Zarządzenie nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z

Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
Zarządzenie nr 13
Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 marca 2016 r.
w sprawie realizacji Projektu pt.: „Open Digital Research Environment Toolkit for the
Advancement of Mathematics — OpenDreamKit”, realizowanego w ramach Programu
Horyzont 2020 (Excellent science: European Research Infrastructures, including
e-Infrastructures).
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym
(tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie
przyznania grantu (Grant Agreement) nr 676541 zawartą pomiędzy Komisją Europejską
a Universite Paris-Sud, Francja – Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet
Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, a także zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego
wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł
niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz
w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej
i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm, zarządzam co następuje:
I. Postanowienia ogólne
§1
1.
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
Projektu „Open Digital Research Environment Toolkit for the Advancement of
Mathematics — OpenDreamKit”, zwanego w dalszej części zarządzenia ,,Projektem”.
2.
Projekt realizowany jest przez następujące instytucje będące beneficjentami Projektu:
Universite Paris-Sud, Francja – Koordynator Projektu;
Centre National De La Recherche Scientifique, Francja;
Jacobs University Bremen Ggmbh, Niemcy;
Universite Joseph Fourier Grenoble 1, Francja;
Technische Universitaet Kaiserslautern, Niemcy;
The Chancellor, Masters And Scholars Of The University Of Oxford, Wielka
Brytania;
7) Uniwersytet Śląski, Polska;
8) The University Of Sheffield, Wielka Brytania;
9) University Of Southampton, Wielka Brytania;
10) The University Court Of The University Of St Andrews, Wielka Brytania;
11) Universite De Versailles Saint-Quentin-Enyvelines, Francja;
12) The University Of Warwick, Wielka Brytania;
13) Universitaet Zuerich, Szwajcaria;
14) Logilab, Francja;
15) Simula Research Laboratory As, Norwegia.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
3.
Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu nr 676541 wraz
z załącznikami, zawarta pomiędzy Komisją Europejską a Universite Paris-Sud, Francja –
Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako
Beneficjent Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia „Umową Grantową”.
4.
Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Beneficjentami Projektu
jest Umowa Konsorcjum (Consortium Agreement).
5.
Zgodnie z Umową Grantową Projekt realizowany jest przez 48 miesięcy: od 1 września
2015 r. do 30 sierpnia 2019 r.
II. Realizacja Projektu
§2
Projekt realizowany jest zgodnie z:
1) Umową Grantową nr 676541 wraz z załącznikami;
2) Umową Konsorcjum;
3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm;
4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012
r. w sprawie wprowadzenia „Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych
z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich
i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach”;
5) przepisami niniejszego zarządzenia
III. Zarządzanie Projektem
§3
1.
Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum,
podział wkładu finansowego Wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej
i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Konsorcjum.
2.
Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie
jest Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii. Władze wymienionej jednostki są
zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu.
3.
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy Grantowej w Uniwersytecie Śląskim
w Katowicach powołuje się na okres od dnia 1 września 2015 r. do zakończenia realizacji
Projektu, dla potrzeb zarządzania i realizacji Projektu:
1) Zespół Nadzorujący;
2) Zespół Wykonawczy Projektu.
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
§4
Zespół Nadzorujący
1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju;
2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką;
3) Kanclerz;
4) Kwestor;
5) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii.
2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy:
1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji
Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu;
2) współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności
uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
§5
Zespół Wykonawczy Projektu
1. W celu prawidłowej realizacji Projektu zostaje wyłoniony, w oparciu o procedury
wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,
odpowiednie przepisy prawa, w tym prawa pracy oraz przepisy wewnętrzne Uniwersytetu
Zespół Wykonawczy Projektu.
2. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą:
1) Kierownik Projektu;
2) pracownicy merytoryczni Projektu.
3. Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności:
1) wykonywanie przewidzianych do realizacji prac zgodnie z Umową Grantową;
2) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi programu Horyzont 2020,
Umową Grantową oraz Umową Konsorcjum;
3) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań Projektu;
4) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu przy wsparciu
kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;
5) dbałość o terminowe składanie sprawozdań z realizacji Projektu, w tym części
opisowej;
6) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie
i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie
bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu;
7) wnioskowanie o zatrudnienie/zaangażowanie i dodatkowe wynagradzanie osób
uczestniczących w realizacji zadań Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych,
rachunków i protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz kart czasu pracy
Kierownika Projektu, a także zatwierdzanie kart czasu pracy osób zatrudnionych
w Projekcie;
8) parafowanie
dokumentów
finansowych
i
merytorycznych
związanych
z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych
dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu;
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
9) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione
w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu
wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania
sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych
przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.;
10) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu;
11) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji
Europejskiej;
12) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu;
13) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu;
14) współpraca z kierownikiem jednostki Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt;
15) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na
piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik
Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o problemach w realizacji Projektu.
3. Do zadań pracowników merytorycznych Projektu należy w szczególności:
1) wypracowanie założonych rezultatów Projektu;
2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych
z realizacją Projektu;
3) sprawozdawanie czasu pracy, zgodnie z zasadami Programu Horyzont 2020.
§6
W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle
współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej.
IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§7
1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być
zgodne z Umową Grantową Projektu.
2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami
ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U.
z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst
jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie
Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks
cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 2164).
3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie
Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym warunków wynagradzania za pracę i przyznawania
innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni
publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie
obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu
Horyzont 2020.
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
4. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek
Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki
organizacyjnej.
5. Wprowadza się następującą formę zatrudniania osób zaangażowanych w realizację
Projektu:
1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa
to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki – poprzez zawarcie umowy
o pracę lub aneksu do umowy o pracę /do aktu mianowania;
2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym
wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca
rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym;
3) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu;
4) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania
zadań związanych z realizacją Projektu.
V. Koszty pośrednie w Projekcie
§8
Koszty pośrednie naliczone w ramach Projektu, ryczałt 25% naliczany od kosztów
bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa, dzielone są zgodnie z zarządzeniem nr 119
Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki)
rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., w sposób następujący:
1) 50% narzutu stanowi narzut kosztów ogólnych;
2) 50% narzutu stanowi narzut kosztów wydziałowych.
VI. Zasady realizacji dostaw i usług
§9
1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami
obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się
i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.
2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis
zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez
Kierownika Projektu.
3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach
Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów.
4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania
materiałów z magazynu.
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
VII. Zasady realizacji wyjazdów zagranicznych
§ 10
Wyjazdy zagraniczne, realizowane w ramach Projektu, będą rozliczane zgodnie
z postanowieniami:
1) zarządzenia nr 109 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 21 lipca 2014
r. w sprawie wprowadzenia "Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami
służbowymi pracowników i wyjazdami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu
Śląskiego oraz zasad ich rozliczania";
2) Uchwały nr 112 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 24 czerwca 2008 roku w sprawie
warunków i trybu kierowania pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu
Śląskiego za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych;
3) zarządzenia nr 26 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 lutego 2015
r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie zasad kierowania pracowników,
doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego za granicę w celach naukowych,
dydaktycznych i szkoleniowych.
VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 11
1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane będą zgodnie
z Umową Grantową, z zastosowaniem obowiązującego w tym zakresie przepisów prawa
krajowego i zasad tam ustalonych, przez okres 5-ciu lat, od dnia otrzymania płatności
końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo.
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi,
zawartymi we właściwych dokumentach programowych z zasadami określonymi
w „Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego”, wprowadzonej zarządzeniem nr 70
Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z poźn. zm.
IX.
Zakaz zbycia aktywów
§ 12
1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez
Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji
Projektu.
2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik
jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt.
3. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji z natury zgodnie
z przepisami.
X. Ochrona danych osobowych
§ 13
1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia
29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami Umowy
Grantowej oraz Umowy Konsorcjum.
2. Kierownik Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie
realizacji Projektu zgodnie z § 9 „Polityki Bezpieczeństwa w Zakresie Ochrony Danych
Projekt otrzymał finansowanie z programu badań naukowych
i innowacji Unii Europejskiej „Horyzont 2020”
na podstawie umowy w sprawie przyznania grantu nr 676541”.
Osobowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach” wprowadzonej zarządzeniem
nr 9 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 16 lutego 2016 r.
XI. Postanowienia końcowe
§ 14
W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa
Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada
2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach,
z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie.
§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały
od 1 września 2015 r.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś