SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU

Załącznik nr 1 do SIWZ
zam. publiczne nr PUP.AO.271.3.2012.MR
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia
Dostawa, montaż oraz uruchomienie systemu służącego do zarządzania obsługą klientów
i informacją wizualną.
Oferta ma obejmować:
a) dostawę sprzętu,
b) profesjonalną instalację systemu w lokalizacji,
c) szkolenie pracowników,
d) szkolenie administratora systemu
e) dostarczenie instrukcji obsługi
f) zapewnienie usług serwisowych przez okres 36 miesięcy od oddania systemu do
eksploatacji
2. Wymagania główne
System kolejkowy będzie obejmował łącznie 30 stanowisk obsługi i musi umożliwiać tworzenie
nieograniczonej ilości kolejek. Systemem musi sterować jeden serwer systemu. Elementy
systemu usytuowane będą w miejscach wskazanych przez Zamawiającego.
Wykonawca powinien zapewnić bezpłatnie nieograniczoną ilość rekonfiguracji systemu w
okresie trwania gwarancji.
3. Elementy systemu
Wykonawca dostarczy:
a) Automat biletowy – 1 szt. służący do wydawania biletów
b) Komputer do sterowania wyświetlaczem LCD – 2 szt.
c) Terminale stanowiskowe software’owe - 30 szt.
d) Wyświetlacze LED grupowe – 7 szt.
e) Nagłośnienie systemu kolejkowego – 2 niezależne komplety (wzmacniacz + głośnik
naścienny)
f) Umawianie wizyt przez Internet
g) Umawianie wizyt w urzędzie
h) Oprogramowanie
spełniające
warunki
określone
w
szczegółowym
opisie
funkcjonalnym.
i) Instalację oraz zestaw do połączeń wzajemnych poszczególnych części systemu
(okablowanie, switche i inne).
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
1
j) Oznakowanie
stanowisk
z
numerem
stanowiska,
podwieszane
do
sufitu,
trójwymiarowe w formie bryły, kostki (np.: sześcian), o wymiarach w przedziale od
15cmx15cmx15cm do 20cmx20cmx20cm – 16 szt.
4. Szczegółowy opis funkcjonalny
a) Automat biletowy
Automat biletowy wyposażony w monitor dotykowy minimum 19 cali z nakładką
dotykową typu SAW umożliwiający programowanie dowolnej ilości przycisków oraz
umieszczanie dowolnych informacji z systemu np. przewidywany czas oczekiwania,
liczba oczekujących. Wybieranie poszczególnych kolejek powinno być możliwe w trybie
wielo
ekranowym
(menu
hierarchiczne)
np.
przycisk
główny
„rejestracja”
->
„rejestracja dla osób A-F” i „rejestracja dla osób G-Z”.
Pobranie biletu z automatu biletowego będzie się odbywało przez naciśnięcie monitora
dotykowego w miejscu, które wyświetla przycisk kolejki.
Na bilecie powinien znajdować się opis operacji oraz do wyboru inne informacje
systemowe takie jak:
-
numer kolejnego klienta wraz z symbolem literowym grupy usług,
-
przewidywany czas oczekiwania na obsługę,
-
liczbę czekających osób,
-
datę i godzinę wydania biletu,
-
logo wraz z inną dowolną grafiką lub tekstem,
-
kod kreskowy na bilecie w standardzie Code39.
Drukowane teksty powinny zawierać polskie znaki literowe, tekst na bilecie powinien być
edytowalny. Powinna istnieć możliwość przygotowania indywidualnego biletu dla każdej
z obsługiwanych kolejek.
Automat biletowy powinien wykorzystywać kioskową drukarkę termiczną przeznaczoną do
pracy w tego typu urządzeniach. Automat powinien mieścić w podajniku minimum 1000
biletów o szerokości nie większej niż 80mm, długość zadrukowanego biletu i treść na nim
powinny być regulowane w zależności od obsługiwanej kolejki.
W przypadku, kiedy kończy się rolka biletowa na ekranie biletomatu powinien pojawić się
komunikat systemowy o konieczności jej wymiany.
Maksymalny koszt materiałów eksploatacyjnych oferowanych przez dostawcę to 5 zł brutto za
1000 biletów.
b) Wyświetlacz główny LCD.
Na ekranie powinny być wyświetlane informacje dotyczące aktualnie wzywanych numerów oraz
informacje multimedialne skierowane do Klientów, którymi mogą być pliki avi, mpeg gif, JPG
i inne. Wygląd ekranu (kolory, ilości wyświetlanych biletów oraz pliki multimedialne) powinien
być edytowalny z poziomu aplikacji administracyjnej.
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
2
Oprogramowanie ma mieć możliwość automatycznego lub ręcznego aktualizowania przez
Internet a dostawca dostarczy bezpłatne aktualizacje systemu co najmniej przez czas trwania
gwarancji.
c) Komputer do sterowania LCD.
Komputer o wymiarach umożliwiających umieszczenie go za monitorem LCD. Zamawiający
posiada monitory LCD o przekątnej 40”, firmy SAMSUNG, model 400MXN - 2, Zastosowane
rozwiązania techniczne powinny umożliwiać płynne wyświetlanie treści w rozdzielczości HD.
Dotyczy treści typu pliki avi, mpeg, jpg, gif.
d) Terminale stanowiskowe software’owe
System musi zapewnić możliwość przywoływania interesantów do stanowisk za pomocą
terminali stanowiskowych software’owych. Aplikacja powinna umożliwiać kontrolę przepływu
klientów bez konieczności przełączania się pomiędzy uruchomionymi programami (np. okno
programu widoczne jako nadrzędne na pulpicie).
Oprogramowanie ma służyć do:
- logowania pracowników poprzez wprowadzenie osobistego kodu umożliwiającego
przypisanie danych statystycznych do pracownika
-
przywołania klienta kolejnego i wybranego w tym pobierania klientów z kolejek
nieobsługiwanych domyślnie z danego stanowiska pracy.
-
rejestracji biletów, wyszczególnionych w ramach grupy usług, wykonywanych na
danym stanowisku przez danego pracownika.
-
wstrzymania obsługi dowolnego klienta i odesłanie go na koniec, początek lub
zawieszenia jego obsługi do wezwania
-
podawania informacji o stanie kolejki (liczba oczekujących)
-
wyłączenia stanowiska z pracy
-
konfiguracji polegającej na modyfikacji parametrów aplikacji
e) Wyświetlacze LED grupowe
Wyświetlacz LED obsługujący kilka stanowisk pracy, pozwalający obserwować kolejne
wzywane numery oraz numery stanowisk. Wysokość pojedynczego znaku na wyświetlaczu
powinna wynosić minimum 11 cm aby zapewnić dobrą czytelność dla klientów.
Wyświetlacz powinien wyświetlać:
- numer biletu w układzie czteroznakowym z prefiksem literowym A123
- strzałkę wskazującą kierunek udania się klienta
- numer stanowiska na którym odbędzie się obsługa wzywanego klienta.
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
3
Z uwagi na łatwość dalszej rozbudowy urządzenia
w znormalizowane gniazda przyłączeniowe takie jak RJ45.
powinny
być
wyposażone
Wyświetlacze LED grupowe będą instalowane nad drzwiami pokojów. Całe okablowanie
wyświetlaczy musi zostać wkute pod tynk ściany. Wykonawca nie może stosować korytek
na kable.
f) nagłośnienie systemu kolejkowego
-
wykonawca
zabezpieczy
zapowiedzi
słownych
wykonanie
podsystemu
systemie
składającego
w
głosowego
się
ze
do
wygłaszania
wzmacniacza
(lub
wzmacniaczy) oraz głośnika (lub głośników) w taki sposób aby wszyscy klienci
urzędu byli dobrze poinformowani o wezwaniu do stanowiska.
Zamawiający wymaga dwóch niezależnych nagłośnień (parter i piętro), które składać
powinny się z jednego wzmacniacza i jednego głośnika naściennego.
g) Umawianie wizyt przez Internet
System powinien być wyposażony w funkcjonalność umawiania wizyt przez Internet na dni
następne. System powinien umożliwiać:
- rezerwowanie biletów bez konieczności posiadania jakiegokolwiek konta w systemie
rezerwacyjnym
- zabezpieczenie przed działaniem automatycznych systemów internetowych (botów), które
automatycznie będą pobierały bilety
- zbieranie danych rezerwacyjnych do lokalnej bazy danych na stronie urzędu (np. MySQL)
i dalsze synchronizowanie w taki sposób aby kontrolować w urzędzie proces umawiania
wizyt
- otrzymanie na zakończenie procesu rezerwacji (gdzie klient wybiera dzień, godzinę i
kolejkę) automatycznego maila z informacją o numerze rezerwacji i sposobie dalszego
postępowania.
- możliwość anulowania wizyty przez klienta
h) Umawianie wizyt w urzędzie
System powinien być wyposażony w funkcjonalność umawiania wizyt przez pracownika w
urzędzie na dni następne. System powinien umożliwiać:
- rezerwowanie biletów
- otrzymanie na zakończenie procesu rezerwacji informacji w postaci komunikatu lub
wydruku dotyczącego numeru rezerwacji i sposobie dalszego postępowania.
- możliwość anulowania wizyty.
Ta funkcjonalność powinna być dostępna dla nieograniczonej ilości użytkowników bez
ponoszenia dodatkowych kosztów.
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
4
i) Oprogramowanie systemu kolejkowego
Oprogramowanie musi spełniać następujące wymagania:
-
powinno funkcjonować w środowisku Windows lub równoważnym
-
system powinien działać na serwerze bez konieczności jego ręcznego uruchamiania.
-
system powinien być zabezpieczony hasłami w celu ochrony danych, wg różnych
poziomów uprawnień (administrator, kierownik, pracownik).
-
system powinien umożliwiać tworzenie nieograniczonej ilości kolejek i grupowania
ich w grupy
-
system powinien umożliwiać tworzenie różnych scenariuszy obsługi, w zakresie
których pewne kolejki są obsługiwane szybciej (z priorytetem na wybranych
stanowiskach lub grupach stanowisk)
-
każde stanowisko może obsługiwać więcej niż jedna kolejkę.
-
system powinien umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami
spraw bez konieczności ponownego pobierania biletu.
-
w przypadku zaniku napięcia, po ponownym uruchomieniu biletownika (lub
biletowników)
system
powinien
zapewniać
automatyczne
uruchomienie,
z utrzymaniem ciągłości kolejki.
-
system
powinien
harmonogramów
zapewniać
wydawanie
godzinowych
(w
biletów
godzinach
w
pracy
ramach
ustalanych
wskazanych
przez
Zamawiającego) lub w zakresie puli dziennej lub dynamicznie w taki sposób aby
wydawać bilety tylko tym klientom, których można obsłużyć w godzinach pracy
urzędu. Administrator dodatkowo powinien mieć możliwość blokowania wydawania
biletów do całości systemu lub do każdej kolejki z osobna.
-
powinna istnieć możliwość
blokowania wydawania biletów w sytuacji
kiedy
spodziewany czas obsługi wykracza poza godziny pracy systemu.
-
system powinien umożliwiać umawianie wizyt na bieżący i kolejne dni zarówno
poprzez Internet jak i u pracownika.
-
system powinien generować zapowiedzi słowne informujące o zaproszeniu klienta do
stanowiska. Zapowiedź powinna zawierać numer biletu, numer stanowiska, numer
pokoju, numer piętra i inne.
-
oprogramowanie ma mieć możliwość automatycznego lub ręcznego aktualizowania
przez Internet a dostawca dostarczy bezpłatne aktualizacje systemu co najmniej
przez czas trwania gwarancji.
-
powinna być możliwość zbierania i wyświetlania raportów statystycznych zarówno w
trybie online jak i historycznym
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
5
j) Instalacja oraz zestaw do
połączeń wzajemnych
poszczególnych
części
systemu (okablowanie, switche i inne)
Wykonawca dostarczy komplet urządzeń niezbędnych do pracy systemu kolejkowego, a
także przeprowadzi na swój koszt jego instalację. Całe okablowanie musi zostać wkute pod
tynk ściany. Wykonawca nie może stosować korytek na kable.
5. Wymagania dotyczące statystyk.
System powinien mieć możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych
o pracy Urzędu, w szczególności:
-
ilość i czas wydawania numerów w określonym przedziale czasu
-
ilość wykonywanych operacji w podziale na rodzaje, stanowiska obsługi oraz
personel w określonym przedziale czasu,
-
wydajność pracy poszczególnych pracowników (liczba obsłużonych klientów),
-
czasy oczekiwania na obsługę, w tym średnie, minimalne, maksymalne
-
czasy obsługi klientów, w tym średnie, minimalne, maksymalne
-
czasy realizacji poszczególnych typów operacji,
-
drukowanie i eksportowanie do xls, PDF, doc raportów statystycznych
Ta funkcjonalność powinna być dostępna dla nieograniczonej ilości użytkowników bez
ponoszenia dodatkowych kosztów.
6. Możliwość rozbudowy systemu.
System powinien zapewnić możliwość rozbudowy:
-
o kolejne automaty biletowe pracujące jednocześnie,
-
do rozszerzenia ilości stanowisk
Powiatowy Urząd Pracy w Kluczborku
46-200 Kluczbork,
ul. Sienkiewicza 22b
6