docAudit zintegrowanego systemu zarządzania. Wybrane aspekty
download 
Reklamacja Transkrypt
Audit zintegrowanego systemu zarządzania. Wybrane aspekty
Zeszyty Naukowe nr 653 Akademii Ekonomicznej w Krakowie 2004 Marek Salerno-Kochan Katedra Towaroznawstwa Ogólnego i Zarządzania Jakością Audit zintegrowanego systemu zarządzania. Wybrane aspekty 1. Wprowadzenie W dziedzinie zarządzania jakością w naszym kraju od kilku lat zaobserwować można masowe stosowanie modelu zarządzania opartego na normach serii ISO 9000. Pod koniec 2000 r. około 3500 (dane SGS ICS) organizacji posiadało ten system zarządzania. Jest to więc uniwersalny, najczęściej występujący system zarządzania jakością. W odróżnieniu od innych systemów i strategii (jak m.in.: QS 9000, VDA 6.1, AQAP-120, EN 46000, EN 45000, HACCP, GMP i GHP) znalazł on praktyczne zastosowanie w prawie wszystkich dziedzinach wytwórczości i usług, niezależnie od wielkości organizacji. System ten oparty jest na drugiej edycji norm ISO 9000 z 1994 r. (w Polsce PN-ISO 9000:1996). Oprócz systemu zarządzania jakością opartego na modelu ISO 9000, organizacje coraz częściej wdrażają systemy obejmujące inne obszary zarządzania, takie jak m.in.: zarządzanie środowiskowe (ISO 14000, w krajach UE także EMAS), zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy (BS 8800, w Polsce PN-N-18001), kosztami na bazie kosztów jakości (m.in. BS 6143, AS 2561) czy zarządzanie bezpieczeństwem informacji (BS 7799). Jak dowodzą badania [6, 10], najliczniejszą grupę wśród systemów stosowanych przez organizacje stanowią systemy zarządzania środowiskowego. Można przyjąć, że w naszym kraju wśród firm posiada 15 grudnia 2000 r. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna ISO wprowadziła trzecią edycję norm, znacznie różniącą się od drugiej. Jednakże ze względu na fakt, że certyfikat zgodności systemu z normą jest wydawany na trzy lata, musi upłynąć co najmniej ten okres, zanim firmy posiadające obecnie certyfikat będą ubiegały się o następny, już na zgodność z wymaganiami nowych norm. Marek Salerno-Kochan 86 jących oprócz systemu ISO 9000 także inny system (bądź systemy) w około 4/5 przypadków jest to system zarządzania środowiskowego. Najczęściej przedsiębiorstwa posiadające więcej niż jeden system zarządzania scalają je w mniejszym lub większym stopniu w jeden system, zwany zintegrowanym systemem zarządzania. Do głównych korzyści wynikających z integracji systemów zarządzania można zaliczyć (na podstawie [12] oraz badań własnych) m.in.: – posiadanie jednego systemu zamiast kilku (jeden system jest łatwiejszy do nadzorowania, najczęściej jest też dzięki efektowi synergii skuteczniejszy, jego funkcjonowanie jest tańsze w porównaniu z systemami osobno działającymi); – występuje mniejsza liczba dokumentów, gdyż część dokumentacji jest wspólna dla działających systemów; – przeglądy wykonywane przez kierownictwo oraz audity zewnętrzne i we wnętrzne przeprowadzane są za jednym razem. Nie występuje zatem powielanie ocen i mniejsze jest obciążenie finansowe i organizacyjne. Każdy racjonalny, efektywny i skuteczny system zarządzania musi charakteryzować się możliwościami wprowadzania zmian. Konieczność wprowadzania zmian wynika po pierwsze z faktu, że same organizacje mają charakter dynamiczny; wykazują zmienność w czasie (zmiany przedmiotów i sposobów wytwarzania, statusu prawnego, lokalizacji, zatrudnienia itd.). Po drugie, jedną z zasadniczych podstaw działania nowoczesnych systemów jest idea ciągłego doskonalenia, która wymusza ustawiczne zmiany. Po trzecie wreszcie, należy zdawać sobie sprawę, że systemy nie są pozbawione wad i niezgodności. Należy więc system monitorować, by móc te niezgodności wykryć i wprowadzać zmiany w celu ich usunięcia. W systemach zarządzania elementami, dzięki którym można je monitorować i przeprowadzać w nich zmiany, są głównie wymagania systemowe: – przeglądy wykonywane przez kierownictwo, – działania korygujące i zapobiegawcze, – audity. Zarówno przedmiot, wymagania, jak i metodyka prowadzenia auditów różnią się w poszczególnych systemach bazowych tworzących zintegrowany system zarządzania. Audit systemów zintegrowanych musi uwzględniać specyfikę i wymagania poszczególnych systemów. W dalszej części niniejszego artykułu przedstawiono zagadnienia związane z systemem auditu zintegrowanego systemu zarządzania najczęściej obecnie występującego, tj. utworzonego z połączonych z systemów: zarządzania jakością, Według badań własnych autora wykonanych na podstawie danych zebranych od 177 organizacji. Wymagania poszczególnych systemów można podzielić na: ogólne, systemowe i dotyczące organizacji. Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 87 zgodnego z wymaganiami PN-ISO 9001(2):1996 i zarządzania środowiskowego, spełniającego wymagania stawiane przez PN-EN ISO 14001:1998. Audit zintegrowanego systemu zarządzania jest ważnym zagadnieniem w świetle faktu, że poszczególne jednostki certyfikujące, akredytowane przez różne narodowe organa akredytujące, stosują nieco inną metodykę przeprowadzania auditu. Ponieważ w dziedzinie norm dotyczących zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego największą praktykę mają jednostki z Wielkiej Brytanii, w niniejszym artykule przedstawiono wymagania brytyjskiej jednostki akredytującej – UKAS (United Kingdom Accreditation Services). Należy mieć świadomość, że system PN-ISO 9001(2):1996 różni się zasadniczo od systemu PN-EN ISO 14001:1998. Różnice te dotyczą m.in.: filozofii systemów (przede wszystkim braku konieczności ciągłego doskonalenia w omawianym systemie jakości), treści wymagań, układu wymagań zawartych w normie (20 wymagań zamiast 6) oraz zakresu wymaganej dokumentacji (wymagania systemu PN-EN ISO 14001:1998 odnośnie do dokumentacji są znacznie skromniejsze). To powoduje określone trudności w auditowaniu systemu zintegrowanego. 2. Określenie auditu systemu zintegrowanego W literaturze napotkać można wzmianki o praktycznych aspektach auditu systemów zintegrowanych, natomiast trudno znaleźć definicję tego pojęcia. Omawiany system zintegrowany składa się, jak wspomniano, z systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego. Istnieją znane definicje auditów tych systemów. Według normy terminologicznej, na definicjach której bazuje system ISO 9000:2000 [3] „audit jakości jest to: systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu”. W celach praktycznych nieraz lepiej posługiwać się definicją British Standards Institution, według której [1] audit zarządzania jakością to: „formalne działanie prowadzone według konspektu/procedur/list kontrolnych/polityki, mające na celu bezstronne zbadanie obiektywnych dowodów i potwierdzenie lub nie zgodności z określonymi wymaganiami”. Chociaż w normach dotyczących zarządzania środowiskowego serii ISO 14001 pojawia się inna definicja auditu, to jednak zasadnicza różnica pomiędzy defini Dociekania te są wynikiem przemyśleń autora jako auditora systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego. Autor jest dyplomowanym auditorem SGS – ICS Gesellschaft für Zertifizierungen m.b.H. – Hamburg, afiliatu SGS Group (Société Générale de Surveillance). Definicja ta została także przytoczona w normie dotyczącej auditowania systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego [2]. Marek Salerno-Kochan 88 cjami nie występuje. Norma ISO 14001:1996 (PN-EN ISO 14001:1998) definiuje audit zarządzania środowiskowego jako [4]: „proces systematycznej i udokumentowanej weryfikacji, mający na celu obiektywne uzyskanie dowodów i ich ocenę, na podstawie których określa się, czy system zarządzania środowiskowego organizacji jest zgodny z ustalonymi przez organizację kryteriami auditu systemu zarządzania środowiskowego, oraz przedstawienie wyników tego procesu kierownictwu”. Na podstawie wymienionych opisów i dociekań własnych można zaproponować następującą definicję auditu systemu zintegrowanego: audit systemu zintegrowanego jest to systematyczne i obiektywne badanie mające na celu określenie w jakim stopniu i zakresie organizacja jest zdolna do spełnienia wymagań systemów bazowych tworzących system zintegrowany. Audit systemu zintegrowanego musi: 1) określać czy system zarządzania jest: – zgodny z zaplanowanymi działaniami, łącznie z wymaganiami norm, na których został oparty, – właściwie wdrożony i utrzymywany; 2) dostarczać kierownictwu wyników na temat auditów. W przedstawionych definicjach auditu zwraca się uwagę na obiektywizm lub niezależność oraz na obiektywność dowodów. Należy przyjąć, że dowody obiektywne to „informacja, której prawdziwość można wykazać na podstawie faktów, uzyskana w wyniku obserwacji, pomiaru, badania lub w inny sposób” [4]. Muszą to być dowody: – istniejące i niepodważalne, – możliwe do potwierdzenia, – niezależne od emocji i uprzedzeń, – oznajmione, – udokumentowane, – ilościowe (policzalne) i jakościowe (stopniowalne) i mogą nimi być: – dokumentacja (wykazująca planowanie), – zapisy dane i raporty (wykazujące zgodność, stopień wdrożenia i skuteczność systemu), – zaobserwowana praktyka (wykazująca zgodność i właściwy nadzór), – informacje uzyskane podczas wywiadów (wykazujące kompetencje i potwierdzające pozostałe dowody). Na podstawie przeprowadzonego auditu można zaobserwować odstępstwa od systemu, zwane najczęściej niezgodnościami. Można zaproponować określenie niezgodności z normą jako: niespełnienie wymagań wybranej normy w obrębie, Tę samą definicję podaje norma dotycząca auditu środowiskowego [3]. 6 Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 89 lub przez cały system. Niezgodności dzieli się na duże (istotne, główne) i małe (nieistotne, drugorzędne). UKAS uważa, że: „duża niezgodność to taka, która budzi istotne wątpliwości co do osiągnięcia zaplanowanych celów […]. Mała niezgodność, która jest trwała staje się niezgodnością główną” [9]. Definicja ta nie jest zbyt precyzyjna, dlatego w praktyce przyjmuje się (za ANSI-RAB, amerykańskim organem akredytującym), że niezgodność duża to: – nieuwzględnienie jednego lub więcej wymagań normy, – niewdrożenie jednego lub więcej wymagań normy, – istnienie kilku niezgodności, które razem wzięte przyczyniają się do tego, że racjonalnie myślący auditor dochodzi do wniosku, że jedno lub więcej wymagań normy nie zostało uwzględnione lub wdrożone. Można przyjąć, że niezgodności małe to pojedyncze zaobserwowane uchybienia. W systemie zintegrowanym sumowanie niezgodności podczas auditu w celu ich klasyfikacji należy przeprowadzać osobno dla każdego systemu bazowego, tworzącego system zintegrowany w tym wypadku ISO 9000 i ISO 14000. Powodem tego jest fakt, że audit zintegrowanego systemu ma potwierdzić, bądź nie, zgodność systemu zintegrowanego z konkretnymi standardami odnoszącymi się do zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego. Nie istnieją normy podające wymagania systemu zintegrowanego, traktowanego jako integralną całość. Audit systemu zintegrowanego przeprowadzają auditorzy, którzy posiadają kwalifikacje do auditowania systemu zarządzania jakością i systemu zarządzania środowiskowego. Auditor taki musi też posiadać znajomość: metodyki prowadzenia auditu, wymagań norm ISO 9000 i ISO 14000, odpowiedniego prawa, działającego systemu, procesów i technologii wytwarzania, aspektów środowiskowych oraz posługiwać się językiem, w którym prowadzony jest audit. 3. Rodzaje auditu Podobnie jak ma to miejsce w wypadku systemów zarządzania jakością i systemów zarządzania środowiskowego, audit systemu zintegrowanego można podzielić następująco: – ze względu na cele, dla których jest wykonywany, – w odniesieniu do strony, która go wykonuje, – ze względu na przedmiot auditu. American National Standards Institute – Registrar Accreditation Board jąca. W wypadku auditorów trzeciej strony niezbędne kompetencje określa jednostka akredytu- Podziały auditów opisane są szeroko w literaturze naukowej i materiałach szkoleniowych przeznaczonych dla auditorów, m.in.: [1], [7], [8], [9], [11]. 90 Marek Salerno-Kochan Mając na względzie pierwsze kryterium, audity można podzielić na: zewnę trzne, wewnętrzne. Audity zewnętrzne to te, które wykonywane są poza swoją organizacją (przez auditorów zewnętrznych), natomiast audity wewnętrzne to audity wykonywane na zlecenie danej organizacji (auditorów wewnętrznych) w tej samej organizacji. Z tą klasyfikacją bezpośrednio związany jest podział według drugiego wymienionego kryterium. Mianowicie audity podzielić można na: – pierwszej strony (wewnętrzne – „u nas, przez nas” i zewnętrzne, ale na zlecenie auditowanej organizacji), – drugiej strony (przeprowadzane przez jedną organizację w drugiej), – trzeciej strony (wykonywane przez niezależną jednostkę, nie będącą bezpośrednim uczestnikiem relacji: dostawca → organizacja → klient; najczęściej z tą formą auditu mamy do czynienia podczas certyfikacji, a prowadzony jest on przez akredytowane jednostki certyfikujące). Pewnych trudności może przysparzać podział auditów systemu zintegrowanego ze względu na trzecie wymienione kryterium, tj. ze względu na przedmiot auditu. Mamy bowiem do czynienia z nieco odmienną klasyfikacją stosowaną w przypadku auditów jakości i auditów zarządzania środowiskowego. Audity jakości można podzielić na: – audit systemu jakości (audit mający najczęściej na celu określenie skuteczności i stopnia wdrożenia systemu jakości lub jego elementów), – audit dokumentacji systemowej (audit całości dokumentacji lub jej elementów – księgi jakości, procedur, instrukcji – mający na celu najczęściej optymalizację dokumentacji lub dostosowanie dokumentacji do rzeczywistej praktyki, ten rodzaj auditu stanowi element auditu systemu), – audit jakości procesu, – audit jakości wyrobu (w tym usług). Wśród auditów środowiskowych można natomiast wyróżnić: – audit systemu środowiskowego, – audit zgodności (mający na celu określenie czy organizacja zidentyfikowała wymagania prawne i zawarte w przepisach, przydatny do identyfikacji aspektów podlegających kontroli prawnej/regulacyjnej), – audit procesu, – audit terenu zakładu. Trzy ostatnie wymienione rodzaje auditów wchodzą w skład auditu systemu. Należy przyjąć, że audit systemu zintegrowanego to audit systemów bazowych, wchodzących w skład zintegrowanego systemu, prowadzony w ten sposób, by poszczególne systemy badać, traktując je jako elementy całości, jaką tworzy system zintegrowany, natomiast oceniać osobno. Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 91 Podobnie jak we wszystkich systemach podlegających procesowi certyfikacji, także w wypadku systemu zintegrowanego, na użytek tego procesu, można mówić o audicie wstępnym i certyfikacyjnym. 4. Kryteria i wymagania auditu W wypadku systemu zintegrowanego, oprócz wymagań zawartych w odpowiednich standardach10, na zgodność z którymi uzyskiwane są certyfikaty, konieczne jest także zadośćuczynienie wytycznym zawartych w samych definicjach auditu poszczególnych systemów. W tym wypadku będzie to konieczność uzyskania zgodności z ustalonymi przez organizację kryteriami auditu oraz przedstawienie wyników auditu kierownictwu. Ponieważ w wielu wypadkach niemożliwe jest oddzielenie ustalenia kryteriów auditu systemu jakości od kryteriów auditu systemu zarządzania środowiskowego, można przyjąć, że należy uzyskać zgodność z kryteriami dotyczącymi obu systemów. Kryteriami tymi są: – odpowiednie normy (w tym wypadku głównie: ISO 9001(2) oraz ISO 14001), – wymagania klientów (w tym klientów wewnętrznych: pracowników, pracodawców, a przede wszystkim klientów zewnętrznych: dostawców i odbiorców oraz władz, społeczności lokalnych, organów samorządowych, organów kontrolnych, jednostek akredytujących i certyfikujących itd.), – wymagania ustawodawstwa, regulacji prawnych i odpowiednich przepisów, – inne wymagania (np. polityka organizacji macierzystej, wymagania, deklaracje, dokumenty narzucone przez samą organizację). Według zaleceń UKAS niespełnienie wymagań legislacyjnych i regulacji prawnych oznacza niezgodność istotną. W takim wypadku auditor musi wystawić Kartę Działania Korygującego (CAR – Corrective Action Requiest), a podczas auditu certyfikacyjnego niezgodność ta dyskwalifikuje system. Należy także pamiętać o wymaganiach podstawowych wynikających z systemu zarządzania środowiskowego, jakimi, oprócz wyżej wymienionych, są: – ukierunkowanie na zapobieganie zanieczyszczeniom, – odnoszenie się do kwestii przeszłych, obecnych i przyszłych, – ciągłe doskonalenie systemu11. Należy zwrócić uwagę, że te dwa ostatnie wymagania, dotyczą w praktyce całego systemu zintegrowanego, a nie tylko zagadnień związanych ze środowiskiem. Powodem tego jest niemożność oddzielenia w zintegrowanym systemie zagadnień jakości od środowiskowych oraz konieczność doskonalenia systemu. 10 Wymagania norm należących do systemów ISO 9000 i ISO 14000 zostały szczegółowo omówione w literaturze fachowej Wymaganie to odnosi się także do systemu ISO 9000:2000. 11 Marek Salerno-Kochan 92 Jeśli zintegrowany system ma być doskonalony, trudno w nim tylko ulepszać zagadnienia związane ze środowiskiem. Praktyka wykazuje, że wiele organizacji, mając świadomość konieczności przyszłego wdrożenia tego wymagania (wraz z systemem ISO 9000:2000), już teraz deklaruje w swej polityce jakości doskonalenie jakości. Zagadnienie to staje się bezdyskusyjne, gdy w organizacji nie występują oddzielnie polityka jakości i polityka środowiskowa, tylko jedna, nazwana na przykład polityką jakości i zarządzania środowiskowego. W takim wypadku konieczność ciągłego doskonalenia całego systemu jest ewidentna, gdyż deklaracja tego dotycząca znajduje się w polityce, którą należy respektować i realizować. Auditorzy systemu zintegrowanego muszą, podobnie jak to się dzieje podczas auditowania systemu zarządzania środowiskowego, często odwoływać się do polityki, aby upewnić się, że jej deklaracje są spełnione12. Jeżeli tak nie jest, to mamy do czynienia z niezgodnością istotną. Zapisy polityki powinny być odzwierciedlone w celach, zadaniach i programach (planach). Audit zewnętrzny (trzeciej strony) systemu zintegrowanego różni się od auditu systemu jakości również tym, że auditor ocenia także założenia i wyniki auditu wewnętrznego w celu oceny ich skuteczności13 Auditor powinien wziąć pod uwagę wyniki auditów wewnętrznych podczas ustalania planu auditu wstępnego i certyfikacyjnego. Dlatego w systemie zintegrowanym audity wewnętrzne spełniają o wiele ważniejszą rolę niż w przypadku systemu zarządzania jakością, nie służą tylko sterowaniu systemem, ale stanowią element spójnego systemu auditu. Zaletą takiego traktowania auditów wewnętrznych jest ograniczenie czasu i zakresu auditów zewnętrznych. Ponadto wymagane jest spełnienie przez audit wewnętrzny i personel go wykonujący wielu kryteriów. Kryteria te są stosowane przez większość europejskich jednostek certyfikujących, gdyż są uzgodnione w ramach EAC (European Accreditation of Certification)14. Wymagania akredytacji UKAS zakładają, że [9]: „w czasie auditu wstępnego instytucja certyfikująca ma określić stopień zaufania, jakim może obdarzyć dane pochodzące z auditu wewnętrznego”. Ma tego dokonać poprzez rozważenie m.in.: kompetencji i niezależności auditorów (włącznie z odniesieniami do ISO 14012 i zawodowych programów rejestracji personelu auditu), procedury i metodologii auditu, zebranych danych z auditu, zarządzania działaniami poauditowymi, skuteczności działań korygujących. Dlatego Ważne jest, by polityka była sformułowana jednoznacznie i nie zawierała deklaracji bez pokrycia lub trudnych od osiągnięcia czy zmierzenia. Cele polityki powinny tworzyć zasadę SMART, gdzie S – scientific – ściśle określone, M – measurable – możliwe do zmierzenia, A – agreed/authorised – uzgodnione/autoryzowane, R – realistic – realistyczne, T – timely – na czasie. 12 13 Element wymagany przy certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego. Zostały także opublikowane jako: Wytyczne do Akredytacji Instytucji Certyfikujących Systemy Zarządzania Środowiskowego – EAC/G5. 14 Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 93 przed wewnętrznymi auditorami systemów zintegrowanych stawiane są wyższe wymagania (w porównaniu z auditorami systemów jakości)w odniesieniu do ich kompetencji, doświadczenia czy wyszkolenia. UKAS wymaga także, by częstość przeprowadzania auditu systemu zarządzania środowiskowego uzależniona była od tego, czy w danym obszarze występują znaczące aspekty środowiskowe, czy nie występują. Proponuje się przy prowadzeniu wewnętrznych auditów systemu zintegrowanego ustalić odpowiednią liczbę auditów danego obszaru i odpowiednio zwiększać ją stosownie do występowania znaczących aspektów środowiskowych i ich znaczenia. Należy zwrócić uwagę, że w systemie zarządzania środowiskowego ISO 14000 nie ustanowiono bezwzględnych wymagań dotyczących efektów działalności środowiskowej. Wymagane jest jedynie podjęcie zobowiązania, że organizacja będzie działała zgodnie z odpowiednim ustawodawstwem i przepisami prawnymi oraz że zobowiązuje się do ciągłego doskonalenia. Zobowiązanie takie powinno znajdować się w polityce. Należy też wziąć pod uwagę fakt, że system zintegrowany, za systemem zarządzania środowiskowego, powinien zachęcać organizacje do rozważenia stosowania najlepszych dostępnych technologii i praktyk oraz uwzględniać rachunek ekonomiczny związany z taką technologią15. 5. Obszar auditu Niezwykle istotnym zagadnieniem jest wyznaczenie właściwego obszaru auditu. System zarządzania jakością ISO 9000 obejmuje swym zasięgiem: – cały zakład (w danej lokalizacji), – jego część, tzn. jedną z kilku lub wielu działalności. Można przyjąć16, że wśród polskich firm, które wdrożyły ten system zarządzania ok. 23% należy do tej drugiej grupy. System zarządzania środowiskowego zaś musi dotyczyć wszystkich obszarów, w których występują w rzeczywistości lub potencjalnie aspekty środowiskowe, zwłaszcza znaczące, oraz wpływy na środowisko. W celu identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych brana jest pod uwagę cała organizacja (w danej lokalizacji), dlatego też w zdecydowanej większości przypadków model ISO 14001 obejmuje całą organizację w danej lokalizacji. Może więc zaistnieć, przedstawiona na rys. 1, sytuacja kiedy to obszary działania Wiele organizacji do swojego systemu ISO 9000 wprowadziło procedury naliczania kosztów jakości. Po wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego i integracji systemów można zaobserwować wprowadzanie do tych procedur, w różnym stopniu i zakresie oraz w różny sposób, kwestii związanych z zarządzaniem środowiskowym. 15 16 Na podstawie badań własnych autora przeprowadzonych wśród 177 organizacji. Marek Salerno-Kochan 94 Organizacja, w której funkcjonuje system ISO 14000 Obszar systemu ISO 9000 Obszary, w których wyst´pujà znaczàce aspekty Êrodowiskowe Wp∏ywy Rys. 1. Obszary funkcjonowania systemów w zintegrowanym systemie zarządzania Źródło: opracowanie własne. obu systemów nie pokrywają się całkowicie. W takich sytuacjach zdarza się, że choć organizacje deklarują posiadanie zintegrowanego systemu zarządzania, to w rzeczywistości mają w mniejszym lub większym stopniu zintegrowaną dokumentację systemową, natomiast istnieją obszary tylko z jednym z wymienionych systemów. Z tego też powodu należy bardzo wnikliwie wyznaczyć rzeczywiste obszary zintegrowanego systemu zarządzania, a tym samym obszary auditu, by nie doszło do sytuacji pominięcia któregoś z nich. Taki błąd popełniany może być w sytuacji, gdy audit prowadzi się w obszarach działania systemu ISO 9000, zwiększając tylko wymagania, o te, które dotyczą zarządzania środowiskowego. W zdecydowanej większości przypadków podczas wyznaczania obszaru auditu należy kierować się zasadą, że obszarem tym jest całe przedsiębiorstwo w rozumieniu wymagań systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego dotyczących całej organizacji. Obszary specyficzne auditu w zakresie zarządzania jakością wyznacza zakres certyfikatu zgodności z wymaganiami systemu ISO 9000. Audit powinien zostać przeprowadzony we wszystkich obszarach (miejsca, procesy, jednostki organizacyjne), które mogą mieć wpływ na jakość wyrobu, stanowiącego wynik działalności określonej certyfikatem. Obszary specyficzne auditu w zakresie zarządzania środowiskowego związane są z rodzajem, wielkością, charakterem aspektów środowiskowych, w tym przede wszystkim z ustalonymi przez organizację znaczącymi aspektami środowiskowymi. Audit powinien zostać przeprowadzony we wszystkich miejscach i dotyczyć wszystkich procesów, w których aspekty te występują. Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 95 6. Zarys metodyki certyfikacji zintegrowanego systemu zarządzania W chwili obecnej organizacje posiadające zintegrowany system zarządzania mogą ubiegać się bądź o jeden certyfikat zaświadczający o posiadaniu systemu zintegrowanego, bądź o dwa certyfikaty potwierdzające zgodność z wymaganiami systemów ISO 9000 i ISO 14000. Jest to zależne od procedur certyfikacji poszczególnych jednostek certyfikujących. Metodyka auditu certyfikacyjnego jest niezależna od rodzaju certyfikatu, natomiast zależy właśnie od procedury certyfikacji poszczególnych jednostek, które do takiego, a nie innego, działania są zobligowane przez narodowe jednostki akredytujące. Najbardziej znanymi w Europie wymaganiami dotyczącymi certyfikacji systemów są, jak wcześniej wspomniano, zalecenia UKAS17. Zalecenia wszystkich jednostek akredytujących odnoszą się do auditów systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego, a nie do zintegrowanych systemów zarządzania. Stąd każda jednostka certyfikująca ma pewne pole manewru przy ustalaniu swych metod postępowania podczas certyfikacji systemów zintegrowanych. Metodyka przeprowadzania auditów systemów zintegrowanych stanowi pewną kompilację sposobów auditowania systemów bazowych. Dla systemu zarządzania jakością charakterystyczna jest dwuetapowa metoda obejmująca: analizę wstępną, tzw. „analizę na biurku” (desk study) oraz audit certyfikacyjny18. Podczas analizy wstępnej dokonywany jest przegląd dokumentacji, głównie udokumentowanych procedur organizacji, w celu upewnienia się, czy jest ona zgodna z wymaganiami normy ISO 9001(2), a tym samym, pośrednio, czy system jakości jest z nimi zgodny. Jest to możliwe do wykonania ze względu na szerokie wymagania dokumentacyjne tego systemu. Takie postępowanie ma tę zaletę, że w razie zaistnienia istotnych niezgodności możliwe jest zrezygnowanie z auditu do czasu poprawy dokumentacji bądź opisanej praktyki. Pozwala to na ograniczenie kosztów procesu certyfikacyjnego. Etap ten ma miejsce zwykle poza auditowaną organizacją. Następnie odbywa się właściwy audit certyfikacyjny, mający za zadanie ocenę wdrożenia systemu pod względem spełnienia wymagań norm ISO 9001(2) i klientów. Odbywa się to przez porównanie rzeczywistości z wymaganiami norm, a przede wszystkim z opisem w sprawdzonej już wcześniej dokumentacji. Etapami auditu systemu zarządzania środowiskowego są: audit wstępny i audit certyfikacyjny. Celem auditu wstępnego jest uzyskanie informacji potrzebnych do Inne jednostki akredytujące przy ustalaniu swoich wymagań także biorą pod uwagę te zalecenia. 17 Audit wstępny systemu ISO 9001 jest najczęściej tylko elementem zalecanym przez jednostki certyfikujące. 18 96 Marek Salerno-Kochan planowania auditu certyfikacyjnego, zrozumienie systemu zarządzania środowiskowego organizacji i poznanie jej stanu gotowości do auditu certyfikacyjnego. Tak więc na podstawie tego auditu planuje się audit certyfikacyjny. Jedną z zalet wynikającą z przeprowadzania auditu wstępnego jest umożliwienie organizacji kontynuowanie programu ciągłego doskonalenia na podstawie wyników tego auditu. Podczas tego auditu nie stosuje się wcześniej przygotowanych list kontrolnych. Zalecenia UKAS precyzują dokładnie, jaki zakres należy zbadać podczas auditu wstępnego i certyfikacyjnego oraz cele tego ostatniego. Do celów auditu certyfikacyjnego auditu środowiskowego zaliczyć można określenie czy system: – jest zgodny ze wszystkimi wymaganiami normy, – zapewnia zgodność z przepisami prawa i umożliwia ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej, – zapewnia potwierdzenie, że utrzymywana jest zgodność z własnymi zasadami polityki i procedurami. W wypadku certyfikacji systemów zintegrowanych, poszczególne jednostki certyfikujące stosują własne procedury certyfikacyjne, bazujące na metodyce certyfikacji systemu jakości lub systemu zarządzania środowiskowego. Jednakże obie metody mają swoje wady. Stosowanie metodyki certyfikacji systemów jakości może m.in. spowodować niedostateczne zrozumienie „środowiskowego” członu systemu zintegrowanego, który jest udokumentowany w znacznie mniejszym stopniu. Z drugiej strony trzymanie się kurczowo schematu certyfikacji systemu środowiskowego rodzi ryzyko niedostatecznego poznania systemu jakości (brak czasu na studiowanie dokumentacji) lub zmniejszenie efektywności prowadzenia auditu wstępnego i certyfikacyjnego (przeznaczenie części czasu na zapoznawanie się z dokumentacją). 7. Zakończenie Przedstawione powyżej rozważania pozwalają na zaproponowanie nieco innego sposobu prowadzenia procesu certyfikacji zintegrowanych systemów zarządzania zbudowanych na bazie systemów zarządzania jakością ISO 9001(2):1994 i zarządzania środowiskowego ISO 14001:1996. Proponuje się prowadzenie procesu certyfikacji na podstawie: – analizy wstępnej elementów ogólnych, spełnienia wymagań systemu ISO 9000 oraz przeprowadzenia auditu zgodności dla elementów środowiskowych (etap ten powinien być prowadzony poza organizacją auditowaną, audit zgodności powinien obejmować nie tylko wymagania prawne, ale także wszystkie inne elementy, które można sprawdzić na podstawie dokumentacji, proponuje się uzgodnienie z klientem możliwości komunikowania się w przypadkach braku informacji Audit zintegrowanego systemu zarządzania… 97 lub niejasności, proponuje się wzięcie pod uwagę możliwości utworzenia wstępnej listy pytań), – audit wstępny, – audit certyfikacyjny. Zastosowanie takiej metodyki pozwoli na nieprzystępowanie do auditu wstępnego w razie niespełnienia wymagań kluczowych systemu, w szczególności wymagań prawnych oraz na ograniczenie czasu potrzebnego na audit wstępny, dzięki wcześniejszemu początkowemu poznaniu systemu i ewentualnemu opracowaniu wstępnej listy pytań. Literatura [1] Kurs dla auditorów wiodących. Materiały podstawowe, materiały szkoleniowe DA/ B1-44/95, British Standards Instituion, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji, Warszawa 1995. [2] Norma Międzynarodowa ISO 190011:2002, Guidelines for Quality and/or Environmental Management Systems Auditing. [3] Polska Norma PN-EN ISO 9000:2001, Systemy zarządzania jakością – podstawy i terminologia. [4] Polska Norma PN-EN ISO 14001:1998, Systemy zarządzania środowiskowego – Specyfikacja i wytyczne stosowania. [5] Polska Norma PN-EN ISO 14010:1998, Wytyczne do auditowania środowiskowego – Ogólne zasady. [6] Salerno-Kochan M., Prawidłowości i uwarunkowania procesu wdrażania systemów zarządzania i ich integracji, materiały II konferencji naukowej z cyklu „Jakość wyrobów w gospodarce rynkowej” pt.: Zintegrowane Systemy Zarządzania, Katedra Towaroznawstwa Ogólnego i Zarządzania Jakością Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Oddział Krakowski Polskiego Towarzystwa Towaroznawczego, Kraków 25– 25.09.2000 r., Akademia Ekonomiczna, Kraków 2000, s. 121–132. [7] Salerno-Kochan M., Rola auditu w kształtowaniu księgi jakości i uzyskiwaniu certyfikatów, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, 452, Akademia Ekonomiczna, Kraków 1995. [8] Skrzypek E., Audit – instrument weryfikacji skuteczności działania systemu jakości w przedsiębiorstwie, PTE, Zakład Szkolenia i Doradztwa w Lublinie, Lublin 1994. [9] Systemy Zarządzania Środowiskowego. Kurs Auditora Wiodącego, EMS/LAC, Version No.: GEN 1.4, SGS International Certification Services, SGS Yarsley ICS – SGS ICS Warszawa, Warszawa 1998. [10] Szymczak J., Urbaniak M., Korzyści i zagrożenia związane z wdrażaniem zintegrowanych systemów jakości (diagnoza przeprowadzona na podstawie badań w przedsiębiorstwach działających na rynku dóbr produkcyjnych), materiały II konferencji naukowej z cyklu „Jakość wyrobów w gospodarce rynkowej” pt.: Zintegrowane Systemy Zarządzania, Katedra Towaroznawstwa Ogólnego i Zarządzania Jakością Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Oddział Krakowski Polskiego Towarzystwa 98 Marek Salerno-Kochan Towaroznawczego, Kraków 25-25.09.2000 r., Akademia Ekonomiczna, Kraków 2002. [11] Wawak T., Wdrażanie norm ISO 9000 w przedsiębiorstwach podległych wojewodzie, Część II: System jakości ISO 9000, Uniwersytet Jagielloński, Zakład Ekonomii Stosowanej, Wydawnictwo Informacji Ekonomicznej, Kraków 1996. [12] Zintegrowane systemy jakości i zmiany w normach ISO 9000 – Wizja 2000, materiały szkoleniowe DA/B17-1/98, British Standards Institution, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji, Warszawa 1998. The Integrated Management System Audit. The Selected Aspects Recently in Poland a tendency to integrate management systems into one system – the integrated management system – has been observed. Most often it is the integration of the management system based on ISO 9000 width the environmental management system based on ISO 14000. One of the elements due to which management systems can be monitored is the audit. Basing on the definitions of the quality audit and the environmental audit, in the paper a definition of the integrated management system audit is proposed. The division of the audit, its criteria, requirements and the range are presented as well. Finally the certification methods used in the case of the integrated management system are outlined and, considering some of their defects, a new method for the integrated management system certification is proposed.
