Monitorowanie, kontrola, raportowanie i rozliczenie projektów

Monitorowanie, kontrola, raportowanie i rozliczenie projektów
realizowanych w ramach Projektu KIK/14 pn.: „Dolina Karpia – szansa na przyszłość.
Partnerski
Program
Aktywizacji
Społeczno-Gospodarczej
i
Promocji
Przedsiębiorczości
realizowany poprzez zastosowanie komplementarnych instrumentów pobudzających regionalny
rynek pracy, wzmocnienie podmiotów gospodarczych oraz wykorzystanie lokalnych produktów
w celu poprawy, jakości życia na obszarach wiejskich”
Monitorowanie projektów przez Operatora Dotacji:
W celu prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu realizowanego w ramach Projektu KIK/4 pn.:
„Dolina Karpia – szansa na przyszłość…” współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach
szwajcarskiego programu współpracy, Beneficjent zobowiązany jest złożyć wniosek o płatność
końcową wraz z raportem końcowym do Zatorskiej Agencji Rozwoju
sp. z o.o. w Zatorze,
Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, 32-640 Zator, w terminie podanym w umowie oraz stosować
się do poniższych zasad kontroli i monitoringu.
Beneficjenci są zobligowanie do raportowania stanu realizacji projektu. Okresy sprawozdawcze
pokrywają się z raportami składanymi przez IR do CPPC w razie wątpliwości co do prawidłowej
realizacji projektu Operator Dotacji, może zażądać wyjaśnień lub dokonuje kontroli bezpośrednio
u Beneficjenta.
Operator Dotacji monitoruje realizację projektu w trakcie jego realizacji i okresu trwałości,
szczególnie na etapie rozpatrywania wniosku o płatność. Okresowa kontrola i przegląd projektu
ma na celu sprawdzenie m. in.:
- czy wszystkie zakupione rzeczy w ramach projektu znajdują się u beneficjenta,
- czy zakupione rzeczy zostały oznaczone zgodnie z zasadami Promocji SPPW,
- czy sprzęt jest używane zgodnie z jego przeznaczeniem przedstawionym we wniosku
o dofinansowanie i zawartą umową,
- czy projekt jest realizowany zgodnie z umową oraz czy wszystkie planowane wskaźniki produktu
są osiągane.
1
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Pracownik Operatora Dotacji sporządza protokół z prowadzonych wizyt monitorujących
i kontrolnych.
Pozytywne przejście kontroli na etapie zatwierdzania wniosku o płatność, jest warunkiem
koniecznym do otrzymania płatności końcowej.
Po zakończeniu projektu Beneficjent ma 12 miesięcy na osiągnięcie i zaraportowanie wskaźników
rezultatu wraz z dokumentami potwierdzającymi osiągniecie wskaźników.
Operator Dotacji ma możliwość dokonania kontroli bezpośrednio u beneficjenta na każdym
etapie realizacji projektu oraz podczas jego trwałości.
Beneficjent zobowiązany jest również umożliwić ocenę realizacji projektu - zgodnie z zasadami
SPPW, podczas prowadzonych przez Darczyńcę, IR, KIK i IP (WWPE) okresowych wizytach
monitorujących.
I.
RAPORTOWANIE
1. Raport okresowy:
Podczas realizacji projektu, Beneficjent zobligowany jest do składania raportów okresowych
z postępów w realizacji projektu, narastająco kolejno za:
a) I okres sprawozdawczy: 01.06.2015 r. – 31.08.2015 r. (raport należy złożyć do 05.09.2015 r.);
b) II okres sprawozdawczy: 01.09.2015 r. – 30.11.2015 r. (raport należy złożyć do 05.12.2015 r.);
c) III okres sprawozdawczy: 01.12.2015 r. – 29.02.2016 r. (raport należy złożyć do 05.03.2016 r.);
d) IV okres sprawozdawczy: 01.03.2016 r. – 30.05.2016 r. (raport należy złożyć do 05.06.2016 r.).
2
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
2. Raport końcowy:
Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent składa raport końcowy obejmujący cały okres realizacji
projektu.
Przykłady:
Przykład 1
Beneficjent realizuje projekt obejmujący okres od 01.06.2015 r. do 31.08.2015 r.
W takim przypadku Beneficjent składa wyłącznie wniosek o płatność wraz z raportem końcowym.
Przykład 2
Beneficjent realizuje projekt obejmujący okres od 01.06.2015 r. do 30.11.2015 r.
W taki przypadku Beneficjent składa raport okresowy (za I okres sprawozdawczy od 01.06.2015 r.
do 31.08.2015 r. – raport należy złożyć do 05.09.2015 r.)
oraz wraz z wnioskiem o płatność raport końcowy, obejmujący okres od 01.06.2015 r.
do 30.11.2015 r.
3. Raport z realizacji wskaźników rezultatu założonych we wniosku
We Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca zobowiązany był określić, jakie wskaźniki produktu
i rezultatu zamierza osiągnąć w wyniku realizacji projektu.
1) Wskaźniki produktu
Wskaźniki produktu są związane wyłącznie z okresem realizacji projektu, są podawane wyłącznie
za okres w których projekt jest realizowany – muszą być zatem zgodne z terminami wskazanymi
we Wniosku i osiągnięte nie później niż w dniu zakończenia projektu..
Jeżeli Wnioskodawca nie osiągnie deklarowanych stanów wskaźników produktu, mogą być
wyciągnięte wobec niego konsekwencje finansowe w postaci braku refundacji poniesionych
wydatków lub zażądania zwrotu części bądź całości dofinansowania.
2) Wskaźniki rezultatu
Rezultat należy rozumieć jako bezpośrednie efekty wynikające z realizacji projektu, dotyczące
Wnioskodawcy, mierzone w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu lub jego części. Rezultat
obrazuje zakres zmian, jakie wystąpiły u Wnioskodawcy bezpośrednio w wyniku realizacji projektu
3
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
lub jego działań. Rezultaty projektu powinny pojawić się nie później niż 12 miesięcy od zakończenia
realizacji projektu – Beneficjent jest zobowiązany zaraportować osiągnięcie zakładanych
we wniosku rezultatów w terminie do 12 miesięcy od dnia zakończenia realizacji projektu podanego
w umowie.
Po osiągnięciu wskaźników rezultatu, jednak nie później niż 12 miesięcy od dnia zakończenia
realizacji projektu, Beneficjent składa raport wraz z dokumentami potwierdzającym osiągnięcie
założonych wskaźników oraz ewentualnymi wyjaśnieniami dotyczącymi zaistniałych przeszkód
w osiągnięciu wskaźników.
Uwaga! Szablony raportów w wersji elektronicznej dostępne są na stronie www.caz.zator.pl
w zakładce Dotacje.
II.
WYDATKI W RAMACH REALIZOWANEGO PROJEKTU
Zgodnie z Wytycznymi na rozpoczęcie oraz rozwój działalności gospodarczej, w ramach projektu,
można rozliczyć jedynie wydatek kwalifikowalny. Jest to wydatek spełniający łącznie następujące
warunki:
1) został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków dla danego projektu,
2) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego,
3) jest zgodny z obowiązującą umową,
4) jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy oraz z budżetem
projektu,
5) jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w bezpośrednim związku z realizacją
projektu,
6) został dokonany w sposób oszczędny tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania
założonych efektów przy jak najmniejszych nakładach (zasada należytego zarządzania
finansowego),
7) został należycie udokumentowany za pomocą faktur lub dokumentów księgowych
o równoważnej mocy dowodowej,
4
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
8) nie jest finansowany z innych środków unijnych lub krajowych (zasada braku podwójnego
finansowania).
1.
Dokumentowanie wydatków kwalifikowalnych ponoszonych w ramach projektu:
Wszystkie koszty ponoszone w ramach projektu powinny być udokumentowane fakturą VAT
lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej np.:
1) lista płac,
2) rachunki, w tym rachunki do umów cywilno - prawnych,
2.
Opis dokumentu księgowego:
Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być właściwie i czytelnie opisane.
