prezenty, upominki, zaproszenia – cienka granica

PREZENTY, UPOMINKI, ZAPROSZENIA – CIENKA GRANICA POMIĘDZY MIŁYM
GESTEM A PRÓBĄ PRZEKUPSTWA
Szanowne Koleżanki, Szanowni Koledzy,
Zadowolenie Klienta to jedna z naszych podstawowych zasad, którą kierujemy się w
codziennej pracy, pomagając naszym Klientom osiągać sukces, zapewniając im bezpieczne i
innowacyjne produkty o najwyższej jakości. Elementem codziennej praktyki biznesowej,
mającym na celu podtrzymanie i dalszy rozwój tej owocnej współpracy, jak również
nawiązanie tego typu relacji są stałe kontakty z Klientami. Z uwagi na okoliczność, że nasi
Klienci są dla najważniejsi, dbamy o odpowiednią oprawę tych kontaktów poprzez m.in.
zaproszenia na lunche i kolacje biznesowe, wyjazdy szkoleniowe, czy też wręczanie drobnych
upominków. Takie postępowanie nie jest zabronione, jeżeli nie jest ono środkiem mającym
na celu wymuszenie określonej decyzji biznesowej, w szczególności jeśli dotyczy ono
kontaktów z pracownikami sektora publicznego. Za każdym razem kiedy zdecydujemy się na
wręczenie zaproszenia czy prezentu musimy pamiętać, że celem takiego zachowania jest
tylko i wyłącznie podtrzymanie dobrego wizerunku naszej firmy, wyrażenie uznania dla osób
kontaktowych ze strony Klienta lub też zaskarbienie sobie sympatii tych osób. Surowo
zabronione jest wręczanie lub przyjmowanie prezentów w postaci gotówki bądź też
jakiegokolwiek ekwiwalentu pieniężnego. Należy pamiętać, że przede wszystkim walczymy o
Klientów swoim profesjonalizmem w podejściu do nich, jak również bardzo wysoką jakością
naszych produktów. Jednocześnie dbamy aby odbyło się to w miłej i przyjaznej atmosferze,
w której Klient będzie się czuł najważniejszy. W związku z powyższym wskazujemy zasady
zachowania zgodnego z obowiązującym prawem w zakresie możliwości obdarowywania
naszych partnerów biznesowych.
I.
Zasady wręczania i przyjmowania prezentów w postaci upominków, zaproszeń
do udziału w imprezach lub też innego rodzaju podarunków
Podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków służbowych powinniśmy przykładać
szczególną wagę do tego aby nasze działania były profesjonalne a w szczególności
transparentne, etyczne i nie stały w sprzeczności z obowiązującymi normami prawnymi
(legalne). Wyrazem poszanowania dla takiego postępowania jest respektowanie
postanowień wewnątrzfirmowego „Kodeksu Etycznego”, którego treść jasno wskazuje na
najważniejsze zasady, którymi powinniśmy się kierować w swojej codziennej pracy a
stanowiące m.in., że pracownicy Baumit w związku z wykonywaniem swoich obowiązków
służbowych nie oferują, Kontrahentom, Klientom, Dostawcom, innym podmiotom
współpracującym z Baumit lub też ich pracownikom oraz członkom ich rodzin, dodatkowych
korzyści majątkowych, jeżeli takie zachowanie byłoby sprzeczne z prawem, zwyczajowo
niestosowne lub też miało na celu wywarcie wpływu na opinię tych osób o Baumit a także
mogło wywołać wrażenie wywierania takiego wpływu. Wspólne posiłki, zaproszenia do
udziału w imprezach i upominki służyć mają jedynie legalnym sposobom podtrzymywania lub
nawiązywania współpracy handlowej. Ich koszt nie może przekraczać wartości ogólnie
przyjętych za rozsądne w takich przypadkach oraz każdorazowo służyć ma to interesowi
Baumit oraz interesowi jego Klienta, Kontrahenta, Dostawcy, etc. Z kolei pracownicy Baumit
mogą przyjmować prezenty tylko wówczas gdy są przedmiotami o niewielkiej wartości i
dodatkowo mają one charakter reklamowy, promocyjny, lub są prezentem zwyczajowo
1
wręczanym w czasie uroczystych okazji oraz z uwagi na swoją wartość i charakter nie
obligują do wzajemności w jakiejkolwiek postaci. Pracownikom Baumit nie wolno
przyjmować zaproszeń uważanych za korzyść majątkową (np. kolacje, bankiety, wycieczki)
jeżeli mogłyby mieć one niekorzystny dla Baumit wpływ na relacje i zawierane transakcje lub
też były sprzeczne z interesem Baumit.
Postępowanie wbrew zasadom, które zostały opisane powyżej, nawet mimo krótkotrwałych
korzyści, w dalszej perspektywie będzie godzić w dobre imię Baumit, powodując spadek
zaufania do nas naszych partnerów biznesowych oraz będzie kreować wizerunek Baumit jako
podmiotu, z którym współpraca obarczona jest dużym ryzykiem, jak również jako podmiotu
nie szanującego prawa a co za tym idzie niebezpiecznego. Trzeba również mieć na względzie,
że oprócz w/w negatywnych następstw, takie postępowanie będzie miało swoje
konsekwencje w konieczności poniesienia odpowiedzialności natury podatkowej bądź karnej,
nie tylko dla Baumit ale również dla osoby obdarowywanej i osoby, która w imieniu Baumit
takiego niezasadnego przysporzenia dokonała.
II.
Granice prawne wręczania i przyjmowania prezentów w postaci upominków,
zaproszeń do udziału w imprezach lub też innego rodzaju podarunków
1. Aspekty prawa podatkowego – szansa oszczędności dla Baumit
Z dniem 1 kwietnia 2013r. zmianie uległy przepisy ustawy o podatku od towarów i usług,
które stanowią, że aby przedsiębiorca mógł uniknąć obowiązku zapłaty podatku VAT - 23%,
co w przypadku Baumit oznacza zmniejszenie kosztów o tę kwotę a tym samym oszczędność,
należy przekazywać tylko takie prezenty, które mają niewielką wartość. Przez prezenty o
małej wartości rozumie się przedmioty, które są przekazywane przez przedsiębiorcę danej
osobie, o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł - jeżeli firma
prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości takich osób. Jeżeli natomiast
przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji, o której mowa powyżej, jednostkowa cena zakupu
przedmiotu stanowiącego prezent (bez podatku) bądź jednostkowy koszt wytworzenia,
określone w momencie przekazywania prezentu, nie mogą przekraczać 10 zł.
Mając na uwadze względy promocyjne możemy również przekazywać naszym partnerom
biznesowym próbki towarów. Jednocześnie pamiętajmy, że nie należy utożsamiać prezentu
z próbką. Poruszając się w ramach wyznaczonych przez ustawodawcę zarówno w przypadku
przekazania prezentu jak i próbki można jednak uniknąć obowiązku opodatkowania
podatkiem VAT, o czym była już mowa powyżej. O ile w przypadku prezentu podstawowym
kryterium oceny jest niewielka wartość przedmiotu, zdefiniowana i wskazana wprost w
przepisach ustawy, o tyle w przypadku próbki kluczowym jest niewielka ilość danego towaru
przedsiębiorcy (nie ma znaczenia wartość), której celem jest zapoznanie Klienta czy też
Kontrahenta z walorami produktu a nie zaspokojenie jego całego zapotrzebowania na dany
produkt (np. w przypadku dużej inwestycji obejmującej budowę bloku wielorodzinnego
mogą to być nawet 1-2 palety, a w przypadku domku jednorodzinnego 2-3 worki). Istotna
jest tu zasada adekwatności, która pozwala ocenić co w danej sytuacji jest próbką a co nią
nie jest. Generalnie można powiedzieć, że im większa inwestycja lub Kontrahent tym ilość
towaru przekazanego jako próbka może być odpowiednio większa z zachowaniem
odpowiednich proporcji i wskazanych wyżej zasad (tj. 1-2 palety to za dużo na próbkę w
przypadku zwykłego domku jednorodzinnego ale odpowiednio jeżeli chodzi o
2
wielokondygnacyjny budynek wielorodzinny). Tym samym przepisy pozwalają na bardziej
elastyczne podejście do określenia niewielkiej ilości tak, aby przedsiębiorca był w stanie
każdorazowo dostosować ilość próbek do rodzaju towaru będącego przedmiotem
przekazania oraz do specyfiki branży, w której działa. Ważną zmianą, która obowiązuje od 1
kwietnia 2013r. jest również brak konieczności oznaczania próbek napisem „próbka” lub
„tester”, umieszczanym na produkcie co do tej daty było obowiązkowe pod rygorem
poniesienia odpowiednich konsekwencji przewidzianych prawem.
2. Aspekty prawa karnego – zagrożenie odpowiedzialnością karną
zarówno dla pracownika Baumit jak i dla Klienta czy Kontrahenta
Najbardziej powszechną formą korupcji jest łapownictwo, definiowane jako wręczanie
(czynne) lub otrzymywanie (bierne) pieniędzy, prezentu lub innej korzyści jako zachęty do
zrobienia czegoś nieuczciwego, nielegalnego lub do popełnienia sprzeniewierzenia w trakcie
prowadzenia interesów. Pojęcie korupcji brzmi bardzo groźnie i najczęściej używane jest w
kontekście afer politycznych z udziałem osób, które pełnią ważne funkcje publiczne w
państwie. Niemniej każde sprzeczne z przepisami prawa przyjęcie lub wręczenie korzyści
majątkowej jest korupcją i choć zdecydowanie mniej nagłaśniana jest korupcja, której
dopuszczają się osoby zatrudnione w prywatnych przedsiębiorstwach, to jest ona
zdecydowanie najbardziej powszechna. Do korupcji rzadko dochodzi poprzez niewiedzę,
natomiast bardzo często poprzez działanie z rozmysłem w celu osiągnięcia określonej
korzyści bądź by wymóc pożądaną decyzję na partnerze biznesowym (np. otrzymanie
lukratywnego kontraktu poprzez wręczenie kosztownego prezentu, przekazanie zaproszenia
na ekskluzywne wakacje, etc.). Korupcja zagrożona jest odpowiedzialnością karną, która
polegać będzie na wymierzeniu sankcji w postaci grzywny, ograniczenia wolności a nawet
pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, w zależności od wagi czynu. Waga czynu
określana jest m.in. poprzez wysokość szkód spowodowanych w firmach, które na skutek
tego przestępstwa stały się poszkodowanymi, tzn. nie tylko chodzi o naszą firmę ale również
o szkody dla innych uczestników rynku jakie ponieśli na skutek tego, że określona decyzja
została podjęta pod wpływem korupcji. Surowiej karane są te osoby, które przyjmując
łapówkę wyrządzają firmie znaczną szkodę majątkową, tzn. taką, która przekracza kwotę
200 000 zł, ponieważ grozi im kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat. Należy
pamiętać, że karalne jest już przyjęcie samej obietnicy takiej korzyści, a więc czynność
poprzedzająca wzięcie łapówki. Co więcej, karalne jest też żądanie łapówki, a więc sytuacja,
w której osoba domaga się korzyści majątkowej. Tym samym odpowiedzialność karna
powstaje już wówczas gdy osoba, do której żądanie zostało skierowane, niczego jeszcze nie
dała ani nie obiecała. Przewidziany jest tylko jeden wyjątek, kiedy można ustrzec się od
odpowiedzialności karnej, a mianowicie tylko do dającego łapówkę adresowane jest
dobrodziejstwo niepodlegania karze, jeśli o fakcie łapówki zawiadomi organy ścigania jeszcze
zanim same się o tym fakcie dowiedzą i ujawni wszystkie okoliczności, jakie towarzyszyły jej
przekazaniu.
Okres przedświąteczny to czas szczególny, nie tylko ze względu na podniosłą atmosferę ale
także ze względu na częstsze spotkania z naszymi Klientami czy Kontrahentami, mające na
celu podsumowanie dotychczasowej współpracy oraz podziękowanie za nią, co z kolei
sprzyja wręczaniu drobnych upominków. Podczas takich spotkań wszystkim nam powinny
przyświecać zasady, o których mowa powyżej, gdyż może okazać się, że wręczany prezent
3
miast wywołać uśmiech na twarzy Klienta czy Kontrahenta zmusi go do długotrwałych
wyjaśnień przed organami państwowymi i narazi na odpowiedzialność karną. Dlatego też w
przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań należy zwrócić się do swojego przełożonego o
poradę bądź też przesłać zapytanie na helpdesk ( [email protected] ).
Newsletter Compliance 05/2013, 13.11.2013, autor: Justyna Czechowicz
4