Kwalifikowanie wydatków w projektach realizowanych w ramach

Transkrypt

Kwalifikowanie wydatków w projektach
realizowanych w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Białystok, 22 września 2011r.
Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki (zwane dalej Wytycznymi)
wersja obowiązująca od 1 stycznia 2011r.
Zasady finansowania Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki (zwane dalej Zasadami)
wersja obowiązująca od 1 stycznia 2011r.
www.pokl.up.podlasie.pl
Zakładka: Dokumenty > Wytyczne
2
Definicje
personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań w
ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu,
tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy
(dot. umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej
umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenia,
umowa o dzieło), osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne
prowadzące działalność gospodarczą), osoby współpracujące w
rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie
ubezpieczeń społecznych (tj. małżonka, dzieci własnych, dzieci
drugiego małżonka i dzieci przysposobionych, rodziców, macochy i
ojczyma oraz osób przysposabiających, jeżeli pozostają z nimi we
wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu
działalności gospodarczej) oraz osoby wykonujące świadczenia w
formie wolontariatu;
personel zarządzający projektu –personel określony powyżej,
uwzględniony w zadaniu „zarządzanie projektem”.
3
Osoby fizyczne prowadzące działalność
gospodarczą jako personel projektu
Jeżeli umowa zawierana jest z osobą fizyczną prowadzącą
działalność gospodarczą jako personelem projektu, możliwe
jest nałożenie obowiązku osobistej realizacji umowy na osobę
prowadzącą przedmiotową działalność gospodarczą. Należy
wówczas w wyraźny i jednoznaczny sposób nałożyć w
zapisach umowy obowiązek realizacji umowy przez konkretną
osobę.
W celu wyeliminowania wszelkich wątpliwości co do osobistej
realizacji wykonywanej przez personel projektu umowy należy
w sposób jednoznaczny i precyzyjny wyłączyć zarówno
możliwość podzlecania usług nią objętych osobom trzecim,
jak i wskazać konkretną osobę, która osobiście miałaby
wykonywać umowę.
Źródło: Pismo IZ z dnia 17.06.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252-351-MU/11.
4
Podstawowe zasady kwalifikowania
wydatków
w przypadku zmian w prawie krajowym lub wspólnotowym
wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w
projekcie, podmiot będący stroną umowy negocjuje z
Beneficjentem ewentualne zmiany w budżecie projektu;
w ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie
wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego
wydatku dwa razy ze środków publicznych –wspólnotowych
lub krajowych (np. VAT, zakup i amortyzacja środka trwałego,
rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich i
pośrednich, wynagrodzenie personelu projektu).
5
13a. Kiedy może wystąpić podwójne finansowanie w przypadku
zatrudniania personelu? (Dodano w dniu 17.05.2011 r.)
– FAQ MRR - kwalifikowalność
Zgodnie z Wytycznymi (dotyczy to zarówno starych, jak i nowych Wytycznych),
niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze
środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych W związku z powyższym, jeżeli
dana praca finansowana jest dwukrotnie ze środków publicznych (wspólnotowych lub
krajowych) – będziemy mówić o podwójnym finansowaniu. Podwójne finansowanie może
wystąpić w szczególności w przypadku wykonywania pracy na podstawie dodatkowych
umów w czasie urlopu wypoczynkowego. W przypadku, gdy w ramach projektu
beneficjent będący jednostką finansowaną z krajowych środków publicznych (np.
państwowa jednostka budżetowa lub samorządowa jednostka budżetowa) angażuje do
realizacji zadań na podstawie umowy cywilnoprawnej osobę u niego zatrudnioną (która w
ramach stosunku pracy nie wykonuje zadań w projekcie) i która jednocześnie przebywa
na urlopie wypoczynkowym, to podwójne finansowanie wystąpi w przypadku, gdy w
ramach zatrudnienia u beneficjenta osoba ta wykonuje zadania wynikające ze stosunku
pracy zawartego z tą jednostką.
6
Dodatkowo należy pamiętać o wszystkich szczególnych wymogach określonych w
Wytycznych w odniesieniu do zatrudniania do projektu na podstawie umowy
cywilnoprawnej osoby, którą beneficjent jednocześnie zatrudnia poza projektem na
podstawie stosunku pracy, tj.:
•
•
•
•
zgodność z przepisami krajowymi, czyli praca wykonywana w ramach umowy
cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie
stosunku pracy;
zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony;
zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie
zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;
osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w
ramach umowy cywilnoprawnej.
Mając na uwadze powyższe, w przypadku gdy np. doradca zawodowy zatrudniony w
powiatowym urzędzie pracy na podstawie stosunku pracy w trakcie urlopu
wypoczynkowego wykonuje zadania związane z doradztwem na podstawie umowy
cywilnoprawnej, będziemy mieć do czynienia z podwójnym finansowaniem, a tym samym
niekwalifikowalnością wydatku. Gdyby jednak zadania związane z doradztwem były
wykonywane podczas urlopu wypoczynkowego w ramach umowy cywilnoprawnej
w projekcie innego beneficjenta – w takim przypadku nie występuje podwójne
finansowanie, gdyż praca świadczona jest dla innego pracodawcy, a zatem nie mamy do
czynienia z tym samym wydatkiem.
7
Przejrzystość
i konkurencyjność wydatków
Przejrzystość i konkurencyjność
wydatków
Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu Beneficjent
stosuje:
ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz
Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego finansowanych ze środków EFS, stanowiące załącznik
nr 1 do Wytycznych, przy czym dotyczy to podmiotów zobowiązanych do
stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych;
lub
zasadę konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych, przy czym zasada
konkurencyjności nie dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych.
9
Przejrzystość i konkurencyjność
wydatków
Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie
zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji
i równe traktowanie wykonawców.
W przypadku naruszenia przez Beneficjenta zasad dotyczących
przejrzystości i konkurencyjności wydatków, podmiot będący stroną
umowy lub inny uprawniony organ kontrolny ma prawo zastosować
taryfikator korekt określony w umowie o dofinansowanie projektu.
10
Zasada konkurencyjności
Dotyczy wszystkich zamówień w ramach
projektu przekraczających wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 14 tys. euro netto, tj. bez
podatku od towarów i usług (VAT).
12
Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:
zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel
zarządzający projektu (tj. personel projektu uwzględniony w zadaniu
„Zarządzanie projektem”);
zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu,
z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed
złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w
sposób ciągły lub powtarzalny;
Beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani do
stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn.
zm.). W przypadku realizacji projektu w partnerstwie, zasady o których
mowa wyżej, odnoszą się również do partnerów projektu, w stosunku
do których nie stosuje się wyłączenia, o którym mowa w zdaniu
poprzednim.
13
Za personel współpracujący uznawany będzie
personel związany z Beneficjentem w sposób
sformalizowany, np. w formie pisemnej umowy
współpracy, który może być uwzględniony w bazie
trenerów, ekspertów, wykonawców itp., którą
prowadzi Beneficjent. Ważny jest także warunek
faktycznej realizacji zamówień przez danego
wykonawcę w sposób ciągły lub powtarzalny w
okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem
wniosku o dofinansowanie projektu.
14
Przy realizacji zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności należy pamiętać, że:
1
dotyczy ona wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych
równowartość 14 tys. Euro netto1 (tj. bez podatku VAT) wykonywanych na rzecz beneficjenta przez
wykonawcę tj. osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą
osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę
w sprawie zamówienia;
zamówienie należy rozumieć jako odpłatną umowę zawieraną pomiędzy beneficjentem/partnerem
a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku
Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji WE nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r.
zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie
Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany
CPV;
zamówienia sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta, co
oznacza, że beneficjent powinien dokładnie przeanalizować budżet projektu w celu
zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i w których może powstać ryzyko
przekroczenia progu, dla którego zasada konkurencyjności jest obowiązkowa; przy sumowaniu
zamówień uwzględnia się postanowienia Wspólnego Słownika Zamówień (CPV).
Wartość zamówienia , o którym mowa w ust. 1, ustalana jest z średnim kursem złotego w stosunku do euro, o
którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2010r. Nr 113, poz. 759, z późn, zm.).
15
Beneficjent weryfikując, do których zamówień w ramach projektu
zastosowanie ma zasada konkurencyjności, bierze pod uwagę:
wszystkie zamówienia danego rodzaju, zgodnie ze Wspólnym Słownikiem
Zamówień, w ramach wniosku o dofinansowanie projektu (także w
przypadku projektu wieloletniego);
ewentualny wzrost wartości zamówienia w przypadku zamówień poniżej
określonego progu.
16
W celu ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z
zamówieniami tego samego rodzaju należy posługiwać się takimi kryteriami
jak:
tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, towary tego samego rodzaju i o tym
samym przeznaczeniu);
tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym
czasie);
tożsamość podmiotowa (możliwość wykonania zamówienia przez jednego
wykonawcę).
Wobec powyższego w sytuacji, gdy planowane do udzielenia w tym samym czasie w ramach
projektu zamówienia mają to samo przeznaczenie i mogą być wykonane przez jednego
wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Natomiast z odrębnymi zamówieniami
mamy do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest
możliwe jego nabycie u tego samego wykonawcy w danym czasie. W takim przypadku każde z
zamówień stanowi odrębną całość.
To, iż dane zamówienia są określone tym samym kodem według Wspólnego Słownika
Zamówień (CPV) jeszcze samo w sobie nie przesądza o tym, że mamy do czynienia z jednym
zamówieniem. Dopiero, gdy w odniesieniu do danych zamówień są spełnione łącznie trzy ww.
kryteria, tj. tożsamość przedmiotowa, czasowa i podmiotowa, można mówić o jednym zamówieniu.
17
W celu zapewnienia zasady konkurencyjności:
beneficjent zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech
potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców
danego zamówienia; równocześnie Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na
swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie powyższego
zapytania ofertowego; zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis
przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert, przy czym termin
na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni od dnia otrzymania zapytania
ofertowego;
w przypadku, gdy beneficjent, pomimo wysłania zapytania ofertowego do trzech
potencjalnych wykonawców i zamieszczenia oferty na swojej stronie internetowej (o ile taką
posiada) oraz w swojej siedzibie, nie otrzymał oferty należy uznać, iż dopełnił wymogów
wynikających z umowy o dofinansowania projektu. Beneficjent może wówczas udzielić
zamówienia bez ponownego przeprowadzenia postępowania w trybie zasady
konkurencyjności. Powinien jednak przechowywać dokumentację potwierdzającą dokonanie
powyższych czynności;
beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, w oparciu o ustalone w
zapytaniu ofertowym kryteria oceny, wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do
którego załączane są zebrane oferty;
wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia beneficjent dokonuje w formie
pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i
sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma
elektroniczna i faks;
w przypadku, gdy beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych
wykonawców, może zostać wezwany - na wniosek Instytucji Wdrażającej lub Pośredniczącej
lub organów kontrolnych - do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne
przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. Uzasadnienie takie powinno być zawarte w
protokole.
Źródło: Pismo IZ z dnia 24.03.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252-174-ŁP/11
18
W opinii Instytucji Zarządzającej PO KL
dopuszczalne jest zamieszczenie przez
beneficjenta realizującego projekt w ramach PO
KL zapytania ofertowego dotyczącego zasady
konkurencyjności na stronie internetowej
beneficjenta stworzonej specjalnie dla projektu, nie
zaś na stronie podstawowej tego beneficjenta.
Źródło: pismo IZ z dnia 17.03.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252144-MRy/11
19
termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni
kalendarzowych od dnia otrzymania zapytania ofertowego;
możliwe jest dzielenie zamówienia, tj. powierzenie wykonania danej
usługi lub dostawy towarów kilku wykonawcom; gdy suma części
zamówienia przekracza 14 tys. euro Beneficjent jest zobowiązany do
stosowania zasady konkurencyjności oraz powinien wskazać w
zapytaniu ofertowym, iż dotyczy ono realizacji częściowych zamówień
przez wykonawców;
w przypadku gdy Beneficjent dopuszcza składanie ofert częściowych
postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców.
20
Dopuszcza się wzrost wartości zamówienia realizowanego
z zastosowaniem zasady konkurencyjności w trakcie
realizacji zamówienia do wysokości 50% wartości
zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. W takim
przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie
zasady konkurencyjności.
Przez wzrost wartości zamówienia należy rozumieć
np. ilościowy wzrost tego samego zamówienia.
Jednocześnie wzrost wartości zamówienia nie może
dotyczyć usług lub dostaw, które miałyby inne nazwy
i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.
21
Wprowadzono zapisy na temat protokołu, który jest dokumentem potwierdzającym
prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności (forma
pisemna) oraz uregulowano zawartość protokołu.
Protokół powinien zawierać co najmniej:
informację, do których trzech potencjalnych wykonawców Beneficjent wysłał
zapytanie ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech
potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem;
informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez Beneficjenta;
wykaz ofert, które wpłynęły do Beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do Beneficjenta oraz z podaniem tych
danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert;
wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;
datę sporządzenia protokołu i podpis Beneficjenta lub osoby upoważnionej przez
Beneficjenta do podejmowania czynności w jego imieniu.
22
Zasada
efektywnego zarządzania
finansami
Zasada
efektywnego zarządzania finansami
Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu zgodnie z
zasadą efektywnego zarządzania finansami, tj. w sposób racjonalny
i efektywny;
zakup usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto jest
poprzedzony udokumentowanym rozeznaniem rynku w celu potwierdzenia
jego ceny rynkowej;
kwota 20 tys. zł dotyczy pojedynczego zakupu w ramach projektu, czyli
zakupu danej usługi lub towaru w ramach projektu, bez względu na liczbę
sztuk zakupywanych w ramach projektu, przy czym dotyczy to wyłącznie
usług i towarów o tożsamych parametrach;
rozeznanie rynku nie dotyczy zakupu towaru lub usługi dokonanego
zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych lub Zasadą konkurencyjności zawartą w Wytycznych;
24
Zasada
rozeznanie rynku oznacza porównanie cen danego towaru /
usługi u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów
lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych
dostawców/usługodawców dla danego towaru / usługi;
w przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie
jest możliwe, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z
procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności;
Beneficjent dokonuje opisu towaru lub usługi z najwyższą
starannością uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć
wpływ na cenę.
25
Zasada
Beneficjent może stosować inne obowiązujące
u niego zasady rozeznania rynku, jeżeli
zapewniają one dokonywanie zakupów,
w szczególności tych o wartości powyżej
20 tys. zł netto, w sposób racjonalny
i efektywny.
26
Reguła proporcjonalności
Zgodnie z regułą proporcjonalności:
rozliczenie projektu pod względem finansowym następuje
w zależności od stopnia osiągnięcia założeń
merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie
projektu, tj.:
kryterium dostępu;
kryterium strategicznego;
celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub
rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o
dofinansowanie projektu.
28
w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w
ramach projektu – podmiot będący stroną umowy
uznaje wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w
ramach projektu za niekwalifikowalne;
w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego
w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu –
wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych
wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie
zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie
obniżenie kwoty dofinansowania określonej w
umowie o dofinansowanie projektu.
29
w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub w przypadku
nieosiągnięcia celu projektu wysokość zmniejszenia dofinansowania
odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub wskaźnik nie
zostały zrealizowane;
zmniejszenie dofinansowania dotyczy kosztów zarządzania projektem,
kosztów pośrednich i wydatków związanych z tym zadaniem
merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie
zostały osiągnięte;
ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń
wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący
stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na
etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność.
30
podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu
podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu
powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania
należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące
nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające
na to wpływ, w szczególności opóźnienia ze strony podmiotu
będącego stroną umowy o dofinansowanie projektu.
podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może
odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć
wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli
Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny
nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania
zmierzające do osiągnięcia założeń projektu.
31
Zastosowanie reguły proporcjonalności:
pod warunkiem, że niespełnienie kryterium lub
nieosiągnięcie celu projektu wynika z przyczyn
leżących po stronie Beneficjenta (w szczególności
nie ma zastosowania gdy jest ono wynikiem
opóźnień w podpisaniu umowy o dofinansowanie czy
przekazywaniu środków na finansowanie projektu);
nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły
wyższej.
32
Podstawowe zasady
konstruowania budżetu
projektu
Budżet projektu
Budżet dzieli się na:
koszty bezpośrednie:
• zadania merytoryczne;
• koszty zarządzania projektem (ograniczone
procentowo);
koszty pośrednie, rozliczane na podstawie
kosztów rzeczywiście poniesionych albo ryczałtem
(ograniczonym procentowo).
34
Koszty zarządzania projektem
Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na
etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności:
zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania
w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w
zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego
realizacji;
zasadność i racjonalność wydatków związanych z
zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym
liczby i charakteru zadań przez ten personel
wykonywanych;
adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu
poniesienia wydatków na działania informacyjnopromocyjne w zależności od specyfiki projektu.
35
Limit kosztów zarządzania
projektem
Wartość projektu
30% wartości projektu
do 500 tys. włącznie*
powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie
powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie
powyżej 5 mln zł
(*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może
ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej
efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru
projektu.
36
W szczególności należy zwrócić uwagę na projekty o
wysokiej wartości, w których stopień złożoności jest niewielki,
np. projekty dotyczące przyznawania środków na rozpoczęcie
działalności gospodarczej.
Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość
dofinansowania i wkład własny.
Limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu
projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.
37
W przypadku projektów realizowanych w
partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu
o 2 pkt procentowe dla każdego partnera,
jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt
procentowych w ramach projektu, przy czym
przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu
podmiot będący stroną umowy uwzględnia
zakres zadań przewidzianych do realizacji
przez partnera.
38
Wartość projektu według zaakceptowanego wniosku o dofinansowanie wynosi
1 100 000 zł, w tym wartość wydatków na zarządzanie projektem 160 000 zł
(14,5%).
Ze względu na wartość projektu koszty zarządzania projektem nie mogą
przekroczyć limitu 20% całkowitych wydatków projektu.
W wyniku oszczędności w projekcie oraz uznaniu części wydatków za
niekwalifikowalne, po zakończeniu realizacji projektu, wartość projektu wyniosła
950 000 zł.
Wydatki na zarządzanie projektem zostały poniesione w pierwotnie zaplanowanej
przez Beneficjenta wysokości, tj. w wysokości 160 000 zł.
Według stanu na zakończenie realizacji, gdy znana jest rzeczywista wartość
projektu, nadal obowiązuje 20% limit kosztów zarządzania projektem.
W związku z tym wartość wydatków na zarządzanie projektem nie może
przekraczać kwoty 190 000 zł (tj. 20% z 950 000 zł).
Poniesione wydatki na koszty zarządzania projektem mieszczą się w określonym
limicie.
39
Zabezpieczenie prawidłowej
realizacji umowy
W szczegółowym budżecie projektu w ramach
zadania Zarządzanie projektem wykazywane
są wydatki ponoszone na zabezpieczenie
prawidłowej realizacji zadania, jednak wartość
tego kosztu nie wlicza się do limitu
procentowego określającego maksymalną
wysokość zadania Zarządzanie projektem.
40
Podstawowe zasady konstruowania
budżetu projektu
Beneficjent wskazuje we wniosku o dofinansowanie projektu
szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu (etat /
liczba godzin) niezbędnej do realizacji zadania / zadań, co
stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków
personelu projektu na etapie wyboru projektu;
Beneficjent uzasadnia we wniosku o dofinansowanie projektu
konieczność poniesienia kosztów związanych z zakupem i
amortyzacją sprzętu, w szczególności uwzględnia okres
realizacji projektu oraz sprzęt będący w posiadaniu
Beneficjenta, jak również sprzęt nabyty w ramach projektów,
na zakup którego podmiot będący stroną umowy udzielił
Beneficjentowi dofinansowania.
41
Cross – financing
Wydatki ponoszone na zakup lub leasing sprzętu o wartości powyżej 350 zł
celem przekazania go uczestnikom projektu stanowią cross-financing.
Sprzęt należy interpretować zgodnie z ustawą o rachunkowości, tj. rzeczowe
aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej
użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i
przeznaczone na potrzeby jednostki (z wyłączeniem w ramach PO KL
kwalifikowalności zakupów nieruchomości i gruntów).
Sprzęt w tym wypadku nie służy zaspakajaniu potrzeb Beneficjenta lecz
uczestników projektu.
Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać
przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji równości
szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób
niepełnosprawnych.
42
Kwalifikowalność uczestników projektu
z chwilą przystąpienia do projektu każdy uczestnik projektu podpisuje
deklarację uczestnictwa w projekcie, która zawiera co najmniej:
– wyrażenie woli uczestniczenia w projekcie;
– oświadczenie uczestnika o spełnieniu kryteriów kwalifikowalności
uprawniających do udziału w projekcie;
– datę i podpis uczestnika projektu;
– pouczenie o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z
prawdą.
udział uczestnika w projekcie rozpoczyna się od dnia podpisania przez
niego ww. deklaracji.
warunkiem kwalifikowania uczestnika projektu jest wyrażenie przez niego
zgody na przetwarzanie danych osobowych.
43
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:
ryczałtem;
na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.
Uwaga: Beneficjent może wnioskować o zmianę sposobu
rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie
rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków
jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i nie
później niż w połowie okresu realizacji projektu.
W żadnym przypadku nie jest możliwa zmiana rozliczenia
kosztów pośrednich po upłynięciu 3 miesięcy od rozpoczęcia
realizacji projektu.
44
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z
funkcjonowaniem Beneficjenta:
koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do
reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane
wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki);
koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa,
administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby
funkcjonowania jednostki;
koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących
wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej
biuru rachunkowemu);
koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty
administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu;
amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa
wyżej;
45
Koszty pośrednie
opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe,
opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa
administracyjną projektu;
koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych,
internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu;
koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą
administracyjną projektu;
koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z
obsługą administracyjną projektu;
koszty ubezpieczeń majątkowych;
koszty ochrony;
koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną
projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję,
dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń.
46
Koszty pośrednie
Wspomniane koszty stanowią katalog zamknięty kosztów
pośrednich. Jednocześnie żadna z ww. kategorii nie może
zostać wykazana w ramach kosztów bezpośrednich, w
szczególności w zadaniu „zarządzanie projektem”.
Przykład:
W związku z rozliczeniem kosztów pośrednich ryczałtem
Beneficjent nie jest uprawniony do wykazania w ramach
zadania „Zarządzanie projektem” kosztów materiałów
biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z
administrowaniem projektem, kosztów sprzątania biura
projektu ani też kosztów związanych z księgowaniem
wydatków projektu.
47
Koszty pośrednie
rozliczane ryczałtem
Ryczałt procentowy kosztów pośrednich
9% kosztów bezpośrednich
Wartość projektu
do 500 tys. włącznie
powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie
powyżej 5 mln zł
Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są
pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu;
W przypadku zlecania realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa
wyliczenia limitu kosztów pośrednich ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie
wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych.
48
Definicja zadania merytorycznego
Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako
szereg powiązanych ze sobą działań
zmierzających bezpośrednio do realizacji celu
projektu (w szczególności wskazane
w podrozdziale 3.4 Wytycznych).
Zadania merytorycznego nie stanowią
pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa,
hotelowa i trenerska.
49
Zlecanie zadań merytorycznych
zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości
działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej
ich części jednemu podmiotowi;
Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację
zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową
zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół
odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.
50
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem
Przykład
ETAP I: Ustalenie całkowitej wartości projektu
Koszty bezpośrednie projektu = 495 500 zł.
Procentowy ryczałt kosztów pośrednich przysługujący beneficjentowi = 9%
(projekt o wartości nieprzekraczającej 500 000 zł ). Beneficjent z listy
rozwijalnej wybiera 9%.
Beneficjent wskazał, iż zleca na zewnątrz zadania o łącznej wartości
35 000 zł.
Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych
ryczałtem wyniesie 460 500 zł (495 500 zł – 35 000 zł).
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą 41 445 zł
(460 500 zł x 9%).
Całkowita wartość projektu wynosi 536 945,00 zł
(495 500,00 zł + 41 445 zł).
51
Przykład
ETAP II: Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
Całkowita wartość projektu przekracza kwotę 500 000 zł, w związku z
czym Beneficjent musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych
ryczałtem z 9% na 8% (projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł
włącznie).
Nie ulegają zmianie:
– wartość kosztów bezpośrednich projektu - 495 500 zł
– kwota zadań zleconych na zewnątrz - 35 000 zł
– podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem 460 500 zł
Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po
zmianie procentu wynoszą 36 840 zł (460 500 zł x 8%).
Ostateczna, całkowita wartość projektu wynosi 532 340,00 zł
(495 500,00 zł + 36 840 zł).
52
Przykład (dwa ryczałty procentowe)
ETAP I: Ustalenie całkowitej wartości projektu
Koszty bezpośrednie projektu = 460 500 zł.
Procentowy ryczałt kosztów pośrednich przysługujący beneficjentowi = 9%
(projekt o wartości nieprzekraczającej 500 000 zł ). Beneficjent z listy
rozwijalnej wybiera 9%.
Beneficjent nie wskazał, iż zleca na zewnątrz jakiekolwiek zadania
merytoryczne lub ich części.
Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych
ryczałtem wyniesie 460 500 zł.
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą 41 445 zł
(460 500 zł x 9%).
Całkowita wartość projektu wynosi 501 945,00 zł
(460 500,00 zł + 41 445 zł).
53
ETAP II: Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
Całkowita wartość projektu przekracza kwotę 500 000 zł, w związku z
czym Beneficjent musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych
ryczałtem z 9% na 8% (projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł
włącznie).
Nie ulega zmianie wartość kosztów bezpośrednich projektu, będąca
jednocześnie podstawą wyliczenia wysokości kosztów pośrednich
rozliczanych ryczałtem:
460 500 zł
Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po
zmianie procentu wynoszą 36 840 zł (460 500 zł x 8%).
54
ETAP III: Ustalenie całkowitej wartości projektu
497 340 zł (460 500 zł + 36 840 zł)
Całkowita wartość projektu ponownie nie przekracza
500 000 zł, w związku z czym Beneficjent z listy
rozwijalnej powinien wybrać 9% kosztów pośrednich.
Niemniej jednak, wskazanie takiego poziomu
spowoduje, iż całkowita wartość projektu ponownie
przekroczy kwotę 500 000 zł, co będzie się wiązało z
koniecznością wyboru niższego poziomu
procentowego kosztów pośrednich.
Ostatecznie Beneficjent powinien przyjąć w projekcie
niższy poziom kosztów pośrednich, tj. 8%.
55
Personel i umowy w ramach
projektów unijnych
56
Umowa o pracę
Umowa o pracę – jeden ze sposobów nawiązywania
stosunku pracy. Czynność polegająca na złożeniu
zgodnych oświadczeń woli przez pracownika i
pracodawcę, w których pracownik zobowiązuje się
do wykonywania pracy określonego rodzaju na
rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem oraz w
miejscu i czasie przez niego określonym, a
pracodawca do zatrudnienia pracownika za
wynagrodzeniem (Art. 22 §1 Kodeksu pracy).
57
Praca w rozumieniu Kodeksu pracy charakteryzuje
się następującymi cechami:
•
•
•
•
•
jest wykonywana za wynagrodzeniem,
jest wykonywana osobiście przez pracownika,
jest powtarzalna, czyli nie jest czynnością jednorazową,
jest wykonywana w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, który
dostarcza narzędzia, materiały i inne środki niezbędne do wykonywania
obowiązków i zadań,
jest świadczona na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy.
Łączne spełnienie powyższych cech jest decydujące do zakwalifikowania czynności
świadczenia pracy, jako pracy na podstawie stosunku pracy regulowanego
przepisami Kodeksu pracy. Nazwa umowy (np. umowa zlecenia) nie ma
decydującego znaczenia dla oceny, czy jest to umowa cywilnoprawna, czy też
umowa o pracę. Zawsze należy uznać, że kreuje ona stosunek pracy, jeśli praca
jest wykonywana w warunkach określonych powyżej.
Źródło: Pismo IZ z dnia 27.04.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252-243-MU/11.
58
Umowa zlecenia
umowa zlecenia jest jedną z umów zawieranych na czas określony,
regulowaną w kodeksie cywilnym;
jest to umowa starannego działania, której przedmiotem jest zobowiązanie
do wykonania określonej czynności lub szeregu czynności na rzecz
dającego zlecenie. W umowie zlecenia brak charakterystycznego dla
umowy o pracę podporządkowania i pozostawania w dyspozycji
zlecającego, zaś wykonującemu zlecenie przysługują jedynie takie
uprawnienia, jakie wynikają z treści zawartej umowy. Ponieważ do umów
zlecenia nie mają zastosowania przepisy kodeksu pracy, lecz kodeksu
cywilnego, wykonawcy zlecenia nie przysługują uprawnienia pracownicze,
takie jak m. in. prawo do urlopu wypoczynkowego. szczegółowe regulacje
znajdują się w art. 734-751 Kc;
umowa zlecenie może być umową zarówno odpłatną jak i nieodpłatną, w
zależności od ustaleń stron. Jeśli ani z umowy, ani z okoliczności nie
wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się je wykonać bez
wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.
59
Umowa o pracę a umowa cywilnoprawna
nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną (taką jak
np. umowa zlecenia czy umowa o dzieło) przy zachowaniu warunków
wykonywania pracy (chodzi o sytuację, w której pracownik zobowiązuje się do
wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego
kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem);
zatrudnienie w tych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy,
bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Do podstawowych
elementów charakterystycznych dla stosunku pracy zaliczamy osobiste
wykonywanie czynności, podporządkowanie organizacyjne i służbowe.
O wykonywaniu zatrudnienia w ramach umowy o pracę świadczy między innymi
wykonywanie pracy zmianowej, dyspozycyjność i podporządkowanie oraz
obowiązek wykonywania poleceń;
jeśli dający zlecenie będzie sprawował kierownictwo i nadzór nad zleceniobiorcą,
a ponadto wymagać będzie od niego podporządkowania i dyspozycyjności,
wówczas cywilnoprawny tytuł umowy na niewiele może się zdać. Przy ocenie
charakteru stosunku prawnego łączącego strony (umowa o pracę a umowa
zlecenia) należy uwzględniać specyfikę funkcjonowania podmiotu zatrudniającego
(wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN
307/99).
60
Dla oceny kwalifikowalności wydatków osoby stanowiącej
personel projektu zatrudnionych na podstawie stosunku
cywilnoprawnego znaczenie ma w szczególności:
1. jaki rodzaj pracy jest wykonywany w ramach umowy o
pracę i w ramach umowy cywilnoprawnej, przy czym
należy wziąć pod uwagę w szczególności cel istnienia
danego stanowiska pracy oraz rodzaj usług świadczonych
przez beneficjenta oraz
2. czy w ramach umowy cywilnoprawnej występuje element
przyporządkowania osoby stanowiącej personel projektu
wobec beneficjenta.
61
Z orzecznictwa sądowego wynika, że z tym samym pracodawcą, w zakresie
wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać
tylko w jednym stosunku pracy. W związku z tym, umowa zlecenia
zawarta przez beneficjenta z osobą, zatrudnioną u tego beneficjenta w
pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie stosunku pracy, przewidująca
wykonywanie przez tę osobę po godzinach pracy, za ustalonym w niej
wynagrodzeniem, pracy tego samego rodzaju, co określony w umowie o
pracę, stanowi umowę uzupełniającą umowę o pracę.
W przypadku zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy, ma on prawo
zlecania pracownikowi dodatkowej pracy, poza ustalonym w umowie
czasem pracy, jeśli jest ona zgodna z kompetencjami pracownika. W takiej
sytuacji pracownik jest zobowiązany do wykonania takiej zleconej
dodatkowej pracy, nawet gdy wykracza to poza zakres prac bądź wymiar
jego czasu pracy, określonych w umowie o pracę, z zachowaniem prawa
do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Źródło: Pismo IZ z dnia 27.04.2011 r., sygn. Pisma DZF-IV-82252-243-MU/11
62
Jeżeli zakres czynności określonych w umowie cywilnoprawnej jest taki sam
lub choćby rodzajowo podobny, jak zakres czynności wynikających z
umowy o pracę, umowa cywilnoprawna stanowi w istocie uzupełnienie
umowy o pracę.
W przypadku uznania umowy dodatkowo zawartej z pracownikiem za
kontynuację i uzupełnienie umowy o pracę w zakresie obowiązku
wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, pracownik nabywa
prawo do wynagrodzenia w wysokości takiej, jakby wykonywał pracę w
godzinach nadliczbowych. Jeśli w umowie cywilnoprawnej wynagrodzenie
zostanie ustalone w kwocie takiej samej, jaka byłaby należna
pracownikowi z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach
nadliczbowych – postanowienia umowy cywilnoprawnej pozostają ważne.
Jeżeli jednak w umowie cywilnoprawnej wynagrodzenie byłoby ustalone
na niższym poziomie – postanowienie umowy cywilnoprawnej określające
wysokość wynagrodzenia jest nieważne i zamiast niego znajduje
zastosowanie art. 1511 § 13 Kodeksu pracy, wypłacanego oprócz
normalnego wynagrodzenia.
Źródło: Pismo IZ z dnia 27.04.2011 r., sygn. Pisma DZF-IV-82252-243-MU/11
63
Rodzaj pracy
• jest niezbędnym elementem umowy o pracę;
• musi być określony w akcie będącym podstawą stosunku pracy
• nie jest wystarczające wskazanie jako rodzaju pracy ogólnie jakiegoś
zawodu.
Rodzaj pracy oznacza zespół (typ) czynności, składających się na
umówiona pracę, które będą należały do obowiązków pracownika. Rodzaj
pracy, jako składnik przedmiotowo istotny, powinien być wskazany w
sposób niebudzący wątpliwości poprzez wymienienie konkretnych
czynności, do wykonywania których pracownik jest zobowiązany, bądź
poprzez określenie pracy wchodzącej w zakres danego zawodu lub
funkcji. W akcie będącym podstawą powstania stosunku pracy można
określić więcej niż jeden rodzaj pracy. W razie wykonywania na rzecz tego
samego pracodawcy kilku rodzajów pracy podporządkowanej należy
domniemywać, że strony łączy jeden stosunek pracy.
Źródło: Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2002r., I PKN 876/00 (OSNP
2004, nr 4, poz. 60).
64
Różnice pomiędzy umową o pracę
a umową zlecenia
Wynagrodzenie minimalne
UOP: ma zastosowanie jeśli pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy
UZ: nie ma zastosowania; wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia może być niższe od
minimalnego
Urlop chorobowy
UOP: przysługuje
UZ: brak, siła wyższa może wpływać na warunki wykonania zlecenia
Zasiłek chorobowy
UOP: pracownik nabywa prawo do zasiłku po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia
chorobowego
UZ: przysługuje po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, ale tylko w
przypadku dobrowolnego opłacania przez zleceniobiorcę ubezpieczenia chorobowego
Zasiłek macierzyński
UOP: przysługuje w wysokości 100% wynagrodzenia
UZ: przysługuje przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego,
ale tylko w przypadku dobrowolnego opłacania przez zleceniobiorcę ubezpieczenia chorobowego
65
a umową zlecenia
BHP – w zakładzie pracy
UOP: pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki
pracy
UZ: pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki
pracy, ale tylko w przypadku kiedy zleceniobiorca wykonuje zlecenie w
zakładzie pracy
Urlop macierzyński
UOP: przysługuje
UZ: umowa zlecenia nie uprawnia do urlopu macierzyńskiego
Urlop wypoczynkowy
UOP: przysługuje, wymiar uzależniony od stażu pracy
UZ: nie przysługuje
66
a umową zlecenia
Dni na poszukiwanie pracy
UOP: pracownik ma prawo do wykorzystania dni
wolnych na poszukiwanie pracy tylko, gdy rozwiązuje
się z nim umowę za co najmniej dwutygodniowym
wypowiedzeniem
UZ: nie przysługuje
Miejsce wykonywania pracy
UOP: w zakładzie pracy bądź miejscu wskazanym
przez pracodawcę
UZ: zleceniobiorca nie musi wykonywać obowiązków w
określonym przez zleceniodawcę miejscu i czasie
67
Umowa o dzieło
przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje
się do wykonania oznaczonego dzieło (umowa rezultatu), a
zamawiający do zapłaty wynagrodzenia;
obok przedmiotu umowy (samego dzieła), jak i należnego
wynagrodzenia najistotniejszą kwestią bywa termin
wykonania dzieła, jego oddania oraz odbioru. Zamawiający
ma obowiązek dzieło odebrać, jeśli jest ono wykonane
w sposób zgodny z umową. Jej celem jest osiągnięcie
konkretnego efektu i dlatego uznajemy ją za wykonaną
z chwilą jego osiągnięcia (dla porównania, w umowie zlecenia
realizacja zobowiązania polega na dopełnieniu należytych
starań w kierunku uzyskania danego wyniku).
68
Dodatki do wynagrodzenia
wynagrodzenie pracownicze mogą uzupełniać
różnego rodzaju dodatki związane z
warunkami pracy, organizacją pracy bądź też
niezwiązane bezpośrednio z rodzajem pracy;
dodatki do wynagrodzenia mogą mieć
charakter obliagatoryjny lub fakultatywny, stały
bądź okresowy.
69
Obowiązkowe dodatki
Obowiązkowe dodatki do wynagrodzenia to dodatki, które
wynikają z przepisów Kodeksu pracy i innych ustaw,
regulujących stosunki pracy.
Do obowiązkowych dodatków zaliczamy:
dodatek za pracę w nocy;
dodatki wyrównawcze;
dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych;
dodatek za pracę w niedziele i święta;
Czas pracy w podstawowym systemie pracy nie może przekraczać
8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym
tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie
przekraczającym 4 miesięcy. Pracownikowi przysługuje w każdym
tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego
odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego
odpoczynku dobowego.
70
Godziny nadliczbowe
Pracą w godzinach nadliczbowych jest:
praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy;
praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu
pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i
rozkładu czasu pracy;
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna, jeżeli:
jest prowadzona akcja ratownicza w celu ochrony życia lub
zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo
usunięcia awarii;
istnieją szczególne potrzeby pracodawcy (np. polecenie
świadczenia pracy z powodu choroby innego pracownika).
71
Godziny nadliczbowe
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego
wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia
w wysokości:
100% za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w
niedziele i święta, niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z
obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy
udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
50% za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w dni
powszednie, w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy,
zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
podstawę obliczenia dodatku do wynagrodzenia stanowi
wynagrodzenie zasadnicze pracownika określone stawką miesięczną
lub godzinową. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został
wyodrębniony, wówczas za podstawę bierze się 60% wynagrodzenia.
72
Dodatek wyrównawczy
Dodatek wyrównawczy jest rekompensatą
różnicy pomiędzy dotychczas otrzymywanym
wynagrodzeniem a nowym w sytuacjach
wskazanych w przepisach prawa.
73
Dodatek wyrównawczy
Uprawnionymi do dodatku wyrównawczego są:
• pracownice w ciąży lub karmiące dziecko piersią, gdy zmiana warunków
pracy na dotychczas zajmowanym stanowisku pracy, skrócenie czasu
pracy lub przeniesienie pracownicy do innej pracy powoduje obniżenie
wynagrodzenia;
• pracownikom przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy, u których
stwierdzono objawy wskazujące na powstawanie choroby zawodowej i w
związku z tym przeniesiono ich do innych prac, nienarażających ich na
działanie czynników wywołujących te objawy, jeśli powoduje to obniżenie
wynagrodzenia;
• pracownikom przez okres do 6 miesięcy, którzy stali się niezdolni do
wykonywania dotychczasowej pracy wskutek wypadku przy pracy lub
choroby zawodowej, jeżeli przeniesienie do innej pracy powoduje
obniżenie wynagrodzenia.
74
Dodatek za pracę w niedziele i święta
Pracownikowi, który wykonuje pracę w niedziele
i święta niebędące dla niego dniami pracy,
przysługuje dzień wolny od pracy udzielony
pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego,
w terminie z nim uzgodnionym. Jeżeli nie jest
możliwe udzielenie dnia wolnego od pracy
pracownik nabywa prawo do dodatku do
wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą
przepracowaną w niedzielę lub w święto godzinę.
75
Inne dodatki
Nieobowiązkowe dodatki do wynagrodzenia mogą zostać wprowadzone w
układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub też w
umowie o pracę. Mogą być przypisane do danego stanowiska lub
powierzonej funkcji. Mogą też zostać przez pracodawcę uzależnione od
spełnienia określonych przesłanek przez pracownika.
Do najpopularniejszych nieobowiązkowych dodatków do wynagrodzenia
zaliczymy:
• funkcyjny,
• stażowy,
• za szczególne umiejętności,
• za znajomość języków obcych,
• zmianowy,
• za niepalenie,
• za zdrowie.
76
Koszty związane
z zatrudnianiem personelu
Zatrudnianie personelu
Zasady ogólne
wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z
przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z Kodeksem pracy oraz z
Kodeksem cywilnym;
w ramach wynagrodzenia personelu, zasadniczo są kwalifikowalne
wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenie
brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na
Fundusz Pracy oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń
Socjalnych;
w ramach wynagrodzenia personelu, wpłaty dokonywane przez
pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych na
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie są
wydatkiem kwalifikowalnym;
w ramach projektu nie są kwalifikowalne nagrody jubileuszowe dla
personelu projektu.
78
Zasady ogólne
niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu
projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji
uczestniczącej w realizacji PO KL, chyba że nie
zachodzi konflikt interesów lub podwójne
finansowanie.
jako instytucję uczestniczącą w realizacji PO KL
rozumie się Instytucję Zarządzającą, Instytucję
Pośredniczącą, Instytucję Wdrażającą (Instytucję
Pośredniczącą II stopnia), Regionalny Ośrodek EFS,
Krajowy Ośrodek EFS oraz Krajową Instytucję
Wspomagającą.
79
Zasady ogólne
Wydatki związane z zatrudnieniem osoby
zaangażowanej w realizację zadań w więcej niż
jednym projekcie są kwalifikowalne, o ile obciążenie
z tego wynikające nie wyklucza możliwości
prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań
powierzonych danej osobie oraz osoba ta:
prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w
ramach wszystkich projektów;
udostępnia Beneficjentowi ww. ewidencję w odniesieniu
do okresu realizacji projektu Beneficjenta.
80
Zasady ogólne
koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy
personelu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko
i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska
pracy personelu zatrudnionego na podstawie
stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu;
w żadnym przypadku koszty wyposażenia
stanowiska pracy personelu zatrudnionego w innej
formie niż na podstawie stosunku pracy (np. w
przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy
zlecenia czy umowy o dzieło, czy osób
samozatrudnionych);
81
Zasady ogólne
w przypadku zatrudnienia osoby poniżej ½ etatu, koszty
związane z wyposażeniem jej stanowiska pracy są
kwalifikowalne w ramach projektu wyłącznie w proporcji
odpowiadającej zaangażowaniu jej czasu pracy w projekcie
(np. w przypadku osoby zaangażowanej do projektu na 1/3
etatu, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy tej
osoby są kwalifikowalne w 1/3 poniesionych wydatków);
w przpadku zatrudnienia więcej niż jednej osoby w wymiarze
poniżej ½ etatu korzystających z tego samego stanowiska
pracy, dla oceny kwalifikowalności wydatków związanych z
wyposażeniem tego stanowiska należy zsumować wymiar
czasu pracy tych pracowników i jeżeli przekracza on ½ etatu,
możliwe jest kwalifikowanie całego wydatku związanego z
wyposażeniem stanowiska pracy.
82
Zasady ogólne
ograniczenia, o których mowa powyżej, dotyczą
wyłącznie kosztów wyposażenia stanowiska pracy
(m. in. biurko, krzesło, komputer, monitor, drukarka),
a nie innego sprzętu zakupionego na potrzeby
realizacji projektu, służącego zaspakajaniu potrzeb
uczestników projektu;
przy kwalifikowaniu takich wydatków powinno
uwzględniać się projekty realizowane wcześniej
przez danego Beneficjenta.
83
Zasady ogólne
Beneficjent wskazuje we wniosku o
dofinansowanie projektu szacunkowy wymiar
czasu pracy personelu projektu (etat / liczba
godzin) niezbędnej do realizacji zadania /
zadań, co stanowi podstawę do oceny
kwalifikowalności wydatków personelu
projektu na etapie wyboru projektu.
84
Umowa o pracę
umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu
obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tą osobę
w ramach projektu lub projektów realizowanych przez
Beneficjenta, co jest odpowiednio udokumentowane
postanowieniami umowy o pracę lub zakresem
czynności służbowych pracownika lub opisem
stanowiska pracy.
przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć
m.in. wskazanie w ww. dokumentach wszystkich zadań,
które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.
wysokość wynagrodzenia odpowiada stawkom
stosowanym u Beneficjenta.
85
Stosunek pracy
W przypadku gdy osoba będąca personelem projektu jest
pracownikiem Beneficjenta, którego umowa o pracę tylko w
części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na ½ etatu,
¼ etatu w ramach projektu), wydatki związane z
wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile:
zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie
wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności
służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy;
86
Stosunek pracy
zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi
podstawę do określenia proporcji faktycznego
zaangażowania pracownika w realizację projektu w
stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę
tego pracownika;
wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu
odpowiada proporcji, o której mowa wyżej.
Prawidłowość wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania
pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli.
87
Dodatek do wynagrodzenia podstawowego
(pozaprojektowego)
Wynagrodzenie za pracę w ramach projektu PO KL może być przyznane w formie
dodatku do podstawowego (pozaprojektowego) wynagrodzenia. Wydatkami
kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być dodatki do
wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami
krajowymi lub regulaminem pracy lub regulaminem wynagradzania danej instytucji.
Należy pamiętać, że z istoty świadczenia zwanego dodatkiem wynika, że:
• powinien być przyznawany jedynie w wyjątkowych sytuacjach, nie mieszczących
się w zakresie zadań dotychczas wykonywanych przez daną osobę,
• powinien dotyczyć zadań dodatkowych, wykraczających poza zadania,
przewidziane w podstawowym zakresie obowiązków danej osoby, które powinny
być wyraźnie powierzone przez pracodawcę; wymiar dodatkowych zadań powinien
być ukształtowany w taki sposób, aby zapewnić danej osobie możliwość realizacji
jej podstawowych zadań,
• powinien być przyznawany jedynie w okresie wykonywania dodatkowych zadań,
• za kilka zadań dodatkowych, wykonywanych w tym samym czasie przez dana
osobę zasadne jest wypłacanie jednego, nie zaś kilku dodatków,
• dodatek ma charakter fakultatywny.
88
Dodatek do wynagrodzenia podstawowego
(pozaprojektowego)
Mając na uwadze istotę świadczenia pieniężnego w postaci
dodatku należy przyjąć, iż jego wysokość powinna być
adekwatna zarówno do rodzaju i zakresu zadań powierzonych
danej osobie poza jej podstawowymi obowiązkami, jak i do
wynagrodzenia zasadniczego tej osoby. Nie jest dopuszczalna
sytuacja, aby dodatek wypłacany był w wysokości równej lub
przekraczającej wynagrodzenie za pracę podstawową. Dodatek
jest uzupełnieniem wynagrodzenia podstawowego, a nie
odwrotnie. Ponadto należy pamiętać, że wydatek poniesiony na
wypłatę dodatku powinien spełniać wszystkie warunki
kwalifikowalności określone w Wytycznych, w szczególności
wymóg racjonalności i efektywności.
Źródło: Pismo IZ z dnia 17.06.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252-334-Mli/11
89
Stosunek cywilnoprawny
Kwalifikowanie wydatków poniesionych na
wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na
podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest
jednocześnie pracownikiem Beneficjenta
zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, jest
możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w
szczególności gdy charakter zadań wyklucza
możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy, o
ile spełnione są łącznie cztery wskazane w
Wytycznych warunki.
90
Warunki, o których mowa wyżej, to:
zgodność z przepisami krajowymi, tj. praca wykonywana w ramach
umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na
podstawie stosunku pracy;
precyzyjne określenie zakresu zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;
zaangażowanie w ramach stosunku pracy musi pozwalać na efektywne
wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;
dana osoba prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w
realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej.
91
Zgodność z przepisami krajowymi-uzupełnienie
Zatrudnianie na podstawie umowy cywilnoprawnej musi być zgodne z
przepisami krajowymi. Beneficjent powinien ustalić, czy w danym przypadku
dopuszczalne jest zawarcie umowy cywilnoprawnej; istotne są i wymagają
każdorazowo ustalenia takie okoliczności jak:
• sposób wykonywania pracy,
• zakres podporządkowania i samodzielność osoby ją wykonującej,
• osobisty charakter zobowiązania tej osoby,
• odpłatność i sposób określenia wynagrodzenia.
Zawarcie takiej umowy jest dopuszczalne, jeżeli osoba ją wykonująca:
• nie podlega podporządkowaniu pracowniczemu, w szczególności nie ma
obowiązku wykonywania poleceń dotyczących sposobu, czasu i miejsca
wykonywania pracy wynikającej z umowy cywilnoprawnej, a także podlega
nadzorowi sprawowanemu przez beneficjenta;
• nie ma obowiązku osobistego świadczenia pracy (np. w razie niemożności jej
wykonania może we własnym zakresie zapewnić zastępstwo przez inną
osobę).
Źródło: Pismo IZ z dnia 23.03.2011r., sygn. pisma DZF-IV-82252-170-ŁP/11
92
W przypadku zaangażowania osoby stanowiącej personel
projektu na podstawie więcej niż jednej umowy
cywilnoprawnej w ramach projektu, wydatki związane z
wynagrodzeniem personelu są kwalifikowalne, jeżeli:
obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów
nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji
zadań w ramach projektu;
osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we
wszystkie zadania w ramach tego projektu, która może
podlegać kontroli;
93
rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na
podstawie protokołu odbioru wskazującego
szczegółowy zakres wykonanych czynności oraz
liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy;
wskazanie liczby godzin w rozliczeniu umowy
cywilnoprawnej nie dotyczy umów, w wyniku których
następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np.
raportu z badania lub ekspertyzy.
94
Osoby samozatrudnione
W podrozdziale 4.5 Wytycznych dodano nową sekcję „Osoby
samozatrudnione”, zgodnie z którą:
kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby fizycznej
prowadzącej działalność gospodarczą wykonującej osobiście
zadania w ramach projektu (gdy Beneficjentem jest osoba
fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i pełni
jednocześnie funkcję personelu projektu, np. koordynatora);
wysokość wynagrodzenia takiej osoby wynika ze
szczegółowego budżetu projektu;
poniesienie wydatku na wynagrodzenie, o którym mowa
wyżej, jest dokumentowane dokumentem księgowym, np.
notą obciążeniową;
95
Osoby samozatrudnione
osoba samozatrudniona zaangażowana w realizację więcej niż
jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzi ewidencję
godzin oraz wykonanych czynności w ramach tych zadań lub funkcji;
przepisy dotyczące omawianego zagadnienia mają zastosowanie do
osób współpracujących w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń
społecznych;
przepisy dotyczące omawianego zagadnienia nie mają zastosowania
do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i
wykonujących zadania w ramach projektu na podstawie stosunku
cywilnoprawnego.
96
Szczegółowych informacji udziela:
Wydział Informacji i Promocji EFS
Punkt Informacyjny EFS
Czynny:
Poniedziałek 8.00 – 16.00
Wtorek – Piątek 7.30 – 15.30
tel.: 85 74 97 247
fax: 85 74 97 209
email: [email protected]
www.pokl.up.podlasie.pl
97
Dziękuję za uwagę
Marta Michalczuk
[email protected]
Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
98

Kwalifikowanie wydatków w projektach realizowanych w ramach

Transkrypt

Podobne dokumenty

Podpisaną umowę o świadczenie usług edukacyjnych

OŚWIADCZENIE w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

Zasady rekrutacji i uczestnictwa w projekcie pn

aneks do regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w

komunikat w sprawie zasad udzielania zamówień w ramach relizacji