Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zakup

Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup szkolenia pt. Kontrola i audyt w PO KL,
przeprowadzonego przy wykorzystaniu narzędzi multimedialnych do przeprowadzenia
szkolenia - typu webcast, w trybie na żywo z udziałem trenera i moderatora. Szkolenie
skierowane jest dla personelu kluczowego Regionalnych Ośrodków EFS i pracowników
Punktów Informacyjnych PO KL. Szkolenie będzie miało formułę 4 modułów po 60-90
minut, z założeniem, że łączny czas 4 modułów nie przekroczy 360 minut. Każdy moduł
będzie realizowany w odstępie 4-5 dni kalendarzowych. Pierwszy i trzeci moduł będą miały
formułę wykładu, drugi i czwarty formułę udzielania informacji zwrotnych przez trenera na
zadane przez uczestników szkolenia pytania (po wcześniej przeprowadzonym module
wykładowym) oraz pracę na konkretnych przykładach.
Cel udzielenia zamówienia:
Centrum Projektów Europejskich realizuje zadania, zgodnie z Zarządzeniem Nr 17 Ministra
Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu
organizacyjnego Centrum Projektów Europejskich, poprzez wspieranie i rozwój pracowników
w instytucjach realizujących Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Elementem wsparcia są
szkolenia, które mają na celu podnoszenie kompetencji pracowników instytucji wdrażających
i monitorujących PO KL, co w rezultacie przyczyni się do zwiększenia efektywności
wykonywanej pracy. Zakres tematyczny szkoleń został ustalony na podstawie badania potrzeb
pracowników ww. instytucji, w uzgodnieniu z IZ POKL.
Zamówienie ma charakter pilotażowy i stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie grupy
docelowej, która nie zawsze jest w stanie uczestniczyć w szkoleniach stacjonarnych
realizowanych prze Krajowy Ośrodek EFS ze względu na koszty i czas związany z dojazdem
na miejsce szkolenia. Szkolenie stanowi element wsparcia dla pracowników Regionalnych
Ośrodków EFS, którzy od 2012 roku będą realizowali wizyty wspierające u beneficjentów.
Celem szkolenia jest nabycie przez pracowników Regionalnych Ośrodków EFS oraz
pracowników Punktów Informacyjnych POKL wiedzy w zakresie zasad funkcjonowania
systemu kontroli projektów dofinansowanych z funduszy unijnych oraz nieprawidłowościach
i ich konsekwencjach dla realizacji projektów w ramach PO KL. Szkolenie powinno mieć
charakter autorski i być przygotowane specjalnie na potrzeby ww. grupy odbiorców.
1
Zadania Wykonawcy:
Do zadania Wykonawcy będzie należało:
1) Zapewnienie zaplecza technicznego umożliwiającego przeprowadzenie szkolenia typu
webcast z udziałem trenera i moderatora ( min. studio do przeprowadzenia nagrania wraz
z obsługą techniczną, nadawanie sygnału umożliwiającego odbiór w jakości PAL).
2) Umożliwienie podczas szkolenia komunikacji pomiędzy trenerem a uczestnikami za
pomocą:
a) komunikacji tekstowej - czatu, za pomocą którego uczestnicy mogą zadawać
krótkie pytania trenerowi, wraz z zapewnieniem moderatora do obsługi rozmowy
czat,
b) dystrybucji plików, przygotowanych przez trenera i udostępnianych uczestnikom
podczas szkolenia,
c) ankiet wypełnianych przez uczestników szkolenia.
3) Umożliwienie prezentowania szkolenia na ekranach uczestników w opcji screen sharing
tj. podzielenie ekranu na pól, gdzie na jednej połowie widoczny jest obraz z kamery (np.
trenera prowadzącego szkolenie na tle tablicy), a na drugiej prezentacja, którą trener
przedstawia. Umożliwienie równoczesnej zmiany slajdów na komputerze trenera oraz
uczestników szkolenia.
4) Opracowanie programu szkolenia uwzględniającego czas trwania poszczególnych
modułów szkoleniowych. Ramowy program szkolenia powinien zawierać następujące
elementy:
a) funkcjonowanie systemu kontroli projektów w ramach PO KL,
b) rodzaje kontroli,
c) realizacja kontroli oraz nieprawidłowości w projektach i ich konsekwencje,
d) audyt zewnętrzny.
5) Przeprowadzenia przed szkoleniem badania potrzeb szkoleniowych uczestników (na
podstawie dostarczonej przez Zamawiającego listy obecności, po zakończeniu przez
niego rekrutacji). Badanie to umożliwi poznanie poziomu wiedzy grupy szkoleniowej.
6) Po przeprowadzonym badaniu potrzeb szkoleniowych uczestników Wykonawca
przedstawi program szkoleniowy do akceptacji Zamawiającego w terminie nie później
niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia, przy czym Zamawiający zaakceptuje
lub zgłosi uwagi w terminie 1 dnia roboczego, od dnia otrzymania propozycji
Wykonawcy. Ostateczną propozycję programu szkolenia Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu w terminie 1 dnia roboczego, od dnia otrzymania uwag. Forma
przedstawienia – wersja elektroniczna przesłana drogą mailową, forma akceptacji lub
zgłaszania uwag – wersja elektroniczna przesłana drogą mailową. W programie szkolenia
2
szczególnie istotne jest położenie nacisku na zagadnienia praktyczne. Szkolenie powinno
mieć formę interaktywną.
7) Zapewnić trenera z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń w zakresie kontroli i audytu
zewnętrznego, w ramach realizacji projektów dofinansowanych ze środków Unii
Europejskiej. Przed rozpoczęciem szkolenia, jednak nie później niż 5 dni roboczych
przez wyznaczonym terminem szkolenia, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu
w ofercie CV trenera. Wykonawca na bieżąco będzie reagować na uwagi zgłaszane przez
Zamawiającego oraz uczestników szkolenia.
8) Zapewnić moderatora wspierającego trenera podczas prowadzenia szkolenia.
9) Przygotować materiał szkoleniowy i przekazać go Zamawiającemu nie później niż 5 dni
roboczych przed szkoleniem do merytorycznej akceptacji. Zamawiający zaakceptuje lub
zgłosi uwagi w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania propozycji Wykonawcy.
Ostateczną wersję materiałów szkoleniowych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu
w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania uwag. Forma przedstawienia propozycji
materiałów – wersja elektroniczna przesłana drogą mailową, forma akceptacji lub
zgłaszania uwag – wersja elektroniczna przesłana drogą mailową.
10) Po zakończeniu szkolenia Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia ankiet
ewaluacyjnych wśród uczestników, które przekaże Zamawiającemu. Testy i ankiety
mogą zostać wysłane uczestnikom na zunifikowane adresowo skrzynki mailowe
(udostępnione zostałyby loginy i hasła razem z zaproszeniem do szkolenia). Prowadzący
pokazując na ekranach uczestników testy mógłby jednocześnie wysyłać je na skrzynki
i poinformować, że tam się znajdują. Na w/w emaile można byłoby wysyłać również
różne pliki i materiały. Możliwe jest także udostępnienie linka do strony lub przestrzeni
sieciowej , na której znajdowałyby się materiały, ankiety i testy (do ściągnięcia), które
uczestnicy byliby zobligowani również odesłać na wskazany adres email.
11) Przygotować i przeprowadzić krótki test wiedzy na zakończenie szkolenia oraz zebrane
testy oraz ankiety ewaluacyjne w wersji elektronicznej przesłać Zamawiającemu.
12) Nagrać szkolenia webcast wraz z czatem i przekazać go Zamawiającemu w formie
elektronicznej (płyta dvd, udostępnienie na serwerze) do ponownego wykorzystania
w wersji off-line. Wykonawca przekaże prawa autorskie do nagrania szkolenia
i materiałów szkoleniowych.
13) Sporządzić ze szkolenia raport podsumowujący szkolenie, zgodnie ze wzorem
przekazanym przez Zamawiającego. Raport w wersji papierowej powinien zostać
dostarczony Zamawiającemu, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia szkolenia.
Przygotowany raport podlega akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zaakceptuje lub
zgłosi uwagi w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania raportu. Zaakceptowany
3
przez Zamawiającego raport będzie stanowił podstawę do wystawienia faktury/
rachunku.
14) Liczba osób biorących udział w szkoleniu: jedna grupa do 25 osób.
15) Termin realizacji szkolenia: do 20 grudnia 2011 r.
4