Postępowanie w pracy

Postępowanie w pracy
NORMY I WYTYCZNE
Postępowanie w pracy – krótki wstęp…
Firma Sun Chemical, jako globalny lider w branży, angażuje się w przestrzeganie ustalonego systemu
wartości. Jedną z najbardziej przez nas cenionych wartości jest uczciwość, którą rozumiemy
następująco: „Jesteśmy uczciwi, bezpośredni i etyczni w naszym postępowaniu z klientami,
dostawcami, wykonawcami oraz ze sobą nawzajem. Pracujemy nad zbudowaniem wzajemnego
zaufania i bezwzględnie przestrzegamy przepisów, które dotyczą naszej działalności, nie tylko dlatego,
że mamy taki prawny obowiązek, ale dlatego, że to jest właściwe postępowanie”.
Niniejszy dokument zawiera normy i wytyczne postępowania w pracy, których przyjęcia i przestrzegania
oczekujemy od wszystkich w firmie Sun Chemical.
Prosimy poświęcić nieco czasu na przeczytanie i przemyślenie niniejszych norm i wytycznych. Jeśli
potrzebujesz dalszych informacji lub masz jakieś pytania na temat tego, jakie zachowanie jest
właściwie w danej sytuacji, poinformuj nas o tym zgłaszając się do swojego przełożonego. Możesz
także skontaktować się z nami bezpośrednio, jeśli sądzisz, że dany problem nie może zostać
rozpatrzony na poziomie lokalnym.
Niniejszy dokument to coś więcej niż prosta deklaracja naszych zasad etycznych. W Twoich rękach
spoczywa codziennie reputacja całej firmy. Ponieważ jesteś przedstawicielem firmy Sun Chemical,
Twoje decyzje biznesowe i postępowanie mają wpływ na całą firmę, i dlatego muszą być nieskazitelne.
Jeśli będziemy konsekwentnie podążać tą drogą, mamy nadzieję, że nasza firma będzie nadal słynąć
z uczciwości, rzetelności i sprawiedliwego postępowania.
Sun Chemical nie mogłaby odnieść sukcesu bez zinstytucjonalizowanego procesu „właściwego
postępowania”, odniesiemy więc sukces dzięki temu, że słyniemy z uczciwości.
Rudi Lenz
James R. Van Horn
Prezes i Dyrektor Generalny
Starszy Wiceprezes i Radca Prawny
1
NORMY I WYTYCZNE
Normy i wytyczne zachowania w pracy
Spis treści
Strona 1
Postępowanie w pracy – krótki wstęp
Strona 3
asze wartości
Strona 5
Jakie są podstawowe zasady postępowania w pracy?
Strona 8
Twoje prawa pracownika: szacunek, godność i
Prywatność
Strona 10
Twoje obowiązki, których celem jest unikanie
potencjalnych konfliktów interesów i chronienie własności
Sun Chemical
Strona 14
Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna
Strona 22
Twoje relacje z klientami, dostawcami i podmiotami
Zewnętrznymi
Strona 25
Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych
Strona 26
Gdzie szukać informacji (Indeks)
2
NORMY I WYTYCZNE
Nasze wartości
Dążenie do doskonałości. Motywuje nas uczucie dumy z tego, że przestrzegamy najwyższych
standardów i jesteśmy najlepsi w tym, co robimy. Przejawiamy inicjatywę i walczymy nieustannie o
poprawę jakości, wierząc, że dążenie do tego, by się uczyć i rozwijać, to klucz do doskonałości.
Jesteśmy zaangażowani w dążenie do naszych celów z entuzjazmem, niezmożonym,
zdeterminowanym poczuciem wytrwałości i podejściem zwycięzcy.
Uczciwość. Jesteśmy uczciwi, bezpośredni i etyczni w naszym postępowaniu z klientami, dostawcami,
wykonawcami oraz ze sobą nawzajem. Pracujemy nad zbudowaniem wzajemnego zaufania i
bezwzględnie przestrzegamy przepisów, które dotyczą naszej działalności, nie tylko dlatego, że mamy
taki prawny obowiązek, ale dlatego, że to jest właściwe postępowanie.
Innowacja. Nieustannie dążymy do najbardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań, które
oferują naszym klientom dodatkową wartość. Wspieramy u naszych pracowników kreatywność, myślenie
strategiczne i upór w tworzeniu takich rozwiązań. Nieustannie dążymy do postępu, przyjmując procesy
bieżące, jak również poprzez badania i rozwój. Uczymy się zarówno na błędach, jak i na sukcesach.
Odpowiedzialność. Indywidualnie i jako firma, przyjmujemy pełną odpowiedzialność za wyniki i nie
wstydzimy się produktów naszej pracy, w biurze, w laboratorium lub w hali fabrycznej. Uznajemy naszą
odpowiedzialność za ostateczny kształt tego, co robimy, i uznajemy, że nasze wyniki mają bezpośredni
wpływ na wyniki naszych kolegów, naszych klientów i naszej firmy.
Praca zespołowa. Uważamy, że wspólny wysiłek kryje w sobie nieograniczone możliwości. Dążymy do
doskonałości przedkładając cele zbiorowe ponad interes osobisty. Motywujemy i zachęcamy się
nawzajem oraz wspieramy znaczącą współpracę między kolegami o różnym wykształceniu i
specjalnościach. Szanujemy indywidualne różnice, cenimy różnorodność i dzielimy się wiedzą w całej
firmie.
Szacunek dla jednostki. Wierzymy w godność, wartość i potencjał kreatywny wszystkich ludzi.
Uznajemy potrzebę równowagi między życiem a pracą i traktujemy wszystkich pracowników sprawiedliwe
i identycznie. Nagradzamy i uznajemy osiągnięcia, cenimy wiedzę fachową i aktywnie zachęcamy
pracowników do angażowania się i wkładu osobistego. Inwestujemy w rozwój osobisty i zapewniamy
pracownikom środowisko, w którym wszyscy mogą się realizować i znaleźć swój cel.
Przywództwo. Jesteśmy długofalowym partnerem i globalnym liderem w branży. Cały czas walczymy o
to, by najlepiej robić to, co robimy – zarówno jako firma, jak i jednostki. Doceniamy cechy osobistego
przywództwa – kompetencję, pewność siebie i pasję w wykraczaniu poza oczekiwania oraz inspirujemy
innych, by postępowali tak samo. Oferujemy naszym klientom produkty i usługi najwyższej jakości.
3
NORMY I WYTYCZNE
Lojalność. Czujemy się związani z firmą i wykazujemy zaangażowanie i poświęcenie na rzecz naszych
klientów i siebie nawzajem. Chętnie dzielimy się wiedzą, oferując kolegom najlepsze rady i zachęty.
Rozwiązujemy nasze problemy z otwartością i szczerością. Jesteśmy dumni z tego, że jesteśmy częścią
Sun Chemical i jest to dla nas źródło osobistej satysfakcji. Wierzymy, że nas wszystkich czeka jeszcze
wspólna, długa droga.
Odwaga. Cenimy innowację oraz podejmowanie ryzyka i zachęcamy do nich na wszystkich poziomach.
Opowiadamy się za zmianą i walczymy pokonując przeszkody na drodze do sukcesu, zarazem
zachowując elastyczność i zdolność do adaptacji. Choć nasze dynamiczne środowisko często wymaga
szybkiej reakcji i odważnych działań, nie boimy się podejmować inicjatywy i popełniać błędów, gdyż
wiemy, że metoda prób i błędów to nieodłączny element uczenia się.
Koncentracja na klientach. Nasz cel jest prosty – zapewnić każdemu klientowi, zarówno
wewnętrznemu, jak i zewnętrznemu, produkty i usługi niezrównanej jakości – bezbłędne, zawsze i na
czas. Kierujemy naszymi działaniami tak, by zwiększyć i maksymalizować oferowaną naszym klientom
wartość. Dokonujemy tego poprzez przewidywanie ich potrzeb, zwiększanie wymagań i nieustanne
dążenie do ulepszeń.
Komunikacja. Popieramy i zachęcamy do otwartej komunikacji i znaczącej współpracy między kolegami
o różnym wykształceniu i specjalnościach. Staramy się być jak najlepiej poinformowani i w pełni
zaangażowani w naszą działalność. Swobodnie dzielimy się informacjami, wierząc w ducha współpracy
naszych pracowników. Wierzymy w swobodną i uczciwą wymianę pomysłów, zarówno w firmie jak i
poza nią.
Duch wspólnoty. Wierzymy w utrzymywanie środowiska pracy, w którym cenione jest zdrowie i
bezpieczeństwo naszych pracowników i sąsiadów. Tworzymy wyłącznie produkty, które mogą być
produkowane, użytkowane i utylizowane w sposób przyjazny dla środowiska. Chronimy zasoby naturalne.
Zachęcamy naszych pracowników do aktywnego włączania się w życie społeczności, w których
pracujemy i żyjemy.
4
NORMY I WYTYCZNE
Jakie są podstawowe zasady postępowania w pracy?
Jako
Pracownik Sun Chemical masz obowiązek znać kodeks postępowania i przestrzegać go, zgodnie z
naszymi wartościami. Nikt nie oczekuje od Ciebie fachowej wiedzy w dziedzinie prawa. Wystarczy
skoncentrowanie się na właściwym postępowaniu. Wytyczne takie, jak niniejsza broszura, mają duże
znaczenie dla tworzenia zbioru wspólnych wartości dla naszych działań w ramach Sun Chemical.
Oto podsumowanie norm, których przestrzegania oczekujemy od wszystkich w Sun Chemical.
• Przestrzegaj wszystkich obowiązujących przepisów, które dotyczą naszej działalności.
• Bądź uczciwy, rzetelny i godzien zaufania we wszystkim, co robisz.
• Unikaj wszelkich konfliktów interesów między pracą a życiem prywatnym.
• Szanuj różnorodność, przestrzegając zasad sprawiedliwego zatrudnienia w przypadku wszystkich
współpracowników.
• Zadbaj o stworzenie bezpiecznego miejsca pracy i ochronę środowiska.
• Szanuj prawa, godność i prywatność współpracowników i innych osób, z którymi kontaktujesz się w
imieniu firmy.
• Dbaj o to, by nasze środowiska pracy były wolne od wszelkich form nękania i dyskryminacji.
• Chroń informacje zastrzeżone i poufne firmy Sun Chemical przed niepożądanym ujawnieniem.
• Nie przyjmuj ani nie oferuj żadnych niewłaściwych płatności, prezentów ani dowodów wdzięczności w
kontaktach z jakimkolwiek klientem, dostawcą, przedstawicielem instytucji rządowej lub stroną trzecią.
• Nie przyjmuj żadnych informacji poufnych od jakiejkolwiek osoby fizycznej czy firmy ani nie podpisuj
umów o zachowaniu poufności na rzecz strony trzeciej bez odpowiedniego upoważnienia i zasięgnięcia
opinii prawnej.
• Nie zaciągaj żadnych zobowiązań umownych bez odpowiedniego upoważnienia i zasięgnięcia opinii
prawnej.
• Upewnij się, by wszystkie zapisy finansowe Sun Chemical były poprawne, w pełni odzwierciedlały
opisywaną transakcję i były zgodne z obowiązującymi przepisami i normami księgowymi.
• Upewnij się, by Twoje stosunki handlowe z klientami, dostawcami, konkurentami Sun Chemical lub
przedstawicielami instytucji rządowych były zgodne z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, w
szczególności dotyczącymi konkurencji, praw antytrustowych, antykorupcyjnymi, dotyczącymi transakcji
finansowych, podatków i praw dotyczących walki z terroryzmem.
Czy to już wszystko?
Krótkie podsumowanie zamieszczone na tej stronie nie ogranicza Norm i wytycznych postępowania w
pracy firmy Sun Chemical. Jego celem jest wyłącznie wprowadzenie kilku ważnych koncepcji, które
wspierają wartości naszej firmy. Zdrowy rozsądek i podstawowa znajomość zasad prawnych i etycznych
wystarczą, by zachować wysoki standard postępowania i chronić reputację firmy. Prosimy zapoznać się
dokładnie ze Normami i wytycznymi postępowania w pracy, zamieszczonymi w niniejszej broszurze.
Objaśnienia te pomogą Ci w rozpoznaniu problemów prawnych i etycznych z chwilą ich pojawienia się i w
ich rozwiązaniu.
5
NORMY I WYTYCZNE
Jak postępować w przypadku różnic między różnymi krajami?
Jesteśmy firmą globalną, wprowadziliśmy zatem zbiór globalnych norm i wytycznych. Choć staraliśmy się
unikać koncentracji na Stanach Zjednoczonych albo Unii Europejskiej, odwołania do przepisów prawnych
USA i UE są nieuniknione z powodu dużej liczby transakcji w USA lub UE. Sun Chemical zdaje sobie
sprawę z tego, że przepisy prawne w różnych krajach i regionach się różnią, i wymaga od pracowników
przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w miejscach, gdzie pracują i zawierają transakcje. Jest
to jednak wyłącznie wymóg minimalny. W zakresie, w jakim Normy i wytyczne postępowania w pracy są
bardziej restrykcyjne od miejscowego prawa, Sun Chemical wymaga przestrzegania wyrażonych w
niniejszym dokumencie wyższych standardów biznesowych. Dzięki temu możemy zapewnić naszym
pracownikom, klientom i dostawcom na całym świecie sprawiedliwe i równe traktowanie.
Kto musi przestrzegać niniejszych Wytycznych?
Niniejsze normy i wytyczne obowiązują wszystkich pracowników, członków zarządu, dyrektorów,
przedstawicieli, doradców i konsultantów Sun Chemical na całym świecie, we wszystkich oddziałach
operacyjnych oraz jednostkach, jak również spółkach zależnych Grupy Sun Chemical Group B.V. i jej
partnerów joint venture, za pośrednictwem których firma sprawuje kontrolę zarządczą, bez względu na
lokalizację. Określenia „firma” lub „Sun Chemical” stosowane w niniejszej broszurze oznaczają nie tylko
całą grupę wraz z podmiotami stowarzyszonymi, lecz także firmę lokalną, oddział lub jednostkę
funkcjonalną, w której pracujesz.
Normy i wytyczne opisane w niniejszej broszurze stanowią deklarację polityki dla osób fizycznych i
zachowań w pracy, i w żaden sposób nie stanowią deklaracji praw umownych ani innych praw
pracowniczych ani też zapewnienia kontynuacji stosunku pracy w stopniu, w jakim taki stosunek pracy, o
ile pisemna umowa nie stanowi inaczej, podlega rozwiązaniu przez pracownika lub przez firmę w
dowolnym momencie, z określeniem przyczyny lub bez przyczyny, za wypowiedzeniem lub bez
wypowiedzenia.
Co to jest zgodność?
Normy postępowania w pracy firmy Sun Chemical wprowadzają wymóg i odzwierciedlają wspólną
odpowiedzialność firmy oraz wszystkich naszych pracowników za przestrzeganie przepisów, którym
podlega działalność firmy na całym świecie, zachowanie najwyższych norm etycznych i odpowiedzialne
postępowanie wobec członków społeczności, w których działamy.
Niniejsze normy postępowania w pracy zostały opracowane po to, by zapewnić pracownikom Sun
Chemical na całym świecie informacje niezbędne do realizacji celów i zamierzeń firmy w dążeniu do
nawiązywania globalnych stosunków biznesowych.
Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie tych norm, jak również aktów prawnych i
przepisów odnoszących się do działalności firmy, oraz innych zasad i procedur, jakie mogą być
wprowadzone przez firmę. Przełożeni są odpowiedzialni za upewnienie się, że wszyscy pracownicy w ich
grupie rozumieją normy i przestrzegają ich.
Sukces firmy polegający na realizacji jej prawnych i etycznych zobowiązań zależy od tego, czy każdy z nas
będzie poszukiwał porady zanim pojawią się problemy i zgłaszał incydenty, które mogą stanowić naruszenie
Norm i wytycznych postępowania w pracy. Nie ma znaczenia, czy pracownik angażuje się w nielegalne lub
nieetyczne zachowanie dla korzyści własnej, czy stron trzecich, czy też dopuszcza się takich czynów
błędnie sądząc, że jest to korzystne dla Sun Chemical. Krótko mówiąc, postępowanie nieetyczne lub
nielegalne jest niedopuszczalne w firmie Sun Chemical.
6
NORMY I WYTYCZNE
Co należy zrobić, napotkawszy na potencjalny problem niezgodności?
Zachęcamy pracowników, by dołożyli wszelkich starań w celu zapewnienia, że w firmie przestrzegane są
zasady Norm i wytycznych w pracy. Dlatego też prosimy i zachęcamy wszystkich pracowników, by
informowali o przypadkach niezgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, przepisami prawa,
zasadami firmy, swoich przełożonych, Radcę Prawnego, Dyrektora Finansowego i Dyrektora
Generalnego lub Infolinię ds. etyki, by zapewnić, że zostanie przeprowadzona analiza sytuacji i podjęte
zostaną odpowiednie działania naprawcze mające na celu usunięcie wszelkich problemów ze zgodnością.
Zasady Sun Chemical wymagają zapewnienia wsparcia i ochrony każdemu, kto w dobrej wierze
poinformuje o domniemanym problemie niezgodności. Wszelkie informacje dotyczące potencjalnych
problemów z niezgodnością z prawem lub zasadami firmy będą rzetelnie i bezzwłocznie oceniane; będą
także traktowane jako poufne w takim stopniu, w jakim jest to możliwe w danych okolicznościach. Radca
Prawny lub inna odpowiednia osoba odpowiedzialna skoordynują niezbędny proces oceny. Podstawowe
znaczenie ma fakt, by osoba informująca o problemie NIE prowadziła dochodzenia na własną rękę, gdyż
może się to wiązać ze złożonymi problemami natury prawnej.
Czego dotyczy obowiązek współpracy podczas dochodzenia?
Obowiązkiem wszystkich pracowników jest zapewnić współpracę podczas dochodzenia w sprawie
domniemanego naruszenia. Jeśli okaże się, że konieczne jest podjęcie działań naprawczych, firma i jej
kierownictwo wyższego szczebla zdecyduje, jakie kroki należy podjąć, by naprawić sytuację i zapobiec
jej wystąpieniu w przyszłości.
Kto może udzielić odpowiedzi na moje pytania?
Niniejsze normy i wytyczne nie mogą zapewnić ostatecznych odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie można
napotkać podczas pracy w Sun Chemical. Dlatego też każdy pracownik musi opierać się na własnym
zdrowym rozsądku i trzeźwym osądzie sytuacji, by móc określić, co jest koniecznie do przestrzegania
wysokich standardów Sun Chemical, także wtedy, gdy uzna, że wskazane jest zasięgnięcie porady
dotyczącej właściwego postępowania.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszych norm i wytycznych, zasad lub procedur związanych
z firmą, albo też przepisów, których musi przestrzegać Sun Chemical prowadząc swą działalność, lub
jeśli potrzebujesz porady dotyczącej kwestii prawnej albo etycznej, skonsultuj się ze swoim przełożonym
lub lokalnym kierownikiem naczelnym. Jeśli w/w osoby nie będą w stanie Ci pomóc, skontaktuj się z Radcą
Prawnym, Dyrektorem Finansowym, Dyrektorem Generalnym lub Infolinią ds. etyki.
Wszelką korespondencję należy kierować na adres::
Sun Chemical Corporation
35 Waterview Boulevard, Parsippany, NJ 07054 U.S.A.
Eric R. Finkelman, General Counsel
Tel: (973) 404 6550 Fax: (973) 404 6439 (poufne)
E-mail: [email protected]
Gerry Brady, Chief Financial Officer
Tel: (973) 404 6373 Fax: (973) 404 6898 (poufne)
E-mail: [email protected]
Rudi Lenz, President & CEO
Tel: (973) 404 6400 Fax: (973) 404 6807 (poufne)
E-mail: [email protected]
lub skontaktować się z Infolinią ds. etyki – www.EthicsPoint.com
7
NORMY I WYTYCZNE
Twoje prawa pracownika: szacunek, godność i prywatność
Jakie jest stanowisko Sun Chemical w sprawie równych szans?
Sun Chemical zdaje sobie sprawę z tego, że jej największy atut to talent i zdolności jej pracowników.
Oczekuje się od nas przestrzegania najwyższych standardów profesjonalnych, a wzajemny szacunek to
podstawa dla wszystkich relacji profesjonalnych.
Ważnym elementem naszego środowiska jest wolność od dyskryminacji, strachu, nękania i innych
negatywnych zjawisk społecznych. A zatem Sun Chemical angażuje się w zapewnienie swoim
pracownikom w najwyższym stopniu pozytywnego i opartego na wolności środowiska pracy.
Choć określone programy i zasady zarządzania zasobami ludzkimi mogą różnić się w poszczególnych
oddziałach, jednostkach operacyjnych, filiach i spółkach powiązanych, stworzono dokument z celami
ogólnymi, który stanowi zbiór wytycznych dla działań firmy w relacjach pracowniczych. Zasady firmy
wymagają:
• Zapewnienia równych szans w rekrutacji, zatrudnieniu, rozwoju, awansie i wynagrodzeniu i we
wszystkich innych zasadach i warunkach zatrudnienia bez względu na rasę, religię, płeć, kolor skóry,
wiek, stan cywilny, orientację seksualną, niepełnosprawność fizyczną lub psychiczną, status kombatanta i
narodowość lub wszelkich innych cech chronionych prawem.
• Stworzenia profesjonalnego, bezpiecznego, wolnego od narkotyków i dyskryminacji środowiska pracy.
• Doceniania i wynagradzania pracowników w oparciu o ich wyniki i zapewnienia konkurencyjnej siatki
świadczeń.
Co to jest nękanie?
Polityka firmy Sun oraz prawo zakazują wszelkich rodzajów nękania, „fali”, poniżania i odwetu w miejscu
pracy lub w związku z jakąkolwiek funkcją, wydarzeniem albo spotkaniem związanymi z firmą lub jej
działalnością. Zakazane praktyki obejmują między innymi:
• Nękanie słowne: oszczerstwa, drwiny, obraźliwe uwagi, groźby lub używanie poniżających określeń o
charakterze etnicznym, rasowym, religijnym czy seksualnym.
• Nękanie wizualne: uwłaczające, obraźliwe, zawierające groźby, poniżające materiały pisemne,
drukowane lub elektroniczne, gesty, obrazy albo przedmioty, które są przesyłane, pokazywane innym
osobom lub udostępnianie im, a które mają charakter obraźliwy, etniczny, rasowy, religijny czy
seksualny.
• Nękanie fizyczne: niepożądany dotyk, zjawisko „fali” oraz naruszenie nietykalności osobistej danej osoby
lub jej prywatności w przypadku jej własności.
• Napastowanie seksualne: niepożądane zaloty, mile widziane lub nie, bez względu na to, czy
występuje domniemany lub wyrażony warunek zatrudnienia, awansu albo inna korzyść lub czy
występuje zagrożenie negatywnymi dla pracownika działaniami, jeśli żądania takie zostaną odrzucone.
• Odwet: wszelkie negatywne działania podejmowane przeciwko pracownikowi, który zgłosił nękanie lub
przedstawił na nie dowody.
8
NORMY I WYTYCZNE
Skargi dotyczące nękania należy kierować do przełożonego, przedstawiciela Działu Kadr lub Działu
Prawnego Sun Chemical.
Co oznacza nasza polityka prywatności w miejscu pracy?
Polityka Sun Chemical wymaga zgodności ze wszystkimi obowiązującymi wymaganiami prawnymi
dotyczącymi prywatności w miejscu pracy. Pracownicy powinni jednak zdawać sobie sprawę z tego, że ich
prawo do prywatności może być ograniczone w przypadku informacji lub plików przechowywanych przez
nich lub przez firmę z wykorzystaniem własności Sun Chemical lub przesyłanych za pośrednictwem
należących do Sun Chemical systemów komputerowych, poczty głosowej, poczty elektronicznej lub
innych zasobów technicznych, z wyjątkiem informacji albo plików przechowywanych przez Dział Kadr czy
takich, w przypadku których jest to wymagane z mocy prawa.
Firma może pomijać wszelkie hasła dla potrzeb sprawdzania, dochodzenia lub przeszukiwania plików
komputerowych albo transmisji, poczty głosowej i poczty elektronicznej lub innych mediów, z
wykorzystaniem których są przesyłane lub przechowywane informacje. (W Unii Europejskiej istnieją
specjalne przepisy i dyrektywy, które chronią i regulują kwestię osobistych informacji prywatnych, nawet
jeśli są one przechowywane na komputerach firmy, a polityka Sun Chemical zakłada zachowanie
zgodności z takimi przepisami i dyrektywami.)
Prawa dotyczące prywatności osobistych, niepublicznych informacji pracowników zmieniają się znacząco
w wielu krajach, co stanowi reakcję na dużą dostępność informacji będącą skutkiem korzystania z
elektronicznych i innych środków komunikacji. Polityka Sun Chemical zakłada przestrzeganie wszystkich
przepisów dotyczących prywatności i dyrektyw Unii Europejskiej, dotyczących niepublicznych danych
osobowych jej pracowników. Ponieważ przepisy te są złożone, niniejsza broszura nie jest w stanie opisać
szczegółowo wszystkich działań będących obowiązkiem firmy. Polityka Sun Chemical wymaga
podejmowania następujących działań:
• Pisemnego powiadamiania pracownika i uzyskania jego pisemnej zgody, jeśli firma zamierza zbierać
niepubliczne dane osobowe ze źródeł innych niż sam pracownik.
• Uzyskania pisemnej zgody pracownika przed ujawnieniem danych, jeśli niepubliczne dane osobowe
mają zostać przekazane stronie trzeciej, w przypadkach innych niż takie, w których ujawnienie tych
informacji jest wymagane z mocy prawa, jak niezbędny element pracowniczych planów emerytalnych lub
innych programów prowadzonych przez firmę, lub jeśli ich ujawnienie jest z innych powodów wymagane z
mocy prawa.
Informacje o byłych pracownikach są chronione w taki sam sposób, jak informacje o obecnych
pracownikach.
Dostęp do niepublicznych danych osobowych jest ograniczony do naszych pracowników i stron trzecich
świadczących usługi, w przypadku których istnieje konieczność przekazania takich danych w celu
prawidłowej administracji planami firmy, programami i funkcjami zarządzania zasobami ludzkimi
związanymi z zatrudnieniem w firmie.
9
NORMY I WYTYCZNE
Twoje obowiązki, których celem jest unikanie potencjalnych
konfliktów interesów i chronienie własności firmy Sun
Chemical
Jako pracownik Sun Chemical jesteś odpowiedzialny za wykonywanie swoich obowiązków zgodnie z
najlepszym interesem Sun Chemical. Wymóg minimalny zakłada, że Twoim obowiązkiem jest unikanie
konfliktu interesów, ochrona informacji poufnych Sun Chemical przed nieuprawnionym ujawnieniem i
zachowanie zgodności ze wszystkimi zasadami firmy dotyczącymi jej własności oraz Twoich interakcji z
innymi pracownikami.
Co to jest konflikt interesów?
Konflikt interesów powstaje w sytuacji, gdy pracownik musi dokonywać związanego z lojalnością wyboru
między interesem osobistym i/lub interesem strony trzeciej, a zobowiązaniami pracownika wobec Sun
Chemical. W typowej sytuacji pracownik wykorzystuje swoje stanowisko, by czerpać korzyści finansowe
lub wykonywać pracę poza firmą. Konflikt powstaje, jeśli osobiste działania pracownika są niezgodne z
interesem firmy. Działania, które skutkują rzeczywistym konfliktem interesów są całkowicie
niedopuszczalne. Należy także unikać sytuacji, które mogą stwarzać pozory konfliktu interesów.
Przykłady konfliktu interesów:
• Praca dla 2 lub większej liczby pracodawców w tym samym czasie lub czerpanie korzyści osobistych,
wykonywanie jakichkolwiek prac lub praca w charakterze konsultanta, doradcy, pracownika lub dyrektora
dla jakiegokolwiek przedsiębiorstwa nastawionego na zysk, bez uzyskania jednoznacznej pisemnej
zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.
• Czerpanie osobistych korzyści, wykonywanie jakichkolwiek prac lub praca w charakterze konsultanta,
doradcy, pracownika albo dyrektora jakiejkolwiek firmy konkurencyjnej, dostawcy lub klienta.
• Sprzedawanie produktów lub usług konkurencyjnych w stosunku do Sun Chemical albo podobnych do
jej produktów lub usług.
• Prowadzenie zewnętrznej firmy nastawionej na zysk bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody
Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.
• Korzystanie ze sprzętu Sun Chemical, zasobów lub czasu do wykonywania czynności nie związanych z
Sun Chemical bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora
Finansowego.
• Angażowanie się w jakiekolwiek transakcje finansowe lub posiadanie, albo kontrolowanie udziałów
finansowych w firmie będącej konkurentem, klientem lub dostawcą, w sposób inny niż poprzez
posiadanie nie więcej niż 5% udziałów w spółce, której akcje są publicznie notowane na krajowej
giełdzie papierów wartościowych.
• Osobiste wykorzystywanie sposobności handlowych, do których prawo ma firma.
• Angażowanie się w transakcje handlowe z firmą dla korzyści lub zysków osobistych, pośrednio lub
bezpośrednio, bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora
Finansowego; dotyczy to pracownika, osób z nim współzamieszkałych oraz członków rodziny.
• Zatrudnianie członków rodziny lub osób współzamieszkałych albo praca w tej samej jednostce
biznesowej z członkiem rodziny lub osobą współzamieszkałą bez zgody Dyrektora Generalnego lub
Dyrektora Finansowego. Wyjątkiem jest stosunek pracy sprzed 1 października 2002 r. pod warunkiem,
że istnienie takiego stosunku zgłoszono Dyrektorowi Generalnemu przed dniem 1 grudnia 2002 r.
10
NORMY I WYTYCZNE
• Przyjmowanie wynagrodzenia lub czegokolwiek posiadającego wartość materialną od stron trzecich w
zamian za usługi świadczone w imieniu Sun Chemical.
• Przyjmowanie wynagrodzenia lub czegokolwiek posiadającego wartość materialną od stron trzecich
pozostających w stosunku handlowym z Sun Chemical lub zamierzających nawiązać taki stosunek.
Wobec każdego pracownika, który dopuści do powstania konfliktu interesów, mogą zostać podjęte
działania dyscyplinarne, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy i inne. W razie wątpliwości dotyczących
ewentualnego konfliktu interesów, pracownik powinien, przed zaangażowaniem się w sporną czynność,
zasięgnąć porady Radcy Prawnego w celu określenia, czy mamy do czynienia z potencjalnym konfliktem
interesów.
Jak należy chronić informacje poufne firmy Sun Chemical?
Informacje zastrzeżone i poufne firmy należą do jej najcenniejszych składników majątkowych. Wszelkie
informacje dotyczące firmy, jej produktów, planów lub działalności, które generalnie nie są publicznie
dostępne, są informacjami poufnymi. Nieprawidłowe lub nieuprawnione ujawnienie takich informacji może
wyrządzić poważne szkody pozycji konkurencyjnej Sun Chemical i spowodować straty majątkowe.
Nieprawidłowe ujawnienie lub wykorzystanie takich informacji może stanowić nawet przestępstwo i
narazić osobę ujawniającą na karę grzywny, postępowanie prawne lub nawet karę więzienia.
Sun Chemical wymaga od pracowników chronienia informacji poufnych i nie ujawniania takich informacji
jakimkolwiek stronom trzecim ani nie wykorzystywania ich dla osiągnięcia korzyści osobistych lub w
związku z działaniami konkurencyjnymi wobec firmy (z wyjątkiem szczególnych przypadków, po
uzyskaniu pisemnej zgody i potwierdzenia ze strony firmy.) Zasada ta obowiązuje nie tylko obecnych
pracowników, ale także osoby, których stosunek pracy w Sun Chemical już ustał.
Ponadto wszelkie prace, informacje oraz wynalazki opracowanych przez pracowników w okresie trwania
ich zatrudnienia pozostają własnością Sun Chemical. Wszelkie takie dzieła muszą być bezzwłocznie
ujawnione, a ich własność przeniesiona na rzecz firmy.
Jako pracownik jesteś odpowiedzialny za integralność i ochronę wszelkich informacji biznesowych, także
swoich zapisów elektronicznych i poczty głosowej. Należy podjąć odpowiednie kroki mające na celu
ochronę informacji, jakie Ci powierzono. Na przykład nie wolno dokonywać nieuprawnionych zmian w
informacjach, ani też niszczyć, zniekształcać ani ujawniać informacji. Listy klientów, zapisy dotyczące
majątku i inne informacje handlowe, nawet jeśli zostały sporządzone na podstawie dostępnych publicznie
źródeł, pozostają własnością firmy i nie mogą być wykorzystywane w celu osiągania korzyści osobistych.
Informacje zastrzeżone firmy muszą być oznaczone jako POUFNE, a dostęp do takich informacji musi
być ograniczony do osób posiadających odpowiednią wiedzę, niezbędną do posługiwania się takimi
informacjami.
Pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszelkie informacje poufne firmy są właściwie
zabezpieczone lub chronione elektronicznie tak, by osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu.
Pracownicy muszą chronić takie informacje przed ujawnieniem z powodu korzystania z telefonów
komórkowych lub bezprzewodowych środków łączności, które mogą nie być zabezpieczone przed
przechwytywaniem danych.
Wewnętrzne zapisy i informacje handlowe firmy są poufne. Pracownicy mogą uzyskiwać dostęp wyłącznie
do plików i programów, za pomocą komputerów lub w inny sposób, co do których mają odpowiednie
upoważnienia. Pracownicy o nietypowych lub szczególnych potrzebach dotyczących dostępu do zapisów
11
NORMY I WYTYCZNE
elektronicznych i poczty nie mogą uzyskiwać do nich dostępu w celach innych niż zwykły tryb obsługi lub
zarządzania takimi systemami, bez uzyskania odpowiedniej zgody. Nieuprawnione przeglądanie,
powielanie lub rozprzestrzenienia, usuwanie, uszkadzanie albo zmiana plików, haseł, systemów
komputerowych lub programów, lub nieprawidłowe wykorzystanie informacji uzyskanych wskutek użycia
nielegalnych metod może być podstawą dla działań dyscyplinarnych, łącznie z rozwiązaniem stosunku
pracy.
Jak należy korzystać z majątku firmy?
Nabywanie i utrzymywanie majątku Sun Chemical jest kosztowne. Obowiązkiem pracowników jest
wykorzystywanie zasobów firmy wyłącznie do celu, do jakiego są przeznaczone oraz dbanie o ich stan i
przydatność. Nieprawidłowe użytkowanie, nadużycie lub niszczenie majątku firmy jest poważnym
pogwałceniem zobowiązań dotyczących korzystania z majątku firmy w sposób odpowiedzialny i wyłącznie
dla celów związanych z prowadzoną działalnością.
Maszyny, telefony komórkowe, sprzęt, komputery, urządzenia elektroniczne, pojazdy i inny majątek firmy,
powierzone pracownikom, którzy korzystają z nich w pracy, muszą być wykorzystywane zgodnie z
wszelkimi obowiązującymi zasadami, przepisami i ostrzeżeniami dotyczącymi ich działania.
Sun Chemical udostępnia Internet i inne usługi informacyjne w celu ułatwienia realizacji naszych celów
biznesowych. Firma zachęca do korzystania Internetu jako narzędzia pracy i do nauki. Sporadyczny krótki
dostęp do Internetu jest dopuszczalny dla potrzeb związanych z edukacją, rozwojem lub szkoleniem,
dzięki którym 1) firma odniesie korzyści, oraz 2) pracownik będzie mógł lepiej wykonywać swoje
obowiązki związane z pracą i osobiste. Jednakże zawsze, podczas pracy i poza jej godzinami,
wykorzystanie usług internetowych oraz sprzętu zapewnianego przez firmę w celu odwiedzania stron
służących wyłącznie rozrywce, zyskom osobistym lub innemu wykorzystaniu do celów prywatnych, albo
takich, które wiążą się z pogwałceniem zasad Sun Chemical dotyczących molestowania seksualnego lub
innych, jest bezwzględnie zakazane. Firma Sun Chemical ma pewne prawa do monitorowania oraz
rejestrowania działalności użytkowników w Internecie oraz poczty elektronicznej, blokowania stron, które
mają charakter obraźliwy, nielegalny lub nie są związane z jej działalnością, w celu zapewnienia zgodności
z zasadami firmowymi, oraz do blokowania lub ograniczania dostępu do Internetu. Jeśli użytkownik
Internetu nie jest pewien, czy dana witryna nie grozi pogwałceniem zasad firmowych lub prawa, powinien
skontaktować się z prawnikiem Sun Chemical.
Pracownicy Sun Chemical korzystają z oprogramowania do zadań związanych z przetwarzaniem tekstów,
sprawozdawczością finansową, zarządzaniem danymi i wielu innych zastosowań. Większość produktów
będących oprogramowaniem, zakupionych przez firmę, jest objęta jakąś formą umowy licencyjnej,
określającej warunki i dopuszczalne metody użytkowania.
Polityka Sun Chemical zakłada poszanowanie praw autorskich i przestrzeganie warunków wszelkich
umów licencyjnych. Międzynarodowe przepisy o prawie autorskim przewidują odpowiedzialność cywilną
lub karną w przypadku nielegalnego powielania i korzystania z licencjonowanego oprogramowania. Każdy
użytkownik musi zdawać sobie sprawę z ograniczeń dotyczących korzystania z oprogramowania i musi
ich przestrzegać. Jeśli masz jakieś szczegółowe pytania, skontaktuj się z miejscowym przedstawicielem
Działu IT w celu uzyskania dalszych informacji.
Co to jest Polityka Sun Chemical dotycząca poczty elektronicznej, telefonów i Internetu?
Korzystanie z Internetu, telefonów komórkowych i innych mediów bezprzewodowych jest uważane za
publiczne i użytkownicy muszą prowadzić swe działania w sposób właściwy. Przesyłanie internetowej
poczty elektronicznej zawierającej treści poufne lub zastrzeżone wymaga szyfrowania informacji tajnych,
co pozwoli zachować ich poufność.
12
NORMY I WYTYCZNE
Systemy internetowej poczty elektronicznej pozostające pod kontrolą firmy mogą być używane do
wymiany danych poufnych, zgodnie z Polityką Sun Chemical dotyczącą poczty elektronicznej i Internetu.
W przypadku treści tajnych i poufnych, przed wysłaniem konieczne jest potwierdzenie adresu
planowanego odbiorcy.
Elektroniczne media komunikacyjne mogę być używane do komunikacji i wymiany informacji, o ile ich
zastosowanie jest zgodne ze wszelkimi obowiązującymi przepisami, regulaminami i zasadami firmy:
• dotyczącymi importu i eksportu technologii, oprogramowania i danych,
• dotyczącymi transmisji danych przez granice państwowe, a w szczególności danych osobowych osób
fizycznych objętych prawem do ochrony prywatności,
• odnoszącymi się do praw autorskich, znaków handlowych lub przepisów o reklamie,
• regulującymi wewnętrzne wykorzystanie w firmie oraz zgodnie z Polityką Sun Chemical dotyczącą poczty
elektronicznej i Internetu.
Nie przestrzeganie obowiązujących przepisów i zasad może zagrozić możliwości swobodnego
prowadzenia działalności przez firmę z wykorzystaniem mediów elektronicznych. Bardzo ważne jest zatem,
by chronić te wartości, korzystając z nich właściwie.
Aby otrzymać egzemplarz Polityki korzystania z systemów komunikacyjnych Sun Chemical, należy
skontaktować się z przedstawicielem Działu Kadr lub Działem Pomocy Technicznej IT.
Ponadto pracownik powinien mieć świadomość, że wszelkie wiadomości elektroniczne i/lub wiadomości
poczty głosowej używane dla potrzeb działalności firmy uważa się za zapisy i własność firmy. Zgodnie z
prawami dotyczącymi prywatności, szczególnie opisanymi w rozdziale „Twoje prawa pracownicze”, firma
zastrzega sobie prawo do monitorowania i uzyskiwania w dowolnym momencie dostępu do treści
wiadomości oraz innych materiałów i danych stworzonych, przesyłanych lub odbieranych za
pośrednictwem swoich systemów.
13
NORMY I WYTYCZNE
Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna
Firma Sun Chemical nie toleruje łapówkarstwa ani korupcji. Naszą polityką jest stosowanie się do
wszystkich mających zastosowanie przepisów prawnych obowiązujących w miejscach, w których
prowadzimy działalno.
Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna firmy Sun Chemical ma zastosowanie do kontaktów
biznesowych i transakcji we wszystkich krajach objętych zasięgiem działania firmy. Konieczność
zastosowania się do tej polityki nie podlega negocjacji. Firma Sun Chemicals nie będzie tolerować
dyrektorów, kierowników, pracowników, agentów ani dostawców zamieszanych (bezpośrednio lub
pośrednio) w łapówkarstwo lub korupcję w jakiejkolwiek formie.
Rada nadzorcza i zarząd firmy Sun Chemical są przygotowane na to, aby zrezygnować z usług
kontrahentów lub możliwości biznesowych zamiast wręczać łapówki i do polityki firmy należy wspieranie
swoich pracowników w takim postępowaniu.
Czym jest łapówkarstwo?
Łapówkarstwo definiuje się jako:

proponowanie, obiecywanie lub wręczanie

żądanie, zgadzanie się na przyjęcie lub przyjmowanie:

korzyści finansowych lub innych

od/dla innej osoby lub podmiotu (publicznego lub prywatnego)

w celu wykonania przez osoby lub podmioty niewłaściwego działania lub wynagrodzenie
takiego działania.
“Niewłaściwe działanie” oznacza działanie w sposób mogący zaprzeczyć oczekiwaniu, iż osoba działa w
dobrej wierze, w sposób niezawisły lub zgodnie z powierzonym jej zaufaniem.
Przykłady łapówkarstwa
Definicja łapówkarstwa jest bardzo szeroka i nie ogranicza tego zjawiska wyłącznie do wynagrodzeń
pieniężnych. Poniższe przykłady zaliczone być mogą do łapówkarstwa:

wręczenie wynagrodzenia pieniężnego lub podarunku klientowi w oczekiwaniu lub nadziei na to, że
ich wręczenie pomoże firmie Sun wygrać przetarg;

dowolna zapłata (bez względu na wysokość) dla urzędnika publicznego w celu przyspieszenia
przyznania licencji, chyba że jest to wyraźnie dozwolone przez obowiązujące prawo i ma służyć
usprawnieniu wykonywanej funkcji.

zapewnienie pracownikom rządowym kontrolującym zakład podróży pierwszą klasą lub
pięciogwiazdkowego hotelu;

dowolna forma gratyfikacji lub płatności (nawet bardzo małej) w celu ułatwienia załatwienia sprawy,
zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym.
Postępowanie z agentami, dostawcami, spółkami zależnymi lub konsorcjami
Podczas wszelkich kontaktów z agentami, dostawcami świadczącymi usługi dla firmy Sun Chemical
należy upewnić się, że znają oni politykę braku tolerancji i wdrożyli oni oraz przestrzegają podobnej
polityki.
