ZASADY KONKURENCYJNOŚCI dotyczące nabywania maszyn i

WARMIŃSKO-MAZURSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO
Z SIEDZIBĄ W OLSZTYNIE
ZASADY KONKURENCYJNOŚCI
dotyczące nabywania maszyn i urządzeń
oraz realizacji inwestycji
w ramach PROW 2014-2020
Procedura zapytań ofertowych
Arkadiusz Tabaka
Olsztyn 2016 r.
Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Olsztynie
ul. Jagiellońska 91, 10-356 Olsztyn, tel. 89 535 76 84, 89 526 44 39
e-mail: [email protected], www.w-modr.pl
W-MODR Oddział w Olecku
ul. Kolejowa 31, 19-400 Olecko
tel. 87 520 30 31, fax. 87 520 22 17
e-mail: [email protected]
Dyrektor W-MODR
mgr inż. Damian Godziński
Zastępca Dyrektora W-MODR
mgr Małgorzata Micińska-Wąsik
Zastępca Dyrektora W-MODR
mgr inż. Zdzisław Kamiński
Druk:
Warmińsko-Mazurski Ośrodek Doradztwa Rolniczego z siedzibą w Olsztynie
e-mail: [email protected], www.w-modr.pl
Nakład: 200 egz.
2
Zasady konkurencyjności
W ramach wszystkich działań PROW 2014-2020 beneficjenci korzystający ze wsparcia
będą zobowiązani do stosowania zasad konkurencyjności przy realizacji zadań,
których wartość przekracza 20 tys. zł netto.
Do najważniejszych zasad konkurencyjności stosowanych przy wydatkowaniu
środków publicznych należą:
Zasada uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców – służy
temu, aby zarówno na etapie przygotowania, jak i przeprowadzenia
postępowania, które ma na celu zakup np. jakiejś maszyny, nie eliminować
z udziału w tym postępowaniu określonej grupy sprzedawców lub nie
stwarzać wobec określonej grupy sprzedawców uprzywilejowanej pozycji.
Zasada jawności i przejrzystości – gwarantuje, że postępowanie w sprawie
zakupu np. maszyny zawiera jasne reguły i istnieją środki do weryfikacji
prawidłowości ich stosowania, a kupujący podejmuje decyzję na podstawie
wcześniej ustalonych kryteriów, które zapewniają zachowanie zasady
uczciwej konkurencji i równego traktowania sprzedawców.
Zasada celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków
publicznych – zapewnia uzyskanie jak najlepszych efektów przy jak najniższej
kwocie wydatku.
Zgodnie z zasadami konkurencyjności wszystkie zakupy powyżej 20 tys. zł netto
muszą odbywać się w procedurze, która polega na upublicznieniu zapytania
ofertowego na zakup danej maszyny lub usługi, a następnie wyborze oferty, która
najbardziej spełnia kryteria określone w zapytaniu.
Ustalenie wartości zamówienia/zadania
Zgodnie z przyjętymi zasadami jedno zadanie z biznesplanu odpowiada jednemu
zamówieniu. Zadaniem może zakup jednej lub kilku pozycji, należy jednak zwrócić
uwagę na fakt, że dzielenie zamówień w celu nieprzekroczenia poziomu 20 tys. zł
netto jest niedopuszczalne i będzie oznaczało łamanie zasad konkurencyjności.
Przykład:
Opryskiwacz sadowniczy doczepiany wraz z deflektorem kosztuje 25 tys. zł netto.
Rolnik planuje kupić oddzielnie opryskiwacz za 18 tys. zł netto oraz deflektor za 7 tys.
zł netto, w celu uniknięcia konieczności stosowania zasad konkurencyjności przy
wyborze dostawcy sprzętu. Takie działanie rolnika jest niedopuszczalne, ponieważ
opryskiwacz wraz deflektorem stanowią jedno zadanie i nie można tych urządzeń
kupować oddzielnie.
Zasady konkurencyjności dotyczą również inwestycji budowlanych przekraczających
20 tys. zł netto. Wartość zadania dla robót odnosi się do całego ich zakresu (np. do
3
całej obory), a nie do wydzielonych elementów, czy też rodzajów robót (np.
oddzielnie fundamenty, oddzielnie dach, oddzielnie roboty elektryczne). Również
przy wykonywaniu robót budowlanych systemem gospodarczym, gdy kosztem
kwalifikowalnym w ramach tego zadania jest jedynie zakup materiałów budowlanych
o wartości powyżej 20 tys. zł netto, do zakupu tych materiałów należy stosować
zasady konkurencyjności.
Sporządzanie zapytania ofertowego
Po ustaleniu wartości danego zadania (w przypadku, gdy przekracza 20 tys. zł netto)
należy sporządzić zapytanie ofertowe, które jest pierwszym dokumentem w całym
procesie zakupu danej maszyny. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
opis maszyny, którą rolnik zamierza kupić – opis powinien być dokładny
i uwzględniać wszystkie wymagania rolnika odnośnie do danej maszyny;
w opisie nie wolno podawać marki maszyny; opis maszyny powinien być
zgodny z tym, co zostało napisane we wniosku składanym do ARiMR;
w przypadku robót budowlanych opis zamówienia powinien zawierać
przedmiar robót,
warunki udziału w postępowaniu,
kryteria oceny ofert oraz informacje o punktach, jakie można uzyskać za
spełnienie każdego kryterium. Kryterium oceny ofert powinna cena oraz
jako dodatkowe kryteria można określić np. parametry techniczne, warunki
gwarancji, koszty eksploatacji, serwis itp.,
informację na temat zakresu wykluczenia,
termin składania ofert – nie mniej niż 7 dni kalendarzowych, a w przypadku
robót budowlanych nie mniej niż 14 dni kalendarzowych,
termin realizacji zamówienia.
Zapytanie ofertowe musi zawierać dane rolnika, który jest wystawił, datę
sporządzenia oraz sposób, w jaki mają być dostarczone oferty oraz miejsce i czas
dostarczenia ofert.
Upublicznienie zapytania ofertowego
W celu upublicznienia zapytania ofertowego należy:
zamieścić zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej
w komunikacji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
do czasu uruchomienia ww. strony internetowej, wysłać zapytania ofertowe
do co najmniej 3 potencjalnych sprzedawców (do wszystkich w tym samym
dniu) oraz w tym samym dniu upublicznić (umieścić) te zapytanie na swojej
stronie internetowej, jeśli rolnik taką posiada.
4
Modyfikacja zapytania ofertowego
Jeżeli po upublicznieniu zapytania ofertowego niezbędna będzie jego modyfikacja,
można tego dokonać pod pewnymi warunkami:
1. Niedopuszczalna jest modyfikacja po upływie terminu składania ofert.
2. Po modyfikacji zapytania należy odpowiednio wydłużyć termin składania
ofert.
3. O modyfikacji zapytania należy poinformować wszystkich potencjalnych
sprzedawców, do których rolnik wysłał zapytania.
Weryfikacja złożonych ofert
Rolnik musi zweryfikować wszystkie oferty, które do niego wpłyną i ocenić, które
będą podlegały odrzuceniu, a które będzie brał pod uwagę przy wyborze sprzedawcy.
Odrzuceniu podlegają oferty:
których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
złożone przez sprzedawcę, który nie spełnia warunków określonych
w zapytaniu,
złożone przez sprzedawcę podlegającego wykluczeniu ze względu na
powiązania osobowe lub kapitałowe z rolnikiem – przez powiązania
kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
rolnikiem a sprzedawcą polegające na:
o uczestniczeniu razem w jednej spółce,
o posiadaniu co najmniej 10% udziałów w spółce, która sprzedaje
rolnikowi maszyny,
o pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego
w firmie, która sprzedaje rolnikowi maszyny,
o pozostawaniu w związku małżeńskim lub w stosunku
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej ze sprzedawcą,
o pozostawaniu ze sprzedawcą w takim stosunku prawnym lub
faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do
bezstronności tych osób;
które zostały złożone po terminie.
Jeśli do rolnika wpłynie tylko jedna oferta niepodlegająca odrzuceniu, możliwe jest
dalsze prowadzenie procedury zamówienia.
Jeżeli nie wpłynie żadna oferta lub wszystkie, które wpłyną, zostaną odrzucone, rolnik
powinien powtórzyć całą procedurę zapytania ofertowego do momentu, aż otrzyma
co najmniej jedną niepodlegającą odrzuceniu ofertę.
Z ofert niepodlegających odrzuceniu należy wybrać najkorzystniejszą, czyli tę, która
ma najlepszy bilans ceny i innych kryteriów określonych przez rolnika w zapytaniu
ofertowym. Proces ustalania rankingu lub przyznawania punktów poszczególnym
5
ofertom należy umieścić w protokole, który zostanie później załączony do wniosku
o płatność składanego do ARiMR. Informację o wyniku postępowania należy
przekazać każdemu oferentowi (osobie, która złożyła ofertę).
Realizacja zamówienia
Rolnik powinien dokonać realizacji zamówienia (np. zakup maszyny) od wykonawcy,
którego oferta była najkorzystniejsza. Nie ma możliwości dokonania zmian w umowie
polegających na zapłacie zmniejszeniu ceny maszyny w stosunku do tej, która była
w ofercie.
Dokumentowanie postępowania ofertowego
Przeprowadzenie całego postępowania powinno być prawidłowo udokumentowane,
tak aby ARiMR mogła ocenić, czy zostało przeprowadzone prawidłowo. Za koszt
kwalifikowalny będzie uznany tylko ten wydatek, który będzie zgodny z zasadami
konkurencyjności. Każde niezastosowanie tych zasad może wiązać się z negatywnymi
konsekwencjami, w tym odmową wypłaty części lub całości pomocy w stosunku do
danego zadania.
