Grupy w badaniu

Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
Badanie ankietowe członków PIFS 2012
Badanie miało na celu poznanie opinii członków PIFS na temat dokumentów
konkursowych oraz wytycznych, branych pod uwagę przy przetargach. Badanie
pokazało, które z kryteriów powinny być brane pod uwagę przy wyborze najlepszej
oferty, a które z nich należy wyeliminować.
Na podstawie 45 ankiet przesłanych od członków PIFS
Pytanie 1:
Jakie kryteria oprócz ceny powinny być brane pod uwagę w przetargach i
konkursach:
a. doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji określonego rodzaju szkoleń
b. program szkolenia i jego wartość merytoryczna
c. posiadane certyfikaty
d. posiadana kadra dydaktyczna
e. zaplecze logistyczne
f. inne, jakie…………….
Z 45 ankietowanych firm - 4 firmy wskazały tylko 1 kryterium, 12 firm wskazało 2
kryteria, natomiast 29 firm wskazało 3 kryteria:
Odpowiedź
Program szkolenia i jego wartość merytoryczna
36
% udział
ankietowanych
80%
Doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji
określonego rodzaju szkoleń
33
73,3%
Liczba firm
1
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
Posiadana kadra dydaktyczna
Posiadane certyfikaty
Zaplecze logistyczne
Inne:
- jakość szkolenia,
- mierzalne gwarancje rezultatów
- jakość materiałów szkoleniowych, metody
szkoleniowe,
- efektywność w podobnych szkoleniach,
- program odpowiadający na potrzeby uczestników,
- doświadczenie firmy szkoleniowej w realizacji
określonego rodzaju szkoleń lub posiadana kadra
dydaktyczna będąca w dyspozycji podczas
realizacji zamówienia/projektu,
- gwarancja należytego wykonania zadania, np.
odpowiedzi na pytania i wątpliwości uczestników/czek do 1 m-ca od zakończenia realizacji zadania,
- program szkolenia i jego wartość merytoryczna, w
tym materiały dla uczestników,
- pozyskanie powyższych wszystkich lub niektórych
informacji o oferencie absolutnie nic nie wnosi; są to
informacje zastępcze i doskonale mogą służyć do
wyboru dowolnej, z góry wybranej firmy,
- zgodność oferty z zapytaniem i potrzebami,
- innowacyjność oferty.
2
28
7
4
8
62,2%
15,5%
8,8%
17,7%
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
Pytanie 2:
Czy umieszczanie wymogu dokumentowania doświadczenia kadry dydaktycznej
(obok doświadczenia firmy) w dokumentacji przetargowej czy konkursowej:
a. działa na korzyść firmy szkoleniowej, startującej w przetargu
b. wpływa na jakość szkoleń i bezpieczeństwo realizacji projektu
c. nie ma to znaczenia dla firmy szkoleniowej, startującej w przetargu
d. zmusza firmę szkoleniową do podwójnego udowadniania tego samego faktu
e. podraża koszty przygotowania przetargu nie wnosząc nic do jego jakości
f. powoduje „wędrówkę” trenerów po firmach z tymi samymi referencjami
g. doświadczenie trenerów, jako kryterium przetargowe jest niesprawiedliwe,
jednak nie jest uciążliwe
h. doświadczenie trenerów, jako kryterium przetargowe jest niedopuszczalne
i. inne, jakie………………………..
j. nie mam zdania na ten temat
Odpowiedź
Liczba firm
Powoduje „wędrówkę” trenerów po firmach z tymi
samymi referencjami
Zmusza firmę szkoleniową do podwójnego
udowadniania tego samego faktu
Wpływa na jakość szkoleń i bezpieczeństwo
realizacji projektu
Działa na korzyść firmy szkoleniowej, startującej w
przetargu
Podraża koszty przygotowania przetargu nie
wnosząc nic do jego jakości
Nie ma to znaczenia dla firmy szkoleniowej,
startującej w przetargu
Doświadczenie
trenerów,
jako
kryterium
przetargowe jest niedopuszczalne
Doświadczenie
trenerów,
jako
kryterium
przetargowe jest niesprawiedliwe, jednak nie jest
uciążliwe
Inne:
- wszystkie powyższe zjawiska mogą wystąpić w
dowolnej kombinacji. Listę można dowolnie
wydłużyć. W sytuacji, gdy jedyna żądaną informacją
o szkoleniu (obok ceny) jest info o efektach, jakimi
sie ono zakończyło (jakie przyniosło), przy tym skwantyfikowanych efektach, info o doświadczeniu
trenerów, ich talentach i tym podobna publicystyka
nie ma znaczenia,
- doświadczenie instytucji szkoleniowej (nie tylko
21
%
udział
ankietowanych
46,6%
20
44,4%
18
40%
16
35,5%
16
35,5%
6
13,3%
3
6,6%
1
2,2%
6
13,3%
3
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
firmy!) należy udokumentować
1) doświadczeniem instytucji
2) doświadczeniem kadry będącej w dyspozycji
zgłaszającego się w przetargu,
- jakość kadry szkoleniowej jest kluczowym
elementem
przewagi
konkurencyjnej
oraz
najcenniejszym zasobem firmy szkoleniowej!
Właściwy
dobór
doświadczonych
trenerówpraktyków jest gwarancją efektywności szkoleń,
dlatego ta kwestia powinna szczególnie być badana
w wyborze oferty.
Jednakże pojawia się pewien problem związany ze
skutecznym zabezpieczeniem tych aktywów firmy w
procedurach
zamówień
publicznych.
Mimo
orzeczeń w tej sprawie (UZP, sadowych i zespołów
arbitrów), sankcjonujących możliwość obejmowania
tych elementów oferty tajemnicą przedsiębiorstwa,
spotkaliśmy się z sytuacją, że zamawiający (sic!)
odtajnił wykaz osób uczestniczących w realizacji
zamówienia. Jest to, naszym zdaniem, działanie na
szkodę firmy szkoleniowej, która ma bardzo wysoce
doświadczony skład trenerski, który Firma
konkurencyjna mogłaby podkupić, dzięki dostępowi
do oferty konkurenta. W wielu przetargach istotne
jest spełnienie przez konkretnych trenerów wymogu
zrealizowanych np. 500h szkoleń z danego
specjalistycznego tematu. I chociaż wielu trenerów
freelancerów ogłasza się w Internecie oraz
współpracuje z różnymi firmami, to posiadanie
całego zespołu spełniającego w szczególności
bardzo wysokie wymagania zamawiającego stanowi
o przewadze konkurencyjnej oraz nie jest łatwo
dostępna wiedzą! Zagregowane dane o takich
trenerach są najcenniejszym zasobem wykonawcy.
Należy więc w działaniach PIFS dążyć do Edukacji
zamawiających w zakresie szanowania praw
wykonawców w obszarze chronienia tajemnicy
przedsiębiorstwa uczestniczącego w postępowaniu
o zamówienie publiczne,
- w przypadku Sp. z o.o. nie ma imiennych
referencji dla trenerów, co jest oczywiste z racji
promowania marki firmy a nie poszczególnych
nazwisk trenerów. Bardzo trudno jest potwierdzić
pisemnie wcześniejsze doświadczenie trenerów np.:
z firm gdzie pracowali jako etatowi pracownicy,
- może czasami powodować: "naciąganie"
dokumentacji na potrzeby przetargu oraz skupienie
się bardziej na papierach a nie na celu przetargu,
4
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
- UWAGA: zaznaczyłem "wpływa na jakość i
bezpieczeństwo" , chciałem zaznaczyć też zapis
mówiący o podrażaniu kosztów, ale nie zgadzam
się z jego drugą częścią - podsumowując podraża
koszty , ale wpływa pozytywnie na jakość i
bezpieczeństwo (skończmy w naszej branży
opowiadać bajki, że mercedes może być tani ...)
