O wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią1.
Transkrypt
O wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią1.
O wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią1. Minęło ponad pięć lat od rozpoczęcia prac związanych z wdrożeniem SAP – Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią, który funkcjonuje na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie zbliżamy się do końca wdrożenia. Warto więc podsumować efekty działalności tego systemu. Kwestie dotyczące założeń wdrożenia omówione zostały w artykule O Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią, który ukazał się w czerwcowym wydaniu „Alma Mater” z 2007 roku. Teraz uwaga terminologiczna. Ponieważ słowo „projekt” używane jest w tekście dla określenia różnych działań dla uniknięcia nieporozumień będę używał: dla działań związanych z realizacją wdrożenia – projekt wdrożeniowy, dla działań finansowanych z funduszy strukturalnych – projekt unijny. W 2010 roku złożyliśmy wniosek w konkursie organizowanym przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, Działanie 1.2 Rozwój społeczeństwa informacyjnego. Wniosek został zakwalifikowany do realizacji i przez cały rok 2011 realizowaliśmy zadania w projekcie unijnym: Nowoczesne zarządzanie Uniwersytetem poprzez wykorzystanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Realizacja powyższego projektu pozwoliła nam na dofinansowanie następujących zadań, wynikających z zawartej Umowy 4U-2004 o dostarczenie, wdrożenie i utrzymanie Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią: 1. Analiza przedwdrożeniowa, 2. Zakup licencji, 3. Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego - przygotowanie koncepcji szczegółowych oraz wdrażanie systemu etapami zgodnie z opisami zawartymi w koncepcjach szczegółowych, a mianowicie Etap I Gospodarka własna, obejmujący między innymi finanse uczelni oraz kadry i płace, Etap II Badania naukowe. 4. Zakup serwerów i systemu pamięci masowych wraz z rozbudową systemu archiwizacji i extranetu oraz modernizacją serwerowni. W ramach realizacji projektu unijnego zakupiliśmy Test Data Migration Server (TDMS), narzędzie umożliwiające selektywne przygotowywanie danych do testowania, w tym anonimizaję danych osobowych. Dzięki TDMS uzyskaliśmy między innymi możliwość kopiowania wybranych danych na system testowy bez konieczności zatrzymywanie pracy systemu produkcyjnego, w tym możliwość manipulacji zasobami systemów/serwerów celem przyspieszenia prac. Ponadto oszczędzamy miejsce na macierzy dyskowej dzięki wykonaniu kopii danych wybranego okresu (np. dane z ostatniego roku) z systemu produkcyjnego na system testowy. Natomiast anonimizacja danych osobowych pozwala utworzyć reprezentatywny zbiór danych do testów bez naruszenia prawa do prywatności. W kwietniu 2011 roku w Maastricht2 odbyło się spotkanie przedstawicieli uczelni z całego świata, używających oprogramowania firmy SAP do wspomagania zarządzania. Uniwersytet Jagielloński jest członkiem organizacji HERUG, a w spotkaniu brał udział dr 1 „Nowoczesne zarządzanie Uniwersytetem poprzez wykorzystanie Zintegrowanego Systemu Informatycznego”, Projekt nr MRPO.01.02.00-12-084/10 współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 2 The International SAP HERUG (Higher Education and Research User Group) 2011 Conference, Maastricht (Netherlands) from 18th – 21st April 2011; http://www.maastrichtuniversity.nl/web/ServiceCentres/ICTServiceCentre/HERUG.htm 1 Marian Krupa. Podczas konferencji okazało się, że poprzez wdrożenie systemu SAP ERP (niem. SystemAnalyse und Programmentwicklung, ang. Systems Applications and Products in Data Processing; Enterprise Resource Planing), nie tylko znaleźliśmy się w elitarnym klubie takich uczelni jak MIT (Massachusetts Institute of Technology), University of Nebrasca, University of Toronto, Univeristy of Basel, Univeristy of Zurich, Catholic University of Leuven, Chinese University of Hong Kong, ale również i to, że mamy jedno z największych, jeśli nie największe wdrożenie systemu zintegrowanego firmy SAP w obszarze Higher Education and Research w świecie. Nie powinny zatem nikogo dziwić rozliczne problemy z którymi musiały się zmierzyć zarówno Władze Uczelni, zespół projektu wdrożeniowego, jak i użytkownicy. W literaturze przedmiotu również zwraca się na uwagę na problemy wdrożeniowe, traktując projekty wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP jako najbardziej złożone i obarczone największym ryzykiem. Na przykład Przemysław Lech w książce Zintegrowane Systemy Zarządzania ERP/ERP II 3 pisze „na projekt wdrożenia ZSIZ4 mają wpływ czynniki, związane ze specyfiką tego typu oprogramowania oraz jego rolą w organizacji. Należy tu wymienić: 1. duży zakres projektu, 2. konieczność kompromisu pomiędzy zmianą systemu i zmianą organizacji, 3. konieczność równoległego prowadzenia zmian organizacyjnych.” Z tymi problemami zetknęliśmy się podczas realizacji naszego projektu. Omówię poniżej niektóre aspekty tych problemów w kontekście określonych w Karcie Projektu jego celów. Projekt wdrożeniowy nazwaliśmy Sapiens. Tak też nazywa się strona zawierająca informacje o tym projekcie: www.sapiens.uj.edu.pl . Zobaczmy, jak zrealizowaliśmy cele projektu wdrożeniowego. Cele Projektu5 Na początku projektu wdrożeniowego określone zostały jego cele. Ogólnym celem realizacji projektu jest przygotowanie UJ do podejmowania nowych wyzwań w obszarach edukacji, badań i technologii. Środkiem do osiągnięcia celu jest wyposażenie Uczelni w system zapewniający społeczności akademickiej dostęp do właściwej informacji we właściwym czasie, usprawnienie procesów analizy, raportowania i podejmowania decyzji, czyniąc działania Uczelni bardziej wydajnymi i skoordynowanymi, poprzez: 1. zapewnienie obsługi informatycznej wskazanych obszarów działalności Uczelni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, 2. przygotowanie sprawnych narzędzi do administrowania i zmiany funkcjonalności Systemu. Cel ten został uszczegółowiony poprzez doprecyzowanie wymagań w stosunku do systemu informatycznego: 1. Ujednolicenie procesów związanych z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych UJ i realizacja wszystkich procesów z poziomu jednego zintegrowanego systemu informatycznego. 2. Uzyskanie możliwości wszechstronnej analizy i raportowania na podstawie danych przechowywanych w systemie dzięki ujednoliceniu stosowanych w UJ słowników danych. 3. Umożliwienie wdrożenia nowych narzędzi raportujących i analitycznych operujących jednocześnie na zasobach kadrowych wszystkich jednostek organizacyjnych wchodzących w skład UJ. 4. Zastąpienie rozproszonych, w większości przestarzałych systemów, nowoczesnym systemem, który zintegruje dane i procesy w ramach wszystkich jednostek 3 Lech P., Zintegrowane Systemy Zarządzania ERP/EERP II - Wykorzystanie w biznesie. wdrażanie., Difin, Warszawa, 2003, wersja elektroniczna, str. 81 4 Zintegrowany System Informatyczny Zarządzania 5 Są to fragmenty Karty Projektu. 2 organizacyjnych UJ przy zachowaniu odpowiedzialności jednostki organizacyjnej za poprawność danych przechowywanych w systemie. 5. Polepszenie komunikacji i przepływu informacji pomiędzy poszczególnych jednostkami UJ, dzięki jednorodnej strukturze danych dostępnych w całej Uczelni. 6. Umożliwienie rozwoju systemu zarządzania wraz z rozwojem i zmianami organizacyjnymi planowanymi do realizacji w strategii UJ. Łatwo zauważyć, że definiując cele byliśmy świadomi problemów opisanych w literaturze. Opisaliśmy i umieściliśmy większość procesów w jednym systemie zintegrowanym uzyskując szybki dostęp do spójnych jednorodnych danych. Uzyskaliśmy możliwość tworzenia wszechstronnych raportów analitycznych i jesteśmy w trakcie przygotowań do wdrożenia nowoczesnego systemu do analiz strategicznych. Zastąpiliśmy rozproszone i w większości przestarzałe systemy jednym nowoczesnym i zintegrowanym. Jesteśmy aktualnie w trakcie przygotowywania systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznego przepływu pracy (decyzji). Dzięki projektowi wdrożeniowemu udało nam się stworzyć zespół specjalistów do zarządzania i rozwoju systemu, dzięki czemu będziemy mogli w przyszłości rozwijać go zgodnie z potrzebami Uczelni. A teraz przyjrzyjmy się zdefiniowanym w Karcie Projektu miarom sukcesu6. 1. Możliwość terminowego generowania kompletnych i bezbłędnych danych, wspomagających zarządzanie na wszystkich szczeblach. 2. Eliminacja konieczności wielokrotnego wprowadzania do systemu tych samych danych. 3. Realizacja wdrożenia w terminie zgodnym z harmonogramem. 4. Realizacja wdrożenia w pełnym założonym zakresie. 5. Realizacja wdrożenia w ramach założonego budżetu. 6. Osiągnięcie wysokiego poziomu wyszkolenia w obsłudze systemu przez użytkowników końcowych. Ad 1. Uzyskaliśmy stabilność wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią oraz raporty, do których mają dostęp osoby kierujące Uczelnią i poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, zawierające poprawne i aktualne dane. Ad 2. Wyeliminowaliśmy konieczność wprowadzania tych samych danych do kilku różnych systemów. Dane wprowadzone raz do systemu są natychmiast widoczne w dowolnym miejscu systemu i przetwarzane zgodnie z uprawnieniami i potrzebami określonego użytkownika. Ad 3. Problemy związane z rozległością i złożonością wdrożenia dały o sobie znać i harmonogramy były kilkakrotnie modyfikowane. Ad 4. Realizacja pełnego założonego zakresu przyczyniła się do niektórych zmian harmonogramu. Konieczność sekwencyjności lub oczekiwania na rozporządzenia wynikające ze zmian w prawie powodowała konieczność przesunięcia części prac do późniejszych podetapów. Ad 5. Mimo problemów z harmonogramem udało nam się zmieścić w założonym budżecie. Ad 6. Staraliśmy się dbać o wysoką jakość szkoleń i instrukcji stanowiskowych. Jak nam się to udało pozostawiam ocenie pracowników Uczelni. Stosowne badania są jeszcze przed nami. Po szkoleniach prowadzonych przed rozpoczęciem eksploatacji poszczególnych modułów systemu przeprowadzone były sprawdziany. Wykres 1. przedstawia rozkład średnich ocen uzyskanych bezpośrednio po szkoleniu i hipotetyczny rozkład ocen, gdyby sprawdzian przeprowadzono obecnie. Według oceny Zespołu Szkoleń (jednostka organizacyjna dawnej Sekcji Wdrożenia Systemu Zintegrowanego, obecnie Sekcja Wdrażania Systemów Zintegrowanych) obecny rozkład poziomu wyszkolenia pracowników wydaje się gaussowski (normalny, czerwona linia na wykresie). 6 To też jest fragment Karty Projektu. 3 Ocena stanu wiedzy użytkowników końcowych 30 Liczba osób 25 20 15 10 5 0 2,00 2,50 2,75 3,00 3,25 3,50 3,75 4,00 4,25 4,50 4,75 5,00 Wartość oceny Średnia ocen po szkoleniu Hipotetyczny rozkład ocen aktualnej wiedzy Wykres 1. Jakość prac firmy wdrożeniowej – konsultantów – monitorowaliśmy przy pomocy raportów przygotowywanych cyklicznie przez Kierownika Jakości. Przykładem może być zestawienie danych w zakresie postępu prac w obszarze przygotowania prototypu systemu SAP ERP dla gospodarki własnej (Etap I), zwizualizowane na Ilustracji1. Wykres powstał w oparciu o obiektywne dane zawarte w systemie zintegrowanym. Ilustracja 1. Postęp prac wdrożeniowych dla fazy opracowania prototypu SAP ERP – gospodarka własna Drugim przykładem jest wykres oceny pracy konsultantów przez Kierowników Zespołów Wdrożeniowych przedstawiony na Ilustracji 2. Ten z kolei powstał w wyniku ocen subiektywnych. 4 Ocena konsultantów przez Kierowników ZW (Zespołów Wdrożeniowych) 6 Oceny 5 4 3 2 1 0 ZW01 ZW02 ZW03 ZW06 ZW08 ZW09 ZW11 ZW12 Średnia Zespoły Wdrożeniowe Ogólna satysfakcja z rozwiązania zgłoszonych problemów Techniczne kompetencje specjalistów Profesjonalne podejście oraz uprzejmość Jakość komunikacji Ilustracja 2. Wykres obrazujący wartości ocen wystawionych przez kierowników zespołów. Obecnie na HelpDesku zarządzanym przez Wykonawcę prowadzona jest ocena pracy konsultantów związana z usuwaniem usterek zgłoszonych w ramach utrzymania systemów. Wykres na Ilustracji 3. obrazuje zmiany ocen w ciągu ostatnich 3 lat. Ilustracja 3. Wykres obrazujący wartości ocen wystawionych przez użytkowników. System po czterech latach eksploatacji stabilizuje się, co przejawia się malejącą liczbą zgłaszanych na Help Desku usterek. Widać to wyraźne na wykresie przedstawionym na Ilustracji 4., a zawierającym historię liczby zgłoszeń serwisowych w poszczególnych miesiącach lat 2009 – 2011. Statyski zgłoszeń serwisowych w latach 2009-2011 Liczba zgłoszeń 120 100 80 60 40 20 lis -0 9 st y10 m ar -1 0 m aj -1 0 lip -1 0 w rz -1 0 lis -1 0 st y11 m ar -1 1 m aj -1 1 lip -1 1 w rz -1 1 lis -1 1 lip -0 9 w rz -0 9 st y09 m ar -0 9 m aj -0 9 0 Miesiące Liczba zgłoszeń Linia trendu liczby zgłoszeń Ilustracja 4. Zgłoszenia serwisowe. 5 Teraz krótki przegląd historii wdrożenia w oparciu o stronę Sapiens7: 2003 rok - Uniwersytet Jagielloński podjął decyzję o zakupie nowego systemu informatycznego. Cztery uczelnie (Politechnika Warszawska, Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Śląski, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej) zawarły porozumienie o wspólnym prowadzeniu postępowania w sprawie zakupu zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. 29 kwietnia 2004 roku - Ogłoszony został przetarg 4U-2004 (w trybie negocjacji z ogłoszeniem) na zakup, wdrożenie i utrzymanie informatycznego systemu wspomagania zarządzania uczelnią w okresie 10 lat. 13 października 2006 roku - Ostateczne rozstrzygnięcie postępowania przetargowego. 6 listopada 2006 roku - Podpisanie umowy o realizację wdrożenia i utrzymania systemu mySAP przez Konsorcjum firm (Siemens sp. z o.o., SAP Polska sp. z o.o., Prokom Software SA). Wdrożenie na Uniwersytecie Jagiellońskim rozpoczęła firma Siemens, a w wyniku przekształceń własnościowych od ostatniego kwartału 2011 roku umowę realizuje firma Atos. 5 stycznia 2007 - Oficjalny start projektu "Kick-off". 17 kwietnia 2007 - Analiza przedwdrożeniowa została zakończona. Zdefiniowano w niej podstawowe procesy na Uniwersytecie, które powinny być wspierane przez system. Lipiec 2007 - Zakończone prace nad koncepcją wdrożenia. Ze względu na fakt, że było to kilka oddzielnych wielostronicowych dokumentów, odbiory odbywały się niezależnie w ciągu kilkunastu dni. Listopad 2007 - Zakończona została wstępna konfiguracja systemu i szkolenia użytkowników kluczowych. Grudzień 2007 - Testy systemu. Grudzień 2007 – Styczeń 2008 - Szkolenia użytkowników końcowych. 10 stycznia 2008 - Start produktywny, rozpoczęcie eksploatacji pierwszych funkcjonalności systemu: finanse-księgowość (FI, FI-TR), sprzedaż i dystrybucja (SD), zamówienia (MM), controlling (CO), przepływy środków pieniężnych (FM). 22 maja 2009 - Odbiór etapu 1.1: finanse-księgowość (FI, FI-TR), gospodarka środkami trwałymi (FI-AA), sprzedaż i dystrybucja (SD), zamówienia (MM), controlling (CO), przepływy środków pieniężnych (FM). 22 maja 2009 - Warunkowy odbiór etapu 2: badania naukowe (PS). Lipiec 2009 - Warunkowy odbiór etapu 1.2 - kadry i płace (HR-PA, HR-PY); pierwsze produktywne naliczenie listy płac. 15 grudnia 2009 - Zgłoszono do odbioru Hurtownię Danych. 19 stycznia 2010 - Odbiór etapu 2 - badania naukowe (PS). 7 czerwca 2010 - Odbiór etapu 1.2 - kadry i płace (HR-PA, HR-PY). 26 września 2011 - Odbiór przeniesionego do etapu 1.5 zakresu obszaru badania naukowe (PS). 28 października 2011 - Odbiór etapu 1.4 - Hurtownia Danych. W poprzednim tekście w 2007 roku umieściłem zdjęcie kokpitu SAPa. Sekcja Utrzymania Systemów Zintegrowanych, która zajmuje się administracją oraz bieżącym utrzymaniem systemów SAP, zainstalowała podobnie wyglądający zestaw monitorów wizualizujących podstawowe parametry administrowania systemem SAP ERP 6.0. W skład Sekcji wchodzą administratorzy basis, administratorzy modułu finansowego oraz administratorzy modułu kadrowo-płacowego. Uznaliśmy, że w pierwszej kolejności musimy zadbać o prawidłowe, stabilne i bezpieczne działanie systemu. Jest to warunek konieczny do efektywnego zarządzania strategicznego. Ilustracje 5. i 6. pokazują statystki wykorzystania pamięci, procesorów serwerów oraz dysków macierzy, a także liczbę użytkowników i operacje przez nich wykonywane. Wymienione statystyki prezentowane są w czasie rzeczywistym na dostosowanym do potrzeb Uczelni systemie monitoringu, obsługiwanym 7 http://www.sapiens.uj.edu.pl/index.php?strona=historia_wdrozenia, data dostępu 11.12.2011 6 przez administratorów basis Sekcji Utrzymania Systemów Zintegrowanych. Dzięki bieżącemu monitoringowi wielokrotnie udało się odpowiednio wcześnie zdiagnozować pojawiające się problemy, co pozwoliło przeciwdziałać awariom. Natomiast władze Uczelni, zamiast sali wypełnionej monitorami mogą na ekranach swoich komputerów mieć kokpity menadżerskie takie, jak na Ilustracji 7. Ilustracja 5. Ilustracja 6. 7 Ilustracja 7. Przykład prototypu kokpitu menadżerskiego dla dziekana, uzyskany dzięki uprzejmości Kierownika Jakości dr Mariana Krupy z jego wystąpienia na konferencji organizowanej przez firmę SAP8. Przyjrzyjmy się pokrótce statystykom. 