Plan Komunikacji

Plan Komunikacji
Regionalnego
Programu Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego
na lata 2007-2013
Szczecin, marzec 2013
Spis treści
1.
Wprowadzenie ..................................................................................................... 3
2.
Podstawy prawne realizacji działań informacyjno-promocyjnych w latach 2007-
2013/ dokumenty źródłowe ........................................................................................ 3
3.
Uwarunkowania i przesłania Planu Komunikacji .................................................. 4
4.
Cele Planu Komunikacji. ....................................................................................... 5
5.
Docelowe grupy odbiorców działań informacyjnych i promocyjnych ................... 6
A. Grupy docelowe i ich charakterystyka. ........................................................................ 6
B. Przekaz i jego treść ......................................................................................................... 9
C. Sposób zapewnienia wysokiej jakości kontaktów między przedstawicielami FE a
interesariuszami. ................................................................................................................ 11
6. Główne instrumenty działań informacyjnych i promocyjnych ............................ 12
7.
Opis działań IZ oraz innych partnerów zaangażowanych w proces informowania i
promocji w obrębie RPO WZ. .................................................................................... 16
8.
Współpraca i wymiana informacji z innymi programami współfinansowanymi z
Funduszy Europejskich.............................................................................................. 18
9.
Harmonogram realizacji działań informacyjno-promocyjnych na lata 2007-13 .. 19
10. Budżet działań informacyjnych i promocyjnych ................................................. 21
11. Polityka szkoleniowa .......................................................................................... 22
12. Komunikacja wewnętrzna .................................................................................. 24
13. Sposób oceny działań informacyjnych i promocyjnych pod kątem widoczności i
świadomości oraz roli odgrywanej przez Wspólnotę. ................................................ 25
14. Dane kontaktowe do odpowiedzialnych za wdrażanie planu komunikacji w
Instytucji Zarządzającej RPO WZ …………………………………………………………………… 27
Obowiązki beneficjenta w zakresie informacji i promocji projektów realizowanych w
ramach RPO WZ........................................................................................................ 29
2
1. Wprowadzenie
Plan
Komunikacji
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego na lata 2007-2008 jest dokumentem określającym sposoby promocji
Funduszy Europejskich w regionie. W podstawowych założeniach nawiązuje do zapisów
Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii
Spójności na lata 2007-2013 m.in. poprzez uwzględnienie założeń dotyczących spójności
przekazu i wizualizacji programów operacyjnych.
Plan Komunikacji określa cele i instrumenty promocji Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, odbiorców, do których kierowana jest
informacja, a także założenia polityki szkoleniowej oraz komunikację i podział zadań
pomiędzy
podmiotami
realizującymi
plan;
zawiera
ponadto
ogólny
harmonogram
podejmowanych działań i sposób ich finansowania. Plan Komunikacji jest dokumentem, do
którego odwołują się Roczne Plany Działań Informacyjno-Promocyjnych.
Za tworzenie, koordynację oraz realizację Planu Komunikacji oraz Rocznych planów
działań odpowiedzialna jest Instytucja Zarządzająca RPO WZ, a w jej strukturze Biuro ds.
Promocji i Informacji w Wydziale Zarządzania RPO.
2. Podstawy prawne realizacji działań informacyjno-promocyjnych w latach
2007-2013/ dokumenty źródłowe
Plan komunikacji dla RPO WZ na lata 2007-2013 powstał na podstawie zapisów zawartych w:
-
Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej
Strategii Spójności na lata 2007-2013 przygotowanej zgodnie z:
 Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999
 Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.
ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr
1083/2006
ustanawiającego
przepisy
ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
3
Europejskiego
i
Rady
w
sprawie
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego;
-
Ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.
wraz z późniejszymi zmianami
-
Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 10 czerwca 2010 r. w
zakresie informacji i promocji;
-
Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego
na
lata
2007-2013,
zaakceptowanym
przez
Komisję
Europejską
11
października 2007 r. przyjętym przez Zarząd Województwa 31 października
2007 r. wraz z późniejszymi zmianami;
-
Uszczegółowieniu
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (wersja 3.0., marzec 2007 r. wraz z
późniejszymi zmianami).
3. Uwarunkowania i przesłania Planu Komunikacji
Prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych jest obowiązkiem każdego państwa
członkowskiego. Jest również naturalną konsekwencją stanowiska Komisji Europejskiej,
zgodnie z którym nieodłączną częścią wdrażania Funduszy Europejskich jest informowanie o
nich oraz ich promowanie. Obowiązek prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych
nakłada na państwa członkowskie Rozporządzenie Rady (WE) 1083/2006, którego art. 69
mówi: „państwo członkowskie i instytucja zarządzająca programem operacyjnym dostarczają
informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich
promocję. Informacje takie kieruje się do obywateli Unii Europejskiej i beneficjentów w celu
podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy funduszy”.
Okres programowania 2007-2013 to duże wyzwanie. Województwo Zachodniopomorskie
otrzymało nieporównywalnie większe środki unijne. W okresie 2004-2006 w ramach
Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego województwo otrzymało
140 mln EUR. W latach 2007-2013 środki przyznane na realizację działań w ramach RPO WZ
to ponad 835 mln EUR. Dlatego tak ważne jest stworzenie przejrzystego i przyjaznego
obrazu RPO WZ oraz zaktywizowanie społeczeństwa do aplikowania o środki unijne.
Doświadczenia lat 2004-2006 wskazują na złożoność Funduszy Europejskich. Kluczem
jest więc szeroko dostępna informacja oraz promocja produktu jakim są środki pomocowe.
Wszystkie działania informacyjno-promocyjne zmierzają zatem do jak najpełniejszego
wykorzystania przyznanych województwu środków finansowych.
4
4. Cele Planu Komunikacji.
Podstawowym celem Planu Komunikacji RPO WZ jest zapewnienie ogólnej informacji
i promocji RPO WZ wśród społeczeństwa oraz dostarczenie potencjalnym i faktycznym
odbiorcom pomocy fachowej i rzetelnej informacji na temat poszczególnych działań, które
będą wdrażane w ramach RPO WZ, tak, aby przełożyło się to na efektywność wykorzystania
dostępnych w ramach RPO WZ środków. Celem ogólnym jest ponadto wparcie realizacji oraz
podniesienie poziomu świadomości i wiedzy mieszkańców regionu na temat nie tylko samego
Programu, ale również Narodowej Strategii Spójności.
Osiągnięcie celu ogólnego zapewni realizacja celów szczegółowych takich jak:

zapewnienie wyczerpującej informacji na temat możliwości pozyskiwania środków
unijnych
w
ramach
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego w latach 2007-2013;

określenie
sposobów
zapewnienia
powszechnego
dostępu
do
informacji
o
możliwościach ubiegania się o wsparcie ze środków Funduszy Europejskich;

podniesienie świadomości oraz zwiększenie wiedzy wśród mieszkańców regionu na
temat pomocy dostępnej w ramach RPO WZ dzięki uruchomieniu różnych narzędzi
komunikacyjnych, ułatwiających dotarcie zarówno do szerszego grona odbiorców, jak
i do potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów;

uświadamianie mieszkańcom województwa zachodniopomorskiego różnorodności
obszarów wsparcia/interwencji oraz ogólnej dostępności Funduszy Europejskich;

promocja korzyści wynikających z członkostwa w Unii Europejskiej;

szczegółowe informowanie o możliwościach ubiegania się o środki unijne na realizację
projektów służących rozwojowi regionu;
5

upowszechnienie informacji na temat realizowanych projektów - prezentacja
sukcesów realizacji projektów w ramach poszczególnych działań na zasadzie promocji
dobrych praktyk;

informowanie opinii publicznej o roli, jaką pełni Unia Europejska we współpracy z
państwami członkowskimi przy udzielaniu pomocy, jak również o rezultatach ich
działań;

współpraca
z
partnerami
społeczno-gospodarczymi
przy
realizacji
działań
informacyjno-promocyjnych;

promocja Funduszy Europejskich jako bodźców rozwoju regionalnego;

aktywizacja beneficjentów poprzez profesjonalną informację i motywację, w celu
zwiększenia
liczby
projektów
współfinansowanych
ze
środków
unijnych
w
województwie zachodniopomorskim;

zapewnienie przejrzystości procedur wdrażania - zapewnienie czytelnej informacji o
procedurach obowiązujących przy składaniu projektów;

stałe podnoszenie wiedzy i kompetencji osób zaangażowanych w proces zarządzania,
wdrażania i informowania na temat RPO WZ.
5. Docelowe grupy odbiorców działań informacyjnych i promocyjnych
A. Grupy docelowe i ich charakterystyka.
Działania informacyjno – promocyjne dotyczące Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego
mają
za
zadanie
zwiększyć
rozpoznawalność
programu, podnieść społeczne rozumienie pomocy udzielanej przez Program, ukazać
przejrzystość realizacji oraz poinformować określone grupy odbiorców o możliwościach, jakie
oferuje RPO WZ. W tym celu Plan Komunikacji RPO WZ wyróżnia kilka grup docelowych,
które zostały podzielone ze względu na rodzaj i zakres ich zaangażowania we wdrażanie RPO
WZ:
6
1. Ogół społeczeństwa – kluczową rolę we wdrażaniu Funduszy Europejskich pełni
kreowanie świadomości mieszkańców regionu na temat korzyści wynikających z
możliwości korzystania z Funduszy Europejskich oraz nadawanie rozgłosu efektom ich
wykorzystania. Zdobyta wiedza na temat działań związanych z wdrażaniem oraz
wykorzystaniem środków Unii Europejskiej służyć będzie budowaniu pozytywnego
wizerunku podmiotów zaangażowanych w proces wdrażania pomocy, jak również
przyczyni się do poparcia dla inwestycji, których bezpośrednim beneficjentem będą
mieszkańcy regionu. Kluczowym odbiorcą komunikatów będzie tu więc społeczność
województwa zachodniopomorskiego.
2.
Beneficjenci, którzy już realizują projekty dofinansowane ze środków unijnych oraz
potencjalni beneficjenci, do których kierowana jest większość działań komunikacyjnych działania skierowane do tej grupy odbiorców obejmować będą podmioty uprawnione do
korzystania z pomocy w ramach RPO WZ 2007-2013 w tym m.in.:

jednostki
samorządu
terytorialnego
szczebla
gminnego,
powiatowego
i
wojewódzkiego, ich związki, stowarzyszenia i jednostki organizacyjne podległe
samorządowi,

podmioty gospodarcze,

instytucje otoczenia biznesu,

szkoły wyższe,

jednostki naukowe,

organizacje pozarządowe,

administracja rządowa,

parki narodowe i krajobrazowe,

PGL Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne,

partnerzy społeczni i gospodarczy,

instytucje kultury,

kościoły i związki wyznaniowe oraz osoby prawne kościołów i związków
wyznaniowych,

spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, TBS,

zakłady opieki zdrowotnej działające w publicznym systemie ochrony zdrowia,

osoby prawne i fizyczne będące organami prowadzącymi szkoły i placówki
oświatowe,

spółki wodne,

jednostki
sektora
finansów
publicznych
posiadające
osobowość
prawną
(niewymienione wyżej),
7

inne podmioty wymienione w Uszczegółowieniu RPO WZ jako beneficjenci działań
Programu.
3. Instytucje uczestniczące bezpośrednio i pośrednio w realizacji programu, ze szczególnym
uwzględnieniem pracowników zaangażowanych w proces wdrażania funduszy, ponieważ
to ich działania wpływają bezpośrednio na zachowania i opinie projektodawców,
partnerów społeczno-gospodarczych oraz na opinie pojawiające się w mediach. Ważną
rolę odgrywają tutaj także:

Członkowie Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego,

Radni Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego,

Członkowie Zachodniopomorskiego Komitetu Monitorującego.
4. Media – grupa ta jest kluczowa w kształtowaniu wizerunku Funduszy Europejskich. Ich
działania mogą wpływać pośrednio lub bezpośrednio na wszystkie pozostałe grupy
docelowe, dlatego tak ważne jest podjęcie z mediami współpracy oraz wykształcenie
modelu opartego na dwustronnej komunikacji. Za pośrednictwem mediów odbywa się
zwiększanie świadomości społeczeństwa w zakresie dostępności środków unijnych,
informuje się społeczności lokalne o zrealizowanych projektach, przekazuje informacje o
korzyściach płynących z przynależności do UE. Głównym partnerem są tu media lokalne i
regionalne. Oddziaływanie na ogół społeczeństwa poprzez media sprowadza się do
współpracy z dziennikarzami, przede wszystkim przedstawicielami mediów lokalnych,
którzy będą pisać o zaletach korzystania ze środków unijnych. Narzędziami będą tu
informacje prasowe, konferencje z okazji wydarzeń o znaczącym charakterze, jak np.
podpisanie RPO WZ, uruchomienie programu w województwie, uruchomienie pierwszych
konkursów. Ewentualne działania skierowane do mediów ogólnopolskich prowadzone
będą we współpracy z IK NSRO w zakresie informacji i promocji.
5. Młodzież – to od niej w dużej mierze zależeć będzie przyszłość Funduszy Europejskich,
dlatego uzasadnione jest skierowanie działań informacyjno-promocyjnych do tej właśnie
grupy. Młodzież stanowi grono przyszłych projektodawców, odbiorców rezultatów, a także
pracowników
będących
zajmować
się
wdrażaniem
i
zarządzaniem
Funduszami
Europejskimi. Ważne jest więc wykształcenie w świadomości tej grupy jak najlepszego
wizerunku UE.
6. Decydenci oraz inni multiplikatorzy informacji, w tym lokalni i regionalni liderzy – są to
osoby podejmujące decyzje, które mogą mieć wpływ na wykorzystanie środków unijnych.
Zalicza się tutaj też grupę osób inicjującą różnego rodzaju przedsięwzięcia. Grupy te
8
mogą stanowić cenną pomoc w kształtowaniu świadomości oraz tworzeniu pozytywnego
wizerunku Funduszy Europejskich.
7. Partnerzy społeczni i gospodarczy – grupa potencjalnych projektodawców, wywierająca
wpływ na szeroką opinię publiczną oraz odbiorców rezultatów, mająca duży wpływ na
obraz funduszy.
Należy brać pod uwagę, że w każdej grupie mogą dodatkowo wystąpić zróżnicowania
wewnątrz kategorii. Narzędzia i metody działań informacyjnych i promocyjnych muszą być
precyzyjnie dobrane do potrzeb i możliwości percepcji danej grupy/kategorii wewnątrz grupy
docelowej.
B. Przekaz i jego treść
W zależności od grupy docelowej, do której kierowany będzie dany przekaz
zastosowane zostają różnorodne metody prezentowania informacji. Odmienne będzie
ponadto kluczowe przesłanie komunikatu, jego styl oraz stopień wyspecjalizowania.
Różnorodne metody umożliwią osiągnięcie poszczególnych celów w odniesieniu do ww. grup
odbiorców. Zarówno bowiem cele, jak i odbiorcy determinują narzędzia, metody oraz samą
treść komunikatu.
Promocja
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego wpisuje się w ogólną strategię promocji Funduszy Europejskich. Dla
regionu oznacza to, że przy akcentowaniu specyfiki samego programu, podstawowa jego
charakterystyka pozostaje tożsama z pozostałą częścią rodziny programów operacyjnych,
których ogólnym celem nadrzędnym, jest szeroko pojęty rozwój. „”Dla rozwoju...”
nieprzypadkowo pozostaje hasłem rekomendowanym na tablice pamiątkowe, jako hasło
promocyjne upamiętniające udział Funduszy Europejskich w poszczególnych projektach.
Rozwój właśnie stanowi wspólny mianownik komunikacji Funduszy Europejskich w
Polsce. Ideą przewodnią jest tu hasło: „Fundusze Europejskie = Napęd Twórczych
Przemian”. Strategia komunikacji określa podstawowe atrybuty funduszy; komunikaty
kierowane
do różnych
grup
odbiorców
powinny
z
jednej
strony
posługiwać się
poszczególnymi atrybutami, wzmacniając je dzięki temu, z drugiej zaś utrwalać ich
pozytywny wizerunek. Proces komunikacji stwarza relacje, opisane przez Strategię jako
model 5Z, którego etapy to kolejno: zauważenie, zainteresowanie, zrozumienie, zaufanie,
zaangażowanie.
Tabela nr 1. Grupy docelowe i podstawowe komunikaty do nich kierowane
9
Grupa
docelowa
Decydenci,
liderzy,
środowiska
opiniotwórcze
Podstawowy komunikat
Sprawne zarządzanie RPO WZ wymaga równie sprawnych i fachowych kadr;
Procedury tworzone przez instytucje zarządzające są niezbędne w celu jasnego,
równego i bezstronnego przyznawania środków; są to instytucje samouczące się,
wykorzystują nowe doświadczenia do podnoszenia jakości pracy, oczekują informacji
zwrotnych;
Słowa – klucze: Zrównoważony rozwój, ambicje, europejskość, profesjonalizm,
korzyści, rozwój regionu, współdziałanie, wspólnota interesów, twórcze wykorzystanie
potencjału;
Ogół
społeczeństwa;
młodzież
RPO WZ to program regionalny, zaspokaja więc lokalne potrzeby. Daje szansę na
poprawę konkurencyjności przedsiębiorstw, lepsze warunki edukacyjne i poprawę
standardów placówek ochrony zdrowia. To szansa na rozwój turystyki i kultury, na
odnowę obszarów marginalizowanych, a także na informatyzację społeczeństwa. Dobre
drogi, czyste środowisko i poprawa warunków życia mieszkańców województwa to
najważniejsze efekty programu.
Słowa – klucze: rozwój, europejskość; korzyść dla regionu, rozwój lokalny, lepsza
przyszłość; pomysłowość i kreatywność;
Media
RPO WZ to program umożliwiający dostęp do Funduszy Europejskich w regionie; to
oferta pomocy finansowej dla wielu grup, organizacji i społeczności. Zaspokajają wiele
rodzajów potrzeb: infrastrukturalnych, bytowych, kulturalnych, rozwojowych,
samorealizacji i awansu.
Jasne i stabilne zasady oraz procedury umożliwiają pozyskanie funduszy w ramach RPO
WZ. Mówienie o nich i propagowanie ich to wspólny interes nas wszystkich. Fundusze
są administrowane przez kompetentne, pomocne i fachowe kadry.
Fundusze Europejskie dają oparcie, pomagają rozwiązywać lokalne problemy,
wychodzą naprzeciw naszym potrzebom, wkraczają tam, gdzie nasze własne zasoby są
niewystarczające. Uzupełniają nasze możliwości, zwiększają je, wzmacniają.
Słowa – klucze: kontakt, rozwój lokalny, bliskość, dostępność, perspektywa,
zrównoważony rozwój, inicjowanie, wspólnota interesów, wkład, pomocniczość, wiedza
i informacja
Beneficjenci
i potencjalni
beneficjenci;
partnerzy
społecznogospodarczy
Fundusze dostępne w ramach RPO WZ to stabilne, stałe, niezawodne źródło środków,
bo gwarantem jest tu Unia Europejska. Procedury ich przyznawania są przejrzyste i
jasne choć sięgnięcie po środki wymaga zdobycia określonej wiedzy; wysiłek wart
podjęcia, bo FE pozwalają zmienić na lepsze otoczenie, w którym żyjemy; dobre
praktyki poprzedniego okresu programowania pokazują, że można i warto. Otrzymanie
dofinansowania wymaga czasu, ale jest to czas potrzebny na rzetelną ocenę projektu.
Otrzymanie dofinansowania to powód do dumy - udział w realizacji celów
wspólnotowych świadczy o zaradności, kreatywności, odwadze w mierzeniu się z
nowymi wyzwaniami. Tablica pamiątkowa projektu, to zarazem pomnik naszego
twórczego potencjału.
Słowa – klucze: rozwój, zmiana, wiedza, kreatywność, logika, szansa; przyszłość,
dostępność środków, osiągalność;
Pracownicy
IZ
Wizerunek RPO WZ zależy od fachowości kadr obsługujących program. Dobre relacje z
beneficjentem tworzą markę programu a przez to Funduszy Europejskich; świetnie
przygotowani urzędnicy motywują i wspierają beneficjentów – pełniąc rolę służebną
w stosunku do beneficjenta kształcą go, by lepiej i efektywniej sięgał po środki w
ramach RPO WZ.
Słowa-klucze: profesjonalizm, oparcie na wiedzy, dostępność, rada, współpraca;
Przedsiębiorcy
(wyodrębnie
ni ze
względu na
specyfikę)
Fundusze Europejskie (RPO WZ) są źródłem i napędem innowacyjnego rozwoju.
Zwiększają konkurencyjność przedsiębiorstw, umożliwiają im zaistnienie na rynku
międzynarodowym. Jako zarówno zwrotna (w ramach Inicjatyw wspólnotowych
realizowanych w ramach RPO WZ), jak i bezzwrotna) pomoc umożliwiają rozwój
przedsiębiorstw a przez to województwa. Są opłacalną inwestycją w przyszłość;
Słowa – klucze: poprawa, usprawnienie, modernizacja, innowacyjność, nowe
technologie, konkurencyjność; profity, okazja, korzyści.
10
C.
Sposób
zapewnienia
wysokiej
jakości
kontaktów
między
przedstawicielami FE a interesariuszami.
Wszelkie
działania
informacyjno-promocyjne
realizowane
w
ramach
Planu
Komunikacji mają za zadanie skuteczne poinformowanie beneficjentów oraz potencjalnych
beneficjentów o możliwościach zgłaszania projektów do realizacji w ramach RPO WZ, o
obowiązujących w tym zakresie procedurach oraz podniesienie wiedzy ogółu społeczeństwa
na temat rezultatów zaangażowania Unii Europejskiej w działania służące rozwojowi regionu.
Pracownicy udzielający informacji interesariuszom podnoszą wciąż swoje kwalifikacje,
uczestniczyć będą w tym celu w wielu szkoleniach, seminariach, zapewniona będzie im
możliwość podejmowania studiów podyplomowych itp. (Polityka szkoleniowa opisana została
w rozdziale 10).
W celu sprawdzenia satysfakcji interesariuszy z uzyskanych odpowiedzi, Biuro ds.
Promocji i Informacji (WZRPO-IV) opracuje arkusze ankiet, które przekazane zostaną
uczestnikom szkoleń. Wypełnione ankiety pozwolą na zweryfikowanie postrzegania
kompetencji pracowników zajmujących się wdrażaniem RPO WZ. Umożliwią zwrócenie uwagi
na tematy najbardziej popularne czy najbardziej problematyczne, a dzięki temu możliwe
będzie dostosowanie działań informacyjno-promocyjnych pod kątem zapotrzebowania.
Ankiety dostarczane będą do WZRPO-IV po szkoleniach. Pozwolą one nie tylko ocenić
szkolenie pod względem organizacyjnym i merytorycznym, ale ponadto pozwolą usprawnić
system informowania o Funduszach Europejskich, w szczególności o RPO WZ. Informacje
zwrotne pozwolą usprawnić proces kształcenia grup celowych, zarówno poprzez podnoszenie
komunikatywności i przejrzystości przekazywanych informacji, jak i zakres wykorzystanych
narzędzi i stosowanych metod nauczania.
Zebrane ankiety, po uprzednim przeanalizowaniu, częściowo umożliwią weryfikację i
aktualizację
Rocznych
planów
działań
pod
względem
zgodności
z
oczekiwaniami
beneficjentów i opinii publicznej. Sygnały nt. potrzeb odbiorców funduszy lub propozycje
ewentualnych zmian pozwolą na wprowadzenie usprawnień do systemu informowania oraz
wdrażania RPO WZ.
W celu zapewnienia dużej efektywności procesu komunikacji, która przyczynić się
powinna w efekcie do pełnego wykorzystania Funduszy Europejskich w regionie w ramach
Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WZ wyodrębniono katalog ryzyka
wystąpienia błędów w procesie komunikacji a także mechanizmów jego kontroli. Pozwolą one
11
podejmować
kroki
w
celu
zapobiegania
ewentualnym
nieprawidłowościom
procesu
komunikacji.
Niezależnie od tego, inną procedurą wspierającą dobrą jakość kontaktów z klientami
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego jest wdrożony w Urzędzie
system Polityki Jakości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego wg
normy
PN-ISO
9001:
2001
(Uchwała
nr
1118/07
Zarządu
Województwa
Zachodniopomorskiego z dnia 15 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie
Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego Polityki Jakości i zasad sporządzania
dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością z późniejszymi aktualizacjami).
6. Główne instrumenty działań informacyjnych i promocyjnych
W celu informowania opinii publicznej o możliwościach jakie stwarzają Fundusze
Europejskie, zbudowania pozytywnego wizerunku funduszy, podniesienia świadomości
korzyści związanych z realizacją projektów w ramach RPO WZ zastosowane zostaną
następujące instrumenty informacyjno-promocyjne:
1) publikacje dokumentów programowych, między innymi: RPO WZ oraz Poradników dla
Wnioskodawców i Beneficjentów RPO WZ. Zawierać będą one informacje dotyczące
zakresu udzielanej pomocy, kwalifikowalności kosztów, ścieżki wyboru wniosków
obejmującej
procedurę
rozpatrywania
wniosków
o
dofinansowanie
z
wyszczególnieniem czasu trwania poszczególnych etapów procedury; zawiera on
również informacje o obowiązkach beneficjenta w zakresie promocji projektu;
ponadto informacje nt. kontroli monitoringu i sprawozdawczości. Wszystkie ww.
dokumenty dostępne są w wersji elektronicznej na stronie internetowej.
2) wydawanie broszur informacyjnych, ulotek, plakatów, etc., informujących odbiorców
pomocy i opinię publiczną o roli, jaką odgrywa UE w rozwoju regionu – instrument
uzupełniający,
stanowiący
uzupełnienie
wiedzy
potrzebnej
do
prawidłowego
aplikowania o środki. W publikacjach zawarte będą kluczowe informacje na temat
Programu oraz realizacji konkretnych projektów.
3) publikacja Regionalnego biuletynu informacyjnego RPO WZ – aktualne źródło
informacji o stanie wdrażania Programu w województwie, w redagowanie którego
12
zaangażowani będą pracownicy
IZ RPO
WZ, zajmujący się wdrażaniem i
zarządzaniem Programem. Zawierać będzie praktyczne informacje, porady oraz opinie
i relacje z wydarzeń w regionie. Dystrybuowany będzie pomiędzy beneficjentów i
potencjalnych beneficjentów.
4) wydawanie materiałów promocyjnych, np.: gadżetów, kalendarzy, listowników –
rozpowszechnianie materiałów promujących, w celu rozpropagowania spójnej
wizualizacji jaka została stworzona dla programów operacyjnych, w tym RPO WZ,
zwiększenia rozpoznawalności Programu w regionie. Będą wręczane jako nagrody w
konkursach
promocyjnych
oraz
w
charakterze
województwa, beneficjentom i potencjalnym
upominków
mieszkańcom
beneficjentom. Wszystkie materiały
będą dobrą wizytówką programu, a osoby którym zostaną one wręczone staną się
nośnikami informacji o Narodowej Strategii Spójności – Programie Regionalnym.
Wydawanie i dystrybuowanie tych materiałów będzie miało ponadto na celu
stworzenie pozytywnego wizerunku NSS, Funduszy Europejskich oraz informowanie
społeczności
regionalnej
o
roli,
jaką
odgrywa
UE
we
wspieraniu
rozwoju
regionalnego.
5) organizacja
szkoleń,
zaangażowanych
we
spotkań
informacyjnych,
wdrażanie
Programu,
konferencji
beneficjentów
dla
i
jednostek
potencjalnych
beneficjentów, grup celowych, dziennikarzy itp. – przedstawienie informacji o
możliwościach wykorzystania środków unijnych i rezultatach wsparcia UE. Ich celem
jest usystematyzowanie wiedzy związanej z RPO WZ. Instrumenty te służyć mogą
zarówno przekazywaniu ogólnych informacji, jak również mogą być wykorzystywane
do
przekazywania
zaangażowanych
beneficjentów
szczegółowych
informacji
skierowanych
do
instytucji
w proces informowania i promocji w obrębie Programu,
końcowych,
ostatecznych
odbiorców
(beneficjentów)
oraz
potencjalnych beneficjentów końcowych i potencjalnych ostatecznych odbiorców
(beneficjentów).
6) prowadzenie strony internetowej poświęconej RPO WZ, korzystanie z innych
elektronicznych narzędzi informacji, nośników multimedialnych, etc. - strona
internetowa jako medium najbardziej popularne zawierać będzie najbardziej aktualne
informacje, jak również poradniki, dokumenty itp. Strona poprzez swoją strukturę
będzie adresowana zarówno do ogółu społeczeństwa, jak i do profesjonalistów,
13
pracowników instytucji zajmujących się Funduszami Europejskimi, beneficjentów,
potencjalnych beneficjentów i młodzieży. Strona zawiera elementy wymagane przez
zasady wspólnej identyfikacji wizualnej NSRO, oraz linki do stron: Głównego Punktu
Informacyjnego, Portalu Funduszy Europejskich i serwisów związanych z tematyką
funduszy UE.
Stosownie do Wytycznych, strona poświęcona RPO WZ zawiera m.in.:
-
dokumenty programowe i akty prawne prawa polskiego i wspólnotowego, rejestr i
opis zmian dokumentów;
-
informacje nt. programu, w tym szczegółowy opis osi priorytetowych, z
wyszczególnieniem typów beneficjentów, rodzajów projektów oraz kategorii
działań, w ramach których beneficjenci mogą ubiegać się o dofinansowanie;
-
informacje o planowanych konkursach,
-
aktualne informacje o terminach naboru wniosków wraz z danymi teleadresowymi
instytucji prowadzącej nabór,
-
sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji RPO WZ,
-
bieżące dane dot. wysokości dostępnych środków i stanu realizacji RPO WZ,
-
uproszczone opisy aplikowania o środki w ramach schematów konkursowych RPO
WZ,
-
wykaz beneficjentów zgodnie z rozdziałem 7 pkt 2 d Rozporządzenia Komisji (WE)
nr 1828/2006 oraz informacje nt. aktualnie realizowanych projektów,
-
Wytyczne dla beneficjentów, w tym dotyczące promocji projektów oraz unijnego
źródła dofinansowania;
-
odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz słowniczek terminów;
Ponadto:
-
zakładki poświęcone instrumentom wsparcia zwrotnego dostępnym w ramach
RPOWZ;
-
Podręcznik wnioskodawcy zawierający m.in. informacje o zakresie udzielania
pomocy, kwalifikowalności kosztów, procedurach rozpatrywania wniosków,
-
zakładkę Zachodniopomorski Komitet Monitorujący;
-
zagadnienia związane z ewaluacją i oceną efektywności wykorzystania Funduszy
Europejskich, a także publikacje wyników badań ewaluacyjnych;
14
Serwis posiada funkcjonalność, która obejmie m.in.: newsletter, wyszukiwarkę,
statystyki odwiedzin (dostępne w panelu administracyjnym) do celów monitoringu, ,
opcję „drukuj”
W ramach serwisu wyodrębniona została zakładka poświęcona nowej perspektywie
w tym zawierająca informacje o najważniejszych obszarach wsparcia, postępie prac, a
także dokumenty i ich projekty.
7) organizacja kampanii medialnych: artykuły prasowe, audycje radiowe i programy
telewizyjne, spoty reklamowe i inne formy reklamy – bardzo popularna forma
przekazywania informacji, kierowana do szerokiego grona odbiorców. Będzie
stosowana w formie krótkookresowych działań promocyjnych, powtarzana co jakiś
czas, w celu utrwalenia wiedzy o Programie oraz w celu zbudowania trwałego,
dobrego wizerunku przynależności do UE. Ponadto w ramach prowadzenia kampanii
reklamowych przewiduje się skorzystanie z takich instrumentów, jak ogłoszenia w
prasie czy współpraca z mediami. W prasie ogłaszane będą informacje na temat:
terminów składania wniosków, możliwości ich finansowania, kryteriów oceny
projektów itp. Reklamy w formie spotów emitowane będą także na antenach
lokalnych rozgłośni radiowych oraz telewizyjnych. Planuje się także udział w
stworzeniu cyklicznych programów, w których poruszane będą tematy związane z
RPO WZ. Ponadto przewidziana jest współpraca z mediami w postaci prowadzenia
szkoleń dla dziennikarzy, informowania o imprezach, konferencjach, wydarzeniach
sportowych i kulturalnych promujących RPO WZ w regionie etc.
8) Billboardy i inne reklamowe nośniki zewnętrzne – ciekawa i atrakcyjna forma
przykuwania uwagi grup docelowych. Są one skuteczną metodą prezentacji
przesłania towarzyszącego aplikowaniu o środki unijne oraz wyeksponowania marki
Funduszy Europejskich w przestrzeni publicznej, są także skutecznym elementem
prowadzenia kampanii wizerunkowej, która utrwalić ma w świadomości odbiorców
pozytywny wizerunek programu regionalnego.
9) Tablice informacyjne i stałe tablice pamiątkowe – umieszczane przez beneficjenta w
miejscach powszechnie dostępnych w trakcie i po zakończeniu realizacji projektu.
Będą miały na celu informowanie społeczeństwa o dofinansowaniu projektu ze
środków Unii Europejskiej. Forma i treść tablic oraz innych oznaczeń będzie zgodna z
15
zapisami
wytycznych
dotyczących
promocji
projektów,
a
wymogi
odnośnie
znakowanie tablic i ich wymiarów zawarte w dokumentacji, zamieszczonej na stronie
www.rpo.wzp.pl. Podstawowe obowiązki beneficjenta w zakresie promocji projektu
zawiera załącznik nr 1 do niniejszego Planu. Wskazówki odnośnie zamieszczania
informacji o współfinansowaniu projektów, będą przekazywane beneficjentom w
trakcie szkoleń. Obowiązki w tym zakresie będą stanowiły również element umowy z
beneficjentem.
10) Targi, wydarzenia kulturalne i sportowe, konkursy, akcje reklamowe – w związku z
obowiązkiem prowadzenia działań kierowanych do społeczeństwa, w ramach
prowadzonych działań informacyjno – promocyjnych zakłada się organizację imprez,
w trakcie których uczestnicy będą informowani o pracach związanych z realizacją RPO
WZ, jego zaawansowaniu i efektach.
11) Stworzenie punktów informacyjnych w subregionie koszalińskim i szczecińskim w celu
zapewnienia powszechnego dostępu do informacji o możliwościach ubiegania się o
środki unijne. Punkty prowadzone są na podstawie porozumienia z MRR i zarządzane
przez odrębną komórkę WZRPO w ramach sieci PIFE.
Prowadzenie punktów konsultacyjnych w WZRPO IV i WWRPO, gdzie beneficjenci
mogą uzyskać odpowiednio informacje nt. obowiązków informacyjno-promocyjnych i
skonsultować plany w tym zakresie oraz uzyskać informacje nt. realizacji projektów w
wyniku konsultacji z pracownikami WWRPO.
Wszystkie z wymienionych instrumentów posiadać będą wspólny mianownik w postaci
jednolitego, spójnego systemu wizualizacji, zgodnego z zasadami wymaganymi przez
Strategię komunikacji. Promowane będzie też hasło „Program Regionalny – dla rozwoju
Pomorza Zachodniego”. W przypadku punktów informacyjnych wizualizacja zgodna jest z
wytycznymi MRR w tej sprawie.
7. Opis działań IZ oraz innych partnerów zaangażowanych w proces
informowania i promocji w obrębie RPO WZ.
16
W ramach rozporządzenia wykonawczego art. 5 ust. 3 partnerami zaangażowanymi
w proces informowania i promocji w obrębie regionalnych programów operacyjnych mogą
być:

władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju;

stowarzyszenia handlowe i zawodowe;

partnerzy społeczni i gospodarczy;

organizacje pozarządowe;

organizacje przedsiębiorców;

centra informacji europejskiej, jak również przedstawicielstwa Komisji Europejskiej w
Państwach Członkowskich;

instytucje oświatowe.
W
ramach
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego nie przewiduje się utworzenia Instytucji Pośredniczącej i Instytucji
Wdrażającej, dlatego też instytucją odpowiedzialną za prowadzenie działań informacyjnych i
promocyjnych w zakresie RPO w województwie zachodniopomorskim jest przede wszystkim
Instytucja Zarządzająca RPO WZ (IZ RPO WZ) i realizujące jej funkcje: Wydział Zarządzania
Regionalnym Programem Operacyjnym Urzędu Marszałkowskiego oraz Wydział Wdrażania
Regionalnego Programu Operacyjnego. IZ RPO WZ ponosi odpowiedzialność za realizację
zadań, które zgodnie z wymaganiami polskich i wspólnotowych aktów prawnych prowadzić
będzie w latach 2007-2013; obejmować one będą:
-
prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych w województwie zgodnie z
Planem Komunikacji oraz Rocznymi planami działań,
-
przeprowadzenie kampanii informacyjnej poświęconej uruchomieniu RPO WZ,
-
przeprowadzanie przynajmniej raz w roku kampanii poświęconej efektom
wdrażania RPO WZ i dużych projektów,
-
monitorowanie realizacji działań informacyjno-promocyjnych,
-
prowadzenie
sprawozdawczości
na
temat
stanu
realizacji
działań
informacyjnych i promocyjnych (sprawozdania okresowe, roczne oraz na
zakończenie programu),
-
upowszechnianie informacji o możliwościach wsparcia oraz o procedurach
dotyczących realizacji projektów w ramach RPO WZ,
-
upowszechnianie informacji na temat realizowanych projektów, w tym list
beneficjentów, które publikowane będą na stronie www.rpo.wzp.pl;
17
-
uczestnictwo przedstawicieli IZ w pracach Grupy Sterującej ds. Informacji i
Promocji, nadzorowanych przez Instytucję Koordynująca NSRO.
-
umieszczanie przed siedzibą IZ flagi UE na okres 1 tygodnia od 9 maja.
W celu dotarcia z informacją o Funduszach Europejskich do jak najszerszego grona
odbiorców, przewiduje się współpracę z innymi podmiotami takimi jak: stowarzyszenia
przedsiębiorców, liderzy lokalni (jst) i in. Współpraca polegać będzie głównie na
dystrybuowaniu
wszelkiego
rodzaju
publikacji,
materiałów
promocyjnych,
gadżetów
wydawanych przez Urząd Marszałkowski.
Aby osiągnąć zamierzone cele związane z informacją i promocją RPO WZ w regionie
zastosowane zostaną między innymi środki i instrumenty opisane w rozdziale 6. Główne
instrumenty działań informacyjnych i promocyjnych.
W 2007 roku, 17 września odbyła się konferencja prasowa poświecona zakończeniu
negocjacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego z
Komisją Europejską. Marszałek Województwa Zachodniopomorskiego przedstawił szczegóły
negocjacji oraz ostateczny kształt dokumentu. W dniach od 15 do 21 października 2007
wyemitowany został trzydziestosekundowy spot telewizyjny na antenie telewizji regionalnej.
Zasięg techniczny TVP Szczecin. Z analizy oglądalności wynika, iż rzeczony spot oglądało
366 870 widzów, zaś odsetek grupy celowej, do której kierowana była kampania wynosi
24,26% przy grp – 49, 59 (GRP - intensywność kampanii reklamowej wyrażona odsetkiem
grupy celowej suma oglądalności poszczególnych spotów zaliczonych do kampanii
reklamowej).
8. Współpraca i wymiana informacji z innymi programami
współfinansowanymi z Funduszy Europejskich.
W ramach wymiany doświadczeń planuje się wymianę informacji z innymi
programami współfinansowanymi z Funduszy Europejskich. Przewiduje się realizację
wspólnych inicjatyw, np.:
-
tworzenie wspólnych punktów informacyjnych przy okazji organizowania imprez
informacyjnych i promocyjnych,
-
wymianę dobrych praktyk, materiałów promocyjnych i informacyjnych pomiędzy
różnymi instytucjami,
-
uczestnictwo przedstawicieli IZ RPO WZ w pracach Regionalnej Informacyjnej Grupy
Roboczej (RIGR) – grupy zrzeszającej przedstawicieli m.in. POKL, PROW,
18
-
wymiana dobrych praktyk i doświadczeń poprzez uczestnictwo przedstawicieli WZ
RPO IV w Grupie Sterującej ds. Informacji i Promocji
9. Harmonogram realizacji działań informacyjno-promocyjnych na lata
2007-2013
Działania realizowane w ramach Planu Komunikacji będą podejmowane w oparciu o
harmonogram realizacji na lata 2007-2013. Szczegółowy harmonogram działań informacyjnopromocyjnych na dany rok zawarty będzie w Rocznych Planach Działań.
Tabela 2: Harmonogram działań informacyjno-promocyjnych na lata 2007-2013.
Działanie
2007
1.poł. 2.poł.
Publikacja
dokumentów
programowych
Publikacja i
dystrybucja
broszur, ulotek itp.
Konferencja
inaugurująca RPO
Konferencje,
seminaria i
spotkania
informacyjne
Szkolenia i
warsztaty dla
beneficjentów
Strona internetowa
dotycząca RPO
Regionalny Biuletyn
informacyjny RPO
Współpraca z
mediami
Punkt
konsultacyjny RPO
Monitoring działań
informacyjnych i
promocyjnych
Ewaluacja działań
informacyjnych i
promocyjnych.
Przygotowanie do
nowej perspektywy
2008
2009
2010
2011
2012
2013
20142015
X
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
X
X
x
x
x
X
X
X
19
Prowadzenie
działań
informacyjno-promocyjnych
będzie
miało
zróżnicowany
charakter oraz różne natężenie, w zależności od terminu występowania oraz grupy
odbiorców, do których będą one kierowane.
Do podstawowych elementów procesu komunikacji Funduszy Europejskich zaliczamy:
- komunikację wewnętrzną (KW) - umiejętność prawidłowego komunikowania się pomiędzy
członkami instytucji zajmujących się wdrażaniem RPO WZ; przygotowanie niezbędnych
dokumentów, procedur, instrukcji, planów, rozwiązań.
- powiadamianie beneficjentów i społeczności regionalnej (PB) o uruchomieniu realizacji RPO
WZ.
- wsparcie procesu aplikowania o środki (WPA) - zwiększenie zainteresowania Funduszami
Europejskimi wśród potencjalnych beneficjentów w przypadku, gdy zainteresowanie
poszczególnymi działaniami jest niewielkie, a gdy podaż wniosków jest wysoka –
uświadamianie zalet składania jak najlepszych propozycji, co miałoby bezpośrednie
przełożenie na merytoryczną ocenę danego projektu.
- pomoc beneficjentom (PBR) w realizacji projektów i rozliczaniu oraz propagowaniu efektów
projektów zgodnie z unijnymi wymogami.
- prezentowanie efektów (PE) wdrażania RPO WZ.
- monitoring, weryfikacja i ewaluacja (MW).
Ramowy harmonogram działań pod kątem procesów komunikacji Funduszy
Europejskich:
20
2 semestr
2 semestr
1 semestr
1 semestr
2014-
2013
2 semestr
1 semestr
2013
2 semestr
1 semestr
2012
2 semestr
2 semestr
2011
1 semestr
1 semestr
2010
2 semestr
1 semestr
2009
2 semestr
1 semestr
2008
2 semestr
1 semestr
2007
1. KW
2. PB
3. WPA
4. PBR
5. PE
6. MW
Tabela 3: Ramowy harmonogram działań pod katem procesów komunikacji Funduszy Europejskich.
10. Budżet działań informacyjnych i promocyjnych
Działania informacyjne i promocyjne na poziomie regionalnym będą finansowane z
pomocy technicznej RPO WZ. Na realizację Osi priorytetowej 8. Pomoc techniczna
przeznaczono środki w wysokości 33 417 299 EUR. Alokacja finansowa na działanie 8.2
Wsparcie działań informacyjno-promocyjnych oraz procesów ewaluacji RPO WZ wynosi
5 000 033 EUR z czego ok. 3 100 033 euro planuje się przeznaczyć na finansowanie działań
informacyjno-promocyjnych. Budżet na działania szkoleniowe przeznaczone dla pracowników
zawarty jest w działaniu 8.1
Tabela 4: Indykatywny budżet działań informacyjno-promocyjnych na lata 2007-2013
Alokacja środków w
ramach działania 8.2
na działania
informacyjnopromocyjne [euro]*
3 100 033
2007 2008
108 823,07
2009
2010
2011
2012
346
377
310
330 651
781,62
750,85
769,54
2013
20142015
529
1 095
844,73
412,19
* Kurs z przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc opracowania dokumentu wg
Europejskiego banku Centralnego (27 lutego 2013 r.) – 4,1678.
21
11. Polityka szkoleniowa
W ramach polityki szkoleniowej IZ RPO WZ planuje organizację szkoleń m.in. dla dwóch
różnych grup docelowych:
1. Beneficjentów i potencjalnych beneficjentów RPO:
A. Seminaria informacyjne i konferencje;
B. Szkolenia.
Szkolenia, konferencje a także spotkania informacyjne są jednym z bardziej
efektywnych instrumentów komunikacji z odbiorcami Funduszy Europejskich. Pozwalają one
na przedstawienie szczegółowych informacji konkretnej grupie osób. Umożliwiają reagowanie
na bieżące kwestie, pytania oraz objaśnianie trudnych zagadnień.
Konferencje, szkolenia oraz spotkania informacyjne mają różny stopień ogólności.
Determinowany jest on przez program spotkania oraz zaproszonych odbiorców – od
praktyków, którzy zajmują się konkretnymi zagadnieniami związanymi z aplikowaniem o
środki unijne, po początkujących odbiorców środków UE; dostarczają też okazji do
dwustronnej wymiany komunikatów. Kierowane są do różnych grup beneficjentów i
potencjalnych beneficjentów. Są wśród nich przedstawiciele jst, organizacji pozarządowych,
placówek edukacyjnych, instytucji ochrony zdrowia, przedsiębiorcy itp.
Spotkania ogólne poświęcone będą prezentacji Programu i możliwości jakie oferuje
beneficjentom. Zostaną tu zaprezentowane osie priorytetowe Programu, w szczególności
informacje dotyczące rodzajów projektów, rodzajów beneficjentów a także sposobów
aplikowania o środki. Szkolenia specjalistyczne wzbogacone będą o formę warsztatów. Mają
one na celu przekazanie uczestnikom wyspecjalizowanej wiedzy, związanej z przedmiotem
ich działania; poruszane będą tu zagadnienia m.in. z zakresu pomocy publicznej, rozliczania i
realizacji projektów itp. Tematyka zagadnień poruszanych na szkoleniach i konferencjach
powiązana będzie z planowanymi i przeprowadzanymi naborami.
Szkolenia organizowane są przez Wydział Zarządzania RPO we współpracy z
Wydziałem Wdrażania RPO, odpowiedzialnym za merytoryczną część ich prowadzenia.
Przewiduje się możliwość wynajęcia ekspertów w celu przeprowadzenia specjalistycznych
szkoleń np. z zakresu promocji projektów, pomocy publicznej lub zamówień publicznych.
22
Szkolenia mają charakter planowany i znajdują odzwierciedlenie w Rocznym Planie
Działań Informacyjno-Promocyjnych. Oprócz szkoleń zamieszczonych w harmonogramie, IZ
RPO prowadzić będzie szkolenia na podstawie zgłaszanych przez beneficjentów potrzeb
szkoleniowych. Potencjalni beneficjenci bądź ich grupy zgłaszają pisemnie prośbę o
przeprowadzenie spotkania informacyjnego, szkolenia bądź seminarium do Wydziału
Wdrażania RPO. W takim przypadku stroną organizacyjną może być zarówno odpowiednia
komórka Urzędu Marszałkowskiego (Biuro ds. Promocji i Informacji) jak i sam potencjalny
beneficjent. Warunkiem przeprowadzenia szkolenia jest jego nieodpłatny charakter. System
taki funkcjonował już w poprzednim okresie programowania 2004-2006. Pracownicy
Wydziału zajmującego się wdrażaniem ZPORR przeprowadzali z powodzeniem szkolenia
organizowane przez spółdzielnie mieszkaniowe, placówki służby zdrowia, organizacje
pozarządowe oraz policję. W obecnym okresie programowania zdobyte doświadczenia będą
wykorzystywane w celu prowadzenia efektywnej polityki szkoleniowej.
Pod koniec okresu programowania planowane są spotkania i konferencje z jednej strony
podsumowujące kończącą się perspektywę, z drugiej informujące nt. nowej perspektywy.
2. Pracowników zaangażowanych w zarządzanie Programem i jego wdrażanie.
Szkolenia dla osób zaangażowanych w proces wdrażania i zarządzania RPO WZ
umożliwiają podniesienie wiedzy i kwalifikacji kadry urzędniczej mającej w kompetencjach
zarządzanie Funduszami Europejskimi, rozwój zawodowy pracowników IZ RPO oraz
zapobieganie fluktuacji kadr w IZ RPO.
Szkolenia dla pracowników IZ stanowią element Rozwoju i doskonalenia kadr
(zaangażowanych w przygotowanie, zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie, promocje i
informację, ewaluacje, audyt, ocenę i kontrolę RPO WZ - poprzez szkolenia, warsztaty,
praktyki, seminaria, staże krajowe i zagraniczne, wyjazdy studyjne, udział w konferencjach,
udział w studiach podyplomowych krajowych i zagranicznych, studiach MBA, oraz udział w
kursach językowych i specjalistycznych w Polsce i za granicą) Urzędu Marszałkowskiego
Województwa Zachodniopomorskiego. Przewiduje się szkolenia (i inne formy kształcenia), na
które pracownika deleguje pracodawca, jak i studia, szkolenia oraz kursy językowe etc., o
podjęcie których wnioskuje sam pracownik.
23
Wydział Zarządzania RPO oraz Wydział Wdrażania RPO opracowują roczne
harmonogramy szkoleń. Analiza potrzeb szkoleniowych oparta jest na zgłoszeniach
nadsyłanych przez kierowników komórek, jak i na wnioskach indywidualnych pracowników.
Szkolenia związane są z zakresem czynności danych pracowników oraz zadaniami
realizowanymi na określonych stanowiskach pracy. Uwzględniają ponadto ewentualne zmiany
w zakresach obowiązków pracowników.
Roczne plany szkoleniowe przesyłane są do Biura ds. Promocji i Informacji RPO WZ,
które na podstawie zgłoszeń ustala indykatywny harmonogram szkoleń na kolejny rok.
Szkolenia mogą dotyczą m.in:

zarządzania projektami,

rachunkowości i finansów publicznych,

prawa zamówień publicznych,

pomocy publicznej,

zagadnień związanych z informacją i promocją,

ochrony danych osobowych i informacji niejawnych,

audytu i kontroli,

sprawozdawczości,

ewaluacji,

pomocy technicznej,

systemów informatycznych, programów komputerowych itp.
12. Komunikacja wewnętrzna
Biuro ds. Promocji i Informacji (WZRPO-IV) w zakresie swoich obowiązków posiada
m.in. prowadzenie na szeroką skalę działań informacyjno-promocyjnych. W ramach
wykonywanych zadań prowadzona jest sprawozdawczość, sporządzane ankiety półroczne i
roczne dla MRR. Aby usprawnić przepływ informacji w zakresie inicjatyw podejmowanych
przez wydziały zajmujące się wdrażaniem i zarządzaniem programem (WZRPO i WWRPO),
ujednolicono system przepływu i odbioru informacji dotyczący m.in. takich działań jak:
szkolenia dla beneficjentów czy szkolenia wewnętrzne.
WZRPO-IV opracowało arkusz ankiety RPO w zakresie działań informacyjnopromocyjnych. Ankiety te zostały rozesłane drogą elektroniczną do każdego pracownika WW
RPO i WZ RPO. Do dnia 10 każdego miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym,
24
każdy pracownik zobowiązany jest do uzupełnienia ankiety o inicjatywy, które podejmował w
ramach wykonywanych obowiązków. Następnie są one odsyłane do pracowników WZRPO-IV,
którzy prowadza agregację danych w zakresie działań informacyjno-promocyjnych.
Oprócz
ankiet
do
podstawowych
narzędzi
pomocnych
w
komunikowaniu
wewnętrznym (głównie między Wydziałem Wdrażania RPO i Wydziałem Zarządzania RPO, ale
także między tymi wydziałami a innymi komórkami Urzędu Marszałkowskiego) zaliczamy:
-
wymianę informacji poprzez pocztę elektroniczną,
-
udział obu wydziałów w redagowaniu Biuletynu RPOWZ,
-
uczestnictwo w szkoleniach, kursach, etc.
-
organizację wspólnych konferencji, spotkań, seminariów, debat, szkoleń itp.
-
spotkania, dyskusje, narady
13. Sposób oceny działań informacyjnych i promocyjnych pod kątem
widoczności i świadomości oraz roli odgrywanej przez Wspólnotę.
1)
Monitoring
Instytucja
Zarządzająca
zobligowana
jest
do
dokonywania
oceny
działań
informacyjnych i promocyjnych pod kątem zaistnienia w świadomości ogółu społeczeństwa
oraz wiedzy nt. roli odgrywanej przez Wspólnotę. Na podstawie własnych raportów w formie
zestawień miesięcznych, półrocznych, rocznych i końcowych, jak i informacji pozyskiwanych
od partnerów zaangażowanych w proces informacji i promocji w obrębie RPO WZ
przeprowadzana
będzie
szczegółowa
analiza
prowadzonych
działań,
a
następnie
sporządzane będą stosowne sprawozdania na ich temat w ramach:
1. sprawozdań okresowych,
2. sprawozdań rocznych,
3. sprawozdań na zakończenie Programu.
Ocena realizacji Planu opierać będzie się na ocenie poszczególnych działań
realizowanych w ramach Planu. Działania poddane będą ocenie na podstawie poniższych
wskaźników, które obejmują zarówno wskaźniki produktu jak i rezultatu:
Tabela 5: Wskaźniki dla działań informacyjno-promocyjnych oraz metody ich badań.
Działania
Wskaźniki
Narzędzia
Szacowana
docelowa wartość
25
Punkt informacyjny2
-
-
Publikacje, broszury,
ulotki, plakaty
-
-
Szkolenia dla
beneficjentów oraz
pracowników WW
RPO, WZ RPO, Liczba
konferencji udział w
spotkaniach
informacyjnych i
imprezach
promocyjnych,
-
-
-
-
Artykuły, ogłoszenia
prasowe oraz filmy i
audycje reklamowe
-
-
Internet
-
Narzędzia
multimedilane
-
Billboardy i stałe
tablice pamiątkowe
Materiały reklamowe
2
3
4
-
Liczba odwiedzin
Liczba odpowiedzi
udzielonych
telefonicznie
Liczba odpowiedzi
udzielonych drogą
elektroniczną
Biuletyny, ulotki,
broszury, plakaty
(suma tytułów/
rodzajów publikacji)3
Liczba (szt.)
egzemplarzy
wszystkich publikacji,
broszur i ulotek itp.4
Liczba
zorganizowanych
szkoleń,
liczba osób
uczestniczących w
szkoleniach,
Liczba imprez
promocyjnych i
spotkań
informacyjnych
Liczba uczestników
spotkań
informacyjnych i
imprez promocyjnych
Liczba publikacji
artykułów, ogłoszeń
prasowych,
liczba emisji audycji
radiowych i
telewizyjnych
Liczba nowych
komunikatów na
stronie
Liczba odwiedzin
serwisu Internet.
Suma tytułów
publikacji
Liczba egzemplarzy
tych publikacji (szt.)
Billboardy, stałe
tablice pamiątkowe
Liczba egzemplarzy
wszystkich gadżetów
reklamowych.
Statystyki prowadzone
przez konsultantów
- 8500
- 32 200
- 2000
Ewidencja dot. ilości
wydawanych i
rozdystrybuowanych
publikacji
- 150 tytułów
Listy obecności,
statystyki i ankiety
wewnętrzne,
sprawozdania, dane od
organizatorów w
przypadku spotkań
informacyjnych i imprez
promocyjnych
organizowanych przez
podmiot zewnętrzny
- 350 szt.
Sprawozdania,
monitorowanie mediów,
wykaz emisji
dostarczony przez media
- 300 szt.
Statystyki dot. serwisu,
licznik odwiedzin;
- 1900 szt.
- 610 000 szt.
- 9 000 osób
- 100 imprez
- 16 000 osób
- 3000 emisji
- 2 380 000 szt.
Ewidencja wydanych
materiałów
- 2 tytuły
Sprawozdania z wizyt
kontrolnych
Ewidencja dot. ilości
przygotowywanych i
rozdystrybuowanych
materiałów
- 200 szt.
- 1 900 szt
- 204 000 szt.
Wskaźnik dotyczy konsultacji zarówno w ramach sieci PIFE, jak i punktów konsultacyjnych;
W przypadku biuletynów podaje się liczbę numerów danego biuletynu.
Suma nakładów publikacji
26
Zebrane do sprawozdań informacje zostaną każdorazowo przeanalizowane i
wykorzystane następnie w celu usprawnienia prowadzonych działań informacyjnopromocyjnych (aktualizacja Rocznych planów działań).
2)
Ewaluacja
Obowiązek
prowadzenia
ewaluacji
przez
państwa
członkowskie
wynika
z
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
W celu wywiązania się z powyższych zobowiązań, przy Instytucji Zarządzającej RPO
WZ powołana została Zachodniopomorska Grupa Sterująca Ewaluacją. Ponadto opracowany
został
Plan
ewaluacji
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013. Obejmuje zakresem zarówno ewaluację
strategiczną jak i operacyjną; wskazuje ogólne kierunki działań ewaluacyjnych na poziomie
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego (RPO WZ) w
okresie programowania 2007-2013.
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady 1083/2006 ewaluacji będą podlegać wszystkie
działania i procesy w ramach wdrażania RPO WZ, w tym komunikacja z odbiorcą Funduszy
Europejskich. Aby założenie to zostało zrealizowane pracownicy odpowiedzialni za informację
i promocję RPO WZ będą ściśle współpracować z Zachodniopomorską Grupą Sterującą
Ewaluacją.
Ponadto IZ RPO WZ przygotowuje Okresowe plany ewaluacji RPO WZ, które
zawierać będą działania związane z ewaluacją RPO WZ planowane do realizacji w roku
następnym i stanowić uszczegółowienie Planu ewaluacji RPO.
Dzięki opiniom i rekomendacjom ewaluacyjnym możliwe będzie wsparcie instytucji
odpowiedzialnych za realizację RPO. Wyniki ocen posłużą bowiem do weryfikacji Planu
Komunikacji RPO WZ na lata 2007-2013 oraz Planów Działań Informacyjnych i Promocyjnych
