Zapytanie ofertowe - Warszawa

Zapytanie ofertowe dotyczące obsługi logistycznej
XVII Konkursu Pianistycznego im. Fryderyka Chopina w ramach rozeznania rynku
Prosimy o przesyłanie ofert na obsługę Konkursu w poniżej opisanych 3 zakresach
tematycznych.
Oferta dotyczyć może każdego z nich, jak i wszystkich – w tym drugim przypadku prosimy o
wyszczególnienie warunków dla każdego omawianego zakresu osobno.
Oferta winna zawierać :
1.
2.
3.
4.
5.
Nazwę i adres oferenta.
Przedmiot oferty (zakres tematyczny).
Wartość oferty w kwocie netto i brutto (z uwzględnieniem stosowanej stawki podatku VAT).
Warunki realizacji usług.
Inne warunki realizacji zamówienia istotne z punktu widzenia potencjalnego wykonawcy
zamówienia.
Opis zakresów:
Zakres 1. Zakwaterowanie i obsługa Jury Konkursu.
1. Zakwaterowanie 14 osób jury w okresie 12-25 kwietnia 2015 r. w hotelu klasy **** lub
wyższej.
2. Zakwaterowanie 18 osób jury w okresie 1-23 października 2015 r. w hotelu klasy **** lub
wyższej.
3. Przewóz jurorów z lotniska/dworca do i z hotelu (w tym pilot oczekujący na lotnisku).
4. Przewóz jurorów (grupowy) na 2 sesje dziennie na trasie hotel – Filharmonia Narodowa.
5. Wyżywienie całodniowe członków Jury (3 posiłki) – obiad/kolacja nie muszą odbywać się
w hotelu.
6. Oddelegowanie osoby do przygotowania wizyty i ciągłej obsługi jurorów – koordynacja
transferów, korespondencja nt. szczególnych żądań itp. we współpracy z Organizatorem.
7. Uwagi:
a. hotel, w którym kwaterowani są jurorzy oraz miejsce posiłków nie może być tym
samym, w którym mieszkają i stołują się uczestnicy,
b. hotel dla jurorów musi być usytuowany w odległości nie większej niż 1 km trasy
pieszej (ok. 10 minut) od Filharmonii Narodowej,
c. hotel musi zapewniać pełny komfort i spokój,
Zakres 2. Zakwaterowanie i obsługa uczestników Konkursu.
1. Zakwaterowanie ok. 80 uczestników w okresie 28.09‒9.10 2015 r. w hotelu klasy ***/****.
2. Zakwaterowanie ok. 40 uczestników w okresie 09‒14.10 2015 r. w hotelu klasy ***/****.
3. Zakwaterowanie ok. 20 uczestników w okresie 14‒23.10 2015 r. w hotelu klasy ***/****.
Zapytanie ofertowe...
S t r o n a |1
4. Przygotowanie i obsługa internetowego hotelowego panelu rejestracyjnego dla
uczestników konkursu (dostęp limitowany dla osób wskazanych przez Organizatora).
5. Zorganizowanie i obsługa (wspólnie z Organizatorem) punktu informacyjnego Konkursu
na lotnisku/dworcu w dniach 27-28.09 2015 r.
6. Wyżywienie całodniowe uczestników (3 posiłki) – obiad/kolacja nie muszą odbywać się w
hotelu zakwaterowania, ale powinny być w jego pobliżu lub niedaleko FN.
7. Uwagi:
a. hotel w którym kwaterowani są uczestnicy nie może być tym samym, w którym
mieszkają jurorzy,
b. hotel dla uczestników musi być usytuowany w odległości nie większej niż ok. 15 minut
spaceru od Filharmonii i 15-20 minut spaceru od Uniwersytetu Muzycznego,
c. hotel musi zapewniać pełny komfort i spokój,
d. pokoje hotelowe muszą mieć możliwość wstawienia (dostarczonego przez
organizatora) instrumentu do ćwiczenia (odsłuch na słuchawkach) o orientacyjnych
wymiarach niewielkiego pianina (ok. 150x100x50 - wys., szer., gł.),
e. wraz z uczestnikami pojawiać się mogą osoby towarzyszące; prosimy o
przedstawienie oferty dotyczącej ich zakwaterowania w tym samym pokoju co
uczestnik (sugerowane zwiększenie stawki tylko o koszt śniadania) oraz oferty ceny
specjalnej (rabatu) w przypadku rezerwacji dodatkowego pokoju,
f. oferent, który przedstawi najlepsze warunki otrzyma tytuł „oficjalny hotel uczestników
Konkursu” i będzie rekomendowany dla uczestników eliminacji (ok. 11‒25.04 2015,
dziennie ok. 30-40 osób); koszty zakwaterowania w tym okresie uczestnicy ponoszą
samodzielnie – w ofercie prosimy przedstawienie „oferty specjalnej”, która zostanie
zamieszczona na oficjalnych stronach konkursu,
g. dodatkowo prosimy o przedstawienie wariantowo oferty 5 pomieszczeń
przeznaczonych do ćwiczeń dla uczestników konkursu; Organizator dostarczy do tych
pomieszczeń tradycyjne fortepiany; pomieszczenia te powinny być w miarę
możliwości izolowane akustycznie, by gra na instrumencie nie przeszkadzała
otoczeniu.
Zakres 3. Zakwaterowanie i obsługa PT Oficjalnych Gości Konkursu.
1. Zakwaterowanie zmiennej liczby osób (w ostatnim tygodniu nawet 100 osób) w okresie 123 października 2015 r. w hotelu klasy **** lub wyższej.
2. Przewóz Gości z lotniska/dworca do i z hotelu (w tym pilot oczekujący na lotnisku).
3. Zakwaterowanie w pokoju ze śniadaniem.
4. Przygotowanie i obsługa internetowego hotelowego panelu rejestracyjnego dla
oficjalnych PT Gości Konkursu (dostęp limitowany dla osób wskazanych przez
Organizatora).
5. Oddelegowanie osoby do przygotowania wizyty i ciągłej obsługi Gości – korespondencja
nt. szczególnych żądań itp. we współpracy z Organizatorem.
6. Uwagi:
a. hotel, w którym kwaterowani są Goście powinien być inny niż ten, w którym mieszkają
jurorzy,
b. hotel powinien być usytuowany w odległości nie większej niż 1,5 km trasy pieszej (ok.
15 minut) od Filharmonii Narodowej,
Zapytanie ofertowe...
S t r o n a |2
c. w przypadku zaoferowania hotelu w lokalizacji oddalonej bardziej niż 1,5 km trasy
pieszej od FN oferent musi zapewnić stały, bezpłatny dowóz na trasie hotel-FN,
d. hotel musi zapewniać pełny komfort i spokój,
e. oferent, który przedstawi najlepszą ofertę w tym zakresie otrzyma tytuł „oficjalnej
agencji turystycznej Konkursu”, co umożliwi np. zamieszczanie własnych ofert
turystycznych dedykowanych dla uczestników i gości Konkursu na oficjalnej stronie
Konkursu.
Oferty można składać:




osobiście w siedzibie Zamawiającego: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina,
ul. Tamka 43, 00-355 Warszawa,
pocztą na adres Zamawiającego: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina, ul. Tamka
43, 00-355 Warszawa,
pocztą elektroniczną na adres: [email protected],
faksem pod nr 022 441 61 13.
Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 kwietnia 2014 r.
Zamawiający informuje, iż przedmiotowe zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy
Prawo zamówień publicznych i tym samym może pozostać bez wyłonienia wykonawcy, jak
również na zamawiającym nie spoczywa obowiązek informowania Wykonawców o jego
wyniku.
(podpis Dyrektora NIFC)
Zapytanie ofertowe...
S t r o n a |3