Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. wynajem systemu
Transkrypt
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. wynajem systemu
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. wynajem systemu tłumaczeń symultanicznych na konferencję i posiedzenie Komisji Spójności Terytorialnej i Budżetu UE (COTER) Europejskiego Komitetu Regionów na Mazowszu w dniach 2-3 marca 2017 r. dla 170 osób wg. poniższej specyfikacji: 2 marca 2017 r. – posiedzenie Komisji odbędzie się w hotelu (zostanie wyłoniony w odrębnym przetargu) w pobliżu lotniska Chopina w Warszawie. 10-12 kabin przenośnych (ISO 4043) o szer. 2.40 m, głębokości 1.60 m. i wysokości 2.00 m zostanie usytuowanych bezpośrednio w sali obrad. Niezbędne będą multifony i system do głosowania elektronicznego. 3 marca 2017 r. – Konferencja odbędzie się w Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii (CEZAMAT) przy ul. Poleczki 19. 7-8 kabin przenośnych zostanie umieszczonych poza salą obrad, niezbędne będą monitory w kabinach z podglądem przebiegu konferencji. Bez multifonów i systemu do głosowania elektronicznego. 2. Warunki wymagane: 2 marca 2016 r. a) Kabiny: muszą być wyposażone w pozbawione zamka drzwi na zawiasach, otwierające się na zewnątrz i wychodzące na salę. Drzwi muszą działać cicho. Kabiny muszą posiadać wydajny system wentylacyjny, zapewniający całkowitą wymianę powietrza co najmniej 7 razy na godzinę, przy czym tłumacze nie powinni pracować w przeciągu. Oznacza to jeden wentylator na panel sufitowy – powinien on być bezgłośny. Kabiny powinny mieć okna boczne i przednie na całą szerokość kabiny. Aby praca tłumaczy nie zakłócała uwagi uczestników spotkania, należy zachować odstęp przynajmniej 1,5 m między kabinami a ostatnim rzędem krzeseł dla uczestników. W kabinach powinna być jedna indywidualna konsola do tłumaczenia na każdego tłumacza w kabinie, posiadająca: jeden panel kontrolny jeden mikrofon jeden zestaw słuchawek (AKG K15 lub podobny) b) Adekwatny system nagłośnieniowy do pokrycia dźwiękiem sali o powierzchni ok 500m2 z możliwością podłączenia systemu symultanicznego oraz nadania sygnału na potrzeby mediów c) system dyskusyjny (mulifon – stanowisko 65 szt.) d) elektroniczny system do głosowania – 115 szt. e) kamery + operator na potrzeby podglądu oraz rejestracja audiowideo obrad w języku polskim i angielskim f) stosowne oświetlenie prezydium (białe światło z możliwością regulacji natężenia) g) system wydawania odbiorników na kody kreskowe h) zapewnienie odpowiedniej liczby techników, gwarantującej bezawaryjny przebieg konferencji oraz osoby do wydawania odbiorników i) transport, montaż, demontaż całości sprzętu 3 marca 2016 r. a) Kabiny: wymogi techniczne dotyczące samej pracy w kabinie - jak wyżej, przy czym kabiny znajdą się poza salą, stąd dodatkowa konieczność zapewnienia podglądu mówców. W kabinach powinna być jedna indywidualna konsola do tłumaczenia na każdego tłumacza w kabinie, posiadająca: jeden panel kontrolny jeden mikrofon jeden zestaw słuchawek (AKG K15 lub podobny) b) Adekwatny system nagłośnieniowy do pokrycia dźwiękiem sali o powierzchni ok 500m2 z możliwością podłączenia systemu symultanicznego oraz nadania sygnału na potrzeby mediów c) kamery + operator na potrzeby podglądu dla tłumaczy d) stosowne oświetlenie podestu prezydium (białe światło z możliwością regulacji natężenia) e) system wydawania odbiorników na kody kreskowe f) obsługa techniczna aparatury nagłośnieniowej, oświetleniowej i symultanicznej oraz osoby do wydawania odbiorników g) transport, montaż, demontaż całości sprzętu Ponadto - możliwość dokonania płatności przelewem po wykonaniu usługi w terminie 14 dni roboczych od daty wystawienia faktury. 3. Termin realizacji: 2 i 3 marca 2017 r. 4. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia 19 grudnia 2016 r., do godziny 09.00 w jeden z niżej wymienionych sposobów: pisemnie na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Kancelaria Marszałka, Wydział Współpracy z Zagranicą, 03–719 Warszawa, ul. Jagiellońska 26, pok. 312/313; faksem na nr 22 59–07–767; drogą elektroniczną: e-mail: [email protected], [email protected]. 5. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: Cena oferty 80% Doświadczenie ze współpracy z instytucjami UE i obsługi dużych konferencji – 20%