Protokół kontroli Sekretariatu V Wydziału Ksiąg Wieczystych przy

XI WW 4191-26/15
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U.
z 2013, poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Żorach
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
28.10. – 30.10.2015r., 05.11. – 17.11.2015r., zakończonej w dniu 02.12.2015r.
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
I.7. Okres objęty
kontrolą
•
•
•
•
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt ksiąg wieczystych
Wrzesień 2012r. – Listopad 2015r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatu wydziału przedstawiono oraz przeanalizowano dane
obejmujące okres 1 styczeń 2012r. – 30 wrzesień 2015r.)
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany Sekretariat V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Żorach
wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisów § 4 oraz § 234 ustęp 2
Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Planowaniem i organizowaniem pracy Sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który
wykazuje się wielkim zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązki jak
i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w
Zarządzenia M.S. Również pozostali (obecni) pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują
swoje obowiązki, wyraźnie odczuwalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
Sposób organizacji pracy w Sekretariacie ulegał na przestrzeni podlegającego kontroli
okresu wielokrotnym zmianom – głównie wymuszone one były zmianami w obsadzie
1
kadrowej sekretariatu jak i zwiększającą się ilością wpływających do wydziału wniosków.
Pracownicy Wydziału mają zapewnione dobre warunki lokalowe. Całość zajmowanych
pomieszczeń jest jasna i czysta, umeblowanie stanowią funkcjonalne i estetyczne meble
biurowe. Zapewnione są również odpowiednie warunki przechowywania akt ksiąg
wieczystych oraz całości przechowywanej przez Wydział dokumentacji.
Sprzęt komputerowy, na którym zainstalowany jest system SOWKW działa należycie
i najczęściej umożliwia pracownikom wykonywanie powierzonych zadań.
Pozostałe natomiast urządzenia biurowe wykazują już pewien stopień zużycia
i prawdopodobnie z tego powodu działają wolno (komputer z dostępem do internetu),
działają nieprawidłowo (drukarka do etykiet) lub w ogóle nie działają (fax).
Przez cały okres podlegający niniejszej kontroli, księgi wieczyste w Sądzie Rejonowym
w Żorach zakładane i prowadzone były już wyłącznie w systemie informatycznym.
Wymogi odnośnie rodzajów prowadzonych repertoriów oraz dzienników, jak również
odnośnie rodzajów spraw podlegających rejestracji w poszczególnych urządzeniach
ewidencyjnych, zawarte w przepisie § 260 Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. są
w kontrolowanym wydziale w pełnym zakresie przestrzegane.
Przewidziane do prowadzenia przez kontrolowany Sekretariat urządzenia ewidencyjne,
o których stanowi przepis § 260 ustęp 1 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., prowadzone są
obecnie wyłącznie w systemie informatycznym SOWKW. Dostępne dla wykorzystywanego
systemu informatycznego aktualizacje są wgrywane na bieżąco. Natomiast urządzenia
ewidencyjne, których obowiązek prowadzenia przez kontrolowany sekretariat wynika
z treści przepisu § 260 ustęp 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. oraz z przepisów ogólnych
w/w Zarządzenia, nadal prowadzone są w formie tradycyjnej – w systemie informatycznym
SOWKW nie stworzono bowiem do chwili obecnej możliwości ich prowadzenia w formie
elektronicznej.
Jak ustalono, występujące w wydziale urządzenia ewidencyjne prowadzone są prawidłowo,
według ustalonych wzorów. Dokonywane w nich wpisy w większości odpowiadają
wymogom właściwych przepisów Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., ich podstawie można
zarówno ustalić tok postępowania w poszczególnych sprawach jak również każdorazowo
ustalić aktualne miejsce położenia akt ksiąg wieczystych.