Szczegółowość faktury winna odpowiadać szczegółowości Budżetu projektu. Opis dokumentu
księgowego sporządzany jest na oryginale każdego dokumentu księgowego w formie pieczątki
lub opisu odręcznego. Musi być on spójny z dokumentem księgowym i musi zawierać, co najmniej:
Przód (1 strona) dokumentu księgowego:
Wydatek finansowany z Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 - Projekt współfinansowany przez
Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi
Unii Europejskiej.
Tył (2 strona) dokumentu księgowego:
1) Tytuł projektu oraz numer i datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu z dopiskiem:
„Podprojekty”.
2) Każdą pozycję na fakturze należy powiązać z Wnioskiem i Budżetem podając: nazwę i nr
Działania wykazanego we Wniosku oraz Rodzaj wydatku i liczbę porządkową Budżetu, którego
wydatek dotyczy, z określeniem kwoty kwalifikowanej oraz źródeł finansowania. Gdy jeden
dokument księgowy dotyczy kilku działań/rodzajów wydatków – należy określić podział
kwotowy odrębnie na poszczególne działania i rodzaje wydatków.
3) Informację dotyczącą łącznej wartości wydatku kwalifikowalnego (w tym wartość wydatków
pochodzącą z SPPW oraz wkładu własnego).
5
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
4) Informację, że projekt współfinansowany jest ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu
Współpracy: Projekt współfinansowany ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu
Współpracy w ramach Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 „Dolina Karpia – szansa
na
przyszłość.
Partnerski
Program Aktywizacji
Społeczno-Gospodarczej
i
Promocji
Przedsiębiorczości realizowany poprzez zastosowanie komplementarnych instrumentów
pobudzających
regionalny
rynek
pracy,
wzmocnienie
podmiotów
gospodarczych
oraz wykorzystanie lokalnych produktów w celu poprawy jakości życia na obszarach wiejskich”
realizowanego na podst. Umowy ws. Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 z dnia
01.12.2011r.
5) Informację o poprawności merytorycznej i formalno – rachunkowej przedkładanego dokumentu.
6) Jeżeli dokument dotyczy zamówienia publicznego - odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (nawet w przypadku zamówień o wartości poniżej
30 000 EUR) – dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy.
Ponadto, w razie potrzeby należy umieścić na dokumentach księgowych opis merytoryczny
wydatku, wskazujący na związek raportowanego wydatku z projektem.
W przypadku braku miejsca na dokumencie księgowym dopuszczalny jest opis na dodatkowej
kartce, stanowiącej załącznik do dokumentu księgowego trwale spięty z oryginałem dokumentu
księgowego , rozpoczynający się w następujący sposób:
Nieodłączna część opisu dokumentu księgowego: faktury/rachunku nr ............. z dnia .................
wystawionej/wystawionego przez firmę: .......................................................
Numer księgowy/ewidencyjny dokumentu: .......
Uwaga!
Wszelkich poprawek w opisie dokumentu księgowego, należy dokonywać na jego oryginale.
Poprawek w opisie należy dokonać poprzez skreślenie nieprawidłowej treści, a następnie wpisanie
poprawnej treści oraz zaparafowanie poprawki przez osobę, która jej dokonała. Nie jest
dopuszczalne nanoszenie poprawek poprzez całkowite zamazywanie lub zakreślenie (w tym
z użyciem korektora) niepoprawnej treści opisu.
6
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Wzór przykładowego opisu-tył (2 strona) dokumentu księgowego:
Nieodłączna część opisu dokumentu księgowego:
faktury/rachunku nr .............
z dnia .................
wystawionej/wystawionego przez firmę: .......................................................
Numer księgowy/ewidencyjny dokumentu: .......
1) Wydatek finansowany w ramach projektu pt. ………………… umowa o dofinansowanie
projektu numer …………… z dnia …………………… - Podprojekty.
2) Pozycja nr 1 na fakturze:
Działanie nr ……… pn. ……………………………………………………….………………
Rodzaj wydatku Budżetu ……………………….…………………….………… lp. …………
wartość wydatku kwalifikowalnego: …………………zł,
w tym: ze środków pochodzących z SPPW …………………..,
wkład własny …………………………………
3) Pozycja nr 2 na fakturze:
Działanie nr ……… pn. ……………………………………………………….………………
Rodzaj wydatku Budżetu ……………………………...…………………………lp. …………
wartość wydatku kwalifikowalnego: …………………zł,
w tym: ze środków pochodzących z SPPW …………………,
wkład własny …………………………………
4) Łącznie wartość wydatku/wydatków kwalifikowalnego/-ych:....................
