Lubaczów Gmina 37 - Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w RZESZOWIE
35 - 064 Rzeszów, ul. Mickiewicza 10
WK.610-37/5/2007
Rzeszów, dnia 15 września 2007 r.
Pan
Wiesław Kapel
Wójt Gminy Lubaczów
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.),
Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 16 lipca 2007 r. do 31
sierpnia 2007 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy
Lubaczów. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu
31 sierpnia 2007 roku.
Przeprowadzona kontrola wykazała szereg nieprawidłowości, przede wszystkim w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej, realizacji dochodów i wydatków
budżetowych oraz gospodarowania majątkiem trwałym gminy. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć należy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak również przypadki zaniedbania obowiązków służbowych przez pracowników Urzędu.
W oparciu o zapisy protokołu kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, przedstawia najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, wskazując osoby za
nie odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności.
W zakresie spraw organizacyjnych.
•
Brak statutów określających organizację i zakres działania poszczególnych
sołectw, jako jednostek pomocniczych gminy.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, w
okresie objętym kontrolą Wójt Gminy Lubaczów, do którego obowiązków należało
podejmowanie działań zmierzających do prawidłowej organizacji gminnych struktur
samorządowych.
Wniosek Nr 1. Podjąć działania zmierzające do nadania statutów dla sołectw Gminy
Lubaczów, zgodnie z § 10 i § 11 Statutu Gminy Lubaczów, na podstawie art. 35
ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001
r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
2
W zakresie kontroli wewnętrznej.
•
Brak wewnętrznych, jednolitych procedur kontroli finansowej stosowanych w
procesach gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych w jednostce
oraz gospodarowaniu mieniem, a w szczególności nieustalenie:
- zasad przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków,
- sposobów badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków
publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków
ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu
środków publicznych.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były
Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 2. Ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, obejmujące
przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków, oraz badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem
wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków
publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych
zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
•
Nieprzeprowadzanie w 2005 i 2006 roku kontroli realizacji, przez wszystkie
jednostki organizacyjne podległe Wójtowi Gminy Lubaczów, procedur kontroli
finansowej, o których mowa w art.47 ustawy o finansach publicznych.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były
Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 3. Kontrolować przestrzeganie przez jednostki organizacyjne podległe i
nadzorowane przez Wójta Gminy Lubaczów, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując kontrolą w każdym roku, co najmniej 5 % wydatków tych jednostek zgodnie z art. 187 ust. 2
i 3 ustawy finansach publicznych.
•
Niezgodne z zasadami organizacji i trybu przeprowadzania kontroli, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Lubaczów, organizowanie
i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej podległych jednostek organizacyjnych
oraz Urzędu Gminy, a w szczególności:
- niesporządzanie corocznych planów kontroli,
- nieobejmowanie w ramach kontroli działalności komórek organizacyjnych
lub stanowisk pracy, zagadnień związanych z organizacją pracy, podziałem
obowiązków pracowniczych, upoważnień do zatwierdzania dokumentów,
gospodarowania majątkiem, oraz rachunkowości i sprawozdawczości.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponoszą, osoby zajmujące w okresie objętym kontrolą stanowiska: Zastępcy Wójta Gminy Lubaczów, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, oraz kierowników poszczególnych referatów Urzędu.
Wniosek Nr 4. Wewnętrzne kontrole funkcjonowania jednostek organizacyjnych,
oraz Urzędu Gminy planować, przeprowadzać, oraz dokumentować zgodnie z zasadami kontroli wewnętrznej określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gmi-
3
ny Lubaczów wprowadzonym Zarządzeniem Nr 96/2003 Wójta Gminy Lubaczów z
dnia 31 października 2003 roku.
W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości.
•
Nieoznaczanie dowodów księgowych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu symboliką kont księgowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik
Gminy Lubaczów, do której obowiązków należała dekretacja dowodów księgowych.
Wniosek Nr 5. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych
oznaczać symboliką kont księgowych określoną z zakładowym planie kont zgodnie z
art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity:
Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), oraz Instrukcji obiegu dokumentów
księgowych oraz gospodarki kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 8/2002 Wójta
Gminy Lubaczów z dnia 19 grudnia 2002 roku.
•
W dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Urzędu
brak określenia:
- roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- opisu metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej wykazu
ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na
komputerowych nośnikach danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego,
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
dokonanych w nich zapisów.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były
Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 6. Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości uzupełnić o zapisy dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów
sprawozdawczych, zgodnie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, zgodnie z
art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykaz ksiąg
rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera –
wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich
funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania
danych, opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego,
zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury
oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych
zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do
danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania
4
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ppkt „b” i „c”
ustawy o rachunkowości,
- opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
dokonanych w nich zapisów, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o
rachunkowości.
•
Nieaktualizowanie stosowanych w Urzędzie zasad rachunkowości z uwzględnieniem zmieniających się przepisów prawa dotyczących rachunkowości.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były
Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 7. Dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, aktualizować zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
•
Niewprowadzenie do ksiąg rachunkowych budżetu gminy i ksiąg rachunkowych Urzędu, wszystkich kont, przewidzianych w Zakładowym Planie Kont.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru Pani Teresa
Rawska, była Skarbnik Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 8. Wprowadzić do ksiąg rachunkowych wszystkie konta księgowe ustalone w Zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Lubaczowie, wprowadzonym do
stosowania Zarządzeniem Nr 5a/2002 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 2 kwietnia
2002 roku.
•
Brak w zakładowym planie kont unormowań dotyczących wykazu kont ksiąg
pomocniczych.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były
Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 9. Zakładowy plan kont uzupełnić o wykaz kont ksiąg pomocniczych,
zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
•
Brak odrębnych oznaczeń dla prowadzonych komputerowo ksiąg rachunkowych budżetu gminy i Urzędu gminy, jako jednostki budżetowej.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik
Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 10. Księgi rachunkowe budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki
budżetowej oznaczyć odrębnie, zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
•
Nieterminowe sporządzanie zestawień obrotów i sald księgowych, za miesiące: styczeń, luty, marzec, czerwiec 2005 roku i styczeń, grudzień 2006 roku.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru była Skarbnik
Gminy Lubaczów.
5
Wniosek Nr 11. Zestawienia obrotów i sald dokonywać w terminach wynikających z
art. 18 ustawy o rachunkowości.
•
Nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Lubaczów: Zakładu Usług Komunalnych w Załużu, Urzędu Gminy Lubaczów, Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół Gminy Lubaczów, Szkoły Podstawowej w Załużu, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaczowie
obowiązku terminowego sporządzania sprawozdań budżetowych.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi były Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 12. Od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych egzekwować
obowiązek sporządzania i przedkładania Wójtowi Gminy sprawozdań budżetowych w
terminach określonych w załączniku Nr 38 „Terminy przekazywania sprawozdań oraz
odbiorcy sprawozdań w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” do
Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
W zakresie gospodarki środkami pieniężnymi i rozrachunków.
•
Niezgodne z zasadami ustalonymi w Zakładowym planie kont, prowadzenie w
2005 i 2006 roku ewidencji księgowej na kontach rozrachunkowych: konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” oraz konto - 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. księgowości, oraz z tytułu nadzoru była Skarbnik
Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 13. Przestrzegać zasad prowadzenia kont rozrachunkowych określonych w załączniku Nr 2 do zarządzenia Nr 5a/2002 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 2
kwietnia 2002 r. w sprawie ustalenia Zakładowego Planu Kont dla Urzędu Gminy w
Lubaczowie. Analitykę do konta - 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” prowadzić odrębnie dla poszczególnych dłużników i wierzycieli, analitykę do konta 234
„Pozostałe rozrachunki z pracownikami” odrębnie dla poszczególnych pracowników.
W zakresie dochodów.
•
Przypadek opodatkowania gruntów rolnych osoby fizycznej, podatnika podatku rolnego z zastosowaniem nieprawidłowej klasyfikacji gruntów.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku inspektora ds. podatków.
Wniosek Nr 14. Wymiaru podatku rolnego dla osób fizycznych dokonywać w oparciu
o dane dotyczące klasyfikacji gruntów, wynikające z ewidencji geodezyjnej gruntów,
zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym
(tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.).
•
Nieprawidłowa ewidencja analityczna prowadzona do konta - 221 „Należności
z tytułu dochodów budżetowych” w podatku rolnym od osób prawnych.
6
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Podinspektora, do którego obowiązków należało prowadzenie
księgowej ewidencji podatkowej, oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy.
Wniosek Nr 15. Przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji na koncie – 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” określonych w § 17 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w
zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla
organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).
•
Przyjmowanie od osób prawnych podatników podatku od nieruchomości deklaracji podatkowych na worze innym niż ustalony uchwałą Rady Gminy.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora, do którego obowiązków należało sprawdzenie poprawności
składanych deklaracji, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 16. Od osób prawnych i jednostek organizacyjnych egzekwować obowiązek przedkładania do organu podatkowego deklaracji podatkowych na wzorze
deklaracji ustalonej Uchwałą Rady Gminy.
•
Nieprzeprowadzanie w latach 2005 - 2006 wstępnych czynności sprawdzających,
przedkładanych do organu podatkowego deklaracji na podatek od nieruchomości
od osób prawnych, skutkujące przyjmowaniem deklaracji niekompletnych, niezawierających wszystkich danych dotyczących opodatkowania.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora, do którego obowiązków należało sprawdzenie poprawności
składanych deklaracji, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 17. Dokonywać czynności sprawdzających przedkładanych do organu
podatkowego deklaracji podatkowych, stosownie do art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z
późn. zm.).
W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste
omyłki lub wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, dokonywać korekty
bądź wzywać podatnika do jej dokonania, zgodnie z postanowieniami art. 274 ustawy
Ordynacja podatkowa.
•
Brak zorganizowanego systemu kontroli podatkowych, oraz nieprzeprowadzanie kontroli podatkowych podatników podatku od nieruchomości, w zakresie
rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 18. Zorganizować system kontroli podatkowej oraz realizować ustawowy obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych wynikający z art. 281 ustawy
Ordynacja podatkowa.
•
Nieegzekwowanie od osób fizycznych, podatników podatku od nieruchomości
obowiązku złożenia informacji o nieruchomościach.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik, do którego obowiązków
należało egzekwowanie od podatników informacji o nieruchomościach, oraz z tytułu
nadzoru Wójt Gminy jako organ podatkowy.
7
Wniosek Nr 19. Egzekwować od podatników (osób fizycznych) obowiązek składania
informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, w terminie określonym w
art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r.
Nr 121, poz. 844 z późn. zm.).
O uchylaniu się podatników od obowiązku złożenia stosownych deklaracji podatkowych oraz informacji o zaistnieniu okoliczności mających wpływ na powstanie lub
wygaśniecie obowiązku podatkowego zawiadamiać urzędy skarbowe celem wszczęcia postępowania o ukaranie za popełnienie czynu określonego w trybie art.54 i
art.56 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (tekst jednolity:
Dz. U. z 2007r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.).
•
•
Wysyłanie ze znaczną zwłoką, do dłużników, osób fizycznych podatników podatku od nieruchomości posiadających zaległość podatkową na dzień 31
grudnia 2006 r. upomnień z wezwaniem do zapłaty i informacją o zagrożeniu
wszczęcia postępowania egzekucyjnego.
Przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych do właściwego urzędu
skarbowego, celem egzekucji zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości, oraz podatku od środków transportowych.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą pracownicy Referatu Finansowego, do których obowiązków należało egzekwowanie należnych gminie podatków, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy, jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 20. W stosunku do podatników zalegających z zapłatą należnych gminie
podatków podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego zgodnie z art. 3a i art. 15 §1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz.
1954 z późn. zm.) oraz § 3 i § 5 ust 1 rozporządzenia z dnia 22 listopada 2001 r. o
wykonaniu niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
•
Rozpatrywanie wniosków podatników o umorzenie zaległości podatkowych
podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych, oraz wydawanie decyzji podatkowych w sprawach ulg podatkowych, mimo nie udokumentowania przez podatników zaistniałej sytuacji będącej przyczyną ubiegania się o umorzenie.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 21. Po wszczęciu postępowania podatkowego egzekwować od podatników ubiegających się o umorzenie zaległości podatkowych obowiązek udokumentowania zaistniałej sytuacji będącej przyczyną ubiegania się o ulgę, stosownie do art.
67a §1 Ordynacji podatkowej.
•
Nieterminowe załatwianie spraw dotyczących umorzeń podatkowych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy Lubaczów, jako organ podatkowy.
Wniosek Nr 22. Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych, oraz powiadamiać podatnika o nie załatwieniu sprawy w terminie, stosownie do art. 139 § 1
oraz art. 140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
8
•
Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dochodów za sprzedane nieruchomości gminne, do § 0840 – Wpływy ze sprzedaży wyrobów, zamiast do § 0770 –
Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia praw własności oraz praw użytkowania
wieczystego nieruchomości.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi była Skarbnik Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 23. Klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetu gminy dokonywać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w
sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z
późn. zm.).
W zakresie wydatków budżetowych.
•
Nieterminowe przekazywanie w latach 2005 - 2006 przez Gminny Ośrodek
Pomocy Społecznej w Lubaczowie, Zakład Usług Komunalnych w Załużu,
Gminną Bibliotekę Publiczną w Lubaczowie z/s w Baszni Dolnej, Gminny
Ośrodek Kultury w Lubaczowie, Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół
Gminy Lubaczów, oraz Urząd Gminy Lubaczów, corocznych odpisów na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Skarbnik Gminy Lubaczów, Główni
księgowi wymienionych jednostek organizacyjnych, oraz z tytułu nadzoru Kierownicy
tych jednostek.
Wniosek Nr 24. Równowartość dokonanych na dany rok odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
•
Przy prowadzeniu w 2006 roku postępowania na zlecenie realizacji zadania
publicznego przez Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym Koło w Jarosławiu, stosowanie nieaktualnych formularzy oferty i umowy.
Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponoszą: Dyrektor Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół Gminy Lubaczów w zakresie: dopuszczenia do postępowania oferty złożonej na nieprawidłowym wzorze, oraz podpisujący umowę Pan
Roman Krawczyk b. Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 25. W postępowaniu o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego, egzekwować od podmiotów ubiegających się o przyznanie dotacji sporządzania ofert, oraz zawierać umowy, według aktualnie obowiązujących dokumentów
określonych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
W zakresie zamówień publicznych i działalności inwestycyjnej.
•
Nieprawidłowe ustalenie terminu związania ofertą w postępowaniach o zamówienie publiczne na:
- wykonanie górnej warstwy nawierzchni z tłucznia na drodze Hurcze przez
wieś (zamówienie z dnia 9.06.2005 r.),
- zalesienie gruntów porolnych stanowiących mienie komunalne Gminy Lubaczów (zamówienie z dnia 18.04.2005 r.),
9
- wykonanie robót z zakresu zagospodarowania lasów oraz pozyskanie i
zrywka drewna w lasach mienia komunalnego Gminy Lubaczów (zamówienie z dnia 27.03.2006 r.),
- częściową wymianę stolarki okiennej i drzwiowej oraz docieplenie ścian zewnętrznych w Szkole Podstawowej w Młodowie (zamówienie z dnia
25.07.2006 r.),
- przebudowę drogi Basznia Dolna-Piaski-PKP i odnowa nawierzchni drogi Lisie Jamy-Wygnańce (zamówienie z dnia 28.08.2006 r.),
- przebudowę drogi Basznia Górna – wieś (zamówienie z dnia 23.10.2006 r.).
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą pracownicy Referatu Infrastruktury i Rolnictwa Urzędu Gminy, przygotowujący dokumentację postępowań, w przypadku wymiany stolarki okiennej osobą odpowiedzialną jest Dyrektor Szkoły Podstawowej Młodowie, a z tytułu nadzoru Wójt Gminy Lubaczów, jako Kierownik
zamawiającego.
Wniosek Nr 26. Termin związania ofertą ustalać zgodnie z art. 85 ust. 5 ustawy z
dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z
2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).
•
Zlecenie w dniu 30 marca 2005 roku wykonania robót dodatkowych budowy
Kanalizacji sanitarnej w Lisich Jamach (II etap), o wartości 55.667,46 zł brutto,
bez stosowania procedur zamówień publicznych.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 27. Zamówień dodatkowych udzielać dotychczasowemu Wykonawcy
robót budowlanych, zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.
•
Niewyegzekwowanie od Wykonawcy robót „Kanalizacja sanitarna w miejscowości Lisie Jamy (II etap)” zabezpieczenia pokrycia roszczeń z tytułu gwarancji jakości i rękojmi za wady przedmiotu umowy w kwocie12.000 zł, na okres
od dnia 16 grudnia 2007 r., to jest do momentu upływu terminu obowiązywania 3-letniej gwarancji.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Pan Tomasz Lasowy – Zastępca
Wójta Gminy sprawujący nadzór merytoryczny nad Referatem Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa oraz Kierownik Referatu.
Wniosek Nr 28. Zgodnie z umową o roboty budowlane Nr 7/04 z dnia 16 czerwca
2004 r., wystąpić z wnioskiem do Wykonawcy inwestycji o przesunięcie terminu ważności Gwarancji ubezpieczeniowej Nr GK/56B/04-131 PZU S.A. w W-wie Oddział
Okręgowy w Rzeszowie.
W zakresie gospodarowania majątkiem gminy.
•
Nieprawidłowości związane ze sprzedażą gminnych nieruchomości polegające na:
10
- niepodawaniu do publicznej wiadomości, poprzez opublikowanie w prasie
lokalnej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
- niesporządzaniu i niepodawaniu do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i wykazów nieruchomości
przeznaczonych do dzierżawy,
- niepodawaniu do publicznej wiadomości informacji o ogłoszeniu przetargu,
poprzez wywieszenie w siedzibie Urzędu Gminy, oraz w sposób zwyczajowo
przyjęty w danej miejscowości.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu, zatrudniony na
stanowisku Inspektora Referatu Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa, do którego
obowiązków należało przygotowanie dokumentacji przetargowej na sprzedaż, najem
lub dzierżawę gruntów gminnych, oraz z tytułu nadzoru Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 29. Prowadząc postępowanie na sprzedaż, najem lub dzierżawę nieruchomości gminnych stosować przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn.
zm.), a w szczególności:
- informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży
do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę, podawać do publicznej wiadomości, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- informacje o ogłoszonych przetargach, podawać do wiadomości zgodnie z art. 38
ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
•
•
Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie zestawień
sprzedaży i nabycia gruntów gminnych niespełniających wymogów dowodów
księgowych, a w szczególności nieokreślających: rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, daty dokonania operacji, podpisu wystawcy dowodu oraz
osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenia
sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Niewprowadzanie do ksiąg rachunkowych dokumentów obrotu nieruchomościami, w okresie sprawozdawczym, w którym nastąpiło zdarzenie.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pani Teresa Rawska, była Skarbnik
Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 30. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
wprowadzając w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego,
każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 21
ust. 1 i art. 24 ustawy o rachunkowości.
•
Nieprawidłowe prowadzenie Księgi Środków Trwałych, w części dotyczącej
grupy „0”- Grunty, polegające na:
- braku podziału na pojedyncze, odrębnie oznaczone działki gruntowe, co
uniemożliwia przypisanie poszczególnym elementom majątku trwałego
prawidłowej symboliki rodzajowej (grupa, podgrupa, rodzaj) i numerów inwentarzowych, oraz powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z wynikami przeprowadzonej inwentaryzacji,
11
- braku wskazania daty i źródła nabycia majątku trwałego.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony na stanowisku Inspektora w Referacie Finansowym oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy
Lubaczów.
Wniosek Nr 31. Ewidencję majątku trwałego gminy w zakresie grupy „0”-Grunty
prowadzić w podziale na pojedyncze jego elementy (odrębnie oznaczone nieruchomości), umożliwiające powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z wynikami
inwentaryzacji stosownie do zapisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości; uzupełnić ewidencję o brakujące wpisy w zakresie wskazania daty i źródła nabycia, symbolu i numeru dowodu na podstawie, którego wprowadzono do ewidencji dany środek
trwały, nadania poszczególnym elementom majątku trwałego prawidłowej symboliki
rodzajowej (grupa, podgrupa, rodzaj) i numerów inwentarzowych.
•
Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania akcji Centrum Rolniczo –
Handlowego „Wschodni Rynek Hurtowy” SA w Przemyślu o wartości 30.000
zł, będących w posiadaniu Urzędu.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi pracownik Urzędu zatrudniony w Referacie Finansowym oraz tytułu nadzoru Skarbnik Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 32. Uzupełnić ewidencję druków ścisłego zarachowania o będące w
posiadaniu Urzędu Gminy Lubaczów akcje.
•
Nieprzeprowadzenie w latach od 2003 do 2006 roku inwentaryzacji środków
trwałych w zakresie Gr. „0” – Grunty.
Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Pan Roman Krawczyk, były Wójt Gminy Lubaczów.
Wniosek Nr 33. Przeprowadzić, udokumentować i rozliczyć zgodnie z zasadami
inwentaryzacji, oraz powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, inwentaryzację
gruntów według zasad i terminów ustalonych w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości.
Wniosek Nr 34. Usunąć pozostałe usterki i nieprawidłowości opisane w protokole
kontroli.
Przedstawiając powyższe wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w
Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia
nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie
ustawy, Izba oczekuje przedłożenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego
wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania.
Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia
otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być
tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Do wiadomości:
Rada Gminy Lubaczów