Zarządzenie 68 – 2016 w sprawie wprowadzenia Regulaminu

PAŃSTWOWA WYŻSZA
SZKOŁA ZAWODOWA
IM. ROTMISTRZA WITOLDA PILECKIEGO
OŚWIĘCIMIU
Zarządzenie nr 68/2016
Rektora
Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej
im. rotmistrza Witolda Pileckiego
w Oświęcimiu
z dnia 28 grudnia 2016 roku
w sprawie: wprowadzenia Regulaminu zagranicznych wyjazdów pracowników w celach
szkoleniowych w ramach programu Erasmus+ - w Państwowej Wyższej Szkole
Zawodowej imienia rotmistrza Witolda Pileckiego w Oświęcimiu
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie
wyższym (Dz. U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.) oraz § 40 ust. 4 pkt. 2 Statutu Państwowej
Wyższej Szkoły Zawodowej w Oświęcimiu (załącznik do Uchwały Nr 5/2012 Senatu
Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rotmistrza Witolda Pileckiego w Oświęcimiu z
dnia 6 lutego 2012 r.), zarządzam, co następuje:
§1
Ustala się Regulamin zagranicznych wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych w
ramach programu Erasmus+ - w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej imienia rotmistrza
Witolda Pileckiego w Oświęcimiu, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego
zarządzenia.
§2
1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2017
roku.
2. Traci moc Zarządzenie Nr 54/2016 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im.
rotmistrza Witolda Pileckiego z dnia 22 września 2016 roku w sprawie wprowadzenia
Regulaminu zagranicznych wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych ramach
programu Erasmus+ - w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej imienia rotmistrza
Witolda Pileckiego w Oświęcimiu.
Rektor
Prof. zw. dr hab. Witold Stankowski
Załącznik do Zarządzenia nr 68/2016
Rektora PWSZ im. rtm. W. Pileckiego
z dnia 28 grudnia 2016 roku
REGULAMIN
ZAGRANICZNYCH WYJAZDÓW PRACOWNIKÓW
W CELACH SZKOLENIOWYCH
W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+
W PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOLE ZAWODOWEJ
IMIENIA ROTMISTRZA WITOLDA PILECKIEGO
W OŚWIĘCIMIU
(STAFF MOBILITY FOR TRAINING – STT)
§1
1. Regulamin określa podstawowe zasady realizacji zagranicznych wyjazdów pracowników
Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. rtm. Witolda Pileckiego w Oświęcimiu w celach
szkoleniowych, a to procedurę wyboru kandydatów, wymagania formalne oraz zasady
realizacji i finansowania wyjazdów.
2. Skróty i pojęcia używane w niniejszym Regulaminie mają następujące znaczenie:
 STT –
STAFF MOBILITY FOR TRAINING – część programu Erasmus+
umożliwiająca wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznej
instytucji przyjmującej;
 NA – Narodowa Agencja Programu Erasmus+;
 PWSZ – Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. rotmistrza Witolda Pileckiego
w Oświęcimiu;
 Pracownik/pracownik PWSZ – osoba zatrudniona w Państwowej Wyższej Szkole
Zawodowej im. rotmistrza Witolda Pileckiego w Oświęcimiu;
 Indywidualny Program Szkolenia – tzw.
Staff Mobility for Training Mobility
Agreement – trójstronne porozumienie zawarte pomiędzy pracownikiem, uczelnią
wysyłającą i zagraniczną instytucją przyjmującą, którego niezbędnymi elementami są:
zakładane cele i oczekiwane rezultaty realizowanego szkolenia, harmonogram
szkolenia oraz realizowane działania pracownika;
 Umowa finansowa – umowa zawierana pomiędzy pracownikiem a PWSZ określająca
m.in. czas trwania mobilności, warunki wyjazdu, stypendium.
INFORMACJE OGÓLNE
§2
W działaniach STT mogą uczestniczyć wszyscy pracownicy PWSZ, zarówno pracownicy
administracyjni jak i nauczyciele akademiccy, będący obywatelami kraju uprawnionego do
uczestnictwa w programie Erasmus+ (lub posiadający oficjalny status uchodźcy albo prawo
stałego pobytu na terytorium Polski) i zatrudnieni w PWSZ na podstawie umowy o pracę lub
umowy cywilno-prawnej. W działaniach STT nie mogą uczestniczyć osoby przebywające na
urlopie lub korzystające z ustawowego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.
1
§3
1. Wyjazd pracownika w celach szkoleniowych może być realizowany do:
a) zagranicznej instytucji przyjmującej tj. przedsiębiorstwa, organizacji, instytucji
edukacyjnej, instytucji kultury z kraju uczestniczącego w programie Erasmus+;
b) instytucji szkolnictwa wyższego z kraju programu posiadającej Kartę Erasmusa dla
Szkolnictwa Wyższego 2014-2020 (Erasmus Charter for Higher Education, ECHE);
c) każdej publicznej lub prywatnej organizacji kraju uczestniczącego w programie
Erasmus+ prowadzącej działalność na rynku pracy lub w dziedzinie kształcenia,
szkolenia i na rzecz młodzieży. Przykładowo taką organizacją może być:
 publiczne lub prywatne małe, średnie lub duże przedsiębiorstwo (w tym
przedsiębiorstwa społeczne),
 organ publiczny na szczeblu lokalnym, regionalnym lub krajowym,
 partner społeczny lub inny przedstawiciel świata pracy, w tym izby handlowe,
stowarzyszenia rzemieślnicze/zawodowe i związki zawodowe,
 instytut badawczy,
 fundacja,
 szkoła/instytut/ośrodek edukacyjny (na dowolnym poziomie, począwszy od
kształcenia na poziomie przedszkolnym, a skończywszy na kształceniu na
poziomie średnim II stopnia, w tym również kształcenie zawodowe i edukacja
dorosłych),
 organizacja niekomercyjna, stowarzyszenie, organizacja pozarządowa,
 instytucja prowadząca poradnictwo zawodowe, doradztwo zawodowe i usługi
informacyjne.
2. Wyjazd pracownika w celach szkoleniowych nie może być realizowany do instytucji
unijnych ani do instytucji odpowiedzialnych za zarządzanie unijnymi programami.
§4
Wyjazd w ramach działania STT nie może obejmować udziału w konferencji ani kursie
językowym.
§5
Celem wyjazdu pracownika w ramach działania STT jest doskonalenie umiejętności
i kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiana doświadczeń, poszerzenie wiedzy w dziedzinie
związanej z charakterem wykonywanej pracy w PWSZ, poprzez udział w szkoleniu,
seminarium, warsztatach z elementami szkolenia, treningu, wizycie studyjnej, wizycie typu
work shadowing (rodzaj „stażu” – krótkotrwały okres pracy w podobnej zagranicznej
jednostce uczelnianej).
§6
Pierwszeństwo udziału w wyjazdach w celach szkoleniowych mają pracownicy
administracyjni PWSZ.
2
OKRES POBYTU W ZAGRANICZNEJ INSTYTUCJI PRZYJMUJĄCEJ
§7
Minimalna długość pobytu pracownika w zagranicznej instytucji przyjmującej, za który
pracownik może otrzymać stypendium, wynosi 2 dni robocze, a maksymalna 5 dni roboczych,
bez względu na długość pobytu, który może trwać do 2 miesięcy.
§8
Pracownik może ubiegać się tylko o jeden wyjazd w ramach działania STT w danym roku
akademickim. Drugi wyjazd będzie możliwy w przypadku wolnych miejsc wyjazdowych oraz
środków finansowych przeznaczonych na ten cel oraz wtedy, gdy w wyniku dodatkowej
rekrutacji nie zgłoszą się nowi kandydaci.
§9
Wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych do zagranicznych instytucji przyjmujących
rozpoczynają się najwcześniej 1 października danego roku akademickiego, a zakończyć się
muszą najpóźniej 25 września tego samego roku akademickiego.
PROCEDURA ZGŁOSZENIA
§ 10
Pracownik PWSZ zainteresowany wyjazdem w celach szkoleniowych do instytucji
zagranicznej, we własnym zakresie wyszukuje aktualnych ofert szkolenia oraz organizuje
wyjazd (kontakt z instytucją przyjmującą, transport, zakwaterowanie, itd.).
§ 11
1. Pracownik deklaruje chęć wyjazdu w celach szkoleniowych poprzez złożenie
następujących dokumentów:
a) Zgłoszenie na wyjazd w celach szkoleniowych zawierające oświadczenie o znajomości
języka obcego, zaakceptowane i podpisane przez:
 Dyrektora Instytutu oraz Prorektora - w przypadku nauczyciela akademickiego,
 Kanclerza - w przypadku pracownika administracyjnego,
b) Indywidualny Program Szkolenia tzw. Staff Mobility for Training Mobility Agrement,
zawierający niezbędne informacje dotyczące zakładanych celów, oczekiwanych
rezultatów realizowanego szkolenia, harmonogramu szkolenia oraz realizowanego
działania przez pracownika, zatwierdzony i podpisany przez przełożonego oraz
przedstawiciela instytucji przyjmującej, w której zaplanowane zostało szkolenie.
§12
Indywidualny Program Szkolenia zatwierdzony przez zagraniczną instytucję przyjmującą
powinien być złożony w wersji papierowej w Dziale Nauczania lub przesłany skanem na
adres mailowy: [email protected].
§ 13
Uczelniana Komisja działająca w ramach programu Erasmus+, zwana dalej „Komisją”, ustala
ostateczny termin składania dokumentacji przez pracowników PWSZ, który zostaje podany
3
do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie internetowej Uczelni (zakładka
Erasmus+/Dla Pracowników/Wyjazdy pracowników – w celach szkoleniowych).
W przypadku wolnych miejsc wyjazdowych w danym roku akademickim Komisja ustala
nowy termin składania dokumentów.
PROCEDURA KWALIFIKACJI DO WYJAZDU
§ 14
1. Rozpatrzenia złożonych przez kandydata dokumentów na wyjazd w ramach działania STT
dokonuje Uczelniana Komisja działająca w ramach programu Erasmus+, w składzie:
a) Koordynator programu Erasmus+ – przewodniczący Komisji;
b) pracownik Działu Nauczania – członek Komisji;
c) przedstawiciel studentów.
2. Uczelnianą Komisję działającą w ramach programu Erasmus+ powołuje Rektor.
3. Uczelniana Komisja działająca w ramach programu Erasmus+, w oparciu o przyznaną
przez NA liczbę miejsc wyjazdowych na dany rok akademicki, podejmuje decyzje
kwalifikujące na wyjazd w celach szkoleniowych do zagranicznych instytucji przyjmujących,
aż do wyczerpania środków finansowych przewidzianych na wyjazdy STT w danym roku
akademickim.
§ 15
Kryteria kwalifikacji do wyjazdu pracownika PWSZ w ramach działania STT:
a) przygotowany Indywidualny Program Szkolenia – brane będą pod uwagę
w szczególności:
 temat szkolenia i stopień powiązania z charakterem wykonywanej pracy
w PWSZ,
 kompetencje językowe;
b) pierwszeństwo podczas kwalifikacji na wyjazd mają pracownicy, którzy ubiegają się
o wyjazd po raz pierwszy - bez uszczerbku dla postanowień § 6, który ma
pierwszeństwo zastosowania;
c) w przypadku znacznej liczby kandydatów decydujące znaczenie będzie miało
zatrudnienie pracownika w PWSZ na podstawie umowy o pracę;
d) decyzja o wyborze kandydata podejmowana jest zgodnie polityką kadrową Uczelni
oraz terminowością wywiązywania się z ewentualnej umowy dotyczącej wyjazdów
pracowników PWSZ w celach szkoleniowych w ramach programu Erasmus+ w roku
akademickim poprzedzającym zgłoszenie na wyjazd w ramach działania STT.
§ 16
Podczas procedury kwalifikacyjnej zapewniona jest równość szans kobiet i mężczyzn,
a także osób niepełnosprawnych.
§ 17
Uczelniana Komisja działająca w ramach programu Erasmus+ sporządza protokół z każdego
postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz z listą
4
rezerwową. Informacje o wyniku postępowania kwalifikacyjnego są przekazywane każdemu
z kandydatów indywidualnie w drodze e-mailowej lub doręczane kandydatowi na piśmie.
§ 18
Od decyzji Uczelnianej Komisji działającej w ramach programu Erasmus+ przysługuje
odwołanie do Rektora, które wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia
OBOWIĄZKI PRACOWNIKA PRZED WYJAZDEM
§ 19
1. Pracownik PWSZ zakwalifikowany do wyjazdu zobowiązany jest do:
a) posiadania ubezpieczenia na czas pobytu w kraju docelowym - minimalny zakres
ubezpieczenia obejmuje podstawowe ubezpieczenie zdrowotne (uprawniające do
korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE i/lub pozostałych krajów biorących
udział w programie Erasmus+) oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych
wypadków i/lub odpowiedzialności cywilnej na czas podróży i pobytu za granicą;
b) zapewnienia sobie transportu oraz zakwaterowania w miejscu pobytu;
c) załatwienia wizy – o ile wymagają tego przepisy danego kraju.
2. W celu sfinalizowania wyjazdu pracownik zobowiązany jest do uregulowania spraw
związanych z zastępstwem na czas planowanego wyjazdu.
§ 20
W przypadku rezygnacji z wyjazdu pracownik PWSZ zobowiązany jest do niezwłocznego
złożenia pisemnej rezygnacji z wyjazdu.
ZMIANA TERMINU LUB MIEJSCA WYJAZDU
§ 21
W wyjątkowych sytuacjach pracownik zakwalifikowany do udziału w ramach działania STT
może zmienić termin wyjazdu lub miejsce wyjazdu, które pierwotnie zostały zadeklarowane
w Zgłoszeniu na wyjazd w celach szkoleniowych.
§ 22
Aby ubiegać się o zmianę terminu lub miejsca wyjazdu należy złożyć podanie o oraz nowy
Indywidulany Program Szkolenia – zgodnie z § 11.
STYPENDIUM NA WYJAZD
§ 23
Na okres pobytu w zagranicznej instytucji przyjmującej przyznawane jest stypendium
z programu Erasmus+.
5
§ 24
Dofinansowanie wyjazdu wypłacane jest zgodnie z obowiązującymi dziennymi stawkami
stypendialnymi podanymi przez NA (w oparciu o wytyczne Komisji Europejskiej) wg
podziału na poszczególne grupy krajów docelowych. Jako dofinansowanie rozumie się
stypendium na wyjazdy zagraniczne otrzymywane w ramach programu Erasmus+. Stanowi
ono, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, dochód osoby
przebywającej czasowo za granicą osiągany z tytułu stypendiów.
§ 25
Stypendium przyznane pracownikowi PWSZ jest przeznaczone na pokrycie częściowych
kosztów związanych z wyjazdem i z pobytem w zagranicznej instytucji przyjmującej. Nie jest
ono przewidziane na pokrycie pełnych kosztów związanych z realizacją wyjazdu – zgodnie z
regulacjami ogólnymi programu Erasmus+. Stypendium obejmuje ryczałt na koszty
utrzymania, natomiast nie obejmuje dni przeznaczonych na podróż.
§ 26
Przyznane i wypłacone pracownikowi łączne środki finansowe nie mogą przekroczyć limitów
określonych przez NA.
§ 27
Podstawą wypłaty stypendium jest umowa finansowa, zawierana przez PWSZ
z pracownikiem zakwalifikowanym do wyjazdu, zgodna ze wzorem ustanowionym przez NA.
§ 28
W przypadku niezawarcia przez pracownika umowy wskazanej w § 27 w terminie
określonym przez PWSZ, wsparcie finansowe nie zostanie przyznane, zaś decyzja
o kwalifikacji do wyjazdu wygasa z mocy prawa.
§ 29
Stypendium wypłacane jest po zawarciu umowy finansowej w dwóch ratach: płatność
zaliczkowa stanowiąca 80% całości kwoty przyznanego stypendium – przed wyjazdem oraz
20% po powrocie i dostarczeniu wymaganych dokumentów niezbędnych do rozliczenia
wyjazdu (§ 33).
§ 30
Środki finansowe wypłacone zostaną po zawarciu umowy finansowej w walucie EUR
przelewem na rachunek bankowy pracownika.
§ 31
Stypendium nie podlega opodatkowaniu w zakresie i terminie określonych rozporządzeniem
Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2016 r. w sprawie zaniechania poboru
podatku dochodowego od osób fizycznych od niektórych dochodów (przychodów)
podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2190).
6
§ 32
Pracownik przed zawarciem umowy oświadcza, że nie otrzymał żadnego innego stypendium
na pokrycie tych samych kosztów związanych z wyjazdem w ramach działania STT z innych
programów wspólnotowych lub innych inicjatyw Komisji Europejskiej. W razie otrzymania
takich środków obowiązany jest do niezwłocznego zwrotu wypłaconego wsparcia
finansowego, zaś w razie wykrycia otrzymania takich środków przed zawarciem umowy
finansowej, umowy nie zawiera się.
ROZLICZENIE WYJAZDU
§ 33
Pracownik PWSZ po powrocie z zagranicznej instytucji przyjmującej jest zobowiązany
złożyć następujące dokumenty:
1. zaświadczenie/certyfikat potwierdzające rzeczywisty pobyt pracownika w instytucji
przyjmującej i zrealizowany program szkolenia (oryginał),
2. Indywidualny Program Szkolenia – tzw. Staff Mobility for Training Mobility Agreement
(oryginał),
3. dowód pobytu za granicą – tzw. Proof of stay – np. rachunek za hotel, bilet lotniczy,
autobusowy, kolejowy,
4. sprawozdanie z pobytu za granicą w wersji on-line wg instrukcji, którą otrzyma
w wiadomości e-mail, wygenerowanej przez narzędzie raportowania Komisji Europejskiej.
§ 34
Pracownik PWSZ zobowiązany jest do rozliczenia się z wyjazdu w terminie do 5 dni od
zakończenia realizacji działania STT poprzez dostarczenie dokumentów poświadczających
realizację wyjazdu w celach szkoleniowych. Stanowi to podstawę do pozytywnego
rozliczenia wyjazdu i jest traktowane jako wniosek o płatność pozostałej kwoty przyznanego
stypendium (20%).
§ 35
W przypadku niewypełnienia przez pracownika obowiązków wynikających z § 33 Uczelnia
ma prawo ubiegać się o zwrot wypłaconego stypendium. Decyzję w tej sprawie podejmuje
Rektor w porozumieniu z Kwestorem oraz Koordynatorem programu Erasmus+.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 36
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem należy stosować przepisy
i wytyczne zawarte w unormowaniach dotyczących programu Erasmus+ oraz umów
pomiędzy PWSZ a NA na dany rok.
7