Nie mam zdania na ten temat
0
0
Pytanie 3:
Wymień jakie kryteria oprócz ceny winny być umieszczane w dokumentacji
przetargowej lub konkursowej: ……………………………………………………
Wśród 45 firm, które udzieliło odpowiedzi na w/w pytanie, odpowiedzi pokrywają się:
Odpowiedź
Jakość szkoleń, certyfikat, referencje
Doświadczenie firmy szkoleniowej
Program szkoleń, merytoryka
5
Liczba firm
% udział
ankietowanych
20
18
9
44,4%
40%
20%
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
Poniżej odpowiedzi zawierające szczegółowe treści:
1. Zamawiający powinni badać (i dodatkowo punktować), to czy firma posiada
certyfikat jakości ISO, czy ma wpisy do Rejestru instytucji Szkoleniowych i/lub
do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (to warunek niezbędny w
przypadku powiązania usług szkoleniowych z poradnictwem zawodowym oraz
aktywizacją społeczno-zawodową - jest to tzw. działalność regulowana, a
nagminne jest wyłanianie ofert firm nie posiadających wpisu do KRAZ, co nota
bene dla zamawiającego skutkuje nieważnością umowy i ewentualną
koniecznością zwrotu dotacji UE), a także czy wykonawca należy do
organizacji typu PIFS, czy posiada ubezpieczenie OC i NNW w DG itp.
2. Należy przede wszystkim dążyć, by cena stanowiła 20-30% wagi w ocenie
ofert, zaś pozostałe kryteria dotyczyły aspektów jakościowych oceny oferty (to
trudne do opisu w SIWZ i potem - do oceny, więc urzędnicy dla "dupochronu"
oraz z powodu lenistwa wolą dać kryterium cena = 100%). Z kolei dobrą
praktyka jest, iż zamawiający podają kwotę oszacowania wartości
zamówienia, która jest punktem wyjścia do kalkulacji oferty (chodzi o to, by tej,
często bardzo zaniżonej kwoty, nie przekroczyć, by oferta była ważna i mogła
uczestniczyć w postępowaniu). Jest to również punkt odniesienia do oceny,
czy kontroferty nie są rażąco nisko skalkulowane (zachęcanie urzędników do
odwagi w korzystaniu z możliwości odrzucenia oferty z powodu rażąco niskiej
ceny wpłynęłoby pozytywnie na faktyczną konkurencyjność ofert oraz na
jakość szkoleń - często przegrywamy ze szkoleniopodobnymi produktami,
nierzadko skalkulowanymi przez nieuczciwych wykonawców na poziomie 1/3
lub 1/2 wartości średniorynkowej zamówienia - stanowi to plagę, zwłaszcza
gdy kryterium ceny = 100%. Tak wydatkowane środki publiczne są, niestety,
marnotrawstwem publicznych pieniędzy i czasu uczestników pseudoszkoleń.
6
Badanie ankietowe PIFS – kryteria w przetargach i konkursach
3. Status Placówki Edukacyjnej do szkoleń dzieci i młodzieży lub Placówki
Kształcenia Ustawicznego do szkoleń zawodowych. Ponadto Statusy
Ośrodków Egzaminacyjnych czy Szkoleniowych czy Akademii Edukacyjnych
czy Parterów np. w takich szkoleniach jak CISCO, Microsoft, VCC gdzie
ważna jest jakość i profesjonalizm oraz skuteczność w procesie walidacji.
4. Przychody firmy w ciągu kilku poprzednich lat (duże przychody, świadczą o
tym, że wielu klientów zaufało firmie i nie zawiodło się)
5. Celowe doświadczenie kadry dydaktycznej w obszarach: kwalifikacje i
doświadczenie - może to być zestawienie, może być przygotowana formatka,
Informację o realizacji działań rozwojowych kadry dydaktycznej w ciągu
ostatnich 3 lat (zestawienie zawierające aktywności i wszędzie tam, gdzie jest
to uzasadnione również zaświadczenia itp)- chodzi o sprawdzenie czy Trener,
Coach również dba o swój rozwój
Program a aktualna wiedza - to kryterium może warto uwzględniać przy
ambitnych i strategicznych projektach; chodzi o sprawdzenie w jakim zakresie
dany program zawiera nową i światową wiedzę z danego obszaru ( pisząc
kolokwialnie- żeby nie był to kolejny "odgrzewany kotlet programowy")
6. Know-how użyty w projekcie
7. Elastyczność w odniesieniu do terminów szkoleń oraz dysponowanie liczbą
trenerów pozwalającą na zastąpienie trenerów oddelegowanych do wykonania
zadania w razie ich niedyspozycji czy zdarzeń losowych
8. Pomysłowość
9. Znajomość dziedziny i uprawnienia do wykonywania danej pracy
10. W dokumentacjach konkursowych za dużo jest kryteriów.
Opracowała: Jolanta Mejszutowicz
Data: 31.05.2012 r.
7