REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO
Transkrypt
REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO
Załącznik nr 1 do Uchwały nr 2050/147/V/2016 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 13.10.2016 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI Rozdział I Postanowienia Ogólne § 1. Regulamin organizacyjny zwany dalej ,,Regulaminem” określa zasady kierowania Biurem Regionalnym Województwa Śląskiego i jego organizację. § 2. Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli (Regional Office of Silesia in Brussels), zwane dalej Biurem, jest wojewódzką jednostką budżetową, działającą na podstawie: a) uchwały Nr I/50/8/2002 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 20 maja 2002 roku w sprawie utworzenia Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, b) statutu nadanego uchwałą Nr IV/53/6/2014 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 25 sierpnia 2014 roku, c) niniejszego regulaminu. § 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Województwie - rozumie się przez to Województwo Śląskie, 2) Sejmiku - rozumie się przez to Sejmik Województwa Śląskiego, 3) Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Śląskiego, 4) Marszałku - rozumie się przez to Marszałka Województwa Śląskiego, 5) Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 6) Biurze- rozumie się przez to Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli. Rozdział II Zakres działania Biura § 4. Do zakresu działania Biura należy: 1) występowanie w interesie Województwa w Komisji Europejskiej, Parlamencie Europejskim, Komitecie Regionów, Europejskim Komitecie EkonomicznoSpołecznym, 2) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami regionów, organizacji i stowarzyszeń europejskich w Brukseli, 3) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami administracji rządowej RP mającymi swoje siedziby w Brukseli, 4) gromadzenie i weryfikacja informacji istotnych z punktu widzenia interesów Województwa, 5) informowanie administracji regionalnej o zmianach prawnych, procedurach i decyzjach zapadających w organach Unii Europejskiej (UE), 6) informowanie administracji samorządowej, organizacji i instytucji w Województwie o dostępnych źródłach finansowania projektów w ramach UE, 7) promowanie Województwa Śląskiego w środowisku instytucji unijnych i w regionach belgijskich, 8) pośredniczenie w zdobywaniu partnerów dla współpracy międzyregionalnej, 9) koordynowanie przedsięwzięć związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem wspólnego Sekretariatu Domu Polski Południowej (DPP) w Brukseli w szczególności województw: małopolskiego, opolskiego i śląskiego. § 5. 1) Pracą Biura kieruje Pełnomocnik Marszałka ds. Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, zwany dalej „Pełnomocnikiem” zatrudniany i zwalniany przez Zarząd Województwa. 2) Zwierzchnikiem służbowym Pełnomocnika jest Marszałek Województwa. 3) Marszałek ustala zakres czynności Pełnomocnika. § 6. 1) Pełnomocnik działa jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Zarząd Województwa. 2) Pełnomocnik realizuje swoje obowiązki przy pomocy pozostałych pracowników Biura. I. § 7. Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności: 1) współpraca z przedstawicielstwami administracji rządowej RP w Brukseli oraz odpowiednimi instytucjami w Kraju, 2) współpraca z posłami do Parlamentu Europejskiego, szczególnie z terenu Województwa Śląskiego, 3) współpraca z przedstawicielami Województwa Śląskiego w Komitecie Regionów, 4) współpraca z przedstawicielami regionów europejskich, w tym polskich, w celu wspólnego aplikowania o środki UE, 5) udział w spotkaniach i konferencjach mających na celu zdobywanie informacji istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego, 6) kontakty z mediami europejskimi, w tym polskimi, 7) promocja Województwa Śląskiego oraz Województw DPP wobec środowiska międzynarodowego w Brukseli, 8) organizacja wizyt, misji i spotkań przedstawicieli Województwa Śląskiego w Brukseli, 9) organizacja staży w Brukseli dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz innych instytucji Województwa Śląskiego, 10) opracowywanie planów działań oraz sporządzanie miesięcznych sprawozdań i raportów rocznych dla Zarządu Województwa Śląskiego z przeprowadzonych działań, 11) sporządzanie miesięcznych i rocznych sprawozdań finansowych odnośnie dochodów i wydatków związanych z funkcjonowaniem Biura, 12) racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi i składnikami majątku będącymi w dyspozycji Biura, 13) efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi Biura. II. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Do zadań Głównej Księgowej w BRWŚ ( Katowice) należy w szczególności: prowadzenie gospodarki finansowej Biura Regionalnego Województwa Śląskiego oraz Domu Polski Południowej w Brukseli zgodnie z przepisami Ustawy o finansach publicznych i Ustawy o rachunkowości, prowadzenie spraw finansowych, a w szczególności: a) naliczanie i wypłata wynagrodzeń pracowników, b) naliczanie i odprowadzanie składek ZUS i pochodnych, c) naliczanie i odprowadzanie obowiązujących podatków, d) nadzór nad funkcjonowaniem kasy, prowadzenie rachunkowości Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, w szczególności: a) prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, b) gromadzenie i przechowywanie dokumentów księgowych, c) sporządzanie wymaganych przepisami prawa sprawozdań, przygotowanie materiałów planistycznych w zakresie dochodów i wydatków budżetowych Biura Regionalnego Województwa Śląskiego na rok następny, prowadzenie analizy budżetu oraz sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, inicjowanie sprawdzenia w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Pełnomocnika ds. Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, dotyczących prowadzenia rachunkowości. III. Do zadań inspektora w BRWŚ (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: gospodarka (innowacje, nowoczesne technologie, MŚP, transport, przemysł), polityka regionalna, polityka społeczna, kultura, należy w szczególności: 1) monitoring działalności instytucji unijnych oraz przekazywanie i upowszechnianie informacji o działaniach, zamierzeniach i planach mogących mieć wpływ na decyzje podejmowane w Województwie Śląskim, 2) bieżące, systematyczne opracowywanie informacji o inicjatywach wspólnotowych, programach współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje unijne, w szczególności Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet Regionów oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, 3) pozyskiwanie a następnie dystrybucja informacji oraz materiałów dotyczących szkoleń, seminariów, konferencji, organizowanych przez instytucje UE dla uczestników z krajów członkowskich, 4) przekazywanie informacji do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego oraz do innych instytucji regionalnych o inicjatywach wspólnotowych, programach współpracy z partnerami z UE oraz nt. możliwości włączenia się w projekty finansowane ze środków Wspólnoty, 5) informowanie o innych pozaunijnych funduszach wspierających rozwój lokalny i regionalny, 6) przygotowywanie materiałów informacyjnych na temat Województwa Śląskiego celem przybliżenia charakterystyki regionu, jego priorytetów, bieżących działań i inicjatyw podejmowanych przez Województwo Śląskie wobec partnerów w Brukseli, 7) organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym imprez cyklicznych, takich jak: Inicjatywa Awangarda, Open Doors Day, Kongres Obywatel Senior, Open Days i inne, 8) pomoc w sprawach administracyjno-biurowych jednostki w Brukseli, 9) współudział w realizacji zadań wynikających z planu działania Domu Polski Południowej w Brukseli. IV. Do zadań inspektora w BRWŚ (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: obsługa sekretariatu DPP należy w szczególności: 1) obsługa administracyjno-biurowa Sekretariatu Domu Polski Południowej w Brukseli, 2) utrzymywanie kontaktów z partnerami Domu Polski Południowej w Brukseli z Województw: Śląskiego, Małopolskiego, Opolskiego, 3) redagowanie i aktualizowanie strony internetowej Domu Polski Południowej, 4) wyszukiwanie informacji o programach i konkursach unijnych oraz ich publikacja na stronie DPP, 5) wyszukiwanie i przesyłanie informacji o poszukiwaniach partnerów do projektów unijnych – przez podmioty zagraniczne partnerów polskich i przez podmioty polskie partnerów zagranicznych – a także ich publikacja na stronie DPP, 6) współorganizowanie i współudział w imprezach informacyjno-promocyjnych DPP (konferencje, seminaria, wystawy, wizyty studyjne, misje administracyjnogospodarcze itp.), 7) sporządzanie umów i niezbędnej dokumentacji (przetargowej) dot. organizowanych przedsięwzięć przez DPP, 8) realizacja działalności planistyczno-sprawozdawczej DPP, 9) dodatkowy obszar merytoryczny BRWŚ: energetyka i ochrona środowiska, rolnictwo, ochrona zdrowia, turystyka, 10) organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym imprez cyklicznych takich jak: Salon des Vacances, Open Days, Europejski Tydzień Zrównoważonej Energii i inne (seminarium energetyczne). V. Do zadań inspektora w BRWŚ (Katowice) - obszar merytoryczny BRWŚ: administracja, finanse, przedsięwzięcia merytoryczne jednostki w regionie, należy w szczególności: 1) opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, kart spraw kierowanych na Zarząd i innych niezbędnych dokumentów związanych z funkcjonowaniem Biura jako jednostki budżetowej, 2) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej jednostki (BIP), 3) współudział w administrowaniu stroną internetową BRWŚ oraz obsługa systemów informatycznych będących w dyspozycji jednostki, 4) opracowywanie sprawozdań do GUSu, 5) wykonywanie zadań związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, 6) wykonywanie obowiązków wynikających z zasad BHP w jednostce, 7) zaopatrywanie Biura w Katowicach/Brukseli w materiały i sprzęty biurowe, tonery, zakup usług poligraficznych, transportowych, ubezpieczeniowych, 8) kontakt ze wszelkimi instytucjami w kraju związanymi z działalnością administracyjną jednostki m.in. z bankiem, ZUS-em, Urzędem Skarbowym, 9) obsługa bankowości elektronicznej jednostki w ramach posiadanych uprawnień, 10) administrowanie sprawami majątkowymi jednostki, 11) koordynacja działań w ramach Kontroli Zarządczej, 12) pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji, 13) upowszechnianie informacji o inicjatywach wspólnotowych, programach współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje unijne, w szczególności przez Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet Regionów oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, w tym nt. możliwości włączenia się podmiotów z Województwa Śląskiego w projekty finansowane ze środków Wspólnoty, 14) współorganizacja i udział w wydarzeniach informacyjno-promocyjnych realizowanych przez BRWŚ i DPP w regionie, 15) zastępowanie Głównego Księgowego jednostki podczas jego nieobecności, 16) występowanie w imieniu Pełnomocnika w oparciu o udzielone przez niego pełnomocnictwo. § 8. 1) Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w stałym kontakcie z właściwymi Wydziałami Urzędu: a) w sprawie funduszy strukturalnych i polityki regionalnej, b) w zakresie współpracy międzynarodowej, c) w zakresie promocji Województwa. 2) W sprawach wynikających z organizacji pracy Biura i realizacji konkretnych programów Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w kontakcie z pozostałymi właściwymi Wydziałami Urzędu. 3) Szczegółowy sposób współpracy z Wydziałami Urzędu określa regulamin Urzędu. Rozdział III Zasady podpisywania pism i ustalania zakresów czynności pracowników. § 9. 1) Pełnomocnik w ramach kompetencji podpisuje: a) odpowiedzi na pisma skierowane do Biura, b) zarządzenia wewnętrzne dookreślające funkcjonowanie Biura, c) umowy o pracę pracowników Biura, zgodnie ze stanem zatrudnienia określonym przez Zarząd, d) zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Biura. 2) Pisma przygotowane do podpisu Pełnomocnika powinny być uprzednio parafowane na kopii przez odpowiedzialnego merytorycznie pracownika Biura. Rozdział IV Przepisy końcowe § 10. Zmiany regulaminu organizacyjnego Biura dokonywane są w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia. § 11. Stan zatrudnienia określa załącznik do regulaminu organizacyjnego. Niniejszy regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa. Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, zatwierdzonego Uchwałą nr 2050/147/V/2016 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 13.10.2016 r. STAN ZATRUDNIENIA W BIURZE REGIONALNYM WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI 1. 2. 3. 4. Pełnomocnik Marszałka ds. BRWŚ (1 etat), Księgowość w Katowicach (1/2 etatu), Pracownicy w Brukseli (2 etaty), Pracownik w Katowicach (1 etat).