7812 to liczba wszystkich użytkowników, natomiast liczba użytkowników, którzy choć raz zalogowali się do systemu i nie są zablokowani (czyli liczba faktycznie aktywnych użytkowników) to 1105. Średnia liczba zalogowanych użytkowników dziennie jest równa 430. Różnica między liczbą wszystkich a aktywnych użytkowników związana jest ze zbliżającym się startem Portalu Informacyjnego – π (o którym w dalszej części), na potrzeby którego zostali założeni użytkownicy dla wszystkich pracowników. Wykonawca zaangażował 62 konsultantów i dla dostosowania standardowego systemu SAP ERP 6.0 wykonał ponad 300 rozszerzeń i modyfikacji. Z konsultantami w zespołach i w zarządzaniu projektem ze strony UJ współpracowało 115 osób. Do tej pory w ramach umowy zrealizowano na szkolenia administratorów 77 osobodni, użytkowników kluczowych 1420 osobodni, a użytkowników końcowych 1871 osobodni. Liczba osób jest oczywiście znacznie mniejsza, gdyż niektóre szkolenia były 2-3 dniowe, a część osób wzięła udział w więcej niż jednym szkoleniu, w sumie było to ponad 600 osób. Wykaz ten nie obejmuje szkoleń prowadzonych poza umową przez Zespół Szkoleń, albo w ramach uzupełniania wiedzy pracowników albo w ramach szkolenia nowo przyjętych osób. Tabela 1. zawiera liczbę zaksięgowanych dokumentów w poszczególnych latach. Wykres 2. ilustruje trendy w liczebnościach zaksięgowanych dokumentów w poszczególnych latach. 2008 2009 2010 2011 UJCM 143 676 135 558 127 775 122 659 UJKR 598 309 692 813 736 627 773 209 Razem 741 985 828 371 864 402 895 868 Tabela 1. Liczba dokumentów zaksięgowanych w poszczególnych latach obrotowych 8 Krupa M., Analiza wskaźnikowa w organizacji sektora publicznego na przykładzie Uniwersytetu Jagiellońskiego, w materiały z konferencji SAP World Tour 2011, 09-10.06-2011. 8 Liczba zaksięgowanych dokumentów 1 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 2008 2009 UJCM 2010 UJKR 2011 Razem Wykres 2. Co jeszcze pozostało do zakończenia wdrożenia? Przede wszystkim dla domknięcia systemu finansów zostało wdrożenie masowego rozliczenia ze studentami (FI-CA) i wykonania pensum dydaktycznego, co wymaga integracji z systemem USOS. Ponadto zarządzanie nieruchomościami, inwestycje i remonty, tu kończone są prace nad koncepcją szczegółową. Jako klamra spinająca prace wdrożeniowe pozostało jeszcze zarządzanie strategiczne. W najbliższych dniach uruchomiony zostanie nowy sposób dostępu do informacji w Systemie: Portal Informacyjny – π (pi). Najpierw portal zapewni tzw. samoobsługę pracowniczą, czyli dostęp do indywidualnych danych osobowych, wynagrodzeń, możliwość składania wniosków urlopowych, a dla kierowników możliwość ich elektronicznej akceptacji oraz proces obsługi wniosków premiowych. Portal zapewni także możliwość przekazywania komunikatów i instrukcji, a w przyszłości realizacji procesów zakupowych. Portal będzie skierowany do wszystkich pracowników UJ, a zakres funkcjonalności w nim udostępnionych będzie stale rozszerzany. Pięć lat to dużo. Efektywne wykorzystanie to nie tylko sprawny system informatyczny i szybkie komputery, ale odpowiednia organizacja pracy. Usprawnienie procesów realizacji zakupów i rozliczenia faktur to zadanie, którego realizacja już się rozpoczęła, lecz efekty będą widoczne za mniej więcej dwa lata. Przygotowanie i wykonanie zmian w systemie informatycznym to kilka miesięcy, ale procesy reorganizacyjne, przyzwyczajenie i wdrażanie się pracowników do nowych procedur trwa o wiele dłużej. Zjawisko to znane jest w literaturze i nie powinno dziwić. Podziękowania. Dziękuję moim kolegom z Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych, a szczególnie mgr Katarzynie Grelowskiej i dr. Marianowi Krupie, za pomoc w przygotowaniu tekstu. Osobne podziękowania należą się mgr Mirosławie Rączce za wnikliwe uwagi redakcyjne. dr Maciej Pękala Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych Sekcja Wdrażania Systemów Zintegrowanych 9