plik 68553 - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie obejmuje organizację i obsługę spotkania w zakresie zapewnienia usług
hotelowych, usług transportowych, usług gastronomiczno-restauracyjnych oraz sal
konferencyjnych wraz ze sprzętem podczas spotkania dla maksymalnie 85 osób
w terminie 8-9 października 2015 r.1
1. Zakres zamówienia

USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku położonym w maksymalnie do 200 km od Warszawy dla
maksymalnie 85 osób w dniach 8-9 października 2015 r. (1 doba hotelowa), z czego
koszt 35 noclegów objętych zamówieniem, reszta wyłącznie w postaci rezerwacji
płatnych przez uczestników spotkania:






USŁUGI TRANSPORTOWE:

transport z Warszawy do miejsca noclegu dla maksymalnie 85 osób w dniu 8
października 2015 r. oraz z powrotem w dniu 9 października 2015 roku2
(konieczne dwa autokary);

środki transportu (autokary) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą
ubezpieczeniową.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:

1
2
wszystkie pokoje jednoosobowe lub pokoje dwuosobowe do pojedynczego
wykorzystania,
pokoje odpowiadające standardowi w hotelu czterogwiazdkowym zgodnie
z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy
w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone
usługi hotelarskie, Dz.U.06.22.169 z późniejszymi zmianami,
wszystkie pokoje, sala, w które podawane będą posiłki, miejsca, w których
będą organizowane przerwy kawowe, sala konferencyjna, sale warsztatowe
muszą znajdować się w jednym kompleksie,
w cenę pokoju powinno być włączone śniadanie w formie bufetu.
kolacja w restauracji hotelowej dla maksymalnie 85 osób w dniu 8
października 2015 r. ok. godz. 20:00 składająca się z przystawki, zupy, dania
głównego,
(z
uwzględnieniem
potraw
mięsnych,
rybnych
oraz
wegetariańskich), deseru oraz napojów: soki owocowe, woda, kawa, herbata
wraz z dodatkami do kawy i herbaty
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany daty spotkania.
Dokładne godziny zostaną podane w terminie późniejszym.
1


przerwa kawowa powitalna dla maksymalnie 85 osób w dniu 8 października
2015 r. dostępna przed rozpoczęciem spotkania w formie bufetu składającego
się z kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do
kawy i herbaty, wody, soków owocowych, kanapek, co najmniej trzech
rodzajów ciastek typu rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis
gastronomiczny (zastawa porcelanowa i szklana), obsługa;

2 przerwy kawowe ciągłe dla maksymalnie 85 osób w dniu 8 i 9 października
2015 r. dostępne przez 5 godzin spotkania w formie bufetu składającego się z
kawy z ekspresu ciśnieniowego, kilku odmian herbaty, dodatków do kawy i
herbaty, wody, soków owocowych, co najmniej trzech rodzajów ciastek typu
rogaliki, babeczki lub mini drożdżówki, serwis gastronomiczny (zastawa
porcelanowa i szklana), obsługa;

zapewnienie na stołach w salach konferencyjnych wody, paluszków, kruchych
ciasteczek;

obiad w restauracji hotelowej dla maksymalnie 85 osób w dniu 9 października
2015 r. ok. godz. 13:00 składający się z przystawki, zupy, dania głównego,
deseru oraz napojów: soki owocowe, woda, kawa, herbata wraz z dodatkami
do kawy i herbaty – z uwzględnieniem potraw mięsnych, rybnych
oraz wegetariańskich – menu powinno być odmienne od tego
w dniu 8 października 2015 r.

posiłki dla grupy powinny być podawane w wydzielonej sali;

prosimy o dołączenie do oferty propozycji menu.
SALA KONFERENCYJNA:
- Zapewnienie w dniach 8 i 9 października 2015 r. (5 godzin każdego dnia) sal
konferencyjnych dla maksymalnie 85 osób wraz z pełnym wyposażeniem;













stół prezydialny dla maksymalnie 10 osób,
ustawienie teatralne
krzesła dla uczestników,
ekran,
projektor multimedialny zdolny do współpracy z laptopem,
mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony
do sufitu,
laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
pilot do zmieniania slajdów,
sprzęt nagłaśniający (minimum 4 mikrofony bezprzewodowe),
sprzęt rejestrujący dźwięk,
bezprzewodowy dostęp do Internetu,
tablica typu „flipchart” i flamastry,
obsługa techniczna sprzętu.
2
2. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
1. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia
z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania
w podziale na koszty netto i brutto. Dodatkowo, należy załączyć kalkulację
powyższej kwoty w podziale na koszty stałe i koszty osobowe przy założeniu
pobytu maksymalnie 85 osób.
2. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych
przez Wykonawcę. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być
zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników
spotkania.
3. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy
najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą
nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane
przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe.
4. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 14 września 2015 r.
(poniedziałek) na adres e-mail: [email protected]
3. Warunki wyboru Wykonawcy:
1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena.
2. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą: jakość świadczonych usług; lokalizacja
obiektu; wyposażenie sali konferencyjnej i sal warsztatowych; rozmieszczenie sal
warsztatowych; rozmieszczenie pozostałych pomieszczeń wymienionych
w niniejszym Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (pokoje hotelowe;
sala, w której podawane będą posiłki; miejsca, w których organizowane będą
przerwy kawowe, sala konferencyjna).
3. Termin realizacji zadania: 8-9 października 2015 r.3
4. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega
sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia
lub doprecyzowania ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji
Zamówienia bez podania przyczyny.
3
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany daty spotkania.
3
7. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji
warunków Zamówienia.
8. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych
wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.
9. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również
nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
10. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację
publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku
zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy
przedsiębiorcy Oferta zostanie odrzucona.
4. Osoba do kontaktu:
Edyta Świderska
Wydział Wspierania Zarządzania i Projektów Własnych
Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel. 22 273 76 28
e-mail: [email protected]
4