14
NORMY I WYTYCZNE
Niedopuszczalne jest zachowanie polegające na “przymykaniu oczu”, przyjmowaniu postawy “lepiej nie
pytać” w kontaktach z agentami lub dostawcami, ponieważ naraża to Ciebie oraz firmę Sun Chemicals na
odpowiedzialność karną. Konieczne jest zachowanie odpowiedniej ostrożności w kontaktach z
potencjalnymi agentami, dostawcami lub partnerami.
Jakie inne wytyczne dotyczące postępowania w pracy mają zastosowanie?
Zastosowanie mają również zasady opisane w rozdziałach „Twoje relacje z klientami, dostawcami i
podmiotami zewnętrznymi” oraz „Twoje relacje z przedstawicielami instytucji rządowych”, obydwa
rozdziały znajdują się w niniejszym dokumencie.
Kary
Naruszenie tej polityki podlega karom dyscyplinarnym, niezależnie od tego, wręczanie i przyjmowanie
korzyści materialnych podlega poważnym karom z kodeksu karnego, i dotyczą one zarówno pracowników
jak i całej firmy. W przypadku podejrzenia lub wiedzy o popełnieniu takiego przestępstwa należy zgłosić
ten fakt zgodnie z procedurą opisaną w niniejszych normach i wytycznych postępowania w pracy.
15
NORMY I WYTYCZNE
Twoje relacje z klientami, dostawcami i podmiotami
zewnętrznymi
Jaka jest polityka firmy dotycząca wymiany prezentów lub uczestniczenia w imprezach ze stronami
trzecimi?
Istnieje zwyczaj, że osoby i firmy prowadzące ze sobą interesy wymieniają niewielkie prezenty,
zapraszają się do restauracji lub na imprezy rozrywkowe. Stosowność wymiany podarunków (prezent,
zaproszenie na posiłek lub jakąś formę rozrywki, jak przedstawienie w teatrze lub zawody sportowe)
zależy od okoliczności i zwyczajów w danym kraju. Zasadniczo przyjmowanie prezentów promocyjnych
lub wręczanie ich jest dopuszczalne w zakresie podanym poniżej.
Wręczanie: Jakie są zasady wręczania prezentów i promowania firmy w kontaktach z klientami lub
stronami trzecimi?
Dopuszczalne są sponsorowane przez firmę imprezy, które mają promować jej działalność, lub imprezy,
na których w danej chwili znajduje się niewielka grupa osób. Niektóre imprezy, jak wyjazdy, imprezy
sportowe, wycieczki, prezenty i promocje mogą być skuteczne, jeśli zostaną użyte właściwie. Budowanie
stabilnych relacji ze stronami trzecimi jest bardzo cenne, a właściwie przeprowadzone działania
promocyjne mogą być w tym pomocne. Niniejsze wytyczne mają zapewnić przejrzystość i stosowność
tego procesu.
Dla kontrastu, oferowanie jakichkolwiek pożyczek, łapówek, „dowodów wdzięczności”, płatności,
bezpłatnych usług lub prezentów o znacznej wartości jakiemukolwiek podmiotowi lub osobie fizycznej
nawiązującej lub prowadzącej kontakty handlowe z firmą jest uznawane za korupcję i nie jest
dopuszczalne. Aby zapewnić zgodność z przepisami, firma zabrania więc oferowania płatności, prezentów,
usług oraz prezentów promocyjnych, bezpośrednio lub za pośrednictwem agentów i stron trzecich, w
przypadku pozycji o znacznej wartości (definiowanej jako 300 USD lub więcej) dostawcom, klientom,
potencjalnym klientom lub ich przedstawicielom, pracownikom, krewnym albo powiernikom. Mogą istnieć
wyjątki, ale wymagają zgody Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego. Należy
zawsze unikać wręczania gotówki lub jej odpowiedników.
Firma zabrania także oferowania gotówki lub jej odpowiedników oraz kosztownych prezentów lub imprez
rozrywkowych (opłacone wakacje, biżuteria, kosztowny sprzęt sportowy, bezpłatne zakwaterowanie albo
przejazdy) oraz innych pozycji o znacznej wartości bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody Radcy
Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.
Przyjmowanie: Jaki są zasady przyjmowania prezentów lub ofert promocyjnych w kontaktach z klientami
lub stronami trzecimi?
Firma bezwzględnie zabrania przyjmowania lub odbierania, bezpośrednio i pośrednio, wszystkim
pracownikom, przedstawicielom, doradcom i konsultantom Sun Chemical, jakichkolwiek prezentów oraz
„dowodów wdzięczności” o wartości innej niż symboliczna (przekraczającej 50 USD) od dostawców firmy,
potencjalnych dostawców, klientów, potencjalnych klientów lub ich przedstawicieli, pracowników,
krewnych albo powierników. W przypadku jakiegokolwiek przedmiotu lub usługi o wartości
przekraczającej 50 USD należy uzyskać zgodę Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora
Finansowego.
16
NORMY I WYTYCZNE
Żadnemu pracownikowi Sun Chemical nie wolno przyjąć gotówki ani żadnego wartościowego przedmiotu, z
jakiegokolwiek powodu od strony trzeciej, która wręcza je z zamiarem uzyskania jednoznacznego lub
domniemanego przyrzeczenia nawiązania lub utrzymania kontaktów handlowych przez Sun Chemical z taką
stroną lub jej pracodawcą.
Opłacanie posiłków przez firmy i osoby ubiegające się o nawiązanie kontaktów handlowych, o
niekosztownym i stosownym charakterze, może być przyjmowane przez pracowników Sun Chemical, jeśli
ma na celu uniknięcie dzielenia rachunku i w przyszłości przewiduje się rewanż o podobnym charakterze
ze strony Sun Chemical. Obecność lub branie udziału w wyjazdach, imprezach sportowych, rozrywkach i
innych imprezach sponsorowanych przez dostawców, potencjalnych dostawców, dostawców usług,
potencjalnych dostawców usług i inne strony trzecie jest dopuszczalne pod warunkiem, że celem takich
imprez jest umocnienie wzajemnych relacji biznesowych między stronami.
Bez uzyskania pisemnej zgody Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego,
pracownicy Sun Chemical nie mogą korzystać z bezpłatnych przejazdów, bezpłatnego zakwaterowania,
bezpłatnych pokojów hotelowych ani podróży z opłaconymi wydatkami w powiązaniu ze spotkaniami
biznesowymi, seminariami albo innymi wydarzeniami sponsorowanymi przez obecnych lub
potencjalnych dostawców, obecnych lub potencjalnych klientów, lub ich przedstawicieli, pracowników,
krewnych albo powierników, lub wydarzeniami, na których takie osoby będą obecne. Polityka Sun
Chemical zakłada, że pracownicy muszą zawsze opłacać własne koszty podróży i zakwaterowania lub
hotelu. Jeśli wydarzenie ma dla firmy wartość, wydatki pracownika muszą zostać opłacone przez Sun
Chemical, chyba że na inny wariant udzieli zgody Radca Prawny, Dyrektor Generalny lub Dyrektor
Finansowy.
Popieramy gorąco budowanie relacji ze stronami trzecimi, zatem nasza polityka zakłada zapewnia, że
korzyści netto są przejrzyste dzięki powiązaniu kosztów z działaniami.
Jak należy postępować w przypadku ograniczania handlu?
Możliwość prowadzenia działań handlowych przez firmy z USA i UE oraz ich międzynarodowe podmioty
zależne i stowarzyszone jest ograniczona przez przepisy wydawane przez rząd federalny USA i instytucje
UE. Na przykład firmy z USA firmy spoza USA zatrudniające obywateli USA w charakterze menedżerów,
członków zarządu lub dyrektorów, oraz wszelkie firmy wykorzystujące w charakterze surowców albo
odsprzedające produkty wykonane w USA nie mogą uczestniczyć w bojkotach ekonomicznych
skierowanych przeciwko krajom zaprzyjaźnionym ani zawierać transakcji z pewnymi firmami, w
przypadku których produkty Sun Chemical mogłyby zostać sprzedane do krajów objętych embargiem.
Jak należy postępować w przypadku przepisów antybojkotowych?
Celem przepisów antybojkotowych jest uniemożliwienie firmom wspierania bojkotów narzuconych przez
jakiś kraj przeciwko innemu. Wiele krajów, w których Sun Chemical prowadzi działalność, ma takie
przepisy.
Rząd USA i rządy europejskie mają ścisłe przepisy dotyczące takich działań. Przepisy te zabraniają
firmom i ich pracownikom brania udziału w nie usankcjonowanych bojkotach poprzez odmawianie
zawierania transakcji z kimkolwiek z powodu rasy, religii, albo pochodzenia narodowościowego LUB
dostarczania informacji na ten temat klientom albo potencjalnym klientom.
Przepisy te także zakazują dostarczania informacji o związkach, jakie firma może mieć z bojkotowanym
krajem. Zgodnie z tymi przepisami żądania wzięcia udziału w bojkocie muszą zostać bezzwłocznie
zgłoszone odpowiednim instytucjom rządowym. Żądania takie mogą się znaleźć w prawie każdym
dokumencie biznesowym, jak umowy, zapytania ofertowe, akredytywy, zamówienia i ankiety, które służą
do poszukiwania informacji o potencjalnych dostawcach.
17
NORMY I WYTYCZNE
Należy zdawać sobie sprawę z istnienia przepisów zakazujących importu towarów z niektórych krajów
lub wymagające transportu towarów na statkach mogących wpływać do portów w określonych krajach.
Jeśli jakikolwiek dokument zawiera sformułowania, które mogą być związane z bojkotem, należy
natychmiast skontaktować się z Działem Prawnym Sun Chemical w celu uzyskania porad i pomocy przed
nadaniem biegu transakcji.
W jaki sposób dotyczą mnie przepisy o handlu międzynarodowym?
Rząd USA oraz UE i jej państwa członkowskie wprowadziły embarga ekonomiczne przeciwko niektórym
krajom uznanym za „wrogów stanu”. Są to zwykle kraje praktykujące lub popierające terroryzm,
naruszające prawa człowieka lub zaangażowane w inne, niedopuszczalne działania. Jako firma o dobrej
postawie obywatelskiej, Sun Chemical bezwzględnie przestrzega embarga. Na przykład Ministerstwo
Handlu i Ministerstwo Skarbu USA regulują, a w niektórych przypadkach zabraniają, prowadzenia działań
handlowych z różnymi krajami poza Stanami Zjednoczonymi. Stany Zjednoczone obecnie utrzymują
ogólne embarga ekonomiczne przeciwko Kubie, Iranowi, Korei Północnej, Sudanowi i krajom talibskim,
także obszarom kontrolowanym przez Talibów. USA także utrzymuje siły zbrojne i ograniczone embarga w
stosunku do Liberii, Ruandy, Somalii, Syrii i Federalnej Republiki Jugosławii (Serbii i Czarnogóry) oraz siły
zbrojne oraz embarga dotyczące innych towarów w stosunku do UNITA (w Angoli). Ponadto USA
utrzymuje zakaz nowych inwestycji w Myanmarze (Birma).
Zakazy te obowiązują także międzynarodowe podmioty stowarzyszone amerykańskich firm, które
wykorzystują w charakterze surowców lub odsprzedają produkty wytworzone w USA lub zatrudniają
obywateli amerykańskich w zarządach lub na stanowiskach kierowniczych. Zawieranie transakcji z tymi
krajami może spowodować nałożenie na firmę poważnych kar. Przed zaangażowaniem się w jakiekolwiek
transakcje z tymi krajami, bezpośrednio czy też pośrednio, poprzez przedstawicieli, pośredników lub
dystrybutorów, należy omówić swoje zamiary z Działem Prawnym Sun Chemical. Dział Prawny Sun
Chemical może pomóc w uzyskaniu dokładnych informacji na temat embarga.
Ponadto Ministerstwo Handlu USA reguluje kwestie eksportu towarów, usług i technologii poza granice
USA. Te metody kontroli koncentrują się w większym stopniu na rodzajach eksportowanych towarów,
usług lub technologii niż na krajach, do których są one eksportowane. Zasady podobne do przepisów o
embargu dotyczące transferu technologii i towarów tajnych, obejmujących wiele chemikaliów i preparatów
chemicznych ograniczają sprzedaż lub transfer poza USA. Należy zachować ostrożność przy ocenie, czy
pochodzące z USA informacje techniczne lub towary zawierające zaawansowane technologie mogą być
sprzedawane lub wywożone poza granice USA.
Ponieważ przepisy prawne w tej dziedzinie nieustannie się zmieniają, przed zaangażowaniem się w
transakcje wiążące się ze sprzedażą lub eksportem towarów wyprodukowanych w USA lub pochodzących
z USA, także związanych z włączeniem takich towarów do produktów wytwarzanych lokalnie w kraju lub
przez podmiot objętym embargiem, bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawicieli, dystrybutorów
albo pośredników w krajach trzecich.
UE i jej kraje członkowskie utrzymują embarga i sankcje handlowe regulujące handel z różnymi krajami.
Aktualną listę bieżących wymagań można znaleźć pod adresem www.eurunion.org/legislat/sanctions.htm.
Niektóre sankcje dotyczą określonych towarów i określonych nabywców, jak użytkownicy związani z
wojskiem, oraz krajów, jak Angola/UNITA, Bośnia i Hercegowina, Birma/Myanmar, Kongo/Zair, Chorwacja,
Haiti, Liberia, była Jugosłowiańska Republika Macedonii, Sierra Leone, Sudan, tereny kontrolowane przez
Talibów/Al-Kaidę/Osamę bin Ladena oraz Zimbabwe.
UE wprowadza również przepisy blokujące przeciwko Stanom Zjednoczonym w związku z handlem z
Kubą, Iranem i Libią. Krótko mówiąc, firmy i osoby fizyczne będące rezydentami UE mają zakaz
przestrzegania amerykańskich sankcji przeciwko Kubie oraz Iranowi. Należy jednak zachować ostrożność
18
NORMY I WYTYCZNE
w przypadku przeprowadzania jakichkolwiek transakcji z Kubą, gdyż obywatele. amerykańscy i osoby
podróżujące do USA mogą zostać aresztowane lub może zostać przeciwko nim wszczęte postępowanie
w związku z zezwalaniem, ułatwianiem lub prowadzeniem handlu z Kubą. Rezydenci UE i członkowie ich
najbliższych rodzin mogą otrzymać trwały zakaz wjazdu do USA w przypadku angażowania się w takie
transakcje. Firmy, które zatrudniają obywateli amerykańskich w charakterze członków zarządu,
menedżerów lub dyrektorów, albo sprzedają produkty wytworzone w USA na Kubę i do Iranu, mogą
stanąć w obliczu kroków prawnych podjętych przeciwko ich pracownikom lub podmiotom stowarzyszonym
w USA.
Jak wspominaliśmy, embarga i sankcje mogą zmieniać zakres lub przedmiot szybko i bez powiadomienia,
należy więc skonsultować się z Działem Prawnym Sun Chemical przed rozpoczęciem jakichkolwiek
transakcji z tymi krajami.
Jaka jest polityka firmy w przypadku upustów i rabatów?
Oferowanie jakichkolwiek płatności, upustów, rabatów wstępnych, rabatów lub refundacji albo innych
płatności jakiemukolwiek klientowi, dostawcy, dystrybutorowi, wykonawcy, przedstawicielowi,
konsultantowi lub ich członkom zarządu, dyrektorom, pracownikom, albo stronom powiązanym (dalej
określanym, zarówno w stosunku do podmiotów, jak i osób fizycznych, jako „podmioty”) może mieć
miejsce wyłącznie z przestrzeganiem następujących warunków:
Płatność wszelkich takich upustów, rabatów lub innych znaczących refundacji albo innych płatności może
zostać dokonana wyłącznie poprzez:
• przyznanie kredytu podmiotowi będącemu klientem Sun Chemical, wykorzystywanego w ramach
zwykłych transakcji prowadzonych z klientem lub dostawcą;
• wystawienie czeku Sun Chemical płatnego na rzecz podmiotu, z którym Sun Chemical utrzymuje
stosunki handlowe, oraz na rzecz którego dokonuje płatności w związku z określonymi transakcjami
handlowymi;
• przelew telegraficzny od Sun Chemical, płatny na rachunek podmiotu w kraju, w którym podmiot
przeprowadza transakcje z Sun Chemical.
Wszelkie inne formy płatności są niedozwolone. W szczególności nie są dozwolone płatności gotówkowe
ani płatności w odpowiednikach gotówki, przelewy na rachunki zagraniczne, konta-przykrywki lub
rachunki stron trzecich; nadmierne naliczenia z późniejszym zwrotem rabatu lub zwrotem nadpłaty,
płatności na osobiste rachunki właścicieli, członków zarządu czy dyrektorów, w przypadku transakcji ze
spółkami mającymi osobowość prawną albo inne metody, które mogą być nieumyślnie wykorzystane
przez stronę trzecią do ukrycia lub zamaskowania płatności, jakie mogą być dokonane, użyte lub
wykorzystane w celu dokonania płatności z uniknięciem obowiązujących w firmie zasad.
Płatność ze strony Sun Chemical może zostać dokonana wyłącznie na rzecz firmy, w przypadku której
podmiot prowadzi rachunek lub dla której podmiot świadczy usługi lub dostarcza produkty.
Jeśli podmiot określi, że Sun Chemical ma dokonać płatności na rzecz podmiotu zależnego lub
stowarzyszonego innego niż sam podmiot, płatność na rzecz takowego podmiotu lub osoby fizycznej nie
może zostać dokonana, chyba że Sun Chemical otrzyma od podmiotu pisemne upoważnienie i polecenie
dokonania takiej płatności; upoważnienie takie musi być sporządzone na firmowym papierze listowym
podmiotu i podpisane przez członka zarządu, menedżera lub dyrektora podmiotu, upoważnionego do
złożenia takiego upoważnienia. Przed dokonaniem takiej płatności należy uzyskać pisemną zgodę
Dyrektora Finansowego.
19
NORMY I WYTYCZNE
Płatności wszelkich i jakichkolwiek upustów, rabatów, zwrotów lub zapłat na rzecz dowolnego podmiotu
muszą zostać uprzednio zatwierdzone przez Dyrektora Finansowego lub upoważnioną przez niego osobę.
Wszelkie pytania dotyczące takich płatności należy kierować do Radcy Prawnego lub Dyrektora
Finansowego.
Jakie są wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji i zapisów?
Wszelkie płatności, wydatki i inne transakcje finansowe dokonywane w imieniu Sun Chemical muszą być
zatwierdzone, zarejestrowane i dokonane z zamiarem, zrozumieniem i świadomością faktu, że cała kwota
takich płatności musi zostać wykorzystana wyłącznie dla celów opisanych w dokumentach opisujących te
płatności.
Wszelkie wpłaty i wypłaty muszą być wyczerpująco i dokładnie opisane w księgach i zapisach firmy i
muszą być poparte odpowiednimi dokumentami właściwie opisującymi ich przeznaczenie. Ścisłe
przestrzeganie ustalonych procedur i zasad firmy dotyczących otwierania i zamykania rachunków
bankowych oraz ustanawiania właściwych pełnomocnictw do składania podpisów jest niezbędne celem
zapewnienia właściwiej kontroli nad wypłacaniem środków.
Jakie praktyki są dozwolone w związku z przepisami antytrustowymi i o konkurencji?
Większość krajów ma przepisy prawne dotyczące relacji między sprzedającym a klientem, zwłaszcza
jeśli klient oferuje produkty do odsprzedaży w charakterze dystrybutora. Sprzedawanie poniżej kosztów
produkcji lub angażowanie się w praktyki ustalania cen, których celem jest ograniczenie możliwości
konkurowania przez klientów jest zwykle nielegalne. W kontaktach z klientami należy zwykle unikać
opisanych poniżej praktyk i zasięgać porad prawnych przed zaangażowaniem się lub wyrażeniem zgody
na wprowadzenie jakiegokolwiek programu promującego takie praktyki:
• Ustalanie ceny odsprzedaży: zabronione jest domaganie się od klienta nabywającego produkty
sprzedawania ich po określonej cenie albo nie odsprzedawania ich poniżej określonej ceny.
• Ograniczenia odsprzedaży: zabronione jest nakładanie restrykcji na warunki odsprzedaży, z wyjątkiem
uzasadnionych powodów biznesowych. Ograniczenia geograficzne, zakaz sprzedaży określonym
klientom, umowy o zakazie konkurencji i tym podobne są praktykami podejrzanymi i muszą zostać
starannie ocenione przez radcę prawnego przed zawarciem jakiejkolwiek umowy.
• Sprzedaż wiązana: produkty mogą być sprzedawane w powiązanych pakietach, o ile poszczególne
elementy są sprzedawane osobno po uzasadnionych cenach. Zabrania się domagania się od klienta
nabycia produktu lub usługi jako warunku nabycia innego produktu lub usługi.
• Dyskryminacja cenowa: uzasadnione różnice w warunkach cenowych oparte na różnicach w objętości,
ilości, jakości, parametrach, specjalnych wymaganiach i innych czynnikach uzasadniających różnice w
cenie są dopuszczalne. Jest to podstawa różnicowania wartości dla klienta i podstawowy element
marketingu i sprzedaży. Jednocześnie jednak zabrania się sprzedaży takich samych produktów
klientom konkurującym ze sobą na tych samych rynkach, w tej samej branży z różnicowaniem
warunków i cen. Ten obszar prawa jest wysoce złożony, a kwestie dotyczące sprzedaży mogącej
faworyzować jednych klientów, przy jednoczesnym szkodzeniu innym lub w sytuacjach, gdy obaj klienci
konkurują na tym samym rynku, należy omówić z radcą prawnym.
Jakimi zasadami należy się kierować w naszych relacjach z konkurencją?
Interakcja z konkurencją to ważny aspekt prowadzenia działalności. Zażarta konkurencja nie musi
oznaczać unikania uzasadnionej współpracy czy interesów. Współpraca z konkurencją w ramach
organizacji branżowych, zajmujących się normami, charytatywnych i edukacyjnych jest zalecana i
użyteczna. Musimy jednak upewnić się, że nasze kontakty z pracownikami konkurencji są etyczne i
zgodne z prawem.
20
NORMY I WYTYCZNE
Co to jest ograniczenie handlu?
Prawa antytrustowe i o konkurencji ograniczają w niemal każdym kraju rodzaje umów, jakie można
zawierać z konkurencją. Próby ograniczania handlu lub konkurencji cenowej są nielegalne. Ponadto
uczestnictwo w dyskusjach na temat takich ograniczeń, nawet jeśli omawiane działania nie zostaną
podjęte lub okażą się nieskuteczne, jest nielegalne jako uczestnictwo w zmowie mającej na celu
ograniczenie handlu. Przykłady nielegalnych umów z konkurencją obejmują:
• ustalanie cen, warunków związanych z cenami, upustów lub innych warunków, jak warunki kredytu i
płatności, rabaty, bezpłatne produkty, usługi lub transport.
• Przydzielanie ilości, klientów lub terytoriów sprzedaży lub umowy o nie prowadzeniu sprzedaży na
pewnych rynkach albo nie sprzedawaniu określonym klientom lub w pewnych miejscach.
• Ograniczanie rozwoju lub produkcji wyrobów.
• Odmowa obsługi określonych klientów albo dostawców lub prowadzenie transakcji ze specjalnie
wybranymi klientami.
• Zawieranie jakichkolwiek umów kartelowych w celu zakupu lub sprzedaży zapasów albo produktów lub
uczestniczenie w grupowych transakcjach handlowych.
Naruszenie przepisów dotyczących konkurencji jest wyjątkowo poważne. Ponieważ w miejscach, gdzie
obecni są przedstawiciele konkurencji, można czasem wydedukować treść umów przysłuchując się
biernie dyskusjom o takich kwestiach, nigdy nie wolno omawiać konkretnych cen, klientów ani dostawców
oraz planów produktu w obecności pracowników konkurencji. Jeśli znajdujesz się w miejscu, gdzie obecni
są pracownicy konkurencji i omawiane są zakazane tematy, należy natychmiast poprosić o przerwanie
dyskusji lub opuścić to miejsce. Jeśli zostanie udowodnione naruszenie prawa, mogą zostać podjęte kroki
prawne przeciwko pracownikowi, łącznie z karą pozbawienia wolności i grzywną oraz poważnymi
grzywnami dla Sun Chemical.
Jakie zasady kierują informacjami o konkurencji?
Uzyskane w sposób legalny informacje o konkurencji pozwalają Sun Chemical zachować silną pozycję na
obsługiwanym przez nią rynku. Badania rynku, ocena i testy produktu, analiza publicznie dostępnych
informacji, także informacji publikowanych przez konkurencję, korzystanie z konsultantów będących
stroną trzecią w celu uzyskania informacji o rynku i branży to dopuszczalne narzędzia biznesowe.
Zakazuje się pozyskiwania informacji metodami nieetycznymi lub nielegalnymi, jak szpiegostwo
przemysłowe, kradzież, przekupywanie pracowników konkurencji lub korzystanie z wszelkich innych
nielegalnych metod pozyskiwania informacji o konkurencji. W razie otrzymania lub pozyskania
jakichkolwiek informacji, które mogły zostać zdobyte nielegalnie, należy natychmiast skontaktować się z
działem prawnym Sun Chemical.
Co to jest dyskredytacja?
Reputacja firmy stanowi wartościowy majątek. Dyskredytacja to działania podejmowane w celu
zaszkodzenia reputacji firmy, jej produktów, działalności, zarządzania lub pracowników albo postawienia
ich w fałszywym świetle. Nie wolno publicznie wygłaszać fałszywych czy zwodniczych opinii o
produktach konkurencji, zarządzaniu, działalności lub innych aspektach takiej firmy. Wszelkie
wygłaszane opinie muszą być prawdziwe, oparte na istotnych faktach i danych. Nie wolno wygłaszać
uwag ani spekulować na temat reputacji handlowej jakiejkolwiek firmy, jej sytuacji finansowej lub
problemów prawnych.
21
NORMY I WYTYCZNE
Twoje relacje z przedstawicielami instytucji rządowych
Sun Chemical stara się utrzymać dobre relacje z przedstawicielami instytucji i agencji rządowych
regulujących jej praktyki biznesowe i działalność, jednak konieczne jest, aby przez cały czas ściśle
stosować się do wszystkich przepisów prawa mających zastosowanie oraz do polityki firmy Sun w
zakresie uczciwości i integralności. Ważne jest, by nie tylko przestrzegać wszelkich odnośnych przepisów
prawa, lecz także dbać o dobre stosunki i współpracę między Sun Chemical a przedstawicielami instytucji
rządowych, z którymi się kontaktujemy.
W jaki sposób pracownicy Sum Chemical chronią środowisko, zdrowie i zapewniają
bezpieczeństwo innym pracownikom?
Sun Chemical angażuje się w ochronę i zachowanie środowiska, promocję zdrowia i bezpieczeństwa
pracowników, klientów i społeczności, w których działa, oraz zachowanie zgodności ze wszelkimi
obowiązującymi przepisami dotyczącymi kwestii ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa.
Oczekujemy, że pracownicy pomogą nam w tym, angażując się w:
• działania z pełnym przestrzeganiem prawa, zarówno jego ducha, jak i litery, w przypadku przepisów
dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa oraz zasad firmy;
• promocję bezpieczeństwa pracowników i działalności firmy, którego podstawowym celem jest
zmniejszenie liczby obrażeń i związanych z nimi kosztów do poziomu możliwie zbliżonego do zera;
• spójne wdrażanie standardów firmy w celu chronienia środowiska i zapobiegania obrażeniom ciała lub
stratom materialnym;
• natychmiastowe informowanie przełożonych o wszelkich przypadkach naruszenia przepisów
dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa;
• współpracę z władzami federalnymi, stanowymi i lokalnymi w ramach analizowania problemów
związanych z ochroną środowiska, zdrowiem i bezpieczeństwem, oraz zapewnienie pomocy w
zapobieganiu problemom ekologicznym;
• natychmiastowe i skuteczne reagowanie na incydenty związane z ochroną środowiska dotyczące
zakładów Sun Chemical, jej produktów lub wyposażenia;
• prowadzenie firmowych i oddziałowych programów monitorowania w celu zapewnienia zgodności z
zasadami Sun Chemical w sprawie wymagań rządowych, działań na rzecz społeczności lokalnych,
ochrony zasobów naturalnych i minimalizacji ilości odpadów;
• identyfikację możliwości ulepszenia programów ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa;
• bycie przygotowanym na konieczność zastosowania planów awaryjnych w razie potrzeby;
• tworzenie i wdrażanie programów zarządzania odpadami, w tym ochrony zasobów naturalnych i
zmniejszenia liczby odpadów, recyklingu, odzysku i metod utylizacji;
Należy natychmiast informować przełożonego lub Wiceprezesa ds. ochrony środowiska o wszelkich
istniejących lub potencjalnych problemach dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa,
oraz o pytaniach związanych z obowiązkami pracowników lub zasadami firmy w tych dziedzinach.
Kiedy prezenty i płatności na rzecz przedstawicieli instytucji rządowych i wykonawców z
instytucji rządowych są niewłaściwe?
Bezwzględnie zabrania się wszystkim pracownikom Sun Chemical składania propozycji lub oferowania
płatności albo prezentów jakimkolwiek przedstawicielom organizacji rządowych lub wykonawcom z
22
NORMY I WYTYCZNE
instytucji rządowych. Dla przykładu, nawet symboliczne dowody wdzięczności lub niedrogie posiłki
oferowane przedstawicielom instytucji rządowych mogą zostać uznane za niestosowne lub nielegalne.
Kwoty mniejsze od 10 USD mogą być przez niektóre organy ścigania postrzegane jako próba
skorumpowania lub wręczenia dowodu wdzięczności. Przepisy te są przestrzegane z całą stanowczością
i kary dla firmy oraz dla osób fizycznych bywają surowe.
Jakie są zasady dotyczące płatności i prezentów dla przedstawicieli instytucji rządowych?
Bezwzględnie zabrania się wręczania, pożyczania, oferowania, przyrzekania, otrzymywania lub działania
w celu nagabywania dotyczącego czegokolwiek o jakiejś wartości w formie łapówki, rabatu, prezentu,
dowodu wdzięczności lub wzajemności w kontaktach z jakimkolwiek przedstawicielem władz publicznych
lub organizacji rządowych.
Prawo to ma szerszy zakres obowiązywania niż mogłoby się to początkowo wydawać. Dotyczy
przedstawicieli instytucji rządowych czy też innych osób, które niekoniecznie są uważane za
przedstawicieli władz, jak członkowie międzynarodowych komitetów lub organizacji, a także dyrektorzy,
członkowie zarządów albo pracownicy firm państwowych lub kontrolowanych przez państwo bądź krewni
takich osób.
Podsumowując, bezwzględnie zakazane jest oferowanie, przyrzekanie, otrzymywanie lub wręczanie
jakichkolwiek płatności albo przedmiotów o jakiejkolwiek wartości, także opłat za rozrywkę lub posiłki,
nawet niewielkich, pośrednio lub bezpośrednio, jakimkolwiek przedstawicielom instytucji rządowych
zgodnie z powyższym opisem, kandydatom na urząd polityczny, oraz ich krewnym, w celu podjęcia próby
wpływania na decyzję lub działanie takiego urzędnika albo osoby w celu nawiązania czy podtrzymania
stosunków handlowych lub uzyskania korzyści handlowych.
Czy mogę dokonywać kontrybucji politycznych?
Sun Chemical zachęca swoich pracowników i firmę do brania udziału w procesie politycznym w granicach
określonych przez zasady dotyczące finansowania kampanii i etyki. Pracownicy mogą bez przeszkód
dokonywać kontrybucji politycznych lub informować wybranych przedstawicieli o swoich osobistych
poglądach. Sama firma angażuje się w proces polityczny i może dokonywać kontrybucji w granicach
przewidzianych obowiązującym prawem i regulaminami. Firma nie zabiega ani nie opłaca indywidualnych
kontrybucji na cele polityczne ani nie zwraca ich pracownikom, którzy ich dokonują. Istotne jest jednak
rozróżnienie między prywatną a firmową działalnością polityczną.
Prawo Stanów Zjednoczonych zabrania firmom bezpośredniego przekazywania środków albo
jakichkolwiek przedmiotów wartościowych na potrzeby kandydata lub kampanii wyborczej na jakikolwiek
urząd federalny albo grupie politycznego nacisku w celu oddziaływania na głosujących w wyborach
federalnych.
Przed zaoferowaniem jakichkolwiek środków firmy, składników majątkowych, usług lub udogodnień czy
też wykorzystania nazwy firmy na potrzeby jakiejkolwiek partii, grupy politycznego nacisku czy kandydata
partii politycznej należy uzyskać zgodę Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora
Finansowego.
Jakie są zasady związane z zapobieganiem praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi?
Zgodnie z przepisami wprowadzonymi niedawno w Stanach Zjednoczonych, wielu krajach UE i innych
krajach OECD, podejmuje się wysiłki mające na celu zapobieganie transakcjom związanym z
wykorzystaniem rajów podatkowych, tajnych rachunków bankowych oraz „firm-wydmuszek” w celu prania
brudnych pieniędzy uzyskanych z nielegalnych transakcji, jak korupcja, unikanie podatków i handel
narkotykami. Ponadto ogranicza się dostępność funduszy dla międzynarodowych organizacji
terrorystycznych poprzez nałożenie sankcji ekonomicznych i śledzenie transakcji międzynarodowych oraz
identyfikację organizacji wspierających działalność terrorystyczną.
23
NORMY I WYTYCZNE
Poza ogólnym zakazem handlu z niektórymi krajami, omawianym powyżej, zakazane jest zawieranie
transakcji z niektórymi osobami fizycznymi i firmami wspierającymi działalność terrorystyczną.
Pracownikom Sun Chemical zabrania się wykorzystywania, inicjowania, ułatwiania lub zawierania
jakichkolwiek transakcji z osobami lub podmiotami z listy zagranicznych organizacji terrorystycznych albo
osób uznanych za terrorystów. Listy te, aktualizowane co miesiąc, można znaleźć na witrynie
amerykańskiego Ministerstwa Skarbu (www.ustreas.gov – a następnie przejść do strony Biura ds. Kontroli
Aktywów Zagranicznych na mapie witryny), Organizacji Narodów Zjednoczonych, Unii Europejskiej oraz
Bank of England. Naruszenie praw antyterrorystycznych może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje
karne zarówno dla Sun Chemical, jak i angażujących się w nie osób fizycznych w Stanach Zjednoczonych,
łącznie z dożywotnią karą więzienia, a w niektórych przypadkach karą śmierci.
Przyjmowanie, wpłacanie lub przekazywanie gotówki albo jej odpowiedników (czeków, przekazów
telegraficznych, trat bankowych, akredytywów itp.) od osób lub podmiotów na całym świecie, w
dowolnych kwotach, w przypadkach, gdy kontrahent i ostateczny właściciel nie jest znany Sun Chemical
może stwarzać zagrożenie działalnością mającą na celu pranie brudnych pieniędzy, co w większości
krajów jest nielegalne.
Należy ze szczególną ostrożnością zadbać o to, by przeprowadzać transakcje finansowe wyłącznie ze
znanymi, działającymi legalnie podmiotami gospodarczymi oraz bankami i instytucjami finansowymi o
odpowiedniej reputacji. Transakcje przeprowadzane z lub za pośrednictwem stron trzecich, stron
anonimowych lub nieznanych podmiotów (czyli takich, w przypadku których z powodu nie zawierania z
nimi dotąd transakcji trudno ustalić, kto jest ich właścicielem lub kto je kontroluje), powinny zostać
starannie zbadane przed ich zawarciem celem zapewnienia, że Sun Chemical nie jest wykorzystywana
do prania brudnych pieniędzy ani wspierania terroryzmu.
24
NORMY I WYTYCZNE
Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych
Jakie są zasady dotyczące transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych?
Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych polegają na kupnie, sprzedaży lub innych transakcjach
dokonywanych na publicznych papierach wartościowych (akcjach, obligacjach, opcjach, opcjach „put”,
opcjach „call” itp.) spółek notowanych na publicznych giełdach papierów wartościowych przez osoby
zatrudnione przez te spółki lub mające dostęp do informacji poufnych dotyczących tych spółek zanim
informacje te zostaną udostępnione publicznie przez firmę. Osoby, których dotyczą przepisy o
transakcjach z wykorzystaniem informacji poufnych, to także pracownicy podmiotów zależnych spółek
notowanych na giełdzie, a więc dotyczą one wszystkich pracowników Sun Chemical w stosunku do DIC
Corporation, spółki notowanej na giełdzie, jak również konsultantów, audytorów, prawników i wszystkich,
których łączą poufne relacje z Sun Chemical lub DIC.
Ponieważ istotne fakty mogą dotyczyć podmiotów zależnych spółek notowanych na giełdzie, znajomość
istotnych informacji niepublicznych na temat Sun Chemical, wykorzystana przy transakcjach dotyczących
papierów wartościowych DIC, jest naruszeniem przepisów o transakcjach z wykorzystaniem informacji
poufnych. W ramach zatrudnienia w Sun Chemical pracownicy mogą mieć dostęp do informacji
dotyczących Sun Chemical, DIC, innych spółek grupy DIC lub innej spółki notowanej na giełdzie, które to
informacje nie są dostępne publicznie. Pracownikom Sun Chemical nie wolno wykorzystywać takich
informacji podczas podejmowania decyzji inwestycyjnych, w imieniu swoim lub innych osób.
Inwestowanie w oparciu o takie informacje, które nie są dostępne publicznie, może stanowić transakcję
z wykorzystaniem informacji poufnych, a osoba, która ją przeprowadza może zostać pociągnięta do
odpowiedzialności cywilnej lub karnej. Informacje takie muszą być zawsze traktowane jako poufne do
chwili ogłoszenia ich publicznie przez firmę, której informacja taka dotyczy. Przekazywanie takich
informacji stronom trzecim w celu ułatwienia im decyzji inwestycyjnych także jest nielegalne i prowadzi
do transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych. Zarówno osoba przekazująca informacje, jak i
otrzymująca je mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej lub cywilnej.
Pracownicy Sun Chemical mają obowiązek podjęcia wszelkich uzasadnionych kroków, także
skonsultowania się z Dyrektorem Finansowym i Radcą Prawnym przed dokonaniem zakupu lub sprzedaży
akcji lub innych papierów wartościowych DIC, albo innych papierów wartościowych spółek notowanych na
giełdzie papierów wartościowych, które mają powiązania handlowe z grupą DIC, Sun Chemical lub innym
członkiem grupy DIC, w oparciu o informacje, które mogą być uznane za poufne, znaczące i niepubliczne.
Kodeks postępowania „jak się to robi w Gupie dIC
Grupa DIC, do której należy Sun Chemical, stworzyła Kodeks postępowania dla wszystkich spółek
grupy DIC. Kodeks ten obowiązuje wszystkich pracowników, członków zarządu i dyrektorów Sun
Chemical, jak również wszystkich pracowników tymczasowych, pracowników oddelegowanych,
pracowników na część etatu, konsultantów, przedstawicieli i wszystkich działających w imieniu Sun
Chemical. Wszelkie postępowanie w biznesie i decyzje podejmowane przez te osoby muszą być
zawsze zgodne z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC,
jak również ze Normami i wytycznymi postępowania w pracy.
Kodeks postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC można znaleźć w portalu Sun Chemical w
dziale Prawo i etyka społeczności Sun Chemical. DIC oraz Sun wymagają od pracowników, wszystkich
razem i każdego z osobna, którzy otrzymali egzemplarz Norm i wytycznych postępowania w pracy, by
na żądanie i w terminie potwierdzili i odesłali oświadczenie, że zapoznali się i rozumieją Kodeks
postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC oraz Kodeks postępowania w pracy w Sun Chemical.
25
NORMY I WYTYCZNE
Gdzie szukać informacji
STRONA
8
Blokowanie witryn internetowych
Dane
Dbałość o majątek firmy
Dochodzenie
Dokumentacja i prowadzenie zapisów
„Dowody wdzięczności”
Dyrektor Finansowy
Dyrektor Generalny
Dyrektor Techniczny
Dyskryminacja cenowa
Działalność polityczna
Elementy promocyjne
Embarga
7, 8, 9
8
4
12
10
4
4
13
16
10
11
3
Godność
Grzywny
5
Informacje
Informacje o konkurencji
Informacje poufne
Informowanie o przypadkach złamania
przepisów
Inne kraje
Internet
Kara pozbawienia wolności
Klienci a przepisy antytrustowe/ o
konkurencji
KODEKS POSTĘPOWANIA „JAK
SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC”
Komputery
Konflikty interesów
Konkurencja/ relacje z
Korupcja
Korzystanie z zasobów firmy
Listy klientów
Radca Prawny
Rasizm
Restrykcje handlowe i bojkoty
Rozwiązanie stosunku pracy
Równe szanse
Majątek firmy
Maszyny
Ministerstwo Handlu
Ministerstwo Handlu Stanów Zjednoczonych
Ministerstwo Skarbu Stanów Zjednoczonych
Molestowanie seksualne
Monitorowanie Internetu i poczty elektronicznej
7
8
11
11
11
5, 8
8, 9
4
Firma globalna
Handel międzynarodowy
STRONA
7
11
6, 7,8
7
3, 7, 8
4
11, 15
8, 9
7
13
17
8
7
13
3, 10, 14, 15, 16
8
Nepotyzm
Nękanie
Niestosowne prezenty i płatności
Normy
Ochrona informacji poufnych
Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo
Odpowiedzialność
Ograniczenia handlu
Ograniczenia odsprzedaży
Płatności i prezenty
Płatności w rewanżu
Płatność upustów i rabatów
Poczta elektroniczna
Poczta głosowa
Podstawy postępowania w pracy
Polityka wykorzystywania systemów
komunikacyjnych
Porady i zadawanie pytań
Posiłki
Praca poza firmą
Pranie brudnych pieniędzy
Prawa autorskie
Prezenty
Promowanie szacunku, godności i prywatności
pracowników
Prywatność
Przepisy antybojkotowe
Przepisy antytrustowe/ o konkurencji
Przepisy o handlu międzynarodowym
Pytania
7
5
10
3
7
15
4, 7
13
13
10
10
10
8, 9
8
3
9
4
10
7
16
8
10, 15
5
5, 6
11
13
11
4
7,8
4
5
11
3, 7, 8
5
Uczciwość
Umowy licencyjne
Unia Europejska
Upusty i rabaty
Utrzymanie ceny odsprzedaży
26
NORMY I WYTYCZNE
1
8
3, 12
12
13
Różnice narodowe
Rząd
Seksizm
Słowo wstępne
Sprzedaż produktów i usług
Sprzedaż wiązana
Sprzęt
Stosowność
Szacunek
Szyfrowanie
Tożsamość etniczna
Transakcje finansowe i interesy
3
15
5
Wartości firmy Sun Chemical
Współpraca
Wynagrodzenie
20
Zapisy elektroniczne
Zapobieganie terroryzmowi
Zatrudnianie
Zdyskredytowanie
Zgodność
Zyski osobiste
8,9
4
7
1
7
13
8
3
3, 5
9
5
7
27
NORMY I WYTYCZNE
16
7
14
4
7
SunChemical
www.sunchemical.com
© Sun Chemical Corporation 2011