1427963424-Zaproszen.. - Pałac Książęcy w Żaganiu

Żagań, dnia 02 kwietnia 2015 r.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
na wyłączność obsługi Żagańskiej Majówki 2015
w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoisk handlowych
Pałac Książęcy Sp. z o. o. w Żaganiu
ul. Szprotawska 468-100 Żagań
Tel. 68 477 64 64, 68 453 91 56, fax. 68 477 64 62
Współorganizator Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu działając w imieniu Gminy Żagań o
statusie miejskim zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprezy plenerowej
pn. „Żagańska Majówka 2015” organizowanej w dniach 01 – 02 maja 2015 r. w
zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoiska handlowych.
I.
NAZWA IMPREZY:
ŻAGAŃSKA MAJÓWKA 2015
II.
TERMIN IMPREZY:
01 maja 2015 r. od godz. 14.00 do maksymalnie 24.00,
02 maja 2015 r. od godz. 14.00 do maksymalnie 24.00.
III. TEREN IMPREZY:
Wyłączność obsługi imprezy plenerowej obejmuje teren:
Przy Placu Gen. Maczka w Żaganiu przy ulicy Jana Pawła II
IV.
ZAKRES SPRZEDAŻY:
1. GASTRONOMIA LEKKA, np.:
 wata
cukrowa,
popcorn,
kukurydza
gotowana,
słodycze,
orzeszki
prażone, gofry, naleśniki, żelki itp.,
 sery wędzone, oscypki,
 lody, owoce w czekoladzie, kawa, herbata,
 napoje bezalkoholowe.
2. GASTRONOMIA CIĘŻKA, np.:
 Napoje alkoholowe niskoprocentowe, tj. piwo podawane wyłącznie w
plastikowych kubkach,
 grillowane mięsa i wędliny, np. kiełbasa, karczek, dziczyzna, szaszłyki
itp.,
 Fast-food: hot-dogi, hamburgery, pajda chleba itp.,
3. STOISKA HANDLOWE:
 Artykuły przemysłowe, tekstylne, zabawki itp.,
 Artykuły gospodarstwa domowego, przyprawy itp.,
 Artykuły dekoracyjne.
1
V.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA:
1. Miejsce rozstawienia sprzętu i zaplecza gastronomicznego (stoły, budki, zabudowy
itp.)
każdorazowo
musi
być
uzgodnione
ze
Współorganizatorem.
Nieprzestrzeganie wymienionego warunku skutkowało będzie natychmiastowym
usunięciem zaplecza. Sprzętu nie należy ustawiać na wyznaczonych drogach
bezpieczeństwa i w miejscach umożliwiających prawidłową realizację imprezy (np.
nie zasłaniały widoku sceny).
2. Oferent
zobowiązuje
się
posiadać
stosowne
zezwolenia
na
prowadzenie
działalności gastronomicznej wydane przez Stację Sanitarno-Epidemiologiczną
uzyskane we własnym zakresie.
3. Oferent prowadzi działalność na własną odpowiedzialność.
4. Oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych i handlowych
podczas w/w imprezy w godzinach trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania
czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również po każdym dniu
imprezy.
5. Jako zabezpieczenie posprzątania terenu po imprezie i pokrycia ewentualnych
szkód wyrządzonych przez Oferenta, Oferent wpłaci kaucje zabezpieczającą w
wysokości 1.500,00 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych). Kaucja winna
wpłynąć do Organizatora przed terminem imprezy na konto wskazane w umowie.
Kaucja zostanie zwrócona w ciągu siedmiu dni po zakończeniu imprezy, po
posprzątaniu przez Oferenta miejsca obszaru swojej wyłączności. Teren winien
być uprzątnięty, z zachowaniem obecnej infrastruktury.
VI.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW WSPÓŁORGANIZATORA IMPREZY:
1. Współorganizator
zobowiązuje
się
do
utrzymania
czystości
we
wszystkich
miejscach nie objętych wyłącznością Oferenta w trakcie trwania imprezy po
każdym dniu.
2. Współorganizator zapewnia ustawienie przenośnych kabin toaletowych.
3. Współorganizator udostępnia pod lokalizację zaplecza gastronomicznego oraz
stoisk handlowych grunt, którego obszar wyznacza mapa stanowiąca załącznik nr
1 do niniejszego zaproszenia.
4. Współorganizator zapewnia możliwość korzystania z punktu poboru zimnej wody
pitnej oraz możliwość podłączenia się do szafek z energią elektryczną 230/400V
pod warunkiem posiadania przez dzierżawcę przedłużaczy, urządzeń oraz osprzętu
elektrycznego zgodnego z obowiązującymi normami i przepisami.
5. Warunki poboru mediów zostaną określone w umowie zawartej z Pałacem
Książęcym Sp. z o.o. w Żaganiu.
6. Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu nie zapewnia ochrony terenu objętego
wyłącznością.
2
VII. WARUNKI
UDZIAŁU
W
POSTĘPOWANIU
NA
WYŁĄCZNOŚĆ
OBSŁUGI
IMPREZY PLENEROWEJ:
1. O udzielenie wyłączności mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące
warunki:
a)
posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w
zakresie objętym ofertą (mają zarejestrowaną działalność we właściwym
rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do centralnej ewidencji działalności
gospodarczej),
b)
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność
prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od
współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenie
na załączonym druku (załącznik nr 2),
c)
posiadają odpowiednie referencje.
2. Warunkiem uczestnictwa w konkursie ofert jest:
a)
złożenie oferty (załącznik Nr 1) wraz z oświadczeniem, o którym mowa w
ust. 1, lit. b),
b)
załączenie dwóch niezależnych referencji z ostatnich trzech lat prowadzenia
działalności potwierdzających rzetelne wykonanie zadania o tożsamym
charakterze obsługi imprez plenerowych,
c)
wniesienia przez Oferenta wadium w wysokości 1.000,00 zł (słownie:
jeden tysiąc złotych) na konto: PKO BP S.A. Oddział 1 w Żaganiu 88
1020 5460 0000 5002 0067 1818 w terminie do 09 kwietnia 2015 r.
do godz. 09.30 w z dopiskiem: „Wadium - oferta na obsługę Majówki
2015”.
Wpłacone wadium stanowi gwarancję przystąpienia Oferenta do podpisania umowy.
Wadium wpłacone przez Oferenta, którego oferta została wybrana zostanie
zaliczone na poczet przyszłych zobowiązań finansowych. Pozostałym Oferentom
wadium zostanie zwrócone w terminie 3 dni roboczych od daty zakończenia
postępowania i dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku uchylania
się Oferenta, którego oferta została wybrana od zawarcia umowy w wyznaczonym
terminie - wadium nie będzie podlegać zwrotowi.
VII. INFORMACJA DOTYCZACA SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH:
Współorganizator nie dopuszcza składania ofert częściowych na poszczególne
zakresy wyłączności.
VIII. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:
1. Komplet dokumentów rejestracyjnych:
3
- aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do centralnej
ewidencji informacji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do
obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą,
- zaświadczenie o nadaniu numeru NIP i REGON,
2. Ofertę (załącznik Nr 1),
3. Oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o
wcześniejsze zaliczki od współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent
składa oświadczenia na załączonym wzorze (załącznik nr 2),
4. Referencje
potwierdzające
rzetelne
wykonanie
dwóch
zadań
o
tożsamym
charakterze obsługi imprez masowych,
5. Kserokopię dowodu wpłaty wadium w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc
złotych),
6. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej: „za
zgodność z oryginałem” przez Oferenta,
7. Brak jakiegokolwiek dokumentu spowoduje odrzucenie oferty.
IX.
TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1. Oferty należy składać w Sekretariacie Pałacu Książęcego, pok. 269, 68-100
Żagań, ul. Szprotawska 4 w terminie do 09 kwietnia 2015 roku do godz.
10:00.
2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z oznaczeniem danych teleadresowych
Oferenta z dopiskiem: „Obsługa imprezy plenerowej „Żagańska Majówka
2015 – gastronomia i handel”,
3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 09 kwietnia 2015 r. o godz. 10.15 w Sali
Kurlandzkiej. Otwarcie ofert jest jawne.
X.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA I WYBÓR OFERTY:
1. Wyboru oferty dokonuje Komisja Konkursowa powołana przez Prezesa Zarządu
Spółki Pałac Książęcy w Żaganiu.
2. Kryterium oceny ofert:
Komisja Konkursowa dokonując oceny ofert bierze pod uwagę następujące
czynniki:
proponowana wysokość za wyłączność obsługi imprezy w kwocie
brutto – waga 100%,
3. Organizator konkursu ofert zastrzega sobie prawo do zamknięcia konkursu bez
wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny na każdym jego etapie.
4. Oferent jest związany ofertą w ciągu 15 dni od dnia otwarcia ofert.
4
5. Konkurs może się odbyć pod warunkiem, że wpłynie przynajmniej jedna oferta
spełniająca wymogi formalne postępowania.
6. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
UWAGA:
Zaproponowana kwota wyłączności na obsługę imprezy plenerowej nie może być
niższa niż 13.000,00 zł/brutto (słownie: trzynaście tysięcy złotych brutto).
Osoba do kontaktu:
W sprawach organizacyjnych: Paweł Oleszczuk, tel. 68 477 64 84, 530751433,
Niniejsze zaproszenie opublikowano również na stronie internetowej: www.palacksiazecy.pl
5