Archiwa w rzeczywistości XXI wieku i ich użytkownicy

Archiwa i i ich wyzwania w
pocz. XXI w.
III Spotkania archiwów instytucji Polskiej
Akademii Nauk.
ORGANIZACJA, ZARZĄDZANIE I
UDOSTĘPNIANIE W ŚWIETLE PRAKTYKI I
ZMIAN PRAWNYCH.
16 grudnia 2011, Warszawa, Pałac Staszica
Andrzej Biernat
Wyznaczniki rzeczywistości XXI w.w
kontekście działalności archiwów.
• 1-Techniki informatyczne – jak narzędzie
tworzenia informacji
• 2-Internet jako podstawowe medium komunikacji
• 3-Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i
twórca informacji
• 4-Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług
dla obywateli
• 5-Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań
światowych
Techniki informatyczne – jak narzędzie
tworzenia informacji- skutki dla archiwów/1
• -Coraz szerszy zakres stosowania dokumentu
elektronicznego od okresu pionierskiego do okresu
dominacji
• -Systemy EZD (jako uporządkowany i bezpieczny
system tworzenia, gromadzenia, przechowywania i
zarządzania dokumentacją elektroniczną w różnych ich
formach) ; faza przejściowa -współistnienie z
dokumentacją w postaci tradycyjnej (na nośnikach
analogowych, co oznacza papierowa)
• - zmniejszanie się roli tradycyjnego sposobu tworzenia i
gromadzenia informacji na rzecz baz danych
czerpiących informacje z różnych źródeł-innych baz
danych (np. Geoportal, system informacji o ochronie
zdrowia, obok np. PESEL, CEPiK i inne) -troska o
zachowanie danych historycznych
Techniki informatyczne – jak narzędzie
tworzenia informacji- skutki dla archiwów/2
• -zanikająca granica między cyklami życia dokumentacji czyli między
bieżącą użytecznością a zarchiwalizowaniem na poziomie jednostki
organizacyjnej
• -rosnąca rola standaryzacji – kluczowa rola archiwów (standardy
metadanych, standardy systemów teleinformatycznych, wymagania
techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na
których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych, instrukcja kancelaryjna dla systemów EZD)
• -współudział archiwów w tworzeniu instrumenatrium prawnego i
dobrych praktyk zapewniających tworzenie zestandaryzowanych
dokumentów elektronicznych i zapewniających uporządkowanie
zarządzanie dokumentami elektronicznymi z uwzględnieniem
perspektywy archiwalnej.
• -Archiwum Dokumentu Elektronicznego – nowe wyzwanie, nowa
rola archiwów
Techniki informatyczne – jak narzędzie
tworzenia informacji- skutki dla archiwów/3
• nowe zdefiniowanie relacji: aktotwórca- archiwum państwowerepozytorium wieczyste
• -problemy przechowywania długim czasie – tylko współpraca z
wysoko rozwiniętym sektorem IT
• -archiwa jako instytucje wiary publicznej – wzmocnienie funkcji
(niezastępowalna- bo dwa wymiary m.a – informacyjny i dowodowy)
• -informatyzacja informacji i cyfryzacja (digitalizacja) materiałów
archiwalnych- zintegrowany system obejmujący podstawowe,
tradycyjne funkcje połączone z prezentacją skanów- z interaktywną
funkcją dla użytkowników podobnie jak w rozwiniętych
wyszukiwarkach (komercyjnych) uwzględniający profil użytkownika.
• -jak zachować wytwory sektora prywatnego (w szczególności
spuścizny czyli wytwory osób prywatnych), jak włączyć ich do
systemu zachowywania materiałów archiwalnych
Internet jako podstawowe medium
komunikacji/1
• Internet jako podstawowe źródło zdobywania
wiedzy zwłaszcza dla młodszego pokolenia
• Nie ma informacji w Internecie, tzn. nie istnieje
(Białoruś)
• Nie ma więc archiwów bez obecności w
Internecie – to oczywistość
• Sposób prezentacji nie może być stabilny, musi
ulegać ciągłym przemianom.
• Internet jako źródło usług dla użytkowników
• Internet jako forma komunikacji z użytkownikami
(Newsletter)
Internet jako podstawowe medium
komunikacji/2
• Internet jako forma zachęty dla użytkowników i
platforma komunikacji z nimi (portale
społecznościowe: Twitter, Facebook)- za i
przeciw (krytyka promowania prywatnych, nie
podlegających kontroli przedsięwzięć)
• Archiwa w znacznej części przestaną być
jedynymi dysponentami przechowywanych u
siebie informacji (materiałów archiwalnych)
• Ograniczania: prawo autorskie, ochrona
tajemnic (rola archiwów w reglamentacji
udostępniania ale w stosunku do informacji
retrospektywnej)
Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i
twórca informacji/1
• Społeczeństwo informacyjne - to
społeczeństwo, w którym towarem staje
się informacja traktowana jako szczególne
dobro niematerialne, równoważne lub
cenniejsze nawet od dóbr materialnych.
Przewiduje się rozwój usług związanych z
3P (przesyłanie, przetwarzanie,
przechowywanie informacji).
Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i
twórca informacji/2
• Cechy charakterystyczne takiego społeczeństwa to
m.in.:
• wysoko rozwinięty sektor usług, przede wszystkim sektor usług
nowoczesnych (bankowość, finanse, telekomunikacja, informatyka,
badania i rozwój oraz zarządzanie),
• gospodarka oparta na wiedzy
• wysoki poziom skolaryzacji społeczeństwa
• wysoki poziom alfabetyzmu funkcjonalnego w społeczeństwie – czyli
umiejętności posługiwania się informacją i wiedzą w celu
rozwiązywania i interpretowania problemow
• postępujący proces decentralizacji społeczeństwa
• renesans społeczności lokalnej
• urozmaicanie życia społecznego.
Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i
twórca informacji/3
• Cyfryzacja zmienia wszystko: sposób
twórczości, odbioru, realizacji.
• Każdy może być i odbiorca i stać się
twórcą, którego twórczość jest
powszechnie dostępna
Instytucje publiczne jako dostarczyciel
usług dla obywateli/1
• Nowe zdefiniowanie roli archiwów
• Archiwa jako instytucja usługowa- dostawca
usług dla obywatela, nowe relacje: dostawca –
klient.
• Funkcje społeczne:
• Archiwista jako strażnik pamięci społeczeństwa
• Archiwista jako osoba dostarczająca
autentycznych informacji i jego relacja do
społeczeństwa : więcej demokracji,
przejrzystości i dobrego zarządzania
Instytucje publiczne jako dostarczyciel
usług dla obywateli/2
• Jakie usługi?
• Czy gromadzenie, przechowywanie i
opracowanie jest postrzegane jako usługa? –
raczej nie jest to wewnętrzna sprawa archiwum,
• - od funkcji pasywnej do aktywnej
• -nie tylko udostępniać ale pomagać w
odnalezieniu, objaśniać, ukazać kontekst i jego
znacznie, pomagać w odczytywaniu a nawet
zrozumieniu materiałów archiwalnych
• Zachęcać do korzystania – ukazując nowe lub
nieznane obszary wiedzy
Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań
światowych
• Globalizacja rozumiana nie w sensie ekonomicznym ale jako sieć
powiązań informacji rozproszonych w różnych archiwach, problem
dostępu do materiałów archiwalnych rozproszonych, budowanie
wspólnej platformy dostępu (próba europejska –APENET z
udziałem Polski) i wyszukiwanie informacji w językach narodowych
(automatyczne słowniki)
• Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów
elektronicznych, a szczególności kwestii ich autentyczności,
długotrwałego przechowywania i dostępu –czyli unikanie
wymyślania prochu
• Tworzenie nowych platform współpracy z instytucjami pamięci
społecznej (biblioteki i muzea) – scalenie platformy dostępu do
wiedzy (problem standardów i platformy technologicznej).
Nowe zdefiniowanie użytkownika
• Nowe zdefiniowanie użytkowników archiwów
czyli jaki target
• Dawniej: administracja, później otwarcie na
badaczy czyli użytkowników kwalifikownych
przygotowanych do samodzielnej pracy w
archiwum (wyszukiwanie i odczytywanie)
• Obecnie archiwa dla wszystkich – bez względu
na przygotowanie, nie do końca zdefiniowane
zainteresowania (dla każdego coś miłego), wiek,
wykształcenie – czyli archiwa dla ludzi, dla
prostego człowieka, dla tego który mieszka tu
ale i wszędzie
Zadania archiwisty w archiwach
historycznych
• gromadzenie poprzez kształtowanie zasobu choć z zastosowaniem
zmodernizowanych kryteriów, troska o zachowanie kontekstu
• opracowywanie – wzrastająca rola z pogłębionym i
usystematyzowanym opisem na poziomie dokumentu, łączeniem
informacji, umiejętność współpracy z użytkownikami,
wykorzystywanie ich wiedzy i potencjału
• udostępnianie – malejąca rola archiwisty w ramach bezpośredniego
oddziaływania, potrzeba doskonalenia systemów, raczej
wzrastająca rola w definiowaniu funkcjonalności (choć tutaj nie
będzie raczej specyfiki wynikającej z materiałów archiwalnych);
• udostępnianie to dostarczanie informacji ale nie jako produktu ale
jako procesu (dopasowanie do indywidualnych potrzeb
użytkownika);
•
umiejętność współpracy z użytkownikiem rozproszonym jako
pomocnikiem opisu;
Zadania archiwisty w archiwach
historycznych
• Przechowywanie (zabezpieczanie),
ewidencjonowanie – nie będą traktowane
jako usługi – to wewnętrzna praca
archiwum, która nie może być
eksponowana- funkcje przechowywania i
zarządzania nimi od strony technicznej
przejmą wyspecjalizowane jednostki,
niekoniecznie archiwalne
Przestroga
• Archiwa nie koniecznie musi być postrzegana, jako
wartość sama w sobie- muszą udowadniać swoją
przydatność jako dostawca usług i to po kosztach
konkurencyjnych
• „Mówienie, że nic nie zastąpi muzeum jest oczywiście
słuszne, ale pytanie brzmi, do ilu ludzi dotrze informacja
o zasobach, które tam się znajdują. Droga tradycyjna
jest niestety nieefektywna, dlatego tylko wirtualne
muzeum, będące jednocześnie atrakcyjne, edukacyjne i
upowszechniające nasz wielowiekowy dorobek jest
drogą skuteczną. Dlatego uważam, że opór ludzi kultury
broniących instytucji, a nie misji nie ma sensu”
• (Prof. Wojciech Cellary -2011)
Dziekuję za uwagę