Standardy realizacji zadań publicznych oraz kryteria oceny ofert

Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
Procedura
„Standardy realizacji zadań publicznych
oraz kryteria oceny ofert składanych w
otwartych konkursach ofert
na realizację zadań publicznych”
Strona
1
Opracowanie w ramach projektu
„Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy
Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”.
Płock, lipiec 2014
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
Standardy realizacji zadań publicznych
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o
wolontariacie daje możliwość w art. 11 zlecenia przez samorządy terytorialne
zadań publicznych do realizacji organizacjom pozarządowym. Na tej podstawie
od wielu lat Prezydent Miasta Płocka zleca realizację zadań publicznych
organizacjom pozarządowym. W związku z tym pojawiła się potrzeba
przygotowania i wdrożenia standardów zadań publicznych.
Proces standaryzacji zadania lub usługi wymaga zaplanowania w wymiarze
czasowym, osobowym, finansowym i materialnym.
Wstępne
zaplanowanie
procesu
powinno
należeć
do
„właściciela”
standaryzowanego zadania – odpowiedniego wydziału czy departamentu
urzędu. Będzie to trudniejsze w sytuacji, gdy standaryzacja następuje po raz
pierwszy, wraz z nabytym doświadczeniem instytucjonalnym i osobowym w
samorządzie będzie to rutynową procedurą. Sytuację znakomicie ułatwiłby
urzędnik odpowiedzialny za standaryzację zadań w samorządzie.
Należy zaplanować:
a) Skład zespołu standaryzacyjnego (jakie instytucje, organizacje, osoby
powinny uczestniczyć w pracy zespołu),
b) Harmonogram, miejsce i częstotliwość spotkań zespołu standaryzacyjnego,
c) Wydarzenia związane ze standaryzacją: debata/seminarium, konsultacje,
d) Wstępne koszty wynajęcia moderatora lub facylitatora procesu, ekspertów,
recenzentów itp., koszty sporządzenia diagnozy, organizacji wydarzeń
(debata) itp.
Należy również uwzględnić, że samorząd musi być gospodarzem procesu
standaryzacji i organizować wokół tego pracę. Bo to on decyduje się zlecić
zadanie publiczne i to on jest za nie odpowiedzialny.
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2
Dobranie osób do zespołu jest niezwykle ważnym elementem. Należy się
dokładnie temu przyjrzeć i dobrze zastanowić. Oczywiście w proces budowania
standardu powinni zostać włączeni urzędnicy odpowiedzialni za daną dziedzinę,
przedstawiciele organizacji pozarządowych, ale także specjaliści z danej
dziedziny. Na przykład w przypadku świetlic środowiskowych straż pożarna,
sanepid czy pracownicy socjalni. Można pomyśleć nad tym by w ramach
diagnozy dobrać również beneficjentów tego zadania.
Strona
I.
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
Standard można podzielić na dwa rodzaje: minimalny i rekomendowany.
Standard minimalny
To akceptowany zestaw norm i procedur, które na danym poziomie rozwoju
cywilizacyjnego i ekonomicznego są niezbędne dla prawidłowej realizacji
zadania
lub
usługi.
Zejście
poniżej
standardu
minimalnego
jest
nieakceptowane społecznie i nie gwarantuje osiągnięcia celu założonego
zadania lub usługi.
Standard optymalny/rekomendowany
To taki zestaw norm i procedur, które dają szansę na osiągnięcie najlepszych z
możliwych efektów realizacji założonego zadania/usługi, przy akceptacji
krańcowej
wysokości
kosztów.
Przekroczenie
„w
górę”
standardu
rekomendowanego, pociąga za sobą nieuzasadniony społecznie wzrost
kosztów.
W praktyce dość trudno wyjaśnić stronie samorządowej czym jest standard
minimalny i dlaczego nie należy go obniżać. Koronnym argumentem jest brak
środków finansowych, a w tym świetle argumenty dotyczące efektywności i
trwałości są trudno akceptowalne.
Należy również opracować zasady doboru kryteriów oceny ofert oraz
wskazywania zadań do umów wieloletnich. Będzie to trudne, ale baza do tego
jest już gotowa, w postaci obecnie istniejących dokumentów.
1. Wprowadza się możliwość standaryzacji zadań publicznych zlecanych
organizacjom pozarządowymi w trybie otwartych konkursów ofert.
Strona
3
2. Standard realizacji zadania publicznego jest przygotowywany przez
organizacje pozarządowe i pracowników komórek organizacyjnych Urzędu
Miasta Płocka uraz jednostek organizacyjnych w ramach Zespołów
tematycznych, określonych w Programie współpracy Miasta-Gminy Płock z
organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymieniony w art. 3 ust. 3
ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
3. Tworząc i realizując standard realizacji zadania publicznego
postępować zgodnie z następującymi fazami:
Faza
I.
Faza
II.
Tworzenie standardu
standardu;
–
etap
identyfikacji
i
należy
wypracowania
Stanowienie standardu – wprowadzenie wypracowanych
standardów w formie zapisów w ogłoszeniu otwartego
konkursu ofert i innych aktach prawnych;
Faza III. Wdrażanie standardu – etap realizacji zadania zgodnie ze
standardem;
Faza IV. Monitoring, kontrola i weryfikacja standardów – ewaluacja,
monitoring i aktualizacja standardów.
4. Standard realizacji zadania publicznego powinien zawierać w:
1) Postanowienia wstępne
2) Podstawy prawne;
3) Przedmiot zadania/usługi
4) Cel zadania/usługi
5) Zakres zadania/usługi:
a) podmiotowy,
b) rzeczowy,
c) przestrzenny,
d) liczbowy;
6) Warunki spełnienia usługi:
e) materialne;
f) kwalifikacje pracowników realizujących zadanie/usługę;
7) Określenie procedur stosowanych przy realizacji zadania/usługi;
8) Zasady monitoringu i ewaluacji realizowanej usługi
9) Regulacje nadzwyczajne
opracuje
plan
pracy
nad
wypracowaniem
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Strona
6. Zespół standaryzacyjny
standardu
4
5. Zespół tematyczny powołuje zespół standaryzacyjny wskazując instytucje,
organizacje, osoby uczestniczące w pracach zespołu
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
7. Wszystkie zadania publiczne powinny mieć opracowane standardy
realizacji zadań publicznych , najpóźniej w ciągu 4 lat od rozpoczęcia ich
realizacji przez organizacje pozarządowe.
8. Dla zadań obecnie zleconych standard powinny zostać opracowany
najpóźniej do 20 listopada 2016 roku.
9. Wypracowany standard realizacji zadania publicznego zostaje zatwierdzony
przez Prezydenta Miasta Płocka
10. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Prezydenta
Miasta Płocka ds. Polityki Społecznej, Zastępcy Prezydenta Miasta Płocka
ds. Komunalnych, Zastępcy Prezydenta Miasta Płocka ds. Rozwoju i
Inwestycji, Sekretarzowi Miasta Płocka, Skarbnikowi Miasta Płocka.
Kryteria oceny ofert składanych w otwartych konkursach ofert
na realizację zadań publicznych
1. Kryteria formalne
1) Ocena, czy podmiot składający ofertę jest uprawniony do jej złożenia
na podstawie art. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. O działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie (dz. U. T.j. 2010 nr 234 poz.
1536 z późn. Zm.),
2) Ocena terminowości złożenia oferty zgodnie z działem v ogłoszenia,
4) Ocena czy proponowana realizacja zadania publicznego mieści się w
działalności nieodpłatnej lub odpłatnej oferenta (w zależności od
proponowanego pobierania lub niepobierania opłat od adresatów
działania) oraz czy działalność odpłatna nie pokrywa się w z
działalnością gospodarczą (w przypadku pobierania opłat od adresatów
zadania).
5
3) Ocena kompletności i prawidłowości załączonej dokumentacji, o której
mowa w dziale vi ogłoszenia,
Strona
II.
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
2. Kryteria merytoryczne
1) Wartość merytoryczna projektu, w tym w szczególności:
 uzasadnienie potrzeby realizacji projektu,
 celowość projektu,
 atrakcyjność i poziom merytoryczny projektu,
 spójność projektu rzetelny
 realny harmonogram realizacji,
 szczegółowość opisu projektu
Punkty: od 0 do 20
2) Zasięg oddziaływania społecznego projektu oraz charakterystyka i opis
grupy odbiorców
Punkty: od do 5
3) Koszt realizacji projektu: w tym w szczególności:
 koszty realizacji zadania w stosunku do zakresu i liczby osób
objętych projektem,
 zasadność i rzetelność określenia kosztów projektu,
 przejrzystość kalkulacji kosztów
 prawidłowość ich wyliczenia
Punkty: od 0 do 20
4) Wysokość wkładu własnego w realizację zadania w porównaniu z
wnioskowaną kwotą dotacji
Punkty: od 0 do 10
5) Korzystanie z innych źródeł finansowania projektu
Punkty: od 0 do 10
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Strona
6) Doświadczenia Miasta Płocka w zakresie dotychczasowej współpracy z
oferentem w zakresie finansowym ocena realizacji zadań publicznych
przez oferenta w poprzednim okresie, w tym jakość rozliczenia
otrzymanych dotacji
6
Punkty: od 0 do 10
Projekt ,,Potencjał – Działanie – Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych”
7) Doświadczenia Miasta Płocka w zakresie dotychczasowej współpracy z
oferentem w zakresie merytorycznym, w tym
 współpraca pozafinansowa,
 wywiązywanie się oferenta z zobowiązań wobec Miasta Płocka,
 ocena realizacji zadań publicznych przez oferenta w poprzednim
okresie,
 terminowość
 jakość
Punkty: od 0 do 10
8) Dotychczasowe doświadczenia oferenta przy realizacji zadań o
podobnym charakterze i zasięgu oraz kwalifikacje osób bezpośrednio
zaangażowanych w realizację projektu 0-5 pkt.
Punkty: od 0 do 5
9) Możliwość realizacji zadania przez oferenta, tj.:
 potencjał organizacyjny,
 baza lokalowa
 zasoby rzeczowe
Punkty: od 0 do 5
10) Oferta złożona wspólnie przez co najmniej dwóch oferentów 0/20 pkt.
Punkty: 0 lub 20
11) Współpraca z innymi podmiotami przy realizacji projektu 0/5 pkt.
Punkty: od 0 do 5
12) Zaangażowanie wolontariuszy w realizację projektu 0
Strona
7
Punkty: od 0 do 5
Człowiek najlepsza inwestycja!
LIDER PROJEKTU
Gmina Miasto Płock
PARTNERZY
Stowarzyszenie
Academia Economica
Towarzystwo Wiedzy Powszechnej
Oddział Regionalny w Płocku
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego