Funkcje zarządzania: planowanie. Dobry plan

Magdalena Kusińska
Funkcje zarządzania: planowanie. Dobry plan podstawą
sukcesu.
Pamiętają Państwo jeszcze Sylwestra i postanowienia noworoczne? Te
plany, jakie zrobili Państwo na rok 2008? Nie, ten artykuł nie będzie
ani o odchudzaniu, ani o rzucaniu palenia, ani nawet o poświęcaniu
czasu rodzinie. Opowiem o planowaniu w przedsiębiorstwie, którego
zasady można również zastosować w życiu prywatnym. Również
podczas kolejnej zabawy sylwestrowej.
Co to jest planowanie?
Planowanie to jedna z funkcji zarządzania. Wymieniana jest jako pierwsza
przed organizowaniem, motywowaniem, budżetowaniem i kontrolowaniem.
Planowanie to projektowanie przyszłości, jakiej pragniemy oraz skutecznych
środków jej realizacji” (R.L. Ackoff). Oznacza definiowanie celów i określanie
sposobów ich realizacji. Niestety nie da się wykonać planu jednorazowo.
Planowanie jest procesem- to szereg decyzji obejmujących przewidywanie
przyszłych warunków i środków działania oraz sytuacji w jakiej znajdzie się
przedsiębiorstwo. Plan należy okresowo weryfikować.
Elementy planowania:
1. Cele
2. Środki
3. Zasoby
4. Realizacja
5. Kontrola
Cele planowania
Po co planujemy? Po to, by wygrać! Tak, tak! Dobry plan to połowa sukcesu.
Planowanie pozwala wiedzieć cel. Pracownicy wiedzą do czego dążą, są
zmotywowani do działania i bardziej efektywni. Dzięki planom możemy lepiej
zarządzać czasem swoim i innych. Lepiej możemy przygotować i użyć zasoby
potrzebne do działalności naszej firmy- zarówno rzeczowe, jak i finansowe.
Ustalanie celów jest też jednym z elementów kontroli działalności organizacji.
www.managerka.com
Kto planuje?
Planowanie powinno być inicjowane na szczycie hierarchii organizacyjnej firmy.
Kierownictwo powinno zająć się planem ogólnym i w miarę schodzenia w dół
struktury organizacyjnej plany powinny być bardziej szczegółowe. W firmie
dobrze zarządzanej planowanie powinno dotyczyć każdego działu i każdego
pracownika.
Kiedy planować?
Czas planowania zależy od rodzaju planu. Plany strategiczne są projektowane
na długie okresy, np. 5 lat- co roku powinny być weryfikowane na tzw.
zakładkę. Plany średniookresowe- taktyczne robione są najczęściej na 1 rok.
Z reguły takie plany robi się pod koniec roku kalendarzowego, czy też
obrachunkowego na rok następny. Plany taktyczne, na klika miesięcy robione
są co jednostkę czasu, np. 3 miesiące.
Gdzie robione jest planowanie?
To zależy od wielkości przedsiębiorstwa i jego kultury organizacyjnej. W dużych
korporacjach planowaniem zajmują się departamenty controllingu, w małych
firmach planują najczęściej właściciele lub osoby zarządzające. Warto
pamiętać, że niektóre informacje potrzebne do planowania mają pracownicy na
niższych szczeblach. Często znają istotne kwestie z codziennego życia firmy i
kontaktu z klientem, o jakich pojęcia nie mają managerowie.
Co planujemy?
Planowanie dotyczy różnych obszarów działalności przedsiębiorstwamarketingu, finansów, personelu, logistyki czy kierunków rozwoju. Każdy z
tych obszarów powinien mieć swój osobny plan w formie dokumentu- np. planu
marketingowego czyli polityki personalnej. Proszę się jednak nie bać, pokażę
na przykładzie, jak się do tego zabrać.
Cel idealny jest sprytny czy sprytniejszy?
Na podstawie doświadczeń eksperci stworzyli formułę według której należy
definiować cele- formułę SMART.
Cel powinien być:
S- ang. specific, konkretny
M- ang. mesurable, mierzalny
A- ang. achievable- osiągalny
R- ang. rational- racjonalny
T- ang. timebound- określony w czasie
Niektórzy dodają jeszcze dwie litery do tej formuły:
E- ang. exciting- ekscytujący
R- ang. recorded- zapisany
Zwolennicy NLP (programowania neurolinwistycznego) dodaliby jeszcze jeden
warunek: ce pewien być pozytywnie sformułowany.
www.managerka.com
Dobry cel jest:
- konkretny
- mierzalny
- osiągalny
- racjonalny
- określony w czasie
- ekscytujący
- zapisany
- pozytywny
Przykładowo
Załóżmy, że chcemy wprowadzić nową usługę w naszym spa. Jak się do tego
zabrać? Zastanówmy się nad następującymi kwestiami:
1. Po co chcemy to zrobić?
Chcemy wprowadzić nowy zabieg, żeby uatrakcyjnić naszą ofertę, przyciągnąć
więcej klientów i wygenerować wyższe przychody.
2. Kto ma to zaplanować?
To akurat wiemy- my, czyli właściciel spa lub osoba zarządzająca.
3. Kiedy planujemy?
Najczęściej odpowiedź brzmi: najszybciej, jak się da... Aby uniknąć tego
rodzaju panicznego planowania, które przeważnie nie ma dużej wartości dla
firmy, wprowadźmy zwyczaj okresowego weryfikowania np. co kwartał, oferty
zabiegów. Warto sprawdzać, jakie zabiegi są popularne wśród klientów, jakie
nie cieszą się zainteresowaniem. Może warto zastąpić je czymś innym?
4. Co jest naszym celem?
Przywołam tutaj formułę SMARTER.
Cel ma być:
Sformułowanie:
konkretny
Wprowadzenie nowego zabiegu na ciało: masaż
czekoladowy ®.
mierzalny
Nowy zabieg dostępny w ofercie.
osiągalny
Czy przygotowanie takiego zabiegu jest realne? Tak, jeśli
mamy dobre kontakty z hurtownią czekolady;-)
racjonalny
O zabiegi z czekoladą pytają klienci- będzie się cieszył
powodzeniem.
określony w czasie
Zabieg zostanie wprowadzony do oferty w ciągu
miesiąca.
ekscytujący
Przygotowanie nowego produktu, który mile się kojarzy
jest bardzo ekscytujące!
zapisany
Cel ma zostać zapisany w osobnym dokumencie.
pozytywny
Stworzenie nowej usługi ma wydźwięk pozytywny.
www.managerka.com
Świetnie- mamy więc precyzyjnie zdefiniowany cel do jakiego dążymy. Teraz
trzeba zaplanować działania, jakie są niezbędne do jego realizacji oraz środki,
jakie będą nam potrzebne. Warto wyodrębnić sobie obszary tych działań.
Obszar marketingu
Najprościej podejść do tego planując poszczególne elementy mieszanki
marketingowej, czyli w przypadku usług 7P. (Przypomnę: Product – produkt,
Price – cena, Place – miejsce, tutaj: dostępność, Promotion – promocja,
Participants – uczestnicy, Physical evidence – materialne świadectwa usługi,
Process – procedury.)
1.
2.
3.
4.
Produkt- godzinny masaż czekoladowy.
Dostępność- nasze spa.
Cena- 200 zł/godzinę.
Promocja- ulotki informacyjne, gratisowe zaproszenia dla stałych.
klientów, informacja na witrynie internetowej, mailing...
5. Ludzie- masaż będzie wykonywany przez 2 fizjoterapeutów.
6. Miejsce- gabinet czekoladowy.
7. Procedura- klient zamiast zielonej herbaty jest witany czekoladą do picia,
dostaje specjalny szlafrok.
Obszar zarządzania personelem
W obszarze kierowania ludźmi warto rozważyć odpowiedzi na następujące
pytania: Kto będzie wdrażał nowy produkt? Kto zajmie się drukiem ulotek i
wprowadzeniem zmian na www? Kto z zespołu będzie wykonywał taki masaż?
Ile osób? Czy wymagają przeszkolenia?
Załóżmy, że przeszkolimy z tej usługi 3 pracowników, którzy zostaną zapoznani
z nowymi technikami masażu oraz wpływem zastosowania czekolady
(zewnętrznego!) na urodę i samopoczucie.
Obszar środków materialnych
Czego będziemy potrzebować do przeprowadzenia masażu? Dużo, bardzo dużo
czekolady, wystrój wnętrza, specjalne stroje dla pracowników.
Obszar środków finansowych
Pytanie uważane za najważniejsze: ile to wszystko będzie kosztować? Skąd
mamy wziąć na to środki? Skalkulujmy, czy mamy środki własne, czy będziemy
szukać zewnętrznych źródeł finansowania.
Harmonogram i kontrola
Gdy znamy odpowiedzi na te pytania, należy opracować szczegółowy
harmonogram, czyli kto, co, kiedy i za ile ma wykonać. Przykład: drukowanie
ulotek. Piotr z działu marketingu w ciągu 2 tygodni przygotuje i wydrukuje 200
sztuk ulotek za 500,- zł.
W ten sposób należy zapisać każdą czynność związaną z realizacją naszego
planu.
www.managerka.com
Pytanie na koniec planowania, jakie powinniśmy sobie zadać to: po czym
poznam, że mój cel został osiągnięty? Mnie by ucieszyło pokrycie kosztów,
jakie zostały poniesione na wdrożenie nowego produktu, zysk na poziomie
20% i 3 zadowolonych z zabiegu klientów w ciągu 1 miesiąca nowej usługi w
ofercie.
Życzę wielu owocnych planów!
PS:
® Nie wiem, czy mają Państwo taki zabieg w swojej ofercie. Jeśli nie i chcą
skorzystać z mojego pomysłu, zastrzegam sobie bezterminowe i gratisowe
korzystanie z masażu czekoladowego:-)
Bibliografia: J. Kisielnicki „Zarządzanie organizacją”
--Spa Manager, nr 1/2008
www.managerka.com