Deklaracja uczestnictwa Beneficjenta Ostatecznego w projekcie

ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące wynajmu sal szkoleniowych, zapewnienia noclegu i wyżywienia dla uczestników
szkoleń w Zwoleniu lub Pilawie lub Pułtusku lub Makowie Mazowieckim lub Nowym Dworze
Mazowieckim lub w okolicy do 35 km od centrum jednego z Miast
w ramach projektu
„Wzmocnienie potencjału instytucjonalno-kadrowego 5 JST”
realizowanego na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji
przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej w Warszawie
Zgodnie z zasadą konkurencyjności wymaganą przy realizacji projektów finansowanych z POKL
(fundusz unijne) wysyłamy zapytanie ofertowe mailem do trzech potencjalnych wykonawców oraz
udostępniamy zapytanie na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Wynajem sal szkoleniowych z wyposażeniem dla grup od 10 - 20 osobowych na 2 i 3 -dniowe
szkolenia w 2012 i 2013 roku
1.1. 50 dni szkoleniowych w 2012 roku, 40 dni szkoleniowych w 2013 roku.
1.2. W 2012 od marca do grudnia, w 2013 od stycznia do sierpnia.
1.3. Sale dostępne w godzinach od 9.30 – 18 i 9 – 15 odpowiednio pierwszego i drugiego dnia.
1.4. Dokładne terminy zostaną wskazane przez Zamawiającego, na co najmniej 10 dni przed
dniem realizacji każdej edycji szkolenia. Wykonawca może w ofercie wskazać propozycje
terminów dostępność sal i hotelu.
1.5. Standard sal – proszę o dołączenie do oferty pliku ze zdjęciami oferowanych sal. W
przypadku nie spełnienia standardów (czyste ściany i podłoga, pomieszczenie z oknami,
nieuszkodzone meble(krzesła i stoły), ogrzewanie / klimatyzacja lub wentylacja, winda w
przypadku sal na piętrze) oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem
faktycznym sal Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaprosi do
współpracy kolejnego Oferenta z listy.
1.6. Wyposażenie sal: laptop, rzutnik, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, flipchart i flamastry,
dostęp do Internetu, dostęp do ksero i faksu.
1.7. Udostępnienie dodatkowego pomieszczenia lub miejsca do przechowywania materiałów
szkoleniowych
1.8. Udostępnienie dla osoby obsługującej szkolenie miejsca na stanowisko recepcji (co najmniej
stolik i krzesło)
1.9. Lokalizacja – sale powinny znajdować się w tym samym budynku co pokoje i restauracja,
w promieniu do 40 km od centrum miasta.
1.10.
Zapewnienie miejsca parkingowego dla osób z samochodami.
2. Przerwa kawowa będzie realizowana dla grup od 10 do 20 osób. Szkolenia maksymalnie do 8
godzin lekcyjnych dziennie.
2.1. – całodniowa (kawa, mleko lub śmietanka w płynie, herbata, woda, soki, ciastka, owoce)
uzupełniana w razie potrzeby. Rozliczenie wg ilości osób obecnych danego dnia.
3. Wyżywienie na grupę:
3.1. Śniadanie - liczone tylko od osób korzystających z noclegu
3.2. Obiad (zupa + drugie danie + napój+ deser), danie wegetariańskie do wyboru. Po obiedzie
drugiego dnia kawa i herbata. Możliwość rezygnacji z pojedynczych obiadów dzień wcześniej
3.3. Kolacja – preferowany szwedzki stół – liczone od ilości osób, które zostały na kolację
3.4. Wyżywienie w tym samym budynku co sale szkoleniowe i noclegi
4. Noclegi
We wskazanych terminach jednocześnie powinno być dostępnych 8 pokoi 2 os. i 4 pokój 1 os.
a. W pokojach dwuosobowych (oddzielne łóżka)
b. W pokojach jednoosobowych – dla trenerów i na życzenie uczestnika
c. Liczone według ilości osób, które skorzystały z noclegu
d. W każdym pokoju łazienka .
Projekt "Wzmocnienie potencjału instytucjonalno-kadrowego 5 JST" współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
SPOSÓB WYCENY
1. Prosimy o podawanie cen brutto.
2. Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty.
W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą mieli takie same szanse na uzupełnienia.
3. Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowywania oferty wyłącznie mailem na
adres: [email protected].
POZOSTAŁE WARUNKI
1. Umowa musi zostać podpisana w tym roku. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały czas
trwania umowy.
2. Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający
rozpocznie negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć
cen mieszczących się w budżecie projektu, zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne.
ZAPISY, KTÓRE BĘDĄ ZAWARTE W UMOWIE
1. Płatności zaliczkowe są możliwe dopiero po pierwszym pobycie dodatkowo pod warunkiem
posiadania na koncie środków projektowych z MSWiA. Zaliczka nie może przekroczyć 30%
wartości zamówienia na dany miesiąc.
2. Obie strony obowiązuje 30 dniowy okres wypowiedzenia bez podawania przyczyny.
3. Umowa może zostać wypowiedziana przez Zamawiającego za 2 tygodniowym wypowiedzeniem
jeśli warunki na miejscu nie będą zgodne z ofertą,
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ
Nazwę i adres oferenta
Opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym
Cenę jednostkową brutto za dzień wynajmu Sali szkoleniowej do 8 godz. lekcyjnych.
Cenę jednostkową brutto za przerwę kawową całodniową w przeliczeniu na 1 osobę
Cenę jednostkową brutto za śniadanie w przeliczeniu na 1 osobę
Cenę jednostkową brutto za obiad w przeliczeniu na 1 osobę
Cenę jednostkową brutto za kolacje w przeliczeniu na 1 osobę
Cenę jednostkową brutto za nocleg w pokoju 2 osobowym
Cenę jednostkową brutto za nocleg w pokoju 1 osobowym
Miejsce położenia pokoi hotelowych i sal (adres) wraz ze zdjęciami i opisem ich wyposażenia
oraz przykładowe menu dot. obiadu i kolacji.
Do postępowania dopuszczone zostaną wszystkie oferty dotyczące całości zamówienia tj. wynajem
Sali+ catering+ noclegi. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
KRYTERIA OCENY OFERT
Kryterium oceny oferty jest 70% STANDARD, 30% CENA z uwzględnieniem poniższych warunków:
Jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu a różnica kwot nie jest
większa niż 10% (cena najniższa/cena wyższa), zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch
przypadkach:
1. Jeżeli Oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sala, noclegi, wyżywienie)
2. Jeżeli Oferent zaproponuje dodatkowe oferty specjalne takie jak:
a) promocyjna cena noclegu dla trenera i osoby z obsługi pomiędzy grupami
szkoleniowymi,
b) bezpłatny parking,
c) transport uczestników szkoleń na miejsce
d) inne dodatkowe bezpłatne atrakcje
Proszę o przesłanie oferty do 6 lutego 2012 na adres email: [email protected]
Projekt "Wzmocnienie potencjału instytucjonalno-kadrowego 5 JST" współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego