Archiwa w rzeczywistości XXI wieku i ich użytkownicy
Transkrypt
Archiwa w rzeczywistości XXI wieku i ich użytkownicy
Archiwa i i ich wyzwania w pocz. XXI w. III Spotkania archiwów instytucji Polskiej Akademii Nauk. ORGANIZACJA, ZARZĄDZANIE I UDOSTĘPNIANIE W ŚWIETLE PRAKTYKI I ZMIAN PRAWNYCH. 16 grudnia 2011, Warszawa, Pałac Staszica Andrzej Biernat Wyznaczniki rzeczywistości XXI w.w kontekście działalności archiwów. • 1-Techniki informatyczne – jak narzędzie tworzenia informacji • 2-Internet jako podstawowe medium komunikacji • 3-Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji • 4-Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli • 5-Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań światowych Techniki informatyczne – jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/1 • -Coraz szerszy zakres stosowania dokumentu elektronicznego od okresu pionierskiego do okresu dominacji • -Systemy EZD (jako uporządkowany i bezpieczny system tworzenia, gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją elektroniczną w różnych ich formach) ; faza przejściowa -współistnienie z dokumentacją w postaci tradycyjnej (na nośnikach analogowych, co oznacza papierowa) • - zmniejszanie się roli tradycyjnego sposobu tworzenia i gromadzenia informacji na rzecz baz danych czerpiących informacje z różnych źródeł-innych baz danych (np. Geoportal, system informacji o ochronie zdrowia, obok np. PESEL, CEPiK i inne) -troska o zachowanie danych historycznych Techniki informatyczne – jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/2 • -zanikająca granica między cyklami życia dokumentacji czyli między bieżącą użytecznością a zarchiwalizowaniem na poziomie jednostki organizacyjnej • -rosnąca rola standaryzacji – kluczowa rola archiwów (standardy metadanych, standardy systemów teleinformatycznych, wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, instrukcja kancelaryjna dla systemów EZD) • -współudział archiwów w tworzeniu instrumenatrium prawnego i dobrych praktyk zapewniających tworzenie zestandaryzowanych dokumentów elektronicznych i zapewniających uporządkowanie zarządzanie dokumentami elektronicznymi z uwzględnieniem perspektywy archiwalnej. • -Archiwum Dokumentu Elektronicznego – nowe wyzwanie, nowa rola archiwów Techniki informatyczne – jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/3 • nowe zdefiniowanie relacji: aktotwórca- archiwum państwowerepozytorium wieczyste • -problemy przechowywania długim czasie – tylko współpraca z wysoko rozwiniętym sektorem IT • -archiwa jako instytucje wiary publicznej – wzmocnienie funkcji (niezastępowalna- bo dwa wymiary m.a – informacyjny i dowodowy) • -informatyzacja informacji i cyfryzacja (digitalizacja) materiałów archiwalnych- zintegrowany system obejmujący podstawowe, tradycyjne funkcje połączone z prezentacją skanów- z interaktywną funkcją dla użytkowników podobnie jak w rozwiniętych wyszukiwarkach (komercyjnych) uwzględniający profil użytkownika. • -jak zachować wytwory sektora prywatnego (w szczególności spuścizny czyli wytwory osób prywatnych), jak włączyć ich do systemu zachowywania materiałów archiwalnych Internet jako podstawowe medium komunikacji/1 • Internet jako podstawowe źródło zdobywania wiedzy zwłaszcza dla młodszego pokolenia • Nie ma informacji w Internecie, tzn. nie istnieje (Białoruś) • Nie ma więc archiwów bez obecności w Internecie – to oczywistość • Sposób prezentacji nie może być stabilny, musi ulegać ciągłym przemianom. • Internet jako źródło usług dla użytkowników • Internet jako forma komunikacji z użytkownikami (Newsletter) Internet jako podstawowe medium komunikacji/2 • Internet jako forma zachęty dla użytkowników i platforma komunikacji z nimi (portale społecznościowe: Twitter, Facebook)- za i przeciw (krytyka promowania prywatnych, nie podlegających kontroli przedsięwzięć) • Archiwa w znacznej części przestaną być jedynymi dysponentami przechowywanych u siebie informacji (materiałów archiwalnych) • Ograniczania: prawo autorskie, ochrona tajemnic (rola archiwów w reglamentacji udostępniania ale w stosunku do informacji retrospektywnej) Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/1 • Społeczeństwo informacyjne - to społeczeństwo, w którym towarem staje się informacja traktowana jako szczególne dobro niematerialne, równoważne lub cenniejsze nawet od dóbr materialnych. Przewiduje się rozwój usług związanych z 3P (przesyłanie, przetwarzanie, przechowywanie informacji). Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/2 • Cechy charakterystyczne takiego społeczeństwa to m.in.: • wysoko rozwinięty sektor usług, przede wszystkim sektor usług nowoczesnych (bankowość, finanse, telekomunikacja, informatyka, badania i rozwój oraz zarządzanie), • gospodarka oparta na wiedzy • wysoki poziom skolaryzacji społeczeństwa • wysoki poziom alfabetyzmu funkcjonalnego w społeczeństwie – czyli umiejętności posługiwania się informacją i wiedzą w celu rozwiązywania i interpretowania problemow • postępujący proces decentralizacji społeczeństwa • renesans społeczności lokalnej • urozmaicanie życia społecznego. Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/3 • Cyfryzacja zmienia wszystko: sposób twórczości, odbioru, realizacji. • Każdy może być i odbiorca i stać się twórcą, którego twórczość jest powszechnie dostępna Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli/1 • Nowe zdefiniowanie roli archiwów • Archiwa jako instytucja usługowa- dostawca usług dla obywatela, nowe relacje: dostawca – klient. • Funkcje społeczne: • Archiwista jako strażnik pamięci społeczeństwa • Archiwista jako osoba dostarczająca autentycznych informacji i jego relacja do społeczeństwa : więcej demokracji, przejrzystości i dobrego zarządzania Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli/2 • Jakie usługi? • Czy gromadzenie, przechowywanie i opracowanie jest postrzegane jako usługa? – raczej nie jest to wewnętrzna sprawa archiwum, • - od funkcji pasywnej do aktywnej • -nie tylko udostępniać ale pomagać w odnalezieniu, objaśniać, ukazać kontekst i jego znacznie, pomagać w odczytywaniu a nawet zrozumieniu materiałów archiwalnych • Zachęcać do korzystania – ukazując nowe lub nieznane obszary wiedzy Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań światowych • Globalizacja rozumiana nie w sensie ekonomicznym ale jako sieć powiązań informacji rozproszonych w różnych archiwach, problem dostępu do materiałów archiwalnych rozproszonych, budowanie wspólnej platformy dostępu (próba europejska –APENET z udziałem Polski) i wyszukiwanie informacji w językach narodowych (automatyczne słowniki) • Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych, a szczególności kwestii ich autentyczności, długotrwałego przechowywania i dostępu –czyli unikanie wymyślania prochu • Tworzenie nowych platform współpracy z instytucjami pamięci społecznej (biblioteki i muzea) – scalenie platformy dostępu do wiedzy (problem standardów i platformy technologicznej). Nowe zdefiniowanie użytkownika • Nowe zdefiniowanie użytkowników archiwów czyli jaki target • Dawniej: administracja, później otwarcie na badaczy czyli użytkowników kwalifikownych przygotowanych do samodzielnej pracy w archiwum (wyszukiwanie i odczytywanie) • Obecnie archiwa dla wszystkich – bez względu na przygotowanie, nie do końca zdefiniowane zainteresowania (dla każdego coś miłego), wiek, wykształcenie – czyli archiwa dla ludzi, dla prostego człowieka, dla tego który mieszka tu ale i wszędzie Zadania archiwisty w archiwach historycznych • gromadzenie poprzez kształtowanie zasobu choć z zastosowaniem zmodernizowanych kryteriów, troska o zachowanie kontekstu • opracowywanie – wzrastająca rola z pogłębionym i usystematyzowanym opisem na poziomie dokumentu, łączeniem informacji, umiejętność współpracy z użytkownikami, wykorzystywanie ich wiedzy i potencjału • udostępnianie – malejąca rola archiwisty w ramach bezpośredniego oddziaływania, potrzeba doskonalenia systemów, raczej wzrastająca rola w definiowaniu funkcjonalności (choć tutaj nie będzie raczej specyfiki wynikającej z materiałów archiwalnych); • udostępnianie to dostarczanie informacji ale nie jako produktu ale jako procesu (dopasowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika); • umiejętność współpracy z użytkownikiem rozproszonym jako pomocnikiem opisu; Zadania archiwisty w archiwach historycznych • Przechowywanie (zabezpieczanie), ewidencjonowanie – nie będą traktowane jako usługi – to wewnętrzna praca archiwum, która nie może być eksponowana- funkcje przechowywania i zarządzania nimi od strony technicznej przejmą wyspecjalizowane jednostki, niekoniecznie archiwalne Przestroga • Archiwa nie koniecznie musi być postrzegana, jako wartość sama w sobie- muszą udowadniać swoją przydatność jako dostawca usług i to po kosztach konkurencyjnych • „Mówienie, że nic nie zastąpi muzeum jest oczywiście słuszne, ale pytanie brzmi, do ilu ludzi dotrze informacja o zasobach, które tam się znajdują. Droga tradycyjna jest niestety nieefektywna, dlatego tylko wirtualne muzeum, będące jednocześnie atrakcyjne, edukacyjne i upowszechniające nasz wielowiekowy dorobek jest drogą skuteczną. Dlatego uważam, że opór ludzi kultury broniących instytucji, a nie misji nie ma sensu” • (Prof. Wojciech Cellary -2011) Dziekuję za uwagę