Zarządzenie wewnętrzne Nr OR.120.13.2015 Wójta Gminy Dubicze

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR.120.13.2015
Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z
dnia 17 sierpnia 2015r.
w sprawie wprowadzenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w
Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne przy
wykorzystaniu systemu SMARTDOC
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (z
2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) , w związku z art. 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64 poz. 565
z późn. zm.) Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne zarządza, co następuje:
§1
1. Z dniem 1 października 2015r. r. wprowadzam w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, którego instrukcję określa załącznik nr 1 do
niniejszego Zarządzenia.
2. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów działa równolegle do obiegu dokumentacji
prowadzonego w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania
przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz
gromadzenia i tworzenia dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne
§2
W przypadku awarii systemu „SmartDoc", upoważnia się Sekretarza Gminy do podjęcia decyzji
w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami obowiązującej
instrukcji kancelaryjnej. Po ustaniu awarii należy:
1. Nanieść identyfikator i wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,
2. Odzwierciedlić w systemie informatycznym (EZD) przebieg załatwiania spraw.
§3
Na Administratora Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyznaczam Pana Marcina
Siemieniuk-Morawskiego. Zakres obowiązków Administratora określa załącznik nr 2 do
niniejszego Zarządzenia.
§4
Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy Dubicze
Cerkiewne.
§5
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Dubicze Cerkiewne.
§6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1 do zarządzenia
OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r.
Instrukcja Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne
I.
PODSTAWOWE ZASADY SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (SEOD)
1. Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne umożliwia składanie
wniosków w wersji elektronicznej oraz śledzenie stanu załatwienia sprawy niezależnie od
formy wniosku, w jakiej został złożony (elektroniczna, papierowa).
2. Każdy z pracowników pracujących w systemie ma indywidualny login do logowania i pracy w
systemie. Hasło ustala się indywidualnie i zmienia się co 30 dni zgodnie z polityką bezpieczeństwa
informacji w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne.
3. System Obiegu Dokumentów oparty jest o system SMARTDOC.
4. SMARTDOC to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami,
korespondencją, sprawami oraz poleceniami. System ten jest oparty o Jednolity Rzeczowy
Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną.
5. W celu zachowania i należytego przechowywania wszystkich dokumentów odzwierciedlających
przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają one ewidencjonowaniu w systemie
teleinformatycznym.
6. Wszyscy użytkownicy Systemu Obiegu Dokumentów zobowiązani są do niezwłocznego
zgłaszania uwag, usterek i wszelkich trudności związanych z obsługą systemu do Administratora.
II.
OBIEG PISMA PAPIEROWEGO
1. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Dubicze Cerkiewne dokonuje elektronicznej rejestracji
korespondencji wpływającej do Urzędu Gminy drogą pocztową (listownie) oraz składanej
osobiście przez interesantów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do systemu obiegu
dokumentów za pośrednictwem skanera i zapisywany jest na serwerze. Każdy kontakt
rejestrowany jest w systemie i posiada indywidualny numer identyfikacyjny. Interesant na
żądanie otrzymuje potwierdzenie odbioru z ID, dzięki któremu może sprawdzić stan sprawy za
pomocą Internetu (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
2. Przesyłki na nośniku papierowym kancelaria rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych w treści pisma, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z
treścią pisma,
2) danych na kopercie, gdy nie ma możliwości jej otwarcia.
3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów gdy:
1) rozmiar strony jest większy niż A4,
2) liczba stron jest większa niż 50,
3) treść jest nieczytelna,
4) postać lub forma pisma jest inna niż papierowa.
3. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy przedkłada korespondencję do dekretacji Wójtowi lub
Sekretarzowi Gminy. Po zadekretowaniu korespondencji zostaje ona przekazana do
odpowiednich pracowników w formie elektronicznej i papierów
4. Wyłączeniu z dekretacji podlegają przesyłki określone w załączniku Nr 3 zarządzenia
stanowiącym wykaz dokumentów niepodlegających dekretacji
5. Pracownicy po dekretacji odbierają za pokwitowaniem korespondencję w formie papierowej.
6. Na swoich stanowiskach pracownicy Urzędu Gminy:
1) przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ w aplikacji SMARTDOC,
2) rejestrują sprawę zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,
3) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie
wysyłają wezwanie do usunięcia braków,
4) przygotowują projekt odpowiedzi / decyzji / zaświadczenia, które przekazywane są do
akceptacji
5) dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie obiegu dokumentów (np. w postaci pliku
tekstowego),
6) dołączają pismo do teczki aktowej w systemie poprzez określenie symbolu hasła z JRWA (w
przypadku nowej sprawy) lub też dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma
dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej),
7) pracownik sekretariatu Urzędu Gminy sporządza dzienne raporty poczty przychodzącej, które
drukuje i ewidencjonuje.
1. Kierownicy referatów Urzędu Gminy:
1) mają w systemie bieżący wgląd w korespondencję zadekretowaną do pracowników swojego
referatu,
2) akceptują projekty pism przesłane przez pracowników,
3) rozpatrują korespondencję zadekretowaną im merytorycznie do załatwienia zgodnie zasadami
przyjętymi w ust.4,
4) sprawują stały nadzór nad o terminowym załatwianiem spraw w referacie.
I.
OBIEG PISMA ELEKTRONICZNEGO
1.
Wnioski w sposób elektroniczny można składać za pośrednictwem Systemu Elektronicznej
Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Podlaskim oraz na nośnikach
elektronicznych.
2.
Wniosek przesłany drogą elektroniczną zostaje przesłany do systemu Elektronicznego
Obiegu Dokumentów i tu jest rejestrowany przez pracownika sekretariatu Gminy w Książce
Podawczej. Wniosek złożony w sposób elektroniczny musi być podpisany bezpiecznym podpisem
elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
3.Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego
certyfikatu, stanowi dowód na to, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie
jako właściciel podpisu elektronicznego
Załącznik nr 2 do zarządzenia
OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r.
Zakres obowiązków Administratora Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Do zadań administratora serwera systemu SEOD należy:
- dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do serwera zarówno fizycznie (odpowiednie
zabezpieczenie miejsca przechowywania serwera) jak i technicznie (odpowiednie
zabezpieczenie dostępu do serwera poprzez sieć),
- kontrola stanu technicznego serwera,
- wykonywanie czynności konserwacyjnych bazy danych systemu SEOD zapewniających
jego szybką i efektywną pracę,
- wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie
danych jak również danych konfiguracyjnych serwera,
- właściwe przechowywanie w/w kopii w celu ich jak najdłuższej przydatności w wypadku
awarii.
- odtwarzanie bazy danych systemu SEOD w razie awarii,
- utrzymywanie kontaktu z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań
serwisu i użytkowników w wypadku awarii,
- nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom systemu.
Załącznik nr 3 do zarządzenia
OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r.
Wykaz akt spraw prowadzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów
w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne
Lp.
Nazwa referatu
1.
Referat
Organizacyjny
2.
3.
Referat
Gospodarki
Komunalnej,
Budownictwa
,Rolnictwa i
Ochrony
Środowiska
Referat
Finansowy
Oznaczenie
teczki
OR.1431
Tytuł teczki
OR. 4464
Dowóz uczniów do
szkół
Adrianna Bielecka
OR.0003
- wnioski i
interpelacje
radnych
Mirosława Gawryluk
GKBiR. 6831
- podział
nieruchomości
Katarzyna Dmitruk
GKBiR .6853
- pozwolenie na
zajęcie pasa
drogowego
Jan Kuptel
GKBiR. 6220
- decyzje o
środowiskowych
uwarunkowaniach
zgody na realizację
przedsięwzięcia
-łączne
zobowiązania
podatkowe
- sprawy socjalnobytowe załatwiane
w ramach ZFŚS
- zezwolenia na
sprzedaż napojów
alkoholowych
Eugeniusz
Makarewicz
F. 3123
F. 2410
4.
Urząd Stanu
Cywilnego
USC.7340
- udostępnianie
informacji
publicznej
Osoba
prowadząca
Mikołaj Ławrynowicz
-Walentyna Galimska
-Ludmiła Pietruczuk
Olga Repko
uwagi