prezydent miasta kędzierzyn–koźle - Urząd Miasta Kędzierzyn

PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYN–KOŹLE
47-200 KĘDZIERZYN – KOŹLE UL.PIRAMOWICZA 32 TEL. 077/ 40 50 338 FAX. 077/ 40 50 385
e-mail: [email protected]; www.kedzierzynkozle.pl
Kędzierzyn – Koźle, dnia 29 marca 2012 r.
KZ.1711.1.2012
Pan
Dariusz Broj
Dyrektor
Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji
w Kędzierzynie-Koźlu
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
W dniach od 20 lutego do 5 marca 2012 r. pracownicy Urzędu Miasta KędzierzynKoźle – główny specjalista ds. kontroli zarządczej Mariusz Wiśniewski, inspektor ds.
zamówień publicznych Magdalena Kulczyk oraz inspektor ds. budżetu i sprawozdawczości
Grażyna Bartoszuk, działający na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta KędzierzynKoźle do przeprowadzenia kontroli nr KZ.1711.1.2012 z dnia 15 lutego 2012 r.
przeprowadzili w kierowanej przez Pana jednostce kontrolę doraźną, której zakres
obejmował:
1) ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;
2) prowadzoną gospodarkę finansową jednostki, ze szczególnym uwzględnieniem
inwentaryzacji składników majątkowych, gospodarki kasowej, rozrachunków z tytułu
należności i zobowiązań;
3) realizację wybranych zakupów – zamówień publicznych jednostki;
4) system kadr i płac.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli znak KZ.1711.1.2012 z dnia 9
marca 2012 roku. Do ustaleń kontroli zawartych w protokole kontroli wniesione zostały
wyjaśnienia pismem znak MOSiR.171.2.3.2012D z dnia 16 marca 2012 r. Wyjaśnienia te
dotyczyły opisu niektórych nieprawidłowości ujętych w protokole kontroli. Szczegółowa
analiza wyjaśnień została zawarta w piśmie KZ.1711.1.2012 z dnia 22 marca 2012 r. i
przesłana między innymi dyrektorowi MOSiR w dniu 26 marca 2012 r. Po zapoznaniu się z
treścią wyjaśnień uznano, iż nie zawierały one informacji powodujących konieczność zmiany
treści protokołu kontroli.
Z przeprowadzonych czynności kontrolnych wynika, że w kierowanej przez Pana
jednostce niektóre działania wykonywane były w sposób niewłaściwy, niezapewniający
realizacji wymogów określonych w przepisach prawa regulujących sektor finansów
publicznych i jego rachunkowość zawartych odpowiednio w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009
r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157, poz. 1240.), ustawie z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223), ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Funkcjonujące w
1
badanym okresie rozwiązania organizacyjne oraz podejmowane działania operacyjne w
zakresie wdrażanego systemu kontroli zarządczej, jedynie częściowo wypełniały standardy
kontroli zarządczej, ogłoszone w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia
16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów
publicznych (Dz. Urz. Ministerstwa Finansów Nr 15, poz. 84).
W wyniku kontroli stwierdzono również, że w jednostce dopuszcza się odstępstw od
opracowanych i przyjętych do stosowania wewnętrznych uregulowań dotyczących organizacji
jednostki oraz gospodarki finansowej jednostki.
