Protokół z kontroli przeprowadzonej w Zarządzie Dróg Powiatowych

Protokół
z kontroli przeprowadzonej w Zarządzie Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu
Kontrolę w dniach 07-11 grudnia 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 63/09 Starosty
Międzyrzeckiego z dnia 25 listopada 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Grażyna Tomaszewska – członek,
3. Janina Ganczarska – członek,
4. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z
innych źródeł.
3. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.
4. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na
stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
5. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
6. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
W toku kontroli informacje i wyjaśnienia udzielali:
1. Kazimiera Tkacz – Główna Księgowa,
2. Krzysztof Kliman – Zastępca Dyrektora.
3. Danuta Maj – osoba prowadząca sprawy pracownicze.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 15-19
września 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Donata Zarzycka – członek,
3. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1. dokonać uzupełnienia polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o
rachunkowości,
2. dostosować zasady rachunkowości do zmian wynikających ze zmian w szczególnych
zasadach rachunkowości wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15
kwietnia 2008 roku (Dz. U. Nr 72, poz. 422),
3. dostosować procedury w zakresie prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych do
realiów występujących w kontrolowanej jednostce,
4. dokonać korekty zakładowego planu kont, ograniczając go do kont mogących występować
w jednostce budżetowej,
1
5. dowód PK – polecenie księgowania stosować zgodnie z jego przeznaczeniem, dowód ten
służy do korygowania błędnych zapisów,
6. prawidłowo dekretować i księgować raporty kasowe, konto 130 – Rachunki bieżące
jednostek budżetowych służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na
rachunkach bankowych,
7. skorygować zapis § 3 pkt 4 ustalający przypis odsetek od należności i zobowiązań w
momencie ich zapłaty, zgodnie z zapisem w § 7 pkt. 8 Rozporządzenia MF z dnia 28 lipca
2006 r. (Dz. U. Nr 142 poz.1020 z późn. zm.) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych,
8. stosować się do klasyfikacji budżetowej wynikającej z Rozporządzenia Ministra Finansów
z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegó łowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
( Dz. U. Nr 107, poz. 726 ost. zm. Dz. U. Nr 234 poz.1721 z 2007 r.)
9. prawidłowo prowadzić ewidencję pozostałych środków trwałych, księgi inwentarzowe
powinny być prowadzone w sposób czytelny, bezbłędny, dający w każdym czasie możliwość
uzgodnienia stanu pozostałych środków trwałych wg prowadzonej ewidencji ze stanem
rzeczywistym, obecny stan ksiąg rachunkowych to uniemożliwia.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 1-6,
8,9:
Ad. 1,2
Zarządzeniem Nr 27/2008 z dnia 31.12.2008 roku Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w
Międzyrzeczu wprowadzono nowe zasady (politykę) rachunkowości, więcej opisano w
punkcie I niniejszego protokołu.
Ad. 3
Dostosowano procedury w zakresie prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych do
realiów występujących w kontrolowanej jednostce.
Ad. 4
Dokonano korekty zakładowego planu kont, ograniczając go do kont mogących występować
w jednostce budżetowej.
Ad. 5
Dowód PK w okresie poddanym kontroli stosowano zgodnie z jego przeznaczeniem, dowód
ten służył do korygowania błędnych zapisów.
Ad. 6
Prawidłowo dekretowano i księgowano raporty kasowe, konto 130 – rachunek bieżący
jednostek budżetowych służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na
rachunku bankowym,
Ad. 8
Zarząd Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu w okresie objętym kontrolą prawidłowo stosował
klasyfikację budżetową wynikającą z Rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006
r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 ost. zm. Dz. U. Nr
234 poz.1721 z 2007 r.),
2
Ad. 9
Zaprowadzono prawidłowo ewidencję pozostałych środków trwałych, założono nowe księgi
inwentarzowe, które prowadzone są w sposób czytelny.
I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzenie nr 27/2008 z dnia 31.12.2008 roku Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w
Międzyrzeczu wprowadza zasady (politykę) rachunkowości. Polityka rachunkowości określa
obowiązujące w Zarządzie Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu:
1. ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
- zakładowego planu kont i wykazu kont pomocniczych,
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych
nośnikach danych,
- opisu systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego,
4. systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
zapisów.
Instrukcja kasowa wydana przez Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu,
została zmieniona aneksem nr 1 z dnia 25.09.2000 roku
Zarząd Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu może posiadać w kasie stały zapas gotówki
zwany pogotowiem kasowym w wysokości 1.000,00 zł.
Ujednolicenia wymaga zapis dotyczący sporządzania raportów kasowych. W instrukcji w
zakresie procedur prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zapis mówiący, iż raporty kasowe
sporządza się codziennie na koniec dnia, nie później niż na koniec ostatniego dnia miesiąca.
Natomiast w instrukcji kasowej mówi się, że raporty kasowe sporządza się za okresy
tygodniowe lud dekady, na koniec okresu sprawozdawczego raport nale ży zamknąć.
Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres VII-IX/2009 r. Kontrolowana jednostka w
okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w formie
pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli, skutkujące
wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne, podpisy osób
dokonujących kontroli merytorycznej zawierały również informacje o trybie zamówienia
publicznego.
Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były
zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby.
Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg
rachunkowych a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków
(analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku.
Wykonane wydatki w oparciu o sprawozdanie RB 28 mają pełne potwierdzenie w ewidencji
księgowej analitycznej na dzień 30.09.2009 roku.
Stan środków jest zgodny za stanem na rachunku bankowym WB 162-163 z dnia 30.09.2009
roku.
3
Podczas kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, iż zakup środków czystości dla
pracowników dokonuje się z § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia, zamiast z § 3020
wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń. Paragraf 3020 obejmuje wypłaty pieniężne
oraz wartość świadczeń w naturze niezaliczone do wynagrodzeń, a w szczególności:
świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy
oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej
wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia
roboczego.
W kontrolowanej jednostce faktury stanowią załącznik do wyciągów bankowych. Prawidłowo
faktury powinny stanowić oddzielną pozycję, a dekret przy fakturze powinien być
następujący 400/201, a zapłata przy wyciągu bankowym 201/130.
Kontrola wydatkowania środków przeprowadzona w oparciu o dokumenty źródłowe za m-ce
VII-IX/2009 roku tj. wyciągi bankowe, faktury wykazała, że w księgach miesiąca sierpnia
2009 roku figurują faktury z m-ca lipca, w księgach miesiąca września 2009 roku figurują
faktury z m-ca sierpnia.
Przykłady:
1. FA FV/137/2009 z 07.07.2009 r., wystawiona przez MS SERWIS Baczyna, na kwotę
5.036,16 zł. za mieszankę mineralno-bitumiczną, wpływa do jednostki 10.07.2009 r.,
kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 15.07.2009 roku, kontroli
formalno-rachunkowej 03.08.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty 03.08.2009r. termin
zapłaty 04.08.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca sierpnia,
2. FA 147/2009/ŚW z 21.07.2009 r., wystawiona przez GDDKiA Świebodzin, na kwotę
425,50 zł. tytułem zwrotu kosztów za zużycie gazu ziemnego w budynku
administracyjnym w Międzyrzeczu, wpływa do jednostki 24.07.2009 r., kontrolę pod