Do dokumentowania procedury dopuszczona jest forma pisemna lub elektroniczna
(np. wydruk maila i załączników). Wybór najkorzystniejszej oferty powinien być
udokumentowany protokołem, który zawiera:
informację o sposobie upublicznienia oferty,
datę upublicznienia oferty,
wykaz ofert, które wpłynęły do rolnika w odpowiedzi na zapytanie ofertowe
wraz z datą wpływu; należy wskazać, które oferty zostały odrzucone, a które
były dalej procedowane,
informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez
wykonawców,
informację o powiązań osobowych lub kapitałowych między rolnikiem
a sprzedawcą,
informację o punktach przyznawanych za poszczególne kryterium,
wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem,
datę sporządzenia protokołu i podpis rolnika.
Weryfikacja przez ARiMR spełnienia warunków konkurencyjności
Dokumentacja dotycząca stosowania zasady konkurencyjności przy prowadzeniu
zakupów lub zamówień na usługi w ramach działań PROW 2014-2020 będzie
kontrolowana przez ARiMR na etapie składania wniosku o płatność po zakończeniu
realizacji operacji. Rolnik będzie miał jednak możliwość, aby wcześniej wystąpić do
6
ARiMR z prośbą o dokonanie weryfikacji dokumentów w zakresie stosowania zasady
konkurencyjności, aby upewnić się, że wszystko zostało zrobione poprawnie jeszcze
przed złożeniem wniosku o płatność. Jeśli ARiMR oceni całą procedurę pozytywnie,
rolnik nie będzie musiał wraz z wnioskiem o płatność przedstawiać jeszcze raz
przedstawiać dokumentacji dotyczącej zapytań ofertowych.
W przypadku, gdy złożona dokumentacja będzie miała braki lub uchybienia, ARiMR
poinformuje o tym rolnika i wskaże, że jeśli te braki nie zostaną usunięte, wówczas
wobec rolnika mogą być stosowane sankcje. Jednocześnie ARiMR poinformuje
o możliwości ponownego przeprowadzenia postępowania ofertowego.
Sankcje z tytułu naruszenia zasady konkurencyjności
Sankcje będą polegały m.in. na potrąceniu płatności na uchybienia dokonane na
etapie procedury ofertowej. Potrącenia będą wynosiły od 5% do 100% w zależności
od uchybienia.
Przykładowe sankcje:
1. Niezamieszczenie zapytania ofertowego na stronie i nie wysłanie do co
najmniej trzech potencjalnych sprzedawców – 100% potrącenia,
2. Udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu kapitałowo lub osobowo
– 100% potrącenia,
3. Naruszenie w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty – 25% potrącenia,
4. Naruszenie zasad dokumentowania postępowania – od 5% do 25%
potrącenia.
Źródła:
Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 21 sierpnia 2015 r.
w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy
finansowej na operacje typu „Modernizacja gospodarstw rolnych” w ramach
poddziałania „Wsparcie inwestycji w gospodarstwach rolnych” objętego Programem
Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 11.09.2015, Nr 1371,
z późn. zm.).
Poradnik dla Beneficjentów dotyczący stosowania zasad konkurencyjności wyboru
wykonawców/dostawców dla zadań przewidzianych do wsparcia w ramach PROW na
lata 2014-2020 – przygotowany przez ARiMR.
7
Powiatowe Zespoły Doradztwa Rolniczego
PZDR w Bartoszycach, ul. Hubalczyków 2, (89) 7622205, [email protected]
PZDR w Braniewie, ul. Kościuszki 118, (55) 2432846, [email protected]
PZDR w Działdowie, Lidzbark, ul. Jeleńska 6 lok. 13/2, (23) 6961975, [email protected]
PZDR w Elblągu, ul. Grunwaldzka 2, (55) 2353236, [email protected]
PZDR w Ełku, ul. Suwalska 84, (87) 6216967, [email protected]
PZDR w Giżycku, ul. Przemysłowa 2, (87) 4285199, [email protected]
PZDR w Gołdapi, ul. Wolności 20, (87) 6151957, [email protected]
PZDR w Iławie, ul. Lubawska 3, (89) 6493773, [email protected]
PZDR w Kętrzynie, ul. Powstańców Warszawy 1, (89) 7513093, [email protected]
PZDR w Lidzbarku Warmińskim, ul. Krasickiego 1/48, (89) 7672310,[email protected]
PZDR w Mrągowie, ul. Kormoranów 1, (89) 7412451, [email protected]
PZDR w Nowym Mieście Lub., ul. Jagiellońska 24d, (56) 474 21 88,[email protected]
PZDR w Nidzicy, ul. Słowackiego 17, (89) 6252650, [email protected]
PZDR w Olecku, ul. Kolejowa 31, (87) 5203031, [email protected]
PZDR w Olsztynie, Biskupiec, ul. Niepodległości 4A, (89) 7152259,[email protected]
PZDR w Ostródzie, ul. Składowa 2, (89) 6462424, [email protected]
PZDR w Piszu, ul. Wojska Polskiego 33, (87) 4232033, [email protected]
PZDR w Szczytnie, ul. Kościuszki 1/6, (89) 6243059, [email protected]
PZDR w Węgorzewie, ul. Kraszewskiego 40, (87) 4271221, [email protected]
8