- W tym: ze środków pochodzących z SPPW: ................. (....%)
- Wkład własny: .................... (....%)
5) Projekt współfinansowany ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy
w ramach Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 „Dolina Karpia – szansa na przyszłość.
Partnerski Program Aktywizacji Społeczno-Gospodarczej i Promocji Przedsiębiorczości
7
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
realizowany
poprzez
zastosowanie
komplementarnych
instrumentów
pobudzających
regionalny rynek pracy, wzmocnienie podmiotów gospodarczych oraz wykorzystanie
lokalnych produktów w celu poprawy jakości życia na obszarach wiejskich” realizowanego
na podst. Umowy ws. Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/14 z dnia 01.12.2011r.
6) Zweryfikowano pod względem merytorycznym oraz rachunkowym i zatwierdzono
do wypłaty.
……………
data
………………………
podpis
8
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
Beneficjent oprócz dokumentów księgowych składnych z raportem jest obwiązany
3.
dostarczyć wraz z nim:
1) Kserokopie dowodów zapłaty (wyciągi bankowe);
2) Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT (Zaświadczenie z Urzędu
Skarbowego);
3) Rozeznania cenowe przeprowadzone zgodnie z zasadami zawartymi w Dobrych praktykach,
a w przypadku, gdy Beneficjenta obowiązuje Ustawa Prawo Zamówień Publicznych –
dokumentację z przeprowadzonych zamówień zgodną z wymienioną ustawą;
4) Kopie umów/aneksów z dostawcami lub wykonawcami;
5) Kopie kosztorysów/formularzy cenowych;
6) W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone za zgodność
z oryginałem kserokopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcie na magazyn z podaniem
miejsca składowania;
7) Sporządzone przez tłumacza przysięgłego tłumaczenia dokumentów wystawionych w języku
obcym, jeżeli takie zostały załączone do wniosku o płatność;
8) Można również dołączyć dokumentację fotograficzna zakupionych rzeczy
III.
DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE PROJEKTU.
1. Każdy Beneficjent jest zobowiązany do działań, które promują oraz informują innych
o fakcie współfinansowania realizowanego projektu ze środków Szwajcarsko – Polskiego
Programu Współpracy;
2. Beneficjent prowadzący takie działania musi złożyć wraz z dokumentacją finansowo –
rachunkową następujące materiały:
1) egzemplarz materiału promocyjnego/informacyjnego (np. ulotki, plakatu, broszury, folderu
promującego projekt, wkładki do gazety, ogłoszenia prasowego promującego projekt), a w
przypadku materiałów promocyjnych/informacyjnych o dużych gabarytach lub materiałów
kupowanych w pojedynczych egzemplarzach zdjęcia tych materiałów, z których
przynajmniej jedno przedstawia prawidłowo oznakowanie materiałów;
9
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej
2) adres strony internetowej wraz z wydrukami z tej strony w przypadku, gdy tworzenie strony
internetowej jest współfinansowane ze środków SPPW;
3) nagranie spotu emitowanego w TV lub w radio reklamującego projekt z pisemnym
potwierdzeniem emitenta, co do daty, godziny i miejsca emisji;
4) dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowanego zgodnie
z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy).
Szczegółowe informacje dotyczące promocji projektów w ramach SPPW
IV.
ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH PROJEKTU
Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej
z realizacją projektu przez okres 10 lat, licząc od dnia zakończenia Projektu. W przypadku wizyt
monitorujących, należy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Operatora Dotacji,
Instytucji Realizującej, Krajowej Instytucji Koordynującej, Władzy Wdrażającej Programy
Europejskie oraz Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.
Raporty oraz wniosek o płatność należy dostarczyć z zachowanie terminów do Operatora Dotacji tj.
Zatorskiej Agencji Rozwoju sp. z o.o. Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 1, 32-640 Zator.
10
Zator
Brzeźnica
Osiek
Polanka Wielka
Przeciszów
Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy
z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej