Zmiany w SZŚ wynikające z nowej normy - Eko

Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Zmiany w istniejących systemach
zarządzania środowiskowego
zbudowanych wg normy ISO 14001:2004,
wynikające z nowego wydania ISO 14001
(wybrane przykłady)
Grzegorz Ścibisz
Warszawa, 16. kwietnia 2015
Niniejsza prezentacja powstała dzięki decyzji Stowarzyszenia Polskie
Forum ISO 14000 o finansowaniu udziału przedstawiciela Polski w
pracach Komitetu Technicznego 207 Międzynarodowej Organizacji
Normalizacyjnej (ISO).
Wykorzystywanie jej treści – w całości lub fragmentach
– jest dopuszczalne pod warunkiem podania źródła.
1
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Członkowie wspierający
Najistotniejsze zagadnienia
1. Nowa* terminologia.
2. Podkreślenie znaczenia otoczenia i zainteresowanych stron.
3. Wyraźniejsze wyartykułowanie oczekiwań w ramach
zaangażowania najwyższego kierownictwa.
4. Podejście oparte na identyfikacji ryzyk (i szans).
5. Nacisk na powiązanie ze strategią biznesową.
6. Przesunięcie akcentów w komunikacji w stronę większej
aktywności.
7. Uwzględnienie cyklu życia dla towarów i usług (m.in. poprzez
wymagania dla dostawców, informowanie odbiorców).
2
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
ISO 14001:2004 Zakres normy
W niniejszej normie międzynarodowej podano wymagania
dotyczące systemu zarządzania środowiskowego w celu
umożliwienia organizacji opracowania i wdrożenia polityki oraz
celów uwzględniających wymagania prawne i inne, do których
spełnienia organizacja się zobowiązała, oraz informacje
dotyczące znaczących aspektów środowiskowych. Niniejsza
norma ma zastosowanie do tych aspektów środowiskowych,
które organizacja zidentyfikowała i które może nadzorować oraz
tych, na które może mieć wpływ. W normie nie określono
szczegółowych kryteriów efektów działalności środowiskowej.
ISO 14001:2015 Zakres normy
Niniejsza Norma Międzynarodowa określa wymagania dla
systemu zarządzania środowiskowego w organizacjach
zamierzających ustanowić, utrzymywać i ciągle doskonalić
strukturę, mającą na celu zarządzanie swoimi obowiązkami
dotyczącymi środowiska w sposób wzmacniający środowiskowy
element zrównoważonego rozwoju.
Założone efekty stosowania systemu zarządzania
środowiskowego są korzystne dla środowiska, danej
organizacji i jej grup zainteresowanych. Zgodnie z polityką
środowiskową organizacji te założone efekty SZŚ obejmują:
- poprawę wyników środowiskowych;*
- wypełnianie zobowiązań związanych ze zgodnością,
- realizację celów środowiskowych.
3
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Strona zainteresowana
ISO 14001:2004
Osoba lub grupa związana z efektami działalności
środowiskowej (3.10) organizacji (3.16), albo na którą mają
wpływ efekty tej działalności.
ISO 14001:2015
Osoba lub organizacja (3.1), która może wpływać na, lub na
którą mogą wpływać, albo której wydaje się, że są narażone na
decyzje lub działalność (organizacji).
Uwaga 2: Wyrażenie „wydawać się narażonym” oznacza, że to
postrzeganie jest znane organizacji.
Nowe terminy
Cykl życia
kolejne i powiązane etapy systemu wyrobu, od pozyskania
surowców lub generowania z zasobów naturalnych do
przetwarzania po zakończeniu użytkowania.
Uwaga 1: Cykl życia obejmuje działania, wyroby i usługi i może
obejmować wykorzystywane towary i usługi, takie jak
przetwarzanie po zakończeniu użytkowania wyrobów i dostawę
usług, na przykład projektowanie, wytwarzanie, transport,
pakowania, końcowego użycia lub usuwania.
4
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Ryzyko
Skutek (miara) niepewności (uzyskania) celów (3.16)
Uwaga 1: Skutek jest odchyleniem od stanu oczekiwanego –
pozytywnego lub negatywnego.
Uwaga 2: Niepewność jest stanem, także częściowym, braku
informacji co do zrozumienia lub wiedzy o zdarzeniu, jego
konsekwencjach lub prawdopodobieństwie.
Uwaga 3: Ryzyko jest często charakteryzowane przez odniesienie
do potencjalnych “zdarzeń” i “konsekwencji”, lub jako
kombinacja powyższych.
Uwaga 4: Ryzyko jest często wyrażane jako kombinacja
konsekwencji zdarzenia (włączając zmiany w warunkach) i
związanego “prawdopodobieństwa” zaistnienia.
Ryzyka i szanse
W języku potocznym ryzyko oznacza jakąś miarę/ocenę
zagrożenia czy niebezpieczeństwa wynikającego albo z
prawdopodobnych zdarzeń od nas niezależnych, albo z
możliwych konsekwencji podjęcia decyzji - jest wskaźnikiem
stanu lub zdarzenia, które może prowadzić do strat.
Jednak musimy pamiętać, że potencjalne (niepewne) zdarzenie
może mieć niekorzystny wpływ na cele (ZAGROŻENIE),
ale również może mieć korzystny wpływ na cele (SZANSA).
Identyfikując ryzyka organizacja musi pamiętać również o
szansach.
5
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Wymaganie
Potrzeba lub oczekiwanie, które jest ustalone, ogólnie
rozumiane lub obligatoryjne.
Uwaga 1: “Ogólnie rozumiane” oznacza, że jest to zwyczajowa
lub powszechna praktyka dla organizacja (3.1) i grup
zainteresowanych (3.5), którą rozważana potrzeba lub
oczekiwanie wywołuje.
Uwaga 2: Specyficzne wymagania jest tym, które jest ustalone,
na przykład udokumentowana informacja (3.7).
Uwaga 3: Wymagania inne niż prawne stają się obligatoryjne
jeśli organizacja decyduje się je spełnić.
Obowiązek zgodności
Wymaganie (3.21) które organizacja (3.1) musi spełniać lub
które wybrała do spełniania
Uwaga 1: Obowiązki zgodności są związane z systemem
zarządzania środowiskowego. Powstają z wymagań
przymusowych, takich jak stosowane ustawy i rozporządzenia
lub dobrowolnych zobowiązań, takich jak normy
przemysłowe i organizacyjne, powiązań kontraktowych, zasad
dobrego kierowania oraz norm społecznych i etycznych.
6
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
4 Kontekst organizacji
4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu
Organizacja powinna określić zewnętrzne i wewnętrzne czynniki,
które są istotne dla celu jej działania i które mogą wpływać na jej
zdolność do osiągania zamierzonych rezultatów systemu
zarządzania środowiskowego. Takie zagadnienia powinny
zawierać warunki środowiskowe podlegające wpływom
organizacji lub zdolne do wpływania na organizację.
Kontekst organizacji
KONTEKST ZEWNĘTRZNY / WEWNĘTRZNY
środowisko zewnętrzne i wewnętrzne, w którym organizacja
dąży do osiągnięcia swoich celów.
Ocena zewnętrznego kontekstu organizacji może uwzględniać
między innymi :
a) aspekty społeczne i kulturowe, polityczne, prawne,
regulacyjne, finansowe, technologiczne, ekonomiczne,
konkurencyjne środowisko;
b) kluczowe czynniki i trendy mające wpływ na cele organizacji
oraz
c) relacje z zewnętrznymi interesariuszami, ich postrzeganie i
wartości.*
7
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Kontekst organizacji
Ocena wewnętrznego kontekstu organizacji może uwzględniać
między innymi następujące elementy:
– ład organizacyjny i strukturę organizacyjną;
– ustanowione polityki, cele i strategie;
– zasoby i wiedzę (np. kapitał, czas, ludzie, procesy, systemy i
technologie);
– systemy informacyjne, przepływy informacji, procesy
podejmowania decyzji (formalne i nieformalne);
– relacje z wewnętrznymi interesariuszami, ich postrzeganie i
wartości;
– kulturę organizacyjną;
– normy, wytyczne i modele przyjęte przez organizację; oraz
– formę i zakres relacji zawartych w umowach.
4 Kontekst organizacji
4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych
Organizacja powinna określić:
₋ strony zainteresowane odpowiednie dla jej systemu
zarządzania środowiskowego;
₋ odpowiednie potrzeby i oczekiwania (tj. wymagania) tych
stron zainteresowanych;
₋ które z tych potrzeb i oczekiwań stają się obowiązkami
zgodności.
8
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Oczekiwania wobec organizacji
Organizacja będzie musiała nie tylko zidentyfikować strony
zainteresowane, ale ich potrzeby i oczekiwania oraz ocenić,
czy któreś z tych potrzeb i oczekiwań są / mogą być
obowiązkami zgodności dla organizacji.
W poprzedniej normie strony zainteresowane pojawiały się
„tylko” w kontekście ustanawiania celów i komunikacji.
Potrzeby i oczekiwania interesariuszy
Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych
(poprzez np. komunikację i konsultacje z nimi) są ważne z
uwagi na ICH OCENĘ naszych działań i wpływów na
środowisko.
To postrzeganie może być odmienne w zależności od różnic w
wartościach, potrzebach, założeniach, koncepcjach i obawach
interesariuszy. Ponieważ ich spojrzenie może mieć istotny
wpływ na podejmowanie decyzji w ramach SZŚ, zaleca się
zidentyfikowanie i zapisanie postrzegania interesariuszy.
9
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
4.3 Określenie zakresu SZŚ
Organizacja powinna określić granice i obszar stosowalności
systemu zarządzania środowiskowego dla ustanowienia jego
zakresu.
Dla określenia tego zakresu organizacja powinna rozważyć:
• czynniki zewnętrzne i wewnętrzne opisane w p. 4.1;
• obowiązki zgodności opisane w p. 4.2;
• swoje jednostki organizacyjne, funkcję i granice fizyczne;
• swoje działania, wyroby i usługi;
• swoje władze i możliwość sprawowania nadzoru i
wywierania wpływu.
4.3 Określenie zakresu SZŚ – c.d.
Jeśli jest zdefiniowany zakres, wszystkie działania, wyroby i
usługi organizacji objęte tym zakresem powinny być włączone w
zakres systemu zarządzania środowiskowego.
Zakres powinien być utrzymywany jako udokumentowana
informacja i być dostępny dla grup zainteresowanych.
Dla porównania treść z ISO 14001:2004
Organizacja powinna określić i udokumentować zakres systemu
zarządzania środowiskowego.
Organizacja będzie musiała szerzej opisać zakres SZŚ,
najprawdopodobniej w księdze SZŚ – jeżeli istnieje.
10
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
5.1 Przywództwo i zobowiązanie
Najwyższe kierownictwo* powinno demonstrować przywództwo
i zobowiązanie pod względem systemu zarządzania
środowiskowego przez:
branie odpowiedzialności za skuteczność systemu zarządzania
środowiskowego;
zapewnienie, że polityka i cele środowiskowe są
ustanowione i kompatybilne z kierunkiem strategicznym i
kontekstem organizacji;
zapewnienie integracji wymagań systemu zarządzania
środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji;
zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych dla systemu
zarządzania środowiskowego;
5.1 Przywództwo i zobowiązanie
komunikowanie ważności skutecznego zarządzania
środowiskowego i zgodności z wymaganiami systemu
zarządzania środowiskowego;
zapewnienie, że system zarządzania środowiskowego osiąga
zamierzone wyniki;
kierowanie i wspieranie osób dla wnoszenia wkładu w
skuteczność systemu zarządzania środowiskowego;
promowanie ciągłego doskonalenia*);
wspieranie innych stosownych ról zarządzania dla
zademonstrowania ich przywództwa wg ich obszarów
odpowiedzialności.
Jest również powinnością najwyższego kierownictwa
wykonywanie przeglądów zarządzania (bez zmian).
11
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
5.3 Role, odpowiedzialności i uprawnienia
Nie ma wprost wymagania powołania przedstawiciela
kierownictwa (pełnomocnika), natomiast jest wymaganie w
pkt. 5.3:
Najwyższe kierownictwo powinno przydzielić obowiązki
(odpowiedzialności) i uprawnienia dla:
a) zapewnienia, że system zarządzania środowiskowego jest
zgodny z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej;
b) raportowania rezultatów systemu zarządzania
środowiskowego, włączając w to wyniki środowiskowe, do
najwyższego kierownictwa.
co w ISO 14001:2004 było wprost wymienionymi zadaniami
przedstawiciela kierownictwa (4.4.1).
Podejście oparte na identyfikacji ryzyk
Podczas planowania dla systemu zarządzania środowiskowego
organizacja powinna rozważyć:
- zagadnienia opisane w p. 4.1 i
- wymagania opisane w p. 4.2. i
- zakres systemu zarządzania środowiskowego
oraz określić ryzyka i szanse związane z :
- aspektami środowiskowymi (patrz 6.1.2),
- obowiązkami zgodności (patrz 6.1.3) oraz
- innymi zagadnieniami i wymaganiami, określonymi
w 4.1 i 4.2.
12
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Ryzyko środowiskowe
Co to jest „ryzyko środowiskowe”?
Jest to takie ryzyko, którego następstwa miałyby wpływ
(negatywny lub pozytywny) na środowisko.
Na przykład ryzyko niespełnienia wymagań przez organizację nie
zawsze będzie ryzykiem środowiskowym.
6.1.2 Aspekty środowiskowe
W zdefiniowanym obszarze systemu zarządzania
środowiskowego organizacja powinna: identyfikować aspekty
środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, które może
nadzorować i na które może mieć wpływ, oraz powiązane z nimi
wpływy środowiskowe, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu
życia.
Aspekty środowiskowe mogą mieć skutek w postaci ryzyka
związanego z wpływami środowiskowymi zarówno
niekorzystnymi (zagrożenia), jak i korzystnymi (szanse).
13
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Ocena aspektów środowiskowych
Jeżeli połączymy wymaganie, że organizacja powinna określić te
aspekty, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na
środowisko, tj. znaczące aspekty środowiskowe, poprzez
zastosowanie ustalonych kryteriów, z wymaganiem określenia
ryzyka i szans związanych z aspektami środowiskowymi
to możemy uzyskać bardziej precyzyjną ocenę aspektów
środowiskowych.
Do tego przydatne będą jeszcze kolejne elementy.
6.1.3 Obowiązki zgodności
Organizacja powinna:
a) identyfikować i mieć dostęp do obowiązków zgodności
związanych z jej aspektami środowiskowymi;
b) określić jak te obowiązki zgodności stosują się do
organizacji,
c) wziąć pod uwagę te obowiązki zgodności podczas
ustanawiania, wdrażania i utrzymywania jej systemu zarządzania
środowiskowego.
Organizacja powinna utrzymywać udokumentowaną informację
o swoich obowiązkach zgodności.
UWAGA: Obowiązki zgodności mogą skutkować ryzykami i
szansami dla organizacji.
14
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
6.2.1 Cele środowiskowe
Organizacja powinna ustanowić cele środowiskowe na
odpowiednich funkcjach i poziomach:
biorąc pod uwagę znaczące aspekty środowiskowe i
powiązane obowiązki zgodności;
uwzględniając ryzyka i szanse.
Ryzyko wykorzystane w ocenie aspektów
Biorąc pod uwagę te wymagania:
- identyfikacji i oceny aspektów,
- identyfikacji obowiązków zgodności (wymagań),
- identyfikacji ryzyk w powiązaniu z aspektami i wymaganiami
(obowiązkiem zgodności),
- udokumentowania powyższych wyników,
najbardziej optymalnym rozwiązaniem wydaje się,
przygotowanie takiej procedury identyfikacji i oceny aspektów,
która jako kryteria oceny będzie miało zarówno „tradycyjne”
ryzyko dla środowiska (najczęściej kombinacja wielkości i
prawdopodobieństwa wystąpienia) oraz ryzyko związane z
niedotrzymaniem wymagania (zamiast często występującego
samego istnienia wymagania dla danego aspektu).
15
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Jak połączyć obecną identyfikację aspektów
środowiskowych z identyfikacją ryzyk?
Ponadto ze względu na fakt, że istniejące SZŚ powinny mieć
powiązania wymagań prawnych i innych z zidentyfikowanymi
aspektami środowiskowymi (najczęściej w postaci list lub tabel
aspektów z powiązanymi wymaganiami prawnymi) rozsądne
wydaje się uzupełnienie tych list (tabel) o dodatkowe kolumny
zawierające ryzyka w odniesieniu do tych wymagań.
Tak ocenione aspekty ułożą się w hierarchię łatwą do analizy
pod kątem różnych kryteriów, np.:
- wpływu na środowisko,
- ryzyka dla organizacji (niekoniecznie tożsamego z
powyższym).
Trzy grupy aspektów środowiskowych?
Ponadto „rozwiązuje się” pewien „problem” z oceną aspektów
środowiskowych, który do tej pory występował – mianowicie
wydanie normy z 2004 r. skupiało się na aspektach znaczących w
sensie znaczącego wpływu na środowisko. Zazwyczaj
występowała grupa aspektów, która z racji wpływu na
środowisko nie była znacząca, natomiast z racji istnienia dla nich
wymagań środowiskowych wymagała zajmowania się nimi przez
organizację i w części organizacji traktowano je jako znaczące –
nie do końca zgodnie z definicją. Obecnie ma to mniejsze
znaczenie, bo równie ważnym czynnikiem zajmowania się
danym aspektem jest ryzyko z nim związane. Mogą być więc
równolegle aspekty znaczące dla środowiska, aspekty znaczące
dla organizacji i aspekty nieznaczące.
16
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Powiązanie SZŚ ze strategią biznesową
Takie podejście jest też spójne z kolejną „nowością” w normie.
Pojawia się ona m.in. w takich wymaganiach:
Najwyższe kierownictwo powinno... zapewnić integrację
wymagań systemu zarządzania środowiskowego z procesami
biznesowymi organizacji (5.1).
Organizacja powinna planować: ... jak integrować i wdrażać
działania w procesy jej systemu zarządzania środowiskowego
lub w inne procesy biznesowe (6.1.4);
Organizacja powinna rozważyć jak te działania dla osiągania
celów środowiskowych mogą być zintegrowane z procesami
biznesowymi organizacji (włączone w procesy biznesowe)
(6.2.2).
ISO 14001:2015 - 7.4 Komunikacja
Organizacja powinna zaplanować i wdrożyć proces dla
wewnętrznych i zewnętrznych przepływów informacji
związanych z SZŚ, włączając w to:
• dla jakich przypadków to komunikować;
• kiedy komunikować;
• komu komunikować;
• jak komunikować.
Podczas planowania procesu przepływów informacji organizacja
powinna:
• wziąć pod uwagę obowiązki zgodności;
• zapewnić, że komunikowana informacja środowiskowa jest
spójna z informacją generowaną przez system zarządzania
środowiskowego oraz jest wiarygodna.
17
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
ISO 14001:2004 - 4.4.3 Komunikacja
„... Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać
procedurę(-y): ...
b) otrzymywania, dokumentowania i udzielania odpowiedzi w
procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami
zainteresowanymi.
Organizacja powinna podjąć decyzję, czy komunikować na
zewnątrz informacje o znaczących aspektach środowiskowych.”
Obecne wydanie nie zawiera wprost takiej możliwości wyboru,
nie wymusza również komunikacji na zewnątrz o aspektach
środowiskowych, jednak w kontekście innych wymagań (głównie
4.2, 4.3, także 7.4 i 8.1) wydaje się, że zmierza w kierunku
komunikowania bardziej aktywnego. Na pewno dobrą praktyką
byłoby publikowanie raportów (deklaracji) środowiskowych.
Cykl życia i komunikacja
Spójnie z perspektywą cyklu życia organizacja powinna:
określić wymagania środowiskowe dla zamówień
odpowiednio wyrobów lub usług;
ustanowić nadzory dla zapewnienia, że wymagania
środowiskowe są rozważone w procesie projektowania
rozwoju, dostawy, stosowania i postępowania po zakończeniu
użytkowania, odpowiednio, wyrobów i usług;
komunikować odpowiednie wymaganie(-a) środowiskowe
do dostawców zewnętrznych, włączając w to kontrahentów;
rozważyć potrzebę dostarczania informacji o potencjalnych
znaczących wpływach środowiskowych podczas dostawy
wyrobów lub usług oraz podczas stosowania wyrobu i
postępowania po zakończeniu jego użytkowania.
18
Zmiany w normie ISO 14001 i ich konsekwencje dla organizacji
Warszawa, 2015-04-16
Podsumowanie
W świetle wymagań zawartych w normie ISO 14001:2015
organizacje będą musiały przeanalizować i najprawdopodobniej
uzupełnić obecnie obowiązujące zasady postępowania w
zakresie m.in.:
• identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych (kryteria
uwzględniające ryzyka i szansy, oraz cykl życia wyrobu – być
może więcej aspektów pośrednich);
• identyfikacji ryzyk i szans (w odniesieniu do aspektów, czyli
tradycyjnie „ryzyk środowiskowych”, w odniesieniu do
wymagań prawnych i innych, oraz kontekstu i oczekiwań stron
zainteresowanych);
• ustalania stron zainteresowanych i ich oczekiwań;
Podsumowanie
• identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych i innych
wymagań oraz okresowej oceny zgodności;
• komunikacji zewnętrznej, zwłaszcza w stosunku do
interesariuszy oraz w kontekście cyklu życia wyrobu;
• planowania auditów wewnętrznych – uwzględnianie ryzyk i
szans,
• wykonywania przeglądów systemu przez najwyższe
kierownictwo – uwzględnianie ryzyk i szans.
19