względem merytorycznym dokonano 24.07.2009 roku, kontroli formalno-rachunkowej
03.08.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty 03.08.2009r. termin zapłaty 04.08.2009 r.,
fakturę ujęto w księgach miesiąca sierpnia,
3. FA F010818/09/07-01 z 13.07.2009 r., wystawiona przez ZEMAR Międzyrzecz, na
kwotę 811,30 zł. za materiały biurowe, wpływa do jednostki 13.07.2009 r., kontrolę
pod względem merytorycznym dokonano 13.07.2009 roku, kontroli formalnorachunkowej 03.08.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty 03.08.2009r. termin zapłaty
03.08.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca sierpnia,
4. FA 09-FVS/0431 z 21.07.2009 r., wystawiona przez F.H.U. „AGROCENTRUM”
Międzyrzecz, na kwotę 280,66 zł. za części do samochodu, wpływa do jednostki
21.07.2009 r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 21.07.2009 roku,
kontroli formalno-rachunkowej 03.08.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty
03.08.2009r. termin zapłaty 04.08.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca sierpnia,
5. FA 16/2009 z 20.07.2009 r., wystawiona przez Biuro Wyceny Nieruchomości Janina
Mordacz, na kwotę 1.586,00 zł. za wycena materiałów porozbiórkowych, wpływa do
jednostki 20.07.2009 r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 21.07.2009
roku, kontroli formalno-rachunkowej 03.08.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty
03.08.2009r. termin zapłaty 04.08.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca sierpnia,
6. FA 0460830779 z 02.07.2009 r., wystawiona przez Polski Koncern Naftowy ORLEN
S.A. Płock, na kwotę 3.869,93 zł. za paliwo do samochodów służbowych, kontrolę
pod względem merytorycznym dokonano 10.07.2009 roku, kontroli formalnorachunkowej 10.07.2009 roku, termin zapłaty 23.07.2009 r., fakturę ujęto w księgach
miesiąca sierpnia,
4
7. FA 1260/FV/2009 z 11.08.2009 r., wystawiona przez Drogowe Centrum ProdukcyjnoHandlowe „BiG” Świebodzin na kwotę 499,71 zł. za folie odblaskową, wpływa do
jednostki 12.08.2009 r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 13.08.2009
roku, kontroli formalno-rachunkowej 09.09.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty
09.09.2009r. termin zapłaty10.09.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca września,
8. FA 0460857557 z 18.08.2009 r., wystawiona przez PKN Orlen, za paliwo, wpływa do
jednostki 26.08.2009 r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 26.08.2009
roku, kontroli formalno-rachunkowej 07.09.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty
07.09.2009r., termin zapłaty 08.09.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca
września,
9. FA BR/05606/KM/08/2009/FVS z 19.08.2009 r., wystawiona przez Śląskie Kruszywa
Naturalne Sp. z o. o., na kwotę 5.922,49 zł. za grys, wpływa do jednostki 24.08.2009
r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano 27.008.2009 roku, kontroli
formalno-rachunkowej 01.09.2009 roku, zatwierdzono do wypłaty 01.09.2009r. termin
zapłaty 02.09.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca września,
10. FA MY/01767/KM/08/2009/FVS z 20.08.2009 r., wystawiona przez Śląskie
Kruszywa Naturalne Sp. z o. o., na kwotę 2.039,84 zł. za masę bitumiczną, wpływa
do jednostki 24.08.2009 r., kontrolę pod względem merytorycznym dokonano
27.008.2009 roku, kontroli formalno-rachunkowej 01.09.2009 roku, zatwierdzono do
wypłaty 01.09.2009r. termin zapłaty 03.09.2009 r., fakturę ujęto w księgach miesiąca
września.
Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu przez jednostkę zasady memoriału (art.6 ustawy o
rachunkowości). Zasada memoriału polega na ujmowaniu w księgach rachunkowych oraz
sprawozdaniu finansowym wszystkich operacji finansowych jakie dotyczą danego okresu.
Zasada ta powoduje, że nie wolno ujmować w danym okresie operacji dotyczących innych
okresów sprawozdawczych. Podkreśla się, że w szczególności należy wykazać wszystkie
przypadające na dany okres przychody oraz odpowiadające im koszty, bez względu na termin
ich zapłaty.
II. Prawidłowość dysponowania
pozyskiwanymi z innych źródeł.
przyznanymi
środkami
budżetowymi
oraz
Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.07.2009 roku do 30.09.2009 roku
potwierdziła , że jednostka poniosła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym, w
okresie objętym kontrolą prawidłowo stosowała klasyfikację budżetową wynikającą z
Rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych
Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Wydatki
realizowano w sposób celowy, celowość ponoszonych wydatków nie budzi zdaniem
kontrolujących zastrzeżeń.
Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie
wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek
na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz
Pracy zostały dotrzymane.
5
W okresie objętym kontrolą jednostka regulowała swoje zobowiązania w ustalonych
terminach.
III. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.
Instrukcja inwentaryzacyjna została wprowadzona do użytku służbowego zarządzeniem Nr
28/2008 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu z dnia 31.12.2008 roku w
sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej.
Ewidencję środków trwałych prowadzi się techniką komputerową. Pozostałe środki trwałe
podlegają ewidencji:
- ilościowo-wartościowej,
- ilościowej.
Księgi inwentarzowe ilościowo-wartościowe prowadzi się dla pozostałych środków trwałych i
wartości niematerialnych i prawnych których wartość jest wyższa niż 1.500,00 zł. Bez
względu na wartość księgi inwentarzowe prowadzi się dla następujących pozostałych
środków trwałych:
- meble,
- aparaty fotograficzne,
- elektronarzędzia,
- mechaniczny i elektromechaniczny sprzęt do robót drogowych,
- sprzęt komputerowy.
Pozostałe wyposażenie o wartości poniżej 1.500,00 zł podlega ewidencji ilościowej.
W zarządzeniu Nr 20/2008 z dnia 17.11.2008 roku Pan Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowych
w Międzyrzeczu zarządził przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji majątku Zarządu.
Wyznaczono przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i zespoły spisowe.
Inwentaryzacją objęto:
- materiały w obwodzie drogowym Popowo,
- materiały w obwodzie drogowym Trzciel,
- środki płatnicze, czeki, papiery wartościowe znajdujące się w kasie Zarządu,
- znaczki pocztowe znajdujące się w sekretariacie,
- paliw płynnych w jednostkach sprzętowo-transportowych.
Przed przystąpieniem do inwentaryzacji pouczono ustnie członków komisji inwentaryzacyjnej
o sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji, zapoznano zespoły – komisje spisowe z
czynnościami zespołu spisowego oraz arkuszami spisu z natury.
Osoby materialnie odpowiedzialne uporządkowały składniki majątku podlegające spisowi i
przekazały we właściwe miejsce użytkowania, wyprowadziły zaległości oraz dokumenty
źródłowe przekazały do księgowości przed rozpoczęciem inwentaryzacji.
Przyjęto od osób materialnie odpowiedzialnych pisemne oświadczenia przed inwentaryzacją.
Każdy powołany zespół spisowy z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządził i podpisał
protokół zespołu Spisowego.
Przewodniczący sporządził sprawozdanie z przebiegu rocznej inwentaryzacji.
6
Podczas inwentaryzacji stwierdzono na bazie OD Popowo materiał obcy – kostka brukowa
Euro 8 będącą własnością UMiG Skwierzyna. Spisano materiał obcy na oddzielnym arkuszu
spisu z natury.
Zespoły spisowe sporządziły odpowiednio:
1. protokół z przebiegu inwentaryzacji w OD Trzciel, składniki majątkowe zostały
spisane na arkuszach od nr 5 do 7, nie stwierdzono nieprawidłowości i uwag,
2. protokół z przebiegu inwentaryzacji w OD Popowo, składniki majątkowe zostały
spisane na arkuszach od nr 1 do nr 4, nie stwierdzono nieprawidłowości w
składowaniu i zabezpieczeniu materiałów, nie zgłoszono żadnych uwag,
3. protokół z przebiegu inwentaryzacji środków płatniczych, czeków, papierów
wartościowych znajdujących się w kasie. Protokół z przebiegu inwentaryzacji
przeprowadzonej przez zespół spisowy w obecności osoby materialnie
odpowiedzialnej. W toku inwentaryzacji stwierdzono:
rzeczowy stan gotówki w kasie na dzień 31.12.2008 roku zero
wg RK nr 18/12/2008 i 19/12/2008 z dnia 31.12.2008 zero
ostatnie dowody przychodu i rozchodu
KP nr 50 z dnia 31.12.2008r.
KW nr 11 z dnia 23.07.2008 r.
czeki gotówkowe 3035432500
książeczka czeków gotówkowych 3035432405 – 3035432425
2 weksle in blanko,
4 gwarancje bankowe.
4. protokół z przebiegu inwentaryzacji materiału obcego – kostka brukowa EURO 8
pozostała z budowy chodnika w Murzynowie a stanowiącej własność Gminy Skwierzyna,
spisano na arkuszu nr 12, oryginał arkuszu spisowego przesłano do Gminy Skwierzyna,
5. protokół z przebiegu inwentaryzacji paliw płynnych w jednostkach sprzętowotransportowych w OD Popowo, składniki spisano na arkuszu nr 11, komisja stwierdziła, że
zabezpieczenie i składowanie materiałów jest prawidłowe,
6. protokół z przebiegu inwentaryzacji paliw płynnych sam. służbowych obsługujących
biuro, składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisowych nr 9, składniki są
zabezpieczone i składowane prawidłowo,
7. protokół z przebiegu inwentaryzacji znaczków pocztowych znajdujących się w
sekretariacie, składniki spisano na arkuszu nr 8, zabezpieczenie i składowanie prawidłowe,
8. protokół z przebiegu inwentaryzacji paliw płynnych w jednostkach sprzętowotransportowych, składniki spisano na arkuszu nr 10, składowanie i zabezpieczenie materiałów
prawidłowe.
Ponadto sporządzono protokół z uzgodnienia ewidencji magazynowej z ewidencją księgową
przedmiotów niskocennych przeprowadzonego drogą porównania danych z ewidencji
księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji w magazynie; stwierdzono
zgodność.
Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadzono drogą porównania danych z ewidencji
księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji, a także ich analizy wg stanu na
dzień 31.12.2008 r. Weryfikację sporządzono metodą pełną z uwzględnieniem zgodności
analityki z syntetyką na bazie dowodów źródłowych. Komisja stwierdziła zgodność zapisów z
dokumentami. Poprawność pozycji materiały potwierdza rozliczona roczna inwentaryzacja z
natury – na tę okoliczność sporządzono protokół.
7
Kontrolujący dokonał sprawdzenia zgodności ewidencji analitycznej środków trwałych oraz
pozostałych środków trwałych na koniec roku 2008 z ewidencją księgową. Na dzień
31.12.2008 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie.
IV. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie
naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 63/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 25.11.2009r. w dniu 10
grudnia br. kontrolę w Zarządzie Dróg Powiatowych w Międzyrzeczu przeprowadziła p.
Grażyna Tomaszewska.
Kontrolowany zakres działalności to wdrożenie nowej ustawy o pracownikach
samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
Podczas kontroli dokumenty udostępniała i udzielała wyjaśnień p. D. M.
Przeprowadzając kontrolę stwierdzono, że:
1. Zarząd Dróg Powiatowych w sposób prawidłowy przeprowadził pierwszą ocenę
pracowniczą w październiku 2007 roku oraz drugą ocenę w październiku 2009 roku.
2. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 29/2009 dyrektora ZDP z dnia 15.10.2009r. w sprawie
sposobu przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizacji egzaminu kończącego tę
służbę, w chwili obecnej odbywa ją 1 osoba zatrudniona w bieżącym roku na stanowisku
podinspektora w Sekcji Dróg i Mostów.
W sposób prawidłowy sporządzono dokumenty niezbędne do przeprowadzenia służby
przygotowawczej.
3. W latach: 2006 - 2008 nie dokonywano naboru na wolne stanowisko urzędnicze.
W roku 2009 po raz pierwszy dokonano naboru. Poszukiwano pracownika na stanowisko
podinspektora w Sekcji Dróg i Mostów. Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowych wydał
Zarządzenie Nr 27/2009 z dnia 30.09.2009r. w sprawie powołania komisji przeprowadzającej
nabór na wolne stanowisko urzędnicze.
Zgłosiło się 5 kandydatów, z których 3 spełniło wymagania formalne.
Nabór przeprowadzono w sposób prawidłowy, informacje w określonym czasie wywieszone
były na tablicy ogłoszeń.
Z dniem 12.10.2009r. zatrudniono pracownika na 6 miesięczny czas określony.
4. Zarząd Dróg Powiatowych posiada Regulamin wynagradzania ustalony w Zarządzeniu
Nr 18/2009 dyrektora ZDP z dnia 03.06.2009r.
V. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
Przedmiotem kontroli było prawidłowe gospodarowanie nieruchomościami w szczególności
ich najem, dzierżawa lub użyczenie zawarte przez Zarząd oraz inne formy udostępniania
nieruchomości. Kontrolę przeprowadziła p. Janina Ganczarska.
8
Z wyjaśnień i dokumentów przedłożonych przez Panią D. M.- pracownika Zarządu Dróg
Powiatowych wynika, że w bieżącym roku obowiązuje :
- umowa najmu pomieszczenia użytkowego - garażu z Zakładem Gospodarki Komunalnej w
Bledzewie na garażowanie autokaru do przewozów szkolnych, zawarta na okres od
01.05.2000r. - bezterminowo (za zgodą Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu),
VI. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
Kontrolę w zakresie przestrzeganie procedur postępowań o zamówienie publiczne
wdrożonych przez Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych przeprowadził p. Paweł Lachowicz.
Czynności kontrolne przeprowadzono metodą badania dokumentów, w obecności Pana K. K.
Zarząd Dróg Powiatowych posiada opracowaną i wdrożoną procedurę prowadzenia
postępowań o zamówienie publiczne. Prowadzony jest rejestr prowadzonych postępowań.
Sprawozdanie z udzielonych zamówień z roku 2008 zostało sporządzone i przesłane
Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w ustawowym terminie.
Kontrolą objęto realizację następujących postępowań:
1. Wykonanie oznakowania poziomego na drodze powiatowej nr 1213F na odcinku
Międzyrzecz – Lutol Suchy – Rogoziniec,
2. Wykonanie i dostawa znaków drogowych pionowych i urządzeń bezpieczeństwa
ruchu drogowego,
3. Przebudowa drogi powiatowej nr 1332F w zakresie budowy chodników w ciągu
ulicy Międzyrzeckiej w miejscowości Pszczew,
4. Dostawa soli drogowej niezbrylającej do zimowego utrzymania dróg.
Postępowania realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego. Wybrano wykonawców
którzy złożyli oferty najkorzystniejsze. Ogłoszenia o wyborze wykonawców i o podpisaniu
umów zostały zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz na stronie portalu
internetowego Urzędu Zamówień Publicznych.
Na tym protokół zakończono.
Dyrektor jednostki Pan Szymon Prochera został poinformowany o przysługującym mu, na
podstawie § 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 r. w
sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie
zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień
do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
9
08.02.2010 r.
Międzyrzecz, dnia ...............................
Dyrektor Zarządu
Dróg Powiatowych
w Międzyrzeczu
Główna Księgowa
Zespół kontrolujący
Beata Waltrowska
1. ......................... ...........
Szymon Prochera
................................
Kazimiera Tkacz
..................................
Grażyna Tomaszewska
2. ....................................
Janina Ganczarska
3. ......................................
Paweł Lachowicz
4. ......................................
10