System informatyczny SOWKW, z którego korzysta Wydział, nie tylko zastąpił część
dotychczas prowadzonych w formie papierowej urządzeń ewidencyjnych – daje on znacznie
większe możliwości odnośnie zakresu i ilości danych, które można w nim zamieścić. Tym
samym daje też możliwość dokładniejszego odzwierciedlenia toku postępowania jak
również obiegu akt. Umożliwia i ułatwia on także wykonywanie jeszcze wielu innych
powierzonych Wydziałowi zadań. Przy wykorzystaniu w/w systemu sporządzana jest
bezpośrednio w nim przeważająca większość korespondencji wysyłanej przez wydział,
zapisane są w nim m.in. wszystkie zawiadomienia o dokonanych w księgach wieczystych
wpisach. System ten daje też możliwość drukowania adresatów korespondencji jak
i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody kreskowe. Kody te służą zarówno
do sporządzenia zestawienia wysyłanej korespondencji jak również do „wczytania”
zwrotnych poświadczeń odbioru do systemu informatycznego, dzięki czemu fakt ich
wpływu jest bezzwłocznie widoczny w systemie, przy poszczególnych pozycjach dziennika
ksiąg wieczystych.
Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości
wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania
sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu
urzędowania sądów powszechnych.
Przy prowadzeniu akt i dokumentów poszczególnych ksiąg wieczystych nie stwierdzono
niedokładności czy też nieprawidłowości, które miałyby negatywny wpływ na tok
postępowania w poszczególnych sprawach. Akta prowadzone są staranie, karty w aktach są
2
na bieżąco numerowane oraz łączone. Czynione w aktach adnotacje są sporządzane
w prawidłowy sposób, odzwierciedlają w sposób pełny i dokładny ich obieg na każdym
etapie postępowania. Ponadto pokrywają się w pełnym zakresie z zapisami zamieszczonymi
w systemie informatycznym.
Niektóre ze stwierdzonych w trakcie przeprowadzanej kontroli nieprawidłowości wymagają
jednakże podjęcia niezwłocznie zdecydowanych działań, które pozwolą na ich
wyeliminowanie.
Dotyczy to w szczególności:
• opóźnień przy wykonywaniu zarządzeń nakazujących sporządzenie projektów
wpisów jak również zarządzeń nakazujących doręczenie zawiadomień
o dokonanych wpisach;
• zaległości w dołączaniu do akt zwrotnych poświadczeń odbioru przesłanej
korespondencji;
• zaległości w odnotowywaniu w systemie zamknięcia postępowania i wynikające
z tego opóźnienia w odkładaniu akt na przeznaczone dla nich miejsce w składnicy
akt.
IX.2. Wnioski
Praca Sekretariatu V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Żorach w okresie
podlegającym niniejszej kontroli została szczegółowo przedstawiona we wcześniejszych
działach niniejszego protokołu. Mimo pewnych stwierdzonych drobnych nieprawidłowości
i niedokładności – jego pracę można ogólnie ocenić jako dobrą.
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do zaleceń zawartych
w sprawozdaniu z kontroli funkcjonowania Sekretariatu przeprowadzonej w roku 2012.
Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie prowadzenia ksiąg biurowych
jak również większość nieprawidłowości przy prowadzeniu akt ksiąg wieczystych.
Praca w kontrolowanym Sekretariacie jest bardzo dobrze zorganizowana, obciążenie
pracowników obowiązkami jest równomierne.
Na bardzo dobre pod wieloma względami funkcjonowanie Sekretariatu duży wpływ ma
niewątpliwie fakt, iż jego pracownicy stanowią doświadczoną kadrę i zgrany zespół, który
wspólnie dąży do prawidłowego wypełniania powierzonych obowiązków. Wszystkie
zatrudnione obecnie w Sekretariacie osoby wykazują duże zaangażowanie w sumienne
wykonywanie wszystkich powierzonych im czynności, dokładają również starań, aby
czynności te wykonywać terminowo.
Mimo ogólnie dobrej oceny pracy Sekretariatu, stwierdzono w trakcie przeprowadzanej
kontroli jednakże kilka nieprawidłowości niedokładności, które winny zostać
wyeliminowane. Zostały one szczegółowo opisane w Działach VI i VII niniejszego protokołu,
a streszczone we „Wnioskach” (odpowiednio VI.5 i VII.3). Zobowiązano kierownika
sekretariatu do podjęcia działań zmierzających do ich usunięcia i wyeliminowania na
przyszłość.
Na chwilę obecną jednakże najważniejsze jest podjęcie działań, które przyczynią się do
poprawy terminowości wykonywania przez pracowników sekretariatu powierzonych
czynności oraz zahamują proces narastania zaległości.
Jak jednoznacznie stwierdzono w trakcie przeprowadzanej kontroli, Sekretariat w składzie
3 osób, nie jest w stanie poradzić sobie z całością powierzonych obowiązków.
Jak wynika z danych odnośnie terminowości wykonywania przez pracowników
poszczególnych czynności na przestrzeni okresu podlegającego kontroli (zawartych w Dziale
VII.2. niniejszego protokołu), terminowość wykonywania zarządzeń uległa wyraźnemu
pogorszeniu na przestrzeni roku 2014 a pogłębiło się to zjawisko na przestrzeni roku 2015.
Spadek obsady średniookresowej sekretariatu w tym okresie wynika jednoznacznie
z danych zamieszczonych w Dziale III.3, a wzrost ilości rozpoznawanych w wydziale spraw
z danych zawartych w Dziale V.1.
W obecnych warunkach pracownicy sekretariatu nie są w stanie na bieżąco wykonywać
3
swoich obowiązków i dlatego na pewnych odcinkach wyraźnie widoczne są już narastające
zaległości.
W związku z powyższym niezbędnym jest podjęcie zdecydowanych kroków, które nie tylko
umożliwią terminowe wykonywanie powierzonych czynności ale umożliwią też likwidacją
już istniejącej zaległości w wykonywaniu czynności.
Niewątpliwie koniecznym jest też zniwelowanie wszelkich występujących w pracy
sekretariatu okoliczności, utrudniających czy też spowalniających jego pracę. Ponadto
zastanowić się trzeba nad wszelkimi możliwymi do wprowadzenia również w obecnych
warunkach zmianami, udogodnieniami czy też uproszczeniami, które umożliwiłyby dalsze
usprawnienie pracy sekretariatu.
Na zakończenie kontroli omówiono z Kierownikiem oraz Zastępcą Kierownika Sekretariatu
Wydziału szczegółowo dokonane w trakcie jej trwania ustalenia, udzielono wskazówek co
do możliwych sposobów wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i niedokładności.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Prezes Sądu Rejonowego w Żorach jak również
Pana Przewodniczącego V Wydziału Ksiąg Wieczystych.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu zawartych w niniejszym protokole ustaleń posłużono się wytycznymi
zawartymi w:
o Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249),
o Ustawie z dnia 6 lipca 1982r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. z 2013 poz.
707),
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001r. w sprawie
prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. Nr 102 z 2001 poz.
1122),
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie
zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U. Nr
162 z 2003 poz. 1575),
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013r. w sprawie
określenia czynności, które przy prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg wieczystych
mogą spełniać samodzielnie pracownicy sądowi (Dz.U. z 2013 poz. 1396),
o Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013r. w sprawie
zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U.
z 2013 poz. 1411),
o Podręczniku użytkownika aplikacji „System Obsługi Wydziałów Ksiąg Wieczystych
SOWKW” (opracowanym przez Sygnity competence on).
Materiał źródłowy:
o zapisy dokonane w systemie informatycznym SOWKW,
o urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
o sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału,
o informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego Sądu
Rejonowego w Żorach (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariacie
Wydziału na przestrzeni kontrolowanego okresu oraz odbytych szkoleń),
o losowo wybrane akta ksiąg wieczystych.
Data sporządzenia
protokołu
31.12.2015r.
Podpis
4