System Rezerwacji Sal Konferencyjnychx

System Rezerwacji Sal
Konferencyjnych
System rezerwacji sal konferencyjnych pozwala na zarządzanie pomieszczeniami słuŜącymi w
przedsiębiorstwie do przeprowadzania szkoleń i spotkań.
Rozbudowany system uprawnień zapewnia dostęp do danych tylko wybranym uŜytkownikom.
Rezerwacji dokonują więc pracownicy posiadający odpowiedni przywilej. W zaleŜności od tego, jaką
salę wybiorą, otrzymują automatyczne zatwierdzenie zamówienia, bądź oczekują na akceptację
administratora sali.
Osoby wyznaczone przez zamawiających salę, otrzymują uprawnienia pozwalające na przejście
najkrótszą drogą do miejsca spotkania oraz uprawnienia do otwarcia pomieszczenia. Po odczycie
uprawnionej karty na czytniku wejściowym, sala jest otwarta na stałe w czasie trwania konferencji.
Tym samym nie jest wymagany odczyt karty uczestników konferencji. Po zakończeniu spotkania,
ponowny odczyt karty uprawnionej powoduje zamknięcie sali. Uprawnienia dla osoby otwierającej
mogą być nadawane na cały dzień bądź z dowolnym wyprzedzeniem minutowym w stosunku do
terminu rozpoczęcia konferencji.
System rezerwacji sal konferencyjnych działa poprzez przeglądarkę internetową. Jest on ściśle
powiązany z systemem Kontroli Dostępu ACCARD+. Korzysta z tych samych kartotek i urządzeń
oraz opiera się o sprawdzone wielokrotnie i w róŜnych warunkach mechanizmy. Ułatwia to
zarządzanie Systemem Rezerwacji Sal Konferencyjnych.
Program, pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby sal konferencyjnych i dokonanie ich
szczegółowych opisów. Definiowanie sal konferencyjnych odbywa się jednorazowo i sprowadza do
podania podstawowych informacji, takich jak nazwa sali, wyposaŜenie, liczba dostępnych miejsc.
Daje takŜe moŜliwość rozróŜnienia czy:
− rezerwacja sali jest moŜliwa przez wszystkich pracowników?
− rezerwacja sali wymaga dodatkowego uprawnienia?
− dokonanie rezerwacji wymaga akceptacji administratora sali?
− dla wybranej sali dostępny jest catering?
Gdy zaistnieje potrzeba, w dowolnym momencie, administrator moŜe dokonywać zmian danych o
dostępnych pomieszczeniach.
Wszystkie informacje o salach są dostępne dla uŜytkowników systemu, co moŜe być pomocne w
doborze odpowiedniego miejsca do przeprowadzania konferencji. Po poprawnym zautoryzowaniu się
w programie ACCARD+, pracownik moŜe zarezerwować pomieszczenie, w czym pomaga mu
graficzna prezentacja zajętości.
Zamówienie sali przebiega bardzo prosto, poprzez kliknięcie na wybranej wolnej godzinie
rozpoczęcia. Po uzupełnieniu godziny zakończenia, potrzeb dotyczących cateringu i wskazaniu osoby
otwierającej pomieszczenie rezerwacja zostaje zapisana.
Jeśli rezerwacja dotyczy sali wymagającej akceptacji administratora, moŜna ją wysłać do akceptacji
niezwłocznie lub w dowolnym momencie. Fakt wysłania rezerwacji do akceptacji w programie,
skutkuje automatycznym wysłaniem powiadomienia za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dzięki
temu, administrator wie, Ŝe są rezerwacje do zatwierdzenia bez konieczności logowania się do
programu.
Przykładowa treść takiej wiadomości:
>
>
>
>
>
>
>
>
>
Rezerwacja
Sala: sala 3
Data: 2007-04-19 Od: 10:00 Do: 12:29
Liczba osób: 10
Cel: szkolenie
Rezerwuje: KOWALCZYK TOMASZ
Kom. organizacyjna: AG
Stanowisko koszt: 646
Catering: napoje zimne*10, napoje gorące*10
Administrator ma moŜliwość zaakceptowania rezerwacji bądź jej odrzucenia. Pocztą elektroniczną
zostają rozesłane powiadomienia do zamawiającego, słuŜb ochrony oraz firmy cateringowej o
spodziewanej konferencji. Fakt zatwierdzenia bądź odrzucenia rezerwacji jest ponadto widoczny w
programie dla zamawiającego.
Program pozwala równieŜ na anulowanie rezerwacji. Anulowanie powoduje zwolnienie terminu w
systemie oraz rozesłanie powiadomień do osób zainteresowanych.
System rezerwacji sal konferencyjnych wyposaŜony jest w moduł raportowania, który moŜna
rozbudować w zaleŜności od zapotrzebowań klienta
VEMCO Sp. z o.o.
ul. Broniewskiego 3
81 – 837 Sopot
T +48 58 550 75 65
F +48 58 550 75 66
www.vemco.pl