Jak dobrze wynająć lokal biurowy i na co zwrócić uwagę w umowie
Transkrypt
Jak dobrze wynająć lokal biurowy i na co zwrócić uwagę w umowie
Jak dobrze wynająć lokal biurowy i na co zwrócić uwagę w umowie najmu. art. Nr3/B/XII/2009 Planując najem powierzchni biurowej w biurowcu czy lokalu biurowego w innego rodzaju budynku czy kamienicy zwracamy przede wszystkim uwagę na lokalizację, stan techniczny budynku, stan techniczny najmowanej powierzchni biurowej i warunki finansowe jakie oferuje wynajmujący. Jest to wszystko bardzo ważne, jednak najważniejszym aspektem najmu powierzchni biurowej jest dobrze sporządzona umowa najmu. Jest to przecież dokument regulujący stosunki formalno – prawne pomiędzy stronami umowy. Właśnie na ten dokument pragnę zwrócić potencjalnym najemcom uwagę konstruując umowę najmu powierzchni biurowej. Każda umowa najmu powierzchni biurowej składa się z kilku podstawowych rozdziałów, jak: komparycja – zawierająca podstawowe dane o wynajmującym i najemcy oraz reprezentantach, przedmiot umowy najmu – określający wyczerpująco przedmiot najmu, czas trwania umowy na czas określony lub nieokreślony, czynsz – określający wysokość opłaty czynszowej, terminów i waluty w jakiej wnoszony będzie czynsz najmu przez najemcę, koszty eksploatacyjne – określający dodatkowe opłaty związane z najmem powierzchni biurowej, zabezpieczenie najmu - tzw. kaucja, ubezpieczenie – po stronie wynajmującego jak i najemcy. Komparycja Winna zawierać pełne nazwy wynajmującego i najemcy, jak: adres, NIP, Regon, KRS lub nr działalności gospodarczej. Dane osobowe reprezentantów warz z ewentualnymi upoważnieniami do zawierania umów obu stron umowy najmu. Pamiętać należy by strony umowy poparły to właściwymi dokumentami. One zaś winny być integralną częścią umowy w formie załącznika do umowy najmu powierzchni czy lokalu biurowego. Przedmiot umowy najmu. Tu należy szczegółowo określić przedmiot najmu, jak powierzchnia biurowa, ilość pomieszczeń, korytarze, pomieszczenia kuchenkowe, toalety, magazynki – wszystko to co ma służyć najemcy lokalu biurowego do jego wyłącznego użytku. W tym rozdziale winny być określone prawa najemcy związane z przedmiotem najmu jak: sposób korzystania z powierzchni wspólnych w budynku, wind, miejsc parkingowych, innych wspólnych (jeżeli są) pomieszczeń. Wyliczenie powierzchni netto – służącej wyłącznie najemcy – jest proste. Sumuje się wszystkie pomieszczenia do których na wyłączny dostęp najemca lokalu biurowego. Inaczej ma się sprawa z częściami wspólnymi. Tu powierzchnia wspólna która obciąża najemcę jest obliczana współczynnikiem udziału jego powierzchni do całkowitej powierzchni wspólnej. Należy zaznaczyć, że w przypadku najmu powierzchni biurowej w budynkach nie biurowych takich wyliczeń z reguły nie ma. Wynajmujący ogranicza się stricte do powierzchni wynajmowanego lokalu biurowego. Ponadto w tym rozdziale należy określić dokładny opis lokalu, jego położeniu w budynku, numer lokalu, nr księgi wieczystej, nr działki na której stoi nieruchomość, plan budynku wraz z rzutem kondygnacji i umiejscowieniem przedmiotowego lokalu biurowego. Czas trwania umowy najmu. Są dwa sposoby oznaczania czasu trwania umowy najmu powierzchni biurowej. Czas nieokreślony ze wskazaniem okresu wypowiedzenia przez obie strony. Czas oznaczony z określeniem od kiedy i do kiedy trwa umowa najmu. Umowy na czas oznaczony zawierane są na okresy odpowiednio 3 – 5 letnie (dotyczy to z reguły umów dotyczących biurowców). Nowością jest iż od 1 stycznia 2009r umowy takie można zawierać nawet na okres do 30 lat, kiedy to najemca ponosi bardzo duże koszty dostosowania najętej powierzchni biurowej do swoich potrzeb. Najczęściej jednak – szczególnie w budynkach nie biurowych – umowy takie zawierane są na czas nieokreślony z opcją wypowiedzenie z obu stron. Czynsz najmu. Za korzystanie w wynajętej powierzchni biurowej najemca płaci zgodnie z zawartą umową czynsz na rzecz wynajmującego. Są dwa sposoby określania waloru pieniężnego. W nowoczesnych biurowcach stawki czynszu określane są najczęściej w EURO. Tu najemca płci równowartość w Polskich złotych ustalonej w zawartej umowie kwoty w EURO. Przeliczenie następuje na podstawie średniego kursu EUR/PLN ogłaszany przez NBP. Datą przeliczenia wartości jest ostatni dzień poprzedzający miesiąc za który wystawiana jest faktura lub dzień jej wystawienia. W drugim przypadku faktura wystawiana jest w PLN. Ustalony czynsz najmu za wynajmowaną powierzchnię biurową podlega corocznej indeksacji o wskaźnik wzrostu cen i towarów. Wskaźnik ten podawany jest przez GUS i stosowany jest gdy cena najmu podawana jest w PLN. W przypadku nowoczesnych biurowców, gdzie czynsz określany jest w EURO stosowany jest wskaźnik HICPS – zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych - dla członków unii europejskiej. Koszty eksploatacyjne. Oprócz opłaty za czynsz najmu w nowoczesnych biurowca najemca zobowiązany jest do ponoszenia kosztów o, podatków od nieruchomości, obsługi administracyjnej związanej z zarządzaniem i obsługą techniczną nieruchomości, ochrony, wywozu śmieci, utrzymania czystości części wspólnych biurowca, utrzymania terenów zewnętrznych i parkingów, systemów ochronnych biurowca, obsługi wind, dostawy wody, ciepła, elektryczności, usług internetowych, ubezpieczeń, kosztów remontowych i naprawczych. Trochę inaczej wygląda to w przypadku wynajmu powierzchni w budynkach nie biurowych. Tu do kosztów eksploatacyjnych do których zobowiązany jest najemca zaliczyć należy opłaty za ogrzewanie, prąd, wywóz śmieci, wodę i odprowadzenie ścieków, oświetlenie klatki schodowej, użytkowanie windy, sparzanie części wspólnych, myślę tu o sprzątaniu klatki schodowej. Zabezpieczenie najmu. W praktyce umownie najemca zobowiązany jest do przekazania wynajmującemu kaucji względnie gwarancji bankowej. Najczęściej stosowaną wysokością zabezpieczenia jest kwota stanowiąca minimum równowartość jednomiesięcznego czynszu najmu wraz z opłatami eksploatacyjnymi i innymi opłatami wymienionymi w treści umowy jak na przykład opłata za miejsca postojowe dla samochodów. Zasady korzystania z kaucji przez wynajmującego winny być ściśle określone. W przypadku kaucji pieniężnej, winna być zdeponowana przez najemcę na wskazanym przez wynajmującego koncie bankowym. Natomiast w przypadku gwarancji bankowych winna być ważna przez cały czas trwania umowy najmu lokalu biurowego. Wynajmujący może wykorzystać kaucję w przypadku gdy najemca nie wywiązuje się z ustalonych umową zobowiązań wobec wynajmującego jak również kosztów związanych z usunięciem szkód spowodowanych przez najemcę, pracowników i osób odwiedzających najemcę. Kaucja służy też na pokrycie ewentualnych kosztów i strat związanych z nie zwróceniem przedmiotu najmu w określonym w umowie terminie. W przypadku gdy wynajmujący skorzysta z uprawnienia skorzystania z kaucji w trakcie trwania umowy wynajmu powierzchni biurowej, najemca zobowiązany jest od uzupełnienia wysokości kaucji do ustalonej umownie kwoty. Ubezpieczenie nieruchomości i majątku najemcy. Tak wynajmujący jak i najemca winni posiadać właściwą dla siebie ochronę ubezpieczeniową. Wynajmujący powinien ubezpieczyć się od ubezpieczenia od ognia i zdarzeń losowych, odpowiedzialności cywilnej a nawet od utraty zysków. Najemca powinien ubezpieczyć się od ryzyka utraty lub zniszczenia majątku znajdującego się w najmowanym lokalu biurowym, oraz odpowiedzialności cywilnej. Te wszystkie wskazówki nie stanowią podstawy do napisania i podpisania umowy, są jednak ważnymi informacjami na które należy zwrócić uwagę sporządzając umowę najmu powierzchni biurowej czy najmu lokalu biurowego. Opracował Andrzej Kozłowski doradca rynku nieruchomości komercyjnych.