Dokument do pobrania w formacie PDF

ZASADY WEWNĘTRZNEJ KONTROLI
JAKOŚCI
P ODMIOTU
UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
E XPERT A UDYT S P .
Z SIEDZIBĄ W
Z O.O.
W ARSZAWIE ,
UL .
B UKOWIŃSKA 22
M.
WPROWADZONE UCHWAŁĄ ZARZĄDU W DNIU 31.12. 2013 R.
47
SPIS TREŚCI
SPIS TREŚCI .................................................................................................................................2
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
Postanowienia ogólne..............................................................................................................................2
#2
1. Cel ustanowienia zasad kontroli jakości..................................................................................2
2. Ogólne zadania i odpowiedzialność Zarządu, pracowników i WSPÓŁPRACOWNIKÓW ...3
3. Wymogi w zakresie niezależności i zachowania tajemnicy ....................................................4
4. Egzekwowanie zasad kontroli jakości .....................................................................................6
Zarządzenie zasobami ludzkimi .............................................................................................................7
1. Główne cele zarządzania zasobami ludzkimi ...........................................................................7
2. Rekrutacja i utrzymanie zasobów ludzkich ..............................................................................7
3. Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych ...........................................................................7
4. Struktura i formy zatrudnienia ..................................................................................................8
Podejmowanie współpracy z Nowymi klientami oraz kontynuacja współpracy w kolejnych okresach ..
8
1. Przygotowanie oferty i akceptacja zlecenia.............................................................................8
2. Podejmowanie i kontynuacja współpracy ............................................................................... 9
3. Rezygnacja ze współpracy ze zleceniodawcą .......................................................................10
Realizacja zlecenia ................................................................................................................................10
1. Ogólne zasady realizacji zleceń............................................................................................. 10
2. Odpowiedzialność Zarządu Spółki w zakresie realizowanych zleceń ..................................11
3. Konsultacje i rozbieżność zdań ............................................................................................11
4. Dokumentacja zlecenia ..........................................................................................................12
5. Kontrola jakości zlecenia (weryfikacja) ................................................................................13
6. Archiwizacja i dostęp do akt .................................................................................................15
Nadzór nad przestrzeganiem zasad kontroli jakości ............................................................................. 15
1. Założenia i cel nadzoru ..........................................................................................................15
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. CEL USTANOWIENIA ZASAD KONTROLI JAKOŚCI
#2
Celem Zarządu Spółki jest ustanowienie, wdrożenie, utrzymanie, nadzorowanie i
egzekwowanie systemu kontroli jakości zapewniającego uzasadnioną pewność, że Zarząd
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#3
Spółki, pracownicy i współpracownicy przestrzegają:
- Zasad wewnętrznej kontroli jakości określonych Uchwałą nr 1378/32/2009 KRBR z dnia 13.10.2099 r. w sprawie zasad wewnetrznej kontroli jakości podmiotu uprawnionego
do badania sprawozdań finsansowych,
-Międzynarodowego Standardu Kontroli Jakości (MSKJ) 1: „Kontrola jakości dla firm
przeprowadzających badania i przeglądy sprawozdań finansowych i inne usługi atestacyjne i
pokrewne”,
-Międzynarodowego Standardu Rewizji Finansowej 220
sprawozdań finansowych,
Kontrola jakości badania
-Kodeksu etyki zasodowych ksiegowych IFAC jako zasad etyki zawodowej biegłych
rewidentów,
a sprawozdania (opinia i raport) z wykonania zlecenia wydane przez podmiot spełniają
wymagania określone w art. 65 ust 1-4 ustawy o rachunkowosci oraz rozdziału IX-XI
Krajowego Standardu Rewizji Finansowej nr 1.
Przez system wewnętrznej kontroli jakości rozumie się procesy zapewniające wykonywanie
przez Expert Audyt jako podmiot uprawniony do badania czynności rewizji finansowej
zgodnie z obowiązującymi:
- zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów, zwane dalej „zasadami etyki”,
- krajowymi standardami rewizji finansowej, zwanymi dalej „krajowymi standardami”,
- zasadami wewnętrznej kontroli jakości obowiązującymi w Expert Audtyt Sp. z o.o.
2. OGÓLNE
ZADANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ
ZARZĄDU,
PRACOWNIKÓW I
WSPÓŁPRACOWNIKÓW
Zarząd Spółki ma najwyższe uprawnienia i ponosi odpowiedzialność za system kontroli
jakości. Przyjmuje on odpowiedzialność za zarządzenie i promowanie kultury kontroli
jakości w firmie oraz ustanowienie i przestrzeganie niniejszej instrukcji oraz wszystkich
innych niezbędnych praktycznych wskazówek podnoszących jakość zlecenia.
Zarząd, wszyscy pracownicy i współpracownicy, są w zależności od przydzielonych im
zadań, w różnym stopniu odpowiedzialni za wdrożenie zasad kontroli jakości w firmie.
Każda osoba, która przyjmuje określoną odpowiedzialność i obowiązki będzie oceniana
przez Zarząd pod względem wystarczającego i odpowiedniego doświadczenia oraz zdolności
wywiązania się z nich.
Od wszystkich wymaga się postępowania zgodnie z następującymi wytycznymi:
1) stawianie na pierwszym miejscu etycznego postępowania i jakości usługi, a czynniki
rynkowe nie mogą być uważane za ważniejsze od jakości wykonanej pracy,
#3
#4
2) zapoznanie się z Kodeksem IFAC oraz postępowanie zgodnie z zapisami w nim
zawartymi,
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
3) zrozumienie odpowiedzialności za zidentyfikowanie, ujawnienie i udokumentowanie
zagrożeń niezależności oraz następującego po tym procesu zarządzania
zidentyfikowanymi zagrożeniami przez firmę i jej personel,
4) unikanie okoliczności, w których niezależność może być (lub wydaje się być)
osłabiona,
5) wypełnianie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w tym
przechowywanie zaświadczeń potwierdzających ich odbycie,
6) aktualizacja wiedzy o rozwoju branży rewizji finansowej, mających zastosowanie
w założeniach koncepcyjnych sprawozdawczości finansowej i usług atestacyjnych
(MSSF, MSRF), ujawnieniach i zasadach rachunkowości, kontroli jakości,
standardach obowiązujących w firmie oraz istotnych trendach branży i działalności
klienta,
7) dzielenie się wiedzą i doświadczeniem z pracownikami (w miarę potrzeb) w celu
poprawienia jakości usług na rzecz klientów,
8) zabezpieczenie i właściwe użycie oraz utrzymywanie biura i sprzętu komputerowego
(łącznie ze środkami komunikacji), a także innych aktywów. Obejmuje to użytkowanie zasobów technologicznych biura tylko dla celów prowadzonej działalności
gospodarczej, przy uwzględnieniu etyki, poufności danych klienta i prywatności,
9) przechowywanie danych Spółki i klienta, informacji o działalności gospodarczej,
informacji dotyczących klientów oraz danych osobowych w sposób bezpieczny i
poufny,
10) zapewnienie, aby elektronicznie generowane przez biuro informacje dotyczące klienta
i firmy były zapisywane zgodnie z właściwymi procedurami przechowywania
danych,
11) dokumentowanie i utrzymywanie odpowiedniej ewidencji wszystkich znaczących
konsultacji, dyskusji, analiz, postanowień oraz wniosków o zagrożeniu niezależności.
3. WYMOGI W ZAKRESIE NIEZALEŻNOŚCI I ZACHOWANIA TAJEMNICY
Zarząd Spółki, wszyscy pracownicy i współpracownicy muszą zachować zarówno
niezależność umysłu jak i wizerunku w trakcie wykonywania usług rewizji finansowej i
usług atestacyjnych na rzecz klientów.
Niezależność musi być zachowana przez cały czas pracy nad zleceniem i dotyczy to
wszystkich usług rewizji finansowej i usług atestacyjnych, rozpoczętych jak również
zaplanowanych. Normy prawne obowiązujące w tym zakresie to:
1) Kodeks etyki zawodowych księgowych IFAC – Międzynarodowej Federacji
Księgowych, w szczególności zapisy Sekcji 290;
2) MSKJ 1;
3) Międzynarodowy Standard Rewizji Finansowej (MSRF) 220: „Kontrola jakości
badań sprawozdań finansowych”.
#4
Zarząd Spółki musi zapewnić właściwe rozstrzyganie zagrożeń niezależności i jest za to
odpowiedzialny. Zarząd Spółki musi udokumentować szczegóły zidentyfikowanych zagrożeń
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#5
łącznie ze stosunkami i okolicznościami związanymi z klientem oraz zastosowane
zabezpieczenia.
Od Zarządu, pracowników i współpracowników wymaga się dokonania przeglądu ich
konkretnej sytuacji dotyczącej wszelkich potencjalnych zagrożeń niezależności.
Pracownicy przydzieleni do zlecenia usługi atestacyjnej potwierdzają Zarządowi, że są
niezależni od zleceniodawcy i samego zlecenia lub zgłaszają każde istniejące lub możliwe
zagrożenie niezależności, tak aby mogły być zastosowane odpowiednie zabezpieczenia.
Wzór oświadczenia o niezależności stanowi załącznik Dokumentacji Rewizyjnej.
Pracownicy muszą powiadomić Zarząd, jeśli posiadają wiedzę, że którykolwiek z członków
zespołu realizującego zlecenie w okresie sprawozdawczym świadczył jakiekolwiek usługi
zabronione przez Sekcję 290 Kodeksu IFAC lub inne organy regulacyjne, co mogłoby
uniemożliwiać kontynuację świadczenia usługi atestacyjnej przez firmę.
Pracownicy podejmują wszystkie możliwe rozsądne działania niezbędne do wyeliminowania
lub ograniczenia wszelkich zagrożeń niezależności do poziomu możliwego do
zaakceptowania. Działania te mogą obejmować:
• wykluczenie z zespołu realizującego zlecenie,
• zaprzestanie lub zmiana konkretnych typów prac lub usług wykonywanych w ramach
zlecenia,
• wyzbycie się powiązań finansowych lub praw własności,
• zaprzestanie lub zmiana charakteru związków osobistych albo kontaktów
gospodarczych ze zleceniodawcą,
• zlecenie dodatkowego przeglądu zawodowemu księgowemu z zewnątrz lub innemu
pracownikowi,
• podjęcie wszelkich innych rozsądnych działań, stosownych do okoliczności
Gdy zagrożenia niezależności nie mogą być wyeliminowane, ani obniżone do możliwego do
zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, Zarząd Spółki
powinien wyeliminować działania, interesy lub związki, które powodują zagrożenie lub
powinien odmówić przyjęcia lub kontynuacji zlecenia (tam gdzie nie jest to zabronione przez
prawo lub przepisy).
Zarząd występuje do podmiotu zlecającego usługę o wydanie oświadczenia o niezależności.
Zarząd, pracownicy i współpracownicy muszą postępować zgodnie z Sekcją 220 Kodeksu
IFAC zawierającą wymogi dotyczące udziałów, wpływów lub stosunków, które mogą
stwarzać konflikt interesów. Wszyscy muszą być wolni od wszelkich udziałów, wpływów lub
związków ze sprawami klienta, które osłabiają zawodowy osąd albo obiektywizm.
Po konsultacjach z innymi pracownikami, Zarząd podejmuje ostateczne decyzje
rozstrzygające każdą sytuację konfliktu interesów, co może obejmować:
• odmowę podjęcia się usługi, zlecenia, działania lub ich przerwanie,
• określanie i egzekwowanie konkretnych działań i procedur mających na celu
rozwiązanie konfliktu, ochronę wrażliwych i informacji specyficznych dla danego
#5
klienta, zapewnienie, że uzyskano odpowiednie pozwolenia oraz ujawniono
informacje, o ile uznano takie działanie za dopuszczalne,
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#6
• właściwe
dokumentowanie procesu, zastosowanych zabezpieczeń, wydanych decyzji
lub zaleceń,
• stosowanie procedur dyscyplinarnych i sankcji za nieprzestrzeganie wymogów wobec
partnera i pracowników,
• zainicjowanie i uczestnictwo we wczesnym planowaniu, mającym na celu unikanie
potencjalnych sytuacji konfliktów interesu.
Kiedy Zarząd decyduje się na przyjęcie lub kontynuację zlecenia, on i pracownicy
dokumentują w aktach zlecenia zidentyfikowane konflikty. Mogą one zawierać wszelką
korespondencję lub dyskusje dotyczące charakteru konfliktu, jak również dokumentację
wszelkich konsultacji, wyciągnięte wnioski, zastosowane zabezpieczenia i wykonane
procedury zarządzania sytuacjami konfliktowymi.
Jeśli pracownicy nie mają pewności co do swojej odpowiedzialności dotyczącej oceny
istniejącego lub potencjalnego konfliktu, zaleca się przeprowadzenie dyskusji z udziałem
niezaangażowanych w sprawę członków zespołu, których należy poprosić o pomoc w ocenie.
Dane i wszelkie informacje mają charakter poufny, a dostęp do nich powinien być
kontrolowany. Każdy z pracowników i partnerów jest powiadamiany o konieczności
zachowania tajemnicy zawodowej i podpisuje w tym zakresie stosowne oświadczenie,
stanowiąca załącznik nr 3.
Zasady archiwizacji i przechowywania dokumentacji opisane są w dziale Dostęp do
archiwizacji i akt. Określono tam również zasady dostępu do informacji przez klienta lub
inną osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia.
4. EGZEKWOWANIE ZASAD KONTROLI JAKOŚCI
Zarząd ponosi główną odpowiedzialność za proces dyscyplinarny. Czynności naprawcze
ustala się i administruje nimi w drodze konsultacji, a nie autokratycznie. Podjęte czynności
naprawcze będą zależały od okoliczności, mogą one obejmować m.in.:
• przeprowadzenie rozmowy z osobą (osobami) zaangażowaną w sprawę w celu
ustalenia faktów oraz przedyskutowanie przyczyn i możliwych rozwiązań,
• przeprowadzenie rozmów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy poprawiło się
przestrzeganie zasad oraz ostrzeżenie pracowników, że jeśli to nie nastąpi mogą być
zastosowane bardziej zdecydowane czynności naprawcze chroniące interes klientów i
Spółki, takie jak:
- nagana (zarówno ustna jak i pisemna),
- obligatoryjny wymóg ukończenia określonego kursu podnoszenia kwalifikacji
zawodowych,
- pisemna informacja włączona do akt osobowych,
- zawieszenie zatrudnienia,
- zakończenie zatrudnienia,
- oficjalne powiadomienie rzecznika dyscyplinarnego organizacji zawodowej.
#6
Poważne, umyślne powtarzające się wykroczenia lub przypadki nieposzanowania zasad
obowiązujących w Spółce i zawodowych reguł nie mogą być tolerowane. Muszą być podjęte
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#7
odpowiednie kroki korygujące zachowanie pracowników, lub też należy zakończyć stosunki
pracy z daną osobą.
Przestrzeganie zasad kontroli jakości Spółki będzie rozpatrywane w formie indywidualnej,
dokładnej i kompleksowej oceny każdego z pracowników, prowadzonej w trybie ciągłym, jak
i w ramach planowanych regularnie procedur przeglądu personelu.
ZARZĄDZENIE ZASOBAMI LUDZKIMI
1. GŁÓWNE CELE ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI
Zarząd Spółki, mając na uwadze znaczenie zasobów ludzkich w rzetelnym wykonywaniu
zleconych zadań, stawia sobie za cel stworzenie i rozwijanie zespołu, któremu powierzy się
wykonywanie zleceń.
Aby zapewnić wysoką jakość przeprowadzonych zleceń Zarząd czuwa nad właściwą
rekrutacją, oceną i motywacją pracowników, a także dba o podnoszenie przez nich
kwalifikacji poprzez działania wewnętrzne i szkolenia zewnętrzne.
2. REKRUTACJA I UTRZYMANIE ZASOBÓW LUDZKICH
Zarząd mając na uwadze znaczenie wykonywanych przez pracowników czynności, a także
ciążącą na Zarządzie odpowiedzialność ponoszoną za działania zatrudnionych osób wobec
klientów, przeprowadza proces rekrutacji ze szczególną ostrożnością. W trakcie tego procesu
zbierane są dokumenty osób aplikujących na dane stanowisko (list motywacyjny, życiorys,
referencje, certyfikaty potwierdzające uprawnienia itp.).
Przeprowadza się także następujące czynności uzupełniające zebrane dokumenty:
• rozmowa kwalifikacyjna, w trakcie której ocenia się także kulturę osobistą i cechy
osobowości kandydata do pracy, niezbędne w pracy z klientem;
• weryfikuje się kwalifikacje naukowe i zawodowe, a także referencje przez ogląd
oryginałów dokumentów, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do ich
prawdziwości poprzez kontakt z podmiotem je wydającym;
• wyjaśnia się luki czasowe w życiorysie kandydatów;
• w uzasadnionych przypadkach analizuje się rejestr dłużników i rejestr karny;
• wyjaśnia się kandydatom wymogi Zarządu dotyczące niezależności, zachowania
tajemnicy zawodowej i przedstawia się wzory oświadczeń w tym zakresie.
Zarząd stara się rozpoznać możliwości rozwoju kariery personelu w celu zatrzymania
kompetentnych pracowników i zapewnienia Spółce ciągłego, trwałego wzrostu.
Zarząd okresowo dokonuje oceny stanu zatrudnienia i bieżących potrzeb w zakresie zasobów
ludzkich i ich efektywnego wykorzystania.
3. STAŁE PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH
#7
Zarząd musi spełniać minimalne wymagania dotyczące stałego podnoszenia kwalifikacji
zawodowych określonych w Międzynarodowym Standardzie Edukacji (MSE) 7 wydanym
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#8
przez IFAC: „Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych : Program kształcenia
ustawicznego i stałego rozwoju zawodowych kwalifikacji” oraz w MSE 8: „Wymagania w
zakresie kompetencji biegłych rewidentów”.
Zarząd dba także o stałe podnoszenie kwalifikacji przez pracowników poprzez ich udział w
szkoleniach zewnętrznych i wewnętrznych. Także planując zespoły odpowiedzialne za
realizację zleceń bierze się pod uwagę możliwość ćwiczenia młodszego personelu przez
osoby z większym doświadczeniem.
Zachęca się także pracowników do wzajemnej pomocy i współpracy, a także do
konsultowania wewnątrz Spółki powstałych problemów i szukanie rozwiązań w oparciu o
wiedzę i doświadczenie zatrudnionych pracowników.
4. STRUKTURA I FORMY ZATRUDNIENIA
Organem uprawnionym do reprezentowania Spółki i odpowiedzialnym za jego działania i
zapewnienie właściwego funkcjonowania jest Zarząd. Jego członkowie mogą wykonywać
swoje działania na podstawie powołania lub umowy o pracę.
Zarząd odpowiada za zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych osób, które zapewnią
rzetelne i właściwe wykonanie zleconych usług, na stanowiska:
1) Biegli rewidenci – są to osoby posiadające uprawnienia do badania sprawozdań finansowych
przyznane im przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów, posiadające odpowiednie
doświadczenie i umiejętności pozwalające im na przeprowadzenie zleconych im zadań
zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym opracowaniu. Mogą oni być zatrudnieni na
podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy podzlecenie (z osobami prowadzącymi
działalność gospodarczą). Biegli rewidenci mogą być zatrudniani jako:
a) Kluczowi biegli – osoba odpowiadająca za badanie sprawozdania finansowego,
wydająca opinię na temat jego poprawności;
b) Biegli uczestniczący w badaniu sprawozdania finansowego – osoby wspomagające
kluczowego biegłego w wykonaniu usługi;
c) Weryfikator – osoba odpowiedzialna za weryfikację dokumentacji roboczej
zgromadzonej w trakcie wykonywania zlecenia.
PODEJMOWANIE WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KLIENTAMI ORAZ
KONTYNUACJA WSPÓŁPRACY W KOLEJNYCH OKRESACH
1. PRZYGOTOWANIE OFERTY I AKCEPTACJA ZLECENIA
W celu zapewnienia właściwej jakości usług, już na etapie przygotowania oferty konieczne
jest przeprowadzenie i udokumentowanie procesu przeglądu zlecenia wraz z określeniem
ewentualnego ryzyka wiążącego się ze zleceniem.
Oceniając potencjalne ryzyko związane ze zleceniem i ustalając, czy Spółka może zarządzać
efektywnie ryzykiem należy rozważyć:
#8
•
czy Zarząd Spółki i pracownicy są lub mogą stać się wystarczająco kompetentni, aby
podjąć się zlecenia (kwestia znajomości branży, przedmiotu usługi i doświadczenia w
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#9
stosowaniu wymogów regulacyjnych lub sprawozdawczych),
• dostępność rzeczoznawców, którzy mogą być potrzebni,
• dostępność osoby mającej dokonać kontroli jakości zlecenia (jeśli jest wymagana),
• każde planowane wykorzystanie pracy innego biegłego rewidenta lub księgowego,
• możliwość dotrzymania terminów sporządzenia sprawozdania wykonanego zlecenia,
• czy występują jakiekolwiek rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów,
• czy wszystkie zidentyfikowane zagrożenia niezależności są lub mogą być
ograniczone do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie
zabezpieczeń,
• jakość zarządzania u klienta (potencjalnego klienta), jak również osób sprawujących
nadzór nad jednostką oraz tych, którzy kontrolują lub wywierają znaczący wpływ na
jednostkę, uwzględniając ich uczciwość, kompetencje, reputację biznesową (łącznie z
analizą wszystkich procesów sądowych lub negatywnego wizerunku organizacji), a
także obecne i przyszłe doświadczenia firmy,
• postawę tych osób i grup wobec środowiska kontroli wewnętrznej i ich poglądy na
ryzykowne lub niewłaściwe interpretacje standardów rachunkowości (łącznie z
analizą wszystkich opinii z zastrzeżeniem wydanych wcześniej i charakteru tych
zastrzeżeń),
• charakter działalności jednostki, łącznie z jej sposobami prowadzenia interesów i
kondycją podatkową organizacji,
• czy Zarząd Spółki jest pod presją klienta, aby utrzymywać rozliczane godziny (opłaty
pobierane za usługę) na nieracjonalnie niskim poziomie,
• czy Zarząd Spółki spodziewa się jakichkolwiek ograniczeń zakresu badania,
• czy są jakiekolwiek oznaki powiązań kryminalnych,
• wiarygodność prac wykonanych przez poprzednią firmę audytorską i odpowiedzi
poprzedniego biegłego rewidenta udzielone na nasze zapytanie (w tym informacje o
przyczynach zakończenia współpracy).
W celu pozyskania informacji o nowych klientach pozyskuje się również informacje z
publicznych źródeł (stron internetowych, KRS itp.), a w uzasadnionych przypadkach
korzysta się także z wywiadowni gospodarczych i innych źródeł informacji.
2. PODEJMOWANIE I KONTYNUACJA WSPÓŁPRACY
Współpraca z klientem rozpoczyna się od podpisania umowy na badanie sprawozdania
finansowego lub umowy na wykonanie innych usług atestacyjnych.
Do dokumentacji zlecenia dołącza się kopie uchwały organu dokonującego wyboru biegłego
rewidenta.
Dokumenty organizacyjne klienta, a także wieloletnie umowy, uchwały organów jednostki,
wypisy z ksiąg wieczystych itp. gromadzone są jako „dokumentacja stała” wraz z listą zleceń
wykonywanych na rzecz danego klienta.
#9
3. REZYGNACJA ZE WSPÓŁPRACY ZE ZLECENIODAWCĄ
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#10
Zarząd Spółki spotyka się z kierownictwem klienta i osobami sprawującymi nadzór nad
jednostką w celu przedyskutowania faktów i okoliczności prowadzących do rezygnacji za
zlecenia.
Zarząd Spółki udokumentuje znaczące zagadnienia prowadzące do rezygnacji , łącznie z
podaniem wyników konsultacji, wyciągniętych wniosków oraz podstaw ich wyciągnięcia.
Jeżeli istnieją wymogi zawodowe, regulacyjne lub prawne, które zmuszają firmę do
kontynuowania zlecenia, powody kontynuacji powinny być udokumentowane, łącznie z
uwzględnieniem konsultacji z radcą prawnym.
REALIZACJA ZLECENIA
1. OGÓLNE ZASADY REALIZACJI ZLECEŃ
Wymaga się od wszystkich pracowników przeprowadzających zlecenie:
• przestrzegania obowiązujących w Spółce zasad planowania, nadzoru i przeglądu,
• wykorzystywania (właściwie zmodyfikowanych) wzorów dokumentacji do
przygotowywania akt, dokumentacji i korespondencji, a także oprogramowania,
narzędzi badawczych, procedur podpisywania i wydawania właściwych dla zlecenia,
• przestrzegania zasad etycznych Spółki,
• wykonywania swojej pracy z należytą starannością i uwagą, zgodnie ze standardami
zawodowymi i standardami firmy,
• dokumentowania swojej pracy, analiz, konsultacji i wniosków wystarczająco i
odpowiednio,
• wykonywania swojej pracy zachowując obiektywizm i niezależność, terminowo i
efektywnie, dokumentując ją w sposób zorganizowany, systematyczny, kompletny i
czytelny,
• upewnienia się czy wszystkie dokumenty robocze, dokumenty z akt, notatki, są
parafowane, datowane i posiadają stosowne odnośniki i czy sprawy trudne i sporne
zostały odpowiednio skonsultowane,
• upewnienia się czy kwestie właściwej komunikacji z klientem, oświadczenie,
przeglądy i odpowiedzialność są jasno ustalone i udokumentowane,
• zadbania aby opinia i raport z wykonania zlecenia odzwierciedlało wykonaną pracę i
zamierzony jej cel oraz aby wydano go zaraz po zakończeniu prac w jednostce.
Badanie sprawozdań finansowych przeprowadzane jest przez biegłych rewidentów. Biegli
rewidenci są odpowiedzialni za przeprowadzone badanie, w tym również za czynności
wykonane przez asystentów.
Przed rozpoczęciem badania/przeglądu odbywa się szkolenie wewnętrzne, podczas którego
zespół (jeśli jest powoływany) zapoznawany jest z programem badania w tym:
• harmonogramem badania wstępnego;
• harmonogramem inwentaryzacji;
#10
•
harmonogramem badania zasadniczego obejmującego m.in.: skład zespołu
badającego i plan badania.
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#11
Zespół (biegły rewident) zapoznaje się z dokumentacją stałą i dokumentacją rewizyjną z lat
poprzednich w przypadku klientów, z którymi kontynuowana jest współpraca lub z
informacjami zgromadzonymi na etapie przygotowywania oferty w przypadku klientów
nowych.
2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZARZĄDU SPÓŁKI W ZAKRESIE
REALIZOWANYCH ZLECEŃ
Zarząd Spółki jest odpowiedzialny za:
• ogólną jakość każdego z przydzielonych mu zleceń,
• sformułowanie wniosku o przestrzeganiu wymogów niezależności w stosunku do
klienta i uzyskanie w tym celu informacji wymaganej dla zidentyfikowania zagrożeń
niezależności oraz podjęcie działań eliminujących takie zagrożenia lub
ograniczających je do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie
odpowiednich zabezpieczeń i dopilnowanie, aby dokumentacja dotycząca problemu
była kompletna,
• dopilnowanie, aby zastosowano odpowiednie procedury związane z podejmowaniem i kontynuacją współpracy ze zleceniodawcą a wyciągnięte wnioski
były właściwe i zostały udokumentowane,
• upewnienie się czy zespół realizujący zlecenie ma odpowiednie zdolności,
kompetencje i czas na wykonanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami,
regulacjami i wymogami prawnymi,
• nadzorowanie i/lub wykonywanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami,
regulacjami i wymogami prawnymi oraz zagwarantowanie, że wydane opinie i
raporty biegłych rewidentów są właściwe w danych okolicznościach,
• poinformowanie kluczowych członków kierownictwa klienta oraz osób sprawujących
nadzór nad jednostką o tożsamości i roli Zarządu Spółki odpowiedzialnego za
zlecenie,
• zagwarantowanie poprzez przegląd dokumentacji i dyskusję przeprowadzoną z
zespołem realizującym zlecenie, uzyskania odpowiednich dowodów badania
wspierających wyciągnięte wnioski i wydane sprawozdanie,
• ustalenie, kiedy należy przeprowadzić kontrolę jakości zlecenia zgodnie ze
standardami zawodowymi i polityką Zarządu Spółki, kiedy omówić z osobą
dokonującą kontroli jakości zlecenia istotne zagadnienia wynikłe w toku jego
realizacji, zidentyfikowane podczas kontroli jakości zlecenia, jak również nie
datowanie sprawozdania biegłego rewidenta przed zakończeniem tego przeglądu.
3. KONSULTACJE
I ROZBIEŻNOŚĆ ZDAŃ
Zarząd konsultuje każdą istotną, trudną i sporną kwestię rozpoznaną podczas planowania lub
w trakcie zlecenia z odpowiednio wykwalifikowaną osobą z zewnątrz.
#11
Porady zewnętrznego rzeczoznawcy będą zwykle wdrażane jako rozwiązanie lub będą
stanowiły część rozwiązania spornej kwestii. Gdy porady nie zastosowano lub gdy jest ona
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#12
znacząco różna od wniosku, proponuje się, aby Zarząd przedstawił wyjaśnienie
dokumentujące powody i rozważane alternatywy, wraz z zapisem konsultacji (lub w
odniesieniu do niego).
Zarząd podejmie ostateczną decyzję dotyczącą tych zagadnień, dokumentując
przeprowadzone konsultacje i powody podjęcia decyzji.
Zarząd i pracownicy starają się być obiektywnymi, sumiennymi, wolnymi od uprzedzeń,
kierować się zdrowym rozsądkiem w ułatwianiu lub osiąganiu bez zbędnej zwłoki
rozwiązania sporów oraz rozbieżności zdań.
Spory i rozbieżność zdań powinny być dokumentowane. We wszystkich przypadkach
sprawozdanie z wykonania zlecenia nie może być datowane zanim zagadnienia nie zostaną
rozwiązane.
4. DOKUMENTACJA ZLECENIA
Dla ułatwienia spójnej i zgodnej ze standardami zawodowymi oraz regulacjami i wymogami
prawnymi realizacji zlecenia przez pracowników, Zarząd zapewnia szablon dokumentacji
roboczej. Jest to Dokumentacja Robocza opracowana przez Expert Audyt Sp. z o.o. Wzór
dokumentacji jest bieżąco aktualizowany w celu zapewnienia jego zgodności z
obowiązującymi standardami zawodowymi. Pracownicy wykorzystują je do
dokumentowania kluczowych faktów, szacowania ryzyka, planowania badania i
dokonywania ocen w ramach wykonywanego zlecenia. Pracownikom zleca się stosowanie
zawodowego osądu w trakcie dokumentowania procesu badania zgodnie ze standardami
zawodowymi i zasadami firmy.
W trakcie realizacji zleceń może być tworzona także dokumentacja stała klienta – ułatwiająca
pracę w przypadku kontynuacji współpracy z kontrahentem w latach następnych. Do
dokumentacji stałej dołącza się w szczególności:
• dokumenty organizacyjne klienta (statut, umowę spółki, uchwały organów podmiotu);
• dokumenty potwierdzające rejestrację podmiotu we właściwych urzędach i rejestrach
(KRS, ewidencja działalności gospodarczych, Urząd Skarbowy, GUS, ZUS);
• wieloletnie umowy handlowe (w szczególności z jednostkami powiązanymi,
dotyczące znaku towarowego, stałych usług itp.);
• wieloletnie umowy finansowe (pożyczki, kredyty, umowy leasingu).
Dokumentacja bieżąca zlecenia odzwierciedla czynności wykonane podczas realizacji
zlecenia. Poza dowodami badania, dokumentacja powinna w szczególności zawierać:
• program badania sprawozdania finansowego,
• zidentyfikowane kwestie odnoszące się do wymogów etycznych (łącznie z
potwierdzeniem ich przestrzegania),
• spełnienie wymogów niezależności i dokumentację wszystkich dyskusji odnoszących
się do tych kwestii,
#12
•
#13
•
•
•
•
•
•
wnioski wyciągnięte w odniesieniu do podejmowania i kontynuacji współpracy z
klientem,
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
przeprowadzone procedury w celu oszacowania ryzyka istotnych nieprawidłowości
wynikających z oszustwa lub błędu w sprawozdaniu finansowym oraz na poziomie
stwierdzeń,
harmonogram i zakres wykonanych procedur w odpowiedzi na oszacowane ryzyko,
łącznie z rezultatami i wnioskami,
zakres i wnioski wynikające z konsultacji,
wszystkie przekazane i otrzymane informacje,
wyniki weryfikacji ukończonej na datę lub przed datą sprawozdania biegłego
rewidenta,
wniosek, że zebrano i oceniono wystarczające, odpowiednie dowody badania oraz, że
potwierdzają one sprawozdanie biegłego rewidenta, które ma być wydane.
5. KONTROLA JAKOŚCI ZLECENIA (WERYFIKACJA)
Weryfikacja jest wymagana przed datowaniem opinii i raportu biegłego rewidenta z badania
sprawozdania finansowego.
Przeprowadzenie przeglądu kontroli jakości musi być wykonane przed datowaniem opinii z
wykonania zlecenia, gdy:
• jest ona elementem zbioru zabezpieczeń zastosowanych, w sytuacji gdy Zarząd
narażony jest na znaczące i powtarzające się zagrożenie niezależności, wynikające z
długotrwałego bliskiego osobistego związku lub kontaktów gospodarczych z
klientem, które ograniczono poprzednim razem do możliwego do zaakceptowania
poziomu poprzez stosowanie innych zabezpieczeń,
• zidentyfikowane zagrożenie niezależności dotyczące Zarządu powtarza się, jest
uznane za znaczące i nie może być ograniczone do możliwego do zaakceptowania
poziomu przez inne zabezpieczenia,
• przedmiot usługi zlecenia dotyczy organizacji, które są ważne dla określonych
społeczności lub ogółu społeczeństwa,
• użytkownicy opinii to duża liczba biernych udziałowców (akcjonariuszy), posiadaczy
równorzędnych jednostek własności, partnerów, wspólników przedsięwzięć,
beneficjentów lub innych podobnych stron,
• występuje zidentyfikowane znaczące ryzyko związane z decyzją akceptacji lub
kontynuacji zlecenia, zgodnie z Rozdziałem 3, podejmowaniem i kontynuacją
współpracy z klientem oraz akceptacją konkretnych zleceń,
• możliwość zachowania zdolności do kontynuacji działalności jednostki jest
problematyczna, a potencjalny wpływ opinii na korzystające strony trzecie (inne niż
kierownictwo) jest znaczny,
• występuje istotne ryzyko dla użytkowników dotyczące nowych i bardzo złożonych
wyspecjalizowanych transakcji, takich jak transakcje pochodne i zabezpieczające,
wynagrodzenia bazujące na kursie giełdowym akcji, nietypowe instrumenty
#13
finansowe, szeroki zakres oszacowań kierownictwa oraz osądy, które potencjalnie
mają znaczący wpływ na innych użytkowników,
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#14
• całkowite
wynagrodzenie zapłacone przez klienta stanowi duży udział w całkowitych
przychodach rocznych Spółki (np. większy niż 30%).
Mogą też wystąpić czynniki, które wymuszą przeprowadzenie kontroli jakości zlecenia po
jego rozpoczęciu, jak np.:
• wzrost ryzyka zlecenia podczas jego realizacji, na przykład w sytuacji, gdy klient
staje się celem przejęcia,
• obawa członków zespołu realizującego zlecenie, że opinia biegłego rewidenta może
być nieodpowiednia do okoliczności,
• zidentyfikowanie nowych i znaczących użytkowników sprawozdania finansowego,
• znaczące spory sądowe których stroną jest klient wszczęte po zakończeniu procesu
przyjęcia zlecenia,
• objęcie uwagą znaczenia i charakteru skorygowanych i nieskorygowanych błędów
zidentyfikowanych w trakcie zlecenia,
• pojawienie się rozbieżności poglądów z kierownictwem badanej jednostki dotyczące
istotnych zagadnień rachunkowości lub ograniczenia zakresu badania,
• pojawienie się ograniczeń zakresu badania.
Decyzja o przeprowadzeniu weryfikacji, nawet gdy zlecenie spełnia kryteria wymienione
powyżej, jak i zakres weryfikacji, będzie zależeć od złożoności zlecenia i związanego z nim
ryzyka.
Weryfikacja zawiera co najmniej:
• przegląd sprawozdania finansowego lub innych informacji dotyczących przedmiotu
zagadnienia oraz projektu opinii biegłego rewidenta,
• rozważenie, czy projekt opinii biegłego rewidenta jest odpowiedni do okoliczności,
• przegląd wybranych akt dokumentacji zlecenia dotyczących znaczących osądów
dokonanych przez zespół realizujący zlecenie oraz wyciągniętych na ich podstawie
wniosków.
Zarząd posiada standardowe listy kontrolne dotyczące kontroli jakości zlecenia aby przegląd
był kompletny i odpowiednio udokumentowany.
Zarząd powinien zapewnić minimum 1 dodatkowy dzień przed datą wydania opinii na
weryfikację. Czas ten w przypadku większych i bardziej skomplikowanych zleceń będzie
odpowiednio dłuższy.
Sprawozdanie biegłego rewidenta z wykonania zlecenia nie może być datowane przed
zakończeniem kontroli jakości zlecenia.
Weryfikator musi być obiektywną, niezależną i odpowiednio wykwalifikowaną osobą z
zewnątrz lub z Expert Audyt sp. z o.o., która ma czas na wypełnienie tej roli. Weryfikator nie
może być członkiem zespołu realizującego zlecenie, nie może też, bezpośrednio lub
pośrednio, przeglądać swojej własnej pracy lub decydować o realizacji zlecenia.
#14
Każdy zaangażowany przez Spółkę profesjonalista wypełniający funkcję weryfikatora musi
wypełnić standardową listę kontrolną weryfikacji będącą udokumentowaniem przeglądu.
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#15
Musi ona obejmować potwierdzenia, dowody potwierdzające lub odniesienia do nich,
stwierdzające że:
• odpowiednio wykwalifikowany profesjonalista przeprowadził procedury wymagane
dla weryfikacji,
• przegląd ukończono na datę lub przed datą opinii biegłego rewidenta,
• wyciągnięto wnioski z procesu weryfikacji,
• osoba dokonująca kontroli jakości zlecenia nie zauważyła żadnych nierozwiązanych
kwestii, które mogłyby wpływać na jego przekonanie, że zlecenie nie było
przeprowadzone zgodnie ze standardami zawodowymi oraz mającymi zastosowanie
regulacjami i wymogami prawnymi.
Zaangażowany przez Spółkę profesjonalista z zewnątrz wypełniający funkcję weryfikatora
może być zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej. Współpraca z weryfikatorem
z zewnątrz może opierać się także na zasadach wzajemnego świadczenia usług weryfikacji
między Expert Audyt sp. z o. o. a podmiotem współpracującym na zasadach nieodpłatności.
6. ARCHIWIZACJA I DOSTĘP DO AKT
Polityka Spółki nakazuje stosowanie odpowiednich okresów archiwizacji w zależności od
rodzaju akt. Okresy archiwizacji wynoszą odpowiednio:
• Dokumentacja stała – 5 lat po zakończeniu współpracy;
• Dokumentacja podatkowa – 5 lat po roku wydania opinii;
• Sprawozdania finansowe i opinia biegłego rewidenta wraz z uzupełniającym ją
raportem i dokumentacją roboczą – 5 lat po wydaniu opinii;
• Korespondencja – 2 lata;
• Dokumentacja z audytu zewnętrznego projektów współfinansowanych ze środków
Unii Europejskiej przez okres przewidziany w umowach o realizację projektów.
Wszystkie dokumenty robocze przygotowane przez Spółkę, jak również otrzymane od
klienta w toku realizacji zlecenia są poufne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Zarząd Spółki musi zatwierdzać wszystkie zewnętrzne wnioski o przegląd dokumentów
roboczych.
Dokumenty robocze będą ujawniane stronie trzeciej wyłącznie w sytuacji, gdy:
• Klient upoważni na piśmie do ich ujawnienia;
• Istnieje zawodowy obowiązek ujawnienia informacji;
• Ujawnienie jest wymagane w trakcie procesu prawnego lub sądowego;
• Ujawnienie jest wymagane przez inne regulacje prawne.
NADZÓR NAD PRZESTRZEGANIEM ZASAD KONTROLI JAKOŚCI
1. ZAŁOŻENIA I CEL NADZORU
Zasady i procedury kontroli jakości stanowią kluczową część systemu kontroli wewnętrznej
firmy.
#15
Zarząd weźmie także pod uwagę opinie otrzymane podczas wizytacji od wizytatorów
Krajowej Komisji Nadzoru oraz Komisji Nadzoru Audytowego.
Zasady wewnętrznej kontroli jakości
#16
Zabezpieczenia, które działają jako mechanizmy nadzoru w Spółce obejmują:
• programy edukacji i szkoleń wewnątrz firmy jak i poza nią,
• wymóg, aby zaangażowani przez Spółkę zewnętrzni profesjonaliści znali, rozumieli i
przestrzegali zasad i procedur ustalonych dla przeglądu zlecenia, przeglądu kontroli
jakości i zatwierdzania osób odpowiedzialnych za zlecenie.
Zarząd jest świadomy potrzeby sprawdzania systemu kontroli jakości pod kątem stałej jego
skuteczności w świetle ostatnich zmian, okresowego testowania procedur kontrolnych
poprzez formalne nadzorowanie akt zlecenia, aby upewnić się, że funkcjonuje on skutecznie,
oraz że nie jest celowo pomijany lub stosowany mniej rygorystycznie, niż to było
zamierzone.
Irena Kantorska
Halina Dobruchowska
Wiceprezes Zarządu
Prezes Zarządu
Warszawa, 31.12.2013 r.
#16