docPrzeczytaj cały artykuł (w formacie PDF)
download 
Reklamacja Transkrypt
Przeczytaj cały artykuł (w formacie PDF)
Budowa harmonogramu i planu projektu – rzecz o śmiertelnej walce pomiędzy Aniołem Stróżem oraz Diabłem Stróżem Kierownika Projektu. Autor: dr Tadeusz Lis No, więc stało się! Twoja Definicja Projektu została zaakceptowana przez Sponsora. To naprawdę szczęśliwy dzień, napracowaliście się solidnie (ty jako kierownik projektu oczywiście więcej), ale dzięki temu masz pewność, że obaj o tym samym myślicie mówiąc o pracy, która jest do wykonania, o oczekiwanych przedmiotach dostaw, czy też o zakresie projektu. Wstępny harmonogram i oszacowanie kosztów wyglądają nieźle i w zasadzie wszystko byłoby w porządku, gdyby nie ten szmer dwóch głosów za twoimi plecami. Tak, tak – to twoi starzy znajomi - Anioł Stróż oraz diabeł stróż kierownika projektu) diabeł nie zasługuje na to, aby pisać o nim z dużej litery). Pierwszy został posłany, aby chronić Ci miejsce, gdzie plecy kończą swą szlachetną nazwę. Drugi, aby wygodną, szeroką drogą zawlec Cię na manowce project managementu, gdzie słychać jęk potępionych kierowników projektów i zgrzyt zębów sponsorów. Pierwszy mówi: zrób porządny harmonogram, a drugi szepce: olej to, nie takie rzeczy robiłeś bez starannego harmonogramu. Nie można być dogmatykiem TenStep’a.... Tutaj z bólem serca muszę Cię przestrzec. Podstawowy problem, jaki mamy z diabłami w naszym życiu polega na tym, że wcale nie są one smoliście czarne, jak na średniowiecznych rycinach, ale niestety szare, gdyż jako upadłe anioły mają w sobie przymieszkę anielskiej bieli, nie mówiąc już o ponadprzeciętnej inteligencji. Dlatego tak trudno jest je rozpoznać na pierwszy rzut oka. W tym przypadku uwodzenie szarego jest sprytne, gdyż oczywiście można zrobić projekt bez starannego harmonogramu oraz planu, ale: 9 projekt musi być prosty i krótki, 9 Ty dobrze rozumiesz swój zespół, a oni Ciebie, 9 ryzyka są niewielkie, a gdy się zmaterializują, straty nie będą duże, 9 Twój sponsor ma anielską cierpliwość i nieskończone zaufanie do Ciebie. Jednak twój Anioł Stróż czuwa i szepce Ci do ucha: nie do takich projektów zostałeś powołany. Będziesz stąpał po śniegu, na którym nie ma jeszcze śladów twoich poprzedników i odwiedzał mroczne doliny, w których odkryjesz całkiem nowe ryzyka, a część twoich towarzyszy padnie po drodze i będziesz ich musiał zastąpić zaciężnymi młokosami. Posłuchaj go! Bo tak będzie! Ale roztropny wódz zawsze ma dobry plan – nie tylko plan główny, ale i plan zapasowy, który w każdych okolicznościach pozwala mu powrócić do Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 1 Budowa harmonogramu i planu projektu… swojego Sponsora, jako zwycięzca. A jak takie plany profesjonalnie sporządzić? Ano właśnie o tym będzie dzisiejsza historia. Od czego zaczynamy? Jak zawsze od rzeczy najprostszych i najtańszych. Oto algorytm metodyki TenStep – wynik prawie ćwierćwiecznych doświadczeń Toma Mochala. Wyda Ci się prostacki i nudny – niewykluczone, że tak jest, ale to jest właśnie siła tej metodyki, która pozwala robić rzeczy trudne i złożone przy pomocy powtarzalnych, prostych kroków. Tak prostych, że gdy małpa zeskoczy z drzewa jest w stanie je bezbłędnie wykonać. Oto one: Opracowanie planu dla małego projektu Diabeł stróż mówi: no widzisz, już zaczyna się biurokracja, znów coś będziesz przypisywał do MS Project’a. A poza tym, (do diabła!) skąd mamy wziąć te kamienie milowe? Na co Anioł Stróż szepce Ci do ucha: pamiętaj, że metodyka propaguje kult szlachetnego lenistwa. Nie marnuj ani minuty ze swego cennego życia, działaj oszczędnie, przy minimalnej ilości ruchów. A jak? Prosto: 1. otwórz gotową Definicję Projektu zajrzyj do sekcji Przedmioty Dostaw. 