Do stwierdzonych w toku przeprowadzonej kontroli nieprawidłowości zaliczyć należy:
1. W zakresie obowiązujących w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w KędzierzynieKoźlu wewnętrznych regulacji organizacyjno-prawnych składających się na system kontroli
zarządczej:
- brak aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego jednostki ujednoliconego Zarządzeniem
Nr 2451/MOSiR/06 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 26 września 2006 r., i
uzupełnienia struktury o przekazane obiekty - Boisko Sportowe Orlik oraz Strefę
Rekreacyjną, w konsekwencji nieprzestrzeganie zapisów Regulaminu Organizacyjnego,
dotyczących wielkości zatrudnienia i normoobsad Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w
Kędzierzynie-Koźlu;
- brak bieżącej aktualizacji wewnętrznych aktów prawnych jednostki;
- nieprzestrzeganie zapisów w/w Regulaminu Organizacyjnego, dotyczących zakresu
zadań komórek organizacyjnych Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w KędzierzynieKoźlu, w szczególności w zakresie prowadzenia akt osobowych i spraw pracowniczych;
- nieprawidłowy rozdział obowiązków służbowych w obiegu księgowej dokumentacji
źródłowej pomiędzy Zespołami Obiektów a Działem Finansowo-Księgowym;
- brak odpowiednio udokumentowanych zasad i trybu zarządzania ryzykiem w odniesieniu
do celów i zadań (w szczególności: brak udokumentowanej identyfikacji ryzyka, brak
udokumentowanej analizy ryzyka, brak zdefiniowanych możliwych reakcji na ryzyko, brak
określenia akceptowanego poziomu ryzyka), do wdrożenia, których zobowiązuje
odpowiednio Zarządzenie nr 599/KZ/2011 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 23
grudnia 2011 r. oraz § 12 Regulaminu Kontroli Zarządczej w MOSiR, wprowadzonego
Zarządzeniem nr 20/2010 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w KędzierzynieKoźlu z dnia 31 grudnia 2010 r.;
- W Ośrodku nie realizuje się obowiązku wynikającego z § 11 pkt 11, 12 Regulaminu
Kontroli Zarządczej w MOSiR, wprowadzonego Zarządzeniem nr 20/2010 Dyrektora
Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 31 grudnia 2010 r.
dotyczącego zidentyfikowania zadań wrażliwych oraz ustanowienia środków zaradczych – w
formie pisemnej;
- brak formalnej samooceny systemu kontroli zarządczej dokonanej przez pracowników
jednostki, czym nie dopełniono obowiązku wynikającego z §2 Zarządzenia
Nr 599/KZ/2011 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 23 grudnia 2011 r. oraz § 15
ust. 4 Regulaminu Kontroli Zarządczej w MOSiR, wprowadzonego Zarządzeniem nr 20/2010
Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 31 grudnia
2010 r.;
- niespójności treści oraz różne terminy przeprowadzania inwentaryzacji środków
pieniężnych i pozostałych wartości kasowych podawane w Instrukcji kasowej, w Zarządzeniu
Nr 19/2010 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu z dnia
20 grudnia 2010 r., oraz w Instrukcji służbowej nr 2 „Inwentaryzacja”
2
2. W zakresie prowadzonej gospodarki finansowej jednostki, gospodarki kasowej oraz
rozrachunków z tytułu zobowiązań:
- brak oświadczeń/zaświadczeń o niekaralności osób zatrudnionych na stanowisku kasjera
w obiektach Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu;
- brak wykazu osób oraz wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania
gotówką oraz zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty oraz obowiązującej Instrukcji
kasowej na poszczególnych stanowiskach kasowych;
- brak formalnego wprowadzenia pogotowia kasowego oraz określenia jego wysokości,
pomimo iż faktycznie takie pogotowie w jednostce funkcjonuje;
- nierzetelne prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania;
- naruszenie zasady, że dyspozycja środkami pieniężnymi jednostki jest oddzielona od
kasowego jej wykonania w przypadku osoby prowadzącej kasę główną, której jednym z
obowiązków wynikających z zakresu czynności jest zastępstwo Głównego Księgowego, co
koliduje z zapisem w rozdziale 3, pkt. 3 Instrukcji kasowej, który mówi, że funkcji kasjera nie
powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze decyzyjnym i kontrolnym w zakresie
obrotu pieniężnego, w szczególności nie powinno się tej funkcji łączyć z obowiązkami
głównego księgowego;
- przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z dyspozycjami zawartymi w
ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz w wewnętrznej instrukcji
inwentaryzacyjnej;
- stwierdzono nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki samochodowej. Analiza
miesięcznych rozliczeń samochodu służbowego wykazała daleko idące nieprawidłowości w
dokumentowaniu zasadności wykorzystania samochodu a tym samym ponoszonych kosztów
związanych z eksploatacją auta będącego własnością Ośrodka do celów służbowych.
Miesięczne rozliczenia samochodu służbowego są wypełniane w sposób bardzo uproszczony
nie dokumentujący faktycznie przejechanych kilometrów w każdym dniu korzystania z auta.
Obok każdorazowego określenia trasy przejazdu samochodu, często dokonuje się niepełnego
opisu przebiegu w postaci początkowego i końcowego stanu licznika (w okresach
kilkudniowych) i określenia daty wyjazdu i powrotu również w okresach kilkudniowych. Na
dzień kontroli w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji kierownik jednostki nie ustalił w
sposób formalny, obowiązującej w rozliczeniach, normy zużycia paliwa, co uniemożliwia
dokonania jakichkolwiek rozliczeń prowadzonych kart ewidencji przebiegu i wykorzystania
pojazdu służbowego oraz skutecznej weryfikacji i rozliczania kosztów przedstawianych przez
pracowników korzystających z samochodu służbowego. Regulamin warunków użytkowania
samochodu służbowego wprowadzono dopiero Zarządzeniem Nr 1/2012 Dyrektora
Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu w dniu 02 stycznia 2012 roku.
Zgodnie z Regulaminem wyznaczona przez Dyrektora osoba powinna prowadzić rejestr
upoważnień dla osób, którym Dyrektor MOSiR może przekazać samochód do eksploatacji,
rejestr zleceń w formie kalendarza stanowiący podstawę do korzystania z samochodu
służbowego oraz na podstawie wypełnionych kart ewidencji przebiegu pojazdu,
uzupełnionych po każdym użyciu samochodu służbowego wyznaczona osoba powinna
potwierdzić celowość użycia pojazdu. Przywołane w Zarządzeniu rejestry dokumentujące
eksploatację pojazdu służbowego w praktyce - na dzień trwania czynności kontrolnych- w
jednostce nie funkcjonowały;
- niewykonanie w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych za
energię elektryczną, w skutek którego jednostce naliczono odsetki za zwłokę;
3. W zakresie procesu zawierania i rozliczania umów najmu pomieszczeń i dzierżawy
utwardzonego placu Hali Widowiskowo-Sportowej „Azoty”:
- brak pisemnej procedury normującej działania, nadającej odpowiedni zakres uprawnień
i regulującej prawidłowy obieg i kontrolę dokumentów w zakresie projektowania i zawierania
umów dotyczących korzystania z obiektów zarządzanych przez MOSiR;
3
- brak transparentnej procedury ustalania odpłatności za udostępnienie pomieszczeń Hali
Widowisko-Sportowej „Azoty” oraz dzierżawy utwardzonego placu w przypadkach
nieuregulowanych przyjętymi cennikami;
- naliczanie kontrahentom nieterminowo regulującym należności jednostki z tytułu najmu
pomieszczeń lub dzierżawy powierzchni hali Widowiskowo-Sportowej „Azoty” odsetek za
zwłokę w zapłacie, w terminach niezgodnych z istniejącymi w tym zakresie dyspozycjami
prawnymi. Przepisy ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157,
poz. 1240 z późn. zm.) zobowiązują jednostkę do naliczania i ewidencjonowania odsetek od
nieterminowych płatności nie później niż na koniec każdego kwartału (art. 40 ust. 2 pkt 3).
Ponadto MOSiR funkcjonujący w formie jednostki budżetowej zobligowany jest do
prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o
rachunkowości, z uwzględnieniem zasad szczególnych wynikających z rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Na mocy przepisu § 8 ust. 5
rozporządzenia odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w
momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości
odsetek należnych na koniec tego kwartału. W konsekwencji nienaliczania i
nieewidencjonowania w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności na
koniec każdego kwartału, nie ujmowano odsetek od zaległości w sporządzanym sprawozdaniu
kwartalnym Rb-27S w odrębnych paragrafach odsetkowych w kolumnie "należności
pozostałe do zapłaty-ogółem", jak też w kolumnie "zaległości". W jednym przypadku
realizowanych umów najmu, objętych czynnościami kontroli, kontrahentowi nieterminowo
regulującemu należności odsetek nie naliczono.
4. W zakresie zawierania umów zlecenia:
- brak dokumentów, w których pracownik merytoryczny potwierdza zrealizowanie umowy;
- brak adnotacji o sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
ograniczenie się wyłącznie do zatwierdzenia przedłożonego przez zleceniobiorcę rachunku za
wykonaną umowę, czym nie dopełniono obowiązku wynikającego z postanowień §20
Regulaminu Kontroli Wewnętrznej MOSiR;
- brak formalnych taryfikatorów precyzujących przyjęte stawki wynagrodzenia dla
poszczególnych typów czynności objętych umową;
- brak dat przy adnotacjach o zatwierdzeniu do wypłaty przedłożonych przez
zleceniobiorców rachunków za umowy zlecenia, co utrudnia stwierdzenie dochowania
terminu wypłaty przewidzianego umową.
5. W zakresie realizacji wybranych zakupów – zamówień publicznych jednostki:
- przeprowadzenie w okresie styczeń 2010 r. – grudzień 2011 r. postępowań o zamówienie
publiczne z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych.
Przekazując powyższe do wiadomości Pana Dyrektora, działając w myśl zapisów § 28 pkt
5 Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej przeprowadzanej przez upoważnionych
pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn – Koźle, polecam Panu podjąć skuteczne działania
mające na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień szczegółowo
opisanych w protokole kontroli oraz niedopuszczenie do ich ponownego wystąpienia w
przyszłości, między innymi poprzez realizację następujących zaleceń:
1) w celu zapewnienia odpowiedniej kontroli i przeciwdziałania nadużyciom bezwzględnie
przestrzegać wewnętrznych uregulowań dotyczących gospodarki kasowej (w tym kontrole
stanu kasy, inwentaryzacja, itp.) oraz zasady, że dyspozycja środkami pieniężnymi
4
jednostki winna być oddzielona od kasowego jej wykonania (art. 59 ustawy o samorządzie
gminnym);
2) egzekwować od osób zatrudnionych na stanowisku kasjera w obiektach Miejskiego
Ośrodka Sportu i Rekreacji w Kędzierzynie-Koźlu składanie oświadczeń/zaświadczeń o
niekaralności, stosownie do uregulowań zawartych w obowiązującej w MOSiR Instrukcji
Służbowej nr 3 „Gospodarka kasowa”;
3) stanowiska kasowe zaopatrzyć w wykaz osób oraz wzory podpisów osób upoważnionych
do dysponowania gotówką, zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty oraz
obowiązującą instrukcję kasową;
4) określić formalnie wysokość dopuszczalnego limitu pogotowia kasowego, w wielkości
bezpiecznej i ekonomicznie uzasadnionej;
5) fakt powierzenia obowiązków w zakresie prowadzenia gospodarki drukami ścisłego
zarachowania odnotować w aktach osobowych pracownika. Ponadto przeprowadzić
inwentaryzację druków ścisłego zarachowania. Księgę druków doprowadzić do zgodności
z uregulowaniami wewnętrznymi, uregulowania dotyczące gospodarki drukami, ewidencji
i kontroli druków ścisłego zarachowania skompletować, zaktualizować z uwzględnieniem
rozwiązań przyjętych w Ośrodku i zawrzeć w jednym spójnym dokumencie;
6) bezwzględnie przestrzegać zasady rzetelnej kontroli dokumentów księgowych,
w szczególności wskazania terminów zatwierdzania zdarzeń gospodarczych
dokumentowanych rachunkami do umów-zleceń przez osobę upoważnioną, stosownie do
przepisów ustawy o rachunkowości oraz standardów kontroli finansowej w jednostkach
sektora finansów publicznych;
7) niezwłocznie opracować i przedstawić Prezydentowi Miasta projekt zasad ustalania opłat
za dzierżawę i najem nieruchomości - w tym nieruchomości gruntowych - zarządzanych
przez MOSiR i urządzeń znajdujących się w jego posiadaniu w obszarze dotychczas
nieuregulowanym;
8) opracować formalny taryfikator precyzujący zasady określania stawki wynagrodzenia dla
poszczególnych typów czynności objętych umową zlecenia;
9) bezwzględnie ustalać oraz skutecznie dochodzić należności z tytułu wynajmu
pomieszczeń w wysokości wynikającej z prawidłowego obliczenia, na podstawie
właściwej dokumentacji normatywnej oraz źródłowej w tym zakresie;
10) wszystkim kontrahentom nieterminowo regulującym zobowiązania wobec MOSiR
naliczać każdorazowo oraz ewidencjonować księgowo odsetki za zwłokę w momencie
zapłaty należności głównej, nie później jednak niż na koniec każdego kwartału, w myśl
przepisów art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych oraz w oparciu o regulacje ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks
cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
11) bezwzględnie przy zaciąganiu zobowiązań i dokonywaniu wydatków budżetowych
przestrzegać wszystkich zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych, a w
szczególności:
- przy dokonywanych zakupach dostaw, usług i robót budowlanych przestrzegać
dyspozycji ujętych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759),
- nie dopuszczać do sytuacji niewykonania zobowiązania, którego termin płatności minął,
której skutkiem jest zapłata odsetek;
12) prowadzić skuteczną i rzetelną kontrolę przeprowadzanych w jednostce operacji
gospodarczych i finansowych, w tym:
- prawidłowo prowadzić gospodarkę samochodową i skutecznie kontrolować wydatki
środków publicznych związane z eksploatacją samochodu służbowego,
- wykorzystywać samochód służbowy dokumentując rzetelnie każdorazowe użytkowanie
samochodu. Prowadzić „karty drogowe” każdorazowego użytkowania samochodu w
5
sposób szczegółowy tak, aby zawierały m.in. datę i cel wyjazdu, liczbę przejechanych
kilometrów, czas prowadzenia pojazdu. Ewidencję przebiegu kilometrów i zużytego
paliwa prowadzić w sposób gwarantujący racjonalne i oszczędne wykorzystywania
samochodu do celów służbowych, jak również w sposób umożliwiający właściwą kontrolę
nad kosztami ponoszonymi z tytułu eksploatacji samochodu i zużycia paliwa,
- w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów obowiązującej w MOSiR wprowadzić zapis
określający szczegółowy zakres uprawnień kontrolnych dotyczących prawidłowości
ustalenia stawek w umowach najmu, dzierżawy, zlecenia i o dzieło oraz powierzyć
formalnie obowiązki w tym zakresie zawarte w obowiązującym Regulaminie
Organizacyjnym MOSiR, dotyczące zadań Działu Obiektów Sportowych i Rekreacyjnych;
13) bezwzględnie przeprowadzać czynności inwentaryzacyjne, w myśl przepisów art. 26 i 27
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z zasadami określonymi w
obowiązującej w MOSiR „Instrukcji służbowej nr 2 Inwentaryzacja”;
14) podjąć działania mające na celu wdrożenie komponentu kontroli zarządczej obejmującego
monitorowanie realizowanych celów i zadań oraz zarządzanie ryzykiem w kierowanej
przez Pana jednostce;
15) wdrożyć udokumentowany nadzór nad realizacją obowiązków w zakresie kontroli
zarządczej;
16) przestrzegać standardów kontroli zarządczej określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra
Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora
finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz zasad ustalonych zarządzeniem
Nr 599/KZ/2011Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 23 grudnia 2011 r. w sprawie
ustalenia zasad kontroli zarządczej w gminnych jednostkach organizacyjnych oraz
zobowiązania kierowników tych jednostek do ich stosowania;
17) wyeliminować pozostałe nieprawidłowości wykazane w treści protokołu kontroli.
Wykonanie powyższych zaleceń może być objęte kontrolą sprawdzającą, zgodnie z § 29
pkt 2 Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej (…).
Stosownie do brzmienia § 28 ust. 6 Regulaminu instytucjonalnej kontroli następczej
przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle,
oczekuję szczegółowej informacji o sposobie wykonania wskazanych wyżej zaleceń i
wniosków bądź o przyczynach ich niewykonania w terminie 14 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia. Informację w powyższym zakresie proszę przekazać również
głównemu specjaliście ds. kontroli zarządczej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle.
PREZYDENT MIASTA
/-/ Tomasz Wantuła
Do wiadomości:
Kierownik Wydziału Promocji Miasta, Kultury i Sportu Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
a/a – KZ
6