Protokół kontroli działalności Biura dowodów rzeczowych

XI WW 4191-20/16
Protokół
kontroli działalności Biura dowodów rzeczowych
W ramach realizacji planu pracy na 2016 rok, zgodnie z poleceniem Prezesa Sądu
Okręgowego w Gliwicach w terminie 19-23 września i 3-11 października 2016 roku kontrolowałam
funkcjonowanie Biura dowodów rzeczowych Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim, który
obejmował okres od 1 stycznia 2013 roku do 11 października 2016 roku.
Podstawa przeprowadzenia kontroli:
• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2015 roku,
poz. 133,
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013
roku, poz. 69).
Zakres/przedmiot kontroli:
• Organizacja pracy biura, warunki i narzędzia pracy,
• Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych,
• Sposób i terminowość wykonywania czynności związanymi z dowodami rzeczowymi.
Poprzednia kontrola Biura przeprowadzona została przez starszego inspektora ds. biurowości
Barbarę Urbanek na przełomie listopada/grudnia 2012 roku. Objęła ona sprawy organizacyjne, stan
i sposób prowadzenia Księgi depozytów i prawidłowość i terminowość wykonywania zarządzeń.
Z uwagi na stwierdzone wówczas uchybienia i niedokładności, w celu usprawnienia postępowania
z dowodami wskazano na konieczność podjęcia działań zmierzających do poprawy funkcjonowania
biura. M.in. do wyegzekwowania od kierowników sekretariatów wydziałów wywiązania się
w pełniejszym zakresie obowiązku nałożonego przepisem § 9 ust. 1 pkt 8 zarządzenia M. S.,
stosowania przepisu § 431 ust. 3 zarządzenia M. S., ponadto prowadzenia księgi zgodnie z treścią
przepisu § 78 i 79 zarządzenia M. S.
Wnioski
Zakres, sposób i terminowość wykonywania w Sądzie Rejonowym w Wodzisławiu Śląskim
czynności związanych ze składanymi do rozpoznawanych w nim spraw dowodami rzeczowymi zostały
szczegółowo przedstawione na wcześniejszych kartach niniejszego protokołu.
Jak stwierdzono postępowanie z dowodami rzeczowymi w sądzie uległo na przestrzeni
ostatnich lat poprawie, jednak nie dotyczy ono wszystkich odcinków postępowania z nimi. Poprawę
uzyskano na etapie przyjmowania dowodów rzeczowych, zmiany warunków pracy pracownika
prowadzącego ewidencję dowodów rzeczowych i magazynu, stan magazynu i jego warunki. Jednak
co do sposobu i terminowości wykonywania czynności w związku z dowodami rzeczowymi
stwierdzono pewne niedociągłości i zaniedbania. Nie udało się do końca wyeliminować przypadków
opóźnień przy wykonywaniu czynności należących do zadań sekretariatów.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż osoba której powierzono prowadzenie ewidencji
dowodów rzeczowych i ich magazynu, ze swoich obowiązków wywiązuje się z dużym
zaangażowaniem, starając się powierzone w tym zakresie zadania wykonać sprawnie, sumiennie
i terminowo. Bardzo dobrze przedstawia się sposób prowadzenia w sądzie Magazynu dowodów
rzeczowych, gdzie wszystkie złożone do poszczególnych spraw dowody rzeczowe są starannie
ułożone i należycie opisane.
Jak wspomniano powyżej, w pracy z przyjętymi na przechowanie do sądu dowodami
rzeczowymi stwierdzono opóźnienia w wykonywaniu czynności należących do zadań sekretariatów.
W dalszym ciągu odnotowano przypadki braku przedkładania akt sędziemu celem wydania
rozstrzygnięć co do dowodów rzeczowych lub czynienie tego z opóźnieniem. Również stwierdzono
opóźnienia w wykonywaniu zarządzeń w tym przedmiocie.
W związku z powyższym przypomnieć należy wszystkim kierownikom sekretariatów wydziałów, że
obowiązkiem który wynika z treści przepisu § 9 ust. 1 pkt 8 zarządzenia M. S. jest przedkładanie akt
sędziemu celem wydania dodatkowego orzeczenia, gdy w orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do
przyjętego na przechowanie do sądu dowodu rzeczowego. Pamiętać ponadto należy, że zgodnie
z treścią przepisu § 5 ust. 2 pkt 2 zarządzenia M. S. do obowiązków kierownika sekretariatu należy
bieżące sprawdzanie prawidłowości prowadzenia akt i urządzeń ewidencyjnych w sprawach
sądowych oraz kontrolowanie wykonywania innych czynności przez pracowników sekretariatów.
W zakresie zaś terminowości wykonywania zarządzeń przypomnieć należy wszystkim pracownikom,
że zgodnie z treścią art. 6 Ustawy o pracownikach sądów i prokuratury urzędnik obowiązany jest
m.in. rzetelnie i bezstronnie, sprawnie i terminowo wykonywać powierzone mu zadania.
Ponadto przypomnieć należy o stosowaniu z pełnym zakresie przepisu § 431 ust. 3 zarządzenia M.S.
z którego wynika obowiązek umieszczania na okładkach akt właściwego oznaczenia „dowód
rzeczowy” lub też jego skrótu „d.rz.” i podania numeru karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub
przechowywanych przedmiotów. O tym przepisie należy przypomnieć kierownikom sekretariatów
wydziałów karnych. Ponadto w trakcie kontroli zasugerowano Kierownikowi Sekretariatu III Wydziału
Rodzinnego i Nieletnich, aby w sposób określony w/w przepisem postępował w sprawach rodzinnych
i nieletnich, co niewątpliwie da nam pełniejszy nadzór nad sprawami, w których na przechowanie
przyjęto do sądu zabezpieczone w sprawach dowody rzeczowe.
Przy dokonywaniu ustaleń przy sporządzaniu tego protokołu posłużono się wytycznymi zawartymi w:
• Ustawie z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. z 1997 roku, Nr 90, poz.
557),
• Ustawie z dnia 18 października 2006 roku O likwidacji niepodjętych depozytów (Dz.U. z 2006
roku, Nr 208, poz. 1537),
• rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania
sądów powszechnych (Dz. U. z 2007 roku, Nr 38, poz. 249 z późn. zm.),
• rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015 roku Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015, poz. 925),
• rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015, poz. 2316 z późn. zm.),
• zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. U.
z 2003 roku, Nr 5, poz. 22 z późn. zm.),
a ustaleń dokonano na podstawie:
• akt spraw karnych i wykroczeniowych, akt spraw rodzinnych i nieletnich,
• zapisów dokonanych w Księdze depozytów,
• zapisów dokonanych w systemie informatycznym Sawa aplikacji „Wydział karny” i „Wydział
wykonawczy”,
• zarządzeń wewnętrznych Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach oraz Prezesa i Dyrektora
Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim.
Na zakończenie kontroli omówiono szczegółowo stwierdzone uchybienia i niedokładności
z osobą prowadzącą Księgę dowodów rzeczowych i Magazyn dowodów rzeczowych, Kierownikiem
Sekretariatu II Wydziału Karnego, VI Wydziału Karnego i III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich oraz
z Kierownikiem Sekretariatu Sekcji Wykonawczej przy II Wydziale Karnym. Zobowiązano do podjęcia
działań zmierzających do ich wyeliminowania, udzielając jednocześnie niezbędnych wskazówek.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim,
Panią Dyrektor sądu, Pana Kierownika Sekcji Wykonawczej oraz Panią Zastępcę Kierownika Oddziału
Administracyjnego.
Starszy inspektor ds. biurowości
/-/ Barbara Urbanek
Gliwice, dnia 4 listopada 2016 roku