2. skopiuj całą ich listę do Excela (kolumna A) 3. w polu B1 wpisz formułę „Odbiór przedmiotu dostaw:” &A1 (ten tajemniczy znaczek oznacza logiczne sumowanie ciągów tekstowych) 4. skopiuj ją dla wszystkich przedmiotów dostaw (może być kilkanaście, a w dużych projektach nawet kilkadziesiąt – chociaż to rzadkie), 5. a teraz skopiuj zawartość kolumny B do MS Projecta. Voila! Co otrzymałeś? Trzymaj się mocno: najmniejszą (minimalną) listę zadań twojego harmonogramu – i niekiedy zupełnie Ci ona wystarczy. Jak to?! - wyjąkasz zdumiony. Tak. To nie pomyłka. Odpowie Ci Twój Anioł Stróż – pomyśl przez chwilę uważnie. Przesłanie metodyki TenStep™ jest jasne: nie komplikuj rzeczy tam, gdzie nie jest to konieczne. W małych, prostych projektach całkowicie wystarczy, że umówisz się ze sponsorem na daty odbiorów zadeklarowanych przedmiotów dostaw. A to jak doprowadzisz do ich wytworzenia , nie jest już takie istotne, jeśli tylko dotrzymasz terminów i zmieścisz się w uzgodnionym budżecie. A duży projekt? Opracowanie planu dla dużego projektu Diabeł stróż szepce: zrób to samo, zrób to samo... Ale ty musisz być odporny – w dużym projekcie taka rzecz jest absolutnie niedopuszczalna. Musisz opracować profesjonalny harmonogram i plan projektu. Znów zrobimy to w kilku prostych krokach według metody opracowanej przez Toma Mochala. Będziesz zdumiony jej prostotą i pragmatyzmem – nie daj się więc skusić szaremu do pójścia na skróty. Oto ona: 1. Wkopiuj do MS Projecta utworzone w poprzedni sposób zadania związane z odbiorem przedmiotów dostaw (ale nie przejmuj się ich terminami) – wystarczy jeśli od góry do dołu będą mniej więcej w logicznym porządku ich powstawania. Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 2 Budowa harmonogramu i planu projektu… 2. Skopiuj teraz każde z nich – masz teraz obok siebie po dwa zadania o identycznej nazwie – na przykład: Odbiór przedmiotu dostaw: Raport analityczny pt. prognoza zmian cen energii elektrycznej na lata 2009-2015. Zmień tytuł pierwszego z nich na: 3. Realizacja przedmiotu dostaw: Raport analityczny pt. prognoza zmian cen energii elektrycznej na lata 2009-2015. 4. W ten sposób otrzymujesz dwa punkty harmonogramu, które są jakby klamrą spinającą wszystkie działania, które będą prowadziły do wytworzenia przedmiotów dostaw. Punkt górny jest de facto nazwą pewnego etapu działań – punkt dolny: kamieniem milowym. W ten sposób wymurowałeś solidny fundament pod stworzenie struktury podziału pracy (SPS) - ang. Work Breakdown Structure (WBS). A jak ją zrobić? Niestety i w tym wypadku diabeł i Anioł Stróż muszą stoczyć krótki bój o twoją wolę i rzetelność zawodową. Diabeł stróż kusi mówiąc: im na mniej zadań podzielisz dany etap – tym lepiej. Mniej się napracujesz - w dużych zadaniach łatwiej się ślizgnąć z terminami i budżetami. Może twój sponsor nie dożyje (albo ty nie dożyjesz) i jakoś to będzie. Anioł Stróż mówi: przed tobą długa i świetlana kariera mistrza zarządzania projektami – więc rób rzecz porządnie od początku. A jak? Algorytm jest prosty: 1. Podziel pracę danego etapu, tak jak to dyktuje intuicja – ważne jest tylko, aby zadania były mniej więcej zrównoważone, co do czasów trwania (i jeśli to możliwe – kosztów ich realizacji). 2. Powtórz ją dla każdego z etapów (czyli logicznych ciągów działań, które sprawią, że szczęśliwy sponsor zapłaci Ci za dany przedmiot dostaw). 3. Sprawdź ile otrzymałeś zadań elementarnych w całym projekcie. Dla dużego projektu powinno ich być od 50 do 150. Mieścisz się w tych granicach? To świetnie! Czy w ten sposób kupiłeś sobie święty spokój? Niestety nie, gdyż szary wyłazi z komórki pod schodami i miesza Ci w głowie na dwa sposoby: 1. Nie musisz ich mieć, aż 50 – wystarczy Ci 15 no może 20 (tej sztuczki już używał). Sztuczka na Ciebie nie działa? To teraz próbuje innej. 2. Masz ich tylko 150? Jak ty biedaku będziesz kontrolował projekt. Rozdrobnij je do 500 albo nawet 5000 zadań. Inaczej polegniesz, gdy twój niekontrolowany zespół pójdzie w szkodę.... Na szczęście Anioł Stróż czuwa i mówi – trzymaj się metodyki TenStep™. 50 do 150 to przedział optymalny. Dlaczego? Bo istotą tej metodyki jest pragmatyzm i praktyczność. 50 zadań oznacza, że wydruk całego harmonogramu (w jego początkowej wersji) zmieścisz na jednej kartce A4, czyli rozmawiając ze Sponsorem ze słuchawką przyciśniętą ramieniem do ucha ogarniesz go jednym rzutem oka (to znaczy plan, a nie Sponsora!). Praktyczne? Bardzo. A 150 zadań – to zaledwie 3 strony. Łatwo się o nich rozmawia na spotkaniu, łatwo jest też wszystkie najważniejsze daty trzymać w głowie. Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 3 Budowa harmonogramu i planu projektu… Jeśli jednak masz już trochę doświadczenia możesz mieć wątpliwości, czy przy dużych projektach ten stopień szczegółowości jest wystarczający, aby nimi efektywnie zarządzać w trybie operacyjnym. Odpowiedź brzmi – NIE. Ale to nie szkodzi. Zaraz sobie z tym poradzimy. Zostajemy zatem przy 50-150 zadaniach - diabeł stróż przegrał! Czy to bydlę kiedyś się podda? Niestety nigdy! Ani się nie obejrzałeś już szepce Ci do ucha: wstaw daty początków zadań, wstaw daty ich zakończenia... Anioł Stróż na to: broń Cię Panie Boże! Zaufaj mi. Napytasz sobie biedy przesztywniając harmonogram – na przykład w sytuacji, gdy zmieni się data rozpoczęcia projektu. Hm, mruczy diabeł, 1:0 dla skrzydlatego niewiniątka. Ale pójdźmy na kompromis: może przynajmniej wstaw oszacowanie czasów trwania – co jak co, to już zrobiłeś przyzwoicie... Nie poddaj się temu kuszeniu. Masz przyzwoity szkic pierwszej wersji WBS i nie popsuj go zbyt lekkomyślnie. Teraz jest właściwy moment, żeby powiązać ze sobą zadania w sekwencji poprzednik/następnik. Przed Tobą jest standardowy widok MS Projecta – wykres Gantta. Przystępujesz rączo do pracy i … porażka! Myszka się omyka i zadania, które teraz są w postaci małych kratek na diagramie jest bardzo trudno związać z sobą łącznikami. To jest naprawdę wkurzające, zwłaszcza, że z komórki pod schodami dobiega chichot szarego, który szydzi – widzisz: trzeba było przynajmniej powstawiać czasy trwania. Zamiast domyślnego 1 dnia czasu trwania każdego zadania mogłeś wstawić realne wartości. I już małe kratki zrobiłyby się przyzwoitymi beleczkami rozciągniętymi w poziomie na tle kalendarza. A w takie nietrudno trafić myszką – nawet na monitorze notebooka.... Czyżby zawiódł nas Anioł Stróż? On nie zawodzi nigdy – po prostu musimy się przełączyć do widoku o nazwie diagram sieciowy – i tam mając duże, przyzwoite pudełeczka, z których każde opisuje jedno z naszych zadań, możemy je w mgnieniu oka połączyć przemyślaną sieć logicznych powiązań – poprzedników i następników. Gdy skończysz pracę możesz być naprawdę dumny – przed sobą masz śliczny diagram sieciowy sekwencji wykonywania zadań. Widać na nim jasno, które zadania muszą być wykonane po kolei, a które mogą biec równolegle. Wracasz teraz do widoku Gantta i widzisz te same powiązania. No widzisz, cieszy się Anioł Stróż – to jest właśnie moment, w którym możemy czasy trwania zadań wpisać do naszego harmonogramu. Teraz podpowiem Ci pewien trick. Odfiltruj wszystkie zadania, które mają w nazwie odbiór przedmiotów dostaw, a następnie jednym pociągnięciem myszki nadaj im czasy trwania równe 0. Dlaczego? Bo to są właśnie (zgodnie z metodyką TenStep™) kamienie milowe – małe diamenciki, które kolejno zbierasz w swojej wspinaczce na szczyt sukcesu. Wyłączasz filtr – i widzisz swój wykres Gantta z naniesionymi symbolami właśnie diamencików – to są punkty, w których będziesz oddawał kolejne prace cząstkowe (przedmioty dostaw). Teraz praca pójdzie już z górki. Możesz zacząć wprowadzać dane o czasach trwania. Gdy skończysz masz już prawie wszystko, czego potrzeba ci do szczęścia, by zamknąć pierwszą fazę prac nad harmonogramem. Napracowałeś się solidnie. Ale zaraz, zaraz – to chyba jakiś błąd! Data końcowa oddaliła się absurdalnie, bo sumaryczny czas trwania projektu wydłużył się 2-3 krotnie! Szary się cieszy: jesteś głupkiem, jesteś głupkiem! Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 4 Budowa harmonogramu i planu projektu… Na szczęście to nie jest błąd i nie jesteś głupkiem – pociesza Cię twój Anioł Stróż. Jesteś zawodowcem i dlatego ten harmonogram jest realny. Dopóki robiłeś szkice harmonogramu na grubych agregatach na potrzeby Definicji Projektu – wszystko było łatwe i proste, przesycone światłem naturalnego, polskiego optymizmu. Ale teraz, jako profesjonalista wykonałeś porządną pracę analityczną – i oto dobry, realny (!) wynik. Podrasuj go, podrasuj! – pokrzykuje szary. Każdy sponsor Cię zabije za taki termin końcowy! Możliwe? Niestety tak. Chociaż rozum jest najbardziej sprawiedliwie rozdzielonym dobrem na świecie (żaden człowiek nie narzeka na jego brak), to zawsze możesz trafić na sponsora o duszy killera. Ale módl się do swojego Anioła Stróża, abyś nie uległ presji szaleńca. Jeśli się ugniesz oznacza to tylko, że chwilowy kłopot zamieniasz na ciągłą gehennę projektu i borykanie się z nierealnymi terminami dzień po dniu. Wierz mi – to się po prostu nie opłaca, a wbrew pozorom liczba sponsorów-bałwanów, na jakich trafisz w życiu (przy odrobinie szczęścia) jest statystycznie bardzo mała. Dlaczego? Bo organizacje, nawet średnio dojrzałe dość szybko pozbywają się nieudaczników zagrażających ich stabilności. Ale, ale. Masz jeszcze spore pole manewru – mówi Anioł Stróż. Może część zadań da się wykonać równolegle? A może za większe pieniądze uda się niektóre z nich skrócić? A może (to niekoniecznie herezja) z części z nich zupełnie zrezygnujesz przycinając nieco zakres projektu? Tu konieczna jest pasjonująca, twórcza praca w ścisłym dialogu z twoim sponsorem. Po nabraniu wprawy będziesz w stanie zrobić te wszystkie symulacje w ciągu jednego spotkania. Ale jeśli nie czujesz się pewnie – lepiej wysłuchaj i zanotuj jego wytyczne. Jakby nie było, czas sponsora jest jednym z najcenniejszych zasobów, które muszą być szczególnie chronione w organizacji. Patrzysz dumny (i jest to w pełni uzasadnione). Szary, mocno poturbowany w dotychczasowych rozgrywkach o Twoją duszę siedzi w kącie i liżę łapę. I mamrocze: trudno, przegrałem weź za wykonanie planu według pomysłu białoskrzydłego hipokryty.... Stój! Uprzedzałem Cię, że masz do czynienia z ponadprzeciętną inteligencją. Szept szarego to pułapka! Twój dobrze zrobiony plan nie nadaje się do wykonania – jest niezarządzalny... Dlaczego? Bo do celów zarządzania operacyjnego potrzebujesz czegoś znacznie dokładniejszego. Jak to – spytasz, czując jak po tym wszystkim co przeczytałeś mózg zaczyna Ci się zmieniać w budyń, a uszami wydobywają się smużki dymu. To ma być tych zadań 50 czy 5000? Tutaj kolejny przykład genialności Toma Mochala – twórcy TenStepa. Rozpisujemy szczegółowo zadania – ale tylko na najbliższy okres – na przykład na 1 kwartał. Genialne nieprawdaż? Z jednej strony masz dość zwarte agregaty pozwalające ogarnąć całość projektu – z drugiej strony masz w ręku precyzyjną lupę najbliższego okresu, która pozwoli Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 5 Budowa harmonogramu i planu projektu… Ci w pełni kontrolować projekt – a której szkło powiększające przesuwa się przed Tobą z kwartału na kwartał. A jaki powinien być stopień szczegółowości planu operacyjnego? Odpowiedź TenStep jest tutaj jednoznaczna. Każde zadanie musi się zakończyć, co najwyżej w obrębie 2 okresów raportowania. Dlaczego? Bo jeśli tego nie zrobisz – odbierzesz swojemu Sponsorowi poczucie bezpieczeństwa, płynące z faktu skutecznego nadzoru nad projektem. Gdy przestrzegasz wytycznej TenStepa Sponsor jest spokojny: nawet, jeśli w danym raporcie nie dostał informacji o zakończeniu zaplanowanego zadania, to wie, że: a) dostanie potwierdzenie jego wykonania w następnym sprawozdaniu z postępów prac lub, b) coś się przewraca w realizacji planu i potrzebne są wyjaśnienia Kierownika Projektu. Piękne i proste. Zatem jeśli ustaliliśmy dwutygodniowy okres raportowania czas trwania Twojego zadania (Duration) powinien zamknąć się w przedziale 1-13 dni lub 1- 29 dni. I nie być dłuższy. Oczywiście w ostatnim dniu projektu jego zapis historyczny będzie liczył kilkaset, może nawet kilka tysięcy udokumentowanych działań. Ale jest to bezcenny edukacyjnie zapis historyczny – a nie planistyczny. Wygląda na to, że dopłynąłeś do szczęśliwego końca. Zatem czas na podsumowanie.. Etap planowania projektu jest areną zaciekłej walki o Twoją duszę pomiędzy Aniołem Stróżem dobrych praktyk TenStepowych, a pomysłami szarego wywiedzenia Cię na kompletne manowce. Jako człowiek obdarzony wolną wolą możesz zrobić, co chcesz. Ale wiedz, że obaj panowie (zakładam, że i anioł i diabeł są rodzaju męskiego – chociaż istnieje hipoteza, że są też diabły samiczki – bez rogów) – notują pilnie w kajeciku Twoje postępki. I chociaż możesz w życiu zrobić, co tylko zechcesz – zawsze trzeba będzie na końcu zapłacić rachunek. Takie życie... W następnym odcinku – o zachwycającej przygodzie realizacji trzeciego procesu zarządczego TenStep: wykonania planu projektu. Zaczniemy od szczegółowego opisu techniki łowienia małp przy pomocy kombinacji orzeszków, alkoholu i drążonej tykwy – oraz jej konsekwencji dla Kierownika Projektu.... Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o. 6
