym dolnym rogu umieszcza się numerację stron pisma, np.: 1/3, 2/3, 3/3.
§ 32. 1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego
stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych
zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią
pisma umieszcza się tylko podpis.
2. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
regulują odrębne przepisy.
§ 33. 1. Ze względu na wymogi przepisów prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, przy
sporządzaniu następujących dokumentów stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, formę papierową i podpis
własnoręczny:
1) aktów normatywnych i innych aktów prawnych, decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień,
pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;
2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;
3) zaświadczeń;
4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;
5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;
6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi bądź
adnotacjami mającymi znaczenie prawne;
7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek
dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;
8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.
2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów, o których mowa ust. 1, można
stosować także formę elektroniczną i bezpieczny podpis elektroniczny.
§ 34. 1. W przypadku ustnego załatwienia sprawy referent sprawy sporządza i włącza do akt sprawy
notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.
2. Do akt sprawy włącza się dokumenty i notatki służbowe sporządzane dla członków Kierownictwa
Ministerstwa, w szczególności w przypadku umieszczenia na nich własnoręcznej dyspozycji Kierownictwa
Ministerstwa lub komórki organizacyjnej.
Rozdział 7.
Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów
§ 35. 1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz "odpis", a
jeżeli z odpisu, umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "mp.", a dalej wpisuje
się treść pieczęci.
4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale, a w
przypadku gdy podpis jest nieczytelny, wyrazy "podpis nieczytelny".
5. Odpis dokumentu może być sporządzony także poprzez wykonanie kserokopii dokumentu, na której
po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz "Odpis" i odcisk pieczęci organu, a pod oryginalnym
podpisem umieszcza się podpis osoby aktualnie upoważnionej do reprezentacji organu z podaniem imienia,
nazwiska, funkcji oraz daty wydania odpisu.
6. W przypadku sporządzenia odpisu z dokumentu w postaci elektronicznej, znajdującego się w
systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, który nie występuje w postaci papierowej,
naczelnik wydziału albo referent potwierdza na wydruku tego dokumentu jego zgodność z dokumentem w
postaci elektronicznej, znajdującym się w systemie.
10
§ 36. 1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału albo
referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także
pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek
organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis
przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.
3. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub
pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, których dokumenty były
kopiowane; przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.
4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej, podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym,
potwierdzeniem zgodności kopii z oryginałem jest wydruk z systemu teleinformatycznego, służącego do
realizacji EZD, wraz z adnotacją "za zgodność z oryginałem", datą i podpisem osoby upoważnionej.
§ 37. 1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym
zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka
(powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki
organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik nr 7 do Instrukcji.
3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.
Rozdział 8.
Wysyłanie i doręczanie korespondencji
§ 38. 1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w
postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Doręczenie korespondencji w systemie tradycyjnym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce
doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 8 do Instrukcji, lub za potwierdzeniem
odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.
§ 39. 1. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za
pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek
poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik nr 9 do Instrukcji.
3. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych.
Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik nr 10 do Instrukcji.
4. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu
bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.
§ 40. 1. W przypadku pism wytworzonych w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i
przeznaczonych do wysyłki w formie papierowej, referent sprawy drukuje odpowiednią liczbę egzemplarzy
zaakceptowanej wersji pisma, zawierającej kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień) i
przedkłada do własnoręcznego podpisu dyrektorowi komórki organizacyjnej lub innej upoważnionej osobie.
2. Ostateczną wersję pisma, przeznaczonego do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej,
akceptuje dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba w systemie teleinformatycznym,
służącym do realizacji EZD, przez podpisanie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym.
3. Zaakceptowaną wersję elektroniczną pisma, o której mowa w ust. 2, oraz odwzorowanie cyfrowe
podpisanego własnoręcznie pisma, zachowuje się w aktach sprawy.
4. W przypadku potrzeby pozostawienia w Ministerstwie egzemplarza pisma wychodzącego w postaci
papierowej, referent sprawy przekazuje ten egzemplarz do składu chronologicznego, gdzie przechowywany
jest w kolejności wynikającej z rejestru korespondencji wychodzącej.
§ 41. 1. Pisma wytworzone w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczone
do wysyłki w postaci elektronicznej, dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba podpisuje
bezpiecznym podpisem elektronicznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
2. Wysyłka pisma, o którym mowa w ust. 1, następuje za pośrednictwem ePUAP bądź na adres poczty
elektronicznej adresata.
§ 42. 1. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym referent sprawy sporządza co najmniej
dwa egzemplarze pisma przeznaczonego do podpisu i wysłania, przy czym jeden podpisany egzemplarz
pozostawia się w aktach sprawy.
2. W uzasadnionych przypadkach pismo w sprawie prowadzonej w systemie tradycyjnym, może być
wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej po podpisaniu bezpiecznym podpisem
11
elektronicznym.
§ 43. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje referent lub pracownik komórki
organizacyjnej, której kierownik komórki powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej, podejmując
następujące czynności:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą oraz czy dołączone są wymienione w nim
załączniki;
2) odnotowuje w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, sposób wysłania
korespondencji (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane, jeżeli nie zostały
określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;
3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku
umieszcza się pieczęć nagłówkową);
4) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;
5) wykonuje odwzorowanie cyfrowe pisma wychodzącego w postaci papierowej, a także włącza pismo do
właściwych akt sprawy.
Rozdział 9.
Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach
archiwum
§ 44. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem
przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 45 okresu przechowywania, do komórki
organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§ 45. 1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw w postaci elektronicznej i papierowej
pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem
ust. 2.
2. Kierownik komórki organizacyjnej, w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach
archiwum, może ustalić inny okres pozostawania określonych teczek spraw w komórce organizacyjnej, jeżeli
uzasadnione jest to realizacją zadań wymagających ciągłości i spójności działania w dłuższym okresie
czasu.
3. Dokumentacja w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych, zgromadzone w składzie
chronologicznym, przekazywane są do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, w terminach
uzgodnionych z pracownikami tej komórki.
§ 46. 1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum spełnia system teleinformatyczny,
służący do realizacji EZD.
2. Przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przekazaniu komórce organizacyjnej
właściwej w sprawach archiwum, przygotowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji
EZD, spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej, a następnie uprawnień komórki organizacyjnej do
zarządzania tą dokumentacją, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba;
4) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
3. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 2, może następować automatycznie po upływie
okresu, o którym mowa w § 45 ust. 1.
4. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 2, przekazująca komórka organizacyjna nadal
może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie dokumentacji w postaci elektronicznej,
ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom
organizacyjnym.
§ 47. 1. W systemie tradycyjnym teczki spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami,
wraz z rejestrami, skorowidzami, kartotekami itp., na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
sporządzonych w postaci papierowej w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kategorii "A" i dla akt kategorii
"B"; zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.
2. Akta spraw zawierające informacje niejawne, przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, dołączając
do każdej przekazywanej teczki spis zawartości teczki, według wzoru określonego w załączniku nr 11 do
Instrukcji.
3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej
akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum; wzór spisu
zdawczo-odbiorczego akt określa załącznik nr 12 do Instrukcji.
12
4. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, pozostawia się w komórce organizacyjnej
na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik nr 13 do Instrukcji.
§ 48. 1. Przekazanie dokumentacji w postaci papierowej i informatycznych nośników danych,
zgromadzonych w składzie chronologicznym, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach
archiwum, polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt ze składu
chronologicznego, którego wzór określa załącznik nr 14 do Instrukcji, zawierającego co najmniej następujące
elementy:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
d) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację lub osoby upoważnionej,
e) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) informację o skrajnych identyfikatorach korespondencji,
c) rok rejestracji korespondencji umieszczonej w pudle lub paczce,
d) oznaczenie i określenie typu nośnika informatycznego oraz odpowiednio znak sprawy lub symbol
klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§ 49. 1. Dokumentacja spraw zakończonych, przekazywana do komórki organizacyjnej Ministerstwa
właściwej w sprawach archiwum, powinna być uporządkowana.
2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do
realizacji EZD, polega na:
1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;
2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego
nie dopełniono;
4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.
3. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
1) ułożeniu akt spraw w obrębie teczek spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw (tzn. pierwsza
sprawa znajduje się na początku teczki), a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające
sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich,
sprawozdań i protokołów;
2) wydzieleniu akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzieleniu dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "Bc", wyłączenie wtórników;
4) usunięciu wszelkich części metalowych z teczek spraw, z wyjątkiem elementów metalowych aktów
notarialnych;
5) ponumerowaniu wszystkich stron w teczkach akt z materiałami archiwalnymi (kategoria "A") i
dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, miękkim ołówkiem, z
podaniem ich liczby pod treścią ostatniego wpisu w spisie spraw;
6) uzupełnieniu spisów spraw w teczkach akt z materiałami archiwalnymi (kategoria "A") i dokumentacją
niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, przez wpisanie przy każdej pozycji spisu
sprawy numeracji stron obejmujących sprawę wpisaną w tej pozycji;
7) umieszczeniu akt w teczkach wiązanych, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm;
8) przesznurowaniu akt kategorii "A";
9) odręcznym oznaczeniu teczek zgodnie z wymogami Instrukcji;
10) ułożeniu i wpisaniu teczek spraw do spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych
wykazu akt.
4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum polega na:
1) sprawdzeniu kompletności zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej i zbioru informatycznych
nośników danych;
2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
3) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;
4) opisaniu pudeł lub paczek;
5) wpisaniu pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny;
6) oznaczeniu roku rejestracji korespondencji znajdującej się w pudle lub paczce;
7) wpisaniu informacji, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego,
czy też jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je
częściowo;
8) wpisaniu skrajnych identyfikatorów korespondencji;
13
usunięciu części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, koszulek).
5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt
nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.
9)
Rozdział 10.
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz
ustania działalności
§ 50. 1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych
komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji,
przekazuje akta spraw niezakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej
komórki), na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje do komórki
organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną
zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje do
komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
3. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje komisja
likwidacyjna powołana przez pełnomocnika ochrony.
§ 51. 1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 49.
2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do
spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania, informację dotyczącą
organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
§ 52. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska,
dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed
podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.
Załącznik Nr 1
Protokół
oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc"*)
KOMISJA W SKŁADZIE: (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)
1. ...................................................................................................................................................
2. ...................................................................................................................................................
3. ...................................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości: teczek
(tomów) ................ co stanowi około .................. mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację
niearchiwalną,
nieprzydatną
dla
celów
praktycznych
dla
.................................................................................................. i wnosi o przedstawienie tego protokołu do
zatwierdzenia przez właściwe archiwum.
Przewodniczący Komisji:
...................................................................................................
(podpis)
Członkowi Komisji:
...................................................................................................
(podpisy)
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
Załączniki:
............. kart spisu
(liczba)
............. pozycji spisu
(liczba)
Uwaga:*) Niniejszy druk stosuje się również przy ocenie akt niejawnych z odpowiednim zastosowaniem
przepisów o ochronie informacji niejawnych.
14
...................................................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLAMI "Bc"
PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA*)
L.p.
Znak teczki spraw
lub znak pisma
Tytuł teczki spraw
lub nazwa dokumentu
Liczba kart
lub m.b.
Daty skrajne
Uwagi
1
2
3
4
5
6
Uwaga:*) Dyrektor komórki organizacyjnej występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji
niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w komórce organizacyjnej oraz
dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania
sądowego lub dyscyplinarnego.
15
ZAŁĄCZNIK Nr 2
stempel archiwum
....................................
Znak:
Zgoda Nr .....
na zniszczenie dokumentacji
niearchiwalnej kategorii "Bc"
Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) i § 5 ust. 6 pkt 2 lit. b Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji, stanowiącej załącznik Nr 1do zarządzenia Nr .... Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia ..........
wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej
wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,
objętej wnioskiem
z dnia
w ilości
znak:
UWAGA Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub
dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania
sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik jednostki /komórki/
organizacyjnej brakującej akta.
Warszawa, dnia ................... 20.......... r.
Załącznik Nr 3
Protokół zniszczenia akt
W dniu ......................................................... Komisja w składzie:
Przewodniczący: ...........................................................................................................................
Członkowie:
1. ...................................................................................................................................................
2. ...................................................................................................................................................
dokonała, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, zniszczenia materiałów
niearchiwalnych kategorii "Bc", zgodnie z protokołem brakowania akt z dnia .......................................... oraz
zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach
archiwum Nr ................ z dnia ..............................
Ilość akt:
............................ teczek,
............................... ksiąg/segregatorów,
............................... kart.
Sposób zniszczenia:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Podpisy:
Przewodniczący: ..........................................................
Członkowie:
1. .............................................................
2. .............................................................
16
Załącznik Nr 4
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
Departament/Biuro ...........................
Wydział ........................
..............1)
..............3)
..................................2)
..............4)
.................................................
..............................................................5)
................ 6)
OBJAŚNIENIA:
1 ) klauzula tajności, jeśli teczka zawiera informacje niejawne;
2) znak teczki spraw (np. AB-IV-0000/2016):
symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej,
symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt,
liczba porządkowa, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła;
3) kategoria archiwalna akt (kolumna 7 wykazu akt);
4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny (kolumna 9
wykazu akt);
5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne z wykazu akt (kolumna 6 wykazu akt);
6) daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej i zakończenia ostatniej sprawy).
17
Załącznik Nr 5
SPIS SPRAW
Rok
L.p.
Symbol komórki
organizacyjnej
Przedmiot
sprawy
Tytuł teczki
(hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)
Od kogo
znak
pisma
Numer kart1)
(od .... do ....)
Data
data
wpływu
sprawy do
Ministerstwa
Znak teczki
(symbol klasyfikacyjny z wykazu
akt)
Uwagi
ostatecznego
załatwienia
_____
1)
Wypełnia się po uporządkowaniu akt celem przekazania do komórki właściwej w sprawach archiwum.
18
Załącznik Nr 6
Spis
zawartości akt sprawy .......................
(znak sprawy)
L.p.
Nadawca i nazwa
dokumentu
Znak dokumentu/data
Nr
karty
Uwagi
19
Załącznik Nr 7
.........................................................
(Nazwa komórki organizacyjnej)
Warszawa, dnia .................... 20...... r.
tel. .................................................
ZLECENIE nr ............................
na powielenie: .........................................
(klauzula tajności)
L.p.
Nazwa druku
AKCEPTUJĘ
....................................
Il. str.
Il. egz.
Uwagi
.............................................................................
(podpis kierownika komórki organizacyjnej
lub osoby przez niego upoważnionej)
20
Załącznik Nr 8
.................................................
stempel nagłówkowy
komórki organizacyjnej
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ
PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH
Data
Odbiorca i jego adres
Znak pisma
(rodzaj przesyłki)
Potwierdzenie odbioru
(data, pieczęć i podpis)
21
Załącznik Nr 9
.........................................
stempel nagłówkowy
komórki organizacyjnej
WYKAZ Nr .....................
PRZESYŁEK POLECONYCH
Imię, nazwisko (nazwa) i adres nadawcy...................................................................................
Z
przeniesienia
Z przeniesienia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nr
bieżący
ADRESAT
Miejsce
przeznaczenia
(poczta)
Wartość - Kwota
Waga
Pobranie
Uwagi
Numer
nadawczy
Opłata
pocztowa
zł
Do przeniesienia
gr
kg
g
zł
gr
zł
Do przeniesienia
22
gr
Załącznik Nr 10
............................................................................
stempel nagłówkowy komórki organizacyjnej
..................., dnia ............ 20 ....... r.
WYKAZ Nr ..............
PRZESYŁEK NADANYCH
przez ...................................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
na Poczcie Specjalnej ....................................................................................................................
(nazwa placówki Poczty Specjalnej przyjmującej przesyłki)
L.p.
Nr przesyłki
Rodzaj
przesyłki
Nazwa adresata
Uwagi
1.
2.
3.
4.
5.
Ogółem przesyłek .................................
(liczbowo)
.......................................................
(podpis sporządzającego wykaz)
.............................................................
(słownie)
.......................................................
(podpis przyjmującego przesyłki)
.......................................................
(data przyjęcia)
............................................................................................................................
(pieczęć do pokwitowań placówki Poczty Specjalnej przyjmującej przesyłki)
23
Załącznik Nr 11
SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI
L.p.
ZNAK PISMA
NAZWA DOKUMENTU
NUMER
KARTY
UWAGI
24
Załącznik Nr 12
Warszawa, dnia ............................. 20 ......... r.
...................................................................
(pieczątka komórki organizacyjnej)
SPIS
ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT NR ...............1)2)
.................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)
(przekazanych do archiwum MSWiA)
L.p.
Znak
teczki
TYTUŁ TECZKI
Daty
skrajne
od - do
Kat.
akt
1
2
3
4
5
Liczba
Miejsce
teczek przechowywania
(kart)
akt w archiwum1)
6
Data
zniszczenia
lub
przekazania do
archiwum1)
7
8
..............................................................................
(podpis kierownika komórki organizacyjnej)
Zdał ................................................................. Przyjął .......................................................
(imię, nazwisko i podpis osoby
(podpis kierownika archiwum
przekazującej) lub osoby upoważnionej)
_____
1)
Wypełnia archiwum.
2)
Niniejszy druk stosuje się również przy przekazywaniu akt niejawnych, z odpowiednim zastosowaniem
przepisów o ochronie informacji niejawnych.
25
Załącznik Nr 13
...................................................................
(pieczątka komórki organizacyjnej)
Karta udostępnienia akt nr .........*)
Data ............................................ ______________________________________________
Termin zwrotu akt
Proszę o udostępnienie**) - wypożyczenie **) akt powstałych w komórce organizacyjnej
.......................................................................................................................................................
z lat ..................................................... o znakach ........................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania**) - odbioru**)
Panią/Pana..........................................................................................................................
Imię i nazwisko
...........................................
Podpis
___________________________________________________________________________
Zezwalam na udostępnienie**) - wypożyczenie**) wymienionych wyżej akt
.................................................
Data i podpis
Potwierdzam odbiór wymienionych.......................................................akt..................................
tomów.............................................................kart .......................................................................
Data ................................................................. Podpis ................................................................
Adnotacje o zwrocie akt:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Akta zwrócono:
............................................
Podpis oddającego
*)
**)
........................................................
Podpis odbierającego
Wypełnia archiwum (składnica akt).
Niepotrzebne skreślić.
26
Załącznik Nr 14
Warszawa, dnia ........................ 20 ..... r.
(data przekazania spisu)
..................................................................
(pełna nazwa komórki organizacyjnej
przekazującej dokumentację)
SPIS
ZDAWCZO - ODBIORCZY AKT
ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO NR ..............2)
..................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej - wytwórcy akt)
(przekazanych do archiwum MSWiA)
L.p.
IDENTYFIKATOR
KORESPONDENCJI
od - do
Daty
skrajne
od - do
Typ nośnika
informatycznego
Liczba
pudeł
Miejsce
przechowywania
akt w
archiwum1)
Data
zniszczenia
lub
przekazania
do
archiwum1)
1
2
3
4
5
6
7
....................................................................................
(imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej
odpowiadającej za skład chronologiczny)
Zdał ...................................................
Przyjął ...........................................................
(imię, nazwisko i podpis pracownika, (imię, nazwisko i podpis kierownika
który przygotował spis) archiwum przyjmującego dokumentację
lub osoby upoważnionej)
_____
2)
Wypełnia archiwum.
27
ZAŁĄCZNIK Nr 2
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH
I ADMINISTRACJI
Wykaz Haseł Klasyfikacyjnych
pierwszego i drugiego rzędu
0
1
2
ZARZĄDZANIE
00
ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
01
ORGANIZACJA
02
AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
03
PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
04
INFORMATYKA/INFORMATYZACJA
05
SKARGI I WNIOSKI
06
WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE
07
WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
08
WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
09
KONTROLA
KADRY
10
OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
11
ZATRUDNIENIE
12
SPRAWY OSOBOWE
13
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
14
SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
15
METODY PRACY
16
DYSCYPLINA PRACY. KARY PORZĄDKOWE I DYSCYPLINARNE
17
SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
18
EMERYTURY. RENTY. UBEZPIECZENIA
19
OPIEKA ZDROWOTNA
ŚRODKI RZECZOWE
20
ŚRODKI TRWAŁE
21
REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I REMONTOWYCH
22
ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
23
GOSPODARKA MATERIAŁOWA
24
GOSPODARKA SAMOCHODOWA
3
4
5
6
25
LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
26
ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
27
JEDNOSTKI PŁYWAJĄCE
28
OCHRONA ZAKŁADU PRACY
29
NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
FINANSE
30
PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
31
BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
32
KSIĘGOWOŚĆ
33
PŁACE
34
FUNDUSZE SPECJALNE
35
INWENTARYZACJA
36
DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
37
DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA
40
SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU
41
SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA NA ŚWIECIE
42
WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ
43
POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
44
PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
45
OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
46
ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA
47
CUDZOZIEMCY
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
50
STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
51
ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM
52
WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
53
WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH
54
ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
55
OCHRONA LUDNOŚCI
56
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
57
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
58
NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
59
USUWANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH
SPRAWY SPOŁECZNE I WYZNANIA RELIGIJNE. MNIEJSZOŚCI NARODOWE I ETNICZNE
60
REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
61
EWIDENCJA LUDNOŚCI
29
7
62
OBYWATELSTWO POLSKIE
63
STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE
64
REPATRIACJA
65
WYZNANIA RELIGIJNE
66
KONCESJE. WPISY DO REJESTRU DZIALALNOŚCI REGULOWANEJ
67
MNIEJSZOŚCI NARODOWE I ETNICZNE ORAZ JĘZYK REGIONALNY
68
PASZPORTY
ADMINISTRACJA PUBLICZNA
70
KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
71
ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
72
NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I ORGANÓW SAMORZĄDUTERYTORIALNEGO
73
KOMISJA HERALDYCZNA
74
POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU
75
WSPARCIE JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO
76
ZBIÓRKI PUBLICZNE
77
PRZECIWDZIAŁANIE I USUWANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH
78
RZĄDOWE PROGRAMY ROZWOJU
79
STRATEGIE. PROGRAMY. PROGNOZY
KONTROLA ZARZĄDCZA
8
9
AUDYT
90
AUDYT WEWNĘTRZNY
91
AUDYT ZEWNĘTRZNY
Hasło klasyfikacyjne
Symbole klasyfikacyjne
1
0
2
3
4
00
000
5
6
ZARZĄDZANIE
ORGANY KOLEGIALNE I JEDNOOSOBOWE
Narady Kierownictwa
Kategoria
archiwalna
w komórce
macierzystej
7
0001
Posiedzenia
A
0002
Materiały na posiedzenia
A
0003
Obsługa organizacyjno - techniczna
Bc
0020
0021
Rady
Powoływanie
Posiedzenia
A
A
002
Uwagi
8
Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników,
referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły,
sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał
Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe
sporządzone specjalnie na określone posiedzenia
Korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia
itp.)
Zarządzenia, decyzje
Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników,
Okres
zagrożenia
9
E
E
P
E
E
30
0022
Materiały na posiedzenia
A
0023
Bc
0030
0031
Komisje i Zespoły (własne)
Powoływanie komisji, zespołów
Ewidencja komisji, zespołów
A
A
0032
Ewidencja prowadzonych postępowań
A
0033
Bc
0040
Komisje resortowe
Powoływanie komisji
A
0041
Posiedzenia komisji
A
0042
Bc
0050
Komisje międzyresortowe
Powoływanie komisji
A
0051
Posiedzenia komisji
A
0052
Bc
003
004
005
006
referaty, głosy w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły,
sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał
Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe
sporządzone specjalnie na określone posiedzenia
itp.)
E
P
Rejestry, wykazy
Rejestry spraw - kategoria AAkta prowadzonych postępowań
przez poszczególne komisje i zespoły oznacza się właściwym
dla danego zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym
itp.)
E
E
Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację tych komisji,
których sekretariat prowadzony jest przez Ministerstwo W
innych przypadkach do kategorii A kwalifikuje się teksty
wystąpień pracowników Ministerstwa i ich sprawozdania,
skład, porządek posiedzenia, listę uczestników, referaty, głosy
w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania,
stenogramy i relacje z realizacji uchwał
itp.)
E
Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację tych komisji,
których sekretariat prowadzony jest przez MinisterstwoW
innych przypadkach do kategorii A kwalifikuje się teksty
wystąpień pracowników Ministerstwa i ich sprawozdania,
skład, porządek posiedzenia, listę uczestników, referaty, głosy
w dyskusji, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania,
stenogramy i relacje z realizacji uchwał
itp.)
E
E
P
E
P
E
P
Rzecznicy
0060
Powoływanie rzeczników
A
0061
Ewidencja prowadzonych postępowań
A
0062
Bc
0070
A
0071
Narady, konferencje itp.
Plany, programy narad, konferencji organizowanych przez
Ministerstwo, uczestnicy
Narady pracownicze, uczestnicy
0072
Udział w naradach i konferencjach obcych
B3
007
A
Zarządzenia, decyzje, wytyczne, organizacja (powołanie
składu osobowego, odwołania)
Rejestry spraw kategorii A Akta prowadzonych postępowań
przez rzeczników oznacza się właściwym dla danego
zagadnienia symbolem i hasłem klasyfikacyjnym
itp.)
E
E
P
E
Protokoły, sprawozdania, wnioski
Do kategorii A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty,
opracowania, notatki problemowe, sprawozdania
E
P
31
0073
008
01
Bc
Patronaty
B2
itp.)
Wnioski o patronat i patronat honorowy zawodów sportowych,
konkursów i innych
P
P
ORGANIZACJA
Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających
B5
0110
Organizacja Ministerstwa
Podstawy prawne działania
A
0111
Struktura i zakres działania Ministerstwa
A
0112
Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych
A
010
011
0114
0115
Reorganizacja lub likwidacja Ministerstwa, komórek
organizacyjnych Ministerstwa
Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra
Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego
0116
Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych
0113
012
0120
0121
0122
0123
0124
0125
0126
0127
0128
013
014
0140
0141
0142
0143
0144
0145
0146
0147
015
0150
Organizacja, reorganizacja lub likwidacja jednostek
organizacyjnych nadzorowanych lub podległych
Ministrowi
Biura Ochrony Rządu
Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej
im. Józefa Tuliszkowskiego
Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie
Szkoły Głównej Służby Pożarniczej
Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi
Państwowej Inspekcji Sanitarnej MSW
Nadwiślańskich Jednostek Wojskowych MSW i MSWiA
Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSW
Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA
Nadawanie sztandaru jednostkom organizacyjnym
Policji, SG, PSP i BOR
Organizacja innych jednostek organizacyjnych
będących we właściwości Ministra
Komendy Głównej Policji i jednostek terenowych
Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowych
Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek
terenowych
Biura Szefa Obrony Cywilnej Kraju
Urzędu do Spraw Cudzoziemców
Zakładu Emerytalno - Rentowego MSW
Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej,
których podmiotem tworzącym jest Minister
Inne jednostki
Organizacja biurowości
Przepisy kancelaryjne
Ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania,
wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych
Akty normatywne
Statut, regulamin organizacyjny Ministerstwa (zarządzenia
Prezesa Rady Ministrów, zarządzenia i decyzje Ministra)
Wewnętrzne regulaminy organizacyjne (zarządzenia
Dyrektora Generalnego oraz decyzje dyrektorów
departamentów i biur)
A
BE10
BE10
B10
Z
E
E
E
E
Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencja
Pełnomocnictwa i upoważnienia, korespondencja
Wnioski o rozstrzyganie sporów, korespondencja, opinie,
rozstrzygnięcia
Z
Z
P
A
E
A
E
A
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
E
A
E
A
A
E
E
A
E
A
A
A
E
E
E
A
E
A
E
A
Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt,
E
32
instrukcja postępowania z informacjami stanowiącymi
tajemnicę
0151
0152
Wzory druków i formularzy
Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacja
A
A
0153
Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącej
B20
0154
Dowody doręczeń i opłat pocztowych
Bc
0155
0156
B2
B2
0160
Ewidencja powielanych dokumentów
Tłumaczenia pisemne i ustne
Rejestry dzienników, książek ewidencyjnych i teczek
dokumentów
Współdziałanie pomiędzy komórkami organizacyjnymi
Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami a jednostkami
organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez
Ministra
Reprezentacja
Zarządzanie Archiwum
Organizacja zarządzania
0161
Gromadzenie zasobu archiwalnego
A
0162
Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego
A
0163
Brakowanie akt
A
0164
Udostępnianie akt. Odtajnianie dokumentów udostępnianych
B2
0165
0166
B5
BE5
0170
0171
Kwerendy
Konserwacja akt
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych
Zaginięcie dokumentacji
Scontrum zasobu archiwalnego
Biblioteka
Zasady działania biblioteki
Gromadzenie zbiorów bibliotecznych
0172
Ewidencja zbiorów bibliotecznych
BE50
0173
Udostępnianie zbiorów bibliotecznych
Ochrona informacji niejawnych
B5
0180
Podstawowe zasady polityki ochronnej
A
0181
Bezpieczeństwo osobowe
0157
0158
0159
016
0167
0168
0169
017
018
Między innymi rejestry pieczęci
Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze
do dzienników korespondencyjnych, dzienniki ewidencyjne,
spisy spraw, karty zapoznania się z dokumentami niejawnymi
Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy
przesyłek otrzymanych, nadanych, wydanych
Rejestry powielanych dokumentów
Korespondencja, zlecenia, rejestry
B25
Bc
B2
A
E
E
E
Z
Z
Z
E
Pisma o krótkotrwałym znaczeniu, przekazywanie pism
według właściwości pomiędzy komórkami organizacyjnymi
Ministerstwa oraz pomiędzy komórkami, a jednostkami
organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra
Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.
Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp.
Protokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i
ubytków
Karty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych,
inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy,
skorowidze
Protokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokoły
Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zgody
(decyzje) na wybrakowanie akt, protokoły zniszczenia
Decyzje, zezwolenia i karty udostępniania dla akt niejawnych
oraz dla użytkowników zewnętrznych - kategoria B20
Z
P
E
E
E
E
Z
Z
P
A
Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne, decyzje
E
A
A
Ewidencja, protokoły dochodzeń
E
E
A
B10
BE50
Zakup, wymiana, dary itp.
Księgi inwentarzowe, katalogi (kwalifikacja zależna od rangi
biblioteki)
Zezwolenia, rewersy itp.
Ustawa, akty wykonawcze Ministra, instrukcje pełnomocnika
ochrony
Ankiety, postępowania sprawdzające, oceny, poświadczenia
bezpieczeństwa, upoważnienia do informacji niejawnych o
klauzuli "zastrzeżone", decyzje o wydaniu, odmowie,
cofnięciu, zawieszeniu postępowania itp.
E
P
P
Z
E
E
33
01810
0182
0183
0184
01840
0185
0186
Dokumenty spraw związanych z bezpieczeństwem
osobowym w zakresie prowadzonych postępowań
sprawdzających
Szkolenie i profilaktyka w zakresie ochrony informacji
niejawnych
Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego
Zwolnienie od obowiązku zachowania w tajemnicy informacji
niejawnych, udostępnianie informacji niejawnych poza
Ministerstwo
Wnioski i postanowienia sądów, prokuratorów w zakresie
udostępnienia informacji uzyskanych w trakcie czynności
operacyjno-rozpoznawczych przez Policję i Straż Graniczną
Zmiana klauzuli tajności dokumentu
Wykazy osób zatrudnionych lub pełniących służbę w
Ministerstwie posiadających dostęp do informacji niejawnych
BE50
B10
B10
A
A
0190
0191
System Zarządzania Jakością
Podstawy organizacji systemu zarządzania jakością
Aktualizacja dokumentów systemu zarządzania jakością
A
BE5
0192
Audity
BE5
0193
Realizacja działań doskonalących
B5
0194
Badanie satysfakcji klienta
Ankieta badania satysfakcji klienta
B5
Bc
Przegląd systemu zarządzania jakością
BE5
01940
0197
Procesy systemu zarządzania zidentyfikowane w
Ministerstwie
Informacja o systemie zarządzania jakością
0198
Cele dotyczące jakości
0196
02
020
0200
0201
0202
AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA
Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych
Przepisy prawne Rady Ministrów (niepublikowane)
Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa
miejscowego
Inne zewnętrzne przepisy prawne
B5
BE5
B5
BE5
BE10
B10
0210
0211
0212
0213
022
0220
Rozporządzenia
Zarządzenia
Decyzje
Wytyczne
Zbiór aktów normatywnych, Dyrektora Generalnego,
dyrektorów departamentów i biur
Zarządzenia
Z
Z
E
Z
Decyzje Ministra
E
E
Postępowanie wyjaśniające, notatki służbowe dotyczące
przestrzegania tajemnicy itp.
Polityka Jakości, Księga Jakości oraz korespondencja
Procedury, instrukcje, formularze oraz korespondencja
Wykazy, zawiadomienia, plany, harmonogramy, raporty,
meldunki oraz korespondencja
Plany, harmonogramy, projekty, sprawozdania,
korespondencja
Korespondencja, analizy itp.
Korespondencja, opracowania, raporty, protokoły z
przeglądów zarządzania
Mapa procesów, karty makroprocesów, procesów
operacyjnych i podprocesów oraz korespondencja
Korespondencja, materiały informacyjne
Wykazy, plany i programy realizacji, sprawozdania oraz
korespondencja
Z
E
P
P
Z
P
P
P
P
P
P
Uchwały dotyczące resortu kwalifikuje się do kategorii A
E
Rozporządzenia i zarządzenia wojewodów
Z
B5
Z
Obejmuje komplet wtórników podpisanych aktów
normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi
przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych
Zbiór aktów normatywnych Ministra
021
Decyzje Ministra
A
Wyjaśnienia i uzupełnienia
0195
Listy przeszkolonych, wykaz wydanych zaświadczeń,
korespondencja itp.
Decyzje ABW, SKW
B10
0187
019
E
A
A
A
A
E
E
E
E
A
E
34
0221
Decyzje
Projekty aktów prawnych
Projekty aktów prawnych własnych
Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgadnianie ich
z zainteresowanymi komórkami lub jednostkami
organizacyjnymi Ministerstwa
023
0230
0231
A
A
E
Kolejne wersje robocze projektów, uwagi
A
0232
Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnych
0233
Opiniowanie aktów prawnych przesyłanych do konsultacji
przez komórki lub jednostki organizacyjne Ministerstwa
B2
0234
Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa
A
BE5
E
E
Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i
uzgadnianie ich z zainteresowanymi
Obejmuje projekty wewnętrznych aktów prawnych, tj. decyzje,
zarządzenia Ministra, decyzje, zarządzenia Dyrektora
Generalnego itp.
Prowadzenie ewidencji, informacje, raporty na temat spraw
załatwianych w Ministerstwie
P
P
E
A
E
0270
Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące
konieczności opracowania bądź zmiany obowiązujących
przepisów prawnych pozostających we właściwości Ministra
Rejestry przepisów prawnych Ministerstwa
Postępowanie przed Trybunałem Konstytucyjnym
Opinie prawne
Sprawy sądowe
Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi
A
A
BE10
BE5
A
E
E
P
P
E
0271
Inne sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymi
A
Sprawy sądowe wynikające ze stosunku pracy
Sprawy sądowe wynikające ze stosunku służby służb
podległych Ministrowi
Postępowania przed sądami administracyjnymi w sprawie o
nabycie, utratę oraz potwierdzenie obywatelstwa polskiego
A
E
A
E
0235
024
025
026
027
02710
02711
02712
0272
0273
0274
0275
0276
028
Decyzje administracyjne
Postępowanie przed organami sądowymi Unii Europejskiej i
Trybunałem EFTA
Sprawy dotyczące należności budżetowych o charakterze
cywilnoprawnym
Dokumentacja w sprawach odszkodowań
(zadośćuczynienia) z tytułu wypadków i chorób
pozostających w związku ze służbą
Sprawy dotyczące udzielania ulg w spłacie niepodatkowych
należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym
Sprawy inne prowadzone przez Departament Prawny,
gdzie indziej niesklasyfikowane
A
A
A
B10
030
0300
0301
031
0310
Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości
(opisowej i statystycznej)
Opracowania zewnętrzne
Opracowania własne
Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
Projekty wstępne
E
E
m.in. rejestry decyzji, rejestry skarg na decyzje
administracyjne
A
E
E
m.in. zwolnienie z długu
E
Sprawy, w których nie wydano decyzji ustalającej prawo do
odszkodowania
P
A
E
B2
P
Obejmuje plany i sprawozdania z działalności, zatrudnienia i
funduszu płac, finansowe, zaopatrzenia itp.
PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA
03
Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz
korespondencja z tym związana
B5
A
A
B5
Założenia, wskaźniki, instrukcje Rady Ministrów, GUS itp.
Opracowania, oceny, opinie, uwagi itp.
Opracowania własne
Z
E
E
P
35
0311
0312
0313
Opracowania robocze
Wersja ostateczna
Oceny, opinie i uwagi
B5
A
A
0314
Materiały pomocnicze
A
0315
0316
032
0320
0321
0322
0323
033
0330
0331
0332
0333
0334
034
0340
0341
0342
0343
035
0350
0351
036
Opracowania organów lub jednostek organizacyjnych
podległych lub nadzorowanych przez Ministra
Opracowania innych resortów (jednostkowe)
Plany i sprawozdania wieloletnie
Ministerstwa
Organów kolegialnych i jednoosobowych
Organów, jednostek organizacyjnych podległych lub
nadzorowanych przez Ministra
Zbiorcze resortu
Plany i sprawozdania roczne
Ministerstwa
Organów kolegialnych i jednoosobowych
Komórek organizacyjnych Ministerstwa
Zbiorcze resortu
Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji
Komórek organizacyjnych Ministerstwa
Zbiorcze resortu
Programy antykorupcyjne w ramach środków przejściowych
Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych
Plany pracy
Sprawozdania z działalności
B10
Jak w klasie 0310
Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające
Jak w klasie 0310
Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie
znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu.
Pozostałe - kategoria Bc
Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych
materiałów u twórców aktów
B5
A
A
P
E
E
E
P
P
m.in. sprawozdania komisji, rzeczników
E
E
A
E
A
E
A
A
A
m.in. sprawozdania komisji, rzeczników
E
E
E
A
E
A
E
BE10
Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne
E
BE5
Jak w klasie 0340
E
BE10
A
Jak w klasie 0340
Wszystkich resortów
E
E
B5
A
P
Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania
komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) kategoria B
E
Statystyka
0360
Źródłowe materiały statystyczne
BE5
0361
0362
Statystyczne opracowanie cząstkowe
Statystyczne opracowanie końcowe
Analizy (kompleksowe i problemowe)
Własne
Zbiorcze
Materiały pomocnicze (robocze)
Analizy wycinkowe
B5
BE20
037
0370
0371
0372
0373
038
0380
Własne
Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres
przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego
obejmującego całość danych źródłowych
Opracowanie Ministerstwa
Własne i zbiorcze
A
B10
Z
Z
E
Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu
stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów
B20
B10
A
Z
P
P
P
Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie
mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub
problemowym. Pozostałe - kategoria Bc
E
36
04
INFORMATYKA/ INFORMATYZACJA
Projektowanie i programowanie
Założenia projektowo-programowe
Dokumentacja systemów informatycznych
Wdrażanie systemów informatycznych
System elektronicznego obiegu dokumentów e-Dok w
Ministerstwie
Przyznawanie środków finansowych na sfinansowanie
lub dofinansowanie projektów teleinformatycznych
administracji publicznej
Rejestr wniosków o finansowanie lub dofinansowanie
projektów teleinformatycznych administracji publicznej
Wnioski o finansowanie lub dofinansowanie projektów
teleinformatycznych administracji publicznej
Koordynacja działalności resortowych sieci
teleinformatycznych i informatycznych
Zbiór "PESEL"
Terenowe banki danych
Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych i
administracji
040
0400
0401
0402
0403
042
0420
0421
043
0430
0431
0432
Sieć teletransmisyjna zbiory TESTA II
0433
Sieć teleinformatyczna dla systemu ewidencji pojazdów i
kierowców WAN CEPiK
Podsieci informatyczne, teletransmisyjne, komutacyjne służb
resortu spraw wewnętrznych i administracji
0434
0435
Rozległa sieć transmisji danych PESEL-NET
0436
044
0440
04400
0441
0442
0443
0444
0445
045
0450
0451
Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci
teleinformatycznych
Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w
warunkach normalnych funkcjonowania Państwa
Notatki z kontroli niejawnych systemów teleinformatycznych
prowadzonych przez Inspektorów Bezpieczeństwa
Teleinformatycznego.Wnioski o przyznanie/odebranie
uprawnień użytkowników niejawnych systemów
teleinformatycznych eksploatowanych w Ministerstwie
Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w
warunkach zagrożenia funkcjonowania Państwa
Certyfikaty systemów, urządzeń i narzędzi
teleinformatycznych
Kontrola systemów teleinformatycznych
Egzaminy kwalifikacyjne
Zabezpieczenie kryptograficzne systemów
teleinformatycznych
A
A
A
Opracowania i akty wykonawcze
Protokoły, oceny
E
E
E
B5
Korespondencja
P
A
E
B10
P
B5
Dokumentacja koordynowania, korespondencja
Z
B5
B5
Z
Z
B5
Z
B5
B5
Dokumenty koordynacyjne, dołączenia do i odłączenia od
sieci, korespondencja
Z
Z
B5
Łączność telefoniczna, telefoniczna łączność rządowa, SDH
Z
B5
Z
Standardy, zalecenia
A
Akty normatywne, decyzje Ministra, dokumentacja
bezpieczeństwa, oceny, opinie, raporty
E
A
Wyłącznie notatki oraz wnioski dotyczące niejawnych
systemów teleinformatycznych eksploatowanych w
Ministerstwie
E
A
Jak w klasie 0440
E
A
Dokumentacja oraz decyzje ABW lub SKW
E
BE5
BE5
A
Standardy informatyczne w administracji publicznej
A
Standardy oprogramowania podstawowego
Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych
A
A
P
P
Certyfikaty, decyzje ABW lub SKWKody i hasła do systemów
teleinformatycznych- kategoria Bc
Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki,
korespondencja
E
E
E
E
37
0452
0453
0454
0455
0456
Standardy sprzętu komputerowego
Inne standardy
Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludności
Współpraca z autorami systemów ewidencji ludności
Dokumenty certyfikacyjne
Koordynacja budowy, rozwoju i eksploatacji informatyki
w administracji rządowej
0460
Założenia i rozwiązania projektowo-programowe
A
0461
0462
0463
0464
0465
Programy rozwoju informatyki
Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznych
Krajowy System Informatyczny
System Informacji Schengen (SIS)
Sieć Teleinformatyczna Administracji Publicznej (STAP)
Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej ePUAP
Krajowa Ewidencja Systemów Teleinformatycznych i
Rejestrów Publicznych
Współdziałanie systemów informatycznych w
województwach
A
A
A
A
A
System Informatyczny CEPiK
A
046
0466
0467
0468
0469
A
A
B5
B5
B10
E
A
A
A
A
A
B3
0495
Bank danych - udostępnianie danych
A
0496
0497
0498
0499
Wydruki komputerowe
Materiały pomocnicze
Opracowania problemowe
Materiały robocze
SKARGI I WNIOSKI
Przepisy prawne dotyczące skarg i wniosków
051
0510
0511
0512
052
0520
Narodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENE
E
E
E
E
E
A
Założenia, specyfikacje
Podstawy prawne
Dokumentacja ekonomiczna
Dokumentacja techniczna
Obsługa techniczna
050
Projekty, opinie, korespondencja
E
E
0490
0491
0492
0493
0494
05
Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki,
korespondencja
A
Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatyki
049
E
E
Z
Z
Z
BE10
B5
A
Bc
Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja
Projekty, opinie, korespondencja (dokumenty dotyczące
Centralnej Ewidencji Pojazdów Służbowych)
Dla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki
(dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne
dokumenty)
Ustawy, normy
Opracowania, oszacowania
Projekty, plany, harmonogramy
Korespondencja
Wnioski o udostępnianie danych, dokumenty i książki
ewidencyjne
Do kategorii A kwalifikuje się tylko wyniki badań
Dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę
A
E
E
E
E
E
E
P
E
Z
Z
E
Z
E
W razie masowości tego typu spraw do kategorii A
kwalifikuje się przykładowo 5-10%
Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio
A
Skargi i wnioski pozostawione bez rozpatrzenia
Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg
osób posiadających status "świadka koronnego" załatwione
bezpośrednio
Skargi i wnioski w sprawach o nabycie, potwierdzenie i
utratę obywatelstwa polskiego
Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według
właściwości
Akta spraw (pisma, załączniki do pism) dotyczące skarg
B3
Z
B3
Z
BE5
Z
B3
Z
B3
Z
E
38
osób posiadających status "świadka koronnego" przekazane
do załatwienia według właściwości
Anonimy
Analizy skarg i wniosków
053
054
BE5
A
Z
E
A
E
060
Rejestry skarg, wniosków i anonimów
WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWOBADAWCZE
Polityka wydawnicza
061
Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)
A
Wydawnictwa wytwarzane w resorcie przesyłane do
wykorzystania lub wiadomości
B5
055
06
0610
062
063
064
065
066
0660
0661
0662
0663
0664
0665
0666
0667
0668
0669
067
0670
0671
0672
0673
0674
0675
0676
0677
07
070
Biuletyn Informacji Publicznej
Rozpowszechnianie wydawnictw
Ewidencja wydawnictw Ministerstwa
Wydawnictwa zewnętrzne
Informacje w środkach masowego przekazu
Informacje własne dla prasy, radia i telewizji
Zewnętrzne informacje o działalności Ministerstwa
Zewnętrzne informacje o działalności resortu
Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami
Ministerstwa
Odpowiedzi na krytykę prasową
Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego Ministerstwa
Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej
oraz publikacjach zagranicznych
Sprawy związane z realizacją ustawy o dostępie do
informacji publicznej
Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędów
Konferencje prasowe Ministra i wystąpienia Kierownictwa
Prace naukowo-badawcze
Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu
(polityka badawczo-rozwojowa)
Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji
Programy badawcze
Prace naukowo-badawcze
Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania
Działalność statutowa szkół wyższych i instytutów
badawczych
Inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac
rozwojowych
Badania własne szkół wyższych
WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI
ORGANIZACYJNYMI
Z Kancelarią Prezydenta
A
Plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki
Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą:
karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i
redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczy
Obejmuje biuletyny, informatory, monografie, wydawnictwa
specjalistyczne dotyczące różnych rodzajów działalności
prowadzonej przez resort i inne
A
B10
A
B5
A
A
BE5
E
E
Z
Z
Z
E
Z
Informacje, sprostowania, oświadczenia itp.
m.in. wycinki prasowe
Jak w klasie 0661
E
E
P
A
E
A
A
E
E
A
E
A
E
BE5
BE5
A
A
A
A
B5
Obejmuje także współpracę z Centrum Informacyjnym Rządu
Z
Z
Wytyczne
E
Własne opracowania lub na zlecenia Ministerstwa
E
E
E
Z
B5
Z
B5
Z
B5
Z
A
E
39
071
0710
Z Sejmem RP
Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RP
Bc
0711
Druki i uchwały sejmowe
Bc
0712
0713
0714
0715
A
A
A
A
E
E
E
E
A
E
BE5
E
A
E
B5
Z
0720
Wystąpienia Posłów do Parlamentu Europejskiego
Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie Ministerstwa
Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie Ministerstwa
Interwencje poselskie
Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu
spraw wewnętrznych i administracji lub obronności i
odpowiedzi na nie Ministerstwa
Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji
sejmowych
Dezyderaty komisji sejmowych
Wystąpienia poselskie przekazywane do załatwienia według
właściwości
Z Senatem RP
Stenogramy z posiedzeń Senatu RP
0721
Uchwały Senatu RP
Bc
0722
Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortu
Opracowania i informacje Ministerstwa i resortu dla Senatu
RP i jego komisji
Oświadczenia senatorów dotyczące Ministerstwa i resortu
Wystąpienia senatorskie przekazywane do załatwienia
według właściwości
Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komitetami RM
Protokoły posiedzeń, uchwały, zarządzenia Rady Ministrów i
protokoły posiedzeń Komitetów RM
Karty informacyjne zadań przewidziane dla Ministra zgodnie
z protokołami ustaleń Rady Ministrów
Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady
Ministrów
Dokumenty, opracowania i informacje procesowane w
ramach uzgodnień międzyresortowych, prac Komitetów
Rady Ministrów, Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów
Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady
Ministrów
Opracowania i informacje innych resortów dla Rady
Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą
Ministerstwa
Opracowania i informacje innych resortów i organów Rady
Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, które nie dotyczą
Ministerstwa
Współpraca z naczelnymi organami kontroli,
administracją państwową i urzędami centralnymi
A
0716
0717
0718
0719
072
0723
0724
0725
073
0730
0731
0732
0733
0734
0735
0736
074
0740
z Najwyższą Izbą Kontroli
Bc
Wydruki komputerowe
Informator Sejmowy i inneDo kategorii A kwalifikują się
uchwały niepublikowane dotyczące Ministerstwa i resortu
Wydruki komputerowe
Do kategorii A kwalifikują się oryginały uchwał dotyczących
spraw wewnętrznych i administracji i obronności
Jak w klasie 0721
Z
Z
Z
Z
E
A
E
A
E
B5
Z
BE20
A
Do kategorii A kwalifikuje się opracowania dotyczące
Ministerstwa, resortu i obronności, pozostałe - kategoria B20
Korespondencja, pisma przekazujące, informacje
porządkowe, uzupełniające itp.
E
E
A
E
BE20
E
Bc
Z
BE5
P
Bc
Z
BE5
P
40
0741
0742
0743
0744
0745
0746
0747
0748
075
0750
0751
0752
0753
0754
0756
0757
0758
076
0760
0761
0762
0763
0764
0765
0766
0767
0768
0769
077
0770
0771
078
0780
z Ministerstwem Obrony Narodowej, Służbą Wywiadu
Wojskowego i Służbą Kontrwywiadu Wojskowego
z Ministerstwem Spraw Zagranicznych
z Ministerstwem Cyfryzacji
z Ministerstwem Sprawiedliwości i prokuraturami
z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym
z Sądem Najwyższym
z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją
Wywiadu
z innymi organami
Współdziałanie z organami podległymi lub
nadzorowanymi przez Ministra
Komendantem Głównym Policji
Komendantem Głównym Straży Granicznej
Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej
Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców
Dyrektorem Zakładu Emerytalno - Rentowego Ministerstwa
Spraw Wewnętrznych
Komendantami Wojewódzkimi, Stołecznym Policji
Komendantami Oddziałów Straży Granicznej
Szefem Obrony Cywilnej Kraju
Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi
nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi
Biurem Ochrony Rządu
Centralnymi Ośrodkami Naukowo-Badawczymi
Wyższą Szkołą Policji w Szczytnie
Szkołą Główną Służby Pożarniczej
Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej,
Państwową Inspekcją Sanitarną MSW
Centrum Personalizacji Dokumentów MSW
Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSW
Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji ds. związków zawodowych
Centralnym Ośrodkiem Informatyki
Współpraca z organami administracji
Z organami administracji rządowej w województwie
Z organami samorządu terytorialnego
Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i
związkami zawodowymi
Wnioski organizacji społecznych o dofinansowanie
działalności
BE5
Z
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
Z
Z
Z
Z
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE5
BE5
BE5
BE5
Z
Z
Z
Z
BE5
P
BE5
BE5
BE5
Z
P
P
BE5
BE5
BE5
BE5
P
P
P
P
BE5
P
BE5
BE5
BE5
P
P
P
BE5
P
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
Obejmuje sprawy ogólne, nie mieszczące się w klasie 7
jak w klasie 077
jak w klasie 077
Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się
odrębne teczki
BE5
P
P
P
P
P
P
Dotyczy wniosków, które nie zawierają prośby o
dofinansowanie działalności
0781
Wnioski o objęcie działalności patronatem Ministra
B2
0782
0783
Współpraca z przedsiębiorcami państwowymi
Współpraca z przedsiębiorcami prywatnymi
Współpraca z organami ochrony praw obywatelskich
Rzecznik Praw Obywatelskich
Rzecznik Praw Dziecka
B5
B5
P
P
A
A
E
E
079
0790
0791
P
41
08
080
081
0810
0811
0812
0813
0814
0815
0816
0817
0818
0819
082
0820
0821
0822
WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej
Unia Europejska
UE - kwestie przekrojowe
Koordynacja międzyinstytucjonalna
Współpraca policyjna
Migracje
Terroryzm
Ochrona ludności
Schengen i granice zewnętrzne UE
Ochrona danych osobowych
Zewnętrzny wymiar JHA
Opinie wstępne o zgodności z prawem UE
Fundusze europejskie
Międzyresortowy Zespół do spraw Europejskich Funduszy
Spraw Wewnętrznych
Rezerwy celowe
Pozostałe fundusze
A
Nie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej
Opracowania własneOpracowania zewnętrzne - kategoria B5
E
A
A
A
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
E
E
E
A
P
A
A
P
P
(dotyczy Funduszu Granic Zewnętrznych, Europejskiego
Funduszu na rzecz Uchodźców, Europejskiego Funduszu
Powrotów Imigrantów, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji,
Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego)
0823
Fundusze dla obszaru spraw wewnętrznych i administracji
A
0824
0825
Szwajcarsko-Polski Program Współpracy
Norweski Mechanizm Finansowy
Współpraca dwustronna - państwa europejskie
Państwa Beneluksu
Państwa Bałkańskie
Wielka Brytania i Irlandia
Państwa Skandynawskie
Państwa Europy Środkowej
Państwa Europy Wschodniej
Państwa bałtyckie
Państwa Kaukazu
Państwa Europy Południowej
Państwa Europy Zachodniej
Współpraca dwustronna - państwa pozaeuropejskie
USA, Kanada
Ameryka Łacińska
Afryka
Bliski Wschód
Afganistan
Azja
Australia, Nowa Zelandia
Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
Państwa Bałtyckie - wymiar transgraniczny
Państwa Europy Wschodniej - wymiar transgraniczny
Państwa Europy Zachodniej - wymiar transgraniczny
Państwa Europy Południowej - wymiar transgraniczny
A
A
P
P
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
A
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
E
A
A
A
A
E
E
E
E
083
0830
0831
0832
0833
0834
0835
0836
0837
0838
0839
084
0840
0841
0842
0843
0844
0845
0846
085
0850
0851
0852
0853
P
42
0854
086
0860
0861
0863
0864
0865
087
0870
0871
0872
0873
0874
0875
0876
0877
0878
0879
088
0880
0881
0882
0883
0884
0885
09
090
091
092
093
094
095
096
Współpraca regionów w wymiarze europejskim
Współpraca międzynarodowa - kwestie horyzontalne
Migracje
Oficerowie łącznikowi
Misje zagraniczne
Polityka rozwojowa
Pozostałe kwestie horyzontalne
Współpraca wielostronna
G6
FORUM SALZBURG
RADA PAŃSTW MORZA BAŁTYCKIEGO
Ministerialne Forum Państw Schengen z zewnętrzną granicą
lądową
V4 - Grupa Wyszehradzka
OBWE (Organizacja Bezpieczeństwa i Współpracy w
Europie), NATO, ONZ
INTERPOL
INICJATYWA ŚRODKOWOEUROPEJSKA
PARTNERSTWO WSCHODNIE
Pozostałe organizacje wielostronne
Granica
Lądowa granica zewnętrzna
Lądowa granica wewnętrzna
Lotnicze przejścia graniczne
Granica morska
Zespół ds. Zagospodarowania Granicy
Programy zagospodarowania granicy
KONTROLA
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli
Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub
sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa
Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub
sprawdzające centralnych organów administracji
rządowej nadzorowanych lub podległych Ministrowi
Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne i
sprawdzające innych organów i jednostek
organizacyjnych podległych, nadzorowanych lub
będących we właściwości Ministra
Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne i
sprawdzające organów administracji rządowej w
województwie
Kontrole dotacji udzielonych jednostkom samorządu
terytorialnego oraz jednostkom niezaliczonym do
sektora finansów publicznych, w tym stowarzyszeniom i
fundacjom
Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie
A
E
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
A
A
A
E
E
E
A
E
A
E
A
E
A
A
A
A
E
E
E
E
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
A
E
A
Programy kontroli, protokoły, sprawozdania, wyjaśnienia i
oświadczenia, analizy przedkontrolne, informacje o wynikach
kontroli, wnioski i zalecenia pokontrolne oraz informacje o ich
realizacji, upoważnienia do kontroli; akta każdej kontroli
grupuje się w odrębnej teczce
E
A
Jak w klasie 091
E
A
Jak w klasie 091
E
A
Jak w klasie 091
E
A
Jak w klasie 091
E
A
Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane
E
43
zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli
lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach
pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i
wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub
przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach
kontroli
097
Książki kontroli
098
Postępowania wyjaśniające
A
A
B3
100
101
Czynności sprawdzająco - wyjaśniające
Obsługa organizacyjno-techniczna kontroli
KADRY
OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC
Przepisy zewnętrzne
Przepisy własne
B20
A
102
Ochrona danych osobowych
B20
110
111
ZATRUDNIENIE
Limity zatrudnienia
Nabór pracowników i ich zwalnianie
B5
0980
099
1
10
11
1110
11100
1111
1112
1113
1114
1115
1116
11160
B10
Z
Plany, czynności, wyjaśnienia i oświadczenia, notatki
służbowe oraz sprawozdania
m.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umów
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i inne
Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników
Prowadzenie ewidencji osób uprawnionych do przetwarzania
danych osobowych w komórkach organizacyjnych
Ministerstwa
E
E
Z
P
E
E
Z
Korespondencja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach,
oferty kandydatów nie wymienionych w protokole naboru,
korespondencja dotycząca przeniesienia nieprzekazana do
akt osobowych, korespondencja - odpowiedzi dotyczące
sposobu przeprowadzania naboru do korpusu służby cywilnej,
korespondencja dotycząca ogłoszeń o pracy w instytucjach
UE i międzynarodowych, korespondencja dotycząca
zatrudnienia absolwentów KSAP - kategoria BcOferty
kandydatów przyjętych do pracy odkłada się do akt
osobowych (klasa 120)
Nabór pracowników na wolne stanowiska w służbie cywilnej
B3
Selekcja kandydatów
Powoływanie i odwoływanie dyrektorów Samodzielnych
Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, których
podmiotem tworzącym jest Minister
Zatrudnianie zastępców dyrektorów i głównych księgowych
Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej,
Konkursy na niektóre stanowiska kierownicze w
Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej,
Ustalanie i powoływanie Rad Społecznych działających przy
Samodzielnych Publicznych Zakładach Opieki Zdrowotnej,
Desygnowanie kandydatów na stanowiska ds. służb
mundurowych w Narodowym Funduszu Zdrowia
Bc
P
B50
Z
B50
Z
B5
Z
B5
Z
B5
Sprawy pracowników Ministerstwa
B5
Oświadczenia lustracyjne lub oświadczenia o złożeniu
B5
P
Z
Kadra kierownicza, członkowie korpusu służby cywilnej,
pozostali pracownicy. Problematyka mobbingu i równego
traktowania w zatrudnieniu
Z
Z
44
1130
1131
oświadczenia lustracyjnego składane w Ministerstwie w toku
naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej
Dokumentacja dotycząca postępowań w sprawach
mobbingu i dyskryminacji pracowników
Sprawy kadry kierowniczej jednostek podległych
Sprawy funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, PSP,
BOR pełniących służbę w Ministerstwie
Sprawy żołnierzy zawodowych pełniących służbę w
Ministerstwie
Staże i praktyki zawodowe
Etaty
Ministerstwa
Jednostek podległych lub nadzorowanych
1132
Opisy i wartościowanie stanowisk pracy
11161
1117
1118
1119
112
113
1134
114
Sprawozdania roczne dyrektora generalnego urzędu dla
Szefa Służby Cywilnej z realizacji zadań wynikających z
ustawy o służbie cywilnej
Kwalifikacja pracowników
B5
Z
B5
Z
B5
Z
B5
Z
B5
A
B5
A
Z
E
Z
E
B3
B5
Równouprawnienie
B5
1150
1151
Prace zlecone
Ze składką na ZUS
Bez składki na ZUS
SPRAWY OSOBOWE
B10
B50
B5
12
Akta osobowe pracowników
BE50
1200
Świadectwa rekompensacyjne
BE5
1201
1202
Świadectwa pracy
Sprawdzenia kandydatów do pracy
BE5
BE5
120
1203
1204
121
122
1220
1221
1222
Sprawy osobowe komórki organizacyjnej Ministerstwa
Akta osobowe dyrektorów Samodzielnych Publicznych
Zakładów Opieki Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym
jest Minister
Oświadczenia majątkowe pracowników
Ewidencja osobowa, legitymacje służbowe pracowników
Kartoteka osobowa, rejestr wydanych legitymacji
Legitymacje weteranów-funkcjonariuszy oraz weteranów
poszkodowanych-funkcjonariuszy
Dokumenty potwierdzające uprawnienia przysługujące
weteranom poszkodowanym-funkcjonariuszom
Sprawozdania, korespondencja, zestawienia, tabele
A
1140
115
Korespondencja
Okresowe meldunki i analizy
Opisy stanowisk pracy, dokumenty dotyczące wartościowania
- kategoria B3Korespondencja dotycząca przekazywania
opisów stanowisk pracy - kategoria Bc
B2
E
P
E
Przepisy w sprawie równouprawnienia, wytyczne, materiały
konferencyjne, wykazy, zestawienia, korespondencja
Umowy, zezwolenia itp.
Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę
zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i
dyplomy, umowę o pracę, zakres czynności, zaświadczenia o
odznaczeniach, nagrodach, awansach
Spisy - uaktualnianie (dopisywanie, usunięcia) wydawanie
zaświadczeń o rekompensatach
Duplikaty świadectw pracy, korespondencja
Obejmuje sprawy dotyczące awansowania, wynagrodzeń,
nagród oraz oceny pracowników, a także sprawy związane ze
szkoleniami, kształceniem, urlopami i inne sprawy
pracowników danej komórki organizacyjnej kierowane przez
Dyrektora komórki do Dyrektora Generalnego lub do komórki
właściwej w sprawach kadrowych
Z
P
E
P
E
P
P
P
Z
BE50
E
BE10
Z
A
BE10
BE10
Legitymacje, które utraciły ważność - kategoria Bc
E
Rejestr wydanych dokumentów
Z
Z
45
123
Kadra kierownicza Ministerstwa
A
124
Awanse
B5
1240
1241
1242
1243
1244
1245
125
Mianowania funkcjonariuszy Policji na kolejne stopnie
służbowe
Mianowania oficerów Straży Granicznej na kolejne stopnie
służbowe
Mianowania na kolejne stopnie służbowe oficerów
Państwowej Straży Pożarnej, na pierwszy stopień służbowy
aspiranta PSP
Mianowania na kolejne stopnie służbowe funkcjonariuszy
Biura Ochrony Rządu, weryfikacja stopni oficerów BOR
Mianowania na stopnie generalskie funkcjonariuszy służb
podległych Ministrowi
Mianowania na pierwsze stopnie oficerskie funkcjonariuszy
służb podległych Ministrowi
Odznaczenia
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
B5
1251
1252
Medale i odznaki nadawane przez Ministra
Inne medale i odznaki
Nagrody, dodatki osłonowe
Decyzje wynikające z ustawowych uprawnień Ministra i
dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa
właściwej w sprawach kadr dotyczących
funkcjonariuszy podległych służb i żołnierzy
zawodowych
A
B5
B5
1270
1271
1272
1273
1274
1275
Sprawy wynikające z ustawowych uprawnień Ministra
dotyczące funkcjonariuszy Policji
dotyczące funkcjonariuszy Straży Granicznej
dotyczące funkcjonariuszy PSP
dotyczące funkcjonariuszy BOR
dotyczące żołnierzy zawodowych
Sprawy weteranów
128
Oceny pracowników, urzędników
131
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
Podstawowe zasady
13
Z
Z
Ordery i odznaczenia państwowe
127
E
BE5
1250
126
Komunikaty o zmianach personalnych
Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie
odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
Kopie wniosków dotyczących odznaczeń wręczanych przez
Ministra, odpisy postanowień, korespondencja
Wnioski, decyzje, postanowienia Ministra
Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienne
Z
E
Z
Z
A
E
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE10
Bc
1310
Przepisy i zasady BHP
A
1311
Szkolenia z dziedziny bhp
B5
Z
Bc - korespondencjaArkusze ocen pracowników oraz
korespondencję dotyczącą sprzeciwów od oceny okresowej
odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
Doradztwo w zakresie BHP, udział w opracowywaniu
projektów modernizacji, remontów, wewnętrznych zarządzeń,
regulaminów, instrukcji dotyczących BHP
Sprawy dotyczące szkoleń wstępnych, okresowych i innych
związanych z zakresem BHP
Z
E
P
46
132
Wypadki i choroby zawodowe
1320
Wypadki przy pracy
1321
Inne wypadki
1322
Choroby zawodowe
Nadzór Ministra nad BHP w organach i jednostkach
organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez
Ministra
133
Badania profilaktyczne pracowników
134
135
BE10
B10
BE10
B5
Skierowania pracowników na badania, monitorowanie zaleceń
lekarskich, refundacje okularów korekcyjnych
Z
1351
Kontrole służby BHP Ministerstwa
BE10
1352
Komisja BHP Ministerstwa
BE5
1400
1401
141
1410
1411
1412
142
1423
1424
1425
1426
143
144
P
E
BE10
140
P
Analiza stanu BHP w resorcie
Kontrole
Kontrole zewnętrzne
SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE
PRACOWNIKÓW
Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
Własne opracowania
Zewnętrzne opracowania
Rekrutacja uczestników
Praktyki zawodowe dla studentów i wolontariat
Staże absolwenckie
Staże absolwenckie z wymaganym przez urzędy pracy
dłuższym okresem przechowywania dokumentacji
Realizacja szkoleń
Szkolenia specjalizacyjne pracowników Samodzielnych
Szkolenia zawodowe pracowników Samodzielnych
Kwestionariusze potrzeb szkoleniowych
Arkusze Indywidualnej Oceny Szkolenia (AIOS)
Dzienniki zajęć
Szkolnictwo resortowe
P
A
1350
14
Dokumentacja powypadkowa, w tym protokoły, wyjaśnienia,
notatki, analizy, pisma zewnętrzne (ZUS, PZU, GUS itp.)
Karty wypadków w drodze do pracy lub z pracy, zdarzenia
potencjalnie wypadkowe
Dokumentacja medyczna itp.
Kontrole PIS, PIP i inne
Kontrole służby BHP Ministerstwa dotyczące warunków pracy,
analizy stanu BHP, sprawozdania, notatki
Prace komisji BHP Ministerstwa (protokoły, notatki z kontroli),
współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz związkami
zawodowymi
P
A
B5
B2
Bc
Bc
Plany, założenia programowe, programy, formy i metody
Korespondencja, umowy, porozumienia
Korespondencja, porozumienia
E
E
Z
Z
Z
B12
Korespondencja, umowy
Z
BE20
Dokumentacja postępowań specjalizacyjnych i dyplomów
specjalizacyjnych lekarzy
E
BE5
Umowy, rozliczenia
E
Bc
Bc
B10
1440
Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwa
A
1441
1442
1443
1444
1445
1446
1447
Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacji
Programy studiów
Podręczniki
Pomoce naukowe i dydaktyczne
Obiekty do ćwiczeń
Kadra naukowo-dydaktyczna
Rekrutacja słuchaczy
A
A
A
A
A
A
A
P
P
Z
Z
P
Przepisy Ministerstwa - kategoria APrzepisy zewnętrzne kategoria B5
Dalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczania
Własne. Zewnętrzne - kategoria B5
Jak w klasie 1442
Wykazy
Analizy, oceny
Jak w klasie 1442
E
E
E
E
E
E
E
E
47
1448
1449
145
1450
1451
1452
146
1460
147
148
1480
1481
1482
1483
1484
1485
1486
1487
1488
1489
15
Realizacja programu nauczania
Legalizacja dokumentów szkół wyższych przeznaczonych do
obrotu prawnego za granicą
Koordynacja działalności szkół resortowych
Wyższej Szkoły Policji
Szkoły Głównej Służby Pożarniczej
Innych szkół
Seminaria szkoleniowe dostosowujące Polskę do Unii
Europejskiej
Kierowanie pracowników za granicę w celach szkoleniowych
Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za
granicą i zagranicznych w Polsce
Organizacja szkoleń
Służba przygotowawcza
Szkolenia specjalistyczne
Szkolenia powszechne
Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego (IPRZ)
Aplikacja legislacyjna
Studia i inne formy kształcenia i doskonalenia zawodowego
Kursy obronne osób z administracji rządowej i
samorządowej
Krajowa Szkoła Administracji Publicznej
Szkolenia językowe
Szkolenia centralne
METODY PRACY
150
Podstawowe zasady
151
Racjonalizacja pracy
DYSCYPLINA PRACY, KARY PORZĄDKOWE I
DYSCYPLINARNE
Dokumentacja obecności w pracy
Absencja
Urlopy pracownicze
Urlopy i dni wolne od świadczenia przedmiotu umowy
zlecenia na zarządzanie dyrektorów Samodzielnych
Delegacje służbowe
Rzecznik Dyscyplinarny
16
160
161
162
1620
163
164
A
E
P
Regulaminy, plany, sprawozdania, protokoły z kontroli itp.
A
A
A
E
E
E
A
E
B5
Korespondencja, programy, formularze itp.
A
P
E
B5
B5
B5
B5
B5
B5
Korespondencja, programy, formularze, umowy itp.
Korespondencja, umowy
Korespondencja, umowy, wykazy itp.
P
P
P
P
P
P
B10
Korespondencja, wykazy itp.
P
B5
B5
B5
Korespondencja, wykazy itp.
P
P
P
A
Ustalenia Ministerstwa dotyczące m. in. harmonogramu pracy
- kategoria B5Opracowania zewnętrzne, korespondencja,
programy, formularze, umowy itp.
E
B10
Bc
B5
B2
P
Listy obecności, książki wyjść w godzinach służbowych
Zwolnienia lekarskie
Karty urlopoweWnioski urlopowe - kategoria Bc
Z
Z
Z
B3
Z
B3
Z
1640
Organizacja postępowań wyjaśniających
A
1641
Upomnienia na piśmie - sprzeciwy
B5
1642
Postępowanie rzecznika dyscyplinarnego
B5
165
Jak w klasie 1442
B20
Normatywy, przepisy, wytyczne, regulamin, powołanie,
odwołanie
Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej (wnioski,
postanowienia, sprzeciwy)
Akta spraw prowadzonych przez rzecznika (zawiadomienia,
pisma procesowe, sprawozdania, postanowienia)
E
Z
Z
Komisje Dyscyplinarne
1650
Postępowanie komisji dyscyplinarnej
B5
Akta spraw prowadzonych przez komisję (zarządzenia,
zawiadomienia, postanowienia, wezwania, orzeczenia)
P
48
1651
166
1660
1661
1662
1663
17
Obsługa organizacyjno-techniczna
Kary
Kary udzielane dyrektorom Samodzielnych Publicznych
jest Minister
Upomnienia na piśmie
Zacieranie nałożonych kar
Zawieszanie pracowników w czynnościach
SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych
170
B2
Korespondencja operatywna
P
B5
Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie
odkłada się do akt osobowych (jak w klasie 120)
Z
Bc
B5
B5
BE10
Pożyczki mieszkaniowe
Inne sprawy związane z pożyczkami mieszkaniowymi
Działalność rekreacyjno-sportowa i kulturalna
B5
B5
B5
B3
180
181
182
Pomoc rzeczowa dla pracowników
Pomoc finansowa
Zapomogi losowe
Zapomogi bezzwrotne
Dofinansowanie do wypoczynku
Świadczenia pieniężne
EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe
Ubezpieczenia społeczne
Legitymacjeubezpieczeniowe
183
Zasiłki
B5
184
Emerytury i renty
Ewidencja emerytów i rencistów
Wnioski o emerytury i renty
Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne
Dodatki do emerytur
Ubezpieczenia zbiorowe w PZU
OPIEKA ZDROWOTNA
Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby
zdrowia - kierunki rozwoju świadczeń
B5
B10
B3
B3
B3
B10
171
1710
172
173
174
1740
1741
1742
1743
18
1840
1841
1842
1843
185
19
190
191
1910
1911
1912
1913
1914
1915
192
Świadczenia zdrowotne
Udzielane na podstawie ustawy o wynagrodzeniu osób
zajmujących kierownicze stanowiska państwowe
Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiej
Udzielane w ramach kontaktów z Narodowym Funduszem
Zdrowia
Jakość świadczeń zdrowotnych
Udzielane przez podmioty zewnętrzne w ramach umów
Udzielane innym osobom
Gospodarka aktywami trwałymi, lekami oraz krwią
Zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej
Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji
danego przepisuDo kategorii A zalicza się własne ustalenia
w tym zakresieDotyczy także korpusu służby cywilnej
Wnioski, umowy
Korespondencja, oferty itp.
Z
Z
Z
E
P
P
Z
P
B3
B3
B3
B3
Wnioski, decyzje o przyznaniu
Jak w klasie 1740
Wnioski pracowników
P
P
P
P
B5
B5
B5
Przepisy ZUS i ubezpieczycieli
Z
Z
P
Rejestry
Dowody uprawnień do zasiłkówchorobowych rodzinnych i
pogrzebowych
Wnioski
Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważności
P
Z
P
P
P
P
P
A
E
BE5
P
BE5
P
BE5
P
A
BE5
BE5
B10
Analizy, oceny
Np. osobom bezdomnym, bezimiennym
E
P
P
P
49
1920
1921
1922
1923
193
1930
1931
1932
1933
1934
1935
1936
1937
1938
1939
194
1941
1942
1943
1944
1945
195
1950
1951
1952
1953
1954
1955
1956
196
1960
1961
1962
Gospodarka aparaturą i sprzętem medycznym
Gospodarka innym sprzętem
Gospodarka lekami
Gospodarka krwią
Inspekcja sanitarna
Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnej
Higiena środowiska
Higiena pracy w zakładach pracy
Higiena radiacyjna
Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia
Oświata zdrowotna, promocja zdrowia, nadzór nad
ośrodkami rekreacji i wypoczynku
Nadzór nad warunkami higieniczno-sanitarnymi zakładów
opieki zdrowotnej, zapobieganie powstawaniu chorób
zakaźnych, szczepienia ochronne, zdarzenia
epidemiologiczne
Arkusze informacyjne obiektów podlegających nadzorowi
sanitarnemu
Nadzór zapobiegawczy
Dokumentacja z innych zagadnień dotyczących realizacji
zadań z zakresu nadzoru sanitarnego
Medycyna pracy
Ewidencja osób posiadających uprawnienia do
przeprowadzania badań profilaktycznych
Orzecznictwo Komisji Lekarskich
Dokumentacja jednostki organizacyjnej (obiektu) będącego
w bieżącym nadzorze sanitarnym
Nadzór nad Poradniami Medycyny Pracy i Poradniami
Badań Profilaktycznych
Warunki dopuszczenia do stosowania aparatury i sprzętu
medycznego
B10
B10
B10
B10
P
P
P
P
A
B10
B10
B10
B10
E
P
P
P
P
B10
P
B10
P
B10
P
B50
E
B10
P
B10
Z
B50
Z
B25
Z
B10
P
B10
P
Do kategorii A kwalifikuje się własne opracowania
Ministerstwa, opracowania zewnętrzne - kategoria B5
Programy zdrowotne
A
E
Narodowy Program Zdrowia
Program Ochrony Serca
Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych
Krajowy Program Przeciwdziałania Narkomanii
Krajowy Program Zwalczania AIDS i Zapobiegania
Zakażeniom HIV
Program Ograniczenia Zdrowotnych Następstw Palenia
Tytoniu w Polsce
Inne programy
Nadzór sanitarny
Dokumentacja z realizacji zadań na obszarze województw
Dokumentacja dotycząca zagrożeń epidemiologicznych,
klęsk żywiołowych i innych akcji
Rejestr upoważnień do uzgadniania dokumentacji
projektowej
A
A
E
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
B10
P
B10
P
B10
P
50
2100
2101
Rejestr wydanych decyzji administracyjnych przez organy
Inspekcji Sanitarnej
Rejestr decyzji odwoławczych wydawanych przez Głównego
Inspektora Sanitarnego MSW
ŚRODKI RZECZOWE
ŚRODKI TRWAŁE
Przepisy własne
REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH I
REMONTOWYCH
Ogólne zasady
Przepisy własne
2102
Prawo budowlane
A
2103
Przepisy techniczno-budowlane
A
2104
Projekty nowelizacji aktów wykonawczych
1963
1964
2
20
200
201
21
210
B10
P
B10
P
A
B5
E
Z
A
B5
E
Z
BE10
211
Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów
B99
212
213
214
Wykonawstwo inwestycyjne
Zaopatrzenie inwestycyjne
Rządowe programy strategiczne
Program działania na rzecz osób niepełnosprawnych
Inne programy
ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI
Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w
resorcie
Przepisy własne
Gospodarka przestrzenna
Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez jednostki
organizacyjne resortu (Policję, Straż Graniczną, Zarząd
Zasobów Mieszkaniowych MSW, Biuro Ochrony Rządu,
Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej, których
podmiotem tworzącym jest Minister, ośrodki wypoczynkowe i
recepcyjne, Urząd do Spraw Cudzoziemców, inne)
Najem, dzierżawa nieruchomości Samodzielnych
Podstawowe zasady gospodarki gruntami i
nieruchomościami Skarbu Państwa
Ewidencja nieruchomości
Przejmowanie nieruchomości
Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd
Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby
organów państwowych
Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomości
Ogólne zasady gospodarki mieszkaniowej w resorcie
B10
B5
2140
2141
22
220
2200
2201
221
2210
2211
2212
2213
2214
2215
2216
2217
222
Ustawa, akty wykonawcze, interpretacja przepisów
techniczno-budowlanych, skutki działania przepisów
Przepisy o szczegółowych zasadach ustalania
geotechnicznych warunków stawiania obiektów
Opinie Ministerstwa - kategoria A
Okres przechowywania liczy się m.in. od sprzedaży obiektu,
utraty trwałego zarządu, oddania w użyczenie itd.
Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru
E
E
E
E
P
P
A
A
E
E
A
B5
E
Z
BE25
Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania
liczy się m.in. od sprzedaży obiektu, utraty trwałego zarządu,
oddania w użyczenie itd.Dla każdej jednostki organizacyjnej
zakłada się odrębna teczkę
E
BE25
Jak w klasie 2210
E
Ustawa, jej zmiany, interpretacja
E
A
A
BE10
A
A
A
E
E
E
Urzędów centralnych, urzędów wojewódzkich
E
E
51
Przepisy własne
Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnych
Wykazy potrzeb mieszkaniowych
Zakwaterowanie zwartych oddziałów Policji
Obiekty specjalne
Akta mieszkaniowe
A
B5
B5
A
A
B25
A
Eksploatacja nieruchomości
B10
B2
B2
B2
B2
B10
B10
A
Bc
B10
Z
Z
Z
Z
P
P
E
Z
E
A
E
A
E
B10
P
A
B5
E
Z
2310
2311
2312
2313
2314
2315
2316
2317
Obiekty szkolne
Szpitale i sanatoria
Ośrodki wczasowe i kolonijne
Inne obiekty
Podatki i opłaty publiczne
Planowanie inwestycji budowlanych resortu
Przepisy własne
Dokumenty planistyczne dot. inwestycji budowlanych resortu
Sprawozdawczość w zakresie wykonania i finansowania
inwestycji budowlanych resortu
Opiniowanie projektów przepisów dotyczących planowania,
realizacji i sprawozdawczości w zakresie inwestycji
budowlanych
Inne zagadnienia związane pośrednio z planowaniem
inwestycji budowlanych
GOSPODARKA MATERIAŁOWA
Podstawowe zasady zaopatrzenia
Przepisy własne
Zaopatrzenie
Zapotrzebowanie i zamówienia
Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń
Rozdzielniki
Gospodarka magazynowa
Analizy i oceny wyposażenia - okresowe
Analizy i oceny wyposażenia - doraźne
Analiza środków rzeczowych
Rejestry kart wyposażenia osobistego
2318
Magazynek upominków Ministra
BE5
2220
2221
2222
2223
2224
2225
2226
223
2230
2231
2232
2233
224
225
2250
2251
2252
2253
2254
2255
23
230
2300
2301
231
2319
232
233
234
2340
2341
2342
Zapotrzebowania roczne komórek organizacyjnych
Ministerstwa
Eksploatacja maszyn
Zapasy
Normalizacja i technika
Przepisy własne
Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie
B5
B25
Bc
B5
A
B5
B10
B5
Bc
B5
B5
BE10
A
A
Korespondencja
Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie,
utrzymanie czystości w obiektach
Między innymi umowy z dostawcami
Protokoły przyjęć i przekazania
Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzowe
Kartoteki materiałowe
Obejmuje m.in. rejestry upominków i zlecenia wydania
upominku
Obejmuje zapotrzebowania na materiały biurowe, sprzęt
biurowy i inne
Między innymi naprawy
Zestawienia, meldunki, wykazy
E
Z
Z
P
E
E
E
P
Z
P
Z
Z
E
Z
P
Z
P
Z
Z
Z
P
E
E
52
2343
2344
2345
2346
2347
2348
2349
235
2350
2351
2352
2353
2354
2355
2356
236
Projekty dokumentów normalizacyjnych
Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznych
Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem
państwa
Normy obronne
Współpraca z Polskim Komitetem Normalizacyjnym
Udział w pracach Komitetów Technicznych i Grup
Roboczych ds. normalizacji
Pozostała działalność
Ocena zgodności wyrobów
Przepisy własne
Współpraca z organami i jednostkami podległymi i
nadzorowanymi w zakresie oceny zgodności wyrobów
Nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobem
Specyfikacje techniczne wyrobów przeznaczonych na
potrzeby bezpieczeństwa państwa
Pozostała działalność
Koordynacja działalności instytutów badawczych
E
E
P
BE10
E
BE10
P
BE10
A
P
E
B5
P
BE10
P
A
E
B5
BE10
2373
Opinie
B5
2374
Dokumentacja zamówień publicznych (z wyłączeniem
dokumentacji dotyczącej realizacji programów
finansowanych ze środków Unii Europejskiej)
B5
2375
Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień
publicznych
B10
2376
Sprawozdania
240
241
242
Dokumentacja zamówień publicznych udzielanych w ramach
realizacji programów finansowanych ze środków Unii
Europejskiej
GOSPODARKA SAMOCHODOWA
Zasady gospodarowania sprzętem samochodowym
Eksploatacja własnych środków transportu
Wypadki i uszkodzenia samochodów. Odszkodowania
243
Samochody prywatne używane do celów służbowych
2377
P
P
A
BE10
2370
2371
2372
237
Opinie Ministerstwa
A
Zabezpieczenie metrologiczne
Przepisy własne
Resortowa baza danych sprzętu metrologicznego
Zamówienia publiczne
Przepisy własne
Interpretacja przepisów
Rejestry zamówień publicznych
2360
2361
2362
24
B10
B5
BE10
A
BE10
P
Instytutu Technologii Bezpieczeństwa "Moratex" w Łodzi,
Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej
im. Józefa Tuliszkowskiego, Centralnego Laboratorium
Kryminalistycznego Policji
Okresowa nowelizacja
A
B5
A
BE10
P
P
P
E
P
E
P
E
Opinie dotyczące przeprowadzanych w Ministerstwie
postępowań o zamówienia publiczne
Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja
technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji,
odwołania. Korespondencja m.in. z Urzędem Zamówień
Publicznych
P
P
P
Dotyczy funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla
potrzeb kontroli
Z
B10
P
B10
B2
B10
P
Z
P
B2
Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów
Z
53
kilometrów, korespondencja
244
245
25
250
2500
2501
2502
2503
2504
251
2510
2511
2512
252
2520
2521
2522
2523
2524
253
2530
2531
254
2540
2541
2542
255
256
257
2570
2571
2572
258
26
260
261
2610
2611
26110
2612
2613
2614
2615
Kierowcy - ewidencja pracy
Gospodarka paliwowa
LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO
Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa
Przepisy własne
Organizacja
Plany, programy, koncesje
Zezwolenia na działalność lotniczą
Operacje i zadania lotnictwa
Policji
Straży Granicznej
Ratowniczego
Sprzęt lotniczy
Statki powietrzne
Wyposażenie pokładowe
Oferty i analizy techniczne
Eksploatacja sprzętu lotniczego
Technika lotnicza
Rejestry sprzętu lotniczego
Statków powietrznych
Radiostacji pokładowych
Infrastruktura lotnicza
Lotniska (Lądowiska)
Systemy osłony lotów
Ochrona lotnictwa
Personel lotniczy
Ruch lotniczy
Bezpieczeństwo lotów (BL)
Problematyka (BL)
Zdarzenia lotnicze
Ratownictwo lotnicze
Nadzór lotniczy
ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)
Organizacja i kontrola systemów łączności
Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności
Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów
kryptografii
Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności
rządowej
Wnioski o przyznanie/odebranie uprawnień użytkowników
niejawnych systemów łączności rządowej
Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i
systemów łączności
Funkcjonowanie systemów łączności
Funkcjonowanie wydzielonych systemów łączności
Planowanie, organizacja i funkcjonowanie cyfrowego
B2
B2
Z
Z
BE10
A
A
A
A
E
E
E
E
E
A
A
A
E
E
E
B20
B20
B10
B20
A
E
E
E
E
E
A
A
A
A
B20
A
B20
B20
B20
A
B20
B20
Certyfikaty, biuletyny
Wnioski, świadectwa
Wnioski, homologacje, zezwolenia
Ewidencja, szkolenie lotnicze, uprawnienia
Protokoły, orzeczenia, wnioski
Systemy, organizacja
Informacje, decyzje, zlecenia
E
E
E
E
E
E
Z
Z
E
E
E
E
A
E
A
E
A
A
E
Wyłącznie wnioski dotyczące niejawnych systemów łączności
rządowej
B20
B5
B5
B20
E
Z
Korespondencja operatywna
P
P
E
54
262
263
2630
2631
264
2640
2641
2642
265
2650
2651
2652
266
27
systemu łączności radiowej w standardzie "TETRA"
Gospodarka częstotliwościami i numeracją
telekomunikacyjną
Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia
Plany, programy, koncesje
Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji
kryzysowych i dużych operacji
Ewidencja
Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych
Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych
Świadectw operatorów radiowych
Eksploatacja środków łączności
Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji
Eksploatacja środków bezprzewodowych
Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń
komutowanych
Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności
JEDNOSTKI PŁYWAJĄCE
270
Ogólne zasady działania
271
Jednostki pływające i sprzęt morski
2710
Jednostki pływające
2711
2712
Uzbrojenie i wyposażenie jednostek pływających
Analizy techniczne i remonty jednostek pływających
Eksploatacja jednostek pływających
Dzienniki zdarzeń i działań granicznych
Dzienniki: maszynowe, nawigacyjne, sprawozdań i
meldunków, jachtowe, pracy nurków
Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna jednostek
pływających (powykonawcza)
Rejestry
272
2720
2721
2722
273
2730
2731
2732
274
2740
Dopuszczenia jednostek pływających do pływania
Jednostek pływających i naruszających przepisy na polskich
obszarach morskich i wyłącznej Strefie Ekonomicznej
Sprzętu technicznego, łączności, techniki specjalnej
Infrastruktura
Opisy techniczne portów i nabrzeży
2750
2751
Zabezpieczanie logistyczne oraz postoju jednostek
pływających
Sprawozdania o stanie technicznym i potrzeb w tym zakresie
Bezpieczeństwo żeglugi
Ogólne zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa żeglugi
Wypadki, kolizje i awarie na morzu
2752
Ratownictwo morskie
2741
2742
275
B20
E
A
E
B10
E
B10
B20
B10
Bc
Bc
Bc
Z
E
P
P
P
P
Bc
P
B3
Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym
P
B10
Zalecenia, wyjaśnienia, ustalenia własne wramach
Ministerstwa oraz innePlany rozwoju służby morskiej kategoria A
E
Ewidencja, zdjęcia i rysunki, dane techniczne, eksploatacyjne
i inne, dyslokacja, plany budowy nowych jednostek
E
A
BE10
BE10
Sprawozdania, protokoły przekazania, przyjęcia i inne
E
E
A
E
B10
E
B10
A
Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z
eksploatacji
E
Certyfikaty i karty bezpieczeństwa, dokumentacja PRS,
zezwolenia itp.
E
B10
E
B10
E
BE10
Plany i zamierzenia w zakresie baz, portów i przystani kategoria A
Z
BE10
E
B10
Z
BE10
A
BE10
Analizy i sprawozdania roczne - kategoria A
Meldunki, opisy, analizy, korespondencja dotycząca przyczyn
Dokumentacja dotycząca udziału jednostek pływających w
ratownictwie morskimWłasne systemy, organizacja -
E
E
E
55
kategoria A
28
280
281
282
2820
2821
2822
2823
2824
283
284
285
286
2860
28600
2861
2862
2863
2864
2865
2866
2867
2868
2869
OCHRONA ZAKŁADU PRACY
Podstawowe zasady ochrony
Mienie Ministerstwa
Przeciwpożarowe
Szkolenia przeciwpożarowe
Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych w
obiektach Ministerstwa
Sprzęt i instalacje przeciwpożarowe
Komisje, odbiory, opinie
Bezpieczeństwo obiektów
Ubezpieczenia rzeczowe
Ochrona i zabezpieczenie transportu środków
pieniężnych (z banku i do banku)
Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych
walorów w kasie Ministerstwa
Służby dyżurne. Ochrona obiektu
Ewidencja przepustek
Wnioski o wydanie i użytkowanie identyfikatorów, przepustek
osobowych i przepustek samochodowych
Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionych
Grafiki służby
Książki raportów
Ewidencja broni
Tok służby
Meldunki sytuacyjne
Raport dobowy
Dziennik służby
A
B2
B5
B5
290
291
292
293
294
295
296
297
3
30
300
301
302
Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem
resortu
Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań
architektoniczno-budowlanych projektów
Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu
użytkowania obiektów i wykorzystania terenów
Rozbiórki obiektów budowlanych
Katastrofy budowlane
Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie
bezpieczeństwa wewnętrznego
Interwencje w zakresie naruszania przepisów
budowlanych
Gospodarka energetyczna
FINANSE
PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ
Przepisy własne
Systemy ekonomiczno-finansowe
E
Z
Z
Z
B5
Z
B5
B5
B5
B10
Od ognia, kradzieży, autocasco
Z
Z
Z
P
B10
Przepisy własne i zewnętrzne
P
B10
Czeki i papiery wartościowe i inne
P
B2
Przepustki na wejście do obiektu, na wjazd samochodu
P
B2
B5
Bc
B5
B10
Bc
B10
B2
B2
B10
P
Obejmuje także plany służby
Z
Z
Z
Z
P
Z
P
P
Z
Obejmuje nadzór nad budownictwem służącym
bezpieczeństwu wewnętrznemu
NADZÓR TECHNICZNO-BUDOWLANY
29
Przepisy własne. Przepisy zewnętrzne - kategoria B2
A
E
BE10
P
BE10
B5
BE10
A
P
Zgłoszenia
Postępowania dochodzeniowo-śledcze
Z
P
Materiały, decyzje, zlecenia
E
BE5
B3
A
B5
A
P
Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.
Plany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03
Ministerstwa Finansów i inne
Z
E
E
E
56
303
Systemy ewidencji i plan kont
BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA
A
W tym interwencyjno-finansowe
310
Obrót gotówkowy
Bc
Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie
asygnat i kwitariuszy
311
Finansowanie i obrót bezgotówkowy
Finansowanie inwestycji budowlanych dla Zakładów Opieki
Zdrowotnej, których podmiotem tworzącym jest Minister
Finansowanie zakupów inwestycyjnych niezwiązanych z
budownictwem dla Zakładów Opieki Zdrowotnej, których
B5
P
B5
P
B5
P
31
3110
3111
Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje,
korespondencja
E
Z
312
Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej
BE5
313
314
Finansowanie działalności pozabudżetowej
Powołanie i likwidacja działalnościpozabudżetowej
B5
B5
P
P
315
Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnej
Restrukturyzacja finansowa Samodzielnych Publicznych
jest Minister
KSIĘGOWOŚĆ
Dowody księgowe własne i obce
Faktury, rachunki i noty
Dokumenty dotyczące ruchu środków trwałych
Dokumentacja księgowa
Dzienniki
Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg
pomocniczych
Rozliczenia
Windykacja należności
Uzgadnianie sald
Zakładowy plan kont
Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych
PŁACE
Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie
Przepisy własne
Płace
Kierownictwa resortu
Urzędników Służby Cywilnej
Pracowników Służby Cywilnej
Funkcjonariuszy, żołnierzy
Pracowników służby zdrowia
Nauczycieli
Innych kategorii zatrudnionych
B5
P
B5
P
B5
B5
B5
P
P
P
B5
B5
B5
P
P
P
B5
P
B5
Bc
B5
B5
B5
Z
Z
P
P
P
3150
32
320
3200
3201
321
3210
3211
3212
3213
322
323
324
325
326
33
330
3300
3301
331
3310
3311
3312
3313
3314
3315
3316
332
Rozliczenia płac
A
B5
Decyzje, opinie Departamentu Prawnego
A
BE50
BE50
BE50
BE50
BE50
BE50
B5
P
E
Z
E
E
E
E
E
E
E
Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii,
potrąceń z płac (składki itp.)
Z
57
340
Listy płac
Kartoteki wynagrodzeń
Zaświadczenia o płacach
Dowody księgowe
Dokumenty księgowe KKOP
Kartoteka pracowników należących do KKOP bieżąca
Kartoteka pracowników należących do KKOP
Deklaracje aktualnych członków KKOP
Deklaracje b. członków KKOP
Dokumentacja związana z prowadzeniem KKOP
Wnioski o pożyczki
FUNDUSZE SPECJALNE
Zasady gospodarowania funduszem
341
Fundusze specjalne
333
334
335
336
337
3370
3371
3372
3373
3374
3375
3376
34
35
INWENTARYZACJA
Inwentaryzacja w Ministerstwie
Komisje inwentaryzacyjne własne
Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnych
Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów
spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacji
350
351
352
353
3530
Spisy z natury majątku użyczonego
Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych
składników mienia
Sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej
Kontrola kasy
DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH
354
355
356
36
B50
B50
Bc
B5
B5
B5
BE10
B5
B5
B5
B5
B5
A
B5
B5
B5
B5
B5
B5
B5
B5
360
B5
361
Akta postępowań prowadzonych przez komisję
orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny
finansów publicznych
B5
DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA
PROJEKTÓW REALIZOWANYCH PRZY UDZIALE
ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
Przepisy własne
System ewidencji i plan kont
Dowody księgowe własne i obce
Dzienniki
Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
A
A
B10
370
371
372
373
3730
3731
Własne ustalenia. Przepisy zewnętrzne - kategoria B5
Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np.
fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji
budownictwa, środków specjalnych itp.
E
Formularze inwentaryzacyjne (spisy, protokoły)
Składy komisji
P
P
P
B5
Akta postępowań prowadzonych przez rzecznika
dyscypliny finansów publicznych
37
E
E
Z
P
P
P
P
P
P
P
P
P
B10
B10
P
E
Dokumentacja dotycząca przeprowadzanych inwentaryzacji w
jednostkach użytkujących sprzęt będący własnością
Ministerstwa
Dokumentacja dotycząca uzgodnień pomiędzy ewidencją
analityczną a komórkami organizacyjnymi Ministerstwa
Zestawienia, wykazy
Protokoły i zalecenia pokontrolne
Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych,
postanowienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych,
wnioski o ukaranie, wystąpienia, inne materiały w
sprawieAkta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza
się do kategorii A
Wnioski o ukaranie, zarządzenia przewodniczącego komisji,
orzeczenia i postanowienia komisji, odwołania, zażalenia,
korespondencjaAkta jednej sprawy typowej z jednego roku
zalicza się do kategorii A
W tym interwencyjno-finansowe
W tym faktury
P
P
Z
Z
Z
Z
E
E
P
P
P
58
Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg
pomocniczych
Rozliczenia
Windykacja należności
Zakładowy plan kont
Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych
Płace
B10
P
B10
P
B10
B10
B10
B10
Z
Z
P
P
3780
Rozliczenia płac
B10
3781
3782
3783
Listy płac
Dowody księgowe
OCHRONABEZPIECZEŃSTWAPAŃSTWA
SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA
KRAJU
Informacje bieżące
Analizy i oceny sytuacji (problemowe)
Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)
Prognozy o zagrożeniach wewnętrznych
Prognozy o zagrożeniach zewnętrznych
Przestępstwa przeciwko państwu
Przestępstwa przeciwko obronności
Ochrona informacji
Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkości
SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA
W ŚWIECIE
Sytuacja międzynarodowa
Sytuacja w poszczególnych państwach
WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ
ZORGANIZOWANĄ
Przeciwdziałaniezagrożeniomterrorystycznym
Przeciwdziałanieprzestępczościzorganizowanej
POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY
Rejestracja osób dla potrzeb kwalifikacji wojskowej
Wyjaśnienia dla wojewodów
Kontrola rejestracji
Sprawozdania wojewodów
Informacja zbiorcza
Kwalifikacja wojskowa
Wyjaśnienia dla wojewodów
Kontrola kwalifikacji wojskowej
Sprawozdania wojewodów
Informacje zbiorcze
Określanie zdolności do czynnej służby wojskowej,
uznawania konieczności sprawowania bezpośredniej opieki
nad członkami rodziny, uznawanie za posiadającego na
wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, uznawanie za
żołnierza samotnego
B50
B10
B10
3732
3733
374
375
376
377
378
4
40
400
401
402
403
404
405
406
407
408
41
410
411
42
420
421
43
430
4300
4301
4302
4303
431
4310
4311
4312
4313
4314
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii,
potrąceń z płac (składki itp.)
Z
E
P
P
Dla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkę
Informacje, analizy, oceny
Jak w klasie 410
A
A
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
E
B5
B5
BE5
A
Informacje zbiorcze
Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracji
E
P
Z
E
B5
B5
BE5
A
Wytyczne Ministra
Protokoły z kontroli kwalifikacji wojskowej
P
P
Z
E
BE5
Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra
Z
59
Służba obywateli polskich w obcym wojsku
432
Informacje ogólne dotyczące służby w obcym wojsku
4320
43200
4321
433
4330
4331
434
4340
44
440
4400
4401
4402
4403
4404
4405
4406
4407
4408
441
4410
4411
442
4420
44200
44201
4421
4422
4423
4424
4425
444
4440
4441
4442
445
446
447
Wnioski, zaświadczenia, decyzje, informacje WKU
dotyczące służby w obcym wojsku
Informacje o pełniących służbę
Służba w formacjach uzbrojonych nie wchodzących w skład
Sił Zbrojnych RP
Uzgodnienia. Planowanie
Informacje zbiorcze
Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych
Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiej
PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW
WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
Założenia i plany przygotowań obronnych
Materiały związane z problematyką terenów zamkniętych
Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla
bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania
ich szczególnej ochrony
Materiały opracowane na potrzeby Stałego Komitetu Rady
Ministrów i Rady Ministrów
Materiały opracowane przez Stały Komitet Rady Ministrów i
Radę Ministrów
Plany działalności obronnej resortu
Koordynacja i kontrola przygotowań obronnych resortu
Pobyt wojsk obcych na terytorium RP
Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronne
Militaryzacja
Planowanie obronne
Planowanie operacyjne
Programowanie obronne
Zaspokajanie potrzeb obronnych
Kadrowych. Informacje ogólne
Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby
wojskowej
Nadawanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych
Finansowych
Logistycznych
Łączność na potrzeby systemu kierowania
Współdziałanie przy zabezpieczaniu stanowisk kierowania
Organizacje działające na rzecz utrzymania pokoju
Stanowiska kierowania
Obronnością państwa
Ministerstwa
Organów nadzorowanych i podległych Ministrowi
Gotowość obronna Ministerstwa
Sprawozdawczość i analizy dotyczące przygotowań
obronnych w resorcie
Szkolenie obronne
A
Ogólne rejestry wniosków, zapytania innych organów oraz
dziennikarzy
E
A
Zapytania organów ścigania i odpowiedzi na nie
E
A
E
B10
A
E
E
B5
Z
A
E
A
E
A
E
A
E
A
A
B5
B5
A
A
A
A
E
E
Z
E
E
E
E
E
A
A
A
A
B10
A
A
B10
A
A
A
A
A
E
Wnioski, zawiadomienia do WKU, informacje z WKU
E
Zbiorcze listy imienne, wykazy o unieważnieniu przydziałów
E
E
Z
E
E
Z
E
E
E
E
E
Analizy i oceny stanu faktycznego
A
E
A
E
60
45
450
451
47
470
4701
4702
471
472
4720
4721
OCHRONA GRANIC PAŃSTWA
Podstawowe założenia
Analizy i oceny sytuacji
CUDZOZIEMCY
Podstawowe założenia polityki w stosunku do
cudzoziemców
Obsługa międzyresortowego Zespołu ds. Migracji
Europejska Sieć Migracyjna
Opieka nad uchodźcami
Nabywanie mienia przez cudzoziemców
Nieruchomości
Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego
(kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce,
będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami
nieruchomości
A
A
A
BE100
E
BE100
E
A
4723
Obsługa organizacyjno-techniczna
B5
50
501
5010
5011
5012
5013
5014
5015
5016
5017
5018
5019
51
510
511
512
513
5130
Materiały pomocnicze oraz rozwiązania analogicznych
programów i projektów stosowane w kraju i za granicą
ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM
KRYMINOGENNYM
Podstawowe założenia działańprofilaktycznoochronnych
Analizy i oceny sytuacji (problemowe)
Analizy oceny sytuacji (zbiorcze)
Bezpieczeństwo imprez masowych, zgromadzenia,
protesty społeczne
Koordynacja działalności służb w zakresie bezpieczeństwa
E
E
E
P
Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez
cudzoziemców
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I
PORZĄDKU PUBLICZNEGO
STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKU
Programy i projekty nadzorowane przez Ministra
Regulacje prawne
Harmonogramy i plany realizacji
Sprawozdania organów, jednostek i komórek
organizacyjnych Ministerstwa
Analizy, oceny i prognozy zagrożeń realizacji
Sprawozdania zbiorcze kwartalne
Sprawozdania zbiorcze roczne i wieloletnie
Finansowanie programów i projektów oraz przesunięcia w
tym zakresie
Współpraca z podmiotami spoza resortu
Opracowania organów i jednostek organizacyjnych
podległych lub nadzorowanych przez Ministra
Przepisy Ministerstwa
A
A
BE10
4722
5
E
E
A
B5
B10
Akty notarialne, niezbędne do tworzenia rejestru
nieruchomości, udziałów i akcji nabytych przez cudzoziemców
- kategoria BE100
Zapytania do i od osób prawnych i fizycznych w/s nabywania i
nieruchomości, akcji i udziałówKorespondencja z ABW, MON,
MSZ i inne
E
Ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, wytyczne i inne
P
E
E
Wraz z przedmiotową korespondencją
B10
B5
P
P
E
E
B5
B5
Z
Oceny
B10
B5
B5
B10
E
P
Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych
materiałów u twórców akt
Do kategorii B5 kwalifikuje się materiały, których treść nie
znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu.
Pozostałe - kategoria Bc
P
P
A
E
A
A
E
E
A
E
A
E
61
5131
5132
514
5140
5141
5142
515
5150
5151
5152
5153
52
520
imprez masowych
Koordynacja działalności służb w zakresie zgromadzeń i
protestów społecznych
Monitoring stanu bezpieczeństwa na imprezach masowych
Przestępstwa i incydenty motywowane uprzedzeniami
Mowa nienawiści
Dewastacja cmentarzy i miejsc pamięci mniejszości
narodowych i etnicznych
Pozostałe przestępstwa i incydenty
Przestrzeganie praw człowieka przez jednostki podległe
lub nadzorowane przez Ministra
Policja
Straż Graniczna
Pozostałe jednostki podległe lub nadzorowane przez
Ministra
Programy szkoleniowe, materiały dydaktyczne
WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW
PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI
Podstawowe założenia działań operacyjnorozpoznawczych
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
BE10
BE10
E
E
BE10
Zabójstwa lub ich usiłowanie
BE5
522
523
524
525
526
527
528
Nagłe zgony
Zgwałcenia
Uprowadzenia osób
Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznym
Handel ludźmi
Pedofilia
Inne
WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW
GOSPODARCZYCH
Podstawowe założenia działań operacyjnorozpoznawczych w zakresie ochrony własności
społecznej i prywatnej
Kradzieże (zagarnięcie mienia)
Przemyt
Nielegalna produkcja i obrót
Narkotykami
Bronią i materiałami wybuchowymi
Alkoholem
Oszustwa
Fałszerstwa
Łapownictwo
Spekulacja
Inne
ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE
System zarządzania kryzysowego
Centralne struktury zarządzania kryzysowego
Wojewódzkie struktury zarządzania kryzysowego
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
530
531
532
533
5330
5331
5332
534
535
536
537
538
54
540
5400
5401
E
E
BE5
521
53
Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę
BE10
E
Do kategorii A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10%
spraw jednostkowych
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
A
E
P
P
P
P
P
P
P
E
BE5
BE5
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
P
P
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
BE5
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
Jak w klasie 521
P
P
P
P
P
P
P
P
B10
B10
B10
Z
Z
Z
62
5402
5403
541
5410
5411
5412
542
5420
5421
5422
543
5430
5431
5432
5433
5434
55
550
5500
5501
5502
5503
5504
551
5510
5511
5512
5513
5514
552
5520
5521
5522
553
5530
5532
5533
56
57
58
580
581
582
583
Ćwiczenia
Analizy, opinie
Planowanie cywilne
Plany zarządzania kryzysowego instytucji centralnych
Wojewódzkie plany zarządzania kryzysowego
Plany podmiotów zewnętrznych
Ochrona infrastruktury krytycznej
Plany ochrony infrastruktury krytycznej
Ćwiczenia
Analizy, ocena sytuacji
Współpraca międzynarodowa w dziedzinie zarządzania
kryzysowego
Współpraca w ramach struktur Unii Europejskiej
Współpraca w ramach struktur Paktu Północnoatlantyckiego
(NATO)
Współpraca z Organizacją Narodów Zjednoczonych (ONZ)
Materiały informacyjne
Szkolenia z zakresu zarządzania kryzysowego
OCHRONA LUDNOŚCI
Ratownictwo
Państwowa Straż Pożarna
Ochotnicze Straże Pożarne
Zakładowe Straże Pożarne
Społeczne organizacje ratownicze
Ratownictwo medyczne
Ochrona ludności i obrona cywilna
Organizacja systemu
Plany i programy obrony cywilnej
Pomoc humanitarna
Ćwiczenia
Ochrona przeciwpożarowa
Krajowy System Ratowniczo - Gaśniczy
Ćwiczenia
Powiadamianie, ostrzeganie, alarmowanie
Systemy ostrzegania i alarmowania
Ćwiczenia
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I
OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ
OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I
OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE
NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM
Podstawy prawne nadzoru
Dystrybucja blankietów mandatowych
Sprawozdania z nałożonych mandatów karnych
Współdziałanie z jednostkami stosującymi
B3
B3
P
P
Inne niż w klasach 5410-5415
B10
B10
B10
BE5
B10
B3
B3
Z
Z
Z
P
Z
P
P
BE5
P
BE5
P
BE5
P
BE5
BE5
BE5
BE5
B10
B10
B10
B10
BE5
BE5
B10
B10
B10
B3
B3
BE5
B10
B3
B3
BE5
B10
B3
B3
Informacje i sugestie do rozmów
P
P
P
P
P
P
P
P
P
P
Z
Z
P
P
P
P
P
P
P
Z
Z
P
P
BE5
E
BE5
E
BE5
A
B2
A
B5
E
E
P
E
P
63
6000
postępowanie mandatowe
SPRAWY SPOŁECZNE I WYZNANIA RELIGIJNE ORAZ
MNIEJSZOŚCI NARODOWE I ETNICZNE
REJESTRACJA STANU CYWILNEGO
Nadzór
Nadzór nad rejestracją stanu cywilnego
6001
Obrót prawny z zagranicą
6002
Rozstrzygnięcia w imieniu Ministra
6
60
600
6003
61
610
6100
6101
6102
611
Sprawy indywidualne wpływające od nadzorowanych
jednostek oraz innych podmiotów
EWIDENCJA LUDNOŚCI
Nadzór
Nadzór nad ewidencją ludności
jednostek oraz od innych podmiotów
6150
Kartoteka adresowa
Centralny Rejestr Metryczek Wydanych Dokumentów
Tożsamości
Numery PESEL
jednostek i innych podmiotów
Zmiana imion i nazwisk
Nadzór nad zmianą imion i nazwisk
6151
6111
612
6120
615
6152
616
6160
6161
6162
6163
6164
617
6174
6175
6176
619
6190
6191
jednostek oraz innych podmiotów
Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru
Państwowego "PESEL" i podsystemów
Umowy - kontrakty
Protokoły odbioru
Analizy
Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMC
Rozliczenia finansowe umów
Udostępnianie danych ze zbioru PESEL i OEWiUDO
Nadzór nad udostępnianiem danych ze zbiorów
meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i
unieważnionych dowodów osobistych
Dowody osobiste
Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych
Interpretacja przepisów prawa i wyjaśnienia
Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami
międzynarodowymi
Decyzje i postanowienia w I i II instancji, pisma procesowe do
sądów administracyjnych
E
A
Odpowiedzi na zapytania
E
A
E
A
E
A
E
Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotyczą
P
A
BE5
A
B10
B5
A
A
A
Z
E
P
Interpretacja przepisów prawa, wyjaśnienia, opinie prawne
E
E
B5
B5
A
B5
B5
E
P
P
E
P
P
A
Interpretacje przepisów prawa, wyjaśnienia i opinie prawne
E
A
Decyzje i postanowienia w I i II instancji
E
A
Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia, opinie prawne
E
A
E
A
Odpowiedzi na pytania
E
64
A
620
OBYWATELSTWO POLSKIE
Nadzór i kontrola
A
621
Dokumentacja nadania obywatelstwa polskiego
BE25
622
Udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie
obywatelstwa polskiego
BE5
623
Dokumentacja zrzeczenia się obywatelstwa polskiego
BE25
6192
62
624
625
6250
6251
626
627
6270
6271
628
629
63
630
631
633
634
6340
6341
6342
64
Udzielanie informacji , zapytania w sprawach o
wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa
polskiego
Administracyjny tryb nabycia obywatelstwa polskiego
Postępowanie w sprawach o przywrócenie obywatelstwa
polskiego
Inne sposoby nabycia obywatelstwa polskiego
Udzielanie informacji, zapytania w sprawach
dotyczących innych sposobów nabycia obywatelstwa
polskiego
Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa
polskiego
Postępowania administracyjne w sprawach o stwierdzenie
posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
Udzielanie informacji, zapytania w sprawach stwierdzenia
posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego
Informacje zbiorcze i analizy
Centralny rejestr danych o nabyciu lub utracie
obywatelstwa polskiego
STOWARZYSZENIA, FUNDACJE
Stowarzyszenie i inne organizacje
Ustanawianie i używanie odznak
Fundacje
Inne sprawy społeczne
Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowym
Prośby od obywateli
Przydział kwater gestorskich Ministerstwa na cmentarzach
komunalnych
6400
641
Dokumentacja osobowa i postępowanie administracyjne
w sprawach o wydanie wizy repatriacyjnej i udzielenie
jednorazowej pomocy finansowej przez Ministra
Dokumentacja dotycząca osiedlenia się współmałżonków
repatriantów
Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od
decyzji wojewody, w sprawach o uznanie za repatrianta
Kontrola w oparciu o przepisy i wyjaśnienia Ministerstwa
Stanowisko Ministra i wojewody/konsula, postanowienia
Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi
BE50
BE15
Stanowisko Ministra i wojewody/konsula, postanowienia
Prezydenta RP/korespondencja z organami opiniującymi
BE5
E
P
P
Z
Decyzje I i II instancji, wnioski o ponowne rozpatrzenie
sprawy, postanowienia Ministra
Odwołania od decyzji wojewodów, decyzje i postanowienia
Ministra
BE5
BE50
E
Z
BE5
E
P
Z
Odwołania od decyzji wojewodów, postępowania
nadzwyczajne, decyzje i postanowienia
Korespondencja z organami, instytucjami oraz
zainteresowanymi osobami/ udzielanie informacji i zapytania
E
E
A
E
A
E
A
A
A
BE5
B15
B5
E
E
E
P
E
P
B2
Z
Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i
pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw byłego
ZSRR
REPATRIACJA
640
A
Wnioski, zgody Ministra na wydanie wizy wjazdowej, decyzje
w sprawach jednorazowej pomocy dla repatriantów
A
B25
E
E
Dokumentację konkretnych osób odkłada się do teczek
osobowych założonych oddzielnie
P
65
642
643
644
6440
6441
6442
6443
6444
65
650
6500
6501
651
652
6520
6521
6522
653
6530
6531
6532
65320
6533
6534
65340
6535
65350
65351
Postępowanie administracyjne w sprawach odwołań od
decyzji konsula, w sprawach o uznanie za osobę
polskiego pochodzenia
Udzielane informacje, zapytania, uwagi, oceny,
ekspertyzy, zgłoszenia oraz skargi i wnioski w sprawach
z zakresu repatriacji
Centralny rejestr
Wydanych wiz repatriacyjnych
Osób osiedlonych w RP
Osób uznanych za repatriantów
Pomocy finansowej dla repatriantów
Lokali mieszkalnych i źródeł utrzymania repatriantów
Wyznania religijne
Proces legislacyjny w zakresie aktów prawnych
dotyczących spraw wyznań religijnych oraz mniejszości
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie regulacji
dotyczących spraw wyznań religijnych oraz mniejszości
konieczności opracowania bądź zmiany przepisów prawnych
w sprawach wyznań religijnych oraz mniejszości narodowych
i etnicznych
Polityka wyznaniowa
Komisje
Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu RP i Episkopatu
Polski
Komisje Wspólne Rządu i władz innych kościołów i innych
związków wyznaniowych
Rządowa Komisja Konkordatowa
Organizacja Kościoła w RP
Organizacja Kościoła Katolickiego w RP
Organizacja innych kościołów i związków wyznaniowych
posiadających ustawowo uregulowany status prawny
Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych w
trybie art. 4 ust. 2 Konkordatu
Powiadomienia o utworzeniu jednostek organizacyjnych
kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do
rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych
Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej
kościelnych osób prawnych Kościoła Katolickiego
kościelnych osób prawnych innych kościołów i związków
wyznaniowych
kościelnych osób prawnych kościołów i innych związków
wyznaniowych wpisanych do rejestru
Rejestr kościołów i innych związków wyznaniowych
Wnioski o wpis do rejestru
Grupy i nowe ruchy religijne niewpisane do rejestru
B25
P
B5
Z
B10
A
A
B10
B10
P
E
E
P
P
Pomoc ze środków budżetu państwa
A
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
B5
Z
B5
Z
B5
Z
A
A
A
E
E
E
66
6536
6537
6538
6539
654
6540
6541
6542
6543
6544
6545
655
656
6560
657
6570
6571
6572
6573
6574
6575
66
660
661
Organizacja i rejestracja kościołów i innych związków
wyznaniowych wpisanych do rejestru w dziale A
Organizacja i rejestracja organizacji międzykościelnych
wpisanych do rejestru w dziale B
Wyjaśnienia dotyczące rejestru kościołów i innych związków
wyznaniowych
Wyciągi z rejestru kościołów i innych związków
wyznaniowych
Fundusz kościelny
Budżet Funduszu Kościelnego i jego realizacja
Dokumentacja finansowo-księgowa Funduszu Kościelnego
Dotacje na działalność charytatywno-opiekuńczą i
rozliczenia z wykorzystania dotacji
Dotacje na działalność oświatowo-wychowawczą i
rozliczenia z wykorzystania dotacji
Dotacje na remonty i konserwację zabytkowych obiektów
sakralnych i rozliczenia z wykorzystania dotacji
Sprawozdania i monitoring realizacji dotacji
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne duchownych zobowiązania wobec ZUS
Majątek kościołów i związków wyznaniowych
Sprawy majątkowe rozstrzygane w trybie administracyjnym
Komisja Majątkowa
Informacje o działalności Komisji Majątkowej
Komisja Regulacyjna (do spraw Kościoła EwangelickoAugsburskiego)
Międzykościelna Komisja Regulacyjna
Komisja Regulacyjna do Spraw Polskiego Autokefalicznego
Kościoła Prawosławnego
Komisja regulacyjna do Spraw Gmin Wyznaniowych
Żydowskich
Sprawozdania z działalności Komisji Regulacyjnych
KONCESJE, WPISY DO REJESTRU DZIAŁALNOŚCI
REGULOWANEJ
Zasady i warunki udzielania koncesji na wykonywanie
działalności gospodarczej, dokonywanie wpisów do
rejestru działalności regulowanej
Udzielanie koncesji i dokonywanie wpisów do rejestru
działalności regulowanej w zakresie:
A
E
A
E
A
E
A
E
A
BE10
E
P
BE10
P
BE10
P
BE10
P
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
Informatory, notatki, opinie, decyzje dyrektora
A
E
E
6610
Ochrony osób i mienia
B50
Dokumentacja koncesyjna: wnioski wraz z załącznikami,
opinie, notatki, postanowienia, decyzje, zaświadczenia,
protokoły kontroli, upoważnienia, zalecenia
pokontrolneOdmowy udzielenia, cofnięcia, wygaśnięcia
koncesji - kategoria BE10Umorzenia postępowania,
pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia - kategoria
B5Zapytania, korespondencja mylnie skierowana oraz
manipulacyjna - kategoria Bc
6611
Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią,
amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu
wojskowym lub policyjnym
B50
Jak w klasie 6610
P
P
67
6612
Usług detektywistycznych
B50
6613
6614
6615
6616
Sprzedaż materiałów wybuchowych
Sprzedaż broni
Sprzedaż amunicji
Zezwolenia na wywóz do krajów trzecich
Rejestry: koncesji, detektywów, działalności
regulowanej
Mniejszości narodowe i etniczne oraz język regionalny
KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I MNIEJSZOŚCI
NARODOWYCH I ETNICZNYCH
POLITYKA W ZAKRESIEMNIEJSZOŚCI NARODOWYCH
Polityka w zakresie mniejszości białoruskiej
Polityka w zakresie mniejszości czeskiej
Polityka w zakresie mniejszości litewskiej
Polityka w zakresie mniejszości niemieckiej
Polityka w zakresie mniejszości ormiańskiej
Polityka w zakresie mniejszości rosyjskiej
Polityka w zakresie mniejszości słowackiej
Polityka w zakresie mniejszości ukraińskiej
Polityka w zakresie mniejszości żydowskiej
POLITYKA W ZAKRESIE MNIEJSZOŚCI ETNICZNYCH
ORAZ JĘZYKA REGIONALNEGO
Polityka w zakresie mniejszości karaimskiej
Polityka w zakresie mniejszości łemkowskiej
Polityka w zakresie mniejszości romskiej
Polityka w zakresie mniejszości tatarskiej
Polityka w zakresie języka regionalnego - kaszubskiego
Polityka w zakresie grup ubiegających się o uznanie za
mniejszość narodową lub etniczną oraz grup ubiegających
się o uznanie języka regionalnego
PROBLEMY MNIEJSZOŚCI NARODOWYCH I
ETNICZNYCH ORAZ SPOŁECZNOŚCI POSŁUGUJĄCEJ
SIĘ JĘZYKIEM REGIONALNYM
Problemy mniejszości narodowych i etnicznych oraz
społeczności posługującej się językiem regionalnym
związane z językiem
związane z dostępem do mediów
związane z edukacją
REJESTRY PROWADZONE W SPRAWACH
B20
B20
B20
B50
662
67
670
671
6710
6711
6712
6713
6714
6715
6716
6717
6718
672
6720
6721
6722
6723
6724
6725
673
6730
6731
6732
674
A
Dokumentacja: wnioski, oświadczenia, zaświadczenia, dane
do rejestru detektywów, protokoły kontroli, upoważnienia,
zalecenia pokontrolneOdmowy wpisu, zakaz wykonywania
działalności, wykreślenie z rejestru - kategoria
BE50Umorzenie, pozostawienie sprawy bez rozpoznania kategoria B5Zapytania, korespondencja mylnie skierowana
oraz manipulacyjna - kategoria Bc
P
P
P
P
P
Księgi, dyski
A
E
E
W tym analizy, programy
A
A
A
A
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
E
E
E
E
A
A
A
A
A
E
E
E
E
E
A
E
A
E
A
E
A
E
68
6830
6831
MNIEJSZOŚCI NARODOWYCH I ETNICZNYCH ORAZ
SPOŁECZNOŚCI POSŁUGUJĄCEJ SIĘ JĘZYKIEM
REGIONALNYM
Urzędowy Rejestr Gmin, w których jest używany język
pomocniczy
Rejestr gmin, na których obszarze używane są nazwy w
języku mniejszości
MIĘDZYNARODOWE ROZWIĄZANIA DOTYCZĄCE
MNIEJSZOŚCI NARODOWYCH
Konwencja ramowa o ochronie mniejszości narodowych
Europejska karta języków regionalnych lub
mniejszościowych
Wielostronne rozwiązania dotyczące mniejszości
narodowych
Mniejszości narodowe w relacjach bilateralnych
KOORDYNACJA POLITYKI WOBEC MNIEJSZOŚCI
NARODOWYCH I ETNICZNYCH
TOŻSAMOŚĆ KULTUROWA MNIEJSZOŚCI
NARODOWYCH I ETNICZNYCH ORAZ OCHRONA
JĘZYKA REGIONALNEGO
PASZPORTY
Podstawowe zasady polityki paszportowej
Nadzór nad systemem paszportowym w kraju i za granicą
Korespondencja z organami wydającymi paszporty w
sprawach bieżących
Akta paszportowe i ich ewidencja
Kartoteka
Ewidencja przyjętych wniosków paszportowych
Rejestry wykonanych paszportów
Dowody przyjęcia wykonanych paszportów z CPD
Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub
unieważnienie paszportu
Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienie paszportu
Sprawy o wydanie paszportu
Sprawy o wydanie drugiego paszportu
6832
Decyzje w II instancji
6740
6741
675
6750
6751
6752
6753
676
677
68
680
6800
6801
681
6810
6811
6812
6813
682
6820
683
6833
684
6840
6842
6843
6845
7
organów paszportowych oraz od innych podmiotów
Inne sprawy paszportowe
Utrata paszportów
Odpowiedzi na zapytania dotyczące spraw paszportowych
Protokoły brakowania i zniszczenia paszportów wydanych
przez Ministra
Aktualizacja centralnej ewidencji wydanych i unieważnionych
dokumentów paszportowych
ADMINISTRACJA PUBLICZNA
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
Bc
Opracowania własne Ministerstwa
E
P
B2
Z
B60
B10
B50
B10
E
P
E
P
B10
P
B10
B10
Z
Z
B3
P
B3
P
B10
B2
P
Odpowiedzi na zapytania osób, instytucji oraz organów
paszportowych w kraju i za granicą
P
A
E
B2
Z
69
70
71
710
711
7110
7111
712
7120
7121
7122
7123
7124
7125
7126
7127
7128
7129
713
714
715
716
72
720
721
722
723
724
725
Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego
Organizacja terytorialna administracji rządowej i
samorządu terytorialnego
Reforma administracji państwowej i samorządu
terytorialnego
Tworzenie, łączenie, znoszenie jednostek podziału
terytorialnego oraz zmiany granic
Podział mienia w związku z utworzeniem lub zmianą granic
jednostek samorządu terytorialnego
Komisja Nazw i Miejscowości i Obiektów Fizjograficznych
Organizacja i funkcjonowanie organów i jednostek
samorządu terytorialnego
samorządu gminnego
samorządu powiatowego
samorządu województwa
Organizacja i funkcjonowanie związków, stowarzyszeń i
porozumień międzygminnych
porozumień powiatów
porozumień samorządów województw
Współpraca międzyregionalna jednostek samorządu
terytorialnego
Związki powiatowo-gminne
Opiniowanie statutów jednostek samorządu terytorialnego
Sprawy społeczności lokalnej
Sprawy indywidualne wpływające od osób fizycznych
oraz innych podmiotów
Fundusz sołecki
Wyznaczanie kandydatów do Komitetu Regionów Unii
Europejskiej
Opinie prawne w zakresie jednostek samorządu
terytorialnego
Nadzór nad działalnością organów administracji
rządowej w województwie i organów samorządu
terytorialnego
Nadzór nad działalnością organów administracji
rządowej w województwie
Nadzór nad działalnością legislacyjną wojewodów i
administracji niezespolonej
Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych i odwołań od
decyzji wojewodów
Zażalenia na postanowienia wojewodów
Nadzór nad działalnością legislacyjną organów
jednostek samorządu terytorialnego
Samorządowe kolegia odwoławcze
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
A
B5
E
E
P
B5
P
A
E
A
E
B5
P
A
E
A
E
BE5
Z
BE5
Z
BE5
Z
BE10
Z
70
726
727
73
74
740
7400
7401
7402
75
750
751
752
753
754
755
756
757
758
759
76
77
770
771
772
773
7730
7731
774
7740
7741
775
Nadzór nad współdziałaniem organów administracji
rządowej w województwie z jednostkami samorządu
terytorialnego
Weryfikacja decyzji dotyczących komunalizacji mienia
Komisja heraldyczna
Polityka gospodarcza rządu
Regionalne Izby Obrachunkowe
Powoływanie i odwoływanie prezesów i członków kolegium
Regionalnych Izb Obrachunkowych
Nadzór nad Regionalnymi Izbami Obrachunkowymi
Bieżące informowanie przez Regionalne Izby Obrachunkowe
o stanie nadzorczym
Wsparcie jednostek samorządu terytorialnego w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
Programowanie i ewaluacja działań
Realizacja projektów pozakonkursowych
Realizacja projektów konkursowych
Konkursy wyboru projektów
Rozliczanie wydatków projektów
Sprawozdawczość i monitoring realizacji projektów
Realizacja projektów pomocy technicznej
Kontrole realizacji projektów
Nadzór nad informacjami wprowadzanymi do Krajowego
Systemu Informatycznego
Zarządzanie ryzykiem wystąpienia nadużyć i korupcji
Zbiórki publiczne
Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych
Proces legislacyjny w zakresie aktów prawnych
dotyczących spraw usuwania skutków klęsk
żywiołowych
Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie regulacji
dotyczących spraw usuwania skutków klęsk
żywiołowych
konieczności opracowania bądź zmiany przepisów
prawnych w sprawach usuwania skutków klęsk
żywiołowych
Opracowanie, uzgadnianie i realizacja programów
związanych z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków
klęsk żywiołowych
Projekt ochrony przeciwpowodziowej w dorzeczu rzeki Odry
Projekt ochrony przeciwpowodziowej w dorzeczu Odry i
Wisły
Przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych
i innych podobnych zdarzeń zagrażających
bezpieczeństwu powszechnemu
Współpraca na szczeblu wojewódzkim
Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego
Pomoc dla osób fizycznych i innych podmiotów
A
E
A
A
E
E
A
E
BE5
P
B2
P
BE10
BE10
BE10
BE10
BE10
BE10
BE10
BE10
E
E
E
E
E
E
E
E
BE10
E
BE10
A
E
E
A
E
BE20
E
BE20
E
A
E
A
E
A
E
BE20
BE20
BE20
E
E
E
71
776
777
7770
7771
78
780
781
782
783
79
8
80
800
niepublicznych poszkodowanych w wyniku klęsk
żywiołowych
Koordynowanie kontroli przeprowadzanych przez
urzędy wojewódzkie w zakresie dotacji udzielanych
jednostkom samorządu terytorialnego
System powiadamiania ratunkowego
Organizacja i wdrażanie systemu powiadamiania
ratunkowego
Funkcjonowanie systemu powiadamiania ratunkowego
Rządowe programy rozwoju
Nadzór i koordynacja realizacji Oświęcimskiego
Strategicznego Programu Rządowego
Nadzór i koordynacja realizacji programu przebudowy
dróg lokalnych
Nadzór i koordynacja realizacji zagospodarowania
przejętego mienia i rekultywacji terenów
zdegradowanych przez wojska Federacji Rosyjskiej
Nadzór i koordynacja realizacji innych rządowych
programów rozwoju
Strategie, programy, prognozy
KONTROLA ZARZĄDCZA
Sprawy dotyczące kontroli zarządczej
Przepisy dotyczące kontroli zarządczej - własne i
zewnętrzne
BE10
Z
BE10
Z
BE10
Z
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
A
E
801
Zarządzanie ryzykiem
B10
802
Samoocena kontroli zarządczej
B10
803
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
8030
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra
A
8031
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników
komórek organizacyjnych Ministerstwa
A
8032
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników
jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra
A
804
8040
8041
805
806
807
Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w
zakresie sprawowania przez nie kontroli zarządczej
Współpraca z audytem wewnętrznym
Współpraca z Departamentem Kontroli, Skarg i Wniosków
Współpraca z Zespołem do Spraw Kontroli Zarządczej
Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z jednostkami
podległymi i nadzorowanymi przez Ministra
Współpraca w zakresie kontroli zarządczej z instytucjami
kontroli zewnętrznej
Dokumenty w zakresie zarządzania ryzykiem (rejestr ryzyk,
analiza ryzyka, sprawozdania, analizy, oceny itp.)
Dokumenty i korespondencja w zakresie przeprowadzenia
samooceny (wytyczne, kwestionariusze, analizy, oceny,
sprawozdania itp.)
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra z
kierowanych przez niego działów administracji rządowej,
składane co roku za rok poprzedni oraz inne dokumenty
dotyczące przedmiotowego zakresu
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez
kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne
dokumenty dotyczące przedmiotowego zakresu
Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane przez
kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez
Ministra oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotowego
zakresu
P
P
E
E
E
B10
B10
B10
P
P
P
B10
P
B10
P
72
9
AUDYT
AUDYT WEWNĘTRZNY
Przeprowadzanie i dokumentowanie zadań audytowych
90
900
9000
Zadania audytowe - zapewniające
A
9001
Czynności doradcze
A
901
Planowanie audytu wewnętrznego
A
902
Sprawozdawczość i informacje dotyczące audytu
wewnętrznego
A
91
92
920
921
922
WSPÓŁPRACA Z URZĘDAMI I JEDNOSTKAMI
ZEWNĘTRZNYMI W ZAKRESIE AUDYTU
KOMITET AUDYTU
Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa
Współpraca z jednostkami podległymi Ministrowi lub
przez niego nadzorowanymi lub jednostkami
obsługującymi organy podległe Ministrowi lub przez
niego nadzorowane
Współpraca z Ministerstwem Finansów
Korespondencja i pisma związane z zadaniem zapewniającym
(planowanym, poza planem oraz zleconym), w tym:
dokumentacja analizy ryzyka, program zadania, informacja o
rozpoczęciu zadania, protokoły z narad, notatki robocze,
oświadczenia, ustalenia audytu, sprawozdania, notatki
informacyjne, monitoring rekomendacji, dokumentacja
czynności sprawdzających i inne
Korespondencja i pisma związane z czynnościami
doradczymi, w tym: dokumentacja analizy ryzyka, informacja o
rozpoczęciu czynności doradczych, protokoły z narad, notatki,
oświadczenia, ustalenia audytu, opinie, wnioski, notatka
informacyjna i inne
Plany roczne i wieloletnie, korekty, aktualizacje planów,
analiza ryzyka, w tym: kwestionariusze oceny kontroli
wewnętrznej, informacje komórek organizacyjnych
Ministerstwa i inne
Sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego
Ministerstwa, informacje kierownika jednostki o realizacji
zadań z zakresu audytu wewnętrznego, informacje kierownika
komórki audytu wewnętrznego związane z prowadzeniem
audytu wewnętrznego, dokumenty i informacje z komórek
organizacyjnych Ministerstwa oraz z jednostek w dziale podległych i nadzorowanych przez Ministra z zakresu audytu
wewnętrznego, w tym plany audytu wewnętrznego,
sprawozdania z wykonania planów i inne niezbędne dla
komitetu audytu informacje
E
E
E
E
A
E
A
E
A
E
A
E
73

ZARZĄDZENIE Nr 20 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zarządzenie nr 3/2011 z dn.28.02.2011r. w sprawie rozbudowy

Systemy Alarmowe nr 6-2013 Sieciowe systemy rejestracji w

Systemy alarmowe 5-2016 BCS Manager

MRC-TIP202812IR