ZWIĄZEK STRZELECKI „STRZELEC” REGULAMIN EWIDENCYJNO

ZWIĄZEK STRZELECKI „STRZELEC” REGULAMIN EWIDENCYJNO

ZWIĄZEK STRZELECKI „STRZELEC”
REGULAMIN EWIDENCYJNO – FINANSOWY
1. Wszystkie sprawy ewidencyjne i finansowe ZS”Strzelec prowadzi Komenda Główna
1.1. Za sprawy ewidencyjne i finansowo ZS”Strzelec” odpowiada Szef Sztabu Komendy
Głównej ZS”Strzelec”
1.2. Do prowadzenia poszczególnych za zadań w zakresie ewidencji i finansów
ZS”Strzelec” Szef Sztabu posiada Szefów Wydziałów Komendy Głównej wraz z
praktykantami i konsultantami
1.3. Do prowadzenia księgowości ZS”Strzelec”zatrudnia pracownika lub zleca te
czynności biuru rachunkowemu
1.4. Sprawy ewidencyjne dzielą się na:
- ewidencję członków ZS”Strzelec”
- ewidencję pracowników ZS”Strzelec”
- ewidencję mienia ruchomego ZS”Strzelec”
- ewidencję nieruchomości ZS”Strzelec”
- ewidencję składek członkowskich
- ewidencję finansową
- ewidencję dokumentów i korespondencji
2. Centralna Ewidencja Członków ZS”Strzelec”(CEC)
2.1. Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” widnieją w CEC
2.2
Wpisanie lub skreślenie z CEC odbywa się na podstawie rozkazów komendantów
jednostek strzeleckich i Komendanta Głównego.
2.3
CEC zawiera dane podstawowe
- imię
- nazwisko
- PESEL
- przynależność ewidencyjna do jednostki terenowej
- aktualny stopień strzelecki
- sposób kontaktowania się
- opłacone składki
3. Centralna Ewidencja Delegatów Walnego Zgromadzenia ZS”Strzelec” (CED)
3.1. Wszyscy Delegaci ZS”Strzelec” wpisywani są do CED
3.2. Wpisanie od CED odbywa się na podstawie Karty Delegata
3.3. Skreślenie z CED odbywa się automatycznie z upływem kadencji władz
ZS”Strzelec”, na skutek rezygnacji złożonej pisemnie Komendantowi Głównemu lub
skutek skreślenia z CEC
3.4. CED zawiera następujące dane:
- imię
- nazwisko
- adres zamieszkania
- dane kontaktowe dla elektronicznych środków łączności
- preferowany sposób kontaktowania się
na
4. Centralna Ewidencja Oficerów i Chorążych ZS”Strzelec” (CEO)
4.1. Wszyscy chorążowie i oficerowie ZS”Strzelec” bez względu na przynależność do
jednostki terenowej swój przebieg służby mają dokumentowany przebieg służby
przez Komendę Główną ZS”Strzelec”
4.2. CEO składa się z listy podstawowej i teczek personalnych
4.3. Lista podstawowa CEO zawiera całkowity wykaz chorążych i oficerów ZS”Strzelec”
4.4.
4.5.
w formie:
- imię
- nazwisko
- aktualny stopień strzelecki
- aktualne stanowisko służbowe
- dane kontaktowe
- nr teczki personalnej w CEO
Teczka personalna zawiera potwierdzoną kopię akt personalnych przekazanych z
jednostki strzeleckiej, kopie potwierdzeń awansów, kopie potwierdzeń
powołania/odwołania na funkcje, kopie dokumentów mających znaczenie dla oceny
służby, kartę przebiegu służby zawierającą:
- imię
- nazwisko
- nr teczki personalnej
- nr książeczki strzeleckiej
- PESEL
- dane adresowe
- przydziały służbowe
- awanse
- wykaz pochwał i kar
- wykaz kwalifikacji formalnych i nieformalnych potwierdzonych odpowiednimi
zaświadczeniami
Członkowie funkcyjni od szczebla komendantów jednostek strzeleckich niezależnie
od stopnia strzeleckiego podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu w CEO na
zasadach jak chorążowie i oficerowie
5. Ewidencja członków prowadzona jest w jednostkach strzeleckich
5.1
Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” przynależą ewidencyjni do konkretnej jednostki
strzeleckiej najbliższej ze względu na miejsce zamieszkania
5.2
Za ewidencję strzelców odpowiadają komendanci jednostek strzeleckich
5.3
Ewidencja strzelców składa się z listy członków i teczek personalnych
5.4
Lista członków zawiera
- imię
- nazwisko
- aktualny stopień strzelecki
- aktualne stanowisko służbowe i przydział do pododdziału
- dane kontaktowe
- nr teczki personalnej w JS
5.5. Teczka personalna zawiera:
- deklaracja członkowska
- zgoda opiekuna prawnego w przypadku nieletnich
- dane osobowe strzelca
- kartę oceny pracy
- kopie potwierdzeń rozkazów personalnych
- kopie potwierdzeń kwalifikacji formalnych i nieformalnych (uprawnienia, kursy
wewnętrzne i zewnętrzne)
- kartę informacyjną o wysłanych kopiach do KG
- odpisy pism i korespondencji wymienionych ze strzelcem przez jego przełożonych
drogą służbową
5.6. Komendant jednostki strzeleckiej zobowiązany jest do bieżącej aktualizacji
ewidencji członków i przekazywania informacji na jej temat droga służbową do
Komendy Głównej nie rzadziej niż raz na kwartał oraz na każde rządanie Komendy
Głównej czy organu kontrolnego
6.
Komendanci obwodów i okręgów prowadzą ewidencję pododdziałów i ogólnej liczby
członków oraz imienną ewidencję instruktorów i dowódców na podstawie informacji z
jednostek strzeleckich
7. Komenda Główna odpowiada za zarządzanie mieniem strzeleckim
7.1. Komenda Główna prowadzi centralną ewidencję mienia strzeleckiego
7.2. Mienie strzeleckie stanowią wszystkie przedmioty materialne pozyskane na
działalność Związku Strzeleckiego „Strzelec” przez jednostki strzeleckie, komendy
obwodów, komendy okręgów i Komendę Główną ZS”Strzelec” od osób fizycznych i
prawnych oraz w drodze zakupu lub wymiany czy samodzielnego wytworzenia.
7.3. Mienie strzeleckie jest własnością ZS”Strzelec” i podlega zarządzaniu i kontroli
Komendy Głównej
7.4
Komenda Główna przekazuje mienie strzeleckie w użytkowanie jednostką
strzeleckim, komendom obwodów, komendom okręgów.
7.5
Za stan techniczny i ilościowy odpowiada komendant będący w użytkowaniu mienia
strzeleckiego.
7.6
Komendanci jednostek strzeleckich, obwodów i okręgów prowadzą ewidencję
oddanego w użytkowanie mienia strzeleckiego w formie:
- książki magazynowej
- książki wydawania mienia
- załączników
7.7. Przyjmowanie i zdawanie mienia odbywa się na podstawie protokołu zdawczo –
odbiorczego, którego oryginał stanowi załącznik do książki magazynowej, a kopia
przekazywana jest razem z raportem magazynowym do Komendy Głównej.
7.8
Wszelkie koszty związane z magazynowaniem i eksploatacją mienia pozostają po
stronie użytkującego
7.9
Mienie strzeleckie jest wydawane strzelcom na czas trwania zajęć i zwracane
niezwłocznie po ich zakończeniu. Wszelkie czynności tego typu wpisuje się w
książce wydawania mienia.
7.10 Za mienie zagubione lub zniszczone w skutek nieprawidłowego użytkowania jego
dysponent ponosi odpowiedzialność materialną. Powinien on odkupić stracone
mienie, lub wpłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości zatwierdzonej przez
Komendę Główną.
7.11 Nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzana jest inwentura na zasadach ogólnych.
Przed inwenturą całe mienie strzeleckie powinno znajdować się w magazynie
jednostki terenowe (jednostki strzeleckiej, obwody, okręgu). Inwenturę wykonuje
komisja powołana przez Komendę Główną jako spis z natury.
8. Ewidencja pracowników
8.1. Związek strzelecki „Strzelec” może do wykonania czynności wymagających
określonych kwalifikacji zatrudniać pracowników lub zlecać ich wykonanie
wyspecjalizowanym firmom i instytucjom.
8.2
Umowę o pracę podpisuje z pracownikiem Komendant Główny na wniosek Szefa
Sztabu. Zastosowanie mają przepisy kodeksu pracy i kodeksu cywilnego
8.3
Umowę o świadczenie usług na rzecz Komendy Głównej z wyspecjalizowanymi
firmami lub instytucjami podpisuje Komendant Główny na wniosek Szefa Sztabu
8.4
Realizacja pkt 8.2 i 8.3 wymaga uchwały Naczelnej Rady Strzeleckiej, która
wyznacza wysokość wynagrodzenia i czas na jaki ma być zawarta umowa.
8.5
Pracownikiem nie może być członek ZS”Strzelec”
8.6
Komenda Główna prowadzi ewidencję zatrudnienia na zasadach ogólnych
8.7
Komenda Główna prowadzi ewidencję firm i instytucji, z którymi ZS”Strzelec”
podpisał umowy o świadczenie usług oraz ewidencję zobowiązań finansowych
wobec nich.
9. Księgowość
9.1
Księgowym ZS”Strzelec” może być członek ZS”Strzelec”, pracownik, firma lub
instytucja
zewnętrzna.
9.2
Księgowy ZS”Strzelec” podlega służbowo Szefowi Sztabu i jest zobowiązany do
prowadzenia księgowości ZS”Strzelec”, według zasad określonych w stosownych
przepisach o gospodarce finansowej i rachunkowości, przyjmując na siebie pełną
odpowiedzialność w tym zakresie.
9.3
Księgowy ZS”Strzelec” wykonuje przy tym zadania określone w pkt 9.4 oraz inne
zlecone dodatkowo przez Szefa Sztabu bądź Komendanta Głównego.
9.4
Księgowy ZS”Strzelec”jest odpowiedzialny za prawidłowe i bieżące prowadzenie
księgowości oraz sprawozdawczości finansowej, terminowe dokonywanie
rozliczeń finansowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i
należytą realizacją następujących zadań:
1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z aktualnymi przepisami prawa,
2) wykonywanie obowiązków sprawozdawczych ustalonych przez Główny Urząd
Statystyczny,
3) tworzenie warunków dla przestrzegania ścisłej dyscypliny finansowej i
budżetowej ZS”Strzelec”,
4) należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowych, ksiąg
rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz środków pieniężnych,
5) bieżące, prawidłowe prowadzenie księgowości z zastosowaniem racjonalnej
organizacji pracy i techniki przetwarzania danych,
6) rejestracja operacji gospodarczych- finansowych,
7) analiza dokumentów finansowych,
8) sporządzanie obowiązujących dowodów księgowych, kasowych i magazynowych,
9) dokonywanie zamknięcia rocznego ksiąg oraz sporządzanie wymaganych
zasadami rachunkowości sprawozdań finansowych w tym GUS,
10) sporządzanie w obowiązującym terminie deklaracji i wykazów dla celów
organów podatkowych i ZUS,
11) udostępnianie ksiąg oraz dokumentów finansowych do kontroli sprawowanej
przez uprawnione organa kontrolne,
12) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
13) prowadzenie kartotek wynagrodzeń,
14) sporządzanie list płac,
15) regulowanie zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych i fizycznych,
16) prowadzenie tabel amortyzacyjnych i wyceny środków trwałych,
17) wypłata udzielonych zaliczek i ich rozliczanie,
18) regulowanie płatności wynikających ze zobowiązań,
19) odprowadzanie składek ZUS, rozliczenia z ZUS i wypłat zasiłków chorobowych,
20) wypłata wynagrodzeń osobowych i honorariów, sporządzanie sprawozdań
dotyczących zatrudnienia i funduszu płac,
21) wystawianie rachunków,
22) prowadzenie dokumentacji składek członków zwyczajnych i wspierających,
23) prowadzenie rachunku bankowego,
24) prowadzenie spraw kadrowych,
25) opracowywanie projektu preliminarza budżetowego,
26) czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wykonania budżetu Stowarzyszenia,
27) wnioskowanie wraz z uzasadnieniem o wprowadzenie zmian w preliminarzu
9.5
9.6
9.7
budżetowym,
28) realizowanie wydatków w zakresie ubezpieczeń społecznych i kosztów podróży,
29) prowadzenie kasy gotówkowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami prawa,
30) prowadzenie systematycznej kontroli wewnętrznej dokumentów zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa,
31) prawidłowe zabezpieczenie środków finansowych i pozostałych składników
majątkowych,
32) sporządzanie pism, wniosków i podań związanych z działalnością finansowoksięgową ZS”Strzelec”
Księgowy ZS”Strzelec” jest do dyspozycji jednostek terenowych (jednostki
strzeleckie, komendy obwodów i komendy okręgów)
Jednostki strzeleckie posiadające osobowość prawną mogą dla rozliczeń
finansowych zatrudniać księgowego jednostki strzeleckiej
Księgowy jednostki strzeleckiej wykonuje zadania określone w punkcie 9.4 z tym, że
podlega komendantowi jednostki strzeleckiej
10. Specjalista ds. funduszy unijnych
10.1 Specjalistą ds. funduszy unijnych może być członek ZS”Strzelec”, pracownik, firma
lub instytucja zewnętrzna.
10.2 Specjalista ds. funduszy unijnych jest odpowiedzialny za kompleksową obsługę
potencjalnych beneficjentów w zakresie programów dotacyjnych , przygotowanie
projektów w ramach funduszy UE oraz realizację i rozliczenie procesu dotacyjnego
projektów, a także:
1) doradztwo unijne dla mieszkańców terenu LSR,
2) monitorowanie problematyki związanej z funduszami UE,
3) poszukiwanie możliwości pozyskania dofinansowań unijnych dla projektów
ZS”Strzelec”
4) przygotowanie kompletnej dokumentacji na potrzeby realizacji projektu w ramach
funduszy UE ( analizy finansowe, montaż finansowy, projekcje finansowe, biznes
plany, studia wykonalności, analizy branżowe, wnioski dotacyjne),
5) wykonawstwo projektów inwestycyjnych i szkoleniowo- doradczych (obsługa
pozyskanych środków w ramach projektu, dokumentacja rozliczeniowa),
6) realizacja projektów ZS”Strzelec”.
11. Składki członkowskie
11.1 Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” opłacają składki członkowskie
11.2 Składka członkowska składa się z trzech składowych
1) ewidencyjnej
2) zasadniczej
3) dodatkowej
11.3 Wysokość składki ewidencyjnej określa Naczelna Rada Strzelecka na rok
kalendarzowy. Jest to część składki nie podlegająca zwolnieniu. Wpływy ze składki
ewidencyjnej przeznaczone są na podstawową obsługę Komendy Głównej, odpraw
Naczelnej Rady Strzeleckiej i zebrań Walnego Zgromadzenia Delegatów/Członków
11.4 Wysokość składki zasadniczej określa Naczelna Rada Strzelecka na rok
kalendarzowy. Jest to część składki przeznaczona na rozwój ZS”Strzelec” a w
szczególności organizację centralnych przedsięwzięć szkoleniowych i
zabezpieczenie materiałowe do ich realizacji.
11.5 Maksymalną wysokość składki dodatkowej określa Naczelna Rada Strzelecka, a jej
rzeczywistą wysokość – komendant jednostki strzeleckiej. Składka dodatkowa
przeznaczona jest na zabezpieczenie potrzeb jednostki strzeleckiej
11.6
11.7
Komenda Główna ma prawo zająć składki dodatkowe danej jednostki strzeleckiej,
jeżeli istnieje konieczność uregulowania przez jednostkę strzelecką zobowiązań o
których mowa w pkt 7 niniejszego regulaminu
Wszystkie jednostki strzeleckie posiadające osobowość prawną opłacają składkę
roczną w wysokości ustalonej przez Naczelną Radę Strzelecką. Składki od tych
jednostek przeznaczane są na rozwój ZS”Strzelec” i realizację celów statutowych.
12. Wszystkie środki finansowe przechowywane są na rachunku bankowym. Dopuszcza się
przechowywanie części środków na lokatach i w innych instrumentach finansowych zgodnie
z obowiązującym prawem i uchwałami Naczelnej Rady Strzeleckiej
13. W kasie podręcznej może być przechowywane jednorazowo nie więcej niż 1000 zł plus
zatwierdzone kwoty na gotówkowe spłaty zobowiązań i wypłaty zaliczek.
14. Wszystkie wypłaty z kasy podręcznej i wpłaty do niej są rejestrowane
15. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Naczelna Rada
Strzelecka kierując się obowiązującymi przepisami prawa, statutem, uchwałami Walnego
Zgromadzenia Delegatów/Członków ZS”Strzelec”.