Rozdział I Postanowienia ogólne

Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 4/2011 Dyrektora PUP w Kartuzach
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
1.
2.
3.
Instrukcja określająca czynności kancelaryjne oraz zasady działania archiwum zakładowego w
Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach, zwana jest dalej „instrukcją”.
Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych oraz działania
archiwum zakładowego zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i
przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w
urzędzie.
W postępowaniu z dokumentami poufnymi stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem
przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z dokumentami
stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
§2
O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach rozstrzyga
dyrektor urzędu w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowego archiwum państwowego.
§3
Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach,
2) dyrektor urzędu – Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach,
3) kodeks – kodeks postępowania administracyjnego1,
4) komórka organizacyjna – Centrum Aktywizacji Zawodowej, dział, samodzielne stanowisko pracy
w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach,
5) referent sprawy – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego
dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
6) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownictwa urzędu
pracy i wymienionych komórek organizacyjnych,
7) archiwum zakładowe – komórka organizacyjna urzędu wyodrębniona do gromadzenia,
przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania, udostępniania oraz brakowania
dokumentacji niearchiwalnej,
8) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i
podjęcia czynności służbowych,
9) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie,
rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy
rozpatrywaniu danej sprawy,
10) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub
rozpoczętych w urzędzie,
11) korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,
12) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
13) dekretacja – skierowanie sprawy do referenta sprawy w celu jej realizacji,
14) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem
poczty, gońca, itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefony i telefaksy,
15) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z
pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
1
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz.
1071; zmiany Dz. U. z 2001 r. Nr 49 poz. 509; Dz. U. z 2002 r. Nr 113 poz. 984, Nr 153 poz. 1271, Nr 169 poz. 1387; Dz. U.
z 2003 r. Nr 130 poz. 1188, Nr 170 poz. 1660; Dz. U. z 2004 r. Nr 162 poz. 1692; Dz. U. z 2005 r. Nr 64 poz. 565, Nr 78
poz. 682, Nr 181 poz. 1524; Dz. U. z 2008 r. Nr 229 poz. 1539; Dz. U. z 2009 r. Nr 195 poz. 1501, Nr 216 poz. 1676; Dz. U.
z 2010 r. Nr 40 poz. 230, Nr 182 poz. 1228, Nr 254 poz. 1700
16) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający
prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,
17) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągłą z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku,
18) pieczęć – pieczęcie nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
19) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki
organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
20) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki
organizacyjnej i określonej grupy spraw,
21) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest
treść dokumentu, pisma itp.,
22) nośnik informatyczny – płytę CD, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w
formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
23) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania
jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą
grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
24) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do
podpisu przez wystawcę,
25) wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją
archiwalną akt,
26) regulamin organizacyjny – regulamin organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach.
§4
Symbole komórek organizacyjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach stosowane w całym
obiegu dokumentów są następujące:
D – Dyrektor PUP
DZ – Zastępca Dyrektora PUP
CAZ – Centrum Aktywizacji Zawodowej,
ES – Dział Ewidencji i Świadczeń oraz Informacji
FK – Dział Finansowo- Księgowy
OR- Dział Organizacyjno- Administracyjny
PP – Dział Pośrednictwa i Poradnictwa
RP – Dział Rynku Pracy
§5
Przyjęty system kancelaryjny
1.
2.
3.
4.
5.
Korespondencja wpływająca do sekretariatu rejestrowana jest w systemie dziennikowym- w
dzienniku korespondencyjnym.
W komórkach organizacyjnych urzędu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty
na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu,
klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację
archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w
poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do
oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej
dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony
symbolami od 0 do 9.
W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe)
oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego
rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00 – 99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu
na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000 – 999, a w ramach klas
trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to
jest: 0000 – 9999.
6.
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach),
oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym
oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
7. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo
hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe
stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.
8. W uzasadnionych przypadkach dyrektor urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt
w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
9. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
10. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”,
2) dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.
11. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą
trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
12. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi
liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo
znaczenie praktyczne:
1) do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą
krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu w komórce organizacyjnej po
pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w
porozumieniu i pod kontrolą kierownika archiwum zakładowego, na zasadach określonych
przez właściwe archiwum państwowe,
2) dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w archiwum zakładowym przez
określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa
państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§6
Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł
klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie
zarządzenia dyrektora urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
§7
1.
Czynności związane z obiegiem dokumentów wykonują pracownicy poszczególnych komórek
organizacyjnych urzędu.
2.
Komórki organizacyjne, zwane dalej punktami zatrzymania:
1) sekretariat- przyjmowanie i obieg korespondencji
2) dyrektor- wstępna dekretacja korespondencji
3) kierownik komórki organizacyjnej- dalsza dekretacja otrzymanej korespondencji
4) pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę- redagowanie pism, formowanie
odpowiedzi, sporządzanie
5) dyrektor lub kierownik upoważniony do podpisywania pism wychodzących.
3.
Do podstawowych czynności kancelaryjnych wykonywanych w punktach zatrzymania
dokumentacji należy:
A.
SEKRETARIAT
1) przyjmowanie wpływów, segregowanie, umieszczanie pieczątki wpływu na
przesyłkach, ewidencjonowanie wpływów w dzienniku kancelaryjnym,
B.
C.
D.
1)
2)
3)
4)
2) prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
3) przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacji (zgodnie z
dekretacją),
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych
komórek organizacyjnych urzędu.
7) przyjmowanie z komórek organizacyjnych wysyłanych pism, ich segregowanie,
ewidencjonowanie przesyłek w książce nadawczej (w przypadku korespondencji
przekazanej za pośrednictwem poczty),
8) rozdzielenie korespondencji między poszczególne komórki organizacyjne lub
pracownikom (referentom spraw),
9) przedstawianie i przedkładanie korespondencji do wglądu dyrektora urzędu,
10) przyjmowanie od referentów spraw pism i przedkładanie do podpisu dyrektorowi
urzędu,
11) przekazywanie zadekretowanej korespondencji do referentów spraw,
12) łączenie rozmów telefonicznych.
DYREKTOR przeglądając korespondencję
1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe komórki
organizacyjne urzędu.
KIEROWNICY komórek organizacyjnych urzędu przeglądają korespondencję
1) mającą dyspozycję dyrektora urzędu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania
wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
REFERENT
rejestrowanie spraw w spisach spraw,
nadanie znaku sprawy,
przygotowanie projektów pism i przekazanie przełożonym w celu aprobaty oraz
przedkładanie czystopisów do podpisu,
zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie akt spraw
załatwionych do archiwum zakładowego.
Rozdział II
Obieg dokumentacji
§8
Punkt zatrzymania SEKRETARIAT
1. Korespondencja oraz pisma wpływające do urzędu przyjmowane są w sekretariacie urzędu.
2. Pisma wpływające bezpośrednio do referentów przekazywane są niezwłocznie do sekretariatu
celem ich zaewidencjonowania.
3. Korespondencja do urzędu wpływa za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej,
dostarczona przez gońców, kurierów lub bezpośrednio przez interesantów.
Przyjmowanie korespondencji
§9
1.
2.
3.
Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją w dzienniku korespondencyjnym, nanosząc
na niej pieczęć wpływu, numer kolejny wpisu i przekazuje korespondencję do dekretacji bądź
bezpośrednio do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych.
Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do
urzędu pocztowego.
Otwieranie przesyłek
§10
1)
2)
3)
4)
5)
6)
1.
Pracownik sekretariatu otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało
właściwie skierowane oraz czy ilość załączników zgadza się z ilością wymienioną w piśmie.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową lub kurierską, zwłaszcza polecone,
sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia
uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu
odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki
uszkodzonej.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem stanowiących tajemnicę skarbową, które
przekazuje odpowiednio Kierownikowi Działu Organizacyjno-Administracyjnego.
4. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „tajemnica skarbowa” okaże się,
że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę skarbową, należy bezzwłocznie
przekazać ją w zamkniętej kopercie Kierownikowi Działu Organizacyjno-Administracyjnego.
5. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się
na danym piśmie lub załączniku.
7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do
pism:
z tajemnicą skarbową,
dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
w których brak nadawcy lub daty pisma,
mylnie skierowanych,
załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
Rejestrowanie przesyłek
§11
1. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym
lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej
stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji
mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i
wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego
usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą
oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
3. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 2, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną
dzieli się na:
1)
mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw przez urząd
2)
mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez urząd
3)
pozostałe.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu
na pierwszej stronie wydruku
5. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony jest, w zależności od rodzaju spraw, w formie
tradycyjnej lub elektronicznej.
Rozdział III
Dekretacja korespondencji
§12
Punkt zatrzymania DYREKTOR/ KIEROWNICY
1. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu
odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.
2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je
skierowano.
3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do
załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu
wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji
zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej
dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. Po wykonaniu czynności określonych w § 8-11 sekretariat segreguje wpływającą
korespondencję według jej treści i przekazuje do dekretacji bądź bezpośrednio do kierowników
poszczególnych komórek organizacyjnych.
5. Dyrektorowi urzędu sekretariat przekazuje następującą korespondencję:
1) adresowaną do dyrektora urzędu,
2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3) zastrzeżoną dla dyrektora urzędu,
4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,
5) skargi, wnioski oraz odwołania dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,
6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy
kontrolne,
7) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i
odpowiedzialności.
6. Korespondencję nie wymagającą dekretacji przez dyrektora urzędu, sekretariat przekazuje za
pokwitowaniem:
1) adresatowi – w przypadku korespondencji imiennie do nich adresowanej,
2) właściwej komórce organizacyjnej – listy obecności, zwolnienia lekarskie, oświadczenie, druki,
dokumenty dotyczące realizowanych spraw.
Przydzielanie korespondencji i przekazywanie na stanowiska merytoryczne
§13
1.
Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora urzędu pracownik sekretariatu dzieli
zgodnie z dyspozycjami na podlegającą załatwieniu przez właściwą komórkę organizacyjną
urzędu.
2. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych
komórek organizacyjnych urzędu, przekazuje się ją w formie kserokopii przez sekretariat.
Oryginał sprawy przekazuje się komórce organizacyjnej wiodącej w załatwieniu sprawy.
Rozdział IV
Rejestrowanie i znakowanie spraw
§14
Punkt zatrzymania REFERENT
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji
przesyłka:
1)
dotyczy sprawy już wszczętej
2)
rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku, o którym mowa w ust.1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza korespondencję do
akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje korespondencję
jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią
znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
5. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt
zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w
niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy
należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i
zakończenia sprawy. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 1, natomiast wzór opisu
teczki aktowej określa załącznik nr 2.
6. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza
się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden
rok.
§ 15
1.
2.
3.
Rejestracja spraw w komórce organizacyjnej polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę
do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie
otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie
nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
§ 16
1.
1)
2)
3)
4)
5)
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy
otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
symbol literowy komórki organizacyjnej,
symbol liczbowy hasła według wykazu akt,
liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
inicjałów referenta sprawy,
dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami poziomymi oraz kreskami
poprzecznymi, np. OR-0012-15/IN/11, gdzie „OR” – oznacza symbol komórki organizacyjnej,
„0012” – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
„15” – oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, np. „IN” – oznacza pierwsze litery imienia i
nazwiska, „11” - oznacza dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wpisana do spisu
spraw.
4. Symbole komórek organizacyjnych urzędu określa na podstawie regulaminu organizacyjnego
dyrektor urzędu w drodze zarządzenia.
5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 5, w
roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów
spraw.
6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona
w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku;
w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: “przeniesiono do teczki...”.
§ 17
1.
W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o
których mowa w § 14, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub
alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje
kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawie.
4. Rejestry kancelaryjne prowadzą referenci spraw.
5. Każdemu rejestrowi kancelaryjnemu odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru,
przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego
rejestru.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub
przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy
zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić.
Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru kancelaryjnego składa się z tych samych elementów co znak
sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw
występuje kolejny numer zapisu w rejestrze kancelaryjnym.
8. W urzędzie mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników
urzędu. Zbiory podlegają komórkom organizacyjnym załatwiającym sprawy organizacyjne i
gospodarcze.
9. W zbiorach wspomagających urzędu mogą być przechowywane:
1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
10.Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób
zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź
tytułu pozycji.
Rozdział V
Załatwianie spraw
§18
1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez
referenta sprawy, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej
odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej
sposób jej załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta sprawy projektu pisma
załatwiającego sprawę.
§ 19
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest
dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli
uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza
się do akt właściwej sprawy.
§ 20
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę:
„Za zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej
zgodność treści.
§ 21
1.
2.
Referenci sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą
sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią
bezpośredniego związku.
Referent sprawy opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada z
zachowaniem podległości służbowej aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość
projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami
referentowi spraw. Referent sprawy powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do
podpisu wraz z załącznikami. Po podpisaniu czystopisu referent sprawy dołącza do niego
załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis w zaadresowanej kopercie do sekretariatu
celem wysłania.
§ 22
Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do
blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno
zawierać:
1) nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6) treść pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)- jeżeli osoba podpisująca posiada
upoważnienie do składania podpisów na dokumencie.
§ 23
Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą
zgodnie z obwiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym
uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
Wysyłanie i doręczanie pism
§ 24
1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
przesyłką listową,
faksem,
na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
pocztą elektroniczną.
2. Dla pism do wysyłki referent przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części
zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, za
potwierdzeniem odbioru, itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako
przesyłka zwykła.
6. Referent prowadzi rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym oraz w postaci
elektronicznej (w zależności od rodzaju przesyłki), zawierający w szczególności następujące
informacje:
1)
liczbę porządkową
2)
datę przekazania wysyłki
3)
nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę.
1)
2)
3)
4)
Rozdział VI
Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum zakładowym
§ 25
1.
2.
3.
Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym.
W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku
kalendarzowego – przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urząd prowadzi archiwum
zakładowe.
§ 26
1.
2.
Archiwum zakładowe mieści się w siedzibie urzędu w Kartuzach przy ul. Mściwoja II 4.
Archiwum zakładowe powinno składać się z odpowiedniego pomieszczenia biurowego,
umożliwiającego pracę pracownikom archiwum zakładowego oraz osobom korzystającym z akt
na miejscu oraz magazynu archiwum zakładowego. Wielkość magazynu zależna jest od ilości
zgromadzonych akt i wielkości rocznego ich przyrostu.
3. Magazyn archiwum zakładowego powinien być wyposażony w:
1) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający
łatwy dostęp do akt (odstępy między regałami nie mniejsze niż 70 cm),
2) sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe),
3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, tzn. higrometr włosowy z termometrem,
4. Magazyn archiwum powinien być zabezpieczony przed włamaniem: konieczne jest okratowanie
okien, obicie drzwi wejściowych blachą i zaopatrzenie ich w mocne zamki.
5. Palenie tytoniu w archiwum akt jest bezwzględnie zabronione.
6.
Prawo wstępu do pomieszczeń archiwum zakładowego mają pracownicy archiwum zakładowego,
ich przełożeni oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia.
Natomiast osoby nie zatrudnione mają prawo wstępu tylko w obecności pracowników
prowadzących archiwum zakładowe.
§ 27
1. Ewidencję akt w archiwum stanowią:
1) spis zdawczo – odbiorczy akt (załącznik nr 3),
2) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych (załącznik nr 4),
3) spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr
5),
4) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 6),
5) karta udostępniania akt (załącznik nr 7).
2. Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i według tej kolejności
przechowywane są w archiwum zakładowym przez dwa lata od daty zwrotu akt.
3. Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo – odbiorczych akt:
1) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze spisów ułożonych według kolejności numerów porządkowych,
pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych,
2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów przechowywane w teczkach założonych
oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych, zbiór ten służy do udostępniania akt.
4. Akta powinny być ułożone według komórek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy miejsca
na nowe roczniki.
5. Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą
archiwalną, składającą się z numeru spisu zdawczo – odbiorczego z wykazu spisów zdawczo –
odbiorczych łamanego przez numer kolejny łamany pozycji spisu zdawczo –odbiorczego.
6. W archiwum obowiązuje układ teczek aktowych poziomy – system biblioteczny (od lewej ku
prawej stronie).
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
§ 28
1.
2.
3.
Akta spraw ostatecznie załatwionych urząd przechowuje na nośnikach papierowych w archiwum
zakładowym.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku 2,
kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
Kierownik komórki organizacyjnej, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum
zakładowego, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, ustala corocznie
termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.
§ 29
1.
1)
2)
3)
4)
5)
Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym
przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów sprawy. Przez uporządkowanie akt rozumie
się:
takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych
spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu
spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma
rozpoczynającego sprawę,
wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu
akt,
odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie.
2
Czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat.
2.
3.
4.
Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się osobno w trzech egzemplarzach, z których jeden
pozostaje u referenta sprawy przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe
egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek
według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują: kierownik komórki organizacyjnej lub wyznaczony przez
niego pracownik przekazujący akta i kierownik archiwum zakładowego lub wyznaczony przez
niego pracownik.
§ 30
1.
2.
Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi
rocznikami.
Do akt przekazanych archiwum dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i
kartoteki.
Udostępnianie akt
§ 31
1.
1)
2)
3)
4)
Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne,
po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w
ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
2. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.
3. Akta udostępniają pracownicy prowadzący archiwum zakładowe na podstawie karty
udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i
sygnatury teczki. Dopuszcza się wykonywanie kopii udostępnionych akt sprawy.
4. Przy zwrocie akt pracownicy prowadzący archiwum zakładowe sprawdzają ich stan i fakt ich
zwrotu odnotowują na karcie udostępnienia w obecności zwracającego akta.
5. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt, pracownicy prowadzący archiwum
zakładowe sporządzają protokół, który podpisuje wypożyczający akta oraz jego przełożony.
Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce
zagubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi egzemplarz doręcza się
kierownikowi komórki organizacyjnej, której akta udostępniono, natomiast trzeci przechowuje
się w odrębnej teczce.
6. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie
kierownika komórki organizacyjnej.
7. Dyspozycja polecenia zawiera:
zwięzłe oznaczenie dokumentu,
format,
nakład,
datę.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 32
1.
Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania
określonego w wykazie akt.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów
praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody wyrażonej przez
dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego.
4. Do wniosku o zgodę dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, albo
spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.
5.
6.
7.
Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza komisja powołana przez dyrektora
urzędu.
W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, kierownik archiwum
zakładowego zwraca się do miejscowego właściwego archiwum państwowego o
przeprowadzenie ekspertyzy.
Urząd przechowuje w archiwum dokumenty brakowania wraz z dowodami przekazania
nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.
Rozdział VII
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 33
Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędzie, pod warunkiem ochrony
przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli
ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§ 34
Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,
3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów
tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych,
oprogramowania
antywirusowego,
b) zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych,
c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności: ewidencji prawa miejscowego, baz
adresowych, baz danych o regionie,
5) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów
administracji publicznej,
6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
7) monitorowania zaleceń dyrektora urzędu,
8) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
9) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie,
kadrze kierowniczej i kompetencjach,
10) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów
spraw.
Rozdział VIII
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 35
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności
kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora urzędu.
2. Obowiązki kierownika komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu
prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległych pracowników działu i
udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
prawidłowości załatwiania spraw,
terminowości załatwiania spraw,
prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją,
prawidłowego stosowania pieczęci,
terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
1.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
3.
Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy dopilnowanie, aby ukazujące się
przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu
umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta
sprawy podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco
aktualizowane).
Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 36
W sprawach nie uregulowanych niniejszą instrukcją obowiązują przepisy:
1. ustawy z dnia 16 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000r.
nr 98 poz. 1071 z późn. zm.).
2. rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
3. zarządzenie nr 44/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach z dnia 13
listopada 2009r. w sprawie ochrony danych osobowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w
Kartuzach, wprowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne
służące do przetwarzania danych osobowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach.
Załącznik nr 1- Spis spraw
........
rok
Lp.
...............
(referent)
...............
(oznacz.
teczki)
..................
symbol kom. org
DO KOGO
WPŁYNĘŁA
znak
z dnia
pisma
SPRAWA
(krótka treść)
..............................................................
(tytuł teczki wg wykazu akt)
DATA
wszczęcia
sprawy
UWAGI
(sposób załatwienia)
ostatecznego
załatwienia
Załącznik nr 2 - Opis teczki aktowej
OPIS TECZKI AKTOWEJ
.............................
symbol literowy
komórki organizacyjnej i symbol
klasyfikacyjny z wykazu akt
..............................
komórka organizacyjna
.............................
kategoria archiwalna
...............................................................
tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego
.............................
(roczne daty końcowe akt)
Załącznik nr 3 - Spis zdawczo-odbiorczy
.........................
Nazwa komórki organizacyjnej
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr...........
Lp.
Znak
teczki
Tytuł
teczki
Daty
skrajne
od-do
Kat. akt
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania
akt
Data zniszczenia
lub przekazania
do arch. państwowego
Przekazujący akta
Kierownik komórki organizacyjnej
Przyjmujący akta
(imię i nazwisko)
(imię i nazwisko)
(imię i nazwisko)
........................
........................
........................
(podpis)
(podpis)
(podpis)
Załącznik nr 4 - Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr
spisu
Data
przyjęcia
akt
Liczba
Nazwa komórki przekazującej akta
Poz. spisu
Uwagi
teczek
Załącznik nr 5
……………………….
(nazwa i adres jednostki
organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp.
Nr i lp. spisu
zdawczoodbiorczego
Symbol
z wykazu
akt
Tytuł teczki
Daty skrajne
Liczba
tomów
Uwagi
Załącznik nr 6
……………………….
(nazwa i adres jednostki
organizacyjnej)
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej w ilości ………………………..mb. i stwierdziła, że stanowi ona
dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że
upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub
kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji…………………………………
Członkowie Komisji…………………………………
…………………………………
zał.
………………………………kart spisu
………………………………pozycji spisu
Załącznik nr 7
Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach
Karta udostępnienia akt nr:
Dział:
Data:
Termin zwrotu akt:
Proszę o udostępnienie* – wypożyczenie* akt powstałych w Dziale …………………
…………………………..…. z lat ………………. O znakach ….…………………….
i upoważniam do ich wykorzystania* – odbioru* ……………………………………..
(imię i nazwisko)
………………………….
(podpis Dyrektora PUP lub Kierownika
działu z którego pochodzi ww.
dokumentacja)
Zezwalam na udostępnienia* – wypożyczenie* wymienionych wyżej akt.
………………………….
(data i podpis)
Potwierdzam odbiór wymienionych wyżej akt.
………………………….
(data i podpis)
Adnotacje o zwrocie akt:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………….
(data i podpis odbierającego)