na kolejne lata. Reakcją na wyniki ocen będzie usprawnienie systemu informowania, co
zwiększy efektywność prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych oraz umożliwi
skuteczniejsze dotarcie do beneficjentów.
Ewaluacja docelowo dotyczyć będzie efektów wdrażania Programu oraz Planu
Komunikacji. W pierwszych latach realizacji, ocena przeprowadzona zostanie w kontekście
minionego okresu programowania i doświadczeń ZPORR w przedmiotowym zakresie, co
27
pozwoli udoskonalić bieżący system informacji oraz wyeliminować słabości poprzedniego
okresu. W ten sposób Instytucja Zarządzająca RPO WZ wpisze się w schemat dobrze
funkcjonującego, doskonalącego się systemu, reagującego na nieprawidłowości, dającego
możliwość naprawiania słabych punktów oraz wzmacniającego mocne strony procesu
komunikacji.
Zarówno plany ewaluacji, jak i wyniki badań dostępne będą na stronie internetowej
www.rpo.wzp.pl; wskaźniki oraz metody badań dostosowane będą do grupy odbiorców
informacji, na którą ukierunkowana zostanie dana ocena. Przykładowe narzędzia badawcze
zawiera tabela wskaźników monitoringowych.
14.
Dane
kontaktowe
do
odpowiedzialnych
za
wdrażanie
Planu
komunikacji w Instytucji Zarządzającej RPO WZ
Wydział Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym
Biuro ds. promocji i informacji
Telefon: + 48 91 44 11 195
Faks: + 48 91 48 90 866
email: [email protected]
[email protected]
adres:
ul Wyszyńskiego 30
70-203 Szczecin
www.rpo.wzp.pl
28
Załącznik nr 1
Obowiązki beneficjenta w zakresie informacji i promocji projektów realizowanych
w ramach RPO WZ
Obowiązki beneficjenta w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do
opinii publicznej wynikają z art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8
grudnia 2006 roku.
Zgodnie z powyższym beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej na
temat pomocy otrzymanej z funduszy, poprzez wykorzystanie narzędzi i kanałów określonych
w art. 8 przedmiotowego rozporządzenia. Są to przede wszystkim tablice pamiątkowe
umieszczane po zakończeniu operacji, tablice informacyjne umieszczane w trakcie realizacji
operacji, a także jakiekolwiek dokumenty odnoszące się do operacji. Po zakończeniu realizacji
operacji tablicę zastępuje się stałą tablicą pamiątkową.
Działania informacyjne i promocyjne skierowane do ogółu społeczeństwa oraz innych
uczestników procesu informowania nt. funduszy europejskich zawierają:
1. Emblemat Unii Europejskiej spełniający wymagane normy graficzne oraz odniesienie
słowne do Unii Europejskiej;
2. Odniesienie do właściwego funduszu: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
(tam gdzie jest to możliwe, opis w postaci: „Projekt współfinansowany przez Unię
Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego”; w przypadku udziału
środków z budżetu państwa należy ten fakt również zaznaczyć w opisie);
3. Hasło podkreślające wartość dodaną wspólnoty (hasło proponowane na tablice
pamiątkowe i informacyjne to "Program Regionalny - dla rozwoju Pomorza
Zachodniego” );
4. Logo Narodowej Strategii Spójności – Program Regionalny zgodne z wymogami
graficznymi;
5. Herb województwa zachodniopomorskiego.
29
Należy pamiętać, aby rozmiary poszczególnych logotypów miały w stosunku do siebie
odpowiednie proporcje określone w Księdze identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii
Spójności.
Powyższe wymagania powinny być stosowane w szczególności do:
–
korespondencji prowadzonej w sprawach projektów z wykonawcami projektów oraz
instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO,
–
umów z wykonawcami oraz dokumentacji przetargowej,
–
umów z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opisów stanowisk takich
pracowników,
–
ogłoszeń
na
wybór
wykonawcy,
nabór
personelu
czy
uczestników
projektów
szkoleniowych,
–
materiałów konferencyjnych, szkoleniowych, multimedialnych, broszur i ulotek,
–
materiałów prasowych,
–
stron internetowych zawierających informacje o projektach realizowanych z funduszy
strukturalnych,
–
oznaczenia różnego rodzaju urządzeń i sprzętów np. komputerowych, zakupionych w
ramach projektu,
–
wszystkich pozostały instrumentów stosowanych przy realizacji projektu, dla których nie
określono specyficznych wymagań powyższych wytycznych.
W celu informowania opinii publicznej o udziale funduszy europejskich w ramach RPO WZ dla
różnych
typów
projektów
zalecane
jest
zastosowanie
następujących
instrumentów
informacyjno-promocyjnych:
1. Tablice informacyjne mówiące o zaangażowaniu funduszy UE w realizację projektu.
Rozmiar tablicy informacyjnej nie powinien być mniejszy niż 70 x 90 cm.
2. Tabliczki informacyjne umieszczane w przypadku, gdy inwestycja dotyczy małych
projektów infrastrukturalnych. Rozmiar tablicy informacyjnej nie powinien być mniejszy
niż 25 x 30 cm.
3. Tablice pamiątkowe będące trwałą informacją nt. wsparcia rozwoju regionu przez Unię
Europejską. Umieszczone na stałe tablice pamiątkowe powinny zastąpić tablicę
informacyjną nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu realizacji projektu. Rozmiar
tablicy pamiątkowej nie może być mniejszy niż 70 x 90 cm.
30
4. Tabliczki bądź naklejki umieszczane na obiekcie w przypadku zakupu taboru czy innego
rodzaju sprzętu ruchomego.
5. Plakaty jako narzędzie informowania w przypadku projektów z zakresu doradztwa,
szkoleń etc. Można je zastosować także do promocji projektów infrastrukturalnych.
6. Certyfikaty uczestnictwa i ukończenia treningu lub kursu współfinansowanego ze środków
finansowych funduszy strukturalnych np. w ramach cross-financingu.
7. Publikacje i narzędzia komunikacji audiowizualnej.
8. Inne informacje i przedsięwzięcia promocyjne związane z ważnymi etapami realizacji
projektów np. konferencje i komunikaty prasowe oraz informacje na stronach
internetowych.
Nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad stosowania środków informacyjnych
i promocyjnych będzie egzekwowany na podstawie zapisów umów o dofinansowanie
projektów zawartych przez beneficjentów końcowych.
Szczegółowe informacje na temat obowiązków beneficjenta w zakresie promocji unijnych
źródeł wsparcia będzie można znaleźć w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym
Programem
Operacyjnym
Województwa
Zachodniopomorskiego
na
lata
2007-2013
dotyczących informacji i promocji projektu realizowanego w ramach RPO WZ, które
zamieszczone są na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl.
31
Spis tabel:
Tabela 1: Grupy docelowe i podstawowe komunikaty do nich kierowane.
Tabela 2: Harmonogram działań informacyjno-promocyjnych na lata 2007-2013.
Tabela 3: Ramowy harmonogram działań pod katem procesów komunikacji Funduszy
Europejskich.
Tabela 4: Indykatywny budżet działań informacyjno-promocyjnych na lata 2007-2013
Tabela 5: Wskaźniki dla działań informacyjno-promocyjnych oraz metody ich badań.
32